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Programados con los ms altos estndares de calidad, los sistemas Microsip se ofrecen
en mdulos opcionalmente integrables entre s, estableciendo soluciones para el manejo
de la informacin de las reas Operativas y Administrativas. Todas las aplicaciones
administrativas en Microsip se caracterizan por su funcionalidad, flexibilidad,
confiabilidad y sobre todo, por ser muy sencillas de manejar. La interfase grfica tipo
"Outlook" le ofrece un manejo amigable y fcil de usar, que se traducir en giles
sesiones de trabajo para el personal involucrado.
A continuacin le incluimos los aspectos ms importantes de cada mdulo para que, los
usuarios cuenten con una gua rpida de referencia para la operacin eficiente del
sistema.
Esta gua, de ningn modo constituye un manual especializado del sistema, as tampoco
debe considerarse como un soporte para llevar a cabo la capacitacin a su personal. Ni
4 Head Consulting ni Microsip hacen entrega de un libro o de un manual por escrito
para la configuracin y operacin de los mdulos adquiridos. El mismo sistema incluye
para cada mdulo una seccin de ayuda (cono ? en el men o en la barra de
herramientas), indexada y totalmente detallada, con la capacidad de resolver
satisfactoriamente la gran mayora de las dudas de usuario que pudiesen surgir. En todo
momento el usuario final deber referirse en primer lugar a esta facilidad. El segundo
punto de apoyo ser la persona que funge como Administrador del Sistema. Esta
persona usualmente es la misma que fue designada Lder de Proyecto para la
implementacin de Microsip, segn lo acordado en la junta de organizacin/arranque.
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4 H e a d C o n s u l t i n g S e r v i c e s, S C
Sabadoas N 12 Of. 601, Col. La Concordia
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ndice
1. Acceso a Microsip.. 3
3. Men Listas.. 7
4. Men Catlogos. 8
5. Men Movimientos.... 14
6. Reportes .... 17
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1. Acceso a Microsip
Para ingresar a Microsip dar doble clic en el icono de Microsip 2011 (2010 o
anteriores).
Aparecer una ventana de Citas, dar clic en Cerrar. Posteriormente aparecer la barra
Microsip, en ella se debe dar clic en el icono de Inventarios.
Mdulo de Inventarios
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Cuando es la primera vez que se abre el mdulo de Inventarios, se abrir una ventana
de Preferencias de la Empresa. En esta Ventana se configuran los mtodos de costeo en
los inventarios, salidas sin existencia, Rechazar o aceptar entradas con variacin de
costo y la estructura de la cuenta contable (si es necesario).
La vista principal de los mdulos Microsip est diseada con un estilo tipo "Outlook",
donde las regletas de mens se deslizan/intercambian segn la operacin a realizar.
Todas las operaciones pueden realizarse tambin a partir del men principal y existen
comandos abreviados de teclado para la mayora.
A continuacin se presenta un listado de los iconos con uso ms frecuente en cada una
de las ventanas del mdulo.
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Nota: Si se desea capturar algn movimiento fuera del periodo establecido el sistema
mandar un mensaje indicando que se encuentra en una fecha no comprendida en el
perodo de Captura.
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La pantalla del mdulo de Inventarios cuenta con diversos mens, los cuales se
encuentran del lado izquierdo de la pantalla. Empezaremos de abajo hacia arriba
iniciando con el men Listas. Este men contiene las opciones para dar pases,
estados y ciudades.
3. Listas
Para dar de alta un pas, dar clic en el cono de Pases y despus en Nuevo. Hay que
llenar los campos de nombre del pas y el nombre abreviado. Para establecer como
predeterminado, seleccionar la casilla. De la misma manera para estados y ciudades. La
diferencia es que para los estados se pedir seleccionar el pas al que pertenece y en
ciudades el estado al que pertenece.
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Nombre y
nombre
abreviado En estado
seleccionar el
pas y en
ciudad
seleccionar el
estado.
4.- Catlogos
Este men contiene las opciones para dar de alta Conceptos, centros de costo,
almacenes, grupo de lneas, lneas de artculos y artculos.
Conceptos
En esta opcin se dan de alta los conceptos que maneja la empresa en inventarios y
pueden ser de Naturalezas Entrada o Salida. Para dar de alta un nuevo concepto dar
Clic en el cono y despus en Nuevo, se desplegar la pantalla para llenar los datos
del nuevo concepto. Si no se cuenta con el mdulo de contabilidad no es necesario
llenar la pestaa de informacin contable.
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Tipo de Concepto, se
selecciona de acuerdo a
la naturaleza del mismo
Naturaleza del
Concepto
Centros de Costo
Esta opcin se utiliza para dar de alta los diferentes Centros de costos manejados en la
empresa (si es que se requiere). Para dar de alta un nuevo centro de costos dar Clic en
el cono de Concepto, y despus en nuevo.
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Almacenes
Aqu se dan de alta los almacenes con los que cuenta la empresa. Para dar de alta un
nuevo almacn se debe dar clic en el cono de Almacenes y despus en nuevo.
Si no se cuenta con el modulo de contabilidad no se utiliza la pestaa de Informacin
Contable.
Nombre y
Nombre abreviado
del Almacen
Estas opciones nos ayudan a clasificar los artculos, (otro nombre sera Familias).
Simplemente clic en Nuevo para crear los las lneas/grupos necesarios. Considere que:
un artculo slo puede pertenecer a una lnea. A su vez, una lnea slo puede pertenecer
a un grupo de lneas.
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Nombre de Lnea
Grupo de Lnea,
creado
anteriormente
Artculos
En esta opcin se crean todos los servicios o productos del catlogo de la empresa.
Para crear uno nuevo dar clic en Nuevo. Los campos a llenar en la pestaa General son
Nombre, Imagen (opcional), Lnea a la que pertenece, Unidad de Medida y Compra y
Claves (pueden ser propias o inclusive cdigos de barra).
Lnea de artculo
y Unidades de Nombre e
medida Imagen
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Puntos de reorden
En esta pestaa se especifican las cantidades a partir de las cuales se requerir hacer
una nueva orden de pedido para el artculo y el mximo que se puede tener en almacn
de ese artculo, as como especificar el almacn el que se encuentra y su ubicacin
dentro del almacn.
Almacn y localizacin
dentro del almacn Puntos mximos,
mnimos y de reorden
del artculo
Notas
En esta pestaa se puede escribir cualquier anotacin referente al artculo. Tan larga
como se desee, para cualquier aclaracin referente al artculo.
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rea de notas
Datos Particulares
Historial
En esta pestaase pueden revisar las Existencias Disponibles de este articulo el los
diferentes almacenes. En la sub pestaa Existencia se elige el almacn a ver y dar clic
en Mostrar para desplegar los resultados.
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Seleccionar perodo
y almacn
5.- Movimientos
Inventarios Fsicos
Para crear un nuevo inventario fsico dar clic en Nuevo. Aparecer una nueva ventana
en la que se deben llenar los datos obtenidos del conteo Fsico del inventario.
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Para aplicar un inventario fsico se debe dar clic en el cono , esta accin sustituir
las cantidades existentes en el almacn, por las cantidades registradas en el inventario
fsico.
Salidas
En esta opcin se registran o crean todas y cada una de las salidas de artculos de los
almacenes. Para crear una nueva salida de almacn dar clic en Nuevo.
Aparecer una nueva ventana en la que se deben registrar los artculos salientes.
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Concepto de la salida
Fecha y Folio
Entradas
En esta opcin se registran o crean todas y cada una de las entradas de artculos en los
almacenes. Para crear una nueva entrada de almacn dar clic en Nuevo. Aparecer una
nueva ventana en la que se deben registrar las cantidades, costos, y unida de de
medida de los artculos entrantes.
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Concepto de la entrada
Fecha y Folio
6. Reportes
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Men de Reportes
despliega los reportes que
incluye Microsip, dar clic en
el que se desea generar. Si
existen reportes a medida
se encuentran en Otros
Reportes
Este reporte presenta los artculos y la cantidad a ordenar de acuerdo a sus existencias
y puntos de reorden. . Se pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo
de lneas o un artculo especfico. Adems de que permite imprimir solo aquellos
artculos que estn en cierto estatus, excedidos, crticos, normales etc.
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Presenta un reporte con las entradas y salidas de los artculos, inventario inicial e
inventario final de acuerdo a un periodo de tiempo determinado. Se pueden reportar
todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o un artculo especfico. Se puede
ordenar tambin por nombre, lnea grupo de lnea etc. A dems de poder incluir los
totales detallados por cada concepto.
Presenta las relaciones por artculo de acuerdo al concepto seleccionado (ajuste salida,
ajuste entrada, saldo inicial, traspaso etc.) en un perodo de tiempo determinado. Se
pueden reportar todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o por un artculo
en especfico. Se puede filtrar por un almacn en especfico o hacer un consolidado de
almacenes, permitiendo detallar los movimientos.
Presenta el tipo de documento seleccionado (ajuste salida, ajuste entrada, saldo inicial,
traspaso etc.) que se haya generado en un perodo de tiempo determinado. Se puede
filtrar por un almacn en especfico o hacer un consolidado de todos los almacenes.
Requerimientos de Componentes
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Presenta un reporte con los artculos faltantes que son componentes de Juego o kit
determinado dependiendo del almacn seleccionado.
Presenta un reporte con informacin de los consumos realizados por centros de costo o
departamento, Se pueden reportar todos los centros de costo o un centro en especfico
con la opcin de detallarlos por conceptos y artculos.
Lotes
Nmeros de serie
Pedimentos de importacin
Capas de costos
Presenta un reporte con las capas de costo vigentes de los artculos. Se pueden reportar
todos los artculos, filtrar por lnea o grupo de lneas o por un artculo en especfico.
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