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Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-01

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Rev. 4
Controle de Documentos da Qualidade
Data: 17/10/2013

Controle de alteraes

Local da
Reviso Data Descrio
Reviso
0 15/07/2010 - Emisso inicial
Unificao dos itens 5.5.2 e 5.5.4, em funo
da excluso da lista de Distribuio de
documentos internos, por essa lista j existir na
Item 5.5 folha de rosto de cada documento.
Nota 3: alterao da numerao do anexo
Controle de Distribuio da Poltica da
Qualidade de 5 para 4.
Alterao da numerao do anexo Carta de
Item 5.5.3 Distribuio de Documentos Internos da
Qualidade de 4 para 3.
Alterao da numerao do anexo Lista Mestra
Item 5.7.1
de Documentos Externos de 6 para 5.
Alterao do nome do anexo 6 de Lista mestra
Item 5.7.2.2 de documentos externos para Lista Mestra da
Legislao Aplicvel.
1 18/10/2010
Excluso do registro Lista de Distribuio de
Item 6 - Documentos Internos da Qualidade (LDDI); e
Registros Incluso do registro Lista Mestra da Legislao
Aplicvel
Excluso do anexo 3 (Lista de Distribuio de
Documentos Internos da Qualidade);
Alterao do anexo 4 para anexo 3 (Carta de
Distribuio de Documentos Internos da
Qualidade);
Item 7 Anexos Alterao do anexo 5 para anexo 4 (Controle
de Distribuio da Poltica da Qualidade);
Alterao do anexo 6 para anexo 5 (Lista
Mestra de Documentos Externos); e
Incluso de novo anexo 6: Lista Mestra da
Legislao Aplicvel
Item 5.2.2 Alterao do responsvel pela aprovao dos
2 05/07/2011
Tabela 1 documentos da qualidade.
Lista de Reviso para adequao nova estrutura da
Distribuio Subsecretria de Finanas.
3 01/03/2013 tem 4 Reviso para adequao nova estrutura da
Definies e Subsecretria de Finanas.
Siglas
Incluso na legislao: Decreto n 44.143, de
Item 3 02 de abril de 2013.
4 05/04/2013
Referncias Incluso do Decreto n 44.428 de 11 de
Outubro de 2013.

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Lista de Distribuio

Funo
Subsecretrio de Finanas - SUBFIN
Representante da Direo - RD
Superintendente da Superintendncia de Controle e Acompanhamento da Movimentao
Financeira - SUCOMF
Superintendente da Superintendncia de Controle e Acompanhamento da Dvida Pblica
Estadual SUCADP
Superintendente da Superintendncia de Captao de Recursos - SUCAR
Superintendente da Superintendncia de Finanas - SUFIN
Superintendente da Superintendncia do Tesouro Estadual - SUTES

Elaborado/Revisado por:

Marina Lavocat B. Ernesto, em 05/04/2013

_____________________________________

Leandro das Neves Corra, em 17/10/2013


_______________________________________

Aprovado por:

Rebeca Virgnia Escobar Villagra, em 17/10/2013

________________________________________

Renato Villela, em 17/10/2013

__________________________________

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1. Objetivo

Este procedimento tem a finalidade de determinar parmetros para emisso, aprovao,


alterao e controle de documentos da qualidade visando assegurar que as verses
pertinentes estejam disponveis nos locais de uso.

2. Escopo

Este procedimento aplicvel ao Manual do Sistema de Gesto da Qualidade (MQ-SGQ),


aos procedimentos escritos (PR) e instrues de trabalho (IT) do SGQ da SUBFIN definidos
na Lista Mestra de Documentos do SGQ.

3. Referncias

NBR ISO 9000:2005 Sistemas de gesto da qualidade Fundamentos e vocabulrio


NBR ISO 9001:2008 Sistemas de gesto da qualidade Requisitos
MQ-SGQ-SUBFIN Manual do Sistema de Gesto da Qualidade da SUBFIN

Legislao:

Decreto Estadual

Decreto n 44.143, de 02 de abril de 2013

Decreto

Decreto n 44.428 de 11 de Outubro de 2013.

4. Definies e Siglas

AD Alta Direo: Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organizao, no
mais alto nvel
Cpias controladas so as cpias de documentos do sistema de gesto da qualidade que
tm sua distribuio controlada
Documento Informao e o meio em que ela est contida
Documentos da Qualidade Documentos relativos ao Sistema de Gesto da Qualidade do
escopo da SUBFIN, como Poltica da Qualidade, Manual do Sistema de Gesto da
Qualidade, Procedimentos do Sistema de Gesto da Qualidade, Procedimentos e Instrues
de trabalho dos macroprocessos, formulrios e registros
Documento externo Documento que no controlado pelo Sistema de Gesto da
Qualidade, mas que pode ser referenciado
GQ Gestor da Qualidade: Pessoa responsvel por operacionalizar o sistema de gesto da
qualidade
IT Instruo de Trabalho
LM Lista Mestra
LMDE Lista Mestra de Documentos Externos

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MQ Manual do Sistema de Gesto da Qualidade: Documento bsico do SGQ que descreve


de forma genrica como se d o cumprimento aos requisitos da norma NBR ISO 9001,
remetendo a outros documentos especficos do SGQ
PR Procedimento Documento que regula as atividades de carter geral da gesto da
qualidade, respondendo diretamente a um requisito da norma.
RD Representante da Direo: Pessoa designada pela alta direo que tem as seguintes
atribuies:
Assegurar o andamento do Projeto SGQ
Conduzir reunies do Comit da Qualidade
Coordenar aes dos membros do Comit da Qualidade e multiplicadores
Conduzir aes de endomarketing e comunicao interna
Resolver problemas e questes com interfaces organizacionais
Providenciar recursos fsicos, humanos e materiais
Relatar andamento do Projeto SGQ Alta Direo
Participar do planejamento do SGQ
Estabelecer metas de desempenho dos processos
Priorizar oportunidades de melhoria junto Alta Direo
Controlar tratamento de no conformidades
Assegurar o controle do desempenho dos processos
Coordenar programa de auditorias internas da qualidade
Dar suporte Alta Direo nas anlises crticas pela direo
Controlar Aes Corretivas e Aes Preventivas
Registro Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidncia de atividades
realizadas
SGQ Sistema de Gesto da Qualidade: Sistema de gesto para dirigir e controlar uma
organizao, no que diz respeito qualidade
SUBFIN Subsecretaria de Finanas

5. Procedimento

5.1 Aplicabilidade dos documentos da qualidade

5.1.1 Os controles definidos neste procedimento so aplicveis s cpias controladas em


meio fsico dos documentos da qualidade, bem como s cpias digitais disponibilizadas na
Pasta Pblica da SUBFIN.
5.1.2 Podero existir cpias no controladas, sobre as quais a SUBFIN no se compromete
a aplic-los; por exemplo, quando solicitados, documentos da qualidade enviados para
pessoas no envolvidas no escopo do sistema.

5.2 Elaborao, Reviso e Aprovao

5.2.1 Os documentos da qualidade devero ser aprovados antes da sua emisso original ou
de qualquer distribuio de reviso.
5.2.2 As responsabilidades pela elaborao/reviso e aprovao dos documentos da
qualidade esto definidas conforme a Tabela 1.
5.2.3

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DOCUMENTO ELABORA / REVISA APROVA


Secretrio de Estado de
Fazenda e/ou
Poltica da Qualidade Subsecretrio de Finanas
Subsecretrio de
Finanas
Secretrio de Estado de
Fazenda e/ou
Objetivos da Qualidade Subsecretrio de Finanas
Subsecretrio de
Finanas
Secretrio de Estado de
Fazenda e/ou
Subsecretrio de
Manual da Qualidade Gestor da Qualidade
Finanas
Representante da
Direo
Secretrio de Estado de
Fazenda e/ou
Subsecretrio de
Documentos da Qualidade Gestor da Qualidade
Finanas
Representante da
Direo
Responsvel pelo
Pessoa designada, ou Gestor respectivo
da Qualidade, ou macroprocesso e/ou
PR (Procedimentos)*
Responsvel pelo Representante da
macroprocesso Direo e/ou
Superintendente
Responsvel pelo
Pessoa designada, ou Gestor respectivo
da Qualidade, ou macroprocesso e/ou
IT (Instrues de trabalho)*
Responsvel pelo Representante da
macroprocesso Direo e/ou
Superintendente
Tabela 1 Elaborao, aprovao e reviso X Responsveis

5.2.4 Na ausncia do responsvel pelo macroprocesso, a responsabilidade por aprovar o


documento da qualidade ser do superior imediato de quem elaborou o documento ou do
Subsecretrio de Finanas.
5.2.5 As instrues para elaborao e formatao de procedimentos e instrues de
trabalho esto referenciadas no Anexo 1 - Formatao de Documentos da Qualidade
Procedimentos e Instrues de Trabalho.

5.3 Anlise crtica, atualizao e re-aprovao

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5.3.1 Quando algum documento da qualidade for revisado, as pessoas responsveis pela
elaborao, anlise crtica e re-aprovao do documento devero atender Tabela 1 deste
documento e ter acesso a informaes suficientes para estas aes.

5.4 Identificao da alterao e situao atual dos documentos

5.4.1 Ser mantido o documento denominado Lista Mestra de Documentos Internos da


Qualidade (Anexo 2) contendo a relao de todos os documentos da qualidade existentes no
Sistema de Gesto da Qualidade e sua verso atual.
5.4.2 Os documentos da qualidade tero uma folha de rosto onde ser indicada a sua
situao quanto ao nmero da reviso, data da reviso, local da reviso e motivo das
alteraes da reviso atual.
5.4.3 Quando for identificada a necessidade de alguma alterao em algum procedimento,
dever ser feita uma solicitao ao Gestor da Qualidade, que providenciar anlise e
alteraes nos procedimentos.

5.5 Verses pertinentes disponveis nos locais de uso

5.5.1 Os documentos da qualidade tero uma via (original) de cpia controlada arquivada no
escritrio da qualidade. Esta via estar assinada fisicamente pelo Elaborador do
procedimento e pelo Aprovador, conforme a tabela 1. Todos os documentos da qualidade
tambm estaro disponveis para consulta na Pasta Pblica. As demais cpias no sero
vlidas em meio impresso.
5.5.2 Constar na folha de rosto do Manual da Qualidade, de cada procedimento e de cada
instruo de trabalho a tabela Lista de distribuio com as funes de quem receber estes
documentos. Essa lista orienta a ao de divulgao e treinamento obrigatrio dos
documentos da qualidade emitidos/revisados, bem como a retirada dos documentos da
qualidade obsoletos dos locais fsicos de guarda e da Pasta Pblica.
5.5.3 Quando algum documento da qualidade for emitido ou revisado, cabe ao Gestor da
Qualidade distribuir a informao sobre a emisso ou reviso do documento e seu respectivo
local de armazenamento por meio de Carta de Distribuio de Documentos Internos da
Qualidade (Anexo 3).

Nota 1: As pessoas relacionadas na lista de distribuio e matriz de treinamento devero ser


treinadas sempre que houver reviso de um documento MQ, PR ou IT. Nos casos de
reviso no estrutural no documento, de pequeno porte, o treinamento poder ser feito na
forma de auto-treinamento e evidenciado pelo registro de auto-treinamento.

Nota 2: Quando for emitida uma nova verso de qualquer documento interno da qualidade, a
Carta de Distribuio de Documentos Internos da Qualidade da verso obsoleta no
necessariamente deve continuar arquivada.

Nota 3: Para a Poltica da Qualidade da SUBFIN mantido o Controle de Distribuio da


Poltica da Qualidade (Anexo 4).

5.6 Documentos da qualidade permanecem legveis e prontamente identificveis

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5.6.1 Se alguma via de algum documento da qualidade que estiver arquivado sob a
responsabilidade do Gestor da Qualidade for encontrada ilegvel ou com sua identificao
prejudicada, esta dever ser substituda por uma via em boas condies e a via danificada
dever ser recolhida e destruda.

5.7 Identificar e controlar a distribuio de documentos da qualidade de origem externa

5.7.1 Os requisitos deste controle de documentos tambm so aplicveis aos documentos


de origem externa, controlados atravs da Lista Mestra de Documentos Externos (Anexo 5).
5.7.2 A atualizao dessa lista est sob responsabilidade do Gestor da Qualidade.
5.7.2.1 O Responsvel pelo macroprocesso ou uma pessoa designada usuria do documento
externo tem a responsabilidade de comunicar ao Gestor da Qualidade, para fins de
atualizao da Lista Mestra de Documentos Externos, quando da ocorrncia de alteraes
nestes documentos, conforme estabelecido na prpria Lista Mestra de Documentos Externos.
5.7.2.2 Os requisitos legais (legislao) sero relacionados e mantidos atualizados atravs da
Lista Mestra da Legislao aplicvel (Anexo 6).
5.7.2.3 Os documentos de origem externa que no tm controle de alterao, tais como
ofcios, despachos, cartas e CIs, so recebidos e armazenados em pastas especficas na
Assessoria, nas Superintendncias e nas Coordenaes.

5.8 Evitar uso no-intencional de documentos da qualidade obsoletos e identific-los

5.8.1 Para documentos da qualidade distribudos fisicamente e/ou disponibilizados na Pasta


Pblica, as vias originais da verso anterior so destrudas e/ou deletadas, mas quando
mantidas para fins de registro, devero ser identificadas com um carimbo (fsico) ou uma tarja
(digital) com o dizer OBSOLETO em todas as pginas e os mesmos sero arquivados em
um nico local sob responsabilidade do Gestor da Qualidade. No so vlidas cpias
impressas dos documentos disponibilizados na Pasta Pblica.

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6. Registros

Este procedimento suportado por registros que atendem aos requisitos da Tabela 2 abaixo:

Identificao Armazenamento Proteo Recuperao


Reteno Disposio
Tipo
Nome / Cdigo (quando aplicvel) Responsvel Local Digital Fsico Acesso Cuidado Indexao

Lista Mestra de Documentos Internos Digital e Digital: X X Digital: Digital e Digital e Digital e Digital:
da Qualidade / LMDI Fsico: * Restrito aos Fsico: Fsico: Fsico: Deletar da
Gestor da Servidores Normal Por data Mnimo at Pasta
Qualidade Fsico: com acesso sua reviso Pblica
Armrio da pasta SGQ
Qualidade Fsico:
Fsico: Descartar
Restrito ao
Gestor da
Qualidade

Carta de Distribuio de Documentos Gestor da Armrio da X Restrito ao Normal Por Mnino at Descartar
Internos da Qualidade / CDDI Qualidade Qualidade Gestor da documento a reviso
Qualidade do
documento
distribudo

Lista Mestra de Documentos Externos Digital e Digital: X X Digital: Digital e Digital e Digital e Digital:
/ LMDE Fsico: * Restrito aos Fsico: Fsico: Fsico: Deletar da
Gestor da Servidores Normal Por data Mnimo at Pasta
Qualidade Fsico: com acesso sua reviso Pblica
Armrio da pasta SGQ
Qualidade Fsico:
Fsico: Descartar
Restrito ao
Gestor da

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Qualidade

Controle de Distribuio da Poltica da Digital e Digital: X X Digital: Digital e Digital e Digital e Digital:
Qualidade Fsico: * Restrito aos Fsico: Fsico: Fsico: Deletar da
Gestor da Servidores Normal Por data Mnimo at Pasta
Qualidade Fsico: com acesso sua reviso Pblica
Armrio da pasta SGQ
Qualidade Fsico:
Fsico: Descartar
Restrito ao
Gestor da
Qualidade

Lista Mestra da Legislao Aplicvel Gestor da * X Restrito aos Normal Por data Mnimo at Deletar da
Qualidade Servidores sua reviso Pasta
com acesso Pblica
pasta SGQ

Tabela 2 Controle de registros


* F:\00 SUBFIN\Sistema de Gesto da Qualidade (SGQ)\Monitoramento do SGQ\Registros\Registros do PR SGQ SUBFIN 01 - Controle de Documentos da Qualidade

Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser:


- Manuseados com cuidado para evitar danos, deteriorao ou perda
- Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informaes

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7. Anexos

Anexo 1: Formatao de Documentos da Qualidade Procedimentos e Instrues de


Trabalho
Anexo 2: Lista Mestra de Documentos Internos da Qualidade
Anexo 3: Carta de Distribuio de Documentos Internos da Qualidade
Anexo 4: Controle de Distribuio da Poltica da Qualidade
Anexo 5: Lista Mestra de Documentos Externos
Anexo 6: Lista Mestra da Legislao Aplicvel

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Anexo 1: Formatao de Documentos da Qualidade


Procedimentos e Instrues de Trabalho

*Identificao:
PR-SGQ-SUBFIN-xx: documentos (obrigatrios) do Sistema de Gesto da Qualidade.
PR-SUBFIN-xx: Procedimentos dos macroprocessos do Sistema de Gesto da Qualidade.
IT-SUBFIN-xx.yyy: Instrues de Trabalho dos macroprocessos do Sistema de Gesto da
Qualidade, onde xx referncia ao macroprocesso de origem da IT e yyy refere-se a
sequncia das ITs do macroprocesso. (Nota: se a IT no estiver subordinada a um PR,
utilizar a identificao IT-SUBFIN-yyy)

Cabealho

PR-SGQ-SUBFIN-01
PR-SUBFIN-01
IT-SUBFIN-01.001
Nome do Procedimento (ou Instruo de Pg.: x/y
Trabalho) Rev. 0
Data: dd/ms/aaaa

Rodap

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Identificao de revises: antes da emisso inicial do documento as revises so


identificadas por letras (Rev. A, Rev. B, Rev. C, ...). A emisso inicial ser sempre na
reviso zero (Rev. 0). A partir da, as revises tero indicao numrica (Rev.1, Rev.2, Rev
3, ...)
Quando houver reviso em qualquer folha, esta ser identificada em todo procedimento, que
dever ser re-aprovado. O local e motivo da reviso devero constar da folha de rosto.

Folha de rosto Contm o controle das revises, lista de distribuio e o Nome de quem
elabora/revisa com data de elaborao/reviso e assinatura do mesmo e ainda o(s) Nome(s)
do(s) aprovadores com a data de aprovao e assinatura do(s) mesmo(s), conforme
exemplo abaixo:

Elaborado/Revisado por:

Nome, em ____/____/___

Aprovado por:

Nome, em ____/____/____

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Importante: A fonte utilizada em todo o documento dever ser do tipo Arial, tamanho 11.

Itemizao do Documento:

1. Objetivo Do documento.
O objetivo deste procedimento ou instruo de trabalho (VERBO) (OBJETO
DIRETO) (CONDIES DE OPERAO)

2. Escopo Onde e em quais situaes se aplica o documento.

3. Referncias Outros documentos que tm relao direta com o assunto.

4. Definies e Siglas Descrever o significado das siglas e/ou conceituar termos


ou expresses que sejam necessrios para melhor entendimento deste
documento.

5. Procedimento Passo a passo das aes necessrias a atingir o objetivo do


procedimento ou instruo de trabalho (pode ser o passo a passo das caixas do
fluxograma).

6. Registros Tabela com a descrio da identificao, armazenamento, proteo,


recuperao, reteno e disposio de cada registro relativo ao documento.

7. Anexos (fluxograma, formulrios e informaes complementares) se existirem.

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Anexo 2: Lista Mestra de Documentos Internos da Qualidade

LMDI
Lista Mestra de Documentos Internos da Qualidade
(data)

Data do
N. do Documento Ttulo do Documento Reviso
Documento

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Anexo 3: Carta de Distribuio de Documentos Internos da Qualidade (para os casos


de emisso inicial ou reviso de grande porte)

CDDI
Carta de Distribuio de Documentos Internos da Qualidade
(data)

O Sistema de Gesto da Qualidade da SUBFIN est disponibilizando na Pasta Pblica o


seguinte documento:

N do Documento
Ttulo do Documento
Data do Documento
Reviso

Este documento substitui a verso anterior (Obsoleta).

O treinamento no referido documento ser agendado pelo SGQ.

Este documento est sendo entregue em via impressa e disponibilizado em via digital para as
funes abaixo assinaladas, na reviso atual.

Em caso de revises da via impressa, esta via do documento revisado ser entregue mediante
o recolhimento do obsoleto.

Funo Nome Via Via Assinatura


impressa Digital

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Carta de Distribuio de Documentos Internos da Qualidade (para os casos de


pequenas revises)

CDDI
Carta de Distribuio de Documentos Internos da Qualidade
(data)

O Sistema de Gesto da Qualidade da SUBFIN est disponibilizando na Pasta Pblica o


seguinte documento revisado:

N do Documento
Ttulo do Documento
Data do Documento
Reviso

Este documento substitui a verso anterior (Obsoleta).

As pessoas que estiverem recebendo esta reviso tm o prazo de 5 dias corridos para treinar o
pessoal envolvido. Em caso de dvidas o SGQ dever ser contatado. Caso o SGQ no seja
contatado neste prazo, ser considerado que todas as pessoas foram treinadas.
Nota: Nestes casos ser necessrio que as pessoas assinem um registro de auto-treinamento.

Este documento est sendo entregue em via impressa e disponibilizado em via digital para as
funes abaixo assinaladas, na reviso atual.

Em caso de revises da via impressa, esta via do documento revisado ser entregue mediante
o recolhimento do obsoleto.

Funo Nome Via Via Assinatura


impressa Digital

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Anexo 4: Controle de Distribuio da Poltica da Qualidade

Controle de Distribuio da Poltica da Qualidade


(data)

Data do Documento Poltica:


Reviso:

Local Forma de divulgao

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Anexo 5: Lista Mestra de Documentos Externos

LMDE
Lista Mestra de Documentos Externos
(data)

Ttulo do Documento Forma de Macroprocesso e/ou Periodicidade Distribuio para / Data do


Atualizao Pessoa Responsvel Local de armazenamento Documento
pela atualizao

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Anexo 6: Lista Mestra da Legislao Aplicvel

Lista Mestra da Legislao aplicvel


(data)

rea ou
pessoa
Macroprocesso Categorizao Ttulo / Data Forma de
responsvel
de Normas Atualizao
pela
atualizao

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