APPROUVE bat AsAvauniTe CONVENTION DE CONTRIBUTION FINANCIERE ENTRE : VILLE DE MONTREAL, personne morale de droit public dont adresse principale est le 275, rue Notre-Dame Est, Montréal, Québec, H2Y 1C6, agissant et représentée par M° Yves Saindon, greffier, dient autorisé aux fins des présentes en vertu de la résolution CG. N° diinscription TPS : 121364749 N° d'inscription TVQ : 1006001374 Ci-aprés appelée la « VILLE » ET: MONTREAL, C'EST ELECTRIQUE, personne morale a but non lucratif légalement constituée ayant sa principale place d'affaires au rue représentée aux présentes par , dament autorisé tel qu'il le déclare; Montréal, Québec, Ci-aprés désigné I’ « Organisme » ATTENDU QUE la Ville de Montréal est reconnue comme chef de file en matiére d'électrification des transports; ATTENDU QUE la Ville de Montréal a dévoilé en juin 2016 sa stratégie « Electrisons Montréal » et que celle-ci temoigne de la volonté de la VILLE de jouer un réle important dans la lutte aux changements climatiques et d'en faire l'occasion pour accélérer emergence d'une nouvelle filére économique porteuse; ATTENDU QUE la VILLE souhaite faire la promotion de la Stratégie ¢'électrification des transports 2016 — 2020 adoptée en juin 2016; ATTENDU QUE MONTREAL, C'EST ELECTRIQUE est un organisme a but non lucratif dont la mission consiste @ faire la promotion de |'électrification des transports en milieu urbain; ATTENDU QUE Formula E Holdings Limited est organisation qui a été mise en place par la Fédération Internationale de l'Automobile (FIA) pour démontrer les capacités de la technologie de la voiture électrique par I'intermédiaire du sport automobile (ci-aprés la « Formule E »); ATTENDU QUE la Formule E est pleinement engagée dans la promotion des technologies durables et qu'elle encourage un changement des comportements et stimule l'innovation pour trouver des solutions environnementales, sociales et économiques qui bénéficieront & tous dans le futur;ATTENDU QU'un des événements-phare de MONTREAL, C’EST ELECTRIQUE, est une course de voitures électriques du circuit Formule E ATTENDU QUE le calendrier 2017 du Championnat du monde de Formule E prévoit un arrét a Montréal en 2017; ATTENDU QUE la VILLE souhaite appuyer !Organisme dans l'accomplissement de sa mission; ATTENDU QUE la Ville de Montréal a adopté une Politique de gestion contractuelle en vertu de l'article 573.3.1.2 de la Loi sur les cités ef villes et quielle a remis une copie de ladite Politique & Organisme; EN CONSEQUENCE, LES PARTIES AUX PRESENTES CONVIENNENT DE CE QUI ‘SUIT: 4. DEFINITIONS Dans la présente convention, 4 moins. que le contexte nlimpose un sens différent, les termes suivants (en plus d'autres termes définis aux présentes), signifient : 1.1 « Directeur »: le directeur du Service de développement économique ou son représentant diiment autorisé; 1.2. «Reddition de compte » : la liste des interventions, projets ou activités effectués, les sommes qui ont été utilisées 2 méme la contribution financiére reque de la VILLE ainsi que les fins pour lesquelles elles ont été employées de méme que les sommes consacrées aux frais de gestion ou tout autre document ou renseignement exigé par le Directeur, 2. OBJET La présente convention établit les conditions et les modalités de versement d'une contribution financiére que la VILLE paiera a l'Organisme, afin que celui-ci remplisse sa mission, soit la promotion de |'électrification des transports en milieu urbain, et réalise ses activités conformément a la présente convention. 3, OBLIGATIONS DE L’ORGANISME, 3.1 utiliser les sommes octroyées aux seules fins prévues 4 la présente convention; Page2 ot3.2 3.3 3.4 3.5 3.68 37 3.8 3.9 mettre sur pied des comités aviseurs en vue de présenter a la VILLE un plan d'action visant la mise en ceuvre de la Stratégie d’électrification des transports 2016 - 2020 signer l'entente avec Formula E Holdings Limited pour organisation de la course de Formule E qui se tiendra 4 Montréal en 2017 et respecter les obligations de cette entente; 6tablir des partenariats avec les autres ordres gouvernementaux et le secteur privé afin de diversifier ses sources de financements, Stablir une stratégie de promotion avec les différents partenaires, notamment pour la course de Formule E, en favorisant le rayonnement de Montréal et en maximisant les retombées économiques de I'événement voir a une saine gestion des fonds publics et privés dont elle est la dépositaire; réaliser la programmation de ses activités et la faire approuver par le Directeur au plus tard le 27 janvier 2017; accomplir ses activités en tenant compte des grandes préoccupations municipales, des politiques et directives dont la VILLE ou le Directeur pourront lui faire part de temps a autre; accueillir sur son C.A. deux (2) observateurs du Service du développement économique, dont le commissaire a lélectrification des transports, nommés par le Directeur; Rapports, renseignements et verifications 3.10 3.14 3.12 transmettre au Directeur, au plus tard le 15 décembre 2016 un plan d'affaires et un budget de fonctionnement pour l'année financiére 2017. Ce document doit aussi contenir tous les renseignements que le Directeur peut prescrire; transmettre au Directeur une Reddition de compte. Cette Reddition de compte doit tre faite selon la forme et les paramétres que le Directeur lui communiquera, étant entendu que cette forme et ces paramétres pourront étre modifiés en tout temps sur simple avis. Cette Reddition de compte doit lui étre remise au plus tard le 1¥ mars 2018 et doit couvrir la période comprise entre la date de signature de la convention et le 31 décembre 2017. Au moment de la terminaison de la présente convention, que celle-ci soit due a la résiliation ou a larrivée du terme (ci-aprés la « Date de terminaison.»), la Reddition de compte doit étre transmise au Directeur dans les soixante (60) jours de la date de résiliation ou de la Date de terminaison; tenir des comptes et des rogistres appropriés, précis ot exacts, a l'égard des activités et dépenses réalis¢es en lien avec les fins visées par la présente convention et rendre accessibles au Directeur, durant les heures normales de bureau, aprés un avis écrit de vingt-quatre (24) heures, tous les livres complables et Page 33.13 3.14 3.15 3.16 registres se rapportant @ ces activités et dépenses. L’Organisme collabore avec le Directeur et le laisse prendre, gratuitement, des photocopies des documents que celui-ci demande. Les pidces justificatives originales et les registres afférents 4 ces travaux devront étre conservés par 'Organisme pour une période d'au moins trois, (3)ans aprés lexpiration de la présente convention ou remis a la VILLE si lOrganisme est dissout avant ce terme; dans la mesure ou la contribution financiére annuelle est d'une valeur de cent mille dollars (100 000 $) et plus, transmettre pour chaque année de la présente convention au Vérificateur général de la VILLE (1560, rue Metcalfe, bureau 1201, Montréal, Québec, H3A 3P1), les états financiers vérifiés de lOrganisme conformément a l'article 107.9 de la Loi sur les cités et villes, et transmettre pour chaque année de la présente convention au Directeur, copie desdits états financiers vérifiés, le tout au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours aprés la fin de son exercice financier; fournir au Directeur tout renseignement quil requiert dans le cadre de laccomplissement de sa mission; transmettre au Directeur tout document ou rapport requis en vertu de la présente convention sous forme électronique et sous forme papier, tre présent, si le Directeur en fait la demande, lors d'une séance pléniére du conseil municipal selon le Réglement sur la procédure d’assemblée et les régies de régie inteme du conseil municipal, et répondre aux questions posées par ses membres relativement a cette convention; Gouvemancs, oratiques administratives, gestion des contrats 3.17 3.18 3.19 3.20 mettre en place des syslémes permettant d'exercer un contréle budgétaire et responsabiliser ses gestionnaires face a optimisation des ressources; respecter les principes du mérite, de l'accés a légalité, de léquité et de la transparence dans son processus de gestion des ressources humaines, notamment dans le recrutement, la rémunération et les relations avec ses employés; aligner ses politiques et pratiques administratives avec celles de la VILLE concemant l'accés a |'information et la protection des renseignements personnels; s‘efforcer de coordonner son action avec celle des services corporatifs de la VILLE, A catte fin, le Directeur informe l’Organisme des politiques établies par la VILLE; Assurances et indemnisation 3.21 souscrire, 4 ses frais, et maintenir en vigueur pendant toute la durée de la présente convention, une police d'assurance-responsabilité civile accordant une protection pour dommages corporels et dommages matériels d’au moins cinquante millions de dollars (50 000 090,00 §) par accident ou événement et dans laquelle la VILLE est désignée coassurée. De plus, la police doit contenir un avenant stipulant que Tassureur doit donner a la VILLE, par courrier recommandé ou poste certifiée, un Page 4 of3.22 3.23 avis écrit de trente (30) jours en cas de modification ou de résiliation de la police. Aucune franchise stipulée dans la police ne sera applicable a la VILLE; remettre, un (1) mois aprés la signature de la présente convention, un certificat d'assurance conforme aux exigences de l'article 3.21 et remettre, a chaque année, au Directeur le certificat de renouvellement de la police, au moins quinze (15) jours avant son échéance; prendre fait et cause pour la VILLE dans toutes réclamations ou poursuites intentées contre elle résultant directement ou indirectement de ce qui fait objet de la présente convention et & lindemniser de tous jugements et de toutes condamnations qui pourraient étre prononeés contre elle et de toutes sommes quielle aura deboursées avant ou aprés jugement en raison de ce qui précéde; Autres obligations 3.24 3.25 3.26 3.27 3.28 informer le Directeur, dans les meilleurs délais, de toute somme regue d'un ministére ou d'une agence du gouvernement du Québec ou du Canada ou d'un partenaire privé et l'aviser de toute demande de subvention faite par lOrganisme a cet égard pendant la durée de la présente convention; obtenir, le cas échéant, tous les permis et autorisations requis en vertu des lois et réglements en vigueur, informer le Directeur, dans les plus brets délais, de toute modification a Ia liste de projets, au plan de réalisation et de financement, & la programmation ou a léchéancier prévu dans le cadre de ses activités; conserver son statut d’organisme a but non lucratif pendant toute la durée de cette convention; financer une part importante de ses activités auprés de sources autres que la VILLE, la contribution financiére de la VILLE étant limitée a la somme prévue a l'article 5. 4. OBLIGATIONS DE LA VILLE Afin de permettre a |'Oraanisme de remplir ses obligations, la VILLE s’engage a : 44 42 43 44 lui faire connaitre le plus rapidement possible ses orientations et objectifs 4 court et moyen termes, ainsi que toutes autres préoccupations pouvant guider 'Organisme dans la réalisation de sa mission; lui fournir, par lentremise du Directeur, tous les renseignements et documents au’elle détient et qu'elle estime utiles a la réalisation de sa mission; soutenir 'Organisme par expertise du service du Développement économique pour réaliser objet de la présente convention; rendre disponible, pour a premiére année de cette convention, un local dans arrondissement de Ville-Marie, selon des conditions acceptables A la VILLE. Page 55. SOMMES VERSEES PAR LA VILLE 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 En considération du respect par l'Organisme de toutes et chacune des obligations qui lui incombent en vertu de la présente convention, la VILLE convient de lui verser un million sept cent cinquante mille dollars (1 750 000,00 $) toutes taxes incluses, le cas échéant sous forme de subvention. La somme prévue 4 article 5.1 est versée par la VILLE & 'Organisme en deux (2) versements: 5.2.1 250 000,00$ le 15 novembre 2016; 5.2.2 1500 000$ aprés la signature de l'entente par !Organisme avec Formula E Holdings Limited La VILLE peut suspendre tout paiement si Organisme refuse ou néglige d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations, L’Organisme ne pourra en aucun cas réclamer a la VILLE des intéréts pour des paiements effectués en retard. L’Organisme doit remettre a la VILLE toute somme versée par la VILLE et non utilisée aux fins de la présente convention. Le montant total de la subvention pourra étre révisé si toutes les sommes devaient ne pas étre requises. 6. ASSISTANCE MUTUELLE 6.1 6.2 63 6.4 Dans la mesure de leurs moyens, les parties conviennent de se préter mutuellement assistance, Lassistance requise fera lobjet d'une demande appropriée adressée au Directeur ou au directeur général de Organisme, selon le cas. De préférence, ces demandes seront signifiées 4 temps pour étre considérées lors de la préparation des budgets. Lassistance quill est possible de fournir fera objet d'une entente écrite, entre le Directour et 'Organisme, précisant la nature des services, les produits a livrer, les dates de livraison, la compensation financiére et les autres termes et conditions. L’Organisme reconnait qu'il lui appartient d’assurer le financement de ses budgets de fonetionnement et d'immobilisation. Page 6 ok7. DEFAUT 7.1 Aux fins de la présente convention, !Organisme est en défaut si : 7.1.1 il refuse ou néglige d'exécuter une de ses obligations dans les quinze (15) jours d'un avis du Directeur 'enjoignant de s'exécuter, 7.1.2 administration de ses affaires passe entre les mains de tiers, qu'll s'agisse de fiduciaires ou autres, en vertu d'un acte consenti par !'Organisme pour garantir 'exécution de ses obligations ou de calles de tiers; 7.1.3. ila fait une cession de biens, est réputé avoir fait une cession de biens ou fait l'objet d'une ordonnance de séquestre. 7.1.4 sil'Organisme perd son statut d’organisme sans but lucratif 7.2 Dans les cas mentionnés au sous-paragraphe 7.1.1, le Directeur avise par écrit TOrganisme du défaut et lui demande d'y remédier dans un délai de quinze (18) jours. Le Directeur peut retenir tout versement tant que 'Organisme n'a pas remédié au défaut. Si malgré cet avis, 'Organisme refuse ou néglige de remédier a tel défaut dans le délai imparti, la présente convention sera résiliée de plein droit, sous réserve de tout recours pouvant étre exercé par la VILLE pour les dommages occasionnés par ce défaut. 7.3. Dans les cas mentionnés aux sous-paragraphes 7.1.2, 7.1.3, et 7.1.4, la présente convention est résiliée de plein droit dés la survenance de tel événement et l'article 7.2 s'applique en faisant les adaptations nécessaires. 7.4 Sil est mis fin a la présente convention en application des articles 7.2, 7.3, toute somme non versée Organise cesse de lui étre duo, ce demier devant remettre a la VILLE, dans un délai de cing (5) jours suivant cette date, toute somme non encore engagée dans le Projet regue de celle-ci, étant entendu, toutefois, que la VILLE ne pourra réclamer a lOrganisme les sommes versées par ce dernier A Formula E Holdings Limited. 8. DEONTOLOGIE 81 L'Organisme doit, dans la réalisation des activités visées par la présente convention, agir selon les régles de conduite d'une personne avisée et prudente, de maniére & ne porter aucun préjudice a la VILLE ou a des tiers. 82 L’Organisme doit prendre toutes les mesures requises pour éviter des conflits dintéréts et doit se conformer aux directives émises a cet égard 83 L’Organisme doit notamment informer le Directeur par écrit, de tout contrat devant étre conclu par l'un de ses administrateurs avec la VILLE ou avec l Organisme ou de toute commission, salaire, honoraires, rabais ou avantage quelconque pouvant découler de la présente convention, autre qu'un don symbolique ou protocolaire, dont il pourrait bénéficier directement ou indirectement.8.4 Les dépenses admissibles dans le cadre de cette convention ne peuvent comprendre une commission, salaire ou honoralres versés par !Organisme & un membre de son conseil d'administration, ni une commission versée a un membre de la famille de celui-ci. Le salaire payé 4 un membre de la famille d'un membre du conseil d’administration nest pas visé par le présent article. 9. DUREE La présente convention entre en vigueur a la date la plus tardive de sa signature par les deux parties et, sous réserve d'autres dispositions, elle prend fin le 31 décembre 2017. 40. SURVIE Les obligations de I'Organisme prévues aux articles 3.11, 3.12, 3.13, 3.15, 3.16, 3.23, 5.5 et 7.4 survivent malgré la résiliation ou l'arrivée du terme de la présente convention 11.DISPOSITIONS GENERALES 11.1 ENTENTE COMPLETE La présente convention constitue la totalité et lintégralité de l'entente intervenue entre les parties. 41.2. DIVISIBILITE Une disposition de la présente convention jugée invalide par un tribunal n’affecte en rien la validité des autres dispositions qui conservent leur plein effet et force exécutoire, 11.3 ABSENCE DE RENONCIATION Le silence de l'une ou l'autre des parties ou son retard @ exercer un droit ou un recours ne doit jamais étre interprété comme une renonciation de sa part a tel droit ou recours. 11.4 REPRESENTATIONS DE L’ORGANISME. LiOrganisme n‘est pas le mandataire de la VILLE et ne peut, par ses actes ou omissions, engager la responsabilité de cette demiére ou la lier de toute autre fagon. 11.5 MODIFICATION A LA PRESENTE CONVENTION ‘Aucune modification aux termes de la présente convention n'est v accord écrit préalable des deux (2) parties. le si elle est effectuée sans 44.6 LOIS APPLICABLES ET JURIDICTION La présente convention est régie par les lois du Québec et toute procédure judiciaire s'y rapportant doit étre intentée dans le district judiciaire de Montréal. Page 8 otLa présente convention lie les parties aux présentes de méme que leurs successeurs et ayants droit respectifs. 41.8 CESSION Les droits et obligations de une ou autre des parties ne peuvent étre cédés qu'avec accord éorit préalable de autre partie. LOrganisme ne peut consentir une hypothéque ni donner en garantie & un tiers les sommes qui lui sont versées par la VILLE en vertu de la présente convention. 11.9 FORCE MAJEURE ET CAS FORTUIT Les parties na seront pas responsables de I'inexécution de leurs obligations ou des pertes ou dommages qu'elles pourraient subir a la suite de telle inexécution si celle-ci est due & un cas de force majeure ou @ un cas fortult. Aux fins de la présente convention, sont assimilés a un cas de force majeure ou cas fortuit une gréve ou toute autre cause hors du contréle de chacune des parties, 41.7 AYANTS DROIT LIES | | | | | | 11.10 Exemplaire ayant valeur d'original ! La présente convention peut étre signée séparément 2 méme un nombre infini d’exemplaires distincts qui sont tous des originaux mais qui, pris collectivement, ne forment qu'un seul et méme document. Chaque exemplaire peut étre transmis par télécopieur ou courriel et la copie ainsi transmise a le méme effet qu'un original | 11.11 AVIS ET ELECTION DE DOMICILE Tout avis ou document 4 étre donné ou transmis relativement a la présente convention est suffisant | sil est consigné dans un écrit et expédié par un mode de communication qui permet a la partie expéditrice de prouver sa livraison au destinataire Election de domicile de l'Orgat me L'Organisme fait élection de domicile au , et tout avis doit étre adressé a I'attention du il changerait d’adresse sans dénoncer par écrit & la VILLE sa nouvelle adresse, l'Organisme fait élection de domicile au bureau du greffier de la Cour supérieure pour le district de Montréal, chambre civile. Election de domicile de la VILLE La VILLE fait élection de domicile au et tout avis doit éire adressé a l'attention du Directeur. Page 9 OfEN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNE LA PRESENTE CONVENTION, EN DOUBLE EXEMPLAIRE, A LA DATE INDIQUEE EN REGARD DE LEUR SIGNATURE RESPECTIVE. POUR LA VILLE DE MONTREAL ,oe__jourde_ 2016 Me Yves Saindon, greffier POUR L’OBNL MONTREAL, C'EST ELECTRIQUE ,ce_jourde__ 206 Ce protocole d'entente a été approuvé par le Conseil d’agglomération de la Ville de Montréal, |e ....... ° jour du mois de ...........:eeseeesss-n 2016 (Résolution C616 .