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2010
Lic. Valentin Prieto Saucedo
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 1
MICROSOFT EXCEL 2010
1. Microsoft Excel
La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:
En el ao 1987 Excel 2.0.
En el ao 1990 Excel 3.0.
En el ao 1992 Excel 4.0.
En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95).
En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97).
En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000).
En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP).
En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010).
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2. Iniciar Microsoft Office Excel 2010 El Icono de
Existes diferente manera de iniciar el programa de Excel el cual vamos a realizar: Microsoft
Excel 2010
2.1. Desde el botn Inicio
1. Clic en el botn Inicio
2. Clic en la opcin Todos los
programas
3. Clic en Microsoft Office
4. Clic en Microsoft Office Excel 2010
+
2. Escribir Excel
3. Clic en Aceptar
Practica N 1
9. Ingresa a Microsoft Excel Mediante:
Opcin del botn Inicio
Opcin Buscar
Opcin Ejecutar
Opcin del Acceso Directo
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3. Elementos de Microsoft Excel Formato de
Los libros de Excel contienen hojas, organizadas en cuadrillas de celdas con filas y Archivo
columnas, donde podemos trabajar con distintos tipos de datos, frmulas y Como en la
funciones. versin 2007,
los archivos de
Excel 2010 se
guardan de
forma
predeterminad
a con la
extensin .xlsx.
Las versiones
anteriores
utilizaban el
formato .xls.
Para compartir
un archivo con
un equipo que
tenga una
versin anterior
a Excel 2007-
2010, lo
almacenamient
os en un
formato
compatible con
esa versin.
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4. El entorno de Microsoft Excel
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.
Un Libro de Excel est compuesto de hojas el cual puedes insertar hasta 255 Un Libro de
hojas, Excel est
compuesto de
Reconocimiento de la hoja Electrnica hojas el cual
1. Consta de 1048576 Filas puedes insertar
2. Las columnas estn en forma de letras de XFD (16384) hasta 255
3. Contiene Celdas cada una de ellas son separadas hojas en el
4. Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo Libro. mismo libro.
Contiene el nombre del LIBRO sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1 Microsoft
Excel, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha estn los botones para:
Minimizar
Cerrar
Restaura o Maximizar
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5.2. La barra de acceso rpido Si deseas
insertar un
nuevo botn de
acceso rpido
realiza lo
Contiene las operaciones de Excel ms utilizadas. Al hacer clic en guardar, por siguiente:
ejemplo, nos permitir guardar un libro. - Clic en Archivo
- Clic en
5.3. Men Archivo Opciones
- Clic en Barra
Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la de herramienta
parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un de acceso
men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar rpido
- Elegir el
sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno comando
Nuevo. - Clic en Agregar
- Clic en Aceptar
Inicio
Insertar
Diseo de pgina
Frmulas
Datos
Revisar
Vista
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5.5. La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
Ingresando a la
Cuadro de Nombre Barra de frmula siguiente direccin
puedes encontrar
una variedad de
ayuda en lnea
http://office.
5.6. La barra de etiquetas microsoft.co
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. m/es-
es/excel-
help/
5.7. Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en
los tringulos.
5.8. La Ayuda
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Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel 2010. Abre en Teclas que te
el panel de tarea un dilogo de bsqueda de ayuda en lnea de Microsoft permiten pasar
de una celda a
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botn de la Barra otra.
de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecer una
ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar
la ayuda necesaria.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a
El cursor te
travs de la hoja son:
permite
MOVIMIENTO TECLADO seleccionar
una Columna o
Celda Abajo FLECHA ABAJO fila rango de
Celda Arriba FLECHA ARRIBA celda.
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
FIN FLECHA ARRIBA
activa
ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
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8. Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto Para
aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. seleccionar
toda la Hoja
solo tienes que
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas presionar
hojas del libro de trabajo.
Tambien lo
puedes realizar
dando un clic
Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja en
activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic
sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic
sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn
ningn efecto.
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
9. Teclado en Pantalla
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UNIDAD N 2
INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL
1. Inicio rpido: Crear un libro Utilizando el
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una teclado, si
plantilla existente que ya contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar. deseas un
nuevo
documento
Haga clic en Nuevo. debes de
Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta presionar las
temporalmente la hoja de clculo. siguientes
teclas:
Haga clic en Nuevo.
Ctrl + U
A modo de
prctica ir a
Archivo/Nuevo/
Plantilla de
ejemplo
Clic en la
siguiente
plantilla:
Amortisacion
de prestamo
En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.
1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a
partir de un libro existente, busque la ubicacin del libro que desee usar
y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo.
3. Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de
ejemplo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.
Practica N 2
10. Ingresa a Microsoft Excel
Pida un Nuevo Documento
Abra la Plantilla Informe de Venta
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2. Guardar un Libro en Excel
Es importante
que ni bien
1. Clic en el men Archivo empiece a
2. Clic en la opcin Guardar trabajar en
como Excel
3. Elegir la Unidad, Disco Guardar el
donde se desea guardar Libro.
el libro
4. Escribir el nombre del Si usted
libro desea lo
5. Clic en el botn Guardar puede realizar
precionando
F12
Sugerencia
4. Editar y escribir datos en una hoja de clculo Para escribir
Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos en los datos en
las celdas de la hoja de clculo. Luego, quizs desee ajustar los datos de manera una nueva
que puedan verse y se muestren del modo en que prefiera. lnea dentro de
una celda,
4.1. Escriba los datos. inserte un salto
1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda. de lnea
presionando
2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo das, meses o nmeros ALT+ENTRAR
progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la
celda siguiente para establecer un patrn.
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En la Hoja Actividad 1, escriba los siguientes datos empezando B3: Sugerencia
Para ajustar
rpidamente
todas las
columnas o las
filas en la hoja
de clculo,
haga clic en el
botn Seleccio
nar todo y
luego haga
doble clic en
4.2. Ancho de una Columna cualquier borde
Para dar el ancho de una columna solo tienes que ubicar el cursor en la interseccin entre dos
de las columnas de la siguiente manera: encabezados
de columna o
Ubicar el curso entre la de fila.
Columna D y F y presionar clic
izquierdo sin soltar hasta dar el
ancho deseado.
Practica N 3
11. Ingresa a Microsoft Excel
Pida un Nuevo Documento
Realiza una Agenda Personal
Guardar el Libro en su carpeta personal
Salir de Excel
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4.5. Como Cerrar un Libro Activo de Excel
Existen diferentes formas de Cerrar un libro activo de Microsoft Excel que son los
siguientes:
Mediante el Men
1. Clic en el men Archivo
2. Clic en la opcin Abrir
3. Buscar el archivo o
libro y seleccionar el libro
4. Clic en el botn Abrir
En ambos casos debes de buscar el libro que deseas abrir seleccionarlo y un clic en
el botn Abrir.
Practica N 4
12. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro Actividades
A la Hoja2 cambiarle de nombre a Actividad 2
Guardar el libro (Ctrl + G)
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UNIDAD N 3
TRABAJANDO CON HOJA
En esta unidad aprenderemos a agregar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y
Para insertar
renombrar hojas segn nuestras necesidades. una nueva hoja
presiona:
1. Insertar Hojas
Para insertar una nueva hoja al Libro de Excel solo tiene que realizar lo siguiente: Mays +F11
Clic en este botn.
Colorear la
pestaa de la
2. Eliminar Hojas hoja:
Para Eliminar una hoja da Clic Derecho sobre la Clic Derecho
Hoja que deseas Eliminar y Clic en Eliminar. sobre la hoja,
Clic en Color
3. Mover Hojas de Etiqueta,
Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un Elegir el Color.
clic sobre su pestaa, lo mantenemos presionado y
arrastramos la hoja al lugar que deseemos. Tambin
podemos hacer clic Derecho sobre la pestaa y el en
men contextual seleccionamos Mover o copiar
Se abrir un cuadro de dialogo donde debemos de elegir a que libro queremos Manejo del
mover o copiar y la hoja delante o atrs donde deseamos ubicarla. Teclado y el
Mouse
4. Copiar hojas Las teclas de
Si queremos copiar una hoja, dentro de la misma opcin Mover o copiar del acceso rpido
men contextual marcamos crear una copia. Esta tendr el mismo nombre que la agilizan el
original y llevara el nmero 2 entre parntesis. Por ejemplo de la Hoja 1 la copia tiempo de
trabajo dentro
ser Hoja(2).
de un libro de
Excel.
5. Ocultar y mostrar hojas Ctrl + AVPG,
Para ocultar una hoja hacemos un clic Derecho sobre la hoja que deseamos ocultar nos permite
y seleccionamos Ocultar, si queremos volverla a mostrar hacemos clic Derecho en movernos a la
cualquier hoja y seleccionamos Mostrar. hoja siguiente y
Ctrl + REPG,
6. Cambiar el nombre a la hoja nos lleva a la
Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a hoja anterior.
las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3. El botn
derecho del
mouse, en
1. Doble Clic sobre Hoja ocasiones nos
2. Escriba el nuevo Nombre evita tener que
3. Presionar la tecla Entre ir hasta la cinta
de opciones de
Excel.
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UNIDAD N 4
MANIPULACIN DE CELDAS
1. Como Seleccionar una celda
La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
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UNIDAD N 5
PORTAPAPELES
Aprenderemos a utilizar el Portapapeles para luego lograr un mejor manejo de las
Copiar, cortar
opciones de pegado que brinda Excel. y pegar son
acciones que
Esta opcin se encuentra en la Ficha Inicio realizamos con
frecuencia al
La primera es Cortar trabajar con
La Segunda Copiar Excel para
La Tercera Copiar formato evitar la
Por ultimo tenemos la Opcin de Pegar reiteracin de
tareas. Existen
diferentes
opciones de
Pegar, pega todo lo que Frmulas, solo Formato de pegado, y para
contiene la celda de origen, pega la frmula frmula y acceder a
incluido frmulas y funciones. que contiene la nmeros, pega
Mantener ellas, hacemos
celda, no el la frmula y el
formato de
formato. formato de la clic en la fecha
Sin borde, pega todo lo origen, pega el
celda
que contiene la celda seleccionada
contenido y el del botn
sin los borde. formato de la
celda de origen. Pegar que se
encuentra en el
Valores, solo pega los Mantener ancho de columnas de grupo
valores. Si copiamos una
cleda donde hay una
origen, pega todo el contenido de la Portapapeles
celda de origen y tambin el ancho de la
frmula o una funcin solo columna. de la Ficha
nos llevara el resultado.
Inicio.
Transponer, invierte filas y columnas.
Las celdas de filas de origen pasan a
Formato de valores y estar como columnas y las columnas
nmeros, pega los resultados como filas.
de una frmula o funcin o
cualquier formato que tenga
aplicada la celda de origen (no Formato de valores y origenn, pega los
solo de nmeros). No se valores y el formato de nmeros. No se
pegan la frmula ni las pegan las frmulas ni las funciones.
funciones.
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1. Copiar una celda o Rango de Celdas Para Copiar de
Para copiar un contenido en Excel es duplicar la informacin, existes las siguientes una manera
opciones: ms fcil es
mediante el
Mediante el Botn Copiar Teclado:
1. Seleccionar la celda o rango de celdas
2. Clic en la ficha Inicio Ctrl + C
3. Clic en la opcin Copiar
4. Dar un clic en la celda que desea pegar Para pegar:
5. Clic en la ficha Inicio
6. Clic en la opcin Pegar Ctrl + V
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UNIDAD N 6
FORMATO DE CELDA
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una
buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms
importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y
resaltar en color rojo las prdidas y en color azul las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Es mediante el
Ciic Derecho
sobre las o celda
seleccionda:
Formato de
celda
Ctrl + 1
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Estas son las diferentes opciones de formato de celda que nos proporciona Excel.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
1. Seleccionar la celda o
rango de celdas
2. Clic en el men NICIO
3. Clic en la opcin FUENTES
4. Aparecer un cuadro de
dialogo como el siguiente
5. Clic en la ficha Fuente
a. Fuente: Permite cambiar el
tipo de fuente.
b. Estilo: Permite colocar
Negrita, Cursiva o
subrayado.
c. Subrayado: Permite elegir
el tipo de subrayado.
d. Color: Permite colocar el
colora a la letras
e. Efectos: Permite elegir
algn efecto
6. Clic en el botn Acaptar
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Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar la alineacin.
2. Seleccionar la cinta Alineacin
3. Aparecer un cuadro de formato de
celda
4. Hacer clic sobre la pestaa
Alineacin del cuadro de dilogo
Formato de celdas.
5. Aparecer la siguiente ficha.
6. Realizar los cambios que usted desee
7. Clic en el botn Aceptar
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
2. Clic en la cinta fuente.
3. Clic en la opcin bordes
4. Clic sobre la pestaa ms
bordes.
5. Aparecer el siguiente cuadro
de dialogo.
6. Elegir las opciones deseadas
del recuadro.
7. Clic en el botn Aceptar
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Trama
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Trama
5. Aparecer el siguiente cuadro de
dialogo
6. Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
7. Clic en el botn Aceptar
Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto de los nmeros.
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Nmero.
5. Aparecer la ficha siguiente:
6. Elegir la opcin deseada del
recuadro Categora:.
7. Clic en el botn Aceptar
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c. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de
moneda y las comas decimales en una columna.
d. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de Acceso
fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. mediante el
e. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede teclado a la
escogerse entre diferentes formatos de hora. cinta de
f. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor opciones
de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de
porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
Si no est
mostrara como 15,28%.
g. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. familiarizado
h. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. con la cinta de
Podemos escoger el nmero de decimales.
opciones, la
i. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en
el texto se encuentre algn nmero en la celda. informacin de
j. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo esta seccin
postal, el nmero de telfono, etc.
puede ayudarle
k. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo
de formato. a comprender
el modelo de
Combinaciones de Teclas que le permiten aplicar algn formato de celda mtodos
ms rpido: abreviados de
teclado de la
CTRL+1 Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas. cinta de
opciones. La
CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.
cinta de
CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva. opciones
incluye nuevos
CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.
mtodos
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En la presente prctica vamos a ver algunas opciones de Formato de Celda para
ello empecemos a trabajar:
Practica N 5
13. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro Practico N 6
Colocarle el color de fondo como observa en la imagen
Colocar los textos con la Orientacin como usted observa
Insrtele el borde ms adecuado que usted desee.
Realice todas las combinaciones de texto necesaria en el practico
Insrtele una imagen desde archivo
Guardar el libro (Ctrl + G)
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UNIDAD N 7
SERIE DE RELLENO
Clic en Barra de
herramienta de acceso
rpido
Seleccionar Todos los
Comandos
Seleccionar Serie de
relleno
Clic en Agregar
Clic en Captar
Clic en Captar
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
El Resultado sera el siguiente:
Por ejemplo,
Como habr podido observar esta es una herramienta que le va a si desea usar
permitir realizar rellenados de nmeros en Filas como en la serie 1, 2,
Columnas, es una herramienta muy til a la hora de realizar 3, 4, 5,...,
rellenado de valores de gran dimensin. escriba 1 y 2
en las
primeras dos
celdas.
Clic en esta
Para hacer una lista personalizada: opcin
Seleccione
las celdas
Clic en Archivo/Opciones/Avanzadas
que contienen
los valores
iniciales y
luego arrastre
el controlador
de
relleno
por el
intervalo que
desea
rellenar.
Sugerencia
Para rellenar
en orden
ascendente,
arrastre hacia
abajo o hacia
la derecha.
Para rellenar
en orden
descendente,
arrastre hacia
arriba o hacia
la izquierda.
Escriba la lista que usted Clic en Agregar
desee separada por coma
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Para utilizar una lista creada realiza los siguientes:
Practica N 6
14. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
A la Hoja 3 cambiar de nombre por Actividad 3
Escriba el Titulo
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Utilizando la herramienta Serie de relleno complete el cuadro
Cree una lista personal de las bebidas que ms le guste
Colocarle los bordes que usted desee a la tabla
Guardar el libro (Ctrl + G)
Cerrar el libro activo de Excel.
Pedir un nuevo libro de Excel.
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UNIDAD N 8
OPERADORES DE CALCULO EN EXCEL
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los
elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
En Excel se
operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.
tiene valores
Tipos de operadores contantes y
Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas variables, los
valores
como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados
constante son
numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
aquellos que
Operador aritmtico Significado Ejemplo no van a
+ signo ms (Suma) (3+3) variar en
- signo menos (Menos) (3-1) calculo,
(-1) mientras que
* Asterisco (Multiplicacin) (3*3) los variables
/ barra oblicua (Divisin) (3/3) son los que
% Porcentaje (20%) pueden tomar
^ Exponenciacin (3^2) las diferentes
celdas en el
Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los clculos.
siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador aritmtico Significado Ejemplo
= Igual a A1=B1
> Mayor que A1>B1
< Menor que A1<B1
>= Mayor igual que A1>=B1
<= Menor igual que A1<=B1
<> Diferentes A1<>B1
Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los clculos con los
siguientes operadores.
Operador aritmtico Significado Ejemplo
: Operador de rango que genera una (B5:B15)
referencia a todas las celdas entre
dos referencias, stas incluid.
, Operador de unin que combina (SUMA(B5:B15,D5:D15))
varias referencias en una sola
(SUMA(B5:B15,D5:D15))
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Orden en que Excel Ejecuta las Operaciones en las Frmulas
En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor Es importante
devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el que a la hora
orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. de realizar un
calculo en
Orden de clculo Excel tenga
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel encuanta el
siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrs del orden de los
signo igual como una frmula. Tras el signo igual estn los elementos que se van a operadores y
los parentesis.
calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. stos se
encuentran separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de
izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene
operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un
operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de
izquierda a derecha.
Operador Descripcin
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
*y/ Multiplicacin y divisin
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
= Comparacin
<>
<=
>=
<>
Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula
que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado
de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma. La frmula
multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2
y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula
indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
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En la siguiente prctica realiza las operaciones correspondientes:
Practica N 7
15. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 5 cambiar de nombre por Actividad 5
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Llene la columna N1 y N2 y realiza las operaciones pedidas
Pida un nuevo libro y copia el contenido a la Hoja 1
Cambiar el formato de cada una de las columnas por ejemplo RESTA esa
columna tiene que tener el formato Fecha
Guardar el libro (Ctrl + G) Formato de celdas
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UNIDAD N 9
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en
ocasiones necesitamos locali zar en el libro un dato concreto. Para
facilitarnos esta tarea existe la herramienta de bsqueda.
Buscar
Para usar la herramienta de Buscar y seleccionar debes de dar un
Clic en la Ficha Inicio e ir a la cinta Modificar, vamos a realizar una prctica, ingresa
a Excel.
1. Clic en una celda de la hoja 2. Clic en Buscar
4. Clic en Buscar
todos
6. Clic en Cerrar
Esta herramienta es muy til cuando desea reemplazar una gran cantidad de datos,
ya sea de tipo: texto, numrico, fecha o cualquier valor que desee encontrar o
reemplazar.
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Practica N 8
16. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 7
Escriba el Titulo
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Utilizando la herramienta Buscar y Reemplazar
Busque el y reemplcelo por (Vacio)
Guardar el libro (Ctrl + G)
Cerrar el libro activo de Excel.
Practica N 9
18. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 8
Transcriba los datos tal como usted observa en la siguiente Imagen
32
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 10
CORRECCIN ORTOGRFICA
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores
ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel
busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la
considerar como posible palabra errnea.
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes
pasos:
2. Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.
3. Clic en la Ficha Revisar
Practica N 8
8. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Ir a la Hoja Practico 7
Realizar la Revisin Ortogrfica
33
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 11
COMENTARIOS
Puede agregar notas a una hoja de clculo usando
comentarios. El uso de comentarios puede facilitar la
comprensin de una hoja de clculo al proporcionar un
contexto adicional para los datos que contiene. Por
ejemplo, puede usar un comentario para proporcionar
informacin acerca de los datos de una celda en particular.
Tambin puede agregar un comentario al encabezado de una columna con
indicaciones al usuario sobre los datos que debe escribir.
4. Escriba el comentario
Mtodo
abreviado de
teclado Tamb
in puede
presionar
MAYS+F2.
Mostrar u ocultar comentarios en la hoja de clculo
1. Haga clic en la celda o celdas que contienen un indicador de comentario.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar SUGERENCIA
comentarios.
Tambin puede
hacer clic con
el botn
secundario en
la celda que
contiene el
comentario y, a
continuacin,
Mostrar u ocultar todos los comentarios de la hoja de clculo haga clic
En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los en Mostrar u
comentarios. ocultar
comentarios.
34
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 12
PRESENTACION EN PANTALLA - IMPRESIN
Excel nos permite mostrar la informacin en diferentes vistas, para tener una mayor
facilidad de manipular y realizar anlisis.
Una forma
rpida de
Normal Diseo de pgina hacer zoom:
Presionar la
tecla Ctrl y
mover
el scroll, la
ruedecita,del
ratn hacia
adelante y
hacia atras,
esto
aumentar y
reducir la
pantalla.
35
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Configurar la Pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que
configuremos la pgina, para modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la
orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel.
Orientacin:
Tienes la opcin de Vertical u Horizontal
Ajuste de escala:
Ajuste a: permite disminuir o aumentar el
tamao de la planilla para su impresin.
Ajustar a: Puedes elegir a que pgina
vas aplicar el ajuste.
Mrgenes
Escriba su encabezado
Nota: Una vez haya realizado todos los cambios deseado
en el cuadro de dialogo Configuracin de Pgina, Clic en
Aceptar para aplicar los cambios.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Imprimir una Hoja de trabajo
Los libros y las hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial,
uno por uno o varios al mismo tiempo. Adems, si los datos que desea imprimir
estn en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel.
1. Clic en el men
DISEODE PAGINA
2. Clic en la opcin
Configurar pgina (o
Ctrl +P)
3. Aqu puedes elegir el
tipo de papel, el color
entre otros.
4. Clic en el botn
Aceptar
37
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 13
FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL
1. Lo Bsico de Microsoft Excel
38
Lic. Valentin Prieto Saucedo
1.3. Sintaxis de una Funcin
Segunda forma:
1. Seleccionar la celda donde deseas realizar un calculo
2. Clic en el botn fx de la barra de formula
3. Seleccionar una Categora
4. Clic la funcin deseada
39
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Tambin lo puedes hacer haciendo doble clic en la celda y escribindola
manualmente la funcin.
Utilizar
constantes
en frmulas
Una constante
es un valor que
no se calcula,
sino que
permanece
igual siempre.
Por ejemplo, la
fecha 9-10-
2008, el
nmero 210 y
el texto
"Ganancias
trimestrales"
son
1.5. Editar una funcin constantes.
Una expresin
Una vez que has armado tu funcin, tienes distintas formas de editarla, revisarla y o un valor
realizarle cambios. obtenido como
resultado de
Posicionado en la celda con la funcin, haz doble clic o presiona la tecla F2. una expresin,
Posicionado en la celda con la funcin vers que la misma aparece en la no son
Barra de Frmulas. Haciendo clic dentro de la misma tambin puedes editar constantes. Si
utiliza
la funcin.
constantes en
Posicionado en la celda con la funcin, puedes presionar MAYUSC + F3 la frmula en
para abrir el cuadro de dilogo de la funcin. vez de
referencias a
Para editar la frmula puedes usar 3 mtodos diferentes (prubalo ahora!) celdas (por
ejemplo,
1. Hacer doble clic en la celda (o presionar F2 en la celda). =30+70+110),
2. Seleccionar la celda y editar la funcin desde la Barra de Frmulas. el resultado
3. Seleccionar la celda y presionar MAYUSC+F3 para abrir el Cuadro de cambia slo si
modifica la
dialogo de funciones.
frmula.
Para salir del modo edicin utiliza la tecla ESC.
Si queremos copiar una funcin o frmula a muchas celdas solo necesitas armar la
primera celda y luego copiar la frmula o funcin (Excel ir cambiando la referencia
de celdas automticamente). En nuestro ejemplo, partiendo de una tabla de
"Cantidad" y otra tabla de "Precios" hemos armado en pocos segundos la tabla
"Ventas". Repasemos como lo hicimos:
40
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Nos ubicamos en la
celda K5 y escribimos Utilizar
la frmula =C5*G5 referencias en
frmulas
Presione la tecla Intro Una referencia
para ver el resultado identifica una
celda o un
rango de
Seleccionar la celda celdas en una
hoja de clculo
Ubicar el cursor en la e indica a
esquina inferior Excel dnde
derecha y cuando debe buscar
aparezca una cruz los valores o
negra presionar y los datos que
desea utilizar
arrastrar hacia abajo.
en una frmula.
Las referencias
Excel copia automticamente las nuevas frmulas, ajustando las filas y columnas de permiten
las mismas. utilizar datos
de distintas
partes de una
hoja de clculo
en una frmula,
o bien utilizar el
valor de una
celda en varias
frmulas.
Tambin puede
hacerse
referencia a las
1.7. Referencia celdas de otras
hojas en el
Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a mismo libro y
celdas o a rangos. Como vimos en el punto anterior ("Copiar") es posible armar una de otros libros.
funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y Las referencias
columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te a celdas de
interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a otros libros se
la vez. denominan
vnculos o
referencias
Si pones el signo $ de la siguiente manera: externas (refer
encia externa:
Referencias Significado referencia a
$A$1 Celda fija una celda o a
$A1 Columna fija un rango en
A$1 una hoja de
Fila fija
otro libro de
$B$5:$B$9 Rango fijo Excel o una
referencia a un
nombre
definido en otro
libro.).
41
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Veamos un ejemplo:
B7 es una referencia relativa porque al copiar la formula hacia abajo se va ajustando
al N de fila. D$7 es una referencia absoluta por que al copiar la formula hacia abajo
se mantiene fijo la fila.
=B7*D$7
Nota: Si desea aplicar el signo $ solo tienes que presionar la tecla F4 de forma
repetida hasta dar con la combinacin deseada.
1.8. Etiqueta
Etiqueta:
=SUMA(nmero1;[nmero2];)
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
1.9. Categoras
Las funciones estn clasificadas por Categoras. Las categoras simplemente sirven
para ordenar las 342 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver
el nombre de la Categora ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que
incluye.
El nmero total de funciones que trae Excel por defecto es de 342. Este total asume
que tienes instalado el complemento "Herramientas para el Anlisis". Es muy
recomendable que tengas instalado este complemento.
43
Lic. Valentin Prieto Saucedo
1.10. Funciones Anidadas
En nuestro ejemplo tenemos una funcin SUMA, una funcin PROMEDIO y como
resultado de la combinacin de ambas tenemos una funcin anidada.
Las funciones anidadas te permiten hacer complejos clculos en una misma celda, y
de esta forma evitar tener que realizar clculos parciales o intermedios en otras
celdas.
44
Lic. Valentin Prieto Saucedo
1.12. Personalizadas
Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programacin Visual Basis
for Applications (VBA), tambin conocido como "macros". Cualquier manual de
macros te ensear como crear funciones a medida o UDFs (User Defined
Functions).
1.13. Errores
Puede suceder que la celda donde escribas tu funcin o frmula de cmo resultado
un error. Esto significa que has hecho algo mal y que debes hacer una correccin.
El tipo de error devuelto te dar una valiosa pista sobre donde est el problema.
45
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Realiza la siguiente Prctica
Practica N 9
9. Ingresa a Microsoft Excel
Abra el Libro de Actividades
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 7 cambiar de nombre por Practico 7
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Con la ayuda del docente realiza el clculo de las siguientes funciones
Aplicar fondo y borde para que la planilla sea igual.
Guardar el libro (Ctrl + G) Funciones Bsicas
46
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 14
FUNCIONES DE TEXTO
Funciones de Texto
=CARCTER()
La funcin CARACTER devuelve el carcter del cdigo ANSI asociado a un nmero especificado.
Ejemplo
En el rango B4:B10 se tienen nmeros enteros comprendidos entre 1 y 255. En el rango C4:C10 se
desea obtener el carcter ANSI asociado a los mismos. A continuacin se presenta la solucin.
Practica:
Utilizando la funcin CARACTER obtiene la lista de los caracteres ANSI asociados a los valores del
rango B17:B23. Inserta la funcin en la celda C17 y cpiala hasta la celda C23.
=CDIGO()
La funcin CODIGO devuelve el nmero que le corresponde al primer carcter de una cadena en
cdigo ANSI.
Ejemplo
En el rango B7:B13 se tienen caracteres del cdigo ANSI. En el rango C7:C13 se desea
obtener el cdigo de los mismos en la tabla ANSI. A continuacin se presenta la solucin en
el rango.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
SINTAXIS: Nota: Si se hace referencia a una celda vaca se
Texto: es el texto del cual se desea obtener el produce un error. La funcin no considera los
cdigo del primer carcter caracteres que aparecen despus del primer
carcter.
Practica:
Utilizando la funcin CODIGO obtiene la lista de los cdigos ANSI asociados a los caracteres
del rango B21:B27. Inserta la funcin en la celda C21 y cpiala hasta la celda C27.
=CONCATENAR()
Ejemplo:
En el rango B11:B17 se tienen nombres de programas de software. En el rango C11:C17 se
desea agregar y unir a los mismos el valor de la celda E11. A continuacin se presenta la
solucin.
Prctica:
Utilizando la funcin CONCATENAR consigue unir cada valor de las celdas del rango
B25:B31 con los valores de las celdas F25, F28, F31. Inserta la funcin en la celda C25 y
cpiala hasta la celda C31.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
=DECIMAL()
Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tienen una serie de nmeros. En el rango C12:C16 se desea repetir
los mismos aplicando la cantidad de decimales indicada en la celda E12. A continuacin se
presenta la solucin.
SINTAXIS:
Prctica:
Utilizando la funcin DECIMAL aplica la cantidad de decimales indicada en la celda E28 a
los nmeros del rango B28:B35 y con la indicacin de separador de miles de la celda G28.
Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la celda C35.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
=DERECHA()
Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tiene una serie de datos. En el rango C12:C16 se desea extraer
desde la derecha la cantidad de caracteres indicados en la celda E12. A continuacin se
presenta la solucin.
SINTAXIS:
Texto Cadena de texto que contiene los
caracteres que se desea extraer.
Nota:
Nm_de_caracteres debe ser mayor
o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que
la longitud del texto, DERECHA
devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se
calcular como 1.
Prctica:
Utilizando la funcin DERECHA en los datos del rango B28:B35, extrae la cantidad de
caracteres indicada en la celda E28. Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la
celda C35.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
=ENCONTRAR()
Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una
segunda cadena y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto a
partir del primer carcter de la segunda cadena de texto.
Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se
presenta la solucin.
SINTAXIS:
Texto_buscado es el texto que desea
encontrar.
Nota: Si el texto buscado no esta en la cadena indicada la funcin devuelve error. Esta
funcin distingue entre mayscula y minscula. La bsqueda es siempre de izquierda a
derecha. Si el texto buscado se repite solo devuelve el resultado de la primera aparicin.
Prctica:
Utilizando la funcin ENCONTRAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29,
dentro de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y
cpiala hasta la celda C35.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
=RECORTAR(B27)
La funcin RECORTAR elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de
caracteres. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
SINTAXIS:
=MED()
La funcin MED devuelve una cantidad de caracteres especficos de una cadena de texto.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
52
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ejemplo:
En el rango B13:B15 se tiene una serie de datos. En el rango C13:C15 se desean extraer la
cantidad de caracteres indicada en la celda E13, comenzando desde la posicin indicada en
la celda G13. A continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
Practica:
Utilizando la funcin MED extrae caracteres de los textos del rango B27:B34, comenzando
en la posicin indicada en la celda E27, y de una longitud indicada en la celda G27. Inserta
la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.
=HALLAR()
Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda
cadena de texto y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto
desde el primer carcter de la segunda cadena de texto. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se
presenta la solucin.
53
Lic. Valentin Prieto Saucedo
SINTAXIS:
Texto buscado: es el carcter o cadena de texto que
se desea encontrar dentro del texto indicado.
Dentro del texto: es la cadena de texto (o
caracteres) en la cual se busca al carcter o un sub
texto.
Nm inicial: es un nmero que indica la posicin
desde donde parte la bsqueda de texto buscado en
dentro del texto (contando desde la izquierda).
Practica:
Utilizando la funcin HALLAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29, dentro
de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y cpiala
hasta la celda C35.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 15
FUNCIONES LGICAS
Funciones Lgicas
=FALSO()
La funcin FALSO solo devuelve el valor lgico FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.
Ejemplo:
=NO()
La funcin NO evala un valor lgico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lgico
opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
SINTAXIS:
Valor lgico: es una comparacin de dos
valores. Este argumento puede ser tambin una
funcin que devuelva valores lgicos.
55
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Practica:
Utilizando la funcin NO intenta distinguir los automviles del rango B29:B36 cuya marca no
sea la indicada en la celda F29. Inserta la funcin en la celda D29 y cpiala hasta la celda
D36.
=O()
Ejemplo:
En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de
trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das
indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25.
Veamos la solucin:
SINTAXIS:
Practica:
Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras
indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda
F55.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
=Y()
La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas
devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En el rango B13:B20 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor igual que a la indicada
en la celda F13 y menor o igual a la indicada en la celda H13. El resultado deber aparecer en
el rango F18:F25. Veamos la solucin:
SINTAXIS:
Practica:
Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a
lo indicado en la celda F32 y que adems residan en la zona indicada en la celda H32.
Inserta la funcin en la celda D32 y cpiala hasta la celda C40.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
=SI()
La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin
indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
SINTAXIS:
Practica:
Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o
mayor a la indicada en la celda F32. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la
celda H32, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda I32. Inserta la funcin en la
celda D32 y cpiala hasta la celda D40
58
Lic. Valentin Prieto Saucedo
=SIERROR()
La funcin SIERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda
contenga un error.
Ejemplo:
En el rango C13:D16 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango E13:E16 se
desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A
continuacin se presenta la solucin.
SINTAXIS:
Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca
un error.
Valor_si_error Obligatorio. El valor que se devuelve si la
frmula se evala como un error. Se evalan los tipos
siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!,
#NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.
Practica:
59
Lic. Valentin Prieto Saucedo
60
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 16
FUNCIONES DE FECHA Y HORAS
Funciones de Fecha y Hora
Excel provee de 22 funciones de Fecha y Hora que nos ayudan a trabajar con informacin
de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de
fechas y hora.
=HOY()
La funcin HOY devuelve la fecha actual, segn el reloj interno controlado por tu ordenador.
Ejemplo:
En este ejemplo se insert la funcin HOY en la celda A1 con formato general (representa un
nmero de serie). En la celda B1 se insert la misma funcin pero con formato de fecha. A
continuacin se presenta la solucin.
61
Lic. Valentin Prieto Saucedo
En las celdas de Excel debemos usar las funciones que dan un mejor resultado, ya que
ciertas funciones aplicadas en la celda de excel podra dar un resultado no correcto.
Si por ejemplo queremos saber la diferencia completa en aos, meses o das que hay entre
2 fechas que se encuentran en la celda A1 y la celda A2 aplicaramos las frmulas que a
continuacin se indican:
Aos:
=SIFECHA(A1;A2;"Y")
Diferencia existente en aos completos de las fechas que encuentra en la celda A1 y la
Celda A2
Meses:
=SIFECHA(A1;A2;"M")
Diferencia completa en meses de las fechas se encuentra en la celda A1 y la Celda A2
Das:
=SIFECHA(A1;A2;"D")
Diferencia completa en das de la que se encuentra en la celda A1 y la Celda A2
En la siguiente imagen podemos ver y tambin en abriendo en una hoja de Excel estos
ejemplos y otros. Para ampliar seleccione la imagen.
62
Lic. Valentin Prieto Saucedo
63
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 17
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de
celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente
especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.
En esta prctica vamos a poner en Azul los que tengas Aprobado y En Rojo
Reprobados
6. Clic en Formato Condicional 3. Resaltar reglas de celdas
5. Escriba Aprobado
1. Seleccionar las
Celdas de
G9:G15
8. Clic en Aceptar
Este es el resultado
64
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora vamos a aplicar Formato condicional a la Nota Final, los que tengan 51 en
color Azul y fondo Amarillo y los Reprobados colores Rojos.
2. Clic en Formato Condicional 3. Resaltar reglas de celdas
4. Clic en Es mayor que
5. Escriba 51
8. Clic en Aceptar
Tambin puedes
borrar todas las
Reglas dando un clic
en: Borrar regla de
toda la hoja.
65
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora vamos a aplicar un formato condicional a todas las filas donde la nota final
sea mayor que 51, para ello realiza lo siguiente:
=SI($F9>51;VERDADERO;FALSO)
6. Clic en Formato
7. Clic en Relleno
8. Seleccionar el color
9. Clic en Aceptar
Este es el resultado
Practica N 10
10. Ingresa a Microsoft Excel
A la Planilla aplicar formato condicional a los menores de 51, color de
Fuente blanco con relleno negro.
66
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 18
VALIDACION DE DATOS
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje
de error o aviso si nos equivocamos.
En la Hoja 1 crea la siguiente planilla 1. Clic en la Ficha Datos 3. Clic en Validacin de Datos
2. Seleccionar la Celda E4
7. En Mnimo: 60000000
En Mximo: 79999999
En este caso escribimos
estos valoremos por que los
nmeros de celular estn
en este rango.
Escriba un ttulo y
el mensaje a
mostrar
Escriba un ttulo y el
mensaje a mostrar 10. Elegir uno de los Estilos:
Detener: Esta opcin es para que
no puedas introducir valores que no
estn en la validacin.
Advertencia: Es solo una llamada
Una vez realizado todos los de atencin igual puedes introducir
cambios de un clic en Aceptar valores.
Informacin: Es solo para
informacin, puedes introducir una
valores.
67
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora escriba el nmero de celular 76049498, veras que acepta, pero si
escribes un nmero fuera del intervalo establecido como 7604949, te saldara
el siguiente error.
6. Seleccionar la celda E6
2. Clic en Aceptar
Ahora en la celda E6 escriba una fecha mayor o igual que 01/01/1981. Ahora
conociendo la fecha de nacimiento en la celda G8 determine la Edad de la
persona.
Escribimos la siguiente formula:
=ENTERO((HOY()-E6)/365,25)
=ENTERO() Devuelve la parte entera de un
nmero.
=HOY() Devuelve la fecha actual del sistema
Vamos a validar la celda E8, Indique su edad: 1. Clic en la Ficha Datos
2. Seleccionar la celda E8
5. Clic en Aceptar
68
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora vamos a validar la celda E10, Indique su semestre, para ello
utilizaremos la opcin Lista.
1. Clic en la Ficha Datos
5. Clic en Aceptar
5. Clic en Aceptar
69
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Realizamos la validacin de datos E14
1. Clic en la Ficha Datos
5. Clic en Aceptar
70
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 19
HERRAMIENTA SUBTOTAL
El comando Subtotal aparecer atenuado si est trabajando con una
tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe
convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuacin,
agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitar de los
datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.
Paso 1.
Para poder utilizar esta herramienta, debemos ordenar los datos del campo
correspondiente en orden ascendente o descendente. En nuestro caso
vamos a ordenarlo por Area.
1. Seleccionar los datos (Todos)
2. Clic en Datos
3. Clic en Ordenar
5. Clic en Aceptar
Paso 2.
7. Clic en Aceptar.
71
Lic. Valentin Prieto Saucedo
El resultado es el siguiente:
72
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 20
CONSOLIDACIN DE DATOS
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de clculo e
informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de clculo
independiente en una hoja de clculo (u hoja de clculo maestra).
Las hojas de clculo que se consolidan pueden estar en el mismo
libro como una hoja de clculo maestra o en otros libros. Al
consolidar datos en una hoja de clculo, puede actualizarlos y
agregarlos ms fcilmente de forma regular o puntual.
Seleccionar la celda C5
Clic en Consolidar
73
Lic. Valentin Prieto Saucedo
En el presente cuadro de dialogo realiza lo siguiente:
Clic en Agregar
Clic en Aceptar
74
Lic. Valentin Prieto Saucedo
2. Pasos para consolidar datos en diferentes libros
1. Abra los libros (Ventas Argentina, Bolivia y Brasil)
2. Abra un nuevo libro donde desea consolidar los datos (Ctrl + U)
Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera:
Seleccionar la celda B2
Clic en Consolidar
Clic en Agregar
Clic en Aceptar
75
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Este es el resultado de las hojas
consolidadas.
76
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 21
TABLAS DE DATOS
Excel dispone de 3 herramientas de anlisis dinmico de datos (anlisis "Y si" o tambin
llamado a veces anlisis What If en otros contextos), las cuales tienen finalidades distintas
aunque tambin una caracterstica en comn: obtienen resultados (operando con varios
parmetros) basados en determinadas condiciones que imponemos y que podemos variar
con comodidad para contrastar como afectan a dichos resultados.
Excel llama "Tablas de datos" a una utilidad mediante la cual podemos obtener los
resultados que arrojara una operacin en caso de que una o dos de las variables
implicadas en dicha operacin tomaran distintos valores.
Una de las ventajas (quiz la nica) que tiene utilizar las tablas de datos (frente a otras
formas de anlisis "Y si" ) estriba en que todos los resultados posibles para cada
combinacin de variables son desplegados en una tabla, con lo que se pueden ver de
forma simultnea. En cuanto a las desventajas, una de ellas es la limitacin en el
nmero de variables que podemos manejar (1 2).
A continuacin, vemos una tabla de datos completada:
Excel rellena automticamente todos los importes en rojo gracias a la aplicacin de esta
forma de anlisis dinmico sobre:
Los encabezados de columna, en los que ponemos a nuestra eleccin los valores
que podran tomar las ventas de los comerciales
Los encabezados de fila, en los que ponemos a nuestra eleccin los porcentajes de
comisin que la empresa podra pagar
2 celdas (sombreadas en verde), cuyos valores no son relevantes para el clculo de
la "Tabla de datos", de hecho, podran estar vacas o tener cualquier valor. Lo que si
es importante es su situacin, pues estas celdas deben estar localizadas y fuera del
mbito de la Tabla de datos que queremos conseguir. El cometido de estas celdas
es servir nicamente de referencia a Excel.
1 celda (sombreada para la ocasin en naranja), que debe tener una formula
mediante la cual, Excel pueda saber qu relacin tienen las celdas verdes.
77
Lic. Valentin Prieto Saucedo
1.1. Cmo se hace?
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 22
BUSCAR OBJETIVO
La utilidad "Buscar objetivo" en Excel 2010
La utilidad "Buscar objetivo" calcula qu valor debe tener una variable para que una
frmula proporcione el resultado que nosotros queremos.
Solucin:
1. Primero debes de escribir la
formula de la ecuacin, en
nuestro caso lo haremos en la
celda B11 y la formula que tienes
que escribir es:
=(A11)^2+2*A11+1
2. Seleccionar la celda B11
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde esta
la formula de la ecuacin
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea que sea la
ecuacin
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda B11 donde
se mostrar cuanto debe valer x
para que sea igual a 9
8. Clic en Aceptar
1.2. Ejemplo 1
80
Lic. Valentin Prieto Saucedo
1. Dado que estoy en crisis y mi cifra de produccin media es tan slo de 12.000 ,
Qu cantidad de costes fijos puedo permitirme, como mximo?
Solucin:
1. Ingresa a Excel y escribas la
siguiente tabla, la cifra de
produccin la formula es la
siguiente: =(D2+D3)/(1-D4-D5)
2. Seleccionar la celda D6
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde est la
formula, este caso D6
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea producir en este
caso 12000
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda D2 que es la
que te va a indicar cuando debe
de ser tu costo fijo para obtener
un produccin 12000 unidades
8. Clic en Aceptar
Respuesta: Para tener una cifra de produccin de 1200 euros, se tiene que tener un
costo fijo mensual de 7300 euros.
Costes fijos mensuales () 7.300,00
Pagos mensuales de inversiones () 500,00
Coste variable (%/ventas) 30%
Beneficio exigido (%/ventas) 5%
Cifra de produccin () 12.000,00
1.3. Actividad 1
Dado el siguiente cuadro de Previsin:
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Determinar los siguientes:
1. Cul debera ser la cantidad mnima total ingresada en concepto de Ventas para
conseguir que en el ao 2002 el balance no sea negativo?
2. Y para conseguir que la suma total de los balances de todos los sea 50000 euros?
3. En el caso en el que los ingresos de ventas del ao 2002 son 75000 euros En
cunto se debera reducir el porcentaje de gasto de telfono para conseguir que en
el ao 2005 el balance sea de 30000 euros?
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 23
ADMINISTRAR ESCENARIOS
El "Administrador de escenarios" de Excel es una buena herramienta de anlisis de datos
con mltiples aplicaciones en el mbito de la Direccin Financiera o Comercial. Es aplicable
a cuentas de resultados, presupuestos y en general, cualquier contexto en el que haya que
operar con varios parmetros.
Clic en Aceptar
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Introducimos los datos para el Escenario Pesimista
que son como se observa en la imagen.
Clic en Aceptar
Clic en Aceptar
Clic en Aceptar
84
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Como usted puede observar se tiene dos
escenarios creados, usted si desea puede crear
ms.
Seleccionamos Resumen
El Resumen es el siguiente:
En este resumen se puede observar que las celdas en grises son los diferentes escenarios
en la parte superior de la tabla y en la parte inferior se encuentran los resultados o notas
finales con esos escenarios.
85
Lic. Valentin Prieto Saucedo
1.4. Actividad
86
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Unidad 24
PROTEGER LIBRO
En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o
modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda
su contrasea Microsoft no puede recuperar sus contraseas olvidadas.
6. Clic en Informacin
2. Clic en Aceptar
Para poder eliminar la contrasea solo tienes que ingresar al archivo y realizar los
mismos pasos solo que esta vez borrar la contrasea.
2. Solo lectura
Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se
realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas
como todo el libro.
Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo
denominado Cambios. En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger
hoja y Proteger libro.
El procedimiento es el siguiente:
1. Clic en Revisar
2. Clic en Aceptar
87
Lic. Valentin Prieto Saucedo
2.1. Como quitamos la contrasea
Para poder volver a escribir o modificar realice lo siguiente:
4. Clic en Revisar
2. Escriba la contrasea
1. Clic en Aceptar
4. Clic en Proteger
5. Clic en Aceptar
6. Clic en Aceptar
88
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Unidad 25
GRFICOS Y PRESENTACIN DE DATOS
Los grficos en Excel te ayudarn a mostrar los datos de una forma ms significativa de
manera que las personas puedan comprender fcilmente grandes cantidades de informacin
de una manera visual.
Lo primero que debes hacer para crear un grfico es organizar los datos que deseas trazar.
Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la
informacin y crear el grfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:
El siguiente paso es decidir el tipo de grfico que vas a crear ya que eso ayudar a
interpretar adecuadamente la informacin. Debes tener un entendimiento adecuado de los
datos para poder tomar la decisin adecuada.
89
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Para insertar el grfico debes ir a: 1
2
1. Clic en la Ficha Insertar
2. Seleccionar el Tipos de Grafico
3. Clic en Columna
3
2. Partes de un grfico
Un grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del grfico, las
series de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente grfico muestra las
partes esenciales de un grfico tpico de Excel:
Leyenda
Serie de Datos
Lnea de Divisin
rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico
y que incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de
una celda.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un
grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o
ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente pueden
tener una serie de datos.
Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido
como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin
como el eje horizontal y suele contener las categoras del grfico.
rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de
datos.
Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de
manera que faciliten su lectura e interpretacin.
Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje
correspondiente.
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de
datos.
3. Tipos de grficos
Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma importancia. Cada
tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico
adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos. Estos son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel:
Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de
los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos
de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras
aparecen en el eje vertical.
Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en
un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos
de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades
de cambio como lo hacen los grficos de rea.
Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de
pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
91
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos
en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.
Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las
lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los
valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.
Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos
ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.
Existen otros tipos de grficos como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos
en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de
ellos.
Cuando has insertado un grfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de
opciones y una de ellas es la Ficha Diseo. En esta ocasin hablaremos un poco sobre el
grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de la Ficha Diseo:
Primero: Seleccionas
una Categora.
Segundo: Seleccionas
Tipo de grfico.
Clic en Aceptar
Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener requerimientos
especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms comn es hacer un cambio
entre el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un grfico de columna agrupada a un
grfico de columna agrupada 3D a un grfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor
manera de aprender que haciendo una prueba, as que no tengas temor de experimentar ya
que siempre podrs regresar al tipo de grfico que tenas inicialmente.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ttulo superpuesto centrado. Centra el ttulo sobre el grfico y mantiene el tamao
actual.
Encima del grfico. Centra el ttulo sobre el
grfico pero hace un espacio en la parte
superior para insertar el ttulo modificando el
tamao del grfico.
94
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor
la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que hallas hecho los
cambios apropiados haz clic en el bot cerrar.
Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo
seleccionar la opcin Ninguno del men Etiquetas de datos.
Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del grfico
que deseas modificar.
1. Seleccionar el grfico
2. Clic en la cinta Formato
3. En rea del grfico seleccionar el rea que desee.
Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los
elementos de tu grfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos de
la lista se mostrarn unos controladores de seleccin alrededor del elemento
para indicar que ha sido seleccionado.
95
Lic. Valentin Prieto Saucedo
controladores de seleccin que acabas de observar.
Al ejecutar el comando
Excel aplicar de
inmediato el formato
correspondiente al
elemento de grfico
seleccionado:
96
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Observa cmo en las opciones del
eje se encuentran los valores para
Mnima y Mxima. Con esos
valores controlas la escala completa
del eje vertical. Para este ejemplo
colocar 3,000 como valor mnimo.
En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala de valores del eje vertical. Ahora el
eje ya no comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:
97
Lic. Valentin Prieto Saucedo
9. Agregar lneas verticales a un grfico
98
Lic. Valentin Prieto Saucedo
10. Esquinas redondeadas en grficos
Selecciona todos los grficos que deseas alinear. Puedes presionar la tecla
CTRL e ir haciendo clic sobre cada grfico para tener una seleccin
mltiple:
99
Lic. Valentin Prieto Saucedo
12. Cmo imprimir un grfico
Para guardarlo como plantilla debes seleccionar el grfico e ir a la ficha Diseo que se
encontrar bajo el men contextual Herramientas de grficos y posteriormente hacer clic
sobre el comando Guardar como plantilla.
100
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora ya tienes tu primer plantilla de grficos. Para poder utilizarla de
nuevo debes seleccionar los datos sobre los cuales se basar el nuevo
grfico.
En el cuadro de dilogo Insertar grfico haz clic sobre la carpeta Plantillas y selecciona la
plantilla que acabamos de crear y haz clic en Aceptar.
De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caractersticas y diseo que el
grfico creado previamente.
101
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica, porque
recuerda que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el grfico
que se utiliz como base.
Cuado tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no olvides
tomar ventaja de las plantillas. Esto te ahorrar tiempo y te permitir generar grficos con un
formato y diseo consistentes.
Los grficos de mximos y mnimos son muy fciles de crear en Excel. En primer lugar
prepara tus datos de la siguiente manera:
Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una
lnea que los distinga. Selecciona la tabla de datos e inserta un grfico de rea:
102
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del
grfico y tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:
Ahora haremos que el color de relleno de al serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer
clic derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie de
datos. Eso mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin
Relleno selecciona la opcin Relleno slido y el Color blanco.
103
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Finalmente iguala los colores de relleno
de las series Mximo y Promedio, pero
toma una consideracin especial con esta
ltima. Para la serie Promedio agrega un
borde de lnea slida.
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en
este caso es la serie Ganancia:
Selecciona el tipo de grfico Lnea con marcadores y haz clic en Aceptar. El grfico
combinado aparecer en pantalla:
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el comando
Ttulo del grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentacin:
106
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora en la columna donde mostrars las grficas debers colocar la siguiente frmula:
=CARACTER(CODIGO("a") + REDONDEAR(DATA*21,1))
Una vez copiada la frmula a todas las celdas que mostrarn la grfica, esa columna
mostrar las letras que corresponden al porcentaje adecuado y que podrn ir desde la letra
a a la letra u.
=CARACTER(CODIGO("a")+REDONDEAR(B2*21;1))
Resultado:
Nota:
La limitante de este mtodo es que al compartir tu archivo Excel con alguien ms muy
probablemente no podr ver las grficas de pastel en celda porque no tendr instalada la
fuente requerida. Para que la otra persona vea las grficas tendr necesariamente que
instalar la fuente en su equipo.
Esta fuente tiene una representacin de barra para cada nmero entre el 0 y el 9. Es por eso
que debemos adecuar nuestros datos para que tengan un valor en ese rango y puedan ser
representados por una barra. Supongamos la siguiente tabla de datos:
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Para normalizar la informacin se puede aplicar la siguiente frmula a cada celda:
=REDONDEAR(da_semana/MAX(todos_das)*9,0)
La frmula obtiene el valor mximo del rango de todos los das de la semana para un
producto y lo utiliza como divisor para las ventas de un solo da. Se multiplica por 9 porque
es el rango que necesito para utilizar la fuente adecuada. En un ejemplo concreto, la frmula
para las ventas del domingo del Producto A (celda C3) es:
=REDONDEAR(C3/MAX($C$3:$I$3) * 9,0)
Esta frmula se repite para todas las celdas y se obtiene el siguiente resultado:
Ahora que los datos ya estn normalizados, debo concatenar esos valores en un nueva
celda utilizando la funcin CONCATENAR. El resultado es el siguiente:
108
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Finalmente oculta/elimina columnas y da formato a las celdas para darle una presentacin
adecuada a tus grficos.
Para mejorar la visualizacin reemplazar los nmeros por un smbolo que me ayudar a
entender mejor los datos. El resultado ser el siguiente:
Para alcanzar esta visualizacin debes seguir los siguientes pasos: En una celda vaca
agregar los smbolos que utilizar, y para ello debes hacer clic sobre el comando Smbolo
que se encuentra en la ficha Insertar:
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
Busca los smbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insrtalos en el siguiente
orden:
Para este ejemplo, los smbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de datos se
encuentra en el rango B2:G5. Es importante tener estas referencias de celda en mente para
insertar el primer smbolo que representar el valor de la celda B2 y que lo har con la
siguiente frmula:
=MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)
En esta frmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la funcin
MULTIPLO.INFERIOR ayuda a convertir el dato de la celda B2 en un dato con valor entre 1
y 5 que permitir a la funcin MED seleccionar el smbolo adecuado de los que se
encuentran en la celda A8.Recuerda que estos smbolos los estar insertando en celdas
diferentes a las celdas que contienen los datos originales.
Es probable que observes en un inicio las celdas vacas, pero ser suficiente con que
cambies el tipo de fuente de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y muestren el
smbolo que corresponde. Al autollenar el resto de las celdas con esta frmula tomarn los
valores adecuados.
Finalmente puedes darle el tamao apropiado a los smbolos y colores adecuados.
110
Lic. Valentin Prieto Saucedo
En base al nmero de la celda B2 es la
cantidad de veces que se repite el caracter
| y al final de la cadena de texto se
concatena el mismo nmero para que se
despliegue junto a las barras. Existe un
gran nmero de aplicaciones diferentes
para esta tcnica. Por ejemplo, para
graficar valores positivos/negativos:
111
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 26
MACROS
1. Qu es un Macro?
112
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Pasos para grabar un Macro:
1. Clic en la Ficha Programador
113
Lic. Valentin Prieto Saucedo
4
114
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Macro para utilizar el Filtro Avanzado
Como se vio en el captulo de filtro, el filtro avanzado tiene una aplicacin muy importante,
aunque el proceso es repetitivo y aburrido.
Antes de crear la macro, defina las tres reas que se necesitan en el filtro avanzado:
1. Rango de la lista: Bdatos
2. Rango de criterios Criterios
3. Copiar a: $G$16:$J$16
Una ves tienes las tres areas definidas con sus respectivos nombre realiza lo siguiente:
Pasos para grabar un Macro:
1. Clic en la Ficha Programador
115
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Nombre dela macro: FiltroAvanzado
Clic en Aceptar
Ahora realiza los pasos para Filtro Avanzado
116
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Como ya grabaste el macro ahora solo tienes que escribir los criterios en su area
correspondiente y darle un clic en el botn Filtro Avanzado, este es el resultado:
El cdigo es el siguiente:
Sub FiltroAvanzado()
'
' FiltroAvanzado Macro
' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B2:E288").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
"'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False
End Sub
117
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Nombre dela macro: BorrarFiltroAvanzado
Clic en Aceptar
El Cdigo es el siguiente:
Sub BorrarFiltroAvanzado()
'
' BorrarFiltroAvanzado Macro
' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("H12").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.ClearContents
End Sub
118
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Macro para modificar el Rango de un Nombre:
Sub NombreRango()
'
' NombreRango Macro
' Este macro permite modificar el rango de nombre
(Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B3").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.Name = "Datos"
Range("B3").Select
End Sub
Clic en salir
Cada ves que ejecutes este macro Excel generara el nombre al rango de datos. (Este es
muy til por que siempre se va ir insertando nuevos datos a la base de datos)
Ahora solo tienes que asignar el macro a un botn.
'
Range("Datos").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
"'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False
End Sub
Sub BorrarFiltroAvanzado()
'
' BorrarFiltroAvanzado Macro
' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto Saucedo)
'
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Lic. Valentin Prieto Saucedo
'
Range("H13").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.ClearContents
End Sub
Sub NombreRango()
'
' NombreRango Macro
' Este macro permite modificar el rango de nombre (Valentin Prieto Saucedo)
'
'
Range("B3").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.Name = "Datos"
Range("B3").Select
End Sub
120
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N 27
MS QUERY
Podemos consolidar datos de varios libros Excel utilizando la herramienta Microsoft
Query por medio de una sola consulta y a final de cuentas tener una sola hoja con todos los
datos. Para este ejemplo tendremos dos archivos de Excel, el primero con nombres de
empleados y el segundo con los salarios de cada uno de ellos.
Es importante que en ambos archivos tengamos una columna de identificacin que nos
permitir encontrar las coincidencias de ambos archivos. En es ejemplo la columna ID es la
que nos permitir relacionar ambos archivos.
1.1. Pasos para consolidar datos de varios libros de Excel con MS Query
Primero debes de establecer un nombre de rango o insertar una tabla a los datos
El primer paso es establecer un nombre de rango para los datos en cada uno de los
archivos. Para hacerlo debes seleccionar las celdas correspondientes y en el cuadro de
nombres especificar un nombre descriptivo.
121
Lic. Valentin Prieto Saucedo
5. Seleccionar la opcin Excel Files
Clic en Aceptar
Seleccionar la unidad y
carpeta donde est
guardado el Archivo
Seleccionar el Archivo
Clic en Aceptar
122
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Selecciona: Cargo y
8. Ahora debes de seleccionar los campos (columnas) PaisDestinatario
Clic en Siguiente
9. En este paso usted podr realizar un filtro sobre el campo deseado. Ejemplo, el
campo Cargo se podra realizar un filtro que solo muestre todos los cargos mayores
a 5000)
Seleccionar el campo
123
Lic. Valentin Prieto Saucedo
10. En el siguiente paso puedes elegir el criterio de ordenacin de los datos
Clic en Finalizar
Clic en Aceptar
124
Lic. Valentin Prieto Saucedo
13. El resultado es el siguiente:
Clic en Actualizar
125
Lic. Valentin Prieto Saucedo
1.4. Pasos para modificar una consulta en MS Query
Clic en Tabla
126
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora vamos a realizar una modificacin a la consulta para ello da un clic en el botn
Mostrar o ocultar Criterio
Seleccionar PaisDestinatario
El resultado es el siguiente:
Clic en Agregar
127
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora debes de realizar la relacin entre Tabla toman en comn un campo en este ejemplo
es IdEmpleado
El Resultado es el siguiente:
128
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Clic derecho sobre la tabla
Clic en Tabla
129
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Como usted puede observar sale
un cuadro de dialogo donde nos
pide el parmetro que en este
caso es Alemania (Escriba)
Clic en Aceptar
Clic en Tabla
130
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Ahora vamos a realizar un parmetro con PaisDestinatario
Para ello realiza lo siguiente:
Clic en Aceptar
131
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Clic en Tomar el valor de la siguiente celda
Seleccionamos la celda E1
Clic en Aceptar
Para nmero
132
Lic. Valentin Prieto Saucedo
2. Paso para la conexin a una Base de Datos Externa (Access)
Clic en Aceptar
Seleccionar el controlador:
Clic en Conectar
Clic en Seleccionar
133
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Primero buscar el archivo donde
est guardado y luego
seleccionarlo
Clic en Aceptar
Clic en Aceptar
Clic en Aceptar
Seleccionar la nueva
conexin (Valentin)
Clic en Aceptar
134
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Seleccionar los campos
que desea mostrar en la
hoja de Excel.
Si desea realiza un
filtrado
135
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Clic en Finalizar Clic en Ver datos o
modificar consulta en
MS Query.
Seleccionar la celda
donde desea insertar
los datos.
Clic en Aceptar
Este es el Resultado:
136
Lic. Valentin Prieto Saucedo
2.1. Pasos para ver y modificar las Propiedades de los Datos Externos
1. Clic derecho sobre los datos de la Tabla
2. Clic en Tabla
3. Clic en Propiedades de los datos externos
137
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Clic en Aceptar
138
Lic. Valentin Prieto Saucedo
Clic en Aceptar
El resultado es el siguiente:
139
Lic. Valentin Prieto Saucedo
UNIDAD N
TABLA DINAMICA Y GRFICO DINAMICO
Qu es una Tabla Dinmica?
Son un tipo de tabla que nos permiten decidir con facilidad los campos que aparecern como
columnas, como filas y como valores de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha
definicin en el momento que lo deseemos.
Las conocemos como tablas dinmicas porque t decides dinmicamente la estructura de
la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.
Tambin son conocidas como tablas pivote debido a su nombre en ingls: Pivot tables. Son
una gran herramienta que nos ayuda a realizar un anlisis profundo de nuestros datos ya
que podemos filtrar, ordenar y agrupar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a
nuestras necesidades.
Por la descripcin que he dado hasta el momento, pareciera que las tablas dinmicas en
Excel son una maravilla. El problema es que muchos usuarios de Excel no las utilizan
porque parecieran ser complejas, sin embargo una vez que conoces y entiendes su
funcionamiento te dars cuenta de todos sus beneficios.
Las tablas dinmicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e
intercambiar fcilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que
resulten en reportes que de otra manera necesitaramos un tiempo considerable para
construirlos. Considera el siguiente ejemplo.
Cuando tienes una tabla con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista,
ser un indicador para saber que debes utilizar una tabla dinmica.
De igual manera, si tus datos tienen registros que deseas agrupar y totalizar para realizar
una comparacin entre ellos, ser otro indicador de que una tabla dinmica ser la mejor
opcin. Esta agrupacin tambin aplica cuando deseas agrupar por fechas una tabla
dinmica ya que podrs hacerlo con facilidad.
Con un informe de tabla dinmica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen
de los datos de la hoja de clculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla
dinmica es especialmente til cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos
agregados o subtotales podran servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y
comparar las cifras de datos similares.
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Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las
ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos
utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos
permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte
una tabla dinmica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que
vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la
tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las
repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos
en la tabla dinmica:
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As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este
artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla
de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.
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Seleccionar el rango de datos (que
Excel por defecto ya lo selecciona)
Clic en Aceptar
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Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea
crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales
podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos
filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.
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Resultado de la Tabla Dinmica
Filtro de Informe Campo de los datos de origen que contiene los valores que se van a resumir. Por
ejemplo, Suma de las ventas es un campo de datos.
Para la mayora de los tipos de datos de origen, se puede elegir cmo se van a resumir los datos (por
ejemplo, por suma, promedio o recuento). Un campo de datos suele resumir nmeros pero tambin
puede resumir texto. Por ejemplo, puede contar el nmero de veces que aparece una entrada de texto
especfica (por ejemplo, S o No) en un campo.
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2. Opciones de Tablas Dinmicas
3.1. Ficha Mostrar
Clic en Mostrar
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3.3. Ficha Diseo y formato
4.1. Diseo
3. En esta opcin
puedes elegir:
- Subtotales
- Totales generales
- Diseo de informe
- Filas en blanco
Este es un subtotal
Para poder mostrar u ocultar subtotales selecciones una de las siguientes opciones:
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Segn las necesidades usted
puede elegir la opcin que
usted desee.
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Agrupar elementos numricos
1. Clic Derecho en un nmero
2. Clic en Agrupar
Como usted puede ver hemos agrupa por intervalos de numeros, que
nos permitira realizar un analisi mas detallado.
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Agrupar fechas u horas
4. Seleccionar Agrupar
5. Clic en Aceptar
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