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O QUE A AAB

A Associao dos Arquivistas Brasileiros - AAB, fundada em 20 de outubro de 1971, com


a finalidade de dignificar socialmente a profisso e elevar o nvel tcnico dos arquivistas
brasileiros, uma sociedade civil de direito privado, sem fins lucrativos, apoltica, cultural,
entidade de utilidade pblica no Estado do Rio de Janeiro de acordo com o Decreto n91200,
de 13 de abril de 1977.

membro integrante do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, do Conselho


Internacional de Arquivos - CIA e da Associao Latino Americana de Arquivos - ALA.

PRINCIPAIS OBJETIVOS
Cooperar com organizaes.nacionais e internacionais, pblicas e privadas, em
tudo que se relacione com arquivos;
Promover, por todos os meios, a valorizao, o aperfeioamento e a difuso do
trabalho de arquivo, organizando ciclos de estudos, conferncias, cursos,
seminrios, congressos, mesas-redondas;
Estabelecer e manter intercmbio com associaes congneres;
Prestar consultoria, assistncia e servios tcnicos.

SERVIOS QUE A AAB OFERECE


Consultoria;
Assistncia tcnica;
Indicao de profissionais e estagirios;
Organizao de congressos, seminrios, cursos e palestras;
Cursos in company especficos para atender s necessidades da empresas.

QUADRO ASSOCIATIVO
Podem ser admitidos como Scios da AAB, sem qualquer discriminao, alm das pessoas
que exercem atividades arquivsticas, as que se interessem pelos objetivos da Associao.
As empresas pblicas e privadas podem se filiar AAB na qualidade de pessoa jurdica,
como scios contribuintes.

I
Associao dos Arquivistas Brasileiros - AAB

Av. Presidente Vargas, 1733- sala 903 CEP; 20.210-030 Centro - Rio de Janeiro
Tel/Fax; 55 (21) 2507-2239 / 3852-2541
arquivo & administrao

v. 5, n. 1 jan./jun.2006

SUMARIO

"EDITORIAL 3 Paulino Lemes de Sousa Cardoso

ARTIGOS 5 Uma primeira introduo Arquivologia


Theo Thomassem

17 Indexao e descrio em arquivos: a questo da


representao e recuperao de informaes
Maria Luiza de Almeida Campos

33 Gesto arquivfstica e preservao de documentos


digitais no Brasil: Estado da arte
Rosely Curi Rondinelli e Claudia Lacombe Rocha

41 A preservao da informao na Arquivstica


contempornea
Srgio Conde de Albite Silva

Arq. & Adm. Rio de Janeiro v. 5 n. 1 p. 1-56 jan./jun. 2006


Copyright c 2004 by Associao dos Arquivistas Brasileiros

proibida a reproduo total ou parcial desta obra sem autorizao expressa


da Editora.

Coordenao e reviso: Paulino Lemes de Sousa Cardoso

Catalogao na publicao (CIP)

Arquivo & Administrao/Associao dos Arquivistas Brasileiros. Ano 1, n.O (1972) -


Rio de Janeiro: AAB, 1972 -
v.: 23 cm.
Semestral

Publicao oficial da Associao dos Arquivistas Brasileiros.

ISSN 0100-2244

1. Arquivo - Peridico. 2. Gesto de documentos - Peridico. I. Associao dos


Arquivistas Brasileiros.
CDD 025.171

ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS


Membros da Diretoria e do Conselho Editorial

Diretoria Conselho Editorial


Presidente: Lcia Maria Velloso de Oliveira Paulino Lemes de Sousa Cardoso
Vice-presidente: Eliana Balbina Flora Sales Jos Maria Jardim
1" Tesoureiro: Renata Silva Borges Lcia Maria Velloso de Oliveira
2o Tesoureiro: Carolina da Conceio Braga Machado Maria Odila Fonseca
1" Secretrio: Laura Regina Xavier Paulo Elian
2o Secretrio: Isabel Cristina Borges de Oliveira Srgio Conde Albite Silva
EDITORIAL

A Revista Arquivo & Administrao acaba de obter a certificao como peridico de padro
"Qualis", que classifica os veculos de divulgao de produo cientfica, tcnicae artstica dos Programas
. de Ps-Graduao-CAPES. Esta notcia nos enche de orgulho porque arecebemos justamente no ano em
que a AAB completa seus 30 anos. Sem dvida, foi o maior presente que a Associao pode receber.
Neste nmero contamos com a colaborao de quatro baluartes da Aiquivstica contempornea.
Comeamos por Theo Thomassen, com o texto "Uma primeira introduo a Arquivologia".
O professor Theo Thomassen esteve recentemente no Brasil participando do XIV Congresso
Brasileiro de Arquivologia, que este ano teve como tema "A Arquivologia e a Construo Social do
Conhecimento". O Congresso foi realizado no perodo de 23 a 28 de abril, na cidade do Rio de Janeiro, e
aproximou a nossa comunidade arquivstica aos especialistas da rea do Conhecimento com atuao em
outros pases.
O professor Theo Thomassen, terico de renome internacional, participou do Congresso na
plenria de 24 de abril sobre o tema "A Arquivologia como campo cientfico: cenrio atual e perspectivas".
Dentro do projeto da AAB de traduzir para o Portugus artigos relevantes destinados
comunidade arquivstica do pas, na oportunidade, a Associao solicitou autorizao para publicar seu
artigo "A first introduction to Archival Science", um texto clssico da moderna Arquivologia, e publicado
em 2002 pelo peridico por ele fundado "Archival Science". O texto, aps algumas alteraes do autor,
visando uma segunda edio, foi traduzido para o portugus e posteriormente revisto pela professora
Maria Odila Fonseca.
Em seguida, a Revista tambm apresenta uma outra contribuio decorrente do XIV Congresso
Brasileiro de Arquivologia. A professora Maria Luiza de Almeida Campos participa deste exemplar com
o texto "Indexao e descrio em arquivos: a questo da representao e recuperao da informao",
propondo uma reflexo sobre os princpios tericos e metodolgicos da indexao para a recuperao da
informao arquivstica. Doutora em Cincia da Informao pelo Instituto Brasileiro de Informao
Cientfica e Tecnolgica - IBICT/UFRJ, entre tantos atributos, Maria Luiza professora do Programa de
Ps-Graduao da Universidade Federal Fluminense e possui atividades de ensino e pesquisa na rea de
organizao e recuperao da informao.
Roseli Curi Rondinelli e Claudia Lacombe Rocha so responsveis pelo texto "Gesto
arquivstica e preservao de documentos digitais na Brasil: Estado da arte". Roseli formada em Histria
e Arquivologia. Mestre em Cincia da Informao e atualmente representa o Brasil no "Caribean

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Latinamerican InterPARES Dissemination - CLAID". Claudia Lacombe Presidente da Cmara Tcnica
de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e integra o grupo de trabalho
de documentos eletrnicos da Coordenao Geral de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional.
O Professor Srgio Conde de Albite Silva apresenta o texto "A preservao da informao na
Arquivstica contempornea" e dispensa apresentao. Seus alunos da UNIRIO falam por ele e do os seus
testemunhos de qualidade e eficincia onde quer que atuem.
Quanto aos textos, no temos mais espao editorial que chegue para dar conta de sua
grandiosidade. Portanto, no percam mais tempo: "embriagai-vos", como diria Baudelaire.

Paulino Lemes de S. Cardoso

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UMA PRIMEIRA INTRODUO
ARQUIVOLOGIA1

Theo Thomassem

Academia Reinwardt, Departamento de Museologia da Escola de Artes de Amsterdam,


Dapperstraat 315,1093 BS Amsterdam, The Netherlands.

RESUMO
Este artigo, escrito para fins acadmicos, deve ser entendido como um texto bsico, conciso, no qual, no
entanto, os conceitos fundamentais da Arquivologia esto definidos e explicados de forma coerente.

Plavaras-Chaves: cincia arquivstica, Arquivologia, ensino de Arquivologia

1. Documento Arquivstico

O conceito central na Arquivologia o conceito de arquivo. A maioria das pessoas tem


conhecimento sobre documentos: quase todo mundo mantm documentos em casa, e a vida cotidiana
documentada em arquivos mantidos por um empregador, uma empresa de habitao, um cartrio ou uma
empresa de eletricidade. Muitas pessoas tambm tm alguma noo do que um arquivo: seja ele grande
ou pequeno, privado ou pblico, pertencente a uma empresa ou a uma instituio governamental, elas o
reconhecem como uma coleo de documentos acumulados por pessoas, famlias ou outros grupos sociais
com o intuito de dar suporte as suas memrias.

1
A primeira das muitas verses deste artigo foi escrita em agosto de 1995, com o intuito de satisfazer a
necessidade que a Escola de Arquivo da Holanda tinha de um texto bsico que pudesse dar suporte aos seus
diferentes programas de educao e treinamento em Arquivologia. Em 1999, foi publicado em holands
como: "Een korte introductie in de archivistiek", in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M.
Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek ('s-Gravenhage, 1999) 11-20. Em
2002, uma traduo para o ingls foi publicada como: "A First Introduction to Archival Science",
Archival Science, Vol. 1, 2001, pp. 4-16. In 2006 a Japanese translation was published as: "A First
Introduction to Archival Science", in: Introduction to Archival Science. Memory and Records into the
Future, Tokyo, Records Management Society of Japan, 2006, pp. 47-64. Esta verso para o Portugus
uma reviso dos textos anteriores e deve ser considerada uma segunda edio. Dos numerosos colegas
que comentaram uma ou mais verses deste texto, meno especial tem que ser feita a: Peter Horsman,
Hans Scheurkogel, Hans Hofman, Eric Ketelaar, Herman Coppens e Kent Hayworth, que comentaram
a traduo inglesa.

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No cotidiano, estas noes, embora vagas, so suficientes. No exerccio da profisso de
arquivista, no entanto, o termo arquivo precisa ser definido mais rigorosamente. Arquivistas precisam
saber, precisamente, quais os tipos de documentos e de conjuntos documentais esto envolvidas em seu
fazer profissional, e em que aspectos eles se distinguem de outros tipos de documentos e colees, tais
como livros e bibliotecas. Arquivistas precisam ter um entendimento claro do que significam as expresses
arquivo e sistemas de arquivos, e eles precisam saber que funes os arquivos tm, de que entidades
fundamentais so compostos e de que modo estas entidades fundamentais se relacionam umas com as
outras, e como a qualidade dos arquivos pode ser avaliada e assegurada. Arquivistas precisam deste
conhecimento para estarem aptos a implantar sistemas de arquivo, analisar estes sistemas e a trocar
informaes sobre eles.
Arquivos so compostos por informao vinculada a processos, isto : informao gerada e
estruturada por processos de trabalho. Qualquer arquivo formado por informao gerada e estruturada
por processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados. Um sistema de gerenciamento arquivstico
desenvolvido para estabelecer, manter e explorar a ligao entre estes processos de trabalho e a informao
que geram, a fim de otimizar os potenciais informacionais decorrentes de suas relaes.
2

Para um melhor entendimento dedefinies to abstratas, necessrio sujeit-las a uma anlise


adicional.
Um documento a menor unidade de informao registrada com significado prprio. Nem toda
informao que pode ser recuperada sob forma documental um documento de arquivo Documentos
arquivsticos so diferenciados de outros documentos pelos motivos de sua criao. Diferentemente de
livros em uma biblioteca, que so produtos de uma atividade de coleo consciente, documentos
arquivsticos tm em comum o fato de que eles esto vinculados ao processo pelos quais foram
gerados.
Documentos arquivsticos esto inseridos num processo, isto quer dizer que so gerados e
estruturados por processos de trabalho. Um processo de trabalho uma cadeia de atividades coerentes,
com um incio e um fim, e direcionadas a um objetivo especfico. Acima de tudo, este objetivo a razo
para a existncia, ou a misso, do produtor dos documentos; tambm o que estabelece vnculos entre
os processos de trabalho, os quais tomamos arquivos um todo coerente. Em empresas falamos em processos
de negcios.
Aqueles que mantm os processos de trabalho so chamados agentes. Qualquer um pode ser um
produtor de documentos: indivduos, famlias, comunidades maiores, organizaes formais e
representativas. O agente principal o produtor de documentos, o detentor dos processos de trabalho
funcionalmente inter-relacionados. Outros atores no detm todos os processos de trabalho reunidos,
mas apenas um processo de trabalho, ou ainda, somente um passo do processo.

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2. Funes dos arquivos

A informao registrada e estruturada tendo em vista uma possvel reutilizao, em outro


momento ou outro lugar. A informao gerada por processos de trabalho estruturada de acordo com estes
processos, de modo a possibilitar a recuperao e interpretao contextual, mesmo em outro momento ou
lugar.
Arquivos funcionam como a memria dos produtores de documentos e da sociedade de forma
geral. Tanto os produtores de documentos pblicos quanto privados mantm registros para lembrar ou
pra serem lembrados. Eles precisam de suas memrias individuais e organizacionais para que possam
- manter sua capacidade de ser entendidos e de documentar a sua prpria histria. importante para a
sociedade que as organizaes funcionem bem, que indivduos e associaes sejam responsveis por seus
atos, e que registros de valores culturais duradouros sejam preservados atravs do tempo.
Os arquivos servem, em uma primeira instncia, para apoiar o gerenciamento operacional. Inserir
a informao nos processos de trabalho assegura a continuidade necessria para comunicao destes
processos. Sem arquivos, nem as aes e transaes que formam os processos e nem os processos de
trabalho, eles mesmos, poderiam ser vinculadas uns aos outros. Sem arquivos, a tomada de decises teria
em breve um carter casustico. Sem arquivos, nenhuma resposta satisfatria poderia ser Harfa a questes
como: o que e como devemos produzir, quais os meios disponveis para faz-lo e como estes meios podem
ser usados; que acordos foram celebrados, que compromissos foram assumidos e qual o processo que
levou definio de tais compromissos; que produtos e servios podem ser oferecidos e como estes
produtos e servios atendem aos critrios pr estabelecidos.
Arquivos devem no s assegurar que o trabalho seja feito de modo eficiente e efetivo, mas
tambm possibilitar que terceiros chequem se, e como, foi executado. Arquivos tambm servem para
garantir responsabilidade e evidncia. Arquivos confiveis contm evidncia confivel a respeito de
decises tomadas, direitos adquiridos e compromissos assumidos. Sem arquivos, no se pode avaliar se
indivduos e organizaes, pblicas e privadas, realmente executaram as aes e transaes que deveriam
ter executado; se estas aes e transaes esto de acordo com critrios de eficincia, legitimidade e bom
gerenciamento. Arquivos confiveis tomam pessoas e organizaes responsveis umas com as outras,
com fornecedores e clientes, e com a sociedade em geral.
Indivduos e organizaes tambm criam arquivos para no serem esquecidos. Dirios, lbuns
de fotografias e livros de visitantes so criados e mantidos para documentar, para a posteridade, a histria
da pessoa ou da organizao. Esta funo de herana cultural, s vezes, atribuda tambm a arquivos que
no foram deliberadamente criados como lembrana de um passado ilustre. Uma parte pequena destes
arquivos que, com o passar do tempo perderam sua funo testemunhai, so preservados por serem
considerados parte da herana cultural e fonte potencial para pesquisas histricas.
Aqui, uma distino feita entre as funes primrias e secundrias dos documentos
arqui vsticos. As funes primrias so aquelas que o produtor dos documentos tem em mente quando os

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cria. Em sua funo primria, os documentos arquivstcos desempenham um papel ativo: eles no apenas
registram, mas tambm interferem em relaes sociais. A funo secundria dos documentos arquivstcos
a funo de herana cultural. Arquivos passam a fazer parte da herana cultural somente quando os
detentores dos documentos, ou seus sucessores, identificam-nos como representativos de sua histria e
de sua identidade. Portanto, esta funo secundria dos arquivos no inerente aos prprios documentos,
mas a conseqncia da ao deliberada de pessoas, famlias, comunidades, governos e naes em
acrescent-los sua memria coletiva.

3. Formas dos documentos

Podemos descrever a estrutura interna dos documentos como as relaes entre os elementos que
os constituem. Esta estrutura interna tambm chamada s forma. Quanto melhor a forma do documento
refletir suas funes, melhor ele pode servir como evidncia. Ns distinguimos a forma flska aforma
intelectual ou composio interna, isto as relaes lgicas entre as informaes registradas. A forma
fsica do documento corresponde inteiramente caractersticas como: formato, nmero de pginas,
qualidade do suporte, a escrita e coisas afins. De modo geral, funo e forma fsica esto mutuamente
relacionadas: eventos registrados em papel so diferentes daqueles eventos registrados em pergaminho,
e aquilo que foi escrito a lpis tem status diferente daquilo que foi impresso. A forma intelectual do
documento a maneira pela qual a informao registrada foi estruturada. Ns fazemos uma distino entre
forma material e estgios de elaborao. Aforma material o modo pelo qual o documento foi redigido,
formulado, o que, mais uma vez, depende da funo para a qual foi criado. Documentos de mesma funo
tem, freqentemente, a mesma forma material. Algum que quer se comunicar atravs de uma mensagem
escrita informal escrever uma carta ou memorando; algum que quer dar carter de evidncia a um
comunicado escrito, cria um documento legal; aqueles que desejam reportar algo oficialmente escrevem
relatrios ou atas, e aqueles que desejam tomar-se membros de uma organizao, preenchem um formulrio
de inscrio.
Os estgios de elaborao de um documento so as fases de processamento a que ele submetido
em seu prprio processo de desenvolvimento. Ns podemos, grosso modo, distinguir, rascunho, minuta,
cpia fiel e original; todos tm funes diferentes num mesmo processo. De todos estes estgios do
processamento apenas os originais tm o objetivo de serem enviados. Para garantir sua confiabilidade
so freqentemente autenticados por meio de selos ou assinaturas.
Arelao lgica entre os dados registrados muitas vezes determina a configurao do documento:
uma carta consiste, por ordem, de um cabealho, uma data, um ou mais relatos e uma assinatura. Esta
uma estruturao fsica e tambm intelectual. No entanto, a estruturao fsica e intelectual tambm podem
ser independentes. Com documentos digitais este sempre o caso: o computador escreve a informao em
setores disponveis de um disco, sem levar em considerao as relaes funcionais entre as informaes.
Quandoodocumentolido,um programa que assegura que a informao aparea na tela em relao lgica.

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4. A estrutura do arquivo

Ns podemos chamar as relaes entre os documentos, dos quais um arquivo constitudo, de


estrutura externa do arquivo. O arquivo tem a funo de documentar processos de trabalho. Esta funo
desempenhada de maneira ideal se a estrutura lgica e funcional do arquivo uma representao adequada
da estrutura daqueles processos de trabalho.
Qualquer um que v realizar uma tarefa quer ter acesso rpido s informaes, de modo a
desempenhar tal tarefa com eficcia e eficincia. Um funcionrio que tem que fornecer produtos ou servios
qur informaes sobre estes produtos especficos; o fiscal que realiza uma inspeo quer ter informaes
sobre um processo especfico de produo; qualquer um que administre pessoas, dinheiro ou direitos quer
evidncias de acordos e contratos. Aqueles que tm a responsabilidade final quererem informaes sobre
a performance da organizao como um todo. Quanto mais a estrutura do arquivo e dos documentos que
o constituem forem uma representao das suas funes, melhor e mais rpida ser a recuperao da
informao desejada.
A estrutura de um arquivo tem uma dimenso tanto fsica quanto lgica, funcional. A estrutura
fsica do arquivo a ordem fsica de seus componentes, bem como locais onde esto armazenados e as
formas de acondicionamento.
A ordem fsica e o armazenamento dos documentos esto primariamente relacionados sua
recuperao eficaz e efetiva, e sua preservao fsica, mas ela tambm pode ser uma representao das
funes dos arquivos e do valor e significncia atribudos aos documentos pelo seu produtor. Papis de
seguro e de hipotecas so guardados na primeira gaveta de uma escrivaninha; escrituras so mantidas num
cofre; contracheques salariais e extratos bancrios esto em ordem cronolgica numa pasta; um diploma
universitrio mantido numa bela caixa; um certificado de competncia emoldurado e colocado na
parede e cartas de amor so mantidas em uma gaveta da mesa de cabeceira. A ordem fsica tambm pode ser
definida por requisitos logsticos: a licena de motorista mantida na carteira, certificados de aes so
mantidos em cofres, velhos boletins escolares guardados em uma caixa no sto, e arquivos de dados so
armazenados no disco rgido do computador. Informao relacionada ordem fsica dos arquivos adiciona
significado aos arquivos e deveria, portanto, ser includa no mesmo sistema de informao do qual os
arquivos constituem uma parte.
A estrutura lgica ou disposio dos documentos em um arquivo (os quais em muitos casos
esto agrupados em sries, em dossis dentro das sries, em documentos dentro dos dossis) um reflexo
das relaes funcionais entre os documentos dos quais estes arquivos so constitudos. A estrutura lgica
e a fsica podem ser a mesma: todos os registros que documentam o mesmo processo de trabalho podem
ser mantidos na mesma prateleira do mesmo armrio. Mas geralmente este no o caso: o que est
fisicamente separado pode estar logicamente agregado e vice-versa. Com arquivos de dados digitais a
estrutura lgica (por exemplo, a estrutura de diretrios) geralmente no a mesma que a estrutura fsica
(o lugar da informao dentro da mquina).

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O fato de a estrutura fsica ser, ou vir a ser, diferente da estrutura lgica no , por si s,
problemtico. Para se aperfeioar o acesso aos documentos pode-se represent-los de acordo com suas
funes e relaes lgicas de reciprocidade, mencionando o lugar, no importa qual, onde estes documentos
podem ser encontrados. Tal representao, que tem carter de metadados (informao a respeito de
informao), chamada instrumento de pesquisa. Instrumentos de pesquisa criados de forma eletrnica,
so muito mais flexveis do que a estrutura fsica do arquivo. Eles podem ser modificados para acomodar
todas as mudanas ocorridas nos processos de trabalho.

5.0 contexto arquivstico

Alm dos conceitos da forma e de estrutura h um terceiro conceito que constitui parte dos
instrumentos analticos da Arquivologia: o conceito de contexto.
O contexto arquivstico so todos os fatores ambientais que determinam como documentos so
gerados, estruturados, administrados e interpretados. Os fatores ambientais que determinam diretamente
os contedos, formas e estrutura dos registros podem ser diferenciados em contexto de provenincia,
contexto administrativo e contexto de uso. Estes fatores so, cada um a seu tempo, determinados pelo
contexto scio-poltico, cultural e econmico.
O contexto de provenincia o contexto de produo dos documentos, e est referido a como o
ente produtor dos documentos organizado (contexto organizacional), como suas funes esto
estruturadas (o contexto funcional) e como seus processos de trabalho so delineados (contexto de
procedimentos administrativos). O contexto organizacional pode ser percebido na estrutura organizacional
(a estrutura interna da organizao, bem como suas relaes externas), nos agentes com suas interaes e
mandatos. Na sociedade industrial do sculo 19, a estrutura organizacional, a qual espelhava diretamente
a estrutura das funes dos negcios, na maioria dos casos determinava a estrutura do arquivo. O contexto
funcional consiste da misso, funes e objetivos do produtor dos documentos, as tarefas por meio das
quais desempenha sua misso e as atividades que desenvolve para executar tais tarefas. O contexto funcional
o que, em maior escala, determina o contedo do arquivo. O contexto de procedimento administrativo
(o que se refere estrutura do processo) pode ser decomposto em processos de trabalho, atividades, aes
e transaes. Processos de trabalho determinam a estrutura lgica do arquivo, atividades geram os dossis
e aes e transaes geram os documentos individuais. Nas ltimas dcadas, quando a estrutura das
organizaes se tornou sujeita mudanas seguidas e rpidas, a relao entre arquivos e processos de
trabalho se tomou progressivamente mais estvel e estreita que a relao com o produtor dos documentos.
Em processos temporrios que transcendem os limites das organizaes formais, a ligao entre a
informao e a organizao que a gerou freqentemente coitada, enquanto que a ligao entre informao
e processo de trabalho permanece intacta.
O contexto de administrao o contexto de administrao de documentos e sua conservao.
Ele constitudo de todos os procedimentos, mtodos, conhecimento, meios e documentos com os quais

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o produtor assegura a disponibilidade e integridade dos arquivos. O contexto de administrao muito
relacionado ao chamado contexto documentrio, o qual identificado aqui como estrutura do arquivo.
O contexto de uso consiste nos usurios, suas competncias, as perguntas que fazem, e as maneiras
pelas quais tentam responde-las.
O contexto scio-poltico, cultural e econmico, finalmente, tudo aquilo que influencia os
fatores ambientais, determinando diretamente o contedo, forma e estrutura dos documentos arquivsticos.
Arquivos no podem ser interpretados corretamente sem informao relacionada aos seus contextos.
Informao contextual deve, portanto, ser includa no sistema de informao do qual os arquivos formam
parte.

6. Funes e sistemas de arquivo

A diferenciao nas tarefas dentro de uma organizao , por si s, razo para a espontnea criao
e estruturao de informao. Um contracheque salarial portanto, parece bem diferente de um oramento
que no tenha regras formais de estruturao. Decises so anotadas em livros de atas, e os documentos
que dizem respeito a uma transao formam dossis. Quanto mais formal e complexa uma organizao se
toma, mais o fluxo descontrolado de informao e a estruturao espontnea dos documentos se tomam
um obstculo. Para permitir que os documentos de arquivo desempenhem adequadamente sua funo de
apoio em relao aos processos de trabalho (como uma forma de comunicao), medidas so tomadas para
regular o fluxo de documentos. Critrios so definidos para determinar que documentos podem ser
considerados arquivsticos: revistas e cartes de aniversrio so separados de cartas contendo encomendas
e da correspondncia com o contador. Documentos criados pela prpria organizao so estruturados em
formas determinadas, garantindo clara evidncia de sua funo e autenticidade. O fluxo de documentos
regulado para se assegurar que os documentos que so gerados por um determinado processo de trabalho
permaneam ligados, de modo que possam ser facilmente recuperados e usados.
O ltimo item provavelmente o desafio mais difcil. Na prtica, a mesma informao usada
em vrios processos de trabalho, ou seja, a informao gerada para uma finalidade pode ser usada, mais
tarde, para uma finalidade completamente diferente. Consequentemente, cada sistema de arquivamento
a simplificao de uma realidade complexa. Conquanto os processos de trabalho podem se sobrepor uns
aos outros, o critrio geralmente usado para os sistemas de arquivamento o de que os mesmos deveriam
ser o menos ambguos possvel.
Em organizaes de qualquer tamanho, o acesso e confiabilidade dos arquivos s podem ser
garantidos por um arqui vista, o qual deve preservar o sistema de arquivos, manter os documentos em boa
ordem e fornecer rapidamente a todos os outros membros da equipe as informaes de que eles precisam
para executar suas tarefas. Como resultado, a gesto de documentos se toma um novo processo de trabalho
endossado pela organizao: aquele relativo conservao sistemtica de arquivos. A estrutura do arquivo,
ou a estrutura dos instrumentos de pesquisa que do acesso ao arquivo, no mais, portanto, uma

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representao direta das operaes da organizao, e sim uma interpretao administrativa. Em organizaes
maiores, esta interpretao necessria para assegurar a efetiva administrao da informao. s vezes, no
entanto, isso leva a que a estrutura lgica do arquivo reflita apenas parcialmente a estrutura dos processos
de trabalho que deve apoiar, com todas as conseqncias danosas que isto tem na administrao de
informaes. A estrutura de informao pode ser definida, em grande parte, por noes gerais, as quais tm
pouca ou nenhuma relao com processos reais de atividade ou de trabalho. Determinadas classificaes
gerais, como a CDU, podem servir como exemplos.
Arquivistas estaro, em geral, inclinados a adequar a estrutura do arquivo, tanto quanto
possvel, aos processos de trabalho dentro da organizao. Ao longo da histria da administrao, vrios
sistemas foram desenvolvidos para a classificao de documentos de arquivo. Cada um destes sistemas
de classificao concebido de acordo com um determinado tipo de organizao e se adequa a uma tradio
especifica de controle. Autocratas tradicionais (reis medievais, por exemplo) desempenharam atividades
administrativas e legislativas e emitiram, como evidncia, diplomas que eram registrados em livros
prprios. Congregaes representativas de organizaes do antigo regime na Frana somente tomavam
medidas administrativas e legislativas aps negociaes. Como tinham que prestar contas de seus atos,
eles no s produziam documentos atestatrios destes atos, como tambm documentavam, em seus livros
de resolues, todo o processo precedente tomada de deciso. Quando oficiais do governo recebem
poderes discricionrios (no servio pblico constitucional do sculo dezenove) suas decises so tambm
documentadas, o que resulta na criao de arquivos que consistem em uma srie de dossis temticos,
cronologicamente organizados. Burocracias modernas, democrticas ou totalitrias, documentam todos
os assuntos, criando dossis em grande escala.
A escolha por um determinado sistema de arquivamento determinada pela complexidade e
natureza dos processos de trabalho, mas tambm pelo seu grau de estabilidade, sua escala, o nvel da
tecnologia de comunicao, o conhecimento disponvel e a cultura da empresa. O sistema de arquivamento
e as classificaes gerais que acompanham-no so produtos da burocracia moderna, mas tambm da
crescente complexidade em se administrar, de modo eficiente e efetivo, grandes quantidades de informao
e de novos equipamentos, como as mquinas de xrox.

7. Processos de trabalho, processos de informao e acessibilidade.

A informao que est ligada aos processos de trabalho tambm tem, necessariamente, um carter
processual ela mesma. Em transaes de negcios, documentos mudam sua funo e, por causa disso,
firequentemente mudam sua forma: sendo assinado, um texto de rascunho se toma um original autntico.
Um documento pode progredir de uma forma material para outra: adicionando uma disposio, uma
autoridade pode converter um requerimento num mandado. Arquivos atestam fases consecutivas de um
mesmo processo de trabalho (preparao, execuo e avaliao, por exemplo,) e podem tambm ser usados
em outros processos. Arquivos so arrumados e reamunados enquanto so trabalhados. A medida que

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suas funes mudam, mudam tambm suas relaes com outros documentos e arquivos. Sries
documentais inteiras podem mudar em sua funo e tambm em sua estrutura. Na Europa, os registros de
batismo, de casamento e de funeral, que foram gerados e estruturados por funes relacionadas igreja,
fazendo parte de arquivos eclesisticos, adquiriram uma nova funo e, como precedentes dos registros
civis, foram incorporados aos arquivos pblicos.
Arquivos so, geralmente, menos dinmicos do que os processos de trabalho pelos quais so
gerados. Quanto mais o tempo passa, menos se pode esperar que sua estrutura fsica seja um reflexo
adequado daqueles processos. Componentes do arquivo que retm sua estrutura original, os quais so
geralmente os mais antigos e os menos atualizados, no podem, depois de certo tempo, ser recuperados
com base na estrutura atual dos processos de trabalho. Se a diferena estrutural entre os registros correntes
e os no correntes tomar-se um problema grave, medidas devero ser tomadas. Neste caso, a reorganizao
fsica do arquivo, considerada como a primeira e, supostamente a mais lgica medida, pode facilmente
descontextualizar os arquivos removendo-os do contexto que os originou e unindo-os a outros processos
de trabalho mais recentes, uma operao que muda, inevitavelmente, o significado destes arquivos.
Misses, funes, e processos de trabalho podem mudar, e realmente mudam, no mundo
moderno, significando que a mudana na disposio e organizao dos arquivos reflete mudanas nas
funes e processos de trabalho. Como resultado, a estrutura lgica formalizada do sistema de arquivo
precisa ser alterada para refletir estas mudanas. O sistema de arquivamento escolhido no mais adequado
e o arquivo perde a funcionalidade. Quando esta perda suficientemente grande, estruturas de informao
paralelas se desenvolvem para atender s necessidades da organizao emergente. No incio, so de um
carter mais espontneo, usualmente dentro das fronteiras da estrutura fsica dos arquivos. No fim, o
prprio sistema de arquivos revisado.
Finalmente, os processos de trabalho geradores de arquivos chegam ao fim. Da por diante
aumentam rapidamente as chances de que o arquivo termine em desordem, mude a estrutura e perca seu
carter como uma representao dos processos de trabalho originais. A reorganizao do arquivo, de um
ponto de vista externo, pode ento facilmente degrad-lo, transformando-o em no mais do que uma coleo
de documentos histricos.

8. Arquivologia

A Arquivologia diferente de outras cincias por seus objetos, seus objetivos e suas
metodologias. Seus objetos so: informao relacionada a processos, os processos atravs dos quais esta
informao gerada e estruturada e as circunstncias sob as quais estes processos so moldados e
executados. Seus objetivos so a anlise de documentos como produtos e produtores de atividades sociais,
e, a um nvel pragmtico, o estabelecimento, desenvolvimento e conservao da qualidade de documentos
e arquivos (disponibilidade, legibilidade, integridade, relevncia, representatividade, temtica,
autenticidade e confiabilidade). Sua metodologia usar processos de trabalho como estruturas

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 13


representativas para anlise de documentos, e, no nvel solicitado, estabelecendo, desenvolvendo e
mantendo os vnculos entre informao e documentos, documentos e outros documentos, documentos e
processos de trabalho e processos de trabalho e seu ambiente social. A Arquivologia melhora
nosso entendimento dos aspectos documentais da interao humana, ajuda os documentos a
desempenhar seu papel nesta interao, traz, avalia e ajuda a manter a ligao entre documentos e
processos de trabalho, fornecendo as bases para o estabelecimento dos requisitos funcionais
para sistemas de conservao, manuteno e uso de arquivos e documentos, alm da
fundamentao para uma poltica de avaliao, controle e recuperao de documentos eficiente
e efetiva.

9. Principais conceitos da metodologia de arquivo

A qualidade da informao relacionada a processos depende da qualidade e da


estabilidade dos vnculos entre a informao e os seus processos geradores. Somente quando a
informao contida pode ser recuperada e analisada de uma forma adequada, numa estrutura
adequada e dentro do contexto de sua procedncia (quer dizer, somente quando a informao
est relacionada com meta dados relevantes) a informao fornecida pode ter qualidade
pretendida.
Forma, estrutura e contexto so, s vezes, manipulados conscientemente para mudar o significado
dos contedos, mas eles tambm tm a tendncia (sem interveno deliberada) de se tomarem
desconectados do contedo de informao que estruturam e para as quais do significado. Informao
confivel se toma informao no confivel, informao de alta qualidade se degenera em informao de
pobre qualidade; arquivos se degeneram em colees documentais, evidncia se toma documentao,
documentos se tomam infoimao perdida. Parar evitar a perda de informao ou mesmo sua falsificao,
tem que se manter a relao entre informao, de um lado, e forma, estrutura e contexto de criao, do
outro lado, e documentar cuidadosamente as alteraes feitas. Ao nvel do documento isto significa
respeitar-se a forma. Este o campo da diplomtica (cincia que estuda e decifra velhos documentos)
desde os primrdios. Ao nvel do arquivo isto significa respeito pela estrutura (o princpio da ordem
original) e o contexto (o princpio da procedncia). Respeitar forma, estrutura e contexto de criao significa
manter as relaes entre os dados, as relaes entre os documentos e as relaes entre os documentos e o
contexto de sua criao. Desde que a metodologia arquivstica ajude a analisar o contexto scio-econmico,
cultural e econmico da criao, manuteno e uso de documentos, ela incorpora mtodos de pesquisa
relevantes de todas as outras disciplinas cientficas que tratam das condies sob as quais a memria
construda e reconstruda e de como as mensagens e textos so redigidos, comunicados e interpretados,
como a Histria, a Museologia, as Cincias Administrativas, a Sociologia, a Semiologia, a Lingstica,
entre outras.

14 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


10. Aplicao da metodologia arquivstica: abordagens indutiva e dedutiva

Ao aplicar-se a metodologia arquivstica podemos escolher, como sempre, entre duas


abordagens. Ns podemos abordar os arquivos a partir dos elementos que os formam ou a partir das funes
que estes desempenham ou desempenharam. A primeira abordagem a clssica. Um arquivo considerado
uma entidade fsica; atravs de uma anlise dos documentos e da disposio destes no arquivo que se
tenta conseguir uma compreenso das relaes mtuas e, a partir da, dos processos de trabalho que geraram
o arquivo. Esta abordagem ainda vlida, especialmente na anlise de documentos que j tenham sido
criados, osquais no so muito extensivos e consistem em veculos tradicionais de informao.
A metodologia arquivstica atual freqentemente toma o contexto, e particularmente o contexto
de provenincia, como ponto de partida para anlise. Nesta abordagem, primeiro so analisadas a misso,
funes e tarefas do produtor de documentos, os agentes e seus mandatos so mapeados e o sistema de
arquivos criado, ou reconstrudo. Esta abordagem analtico-incional mais ampla do que a abordagem
descritiva clssica e tambm mais adequada para a anlise de um arquivo ainda em crescimento, de um
arquivo que ainda ser criado e para arquivos muito extensos ou digitais, os quais no podem ser analisados
documento por documento.
O mtodo descritivo clssico e o mtodo analtico funcional so abordagens opostas, mas no
antagnicas, e o mesmo vale para os mtodos indutivo (de baixo para cima) e dedutivo (de cima para
baixo). A abordagem dedutiva no exclui a abordagem indutiva, pelo contrrio, a pressupe. Pesquisas
sobre os processos de trabalho e suas relaes podem levar a um prognstico (previso) sobre os
documentos que devem ter sido criados, mas o resultado, na prtica, que tem que mostrar se este
prognstico est correto. Ao contrrio, uma reconstruo da estrutura fsica de um arquivo leva ao
prognstico (previso) sobre a organizao dos processos de trabalho geradores do arquivo, mas a validade
destas predies deve ser testada pela anlise dos prprios processos de trabalho. Ambas as abordagens
devem ser usadas de modo complementar: arquivistas, como todos os seres humanos esto inclinados a
ter uma viso limitada; tambm os arquivistas esto predispostos a ver o que previram.

11. Pesquisa arquivstica

A pesquisa arquivstica pesquisa sobre relaes: relaes entre informao, documentos de


arquivo e elementos de contexto, e, num patamar mais elevado, relaes entre pessoas, comunidades e
sociedades. Ela pode chegar a concluses formais quando se trata de relaes formalizadas como, por
exemplo, um sistema que dominado por regras formais estabelecidas se comportar em determinadas
circunstncias. Em outros casos, a Arquivologia tende a ser uma cincia interpretativa, focada na
interpretao de relaes. Documentos e arquivos no so substitutos do mundo real e sim representaes
estabelecidas do que pessoas, comunidades e a sociedade acham importante lembrar e fazer lembrar. E,
muitas vezes, documentos e arquivos no so nem representaes remotas da realidade, mas apenas

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remanescentes de representaes confusas, fragmentadas e descontextualizadas. A pesquisa arquivstica,
olhada sob este ngulo, no apenas sobre como as memrias so registradas, mantidas e comunicadas,
mas tambm, e talvez muito mais, sobre como a memria criada, manipulada e apagada.

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INDEXAO E DESCRIO EM ARQUIVOS:
A QUESTO DA REPRESENTAO E
RECUPERAO DE INFORMAES

Maria Luiza de Almeida Campos

Doutora em Cincia da Informao


UFF/Departamento de Cincia da Informao
Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao UFF/IBICT
E'mail: mlcampos nitnet.com.br

RESUMO
A gesto da informao arquivstica envolve processos de descrio dos diversos pontos de
acesso passveis de serem recuperados em unidades ou massas documentais. Atualmente, esta necessidade
de descrio pelos diversos pontos de acesso ocorre em qualquer idade da documentao, devido pelo
menos um fator - a automatizao dos processos de organizao da documentao arquivstica. Com a
implantao de bases de dados, documentos eletrnicos, o profissional arquivista se v diante de uma
problemtica: no mais possvel, em muitos casos, organizar somente fisicamente as massas
documentais acarretando um nico acesso intelectual ao documento ou a seu conjunto, mas necessrio
tambm "re-apresentar" esses documentos em meio informatizado atravs de pontos de acesso visando o
tratamento de informao com fins de recuperao. Estes pontos de acesso so identificados a partir de
processos que vem sendo denominados de indexao e descrio arquivstica, e possuem interpretaes
diferentes dependendo do espao informacional onde estes documentos esto inseridos. Neste artigo,
pretendemos problematizar estes dois processos situando o "lcus" onde estes dois conceitos so formados,
ou seja, as bibliotecas e os arquivos.

Palavra Chave: Descrio, Indexao, Ponto de Acesso, Tratamento e Recuperao de Informao.

1. Consideraes Iniciais

Com o advento das novas tecnologias de informao uma questo vem sendo colocada no mbito
das atividades arquivsticas, ou seja, o tratamento e a recuperao das informaes de documentos/massas
documentais frente s novas formas de armazenamento intelectual dos documentos.

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Com a implantao de bases de dados, documentos eletrnicos, o profissional arquivista se v
diante de uma problemtica: no mais possvel, em muitos casos, organizar somente fisicamente as
massas documentais acarretando um nico acesso intelectual ao documento ou a seu conjunto, mas
necessrio tambm "re-apresentar" esses documentos em meio informatizado atravs de pontos de acesso
visando o tratamento de informao com fins de recuperao.
Tratamento de informao pode ser definido como a execuo de uma seqncia sistemtica de
operaes sobre os dados, em nosso caso especfico, de dados documentrios em seu mais amplo sentido.
(Gomes & Campos, 1998) Tais operaes incluem a descrio de dados objetivos e intelectuais do
documento, no mbito da biblioteconomia d-se o nome de catalogao e indexao respectivamente, no
mbito dos arquivos estas operaes vm sendo denominadas de descrio arquivstica de uma forma
geral
Nos arquivos os itens de representao/recuperao mais representativos no so os assuntos.
A espcie documental, os nomes de rgo de origem/destino da documentao, de pessoas citadas, datas
- para citar os mais comuns - tm especial interesse na recuperao. Por isso, que quando se fala de
descrio arquivstica pensa-se logo, na maioria das vezes, em representao de aspectos objetivos.
No caso de documentos de natureza administrativa, bom enfatizar, alm de se referirem a um
nico tpico - o que facilita seu exame e representao - neles se emprega uma terminologia razoavelmente
bem estabelecida, j que tais documentos tm valor jurdico, ou seja, estabelecem direitos e deveres.
Neste sentido, a recuperao por outros pontos de acesso que no o assunto o que efetivamente tem sido
implementado, podendo a indexao ser complementar. Entretanto algumas tipologias documentais,
mesmo em arquivos correntes, prescindem de uma descrio temtica. (Gomes & Campos, 1998)
Por outro lado, nos arquivos permanentes os instrumentos de pesquisa, como inventrios e
catlogos, so produtos gerados dos processos de tratamento de informaes. Para a elaborao desses
instrumentos os arquivistas se deparam com questes ligadas a ndices impressos, ou mesmo a campos
de bases de dados, que privilegiam tambm a temtica tratada.
Este artigo fruto de uma investigao que vm sendo construda h mais de dez anos em
atividades que envolvem a docncia e a pesquisa com temas relacionados ao tratamento e a recuperao de
informaes no ambiente dos arquivos e das bibliotecas. Pretendemos problematizar dois conceitos que
atualmente vm sendo apresentados na literatura arquivstica contempornea, os conceitos de indexao
e descrio arquivstica, situando o "lcus" onde estes dois conceitos so formados, ou seja, as bibliotecas
e os arquivos.

2. O conceito de Indexao e Descrio Arquivstica: a questo do ponto de


acesso

Uma das principais funes das instituies arquivsticas possibilitar o acesso aos documentos
e conseqentemente s informaes que nele esto contidas. Esta funo abarca conceitos como preservao,

18 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


tratamento e recuperao. No que diz respeito ao tratamento e a recuperao da infommao so de
fundamental importncia pensar o documento arquivstico como uma unidade (espcie documental ou
massa documental) passvel de possuir vrios pontos de acesso pelos quais ele pode ser solicitado pelo
usurio. O documento como uma unidade material possui pontos de acesso de duas naturezas, ou seja,
aspectos objetivos/fsicos e aspectos subjetivos/intelectuais. Os aspectos objetivos so aqueles
relacionados autoria; data; local entre outros que no necessite de um processo de interpretao para a
identificao do ponto de acesso; j o aspecto subjetivo, como o prprio nome evidencia necessita de uma
anlise interpretativa de seu contedo informativo, apresentando como ponto de acesso a temtica contida
no documento. Esta temtica pode tratar de assunto tpico, de uma pessoa, de uma instituio ou mesmo
de um local.
Estes pontos de acesso so identificados a partir de processos que vem sendo denominados de
indexao e descrio arquivstica, e possuem interpretaes diferentes dependendo do espao
informacional onde estes documentos esto inseridos, ou seja, em bibliotecas ou arquivos.
A indexao um conceito que surge no domnio da biblioteconomia e pode ser definido como
um processo intelectual de anlise de um documento e de representao dos aspectos intelectuais pelos
quais ele pode ser recuperado. No mbito da biblioteconomia a indexao envolve uma ao inteipretativa,
de anlise e sntese enquanto a catalogao vai se ater aos aspectos fsicos do documento visando a
padronizao das diversas possibilidades de entrada, facilitando assim a padronizao e, por conseguinte,
o intercmbio de informaes. Desta forma, no mbito da biblioteconomia, historicamente, temos os
conceitos de indexao, hoje denominado tambm de representao temtica, e de catalogao, atualmente
denominado de representao descritiva, para identificar processos de descrio documental visando
possibilitar a recuperao do documento por vrios pontos de acesso. Estes processos em arquivo se
renem em um s conceito o de descrio arquivstica.
A descrio arquivstica, segundo a Norma IS AD (G) (Norma Geral Internacional de descrio
Arquivstica), se apresenta como:

"A elaborao de uma acurada representao de uma unidade de descrio e


suas partes componentes, caso existam, por meio da extrao, anlise, organizao e
registro de informao que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar
documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu "
(lSAD(G),2000,p.4)

Na atividade arquivstica, diferentemente da atividade biblioteconmica, o conceito de


descrio arquivstica abarca os processos de anlise de aspectos objetivo e subjetivo do documento ou
massa documental.
Entretanto, se por um lado consenso que a descrio trata destes dois aspectos, por outro lado
observa-se que na literatura arquivstica o conceito de descrio vem sofrendo no decorrer do tempo
alteraes, ganhando nova significao no domnio da arquivologia.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 19


Em 1974 a SAA( Society of American Archivists) define a descrio como "o processo de
estabelecer controle intelectual sobre o patrimnio documental mediante preparao de instrumentos de
pesquisa"(Hagen, 1998).
Este posicionamento remonta ao Manual dos Arquivistas Holandeses, onde no captulo dedicado
descrio somente so abordadas questes relativas elaborao de instrumentos de pesquisa.
(Associao..., 1973)
No Brasil, estudiosos no campo da arquivstica corroboravam esta viso, como podemos
observar
"A descrio uma tarefa tpica dos arquivos permanentes. Ela no cabe nos arquivos
correntes, onde seu correspondente o estabelecimento dos cdigos de assunto; tampouco
faz sentido no mbito dos arquivos intermedirios onde a freqncia da utilizao
secundria quase nula. Nestes depsitos, para fins de esclarecimento, informaes
adicionais e testemunho ainda decorrentes do uso primrio, os instrumentos de busca
resultam nas listas de remessa de papis, nas tabelas de temporalidade e nos quadros gerais
de constituio de fundos. O assunto, a tipificao das datas-baliza, as subscries, as
relaes orgnicas entre os documentos, e a ligao entre a funo e espcie, enfim os
elementos ligados s informaes de interesse do historiador que sero objeto do trabalho
descritivo" (Belloto, 1991, p. 103)
Observa-se que esta posio destacava somente os procedimentos necessrios para a elaborao
de instrumentos de pesquisa, limitando o tratamento descritivo a esta idade. Nos arquivos correntes o
tratamento se limitava ento a dispor em uma dada ordem classificatria os documentos, tendo o princpio
da provenincia e da ordem original1 como norteadores com vistas a manter integridade dos arquivos at
a fase dos arquivos permanentes.
Em 1988 a SAA apresenta uma nova definio para o processo de descrio, como:
"O processo de obter, ordenar, analisar e organizar qualquer informao que sirva para
identificar, administrar, localizar e interpretar o patrimnio documental de instituies arquivsticas
e explicar os contextos e sistemas de registro dos quais estes documentos foram selecionados."(Hagen,
1998).
Verifica-se nestas duas definies a recente evoluo do conceito de descrio. Considera-se
que isto ocorre devido ao advento das bases de dados e dos documentos eletrnico que requerem
que o documento j "nasa" de forma que todos os elementos de descrio sejam tambm
pontos de acesso. Assim, a descrio atualmente definida no somente como um
processo que permite a elaborao de instrumentos de pesquisa tradicionais, mas tambm,
como um processo que permite o tratamento da informao do patrimnio documental de uma
instituio.

' Princpios relacionados racionalizao das atividades de recolhimento, avaliao, arranjo


e descrio de documentos considerados de valor para guarda definitiva.

20 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


Em 2002, Schellenberg em sua obra "Arquivos Modernos: princpios e tcnicas"(ScheUenberg(
2002) prope que se deva administrar os arquivos correntes. J Duchein (1996) mostrou a importncia do
princpio da provenincia para os grandes depsitos de arquivos, os arquivos nacionais. Discute que
imprescindvel saber quem produziu cada documento e evidenciou a importncia das prticas de
descrio e arranjo Alm disso, mostrou que o princpio da ordem original era de difcil aplicao em
pases de tradio administrativa latina, pois neles os arquivos correntes so classificados pela
administrao, sem interferncia de profissionais especializados. Para ele no obrigatrio respeitar
a classificao original se esta for defeituosa ou dificultosa pesquisa. Lopes (1996) discute o
caso brasileiro e concorda com o posicionamento de Duchein, afirma que no caso brasileiro
e no latino-americano difcil aceitar a ordem original dos documentos, pois os arquivos correntes
so em sua maioria organizados de acordo com o senso comum e no por profissionais
especializados.
Como a IS AD (G), defendemos a idia que o conceito de descrio arqui vstica abrange todo o
elemento de informao, no importando em que estgio de gesto ele identificado ou estabelecido.
Entretanto, consideramos de suma importncia distinguir o tipo de descrio tendo em vista a tipologia
documentria, sua relao com o perodo de vida do documento na instituio (tabela de temporalidade),
e respeitando tambm a fase onde este documento se encontra, nos arquivos correntes, intermedirios ou
permanentes.

3. O processo de descrio e a Teoria das Trs Idades

Como apresentado, a discusso em tomo do conceito de descrio passa historicamente por


uma daHa controvrsia a respeito do nvel de tratamento e descrio de documentos em arquivos comentes
e permanentes.
A literatura mostra que o campo da arquivologia surge como um domnio de conhecimento
voltado para documentos histricos. Somente a partir da Segunda Guerra Mundial que comeou a ser
valorizada uma maior preocupao com a documentao administrativa, a massa documental cresce
vertiginosamente atravs da enorme produo de informaes passando a dificultar a sua recuperao.
(Paes, 1997;Schellenberg, 1980; Neves, 2003)
Neste perodo que ocorre a separao que encontramos at hoje entre os records managers e
os archivist. Nos EUA passaram a dar uma maior importncia ao tratamento da documentao que se
encontrava no arquivo corrente, ao contrrio dos pases europeus que estavam preocupados com a
reconstruo, dando valor desta forma, aos arquivos de carter histrico. Neste mesmo perodo surge o
conceito de Gesto de Documentos2. (Lopes, 1996).
2
Considera-se gestio de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fases correntes e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para a guarda permanente ( Lei Federal n.8159, de 8/1/1991)

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 21


Esta preocupao com a gesto da documentao propicia nos Estados Unidos a elaborao da
Teoria das Trs Idades, bastante difundida no Canad e que foi aceita em somente alguns pases da Europa
Ocidental. Aidade do documento muitas vezes, associada ao valor. Aidia de freqncia de uso usada
como critrio para a separao das idades. Assim, os arquivos dividem-se em trs idades:
primeira idade ou corrente; segunda idade ou intermediria; terceira idade ou permanente.
Entretanto, como afirmamos anteriormente no caso da Amrica Latina e especialmente no
Brasil quase no se encontra na administrao pblica ou privada exemplos concretos da
aplicao da teoria das trs idades, pois a documentao administrativa ainda est dissociada
de um tratamento arquivstico. Assim, esta prtica uma realidade, principalmente, nos
Estados Unidos.
No final da dcada de 90 do sculo XX, autores como Rosseu e Couture reinterpretaram teorias
tradicionais arquivsticas, com base na idia da gesto da informao e no na gesto de documentos,
introduzindo o conceito de uma arquivstica integrada.
Arquivstica - disciplina que rege a gesto da informao orgnica (arquivos). Pode assumir
trs formas: uma forma exclusivamente administrativa (records management), cuja principal preocupao
o valor primrio do documento; uma forma tradicional que ressalta unicamente o valor
secundrio do documento; uma forma nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primrio e do valor secundrio do documento. (Couture e Rousseau apud
Fonseca, 2005)
Segundo Maria Odila Fonseca (Fonseca, 2005) os tericos da arquivologia afirmam que
atualmente esta rea vive um momento de "revoluo cientfica". Destaca o autor Theo
Thomassen (Thommassen apud Fonseca, 2005) que afirma que o desenvolvimento das tecnologias de
informao e comunicao seria a 'anomalia' que est conduzindo a uma mudana de paradigma na
arquivologia:

"em nosso caso, o assombroso desenvolvimento das tecnologias da informao e da


comunicao deu origem a novas idias, as quais, num certo ponto, no podem ser integradas
s tradies arquivsticas existentes (...). No incio dos anos 1980ficou claro que os
computadores afetariam tremendamente o mundo arquivstico, mas a maioria dos
arquivistas ainda considerava o computador como uma simples ferramenta tcnica."
(Fonseca, 2005)

No que tange as questes relacionadas com o conceito de descrio e a relao com


as novas tecnologias de informao, esta ltima refora a viso de uma arquivstica
integrada trazendo tona a valorizao do contedo informacional. E sobre esta perspectiva
que iremos apontar princpios tericos para a representao e recuperao da documentao
arquivstica.

22 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


4. Em busca de princpios para o processo de descrio: um percurso
pelas bases tericas e metodolgicas da biblioteconomia

Partimos do pressuposto que o acesso informao contida em documentos ou massas


documentais no segue apenas princpios arquivsticos relacionados provenincia ou origem da
documentao, por exemplo. Os critrios baseiam-se, tambm, na definio dos elementos
que podero constituir pontos de acesso, ou seja, os aspectos pelos quais os usurios podero ir em
busca de uma informao (Ribeiro, 1996). Vamos tratar de discutir nesta seo princpios
relacionados ao planejamento de tratamento que valorize o contedo informacional da documentao
arquivstica.
Nossa escolha de abordagem pelo vis biblioteconmico se deve as atividades de tratamento
documental e sua teorizao terem sido objeto de estudo nesta rea desde sua origem. Como
podemos observar acima, a arquivologia vem travando nos ltimos tempos uma aproximao
bastante investigativa com relao aos princpios que nortearo o tratamento documental,
entretanto ainda se ressente da ausncia de aportes tericos e metodolgicos que possam sustentar este
fazer.
Estando a documentao ainda no momento de gesto, um dos fatores considerado
importantssimo para a deciso quanto a um tratamento mais ou menos exaustivo diz respeito ao ciclo de
vida desta documentao. Por exemplo: documentos como atas de organizaes merecem um tratamento
exaustivo, pois so documentos que j nascem como permanentes e contm informaes muitssimo
utilizadas para tomada de decises administrativas. Os documentos especiais, como mapas, vdeos, entre
outros, merecem tambm um tratamento que vise consistncia e qualidade, otimizando o tempo do usurio.
Muito se tem falado do tratamento da documentao histrica e a produo de instrumentos de pesquisa,
mas a literatura ainda se ressente de estudo mais aprofundado de aspectos tericos e metodolgicos que
venham auxiliar o tratamento e a recuperao de informao para atividade informacional arquivstica.
Como apresentado anteriormente, no mbito da biblioteconomia so estabelecidas diretrizes para o
planejamento da representao de informao visando recuperao. As diretrizes estabelecidas neste
campo podem ser ampliadas e adaptadas para o domnio da descrio arquivstica, possibilitando um
conjunto de princpios para "olhai'' o contedo informacional de um documento e represent-lo por aspectos
pelos quais ele poder ser recuperado.
A descrio em arquivos, ou seja, a determinao de pontos de acesso que possibilitem a
recuperao de informaes contidas em documentos ou massas documentais envolve procedimentos que
permitam a descrio de aspectos objetivos e intelectuais do documento.
Historicamente estes aspectos vm sendo tratados na Biblioteconomia a partir de estudos no
mbito da catalogao, tambm denominados de representao descritiva e ultimamente abordada sobre
a denominao de Metadados; e da indexao, agregando tambm os aspectos relacionados poltica de
indexao.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 23


4.1 A Representao Descritiva

A representao descritiva uma atividade bastante desenvolvida no mbito da biblioteconomia,


pois j est devidamente explorada atravs de cdigos e padres nacionais e internacionais relativos,
entre outros aspectos, padronizao de entradas de nomes e instituies, aspectos fundamentais para o
fazer arquivstico, Consideramos, que a literatura da rea de Arquivologia e as prprias prticas
arquivsticas, esto bastante atentas para esta questo. Podemos citar como preocupao desta natureza %
prpria IS AAR - Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas,
pessoas e famlias. Alm disto, a prpria IS AD (G) recorre s Normas ISO para descrio documentria
para padronizao de fontes3. Entretanto, quanto aos pontos de acessos relacionados indexao temtica,
esta mesma norma somente se preocupa em indicar que se deva controlar o vocabulrio, mas no aborda
aspectos metodolgicos relativos aos procedimentos de anlise e mesmo de elaborao de vocabulrios
controlados.

4.2 A Representao Temtica

Diferentemente da representao descritiva o processo de representao temtica no pode contar


com normas que apiem a objetividade da anlise do documento, esta forma de representao trata dos
aspectos subjetivos do documento e est vinculada a uma forma de anlise por natureza interpretativa,
pois como o seu prprio nome designa - subjetivo ou seja, centrado no sujeito.
Como afirma Mendes e Simes (2002)

"... esta situao intrnseca prpria indexao e deve-se em ltima anlise,


multiplicidade e diversidade dos casos que se apresentam na prtica corrente, casos de
forma nenhuma susceptveis de enquadramento numa tipologia que tomaria possvel
estabelecer um corpo limitado de regras; sem normas bem definidas, surgem possibilidades
de opo e o subjetivismo do indexador pode intervir negativamente, quando o que se
pretende disponibilizar, com objetividade, o contedo dos documentos, o pensamento dos
autores, numa palavra, abrir caminho para que se venha a obter uma informao com
qualidade." (Mendes e Simes,2002,p. 11)

Visando orientar a subjetividade inerente ao prprio processo, os procedimentos de


representao temtica devem se apoiar em diretrizes bem definidas que se configuram a partir do
planejamento da indexao, determinada por uma poltica baseadas no trip: usurio; organizao/
instituio; documento.

3
Cf: ISAD (G), p.3,1999.

24 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


Antes de discutirmos tais questes necessrio abordarmos alguns aspectos relacionados
ao processo de anlise.
Segundo Lancaster (1993) a representao temtica pode se configurar em duas formas de
determinao do assunto documento, ou seja, a indexao derivativa e a indexao atributiva.
A indexao derivativa aquela que emprega o vocabulrio do prprio texto do documento. Isto
acontece em processos que empregam meios eletrnicos. Pode ser uma indexao automtica- na qual,
mediante regras pr-estabelecidas, o computador identifica as palavras do texto que so representativas
do assunto do documento - ou simplesmente uma seleo mecnica de palavras significativas existentes
n ttulo, por exemplo. Na indexao derivativa no h, portanto, anlise interpretativa (quando nos
referimos aos processos automticos), mas o simples fato de se selecionar mecanicamente tambm um
processo de escolha. Neste tipo de indexao no h controle de vocabulrio (nem da forma do termo, nem
de seu significado), o que pode acairetar uma srie de problemas, por exemplo, as informaes implcitas
de um documento no podem ser recuperadas automaticamente; isto s pode ser feito por meio da indexao
atributiva.
A indexao atributiva aquela cujos termos de indexao so retirados de vocabulrios de
indexao. Ela est centrada em trs etapas: a leitura e exame do documento; a identificao do contedo
e a converso das idias/conceitos em descritores.
A leitura documentria a primeira abordagem entre leitor - indexador e o texto e visa selecionar
os conceitos4. Nesta fase, so realizadas operaes seletivas e esto em jogo questes relativas s instrues
textuais, condies de produo, circunstncias de enunciao, momento e lugar de enunciao (Farrow
apud Silva & Fugita, 2004). Alm disto, a leitura documentria exige do indexador conhecimento bsico
do domnio de assunto tratado pelo documento/massa documental e deve ser feita a partir do perfil do
usurio.
A identificao do contedo um processo de sntese. Aps a leitura do documento o ipHpxador
deve ser capaz de dizer "de que trata o documento", formando assim uma declarao de assunto. O objetivo
desta sentena formar um quadro mental do que o autor diz em seu documento, sem esquecer que o exame
do indexador feito a partir do ponto de vista do usurio do sistema de recuperao. A imagem mental do
que o autor diz pode ser expressa por palavras do indexador ou ele pode retirar palavras do Hrv-nmcntn Na
sentena aquelas palavras representam idias ou conceitos que, ali reunidas, contm o assunto do
documento. O indexador deve representar na indexao aquele aspecto particular relevante para o sistema,
mesmo que no tenha sido inteno original do autor. Algumas regras podem orientar o indexador a
aprofundar e aprimorar a declarao de assunto para dela extrair idias/conceitos representativos do
contedo, so elas: Colocar-se no lugar do usurio; escolher aqueles itens de informao que gostaria de
encontrar se fosse um usurio em busca daquela informao; selecionar apenas os aspectos significativos;

4
Conceito aqui entendido, segundo Dahlberg (1978), como uma "unidade de conhecimento",
constitudo por um referente, caractersticas e forma verbal.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 25


os aspectos tratados implicitamente devem ser indexados. Aps ser capaz de transformar a imagem mental
numa sentena, nela incluindo os aspectos relevantes para o sistema, operao seguinte a converso das
palavras da sentena em descrtores.
A converso das idias em descrtores tem um componente tcnico e um componente poltico.
O componente tcnico est relacionado forma e/ou ao significado dos descrtores includos no vocabulrio
controlado empregado no sistema. O componente poltico est relacionado poltica/planejamento da
indexao. Assim, todos os aspectos tratados num documento podero ou no estar representados nos
descrtores, conforme a poltica seja mais ou menos exaustiva, e/ou mais genrica ou menos.

5. O Planejamento da Indexao: uma proposta de poltica

Quanto indexao e seu planejamento (poltica de indexao), muitas das questes relacionadas
ao fazer bibliotecmico se aplicam atividade arquivstica. E aqui trataremos de abordar algumas delas
que j tratamos em diversas publicaes relacionadas ao fazer bibliotecmico e arquivstico.5
Uma poltica de descrio tem por objetivo estabelecer princpios e critrios que serviro de
guia na tomada de deciso, na otimizao dos servios, racionalizao dos processos e consistncia das
operaes nele encontradas. Desta forma, podemos afirmar que as instituies arquivsticas podem ser
abordadas como sistemas de recuperao de informao (SRI).
Ao se estabelecer uma poltica de descrio tem que se levar em conta, alguns fatores que so
imprescindveis ao planejamento de qualquer SRI: a) Identificao da organizao qual estar vinculado
o servio de informao; b) Identificao da clientela a que se destina o servio; c) Recursos humanos,
materiais e financeiros.
Quanto identificao da organizao a que o sistema se vincula, o conhecimento de seus
objetivos e atividades fundamental para a determinao do tipo de servio a ser implantado, visto que
esse conhecimento permitir determinar as formas de descrio a usar, bem como os nveis de exaustividade
e especificidade6 exigida quando analisamos aspectos relacionados temtica do documento.
A finalidade principal de um servio de informao de fornecer aos usurios a informao na
forma e momentos exigidos por ele. Desta maneira, a identificao da clientela um pr-requisito para o
planejamento de qualquer sistema.
Atravs do estudo de usurios, obteremos:

5
Em nossas atividades de pesquisa, ensino e consultorias temos desenvolvido diversos
manuais instrucionais e de servios em diversas instituies. Nestes manuais discutimos os
aspectos tericos e metodolgicos dos processos de indexao. Em muitas dessas instituies
temos desenvolvido parceria com a Prof. Hagar Espanha Gomes.
' Pode-se definir exaustividade como a medida da extenso em que os tpicos tratados em
um documento so reconhecidos e representados na indexao e especificidade um princpio
relacionado ao nvel de representao documento. Ser especfico significa representar o
contedo de um dado no mesmo nvel do documento.

26 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


1. Conhecimento do alcance exigido pelo sistema quanto aos assuntos centrais e perifricos
e quanto aos nveis de tratamento exigidos;

2.0 ncleo de um vocabulrio que refletir os interesses do trabalho e necessidades de


informao da clientela do sistema;

3. Conhecimento do tipo de resposta exigido do sistema, isto , se exigida maior revocao,


maior preciso ou ambas ao mesmo tempo;

4. Conhecimento do nvel de exaustividade exigida na descrio temtica; de grau de


especificidade necessria linguagem de indexao; o nvel de sofisticao desejvel
no sistema (nmero e tipo de artifcios a serem utilizadas na linguagem de indexao de
forma a satisfazer com mais eficincia as exigncias dos usurios);

5. Conhecimento das exigncias dos usurios quanto forma de apresentao dos resultados
da busca

No que diz respeito, aos recursos financeiros, materiais e humanos, a limitao quanto s
despesas constitui um fator importante no planejamento de um servio de informao.
As limitaes de recursos financeiros levam o profissional de informao, no caso da poltica
de indexao, a tomar algumas medidas de economia tais como; adaptar uma linguagem j existente ao
invs de se desenvolver uma nova; se for necessria uma linguagem de indexao, usar, na sua elaborao,
termos simples, especificidade moderada, estrutura mnima.
Um sistema dever ser desenvolvido com o grau de sofisticao que seja necessrio ao
atendimento das exigncias do usurio. O uso de mecanismos para aumentar a revocao ou a preciso
aumentar, conseqentemente, o custo do sistema.
O nvel de exaustividade na indexao tambm um fator de aumento de custo. Para a indexao
dos documentos deve ser estabelecido um nvel timo de exaustividade.
O nvel de especificidade dever ser mantido de acordo com as exigncias feitas ao sistema.
Ser anti-econmico usar vocabulrio muito especfico quando o tipo de documentos e as solicitaes
feitas ao sistema so mais gerais.
A disponibilidade de equipamentos influenciar o tipo de organizao do sistema bem como a
escolha da linguagem de indexao.
A existncia de recursos humanos adequados outro fator a ser considerado. Quando h carncia
de pessoal deve-se optar por um sistema que exija uma manuteno mnima e um menor esforo na
indexao, necessrio utilizar ao mximo os benefcios de uma indexao automtica associado
indexao atributiva.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 27


Existem, tambm, casos onde os recursos humanos disponveis so renovados de perodo a
perodo (estagirios, contratados, etc.). Desta forma, imprescindvel se garantir uma poltica bastante
explcita, atravs de manuais e de critrios bem definidos para garantir a qualidade das informaes
prestadas.

5.1. Elementos da Poltica de Indexao

Uma poltica de indexao deve atentar para os seguintes critrios para garantir consistncia e
qualidade:

Cobertura de Assuntos ""

Pelo estudo de usurio e da organizao, o planejador de um sistema de recuperao j ter uma


idia dos assuntos a serem cobertos pelo sistema, tanto os assuntos centrais como os perifricos. Podero
ento ser identificadas as reas onde se toma necessrio um tratamento em profundidade e aquelas a serem
tratadas superficialmente. Estas decises devem ser tomadas tanto para documentos bibliogrficos, quanto
arquivsticos.

O Processo de Indexao

Cada etapa do processo de indexao afetada por variveis que vo influenciar praticamente
todo o processo de recuperao da informao. Tais variveis se referem aos nveis de exaustividade e
especificidade requeridos pelo sistema, linguagem de indexao, capacidade de revocao e preciso do
sistema.
O nvel de exaustividade da indexao uma deciso poltica estabelecida pela
administrao do sistema de recuperao, de acordo com o propsito do mesmo. necessrio
lembrar, que, pesquisas sobre o desempenho de sistemas de recuperao tm
demonstrado que um nvel alto de exaustividade na indexao produz uma alta revocao e uma baixa
preciso.

Uma importante deciso poltica na indexao se refere ao nvel de especificidade. Um sistema


poder decidir entre uma indexao em maior ou menor profundidade, dependendo das demandas que
sero feitas.
H uma relao entre a especificidade e a capacidade de preciso de um sistema. Um maior grau
de especificidade aumenta a taxa de preciso e diminui a revocao7.

1
Revocao a extenso de documentos recuperados a partir de uma solicitaio de busca.

28 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


Escolha da Linguagem

A linguagem de indexao afeta o desempenho de um sistema de recuperao de informaes


em dois pontos: na estratgia de busca, estabelecendo a preciso com que o tcnico de busca
pode descrever os interesses do usurio e na indexao, estabelecendo a preciso com que
o indexador pode descrever o assunto dos documentos. H, portanto, decises a serem
tomadas, com relao linguagem de indexao, que tero importantes efeitos sobre o desempenho do
sistema.
Se o sistema automatizado e sua rea de assunto bastante especfica, poder ser escolhida
uma linguagem livre, cuja maior vantagem a rapidez na operao de indexao e a possibilidade de se
utilizar pessoal menos qualificado. Entretanto, o uso de linguagem livre requer um maior esforo
do estgio de busca. Isto porque as palavras usadas como termos de indexao so as prprias
palavras dos autores, tanto nos ttulos, como nos textos, e, para assegurar recuperao adequada,
o pesquisador precisa pensar em todas as alternativas de grafias possveis, singulares e plurais, sinnimos
e frases sinnimas at chegar ao documento procurado.
Com a linguagem controlada, a operao de indexao mais lenta, mas o esforo despendido
na busca reduzido. A linguagem controlada permite uma maior consistncia na indexao, o que a toma
mais adequada a um sistema de recuperao que atue em base cooperativa.
Atualmente, o uso dos dois tipos de linguagem em um mesmo sistema comum. Entretanto
fundamental que se tenha claro as limitaes e possibilidades de cada uma para uma correta tomada de
deciso.
Outro aspecto a ser observado em relao linguagem de indexao a pr ou ps-coordenao.
A linguagem pr-coordenada tem a vantagem de ser mais precisa e de facilitar a estratgia de busca, evitando
falsas associaes e relaes incorretas. Entretanto, em sistemas automatizados perde sua funo,
na medida em que se pode recuperar a informao em qualquer parte do enunciado. Assim, uma
linguagem adequada aos sistemas manuais. A linguagem ps-coordenada permite uma maior
revocao do que a linguagem pr-coordenada, apesar de no oferecer uma alta preciso, pois
com a combinao dos termos somente na sada, podem-se obter associaes falsas e relaes
incorretas. Tais problemas podem ser evitados pelo uso de artifcios de preciso como elos e indicadores
de funo. uma linguagem adequada a sistemas automatizados em que manipulado um grande volume
de dados.
Por ltimo, importante acentuar a necessidade de documentar a poltica de indexao adotada
atravs de um manual, pois nenhuma equipe estvel no tempo. A maior parte dos sistemas de recuperao
de informao no possui polticas escritas para os seus diversos servios, o que acarreta
problemas de inconsistncia e descontinuidade das operaes. Uma poltica bem documentada,
alm de contribuir para a eficincia do servio, servir de orientao em caso de mudana
na administrao.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan /jun 2006 29


6. Consideraes Finais

A gesto da informao arquivstica requer processos de descrio. Atualmente, no mais


possvel a opo por um nico ponto de acesso, que na maioria das vezes foi aquele utilizado para guarda
dos documentos. Esta necessidade de descrio pelos diversos pontos de acesso ocorre em qualquer idade
da documentao, devido a pelo menos um fator - a automatizao dos processos de organizao da
documentao arquivstica.
Produtos seminais da atividade de organizao de documentos em arquivos como, por exemplo,
os inventrios, j se encontram em forma eletrnica. Quando isto ocorre os pontos de acesso viram
metadados do sistema e os ndices se apresentam sob as diversas formas de busca da informao, agora
no mais como lista, mas como possibilidades de busca em meio on-line. Campos como as ementas nos
inventrios analticos devem atualmente ser implementados de forma a se ter certo cuidado com a
terminologia utilizada, pois tambm podem ser apresentados como campos de recuperao e no somente
de leitura, como era considerado quando os inventrios eram somente impressos. Desta forma, princpios
importantes relacionados ao tratamento documental, como: qualidade da anlise feita; respeito
necessidade do usurio e aos fundos institucionais; coerncia e uniformidade na aplicao de normas e
regras para a descrio e controle terminolgico devem ser respeitadas visando melhoria dos servios
prestados.
Por todos os aspectos apresentados consideramos de fundamental importncia a aproximao
entre os profissionais que lidam com a informao documentria. Esta aproximao deve se apresentar
sob diversas perspectivas, ou seja, emprica, terica, metodolgica e argumentativa. De outra forma,
consideramos que talvez estaremos num processo permanente de "inveno da roda".

7. Referncias Bibliogrficas

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&Administrao.RiodeJaneiro,v.lO-14,n.l,p. 14-33,abr. 1982/ago.l996.
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GOMES, Hagar E. & CAMPOS, Maria Luiza de A. Especificidades do ensino de tratamento da informao.
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HAGEN, Accia M. M. Algumas consideraes a partir de padronizao da descrio arquivstica. Ci. Inf.,
vol. 27, n. 3, Braslia, 1998.

30 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


ISAD (G): norma geral internacional de descrio arquivstca, adotada pela Comisso adhocdz Normas
de descrio. Estocolmo, Sucia, 21-23 de janeiro de 1992, verso final aprovada pelo CIA. 2*. ed. rev.
Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1998.
LANCASTER, F. W. Indexao e resumos: Teoria e prtica. Braslia: Briquet de Lemos, 1993.
LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri: EDUFF, 1996.
MENDES, Maria Tereza Pinto & SIMES, Maria da Graa. Indexao por assuntos: princpios gerais e
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NEVES, Michelle Monteiro. Delineando o valor do sistema de informao de uma organizao. Ci. Inf.,
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PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3 ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 1997.
RIBEIRO, Fernanda. Aclassificao em arquivos: processo natural ou arranjo a posterior? Leituras Revista
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SHELLEMBERG, T. R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. 2. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV,
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SHELLEMBERG T. R. Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio. 2. ed. Rio de Janeiro:
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SILVA, Maria dos Remdios & FUGITA, Maringela S. 1. Aprtica de indexao: anlise da evoluo de
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Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 31


Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006
GESTO ARQUIVSTICA E PRESERVAO
DE DOCUMENTOS DIGITAIS NO BRASIL:
ESTADO DA ARTE

Rosely Curi RondinelW e


Claudia Lacombe Rocha2

I - INTRODUO

A proliferao dos documentos digitais nas instituies pblicas e privadas brasileiras ocorrida
a partir da dcada de 1990, reforou a necessidade de se proceder gesto arquivstica e preservao
desses documentos. Isto por que, ao contrrio dos documentos em papel, os digitais so extremamente
vulnerveis interveno humana, obsolescncia tecnolgica e degradao do suporte. Ora,
considerando-se que o documento arquivstico fonte de prova das atividades exercidas pela instituio
que os cria, os fatores mencionados acima comprometem as qualidades essenciais desse tipo de documento
quais sejam sua fdedignidade e autenticidade. Conseqentemente, governo, sociedade e cidados ficam
ameaados pela falta de documentos capazes de sustentar seus direitos e deveres.
Ainda em relao s peculiaridades do documento digital frente ao documento tradicional,
observamos que o suporte papel foi substitudo pelo magntico ou tico; os smbolos deixaram de ser o
alfabeto e desenhos para serem dgitos binrios; a leitura, antes direta, passou a ser indireta, isto ,
dependente de software e de hardware e a visualizao simultnea de suporte e informao deixou de
existir, ou seja, no caso dos documentos digitais, informao e suporte so perfeitamente separveis.
A dificuldade de se identificar o documento arquivstico em meio diversidade e enormidade
de informaes digitais produzidas e acumuladas por uma instituio, mais uma questo que se coloca
quando se fala em documentos digitais. Isto porque esse tipo de documento alm de ser uma unidade
lgica e no fsica, pode se apresentar tanto como seu equivalente em papel, isto , memorando,
relatrio, ofcio, contrato etc, quanto como unidades complexas (hipertextos) ou conjuntos
dinmicos, muitas vezes de contedo mutvel, que se comunicam entre si e/ou com o usurio (bases de
dados).
No que diz respeito preservao, o documento digital traz uma contradio: para ser preservado,
precisa ser reproduzido. O binmio obsolescncia tecnolgica/fragilidade do suporte exige intervenes
como migraes, emulaes, refreshing, de maneira a garantir o acesso informao gerada em meio

1
Rosely Curi Rondinelli chefe do Servio de Arquivos do Museu do ndio - Funai e representante do
Brasil no CLAID (Caribean Latinamerica InterPARES Dissemination).
2
Claudia Lacombe Rocha tcnica do Arquivo Nacional e Presidente da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos - CTDE, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 33


digital. Tais intervenes, por sua vez, implicam diretamente na questo da autenticidade (identidade e
integridade) e da autenticao do documento reproduzido.
Na esteira das peculiaridades do documento digital est sua facilidade de criao e de
transmisso. Em relao primeira, observa-se nas mensagens eletrnicas (e-mail) um grau de
informalidade que compromete a qualidade arquivstica do documento. Quanto transmisso, fato que
a capacidade de comunicao entre as instituies foi potencializada pelas redes de trabalho de tal maneira
que desorganizou a estrutura burocrtica vigente e esvaziou os trmites inerentes s posies hierrquicas.
Assim, possvel redigir um relatrio em casa e envi-lo, por correio eletrnico, s trs horas da madrugada,
para o gabinete do diretor, passando antes pelo crivo de um colega que far os acertos necessrios a ttulo
de colaborao.
Por tudo isso reiteramos a afirmao do pargrafo inicial sobre a necessidade
do gerenciamento e da preservao do "documento digital a partir de uma abordagem
arquivstica.

H - INICIATIVAS BRASILEIRAS DE GESTO ARQUIVSTICA E


PRESERVAO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Em maro de2002o Conselho Nacional de Arquivos- CONARQ3 reformulou aCmaraTcnica


de Documentos Eletrnicos4 - CTDE, criada inicialmente em agosto de 1995.
ACTDE composta por um grupo interdisciplinar de profissionais das reas de Arquivologia,
Biblioteconomia, Histria, Direito, Administrao, Fsica, Engenharia Mecnica e Engenharia de
Computao, oriundos de vrias instituies do Poder Legislativo e Executivo, da esfera federal e estadual,
tais como Arquivo Nacional, Casa Civil da Presidncia da Repblica, Ministrio do Planejamento, Cmara
dos Deputados, Comisso Nacional de Energia Nuclear (CNEN), Universidade de Campinas (UNICAMP),
Museu do ndio - FUNAI e Marinha do Brasil.
O objetivo da CTDE definir e submeter ao CONARQ, polticas, normas,
e instrumentos tcnicos e legais sobre gesto arquivstica e preservao dos documentos
digitais.
Durante todo o ano de2002, a CTDE tratou de buscar o conhecimento terico e legal necessrio
s suas primeiras aes. Para tanto utilizou a seguinte metodologia:

3
"...rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem
por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um
Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo." (Informao retirada do site http://
www.arauivonacional.gov.br/conarq. em 21/12/2005).
'Neste artigo o termo documento eletrnico usado como sinnimo de documento digital.

34 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


. levantamento e estudo de bibliografia sobre gesto arquivstica de documentos
digitais em que se destacaram o projeto de UBC, o projeto de Pittisburgh e as iniciativas
australianas;

. levantamento e estudo da legislao brasileira relativa aos documentos digitais;

. reunies mensais com os membros da Cmara para discusso dos temas estudados e definio
de estratgias de ao.
Neste primeiro momento, a CTDE apresentou os seguintes produtos:

. elaborao de um conjunto de perguntas mais freqentes, sob a tica arquivstica, acerca dos
documentos digitais, com as respectivas respostas;

.construo de um website para divulgao dos seus trabalhos (http://


www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam tec doc ele)

A partir do ano de 2003, a CTDE deu incio elaborao de uma srie de instrumentos
fundamentais para o efetivo cumprimento de seus objetivos. Para tanto seguiu acompanhando a literatura
arquivstica internacional, especialmente os artigos e relatrios produzidos pelo projeto internacional
originrio da Universidade de British Columbia, no Canad, denominado InterPARES5. Ariqueza terico-
metodolgica desse projeto, construda a partir da diplomtica arquivstica contempornea, permitiu a
definio de conceitos fundamentais para os trabalhos da CTDE tais como: documento arquivstico digital,
fidedignidade, autenticidade, autenticao e outros. Esses conceitos compem um glossrio que se
constitui em um dos instrumentos elaborados pela CTDE e sobre os quais passaremos a falar:

1) Glossrio de termos relacionados a documentos digitais: tem por objetivo


definir a forma como devem ser entendidos os termos utilizados pelos componentes da CTDE
no mbito de suas discusses tcnicas e nos demais trabalhos desenvolvidos pelo grupo. A
metodologia utilizada para sua construo foi a consulta a trabalhos similares realizados na
rea de tecnologia da informao e de arquivo, como o projeto InterPARES e as "Diretrizes para
a preservao de documentos digitais" da UNESCO.

2) Carta de preservao do patrimnio arquivstico digital: seu objetivo


conscientizar e ampliar a discusso sobre o problema da instabilidade do legado digital,
alm de manifestar a necessidade de estabelecer polticas, estratgias e aes, que

'International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 35


garantam a preservao de longo prazo e o acesso contnuo aos documentos arquivsticos
digitais.

A Carta apresenta trs proposies bsicas: a elaborao de estratgias e polticas, o


estabelecimento de normas e a promoo do conhecimento.
As estratgias e polticas para preservao digital devero ser desenvolvidas por meio de aes
de gesto arquivstica de documentos, da instrumentao das organizaes arquivsticas, da insero do
Arquivo Nacional no programa de governo eletrnico e do incentivo a aes cooperativas para preservao
digital. Com relao ao estabelecimento de normas, a Carta prope a elaborao dos requisitos funcionais
e metadados para gesto e preservao de documentos digitais e os requisitos de segurana da informao
digital.
3) Resoluo n0 20, de 16 de julho de 2004, do Conselho Nacional de
Arquivos: essa resoluo "Dispe sobre a insero dos documentos digitais nos programas
de gesto arquivstica de igos e entidades pblicos". Estabelece a necessidade de se identificar
os documentos arquivsticos dentre as informaes e os documentos produzidos, recebidos ou
armazenados em meio digital e de se adotar um programa nico de gesto para os documentos
digitais e os no digitais. Alm disso, a resoluo define os requisitos arquivsticos bsicos
que um sistema eletrnico de gesto deve contemplar.
A Resoluo n0 20 foi elaborada mediante debate entre os membros da
CTDE e com base na Resoluo n01, de 18 de outubro de 1995, que "Dispe sobre a
necessidade de adoo de planos e ou cdigos de classificao de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e
funes."

4) Resoluo sobre recolhimento e transferncia de documentos digitais (em


fase de discusso): essa resoluo pretende estabelecer diretrizes para a transferncia ou
recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.
A metodologia utilizada para a elaborao da minuta dessa resoluo foi a anlise da Resoluo
n" 20 acima citada, amplo debate entre os membros da CTDE e estudo detalhado dos requisitos
para apoiar a presuno de autenticidade, identificados pela fora tarefa sobre autenticidade, do
InterPARES 1. Tais requisitos se aphcam aos documentos digitais antes de serem transferidos
para a custdia da instituio arquivstica.

3) Requisitos para a Gesto Arquivstica de Documentos Digitais no Brasil


- ReqBras: trata-se do instrumento mais importante que vem sendo elaborado pela CTDE
desde 2003. Representa um conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao produtora
de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos com o objetivo

36 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


de garantir a criao de documentos fidedignos e a preservao, ao longo do tempo, de Hnnimwitns
autnticos.

H que esclarecer que, nesta primeira fase, o ReqBras tem sua rea de concentrao na
gesto arquivstica de documentos digitais embora no deixe de mencionar tambm a questo da
preservao.
A metodologia que vem sendo utilizada para a elaborao do ReqBras a seguinte:

consulta a documentos internacionais a respeito de gesto arquivstica de documentos


digitais: norma ISO 15.489 de Gesto de Documentos; Modelo de Requisitos Funcionais (MoReq), da
Unio Europia, especificao de requisitos do Departamento de Defesa dos Estados Unidos (DoD);
Requisitos para Sistemas de Gesto de Documentos Eletrnicos do Public Records Office, da Inglaterra,
e a traduo portuguesa do manual desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivos, intitulado
Documentos de Arquivos Eletrnicos: manual para arquivistas. H que esclarecer que a utilizao dessas
fontes implicou na adaptao dos requisitos ali preconizados com as leis, normas e prticas arquivsticas
vigentes no Brasil;

redao dos itens que compem o ReqBras por trs membros da CIDE, em reunies semanais
realizadas no Museu do ndio, e posterior discusso dos referidos itens por todos os membros da Cmara,
tanto em reunies presenciais realizadas mensalmente nas diferentes instituies que integram a CTDE,
como por meio de correio eletrnico;

discusso com a equipe da Coordenao de Gesto de Documentos - COGED, do Arquivo


Nacional, para esclarecimento de dvidas relativas a conceitos e a procedimentos no mbito da gesto
arquivstica;

diviso do ReqBras em duas partes: a primeira contempla aspectos conceituais e o


planejamento necessrio implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos; a segunda
refere-se aos requisitos funcionais e aos metadados de um Sistema Eletrnico de Gesto Arquivstica de
Documentos - SEGAD.

A inteno da primeira parte do ReqBras deixar claro que o sucesso de um SEGAD est
diretamente ligado condio de que sua implantao se d a partir de um programa
de gesto arquivstica de documentos devidamente planejado e assimilado por todos,
permitindo assim que se faa a necessria diferena entre Sistema Eletrnico de Gesto
Arquivstica de Documentos (SEGAD), Sistema de Informao e Gerenciamento Eletrnico de
Documentos (GED).

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 37


Em relao segunda parte, os requisitos funcionais foram estruturados da seguinte
forma:

organizao dos documentos arquivsticos: plano de classificao


produo
tramitao e fluxo de trabalho
captura
avaliao edestinao
recuperao da informao
segurana
armazenamento
preservao
funes administrativas e tcnicas.

No que diz respeito aos metadados, tomou-se por base os modelos da Austrlia6,
do Reino Unido7, do MoReq e da Norma ISAD-G, sendo os metadados agrupados em quatro reas,
a saber:

elementos de identificao e de contexto documental


elementos de contexto tecnolgico
elementos de segurana
elementos de localizao.

A partir da fez-se um levantamento dos metadados de cada rea e definiu-se quais deveriam ser
relacionados e complementados aps a definio dos requisitos funcionais.
Uma vez concludo, o ReqBras ser aberto consulta pblica e, posteriormente, submetido
aprovao do CONARQ. Espera-se assim que o modelo de Requisitos para a Gesto Arquivstica
de Documentos Digitais no Brasil, se tome um padro a ser exigido pelo governo no momento da
construo ou aquisio de softwares de gesto arquivstica de documentos pelas instituies pblicas.
A adoo de tal medida representar o posicionamento definitivo do Brasil em favor da preservao de
documentos arquivsticos digitais autnticos, colocando-o em sintonia com o que vem sendo feito nos
pases mais avanados e com o programa Memria do Mundo, da UNESCO.

6
National Archives of Australia, Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth
Agencies. 1999.
'Public Record Office, Requirements for Electronic Records Managements Systems.
2002.

38 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


Ill - CONSIDERAES FINAIS

A reformulao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos pelo Conselho Nacional de


Arquivos em 2002, representou o reconhecimento definitivo por parte da comunidade arquivstica
brasileira, liderada pelo Arquivo Nacional, sobre a importncia da busca pelo domnio do conhecimento
relativo gesto arquivstica e preservao dos documentos digitais.
O trabalho que vem sendo desenvolvido pela CTDE se caracteriza pela combinao de uma
consistncia terico-metodolgica, retirada basicamente da primeira fase do InterPARES, com
iniciativas prticas lideradas pelo Departamento de Defesa Norte Americano, pelo Arquivo Nacional
ds Estados Unidos, pelo Public Records Office, da Inglaterra, e pelo MoReq, da Comunidade
Europia.
O modelo de Requisitos para Gesto Arquivstica de Documentos Digitais no Brasil, a ser
concludo em 2006, dever ser seguido de uma nova frente de trabalho, desta vez voltada para a questo
da preservao.
Por meio desses instrumentos, a CTDE e o CONARQ, sempre sob a liderana do Arquivo
Nacional, dotam as instituies arquivsticas, o governo e a sociedade em geral, de mecanismos
capazes de assegurar a qualidade dos documentos arquivsticos, e, conseqentemente, da Memria do
Mundo.

BIBLIOGRAFIA:

Brasil. Resoluo n" 1 do Conselho Nacional de Arquivos, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a
necessidade de adoo de planos e ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que
considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. Disponvel em: http://
www.arquivonacional.gov.br/conarQ/cam tec doc ele. Acessado em: 5/12/2005.
Brasil. Resoluo no20do Conselho Nacional de Arquivos, de 16 de julho de 2004. Dispe sobre a
insero dos documentos digitais nos programas de gesto arquivstica de rgos e entidades pblicos.
Disponvel em: http://www.arauivonacional.gov.br/conaiTq/cam tec doc ele. Acessado em: 15/12/2005.
Brasil. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE. Disponvel em: http://
www.arauivonacional.gov.br/conarQ/cam tec doc ele. Acessado em: 20/12/2005.
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Disponvel em: (http://www.arquivonacional.gov.br/conarq.
Acessado em: 20/12/2005.
Findings on the Preservation of Authentic Electronic Records. Final Report to the Historical Publications
and Records Commission. US - InterPARES Project, September 2002.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 39


Rocha, Claudia Lacombe. Gesto arquivstica de documentos digitais. IV Seminrio Internacional de
Arquivos de Tradio Ibrica. Lisboa, 2005.
; Silva, Margareth da. Gesto de documentos arquivsticos digitais in Boletim Informativo
daAssociao dosArquivistas Brasileiros. Rio de Janeiro: AAB, Ano 14, nmero l,jan-jun2005.
Rondinelli, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos. Rio de
Janeiro, FGV, 2002.
.Gesto de documentos arquivsticos eletrnicos: iniciativas brasileiras. Rio de Janeiro, 2002.
Disponvel em: http://www.arquivonacional.gov.br. Acessado em 14/12/2005.
The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project Edited
by Luciana Duranti. San Miniato: Archilab, 2005.

40 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


A PRESERVAO DA INFORMAO NA
ARQUIVSTICA CONTEMPORNEA

Srgio Conde de Albite Silva

arquivista/conservador, professor do Departamento de Estudos e Processos Arquivsticos da


Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO, mestre em Memria Social
e doutorando do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da UFF-IBICT.
albite@uninet.com.br

RESUMO
Este artigo apresenta como algumas correntes do pensamento arquivstico contemporneo entendem e
tratam a questo da preservao nos tempos atuais. Para isso foram escolhidos 13 textos de 11 autores de
diferentes escolas e nacionalidades, tidos como de produo relevante na rea. Realizou-se uma anlise
crtica sobre a forma e o contedo com que os autores tratam da preservao de acervos, de documentos e
de informao nos textos escolhidos. Foram observadas as posies tcnicas, cientficas e polticas
expostas pelos autores, e comparados os enfoques, conceitos e os entendimentos sobre a questo da
preservao.

ABSTRACT
This article displays how some contemporary currents of the Archival Science understand and treat the
subject of the preservation in the current times. For that there were chosen 13 texts of 11 relevant authors
of different schools and nationalities. It was made a critical analisys on the form and in the content of
each article to understand how the manner that the authors treat the preservation of collections,
documents and information in its own texts. Technical, scientific and politics positions were observed
if and when exposed by the authors, in the way to establish a comparison among the focuses, concepts
and the understandings on the subject of the preservation.

Palavras-chave: Preservao - Arquivstica - Preservao da Informao -

INTRODUO

Para tratar da preservao da informao na Arquivstica contempornea, este artigo recorreu a


alguns textos que, apesar de no terem como objetivo principal especificamente essa questo, podem ser
considerados de relevncia e seus autores reconhecidos como referenciais na rea. Os artigos selecionados

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 41


e analisados abordam temas genricos e especficos da Arquivstca, tais como o quadro terico, conceituai
e metodolgico da rea, as possibilidades e as realidades das intervenes e das atividades profissionais,
a questo da quebra de paradigma, a pesquisa e o ensino. Tal abrangncia justifica a escolha feita.
As transformaes por que passa a Arquivstca contempornea, apontadas pelos autores
referenciados, foram analisadas dentro do contexto de produo de cada um dos artigos, considerando-se,
portanto, a circunstncia intelectual, de mundo e de vida prpria de cada autor como uma espcie de pano
de fundo, onde suas idias se apresentam como fenmeno, processo e resultado de suas respectivas bases
cientficas e tcnico-produti vas. Nessa circunstncia, pretendeu-se identificar o grau, a freqncia e a
extenso com que o tema "preservao" aparece.
Como a Arquivstca contempornea pensa a questo da preservao da informao arquivstca?
A essa pergunta, procurou-se associar elementos objetivos dos textos referidos que pudessem a ela
responder. Por considerar que os textos selecionados refletem abordagens predominantes (se no
hegemnicas) na rea, procurou-se verificar se e em que grau a questo da preservao da informao e dos
documentos arquivstcos era uma questo posta.
Assim, por reconhecer que somente possvel estudar, conhecer, classificar, organizar, descrever,
recuperar, disseminar e dar acesso quilo que existe, que permanece, parte-se do pressuposto que a
preservao componente indissocivel do fazer e do pensar arquivstcos, e que, portanto, de alguma
forma, deveria estar contemplada nos textos que refletiriam as abordagens predominantes na Arquivologia
contempornea.
O primeiro problema que se apresenta a fragilidade no quadro conceituai da preservao. O que
queremos dizer quando falamos em preservao, conservao, restaurao, conservao preventiva?
Em "Algumas reflexes sobre preservao em arquivos e bibliotecas" (Silva, 1998, p. 8)
observvamos

Os conceitos de preservao, conservao e restaurao, relativamente novos no mundo, bem


recentes no Brasil e, certamente, ainda muito longe de um consenso, configuram uma rea com
certo grau de nebulosidade entre os profissionais-conservadores, arquivistas, bibliotecrios,
muselogos, tericos, cientistas etc. Ward (1992, p. 67) expe a utilidade de se explicar a
terminologia usada em trabalhos referentes conservao, chamando ateno para a mistura
de significados entre os termos "preservao, conservao e restaurao no s em relao
s lnguas inglesa, francesa e espanhola, como tambm no que concerne ao seu uso entre os
organismos internacionais, e ainda, por exemplo, ao uso pela museologia. Conservacin (em
Espanhol) corresponde a conservation/preservation (no Ingls) e a conservation (em Francs).
J o especialista en conservacin (em Espanhol) tem como correspondente (em Ingls)
conservator/conservation scientist, ou professiomel de la conservation (em Francs). Um
conservator atua tanto na conservao, como na preservao, e o restorer, apenas na
restaurao.

42 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


Em recente tese defendida neste programa, Zfiiga diz (2005, p. 28)

O quadro conceituai que envolve procedimentos do que se convencionou chamar de preservao


s recentemente comea a se delinear de forma mais clara, com a adeso de alguns pases
europeus, como a Frana e a Inglaterra, aos mtodos e tcnicas preconizados pela chamada
conservao preventiva. Aos poucos, seguindo a linha de trabalho desenvolvida a partir dos
Estados Unidos, em oposio nossa matriz europia, vo se formando os conceitos referentes
preservao, conservao e restaurao de bens culturais mveis, bem como o de conservao
preventiva, o mais recente de todos.

Inicialmente voltada para a recuperao do estado fsico do suporte dos documentos


(suporte+informao), a preservao hoje (primeiro, restaurao, depois conservao, mais tarde,
conservao preventiva) encontra-se integralmente voltada, no mundo inteiro, para resolver a equao
"preciso e rapidez na transferncia e acesso da informao versus segurana e qualidade (condies de
uso) da informao".
A restaurao e a conservao so, hoje, entendidas como aes corretivas que intervm na
estrutura dos materiais, visando a melhorar o seu estado fsico. Ambas implicam em tratamento
individual, obra a obra, item a item. A conservao implica interveno na estrutura dos suportes com o
objetivo de assegurar uma vida til, a mais longa possvel, possibilitando o acesso fsico do
documento a geraes futuras. uma interveno direta que dever aumentar a esperana de vida
do bem patrimonial, esteja ele em bom ou mau estado. Arestaurao implica interveno na estrutura dos
suportes com o objetivo de recuperar, o mais prximo possvel, as condies originais desse suporte.
, tambm, uma ao direta que dever valorizar o sentido, o significado, e o contedo
dos bens culturais mveis em mau estado. A conservao preventiva implica melhorias e controle do
meio ambiente na rea de guarda dos acervos, no acondicionamento, na armazenagem e no uso dos
documentos com o objetivo de retardar o incio do processo de degradao dos suportes.
uma interveno indireta, preventiva, que considera a totalidade do acervo e dos agentes
humanos (tcnicos e usurios), sendo, pois, um tratamento realizado no e em funo do conjunto do
acervo.
A Preservao incorpora a restaurao (recuperar), a conservao (salvaguardar), a conservao
preventiva (gerenciamento do ambiente), e agrega o planejamento, o financiamento, as decises
administrativas e as escolhas polticas e tecnolgicas. Ou seja, a preservao toda e qualquer ao que,
recorrendo plataforma tecnolgica disponvel, aos conhecimentos tcnico-cientficos existentes e s
polticas institucionais, visa a garantir estabilidade qumica e resistncia mecnica aos materiais que
compem os suportes onde esto registradas as informaes. O seu impacto vai muito alm da obra e do
acavo.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 43


A METODOLOGIA DE ANLISE

Como se apresentou a questo da preservao nos textos analisados? Tratou-se de localizar nos
textos as expresses "preservao", "conservao", "restaurao" e "conservao preventiva" e as suas
derivaes (conservador, restaurador, preservar...).
Uma tabela relaciona todos os textos lidos e analisados, registra dados objetivos como datas, ttulos,
autoria, a quantidade de pginas e o tipo dos textos em pauta (livro, conferncia, artigo), bem como apresenta
um resumo de cada um dos textos na tentativa de dar uma idia geral dos objetivos com que estes foram
produzidos e do contexto em que foram escritos.
As trs ltimas colunas da tabela apresentam a quantidade identificada das expresses
preservao, conservao e restaurao em cada um dos textos. Esta estratgia foi central na
produo deste trabalho, uma vez que o uso dessas expresses foi o sinal considerado para localizar uma
possvel abordagem do assunto. preciso frisar que algumas vezes essas expresses, apesar de localizadas
em algum texto, foram desconsideradas por estar sendo usadas fora do contexto, ou seja, com outro sentido
que no o de preservao, conservao ou restaurao de documentos, acervo ou informao
arquivsticos.
A expresso conservao preventiva no foi encontrada em qualquer dos textos. Todos os termos
que aparecem grifados em negrito foram feitos pelo autor deste trabalho.
De posse desses dados quantitativos, trabalhou-se com as frases onde as expresses foram
utilizadas para verificar as idias do que os autores expunham. Com isso, pretendeu-se tornar
possvel compreender o que os autores entendiam e explicitavam sobre a questo da
preservao na Arquivstica. Evidentemente que, em razo dos objetivos deste artigo, as idias anteriores
que sustentam as frases pinadas para esta anlise, bem como as suas subseqentes e
respectivas concluses, somente podero ser obtidas e compreendidas na leitura integral de cada um dos
textos.
Nas consideraes finais, tratou-se de se posicionar frente ao que foi levantado.

Os artigos analisados
Ttulo Autor
Ano Quant Tipo Resumo Res Con Pre
da i-dade t s. s.
obra de
pgina
s
Aiquivdogia Maria 2005 124 livro Mapeia os territrios disciplinares da 4 6 16
e Cincia da Odila Cincia da Informao e da
hfbnnao Fonseca Arquivologia e analisa a produo de
artigos em peridicos e de teses e
dissertaes em programas de ps-
graduao, relacionando-os com as
reas em que foram produzidos.

44 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


Arquivistica- Armando 1999 254 livro Trata de situar alguns conceitos como
teoriae prtica Malheito informao, conhecimento,
de uma da Silva e comunicao, representao da
Gndada outros informao, memria, acesso e
Informao* Cincia da Informao. Apresenta
uma retrospectiva epistemolgica da
Arquivstica internacional ao longo
dos tempos sob uma perspectiva
diacrnica dos quadros tericos,
conceituais e metodolgicos
encontrados e propem um objeto e
um mtodo de uma Arquivstica ps-
custodial e cientfica.
A Pedro de 6 artigo Refora a necessidade de realizao 1
"investigado Abreu de pesquisa como atividade regular da
como Peixoto Arquivstica, entendida esta como
demento uma cincia da informao, sugerindo
estruturarte o modelo learning by sharing.
dos esquemas
de
programao
arejuivisdca
AnMa Terry 2000 22 artigo Explora as relaes entre a ps- 1 7
sdencecnd Cook modemidade e a Arquivstica,
past- sugerindo a existncia de um
modemism- rompimento paradigmtico. Sugere
new ainda novas abordagens, de tal forma
jbmutlaticns que a Arquivstica d conta da anlise
forM das propriedades e caractersticas dos
concepts documentos, de suas funes,
processos e transaes no sculo XXI.
Fashionable Terry 2001 23 artigo Inicia analisando as crticas feitas ao 1
nonsenseor Cook ps-modemismo. Ao explicar os
pnfessional conceitos-chave da ps-modemidade,
rebirth: entende que esta pode ser favorvel
pastmodems aos arquivistas. Apresenta algumas
m and the idias ps-modernas sobre os
pnxliceof arquivos que podem tomar mais rica a
a/vhhes relao entre os arquivistas e os
usurios de arquivos.
The Theo 1999 7 confe Em um seminrio sobre o
deuefopmertt Thomas rnci desenvolvimento da cincia dos
qfarc/mal sen a arquivos, o autor faz uma conferncia
sdmceands sobre o estado da arte da rea, em sua
eumpems dimenso europia. Aborda a questo
memion do objeto, dos objetivos e dos
mtodos e tcnicas do que seria uma
cincia dos arquivos. Entende haver
um rompimento paradigmtico onde o
paradigma anterior integrado no
novo.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 45


Ajkst Theo 2001 13 artigo Em um texto intencionalmente de 2
iunxhaianto Thomas cunho didtico, o autor apresenta um
anMal sen panorama dos principais conceitos
science arquivsticos.
larsc/tervhe Gad 1999 38 artigo Este artigo parte de uma pesquisa 20 1
en Coutmee maior. Os autores realizaram uma
archhistique: Daniel reviso da literatura sobre a pesquisa
mtadela Ducharme arquivstica em francs e ingls.
question Entendem que a pesquisa arquivstica
tem um papel fundamental no
desenvolvimento da disciplina.
Apresentam novos campos e
possibilidades de pesquisa
arquivstica. Abordam ainda aspectos
metodolgicos, da formao
profissional e do incentivo pesquisa.
Archival Bruno 2001 13 artigo intende que os arquivos (archives 4
science Delmas and record?) mudaram de natureza e
facing the status. Pensa que a cincia dos
information arquivos uma disciplina em
society ascenso social, mas que precisa
ainda ser definida em relao ao seu
objeto. Aborda a questo da
diplomtica contempornea e analisa
o que sejam as fraquezas e as foras
dos arquivistas.
Lafomation Carol 2000 22 artigo Este artigo parte da mesma pesquisa 1
en Coutmee citada anteriormente (item 8). Trata
anMvistique Jocelyne da situao acadmica da Arquivstica
etleprofi/de Martineau e vincula a arquivstica s cincias da
I'anMiste informao, por oposio viso
contenponm historicista. Aborda a questo do
ensino, dos professores e da
Universidade, reconhecendo que a
Arquivstica tende autonomia como
disciplina.
Ethnakgie Eric 1999 14 confe Aps analisar a importncia dos
archnistigue Ketelaar diferentes contextos onde realizam-se
rnci os arquivos, o autor prope que a
a Arquivstica busque na Sociologia o
mtodo comparativo para que realize
o que chama de etnologia
arquivstica, entendida como capaz de
dar conta das diferenas sociais,
polticas, culturais, ideolgicas dos
lueares de oroduco dos arauivos.

46 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


AnMes Snia 1994 74 cap- Apresenta os percalos da autora 1 8 2
intenes- Combe tulos (uma historiadora) em busca de fontes
lespeurx de um arquivsticas para um trabalho sobre
Jnmaises livro judeus franceses na ocupao nazista.
face A partir da traa um agudo quadro da
/'UsKxre situao dos arquivos franceses em
contmponme relao ao acesso a documentos
entendidos como "sensveis"
existentes nos arquivos pblicos da
Frana, questionando o poder do
Estado e dos arquivistas sobre a
documentao custodiada.
Mal de Jacques 2001 38 cap- O filsofo ps-modemo apresenta 6
arquivo - Derrida tulos uma concepo inusitada de arquivo
- uma de em uma conferncia pronunciada em
impresso um seminrio sobre memria. Analisa a
freudiana livro questo do arquivo e da memria a
partir de Freud, onde a pulso de
arquivo, a pulso de destruio o
mal de arquivo.
5 43 33
* A consulta foi realizada no ndice remissivo de assuntos existente no fim do livro.

O CONTEXTO DAS FALAS

TEXTO 1 - Em "Arquivologia e cincia da informao", ao analisar a informao como possvel


objeto da Arquivologia, Fonseca (p. 10) apresenta o conceito de Delmas de Arquivologia: "a cincia que
estuda os princpios e os procedimentos metodolgicos empregados na conservao dos documentos de
arquivos, permitindo assegurar a preservao dos direitos, dos interesses, do saber e da memria das
pessoas fsicas e morais". Aqui, a conservao dos documentos parte central e fundamental da cincia
definida, do que subentende-se que o objetivo dos arquivos a prpria conservao dos documentos. Na
pgina 32, ao listar o surgimento dos depsitos centrais de arquivos, Fonseca cita Foucault, para quem
a "conservao mais completa do escrito" parte da metodologia dos arquivos em um "ambiente de
histria". Ao tratar da instituio arquivstica pblica, Fonseca (p. 40) a entende como "rgo responsvel
pelo recolhimento, preservao e acesso dos documentos gerados pela administrao pblica",
considerando a preservao como uma das trs atividades que definem um arquivo. Nessa mesma linha de
pensamento, na pgina 46, citando um trabalho de Fonseca e Jardim de 1998, a conservao considerada
uma das etapas do ciclo documental. Ao abordar a questo manualstica da rea, Fonseca, citando um
estudo RAMP em 185 obras, verificou que a categoria "conservao e restaurao, edifcios e equipamento,
segurana, climas tropicais" tema de 22 publicaes, ou 11,8% do total. Na pgina 53, conservao
aparece como uma das condies para o "nascimento" de um arquivo, uma vez que, segundo Cook apud
Fonseca, para existir um arquivo, necessrio que o conjunto de documentos tenha sido entregue a uma
instituio "encarregada, de modo especfico, de sua conservao". No incio do captulo 3, Fonseca afirma

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 47


que "a Arquivologia foi profundamente marcada, em suas origens, pelos seus aspectos pragmticos,
vinculado s prticas burocrticas visando a eficcia e eficincia na guarda e preservao de arquivos,
notadamente os pblicos." Ao tratar dos objetivos e metodologias da Arquivologia, conforme Duranti
citada por Fonseca (p. 56), apareceria talvez o entendimento mais freqente do senso comum para a
preservao, ou seja, "preservao da memria e para a garantia de fontes paia a Histria." Ao analisar os
aspectos ps-modertios da Arquivologia levantados por Terry Cook, Fonseca (p. 60) sintetiza cinco pontos
indicados por Cook como sinais de mudana emergente na Arquivologia, onde a preservao aparece com
destaque:

Uma mudana nas razes mesmas pelas quais arquivos devem ser preservados, uma mudana
que desloca as razes da preservao dos arquivos de uma justificativa jurdico-
administrativa, ancorada em conceitos de estado, para uma justificativa scio-cultural,
ancorada em polticas e usos pblicos mais amplos.

Aqui, percebe-se que o autor sugere uma ampliao do entendimento da Arquivologia como
"saber de Estado", ainda que reconhea ser esta a sua origem. Nesse mesmo sentido de compreenso maior
do que seja arquivo, Ketelaar citado na pgina 61, onde diz que arquivo "uma expresso do valor que
a sociedade associa preservao do presente para uso futuro. Arquivar, ento, no relativo histria,
mas ao futuro." E esse sentido de uso futuro que faz com que Cook saliente (Fonseca, p. 62) que hoje o
arquivista deve interferir na preservao dos documentos antes mesmo deles serem criados, sugerindo
uma ampla reformulao do dispositivo metodolgico:

Os mtodos tradicionais de preservao de documentos de arquivo baseados em padres


apropriados de restaurao, armazenagem e uso dos suportes fsicosficam irrelevantes na
medida em que os documentos devem migrar seus contedos muito antes da deteriorao
fsica de seus suportes, o que est trazendo uma importante reconfigurao dos
pressupostos de provenincia, originalidade e funcionalidade dos documentos.

A prpria teoria arquivstica, existente para Cook, dever ser reformulada nessa circunstncia:

a preservao no mais ser voltada para a restaurao, conservao e guarda adequada


dos documentosfsicos, mas, ao contrrio, seu principal objetivo ser a migrao e emulao
constantes dos conceitos e inter relaes que agora definem os documentos eletrnicos
para novos softwares.O importante, agora, a preservao de contedos, (p. 64)

Ao propor que o arquivista contemporneo atue como um "mediador ativo", Cook, citado por
Fonseca (p. 64) sinaliza nitidamente para o componente poltico da atuao do arquivista, uma vez que
este teria sob sua responsabilidade a escolha dos acervos a serem preservados:

48 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


Os arquivistas evoluram de ascticos e frios guardies de uma herana documental para
se transformarem em agentes intervenientes, que determinam padres de preservao e
gesto, selecionando para preservao somente uma minscula parcela do grande universo
de informaes registradas. Arquivistas transformam-se dessa forma em ativos
construtores de suas "casas de memria". Assim, devem estar atentos, a cada dia,
com o exame das suas polticas nos processos de criao e formao da memria
arquivstica.

Os dois ltimos usos dos termos identificados na obra de Fonseca referem-se citao do
CEPAD - Comisso Especial de Preservao do Acervo Documental nos debates da reforma
administrativa de 1985 no Brasil (p. 69) e ao ttulo de uma dissertao de mestrado defendida na UnB em
2000.

TEXTO 2 - Em "Arquivstica - teoria e prtica de uma Cincia da Informao" no foram


encontradas quaisquer referncias ou uso das expresses selecionadas. No entanto, sabe-se que os
autores defendem a posio de que a preservao de documentos seria uma atividade
sob responsabilidade dos arquivistas. Considerando a Arquivstica uma Cincia da Informao, a
preservao seria resultado de uma cooperao interdisciplinar.

No sector preventivo e prtico da conservao e restauro, a pesquisa liderada porflsico-


qumicos e bilogos no que concerne aos suportes tradicionais (pergaminho, papel,
madeira...) e por engenheiros mecnicos, electrotcnicos e da computao no que respeita
a novos suportes (filme, fotografia, microfilmagem, audiovisual e electrnico-digital),
colhendo a o especialista em C. I. dados ricos, variados e densos a integrar no seu
conhecimento essencialmente prtico face s necessidade de conservao e durabilidade
da informao armazenada. (Silva & Ribeiro, Das "cincias " documentais cincia da
informao, 2002, p. 127)

A preservao estaria afeta tambm a especialistas da rea, como conservadores-restauradores,


em vista de sua formao que inclui disciplinas como fsica, qumica, biologia, natureza dos materiais,
entre outras, fora, portanto, da rea de humanas e sociais.

TEXTO 3 - Em "A investigao como elemento estruturante dos esquemas de programao


arquivstica" a expresso conservao aparece em citao de Schellenberg no pargrafo em
que Peixoto (p. 1) apresenta definies para a Arquivstica como cincia. Para Schellenberg
apud Peixoto, a Arquivstica seria a cincia que trata dos arquivos, da sua conservao,
administrao, classificao..., voltando quele sentido genrico e generalista conforme vista
anteriormente.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 49


TEXTO 4 - Fm Archival science and postmodernism: new formulations for old concepts, citando
o mal de Arquivo de Derrida, Cook (p. 3) lembra que o ps-modemismo se preocupa tambm com a
preservao dos arquivos, considerados estes instituies de memria do Estado. Na pgina 12, Cook
trata da preservao do contexto e da ordem original dos documentos de arquivo. Embora aqui o uso da
expresso preservao no esteja explicitamente se referindo ao aspecto fsico da unidade ou do conjunto
documental, pareceu-nos importante a abordagem feita pelo autor. Isto porque esta se aproximaria do que
chamamos de "preservao da informao", ou seja, alm da preocupao com a preservao dos aspectos
fsicos dos documentos, este seria um bom exemplo da necessidade de se preservar uma informao (o
contexto e a ordem original) que, apesar de no estar registrada em nenhum suporte ou explicitada em um
documento especfico, parte essencial do arquivo e tem de ser preservada. Cook chama a ateno para a
alterao das intervenes de preservao em um mundo de documentos eletrnicos, onde a avaliao
ganha destaque. Alm disso, Cook salienta que ^preservao tradicional dever ser substituda por uma
que garanta a permanncia da leitura, uso e compreenso dos documentos eletrnicos (migrao) com o
passar do tempo. O meio fsico (suporte) perde importncia (p. 13). Para resumir os argumentos anteriores
utilizados, Cook apresenta oito itens com propostas de "novas formulaes". Na pgina 15, no item
dedicado avaliao, Cook usa uma expresso atualmente bastante freqente na rea, que preservao
continuada ou preservao de longo termo. Na mesma pgina, no item dedicado preservao, o autor
ratifica que o foco da preservao no pode ser mais nos reparos, na conservao ou na guarda do meio
fsico, mas na migrao contnua dos virtual records and virtualfonds para novos programas e aplicativos.
A conservao tradicional continuaria sendo aplicada aos suportes convencionais.

TEXTO 5 - Em Fashionable nonsense or professional rebirth: postmodernism and the practice


of archives no h meno a qualquer das expresses em anlise.

TEXTO 6-EmThe devebpment of archival science and its europeans dimension no h meno
a qualquer das expresses em anlise.

TEXTO 7 - Em A first introduction to archival science, Thomassen, ao tratar das funes dos
documentos, salienta o aspecto da "memria dos indivduos, das organizaes e da sociedade". Diz que,
apesar de a sociedade no criar documento algum, incentiva a sua criao e a sua preservao. Diz que
importante para a sociedade que os documentos de valor cultural sejam preservados (p. 375). Na pgina
379, ao abordar a questo do contexto da produo dos documentos, Thomassen diz que h que se considerar,
tambm, o contexto fsico e material dos documentos, como o acondicionamento e armazenagem de
diferentes tipos e as responsabilidades da preservao.

TEXTO 8 - Em La recherche en archivistique: un tat de la question. Couture e Ducharme


citam Garon (p. 12) para indagar, considerando-se as condies multidisciplinares da Arquivstica, se h

50 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


necessidade de pesquisa prpria da Arquivstica ou se possvel utilizar-se das pesquisas realizadas em
outras disciplinas, o que o aproxima das idias de Silva e Ribeiro, conforme visto anteriormente. Para
Garon preciso antes se perguntar se a Arquivstica tem um objeto, uma finalidade e um mtodo prprios,
diferentes das outras disciplinas. Garon pensa que sim, afirmando que a originalidade da Arquivstica em
relao a sua finalidade est na "conservao e a utilizao da informao (...)". Na pgina 15, Couture e
Ducharme citam Gracy quando este afirma que os campos de pesquisa dos arquivos eletrnicos reproduzem
os dos arquivos tradicionais, entre eles, a conservao. No item que analisa o primeiro campo de pesquisa
da Arquivstica (estudos sobre o objeto e finalidade) Couture e Ducharme citam Gagnon-Arguin (p. 15)
para afirmar que a finalidade da Arquivstica est dividida entre o privilgio conservao da memria,
o acesso informao ou eficcia administrativa. Quando tratam das funes arquivsticas como campo
de pesquisa, Couture e Ducharme (p. 17) dizem que, no mbito da investigao por eles realizada, a
conservao aparece como uma funo especfica, j unto avaliao e difuso. Isto remete a que estas trs
funes ganhem itens prprios e separados na anlise e no artigo produzido por Couture e Ducharme, que
ora estudamos. preciso salientar que este artigo foi o nico ente os analisados que dedicou um item
exclusivamente conservao de documentos. Ou seja, apenas no artigo de Couture e Ducharme, entre
os 12 demais textos analisados, que a conservao reconhecida no somente como um campo de pesquisa
da Arquivstica, mas recebe uma subdiviso na redao do artigo, com subttulo prprio e cerca de uma
pgina de contedo. O item inicia citando Cox para quem a avaliao (e a seleo) a base para a preservao
na Arquivstica. Muito mais do que apenas preocupar-se com todos os prazos e sua relao com as idades
do ciclo documental, Cox preocupa-se com a pesquisa para identificao dos documentos que recebero
os privilgios da preservao. Cox reconhece que, apesar de a Biblioteconomia ter feito maiores progressos
na conservao, a Arquivstica o fez na seleo de documentos para preservao. preciso esclarecer que,
estrito senso, a avaliao em bibliotecas diferente da avaliao em arquivos. A primeira preocupa-se
mais com o bom estado das unidades documentais para uso e consulta e a correta adequao sua linha
de acervo e a segunda refere-se aos prazos de guarda da documentao estratgica e probatria.
Cox (p. 19) apresenta dez campos de pesquisa a serem considerados na avaliao de documentos para a
preservao:

1. Reavaliar os conceitos de coleo e de preservao com nfase na qualidade da


informao do que na quantidade;
2 Testar os modelos arquivsticos de seleo em colees [de bibliotecas e de arquivos];
3. Desenvolver estudos de usurios onde a utilizao da informao sirva de instrumento
para a preservao de documentos;
4. Trabalhar para a reconciliao das necessidades locais, institucionais e nacionais para
ampliar o esforo coletivo da conservao do patrimnio documental;
5. Desenvolver os sistemas automatizados para facilitar a identificao e a anlise do
valor da informao;

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006 51


d Incentivar a interao ente os diferentes especialistas da informao para resolver os
problemas da preservao dos documentos;
7. Cooperar em nvel nacional para a elaborao de prioridades em relao
documentao;
& Avaliara impacto da reformatao dos programas informticos utilizados na gesto da
informao;
9. Integrar a seleo para a preservao ao ensino da gesto de colees;
10. Elaborar programas deformao multidisciplinares em seleo [de documentos] para
a preservao da informao.

O prximo uso da expresso conservao ocorre na pgina 22 quando os autores tratam dos
suportes e tipos de arquivos, detendo-se nos arquivos eletrnicos. Reconhecem que os suportes em si
mesmos no caracterizariam um campo de pesquisa, mas que estes seriam uma dimenso a ser considerada
em cada uma das funes arquivsticas. Sobre isso, Couture e Ducharme recorrem a Hedstrom que, por sua
vez, apresenta, na forma de perguntas, cinco domnios de pesquisa em arquivos eletrnicos. O quarto
domnio de pesquisa (p. 24) questiona "se os arquivos eletrnicos mudariam as prticas arquivsticas de
armazenamento e conservao de documentos. Os arquivos eletrnicos iro afetar o custo da conservao
dos documentos e seu acesso?". Para Hedstrom, isto remeteria tambm ao problema da autenticidade e da
integridade dos documentos de arquivos, em uma viso diplomacista. J, ao recorrerem a Bearman e Trant,
Couture e Ducharme dizem que aqueles autores vem seis campos de pesquisa na gesto de arquivos
eletrnicos, onde o quinto domnio trata "de todos os aspectos da conservao a longo termo" (longo
prazo), como a migrao de dados, a obsolescncia de equipamentos etc. As expresses voltam a aparecer
no texto nas tabelas apresentadas ao fim, com o resumo do artigo.

TEXTO 9 - Em Archival science facing the information society o uso da expresso preservao
aparece na pgina 26, no corpo de uma pergunta, quando Delmas questiona se a Arquivstica, ou gesto
de arquivos, uma cincia que estudaria, entre outros aspectos, os princpios e mtodos aplicados para
que os documentos de arquivos possam garantir a preservao, o conhecimento e a valorizao de direitos,
interesses, know-how e memria de instituies legais e individuais. Mais uma vez, a preservao usada
como expresso que se refere de modo indireto preservao de documentos, uma vez que aborda a
preservao no dos documentos em si, mas da conseqncia de seu uso. Na pgina 29, ao tratar de um
novo uso dos arquivos, Delmas diz que antigamente a preservao dos arquivos visava preservar ttulos
de propriedade e direitos, depois como memria institucional e como fonte da histria. Hoje, o uso dos
arquivos remete a uma enorme gama de possibilidades. O que significa que hoje as diferenas de suporte
no so mais determinantes. H que se considerar, entre outros aspectos e funes, a preservao
independentemente do suporte da informao. A preservao somente tem sentido se for para comunicar
a informao (p. 36).

52 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / jun 2006


TEXTO 10 - Em Laformation em archivistique et le profil de Uarchiviste contemporain,
evidentemente, surge, pela primeira vez, a expresso que denomina o profissional da rea, em francs, o
conservador (p. 21). Ao levantar as matrias (disciplinas) oferecidas em 288 cursos, Couture e Martineau
percebem uma proposta de formao que chamada de " Arquivstica 'pura'" onde, alm de um completo
estudo dos princpios e prticas arquivsticas, haveria um estudo aprofundado de uma ou duas funes,
onde a conservao-preservao, na expresso em francs, seria predominante. Assim, na classificao das
disciplinas que compem um curso de Arquivologia na pesquisa de Couture e Martineau, logo aps o que
chamado de "cursos gerais", aparece a disciplina de conservao-preservao entre as disciplinas de uma
segunda categoria chamada de "funes arquivsticas". Nesta, os autores revelam duas situaes verificadas
por sua pesquisa: uma, generalista, apregoa que a disciplina conservao-preservao deveria ser parte
integrante do programa de um curso de Arquivologia e uma outra, tecnicista, prope que a conservao-
preservao seja motivo de uma especializao parte. Esta ltima idia referenciada a Paul Conway,
conhecido especialista da rea, diretor de preservao da biblioteca da Universidade de Yale e pesquisador
da preservao de documentos no universo digital.

TEXTO 11 - Em Ethnologie archivistique no h meno a qualquer das expresses em anlise.

TEXTO 12 - Em Archives interdites - lespeurs franaises face l 'histoire contemporaine, a


maioria das expresses dizem respeito ao profissional de arquivos, chamado pela historiadora Combe de
conservador (usada 6 vezes). H, tambm, o uso das expresses conservao e restaurao (e suas derivaes)
com outros sentidos que no o adotado neste trabalho. Apenas na pgina S3 Combe trata, pela primeira
vez, da conservao no sentido que nos interessa, dizendo que a conservao dos documentos exige
condies especiais, e que isso implica em uma iluminao insuficiente, como observado por ela nos
arquivos em que pesquisou. Mesmo assim, Combe estranha esta situao, lembrando que as bibliotecas
tm um ambiente mais iluminado, apesar de suas preocupaes com a conservao de documentos serem
da mesma natureza das dos arquivos. Na pgina 58, em nota de rodap, Combe comenta a existncia de um
desrespeito lei francesa que estabelece uma relao entre a quantidade de profissionais de arquivo e os
quilmetros lineares de documentos a serem tratados, dizendo, explicitamente, que este um problema
na restaurao. Na pgina 70, Combe argumenta que, se o arquivista , como o seu prprio ttulo indica,
um conservador, ele deve assegurar a conservao fsica dos documentos. E vai alm, indicando, inclusive,
quais so as virtudes (pessoais) que um arquivista-conservador deve ter.

TEXTO 13 - Em "Mal de arquivo - uma impresso freudiana", logo ao tratar da origem da


palavra "arquivo", apesar de no usar qualquer das expresses no sentido usado neste trabalho, Derrida
diz que "Os arcontes foram os seus primeiros guardies [dos documentos oficiais]. No eram responsveis
apenas pela segurana fsica do depsito [preservao]. Cabiam-lhes tambm o direito e a competncia
hermenuticos." (p. 12). Na pgina 29, Derrida diz que o arquivo

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, )an / jun 2006 S3


(...) no somente o local de estocagem e de conservao de um contedo arquivvelpassado
(...). No, a estrutura tcnica do arquivo arquivante determina tambm a estrutura do contedo
arquivvel em seu prprio surgimento e em sua relao com o futuro. O arquivamento tanto
produz quanto registra o evento.

Entendimento que, sem dvida, se aceito, introduz uma preocupao adicional para os arqui vistas
e conservadores. Mais adiante, e nesse mesmo sentido, ao chamar de "Bloco mgico" (p. 31) o

modelo exterior, portanto arquivai, do aparelho psquico de registro e de memorizao (...)


incorpora tambm o que parecia contradizer, sob forma de uma pulso de destruio, a pulso
mesma de conservao que poderamos chamar tambm de pulso de arquivo, (p. 32)

Este seria o Mal de Arquivo. No mnimo, esta abordagem relativiza os problemas convencionais
da conservao dos documentos, ao somar aos problemas tradicionais, aspectos freudianos da questo.

CONSIDERAES FINAIS

Ao fim, alm da surpreendente quantidade de citaes das expresses selecionadas pelos autores
estudados (81 citaes em 13 textos, quando esperava-se bem menos), a realizao deste trabalho serviu
para conhecer o estado da questo na Arqui vstica contempornea.
Observou-se que muitos aspectos abordados pelos autores analisados confirmam algumas idias
e concepes que comeam a tomar corpo na rea, entre elas, a questo da necessidade de mais profundas
e amplas discusses para uma melhor definio dos termos referidos: preservao, conservao e
restaurao. No entanto, possvel dizer que este grau de dubiedade e de indefinio terminolgica, de
certa forma, oconre na Arqui vstica como um todo.
Foi possvel perceber que os autores pouco se referiram ao que at ento, predominava, quando
se tratava de preservao: o ponto de vista patrimonialista e cultural na conservao dos acervos. O que
indica que a preservao comea a se libertar das diretrizes que determinavam que suas preocupaes
estavam limitadas em oferecer garantias para a manuteno das fontes histricas e da memria social. Nos
artigos analisados, alm das questes sobre identidade nacional e cultural, foram mencionadas a preservao
da informao, as garantias para a gesto do Estado, a comprovao dos direitos, a preocupao com a
preservao dos documentos para o atendimento dos objetivos da administrao pblica, da memria das
coisas do Estado e da atuao dos governos, como tambm a gesto da informao latu sensu e a preservao
da informao social, tecnolgica e cientfica.
interessante tambm observar que a questo da preservao dos documentos eletrnicos
mencionada pela maioria dos autores que trataram do tema preservao. Ou seja, tambm na preservao,
o advento dos documentos eletrnicos suscita mudanas tericas, conceituais e metodolgicas. Entretanto,

54 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, v. 5, n. 1, jan / |un 2006


a questo do ensino da preservao nos cursos de Arquivologia apenas levemente tangenciada, exceo
a ser feita ao artigo de Couture e Martineau.
Nos ltimos anos no Brasil, os cursos de Arquivologia passaram de quatro para dez cursos e h
ainda espao para o surgimento de novos cursos se considerarmos a demanda do mercado, manifestada na
disputa por estagirios de Arquivologia. No entanto, a isso condiciona-se a construo de um quadro
docente com uma formao que possa garantir essa tendncia observada. Apossibilidade de se criar novos
cursos no est descartada, pois o conhecimento arquivstico deve ser entendido como parte central do
crescimento econmico e do desenvolvimento social do pas, na consolidao da cidadania e da democracia.
No Caso do ensino da preservao, a preocupao crescente com a preservao dos documentos eletrnicos
pode abrir uma brecha que possibilite que o pas no perpetue os graves problemas constatados na
conservao dos acervos arquivsticos em suporte convencionais. Mas tambm no se pode cometer o aro
de inundar o pas de cursos, desconsiderando-se as exigncias de uma sociedade com novas e complexas
questes no campo da informao, como os apontados pela quase totalidade dos artigos analisados. Isto
, a informao produzida em meio tico/magntico em formato eletrnico/digital. Se a preservao dos
acervos em suportes convencionais no uma questo resolvida, as exigncias de preservao na dita
sociedade da informao vm se multiplicando em um ambiente de custos crescentes, dada sofisticao
tecnolgica, entre outros aspectos.
Constata-se que j existe uma base para o entendimento e para os necessrios ajustes, capaz de
conciliar as expectativas de preservao mais exigentes com a necessidade de se investir na expanso da
pesquisa e da formao na Arquivologia. No entanto, no o que se verifica na prtica. Para se aproveitar
essa base preciso que o ensino da Arquivologia e, nele, o da preservao, apresentem um volume e uma
profundidade que garantam que o fluxo, cada vez maior da produo da informao que necessita ser
preservada para os mais diferentes fins e objetivos, seja atendido. Isso demanda qualificao docente na
rea, realizao de pesquisas e, principalmente, produo de artigos da resultantes que possam expor no
apenas o que fazem profissionalmente os arquivistas, mas tambm proporcionar material prprio para
investigao, como a que se props este artigo.

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Artigo produzido no Rio de Janeiro em julho de 2005.

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