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Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-04

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Rev. 5
Ao Corretiva e Ao Preventiva
Data: 17/10/2013

Controle de alteraes

Reviso Data Descrio


0 10/09/2010 - Emisso inicial
Item 5 - Insero na Nota 3.
Procedimento
Item 6 - Insero do registro Tabela de Acompanhamento
1 07/02/2011
Registros de SAC/SAP.
Insero do Anexo 3 - Tabela de
Item 7 - Anexos
acompanhamento SAC/SAP.
Item 4 - Alterao da definio da sigla: NC - no-
Definies e conformidade Ocorrncia que no atende a um
Siglas requisito normativo, legal ou contratual ou
2 23/02/2011
ocorrncia de maior gravidade, que impacta
diretamente no desempenho da instituio e/ou
uma ocorrncia reiterada.
Lista de Reviso para adequao nova estrutura da
Distribuio Subsecretria de Finanas.
3 01/03/2013 tem 4 Reviso para adequao nova estrutura da
Definies e Subsecretria de Finanas.
Siglas
Item 3 Incluso na legislao: Decreto n 44.143, de 02
4 05/04/2013
Referncias de abril de 2013.
Item 3 - Incluso do Decreto n 44.428 de 11 de Outubro
5 17/10/2013
Referncias de 2013.

Lista de Distribuio

Funo
Subsecretrio de Finanas - SUBFIN
Representante da Direo - RD
Superintendente da Superintendncia de Controle e Acompanhamento da Movimentao
Financeira - SUCOMF
Superintendente da Superintendncia de Controle e Acompanhamento da Dvida Pblica
Estadual SUCADP
Superintendente da Superintendncia de Captao de Recursos - SUCAR
Superintendente de Superintendncia de Finanas - SUFIN
Superintendente do Superintendncia do Tesouro Estadual - SUTES
Coordenador da Coordenao de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de
Concessionrias de Servios Pblicos CACPC
Coordenador da Coordenao de Anlise de Investimentos e Gastos COAIG
Coordenador da Coordenao de Assessoramento Tcnico Jurdico - COAJUR
Coordenador da Coordenao de Convnios COCON
Coordenador da Coordenao de Encargos Gerais do Estado e Operaes Especiais
CEGOE
Coordenador da Coordenao de Gesto da Dvida COGED
Coordenador da Coordenao de Gesto de Obrigaes CGO
Coordenador da Coordenao de Operaes de Crdito COPEC
Coordenador da Coordenao de Planejamento Financeiro COPLAF
Coordenador da Coordenao de Precatrios COPRE

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Coordenador da Coordenao de Anlise de Parcerias Pblicas Privadas COAP


Coordenador da Coordenao de Captao de Recursos COCAR
Coordenador da Coordenao de Conciliao de Receita - CCR
Coordenador da Coordenao de Controle de Pagamentos CCP
Coordenador da Coordenao de Controle e Conciliao Bancria COCCB
Coordenador da Coordenao de Controle e Execuo do Pagamento da Dvida Pblica da
Administrao Direta CEPAD
Coordenador da Coordenao de Execuo Financeira CEFIN

Elaborado/Revisado por:

Marina Lavocat B. Ernesto, em 17/10/2013

_________________________________

Leandro das Neves Corra, em 17/10/2013

_________________________________

Aprovado por:

Rebeca Virginia Escobar Villagra, em 17/10/2013

__________________________________

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1. Objetivo

Este procedimento tem a finalidade de determinar parmetros para adoo de aes


corretivas e preventivas.

2. Escopo

Este procedimento abrange as atividades envolvidas para a eliminao das causas de no


conformidades e desvios reais, evitando a sua repetio, bem como das causas de no
conformidades e desvios potenciais, prevenindo sua ocorrncia.

3. Referncias

NBR ISO 9000:2005 Sistemas de Gesto da Qualidade Fundamentos e vocabulrio


NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gesto da Qualidade Requisitos
MQ-SGQ-SUBFIN Manual do Sistema de Gesto da Qualidade da SUBFIN
PR-SGQ-SUBFIN-03 Controle de produto no conforme

Legislao:

Decreto Estadual
Decreto n 44.143, de 02 de abril de 2013
Decreto n 44.428 de 11 de Outubro de 2013.

4. Definies e Siglas

AC Ao Corretiva Ao para eliminar a causa de uma no conformidade identificada ou


outra situao indesejvel.
ACAD Anlise Crtica pela Alta Direo
ACAP Ao corretiva e ao preventiva
AP Ao Preventiva Ao para eliminar a causa de uma potencial no-conformidade ou
outra situao potencialmente indesejvel.
CACPC - Coordenao de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de
Concessionrias de Servios Pblicos
COAIG - Coordenao de Anlise de Investimentos e Gastos
COAJUR - Coordenao de Assessoramento Tcnico Jurdico
COCON - Coordenao de Convnios
CEGOE Coordenao de Encargos Gerais do Estado e Operaes Especiais
COGED Coordenao de Gesto da Dvida
CGO Coordenao de Gesto de Obrigaes
COPEC Coordenao de Operaes de Crdito
COPLAF Coordenao de Planejamento Financeiro
COPRE Coordenao de Precatrios
COAP Coordenao de Anlise de Parcerias Pblicas Privadas
COCAR Coordenao de Captao de Recursos
CCR - Coordenao de Conciliao de Receita
CCP Coordenao de Controle de Pagamentos
COCCB Coordenao de Controle e Conciliao Bancria

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CEPAD - Coordenao de Controle e Execuo do Pagamento da Dvida Pblica da


Administrao Direta
CEFIN Coordenao de Execuo Financeira
NC no-conformidade Ocorrncia que no atende a um requisito normativo, legal ou
contratual; ou ocorrncia de maior gravidade, que impacte diretamente no desempenho da
instituio; e, ou uma ocorrncia reiterada.
RNC Relatrio de no conformidade
RD Representante da Direo
SAC Solicitao de Ao Corretiva
SAP Solicitao de Ao Preventiva
SGQ Sistema de Gesto da Qualidade: Sistema de gesto para dirigir e controlar uma
organizao, no que diz respeito qualidade
SUCOMF - Superintendncia de Contorle e Acompanhamento da Movimentao Financeira
SUCADP Superintendncia de Controle e Acompanhamento da Dvida Pblica Estadual
SUCAR Superintendncia de Captao de Recursos
SUFIN Superintendncia de Finanas
SUTES - Superintendncia do Tesouro Estadual
SUBFIN Subsecretaria de Finanas

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5. Procedimento

Item Responsvel Atividade Descrio


1 Representante da Analisar fontes e Analisar fontes de informaes* de no
Direo/ verificar necessidade de conformidade e/ou desvios para definir se
Gestor da ao corretiva ou ao cabe ACAP, utilizando os seguintes
Qualidade preventiva critrios:
- frequncia de ocorrncia de no
conformidades (reincidncia);
- gravidade/impacto da no
conformidade;
- capacidade de se detectar o problema
- segurana;
- requisitos regulatrios; e,
- risco (severidade x probabilidade)

*Nota: as fontes de informao podem


ser:

Formulrio RNC preenchido com a


sugesto de abertura de SAC/SAP;
Reclamao de cliente;
Caractersticas e tendncias de
indicadores de desempenho de
processos;
Resultados de auditorias da qualidade;
Verificao de produtos ou servios
adquiridos; e,
Outros.

Se couber ACAP, ir para a atividade 2, se


no for aplicvel, encerra-se o
procedimento.
2 Representante da Abrir SAC/SAP e Abrir o SAC/SAP (Anexo 2) e designar o
Direo/ designar responsvel responsvel pela conduo da ao
Gestor da corretiva/preventiva, preenchendo os
Qualidade seguintes campos do SAC/SAP:
- campos correspondentes ao nmero e
data da SAC/SAP;
- campo A: marcar se a ao corretiva
ou preventiva;
- campo B: Marcar o que originou a
ACAP (no conformidade, reclamao de
cliente, indicadores, no-conformidade ou
observao de auditorias internas ou
externas, problemas com fornecedores,
decises em ACADs, ou outros);
- Campo C: Especificar o documento que
se refere a SAC/SAP;
- Campo D: Especificar o macroprocesso

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que est abrindo a SAC/SAP;


- Campo E: Especificar o nome da
pessoa que est abrindo a SAC/SAP;
- Campo F: Descrever a
ocorrncia/identificao do problema (a
no-conformidade real ou potencial).
Caso a abertura tenha sido provocada
pelo RNC, preencher a mesma descrio
utilizada no relatrio;
- Campo G: Designar o(s) responsvel(is)
por conduzir a averiguao da Ao
Corretiva/Preventiva (pessoas com
conhecimento do assunto); e,
- Campo H: Descrever a ao tomada
para evitar a continuidade do problema.
Caso a abertura tenha sido provocada
pelo RNC, preencher a mesma descrio
utilizada no relatrio.

Ir para as atividades 3 e 5

Nota: Para no conformidade de


Auditoria Interna o RD, Gestor da
Qualidade ou uma pessoa designada por
estes responsvel por abrir a SAC/SAP.
3 Responsvel Verificar efeito da no Investigar a abrangncia, ou seja,
designado para a conformidade em verificar se o mesmo problema ocorreu
ACAP servios prestados em outras reas / locais / casos, bem
como se a no conformidade tem efeito
sobre servios prestados.
4 Responsvel Efetuar ao Caso haja algum efeito da NC sobre
designado para a remediadora servios prestados anteriormente, efetuar
ACAP ao remediadora e registrar no campo I
do formulrio SAC/SAP:
- Campo I: Descrever a ao
remediadora aps investigar a
abrangncia e o efeito da No
Conformidade no tempo (se aplicvel).

Ir para a atividade 9.
5 Responsvel Investigar causas Investigar as causas da NC/desvio real
designado para a ou provveis causas da no
ACAP conformidade potencial e preencher o
campo J do formulrio SAC/SAP:
- Campo J: Diagnosticar a causa
raiz/fundamental do problema.

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6 Responsvel Determinar ACAP e Determinar AC para eliminar a causa da


designado para a verificar necessidade de NC de forma a evitar sua repetio ou AP
ACAP recursos para prevenir a ocorrncia da NC
potencial, preenchendo os campos L e L1
do formulrio SAC/SAP. Deve ser
avaliada a necessidade de recursos
acima de sua alada para implementao
da ACAP*:
- Campo L: Descrever a ao
corretiva/preventiva a ser tomada (a
ACAP deve sempre ter relao com a
causa raiz); e,
- Campo L1: Descrever o plano de ao a
ser tomado para assegurar que a no
conformidade real no ocorra e/ou evitar
que a NC potencial se concretize,
destacando as aes, prazos e
responsveis pelas aes.

Nota: algumas vezes necessrio adotar


uma ao provisria at que a ao
corretiva e preventiva seja implementada.
Nestes casos, preencher o campo K do
formulrio SAC/SAP:
- Campo K: Descrever, se aplicvel, a
ao provisria que deve ser adotada at
que a ao corretiva e preventiva seja
implementada.

*Se houver necessidade de recursos, ir


para a atividade 7, caso contrrio, ir para
a atividade 8.
7 Responsvel Obter aprovao dos Obter aprovao de recursos para a
designado para a recursos ACAP.
ACAP
8 Responsvel pelo Implementar ACAP Implementar ACAP, utilizando o plano de
Plano de Ao ao definido no campo L1 do formulrio
SAC/SAP.

Nota: pode acontecer de parte da ACAP


ser implementada imediatamente e o
restante em mdio prazo. Esta situao
deve ser prevista no plano de ao.
9 Representante da Verificar eficcia e Realizar anlise crtica da eficcia da
Direo/ registrar resultados das ACAP em evitar a repetio de NC reais
Gestor da aes executadas e prevenir a ocorrncia de NC potenciais
Qualidade/Pessoa e registrar resultado das aes
designada executadas nos campos M, M1 e N do
formulrio SAC/SAP:
- Campo M: Descrever a metodologia
utilizada para constatao da eficcia das
aes implementadas. A verificao da

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eficcia dever ser feita aps


determinado perodo da concluso do
plano de ao, com as seguintes
observaes:
. se a ao corretiva ou preventiva foi
implementada;
. se a ao corretiva ou preventiva atacou
a causa raiz; e,
. se o problema no voltou a ocorrer.
- Campo M1: Marcar se a ACAP foi
eficaz; e,
- Campo N: Se a ACAP no for eficaz em
eliminar a causa do problema, reiniciar a
investigao em nova SAC/SAP e
informar o nmero da nova SAC/SAP.

Nota: Os resultados das ACAP so dados


de entrada para as ACAD.

Registro: SAC/SAP
Tabela 1 Descrio do fluxograma

Nota 1: Cabe a todos os envolvidos na SUBFIN a responsabilidade de fazer cumprir o


estabelecido neste procedimento. As Responsabilidades e autoridades para conduzir o
processo de ACAP devem ser designadas a pessoas com conhecimento do assunto e estar
documentadas na SAC/SAP.

Nota 2: Podero ser convocadas outras pessoas no relacionadas ao processo para


participarem dos levantamentos de dados, avaliaes, discusses etc.

Nota 3: As SAC/SAPs sero controladas por intermdio do Anexo 3.

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6. Registros

Este procedimento suportado por registros que atendem aos requisitos da Tabela 2 abaixo:

Identificao Armazenamento Proteo Recuperao


Reteno Disposio
Tipo
Nome / Cdigo (quando aplicvel) Responsvel Local Digital Fsico Acesso Cuidado Indexao

Solicitao de Ao RD/ F:\00 X Restrito aos Normal Por ano/ Permanen- No h


Corretiva/Solicitao de Ao Gestor da SUBFIN\Si Servidores seqncia te
Preventiva / SAC/SAP Qualidade stema de com acesso
Gesto da pasta SGQ
Qualidade
(SGQ)\Mon
itoramento
do
SGQ\Ae
s
Corretivas
e Aes
Preventiva
s

Tabela de Acompanhamento de RD/Gestor da F:\00 X Restrito aos


SAC/SAP Qualidade SUBFIN\Si Servidores Normal Por ano/ Permanen-
stema de com acesso seqncia te
Gesto da pasta SGQ
Qualidade
(SGQ)\Mon
itoramento
do
SGQ\Ae
s

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Corretivas
e Aes
Preventiva
s\Acompan
hamento
SAC_SAP
Tabela 2 Controle de registros
Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser:
- Manuseados com cuidado para evitar danos, deteriorao ou perda
- Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informaes

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7. Anexos

Anexo 1: Fluxograma
Anexo 2: Formulrio de Ao Corretiva e Ao Preventiva
Anexo 3: Tabela de Acompanhamento SAC/SAP

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Anexo 1 Fluxograma

Aes Corretivas
e Aes
Preventivas

RD/Gestor da Qualidade

1-Analisar fontes
e verificar
necessidade de
AC ou AP

Cabe ACAP No cabe ACAP

RD/Gestor da Qualidade

2- Abrir SAC/SAP
e designar
responsvel

Resp. designado ACAP Resp. designado ACAP

3-Verificar efeito
da no
5-Investigar
conformidade em
causas
servios
prestados

Resp. designado ACAP

6-Determinar
ACAP e verificar
necessidade de
recursos

No h
necessidade H necessidade
de ao de ao
remediadora remediadora

Resp. designado ACAP

No h
H necessidade
necessidade de 4-Efetuar ao
de recursos
recursos remediadora

Resp. designado ACAP Resp. Plano de Ao

7-Obter
8-Implementar
aprovao dos
ACAP
recursos

RD/GQ/Pessoa designada

9-Verificar
eficcia e
registrar
resultados das
aes executadas

ACAP concluda

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Anexo 2 Formulrio de SAC/SAP

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Anexo 3 Tabela de Acompanhamento SAC/SAP

Acompanhamento de SAC / SAP

Corretiva ou Data de abertura da Responsvel pela


N da SAC/SAP Assunto da SAC/SAP Status da SAC/SAP Data da prxima ao
Preventiva SAC/SAP SAC/SAP

Data da ltima alterao neste registro: xx de xxx de 20xx

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