Carrera(s) : ING. CONSTRUCCION/CONST.

CIVIL/TEC CONTRUCCION
Asignatura: PROGRAMACION y CONTROL de PROYECTOS
Profesor: Hernn Lomboy Q.-

PRINCIPIOS GENERALES DE ADMINISTRACION

Definicin de la Administracin

La administracin es un proceso muy particular consistente en las actividades de

planeacin, organizacin, ejecucin, y control, desempeadas para determinar y
alcanzar los objetivos sealados empleando personas y otros recursos. En pocas
palabras, administrar (ya sea una organizacin, una familia o la vida de uno mismo) es
decidir con anticipacin lo que se quiere lograr y el cmo se lo va a lograr, para luego,
utilizar los recursos disponibles y ejecutar las actividades planificadas con la finalidad
de lograr los objetivos o metas establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la menor
cantidad de recursos posible , esto lo podemos ver mejor verificando el proceso
administrativo.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin

como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso
administrativo nico. Este proceso administrativo formado por 4 funciones
fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el proceso de
la administracin. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la
administracin es:
Proceso Administrativo

PLANIFICACION
Para un Administrador o para un grupo de empleados es importante decidir o
estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos.
 Esto origina las preguntas de que el trabajo u objetivo hacerse? Cundo y
cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y
cmo lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrn integrando predeterminando
de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del
propsito de ver hacia delante.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA PLANIFICACION

- Determinar o Pronosticar los objetivos Generales
- Establecer condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.
- Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar nuevos
y mejores medios de desempear el trabajo.
- Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
- Anticipar los posibles problemas futuros.

ORGANIZACIN.
Despus de que la direccin y formato o estrategia de las acciones futuras ya han
sido definidas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las
necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin
de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo esta guiado por la
consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las
personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un
mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se
alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o en la
calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los
miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el
grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIN

- Subdividir y agrupar el trabajo y obligaciones en unidades operativas (deptos)
- Definir los requisitos de los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
- Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
- Ajustar la organizacin a la luz de los resultados esperados del control.

EJECUCIN.
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeacin y organizacin, es necesario que el administrador tome medidas que inicien
y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten las tareas.
Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a
esto se le llama ejecucin.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN
- Poner en prctica la filosofa de participacin de todos los afectados por la decisin.
- Conducir y retar y motivar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
- Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
- Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo.
- Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados esperados del control.
CONTROL
Los administradores siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo
que s est haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias,
malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con
rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL

- Comparar y evaluar los resultados con los planes generales.
- Disear y comunicar los medios efectivos para medir las operaciones.
- Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones y tomar las acciones correctivas .
- Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

INTERRELACIN ENTRE LAS FUNCIONES

En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de
modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por
completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una
secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva
empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una
empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuacin de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente el
administrador se involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada
uno.

DEFINICIN E IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un mbito
definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin de un gerente. Esta
definicin incluye 2 conceptos, desde el punto de vista del gerente son:

META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en trminos claros y

precisos. No se habr de confundir una meta con el rea general de actividades
deseadas, el hacerlo as pone en nfasis en los medios, no en la mira.

AMBITO de la meta que se persigue est incluida en la declaracin de los limites o

restricciones presitos que debern observarse.
As mismo un objetivo connota un carcter definitivo. Los propsitos declarados
en trminos vagos o de doble significado tienen poco o ningn valor administrativo
porque estn sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusin
y disturbio.
La direccin est indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben
buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma
podran buscarse. Esta direccin proporciona los cimientos para los planes estratgicos
apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos.
 Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el xito de la
administracin y sofocar las operaciones en cualquier organizacin. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse peridicamente y reiterar los objetivos
buscados y luego determinar si la accin que en la actualidad se sigue est en verdad
contribuyendo al logro de esas metas. Tal prctica ayuda a minimizar las dificultades
que tienen muchos miembros de la administracin y sus subordinados para saber cules
son sus objetivos actuales, identificndolos tanto para ellos como para sus asociados,
ponindolos al da y usndolos con eficiencia en su trabajo administrativo.

La Divisin de la Empresa
El conjunto de las operaciones que realizan las empresas puede dividirse en seis grupos,
a saber:

1 .- Operaciones tcnicas (produccin, fabricacin, trasformacin);

2 .- Operaciones comerciales (compras, ventas, permutas);
3 .- Operaciones financieras (bsqueda y administracin de capitales);
4.- Operaciones de seguridad (proteccin de bienes y de personas);
5 .- Operaciones de contabilidad (inventario, balance, costo, estadstica, etc.);
6 .- Operaciones administrativas (previsin, organizacin, mando, coordinacin y
control).

Estos seis grupos de operaciones o funciones esenciales existen siempre en toda

empresa, sea sta simple o compleja, pequea o grande.
La enseanza de la administracin debe, por consiguiente, ser general: rudimentaria en
las escuelas primarias, un poco ms extensas en las secundarias y muy desarrolladas en
las superiores. Esta enseanza no podr, hacer de todos sus alumnos buenos
administradores, como tampoco puede la enseanza tcnica lograr que todos los suyos
sean excelentes tcnicos.
No se le exigira sino servicios anlogos a los que rinde la enseanza tcnica. Y
por qu no podra rendirlos? Se trata, principalmente, de hacer que la juventud se halle
en condiciones de comprender y de utilizar las lecciones de la experiencia. Actualmente,
el debutante no tiene ni doctrina administrativa ni mtodo, y muchos quedan, a este
respecto, principiantes durante toda su vida.
Es necesario esforzarse, pues, en inculcar las nociones administrativas en todas
las clases sociales. La escuela desempear, evidentemente, un papel considerable en
esta enseanza. El da en que la administracin forme parte de la enseanza, los
profesores de las escuelas superiores sabrn organizar en forma adecuada el plan de esta
materia. Pero es ms difcil concebir lo que debe ser la enseanza administrativa
primaria. He hecho, a este respecto, un ensayo que expondr sin pretensiones de
ninguna naturaleza, convencido de que un buen profesor sabr mejor que yo extraer de
la doctrina y poner al alcance de sus alumnos todo lo que convenga ensearles.