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TESTIMONIOS Y CERTIFICACIONES AGOSTO

DE 2010

21 DE AGOSTO DE 2010
Derecho Notarial y Registral | Flora Jácome Vargas

UNIVERSIDA
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TESTIMONIOS Y CERTIFICACIONES
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TESTIMONIOS Y CERTIFICACIONES AGOSTO
DE 2010

La fe pública notarial esencialmente es documental y nunca verbal, por esta razón las actas y escrituras públicas
sólo pueden autorizarse en el protocolo y de ellas pueden expedirse copias, testimonios y certificaciones.

Los documentos notariales pueden clasificarse en originales y reproducidos. Los documentos notariales originales, a su
vez, pueden ser protocolares (ej. escrituras, actas), o extraprotocolares (ej. certificados, ciertas clases de actas).

El documento extraprotocolar tiene como característica principal diferenciadora de los protocolares, su dimensión papel,
pues no es parte del protocolo.

Se denomina documento extraprotocolar a aquel que tiene su dimensión papel fuera de ese elemento material, que es el
Protocolo. Es una excepción al principio general por el cual los documentos notariales deben hacerse en el protocolo, y
esto porque la ley expresamente lo admite, regulándolos como instrumentos públicos a realizar fuera del protocolo,
asignándoles las formalidades que en cada caso la norma determine.

El documento extraprotocolar es el que autoriza el notario en original con las formalidades legales o de práctica, con el
fin de certificar sintéticamente por evidencia funcional, firmas puestas en documentos privados, existencia de depósitos,
documentos públicos y privados, y otros actos.

Únicamente se autorizan como documentos notariales fuera del protocolo a aquellos que la ley expresamente así les
considera y regula. En el caso de las certificaciones notariales de firmas, lo que circula en el tráfico jurídico es el original,
pero como es aconsejable que el notario conserve algún documento con respecto a su actuación, se aconseja guardar
copias.

Existen diversas clases de documento extraprotocolares:

a) El certificado, o certificación notarial
b) El acta notarial, cuando una ley expresamente autorice que la misma se efectúe fuera del protocolo.

Certificados.
Sólo contienen declaraciones o atestaciones del notario. Tienen por objeto afirmar, de manera sintética, la
existencia o acontecimiento de hechos, documentos, cosas o situaciones jurídicas relevantes, percibidas sensorialmente
por el notario.

Clases de certificados.
Existen diferentes clases de certificados:
a) De autentificación de firmas e impresiones digitales
b) De existencia de personas, y
c) De fotografías y reproducciones

Certificados de autentificación de firmas e impresiones digitales.

Hay dos métodos que se pueden utilizar: 1-. Presencialmente, que el certificador certifique que la firma es
puesta en su presencia por el firmante, o 2-. Comparativamente, que el certificador certifique por comparación con una
firma que tiene en un registro y que fue puesta en su presencia. Cuando el notario certifica firmas, como hecho material,
deberá garantizar también quien firma, y lo podrá hacer por dos vías, dando fe de conocimiento, o si no lo conoce al
firmante, solicitándole su documento de identidad.

Certificación de firmas y documentos total o parcialmente en blanco.

La firma puede ser dada en blanco antes de la redacción por escrito. Después de llenado el acto por la
parte a la cual se ha confiado, hace fe siendo reconocida la firma. Cuando se firma en estas condiciones un
documento, el notario debe ser explicito en que rubros se encontraba en blanco en la foja de certificación, y si
también se hace en registro de intervenciones, mejor aún.

Documento en otro idioma

Si a un notario le solicitan que certifique firmas en un documento escrito en otro idioma, este puede
pedirle a las partes que traigan una traducción hecha por un traductor, aunque no sea oficial, y esta se agregará
al registro de intervenciones.

Certificado de autenticación de impresiones digitales

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El notario no puede certificar impresiones digitales en instrumentos privados, pero tal principio cae en
situaciones en que una norma autorice para un caso concreto que la impresión digital reemplace la firma.

Certificados de existencia de personas

La certificación de existencia de personas se solicita fundamentalmente en el ámbito previsional. Hay dos
formas en el derecho comparado:
a) El notario que afirma que vio a una persona días atrás, así lo declara ante el requerimiento de un interesado. Más
no puede emitirse fe de vida por esta certificación.
b) El notario certifica que una persona vive, cuando esta ante su presencia, cuando lo está viendo. Debe acreditarse
por el notario la identidad de quien vive.

Certificados de existencia de fotografías o reproducciones

En el caso de fotografías, el notario certifica su propio hecho de cotejarlas con lo fotografiado. Se comparan las
fotografías con la realidad.

Testimonios
La palabra testimonio se refiere a dos tipos o fenómenos distintos:
a) Testimonios por o en relación: extracto o certificado, que es una copia sintética o ideológica del original.
b) Testimonio por o en exhibición: que son aquellos que se suelen denominar certificación de copias.

En nuestros usos y costumbres, cuando hablamos de testimonios, hablamos de primera, segunda o ulteriores copias, y en
cuanto a las clases de testimonios más se habla de certificados, certificación de copias o extractos, etc.

Copia es la reproducción literal, sea total o parcial, de un documento original protocolar matriz.
Todas las copias tienen en común ser reproducciones literales, totales o parciales, que acreditan la existencia de un
documento original, pero se diferencian en cuanto al valor y los distintos efectos que tienen para y en el tráfico jurídico.

En la expedición de una primera, segunda o ulterior copia, media la utilización del llamado “Concuerda”. En cambio, la
copia simple no tiene “concuerda”, sino simplemente un sello de “copia fiel”, con indicación de para quién y con qué
destino se expide.

Primer copia
Es la que expide el notario por vez primera, sobre el asunto de que se trate, para quién este legitimado para
tenerla.

Tanto las primeras, segundas o ulteriores copias, son titulo ejecutivo del derecho invocado, y tienen efecto subrogatorio
con respecto al original.

Ulteriores copias
La segunda o ulterior copia se expide para el interesado en el documento notarial, en caso de extravío, perdida,
sustracción o mal estado de la primer copia. La ulterior copia debe ser expedida por el notario o el archivo. Debe pedirla el
titular. Quien la pida, tiene que acreditar con un informe registral que sigue siento el titular.

Copias simples
Es la que da a conocer la existencia o literalidad de un documento matriz, siendo su valor básico el informativo
para diversos usos. Las copias simples que son reproducciones literales del original, acreditan la existencia y literalidad de
éste, pero no le subrogan a este original, ni habilitan el tráfico jurídico para el ejercicio de las potestades, acciones y
derecho del cual el documento es titulo, si bien sirven para un fin determinado.