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Importante:
Tal vez por error, algunas de estas funcionalidades estuvieron disponibles, en un
principio, para todos los usuarios que contaran con Excel 2016 actualizado.
Actualmente solo estn disponibles para quienes, adems de contar con Excel
2016 actualizado, estn suscritos a Office 365. (Las 6 nuevas funciones, sin
embargo, estn disponibles tambin en Excel Online y Excel Mobile, ambos
gratuitos.)
Tema negro
Por primera vez (que yo recuerde) es posible vestir a Office de color negro.
Segn dicen sus desarrolladores, ese cambio fue motivado por demanda
popular. Para aplicarlo solo hay que hacer clic en la ficha Archivo, all elegir la
opcin Cuenta y, en la lista desplegable Tema para Office, elegir Negro. El
cambio de tema afecta a todas las aplicaciones de Office.
Autocompletar mejorado
A medida que digitamos ciertas expresiones dentro de una frmula, Excel nos
sugiere los nombres que podemos estar tratando de escribir para que los elijamos.
La mejora incorporada a esta caracterstica consiste en que ya no solo sugerir las
funciones (y otros elementos) que empiecen con la cadena de texto que hemos
digitado, sino que sugerir adems las que contengan dicha cadena en cualquier
parte de su nombre y no solo al principio.
Grficos de embudo
Aparte de los 6 tipos de grficos nuevos que ya inclua Excel 2016 desde su
aparicin, se ha sumado uno ms: el grfico de embudo.
Los grficos de embudo sirven para mostrar cmo disminuye un valor inicial a
medida que pasa a travs de las distintas fases de un proceso. Por ejemplo, el
grfico de la imagen anterior indica la diferencia entre la cantidad de clientes
potenciales y las ventas efectivamente cerradas. En el proceso que va de un valor
a otro, hay una serie de fases a travs de las cuales la cantidad inicial disminuye
paulatinamente.
Nuevas funciones
Y llegamos a las novedades que me parecen ms interesantes: las nuevas
funciones. Son 6 y lo mejor es que se trata de funciones fciles de usar y que
ayudan a simplificar tareas cotidianas. (Las funciones incorporadas en los
ltimos aos eran tiles mayormente en reas muy especficas y por un porcentaje
pequeo de usuarios.)
Las nuevas funciones son UNIRCADENAS y CONCAT (que sustituye a
CONCATENAR), para combinar listas o rangos de cadenas de texto (y no solo
celdas aisladas); MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO, para encontrar el
mximo o mnimo de un rango con una o ms condiciones
y SI.CONJUNTO y CAMBIAR, para evitar las funciones SI anidadas (si no por
completo, al menos, una gran cantidad de ellas).
UNIRCADENAS y CONCAT
Una tarea muy comn para cualquier usuario de Excel es combinar textos
de diferentes celdas. Hasta hoy, si necesitbamos unir todos los textos de
un rango, la nica opcin disponible (excluyendo el uso de macros) era
especificar cada celda individualmente, mediante la
funcin CONCATENAR o con el operador &.
Por ejemplo, para unir todos los textos de las celdas A2 a E2, separados por
comas, lo ms probable era que empleramos una de estas dos frmulas:
=CONCATENAR(A2; ", ";B2; ", ";C2;", ";D2;", ";E2)
=A2&", "&B2&", "&C2&", "&D2&", "&E2
Pero la ventaja de las nuevas funciones UNIRCADENAS y CONCAT es
que nos permiten concatenar rangos enteros. UNIRCADENAS admite,
adems, la especificacin un delimitador(como la coma o el espacio) para
que Excel lo intercale entre trmino y trmino. Tambin nos permite indicar
si deben ignorarse las celdas vacas que hubiera en el rango.
Las funciones anidadas son aquellas en las que una funcin SI se inserta
dentro de otra funcin SI, siguiendo la forma genrica: "SI(SI(SI()))". Y,
si bien, la funcin SI es una de las ms tiles en Excely usar SI anidados es
una prctica muy comn, a la mayora de los usuarios les resultan
complejas las anidaciones y tratan de evitarlas.
Por eso creo que estas dos nuevas funciones pueden lograr buena
aceptacin, aunque habr que esperar bastante hasta que se hagan de uso
masivo.
MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO
Si ests familiarizado
con CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDI
O.SI.CONJUNTO, las nuevas
funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO no deberan
necesitar mucha explicacin. Era casi lgico que alguna vez llegaran a la
existencia, y en realidad, demoraron ms de lo esperado.
En julio del 2015 publiqu un artculo donde se daban ideas para encontrar
mximos y mnimos con condiciones. Ahora veamos, la forma en que
pueden resolverse este tipo de situaciones usando las nuevas
funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO.
Por ejemplo, supongamos que, de una lista que detalla las ventas de varias
sucursales entre 2013 y 2015, debemos averiguar: cul fue el mayor monto
vendido en 2014, entre todas las sucursales, y tambin cul fue el menor
monto vendido durante el mismo ao, excluyendo el valor de venta cero.
La sintaxis de las
funciones MAX.SI.CONJUNTO y MIN.SI.CONJUNTO, son bastante
intuitivas. Tienen la siguiente estructura:
Rango de valores a evaluar
Rango donde se encuentra el primer criterio
Primer criterio
Rango donde se encuentra el segundo criterio
Segundo criterio
Y as sucesivamente...
=MIN.SI.CONJUNTO(C2:C13;A2:A13;2014;C2:C13;">0")
Prubalas!
Reitero que estas funciones, por el momento, solo estn disponibles para los
suscriptores de Office 365 con Excel 2016 instalado en su equipo, para los
usuarios de Excel Mobile y para los usuarios de Excel Online. Pero, como el
acceso a Excel Online es gratuito para todo el que tenga una cuenta de
Microsoft (por ejemplo, una cuenta de correo de Hotmail o Outlook), si lo
deseas puedes probar all las nuevas funciones sin demasiados
inconvenientes.