481 - Cincias Informticas

481038 Operador/a de
Informtica
0757 -Folha de clculo
funcionalidades avanadas

Nuno Mendes
ndice

1. Introduo ......................................................................................................................................... 5
a. mbito do manual ........................................................................................................................ 5
b. Objetivos ....................................................................................................................................... 5
c. Contedos programticos ............................................................................................................ 5
d. Avaliao sumativa - teste de avaliao de conhecimentos ...................................................... 5
e. Carga horria ............................................................................................................................... 5
2. Mltiplas folhas de clculo .............................................................................................................. 6
a. Mltiplas folhas ............................................................................................................................ 8
i. Referncia para outras folhas ................................................................................................. 8
ii. Referencias externas ................................................................................................................ 8
iii. Hiperligaes para outros livros ......................................................................................... 9
b. Reunio de folhas de clculo ....................................................................................................... 9
3. Resumo de dados ............................................................................................................................ 14
a. Insero de subtotais .................................................................................................................. 14
b. Destaques .................................................................................................................................... 16
4. Anlise de dados ............................................................................................................................. 18
a. Anlise de dados em tabelas e listas .......................................................................................... 18
b. Criao e formatao de uma tabela dinmica ....................................................................... 18
c. Utilizao de totais e subtotais .................................................................................................. 21
d. Frmulas em tabelas dinmicas ................................................................................................ 25
e. Elaborao de grficos ............................................................................................................... 27
5. Macros ............................................................................................................................................. 30
a. Macros de personalizao das barras de ferramentas ............................................................ 32
b. Criao e gravao de uma macro............................................................................................ 33
c. Atribuio de uma macro a um boto ...................................................................................... 34
d. Execuo de uma macro ............................................................................................................ 36
e. Eliminar uma macro .................................................................................................................. 36

1
 f. Editar uma macro ...................................................................................................................... 36
6. Bibliografia: .................................................................................................................................... 38

2
ndice de figuras

Figura 1 - Logotipo MS EXCEL ................................................................................................................ 6

Figura 2- Exemplo de folha de clculo MS EXCEL .................................................................................. 7
Figura 3- Menu - dados; opo - consolidar............................................................................................... 9
Figura 4 - Caixa de dilogo - consolidar .................................................................................................. 10
Figura 5 - Menu Funo ........................................................................................................................... 11
Figura 6 - Ligao aos dados de origem .................................................................................................. 11
Figura 7- Exerccio 1 folha 2................................................................................................................. 12
Figura 8- Exerccio 1 folha 3................................................................................................................. 13
Figura 9- Exerccio 1 folha 4................................................................................................................. 13
Figura 10 Exerccio 1 resultado ............................................................................................................ 13
Figura 11 - Enunciado subtotais ............................................................................................................ 14
Figura 12 Subtotais ............................................................................................................................... 15
Figura 13 - Resultado final - subtotais ..................................................................................................... 16
Figura 14 Destaques (1) ........................................................................................................................ 17
Figura 15 - Destaques (2) ......................................................................................................................... 17
Figura 16 - Criao de tabela dinmica (1) .............................................................................................. 19
Figura 17 -Criao de tabela dinmica (2) ............................................................................................... 19
Figura 18 - Quadro resumo da tabela dinmica ....................................................................................... 20
Figura 19 - Formatao de tabela dinmica ............................................................................................. 21
Figura 20 - Totais e subtotais ................................................................................................................... 22
Figura 21 - Subtotais ................................................................................................................................ 23
Figura 22 - Totais gerais........................................................................................................................... 23
Figura 23 - Esquema de relatrio ............................................................................................................. 24
Figura 24 - Linhas em branco .................................................................................................................. 24
Figura 25 - Definies de campo em tabela dinmica (1) ........................................................................ 25
Figura 26 - Definies de campo em tabela dinmica (2) ........................................................................ 26
Figura 27 - Resultado final ....................................................................................................................... 27
Figura 28 - Inserir grfico ........................................................................................................................ 28
Figura 29 - Grficos ................................................................................................................................. 28
Figura 30 - Exemplo de grfico dinmico ................................................................................................ 29
Figura 31 - Segurana de Macros (1) ....................................................................................................... 31
Figura 32 - Segurana de macros (2) ....................................................................................................... 31
Figura 33 - Permisso de macros ............................................................................................................. 32
Figura 34 - Personalizao da barra de ferramentas (1) ........................................................................... 32
Figura 35 - Personalizao da barra de ferramentas (2) ........................................................................... 33
Figura 36 - Criao de uma macro ........................................................................................................... 33
Figura 37 - Terminar gravao de macro ................................................................................................. 34

3
Figura 38 - Macro - Boto de controlo ..................................................................................................... 34
Figura 39 - Inserir boto ........................................................................................................................... 35
Figura 40 - Inserir boto (2) ..................................................................................................................... 35
Figura 41 - Atribuir macro a um boto .................................................................................................... 36
Figura 42 - Editar macro .......................................................................................................................... 37

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 1. Introduo

a. mbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio unidade de formao de

curta durao n 0757, de acordo com o Catlogo Nacional de Qualificaes.

b. Objetivos

Executar ligaes entre mltiplas folhas de clculo.

Efetuar anlise de dados
Automatizar aes atravs da utilizao de macros

c. Contedos programticos

As sesses sero dadas com recurso a:

Exposio oral e dilogo/discusso com os formandos, recorrendo a material audiovisual;
Material de suporte formao, como por exemplo textos complementares.
A avaliao ser contnua, atravs de pergunta/resposta, observao direta, dinmicas de
grupo, e sumativa, atravs de um teste de avaliao final de conhecimentos.
Os formandos sero avaliados pelo desempenho individual e grupal, bem como as
competncias tcnicas, comportamentais e motivacionais de cada um e do coletivo.
A avaliao final do mdulo ser cotada da seguinte forma:
Domnio Cognitivo (60%)
Domnio Comportamental (40%)

d. Avaliao sumativa - teste de avaliao de conhecimentos

O teste de avaliao sumativa ter 10 questes de escolha mltipla, valendo 2 valores

cada uma.

e. Carga horria

25 Horas

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 2. Mltiplas folhas de clculo

O MS Excel umas das ferramentas informticas de clculo mais utilizadas e tem para
alm de inmeras funcionalidades uma forma intuitiva de funcionar.

Figura 1 - Logotipo MS EXCEL

A cada documento de Excel chamamos Livro, cada livro pode ter vrias folhas (de
calculo).
A ferramenta de clculo MS EXCEL tem na sua base a folha de clculo, da qual se mostra
em seguida um exemplo, uma tabela ou grelha, formada por um conjunto de clulas.

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 Figura 2- Exemplo de folha de clculo MS EXCEL

Uma folha de clculo permite:

- Apresentao de tabelas e listagens de valores
- Uso de frmulas, funes estatsticas, matemticas que ajudam a executar clculos
- Automatizao de tarefas
- Representar graficamente a informao
- Imprimir dados
- Etc.

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 A folha de clculo e formada por linhas e colunas que definem o endereo das vrias
clulas das folhas de clculo.

a. Mltiplas folhas
Cada documento (livro) envolver provavelmente vrias folhas de clculo com ligaes
entre elas, o que permitira que a informao seja utilizada pelas vrias folhas e at pelos vrios
livros sem a necessidade de ser copiada nos mesmos.
Sempre que numa folha de clculo so usadas informaes constantes noutras folhas de
clculo ou noutros livros so usadas referncias destas folhas nas frmulas.

i. Referncia para outras folhas

Acontece quando na folha destino se vai buscar informao a outra folha do mesmo livro.
Ex:
=Soma (folha2!B2:B5)

Em que na folha destino vo ser somados os valores da folha 2 nas clulas B2, B3, B4 e
B5

Qualquer alterao de valores na folha de origem so automaticamente alterados na folha

destino.

ii. Referencias externas

Acontece quando na folha destino se vai buscar informao a uma folha de outro livro.

Ex:
= Soma ( '[livro2.xlsm]folha1'!B2:B5)

Em que na folha destino vo ser somados os valores da folha 1 do livro 2 nas clulas B2,
B3, B4 e B5

Qualquer alterao efetuada na folha origem noutro livro:

- Se ambos os livros estiverem abertos so automaticamente alterados na folha destino.
- Se o livro origem no estiver aberto e este tenha alteraes, o programa pedir permisso
para atualizar assim que este seja aberto

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 iii. Hiperligaes para outros livros

Permite ligar a uma localizao especfica, seja ela na mesma folha ou noutra folha do
mesmo livro ou de outro livro.

b. Reunio de folhas de clculo

A reunio e consolidao automtica de dados de mltiplas folhas de clculo numa nica
folha pode ser til em vrias situaes
- Reunir informao de vrias folhas numa s folha de clculo.
- Recolher dados de clulas com as mesmas coordenadas de vrias folhas do mesmo livro.
- Recolher dados de clulas com as mesmas etiquetas, usando as etiquetas como ponto de
referncia.

A forma mais fcil e automtica de fazer a consolidao de folhas de clculo por

posio, ou seja recolher dados com o mesmo endereo (coordenadas) em cada uma das folhas
de clculo, contudo esta uma forma que apresenta o risco de alterao das coordenadas da clula
de origem, podendo assim produzir resultados incorretos.

Para consolidar folhas por posio:

- Abrir o livro destino e os livros origem

- Ativar a folha do livro destino
- Escolher o menu dados /consolidar

Figura 3- Menu - dados; opo - consolidar

- O programa abre a seguinte caixa de dilogo

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 Figura 4 - Caixa de dilogo - consolidar

- No menu funo escolher a funo apara fazer a consolidao:

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 Figura 5 - Menu Funo

- Definir as referncias. Trata-se nesta fase de definir a informao e as folhas de clculo

a consolidar, cada folha de clculo ser uma referncia a adicionar. O programa Excel por defeito
assume o mesmo intervalo quando se seleciona a folha de clculo seguinte facilitando o processo
seleo de intervalos a referenciar.

- Ligao aos dados de origem. Permite a atualizao de dados, se estes forem alterados
nas folhas de origem.

Figura 6 - Ligao aos dados de origem

Exerccio
Dadas seguintes folhas Folha 2, Folha 3 e Folha 4, consolidar os dados nelas constantes.

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Figura 7- Exerccio 1 folha 2

12
 Figura 8- Exerccio 1 folha 3

Figura 9- Exerccio 1 folha 4

Resultado:

Figura 10 Exerccio 1 resultado

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 3. Resumo de dados

Uma tabela em Excel uma base de dados que permite guardar e manter atualizada a
informao.

a. Insero de subtotais
O Excel coloca disposio do utilizador a opo de clculo de subtotais para um dado
intervalo de dados, inserindo linhas para os valores de subtotais calculados, esta funo apenas
possvel depois de ordenados os dados.

Figura 11 - Enunciado subtotais

- Ordenar a coluna de nome

- No friso Dados/Subtotais

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 Figura 12 Subtotais

O resultado final ficar com a seguinte forma:

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 Figura 13 - Resultado final - subtotais
O programa define o subtotal de cada um dos nomes da coluna G e o total geral em que
feito o total de todos os nomes.

b. Destaques
Ao criar tabelas grandes pode originar a folha de clculo crescer de forma a ter dimenso
maior que o crans, o que cria dificuldades e perdas de tempo especialmente quando necessrio
fazer deslizar a folha frequentemente.
Ao definir uma hierarquia possvel criar destaques de forma a conseguir ter uma maior
parte da informao disponvel no cran.
O destaque pode ter at 8 linhas de destaque, permitindo que se possam criar folhas de
sumrio.
Aps a definio de subtotais na folha de clculo as linhas de cada um dos nomes so
agrupadas e possvel agrupar apenas pelos subtotais ou abrir o destaque com cada um dos
elementos dos subtotais.

Do exemplo anterior:

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Figura 14 Destaques (1)

Figura 15 - Destaques (2)

17
 4. Anlise de dados

a. Anlise de dados em tabelas e listas

Uma tabela dinmica uma forma de relatrio que rearranja os campos e registos de uma
tabela, num formato diferente. Uma tabela dinmica pode ser usada para realizar anlises de
grandes quantidades de dados a nvel da comparao de dados, filtragem e clculos de subtotais.
Uma tabela dinmica permite rapidamente fazer sumrios de dados na folha de clculo. Pode-se
mostrar subtotais usando dados numricos, ou uma contagem de itens se os dados estiverem em
formato de texto.
Pode-se usar uma tabela dinmica para colocar questes tais como:
- Que categorias dos nossos produtos esto a progredir e quais esto a regredir?
- Quem so os clientes chave que nos devemos concentrar?
- Como esto as nossas vendas deste ano em comparao com as do ano passado?
- Que vendedores vendem mais ou menos?

b. Criao e formatao de uma tabela dinmica

Para criar uma tabela dinmica menu inserir/tabela dinmica

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 Figura 16 - Criao de tabela dinmica (1)

Figura 17 -Criao de tabela dinmica (2)

Na criao da tabela dinmica importante:

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 - Assegurar-se que a opo Selecionar uma tabela ou intervalo est ativada e que a tabela
ou intervalo de dados est corretamente identificado na respetiva janela

- Em Escolha onde pretende colocar o relatrio da tabela dinmica selecionar a opo

Nova folha de clculo ou Folha de clculo atual conforme adequado.

- Clicar no boto OK. O Excel cria a nova folha de clculo ou seleciona a folha de clculo
existente (dependendo na escolha feita), cria uma tabela dinmica em branco e mostra o painel
com a lista de campos da tabela dinmica em conjunto com uma estrutura em branco para a tabela
dinmica. O Excel tambm adiciona a seco de ferramentas da tabela dinmica ao Friso e mostra
o separador Opes.

Cria-se a tabela dinmica selecionando os campos adequados na lista de campos existente

em Escolher campos para adicionar ao relatrio. Quando se seleciona um campo, o Excel
automaticamente adiciona o campo rea adequada da tabela dinmica.

Ao selecionar na caixa de texto do lado direito o resumo que queremos dos dados:

Figura 18 - Quadro resumo da tabela dinmica

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 Para fazer a tabela dinmica ter o aspeto desejado, aplica-se primeiro um estilo. Quando
se cria uma tabela dinmica, o Excel automaticamente aplica um estilo mesma. Pode-se aplicar
um outro estilo a partir do grupo de estilos do separador Estrutura:

Figura 19 - Formatao de tabela dinmica

c. Utilizao de totais e subtotais

O grupo de Esquema no separador Estrutura permite-nos alterar o esquema de uma tabela
dinmica, escolhendo se se deseja mostrar subtotais e totais gerais, trocar entre trs tipos de
esquemas e inserir uma linha em branco aps cada item para tornar a tabela dinmica mais fcil
de ler:

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 Figura 20 - Totais e subtotais

Subtotais Clicar neste boto e escolher, conforme adequado, No Mostrar Subtotais,

Mostrar todos os Subtotais no Fim do Grupo ou Mostrar todos os Subtotais no Incio do Grupo:

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 Figura 21 - Subtotais

Totais Gerais Clicar neste boto e depois escolher Desactivado para Linhas e Colunas,
Activado para Linhas e Colunas, Activado apenas para Linhas ou Activado apenas para Colunas,
para dizer ao Excel quais os totais gerais de colunas e linhas devero ser visualizados.

Figura 22 - Totais gerais

Esquema de relatrio Clicar neste boto e escolher Mostrar em Formato Compacto,

Mostrar em Formato de Destaques ou Mostrar em Formato Tabular, conforme adequado. O
Formato Compacto o esquema por defeito e til para compactar grandes quantidades de dados
numa pequena rea do ecr.

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 Figura 23 - Esquema de relatrio

Linhas em branco Clicar este boto e depois escolher Inserir Linha em Branco depois
de Cada Item se se deseja inserir linhas em branco entre os itens para tornar a tabela dinmica
menos densa. Para remover as linhas em brancos existentes, selecionar Remover Linha em
Branco depois de Cada Item

Figura 24 - Linhas em branco

24
 d. Frmulas em tabelas dinmicas

Posicionar o cursor sobre o campo Categoria e fazer clique na seta descendente.

Selecionar no menu rpido que aparece, a opo Definies do campo:

Figura 25 - Definies de campo em tabela dinmica (1)

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 Figura 26 - Definies de campo em tabela dinmica (2)

Aparece uma caixa de dilogo com as seguintes opes:

Nome personalizado permite fazer a alterao do nome do campo.

Subtotais permite colocar ou no subtotais na tabela.
Automtico insere uma linha com o subtotal sob os dados; se o campo selecionado for
um campo da linha ou coluna externa, usa a mesma funo que o campo de dados.
Nenhum no coloca subtotais
Personalizado para calcular mais do que um subtotal (como, por exemplo, a soma e a
mdia).
Selecionar na opo Personalizado a funo SOMA e a funo MDIA, fazendo um
clique sobre as mesmas:

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 O resultado final:

Figura 27 - Resultado final

e. Elaborao de grficos

Um grfico dinmico um grfico derivado de uma tabela dinmica. A vantagem de um

grfico dinmico sobre um grfico normal, que possvel arrastar campos para localizaes
diferentes no esquema do grfico para mostrar diferentes nveis de detalhes ou diferentes vistas
dos dados. Esta flexibilidade torna os grficos dinmicos ideais para a anlise de dados.
Para criar um grfico dinmico, proceder como segue:
- Criar uma tabela dinmica conforme anteriormente explicado.
- Clicar em qualquer stio da tabela dinmica. O Excel adiciona a seco de ferramentas
da tabela dinmica ao Friso.
- Escolher Inserir / Grfico. O Excel mostra a caixa de dilogo de inserir grfico dinmico:

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 Figura 28 - Inserir grfico

Opes de grficos:

Figura 29 - Grficos

Selecionar o tipo de grfico dinmico que deseja criar.

- Clicar no boto OK. O Excel fecha a caixa de dilogo de inserir grfico dinmico e cria
um grfico dinmico como um objeto na folha de clculo que contm a tabela dinmica. O Excel
tambm adiciona a seco de ferramentas do grfico dinmico ao Friso e mostra o painel de
tarefas de filtro do grfico dinmico:

28
 Figura 30 - Exemplo de grfico dinmico

Quando se cria um grfico dinmico, o Excel coloca os campos no mesmo de acordo com
a tabela dinmica selecionada.
Por vezes verifica-se a necessidade de se rearranjar os dados para fazer mais sentido.
Para rearranjar os dados no grfico dinmico, arrastar os campos para os locais adequados
no painel de campos da tabela dinmica, da mesma forma como se procedeu para ajustar a tabela
dinmica:
Igualmente se pode adicionar ou remover campos para dinamizar o grfico. Para alterar
os campos, selecionar ou descativar as opes na janela Escolher campos para adicionar ao
relatrio, ou arrastar os campos de uma caixa para a outra na parte inferior do painel de lista de
campos da tabela dinmica.

29
 5. Macros

Macros so programas adequados para a execuo de tarefas numa base regular para
automatizar o processo. Quando uma Macro ativada, ela executa sequencialmente as instrues
que a constituem.
Uma Macro uma srie de comandos Excel e instrues que se agrupam num ficheiro.
Quando criada a Macro, em vez de se ter de executar manualmente uma srie de aes, corre-
se a Macro e ela executa a tarefa por si.
De recordar que a Macro uma ferramenta que ajuda a cortar tarefas repetitivas, e que
pode ser to simples ou complicada como se desejar.
Uma vez que a Macro seja criada, ativada atravs ou do teclado, ou de um boto na
barra de ferramentas, ou de uma lista de nomes de Macros.
Existem dois tipos de Macros: as macros de comando e as macros de funo, sendo as
primeiras as mais utilizadas. As macros de comando simulam as aes feitas pelos utilizadores,
como por exemplo, formataes, criao de grficos, etc. As macros de funes incluem funes
criadas pelo utilizador para resolver um problema especfico simplificando os seus clculos e so
adicionadas lista de funes existentes.

Ativar o separador programador

No caso deste separador no estar disponvel no Friso, fazer:
- Clicar no boto Microsoft Office e, em seguida, clicar nas Opes do Excel.
- Selecionar Mostrar separador Programador no Friso, nas Opes principais para
trabalhar com o Excel, da categoria Popular e, em seguida, clicar em OK.

Segurana das Macros

Os vrus podem agarrar-se s Macros. Dentro do Excel h ferramentas que podem ser
usadas para a respetiva proteo (alm de um programa de vrus adequado).
Para especificar as definies de segurana das macros, proceder como segue:
- Selecionar Segurana de Macros, no grupo Cdigo, do separador Programador.

30
 Figura 31 - Segurana de Macros (1)

Na rea de Definies das Macros clicar em Ativar todas as macros

Figura 32 - Segurana de macros (2)

Quando terminar o trabalho com as macros e para impedir a execuo de um qualquer

cdigo potencialmente perigoso, recomendvel que volte a ativar uma das definies que
permitem desativar as macros.
Para iniciar a construo de uma macro, necessrio preparar o documento, habilitando-
o realizao deste comando:
No menu Guardar como/livro com permisso de macros do Excel:

31
 Figura 33 - Permisso de macros

a. Macros de personalizao das barras de ferramentas

possvel criar um boto de atalho para executar uma macro dentro da barra de
ferramentas de acesso rpido. Para isto, clique com o boto direito do rato sobre a barra e
selecione personalizar barra de ferramentas de acesso rpido:

Figura 34 - Personalizao da barra de ferramentas (1)

Escolher comandos de macros:

32
 Figura 35 - Personalizao da barra de ferramentas (2)
Da mesma forma que se podem adicionar, podem tambm ser removidas as macros no
mesmo painel.

b. Criao e gravao de uma macro

Para a criao de uma macro, clicar no menu programador/gravar uma macro:

Figura 36 - Criao de uma macro

33
 Neste menu, pode ser definido o nome a dar macro, o local onde vai ser gravada.

Quando terminar de colocar o nome da macro, clique em ok. Automaticamente comea a

gravao da sua macro! Faa todo procedimento que deseja que a macro realize e ao finalizar
clique no quadrado azul da figura abaixo:

Figura 37 - Terminar gravao de macro

c. Atribuio de uma macro a um boto

possvel ainda associar uma macro a um boto de controlo, parecido com este:

Figura 38 - Macro - Boto de controlo

Para criar o boto deve clicar-se no menu inserir/forma:

34
 Figura 39 - Inserir boto

Figura 40 - Inserir boto (2)

possvel ento atribuir uma macro ao boto criado, basta clicar com o boto esquerdo
do rato e pode ento ser atribuda a macro:

35
 Figura 41 - Atribuir macro a um boto

d. Execuo de uma macro

Depois de atribuir a macro, cada vez que clicar no boto, o comando da macro vai ser
executado.

e. Eliminar uma macro

Se se desejar eliminar uma macro existente, proceder da seguinte forma:
- Abrir o livro que contm a macro que se pretende eliminar
- No separador Programador, grupo Cdigo, clicar em Macros
- Na caixa de dilogo Nome da macro, selecionar o nome da macro que se pretende
eliminar
- Clicar no boto Eliminar. Surge uma caixa de dilogo a confirmar a eliminao.

f. Editar uma macro

Quando se est a criar uma macro com o Gravador de Macros todas as aes que executam
so convertidas em cdigo Visual Basic. Se se modificar uma macro, pode-se considerar que ser
talvez mais fcil grav-la de novo do que editar o cdigo de programao.
Para editar uma macro:
- Selecionar Macro, do grupo Cdigo, separador Programador.
- Selecionar a macro que se deseja editar e clicar no boto Editar.
- Surge uma nova janela, onde direita, mostra o respetivo cdigo em Visual Basic que
foi gerado pela macro criada:

36
Figura 42 - Editar macro

37
6. Bibliografia:

- Microsoft Office Excel 2003 Passo a Passo, Curtis Frye, Ed. Bookman
- CINTO, Antonio Fernando; GES, Wilson Moraes, Excel Avanado, Editora: Novatec
- www.youtube.com

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