Automat I 245151 JR T

REGISTROS AUTOMATICOS 1
Tabla de Contenido
TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................................... 1
MEN MONITOR. ................................................................................................................................ 4
QUE TIPO DE PROBLEMAS AYUDAN A RESOLVER LOS REGISTROS AUTOMTICOS . 5
DIAGRAMA 1: DECLARACIN DE UN DIFERIDO EN EL CG-UNO ........................................ 7
DIAGRAMA 2: PROCESO MENSUAL DE AMORTIZACIN DE DIFERIDOS......................... 8
DIAGRAMA DE OPERACIN DE LOS REGISTROS FIJOS ........................................................ 9
DEFINICIN DEL INDICADOR DE AMORTIZACIN DE DIFERIDOS EN EL PLAN

CONTABLE ....................................................................................................................................................10
ACTUALIZACIN DEL MAESTRO DE DIFERIDOS ...................................................................11
LISTADO DEL MAESTRO DE DIFERIDOS....................................................................................13
COPIA DEL MAESTRO DE DIFERIDOS .........................................................................................14
RESTAURACIN DEL MAESTRO DE DIFERIDOS .....................................................................15
PROCESO DE AMORTIZACIN AUTOMTICA .........................................................................16
ACTUALIZACIN DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR CUENTA .................................18
LISTADO DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR CUENTA .................................................20
PROCESO-LISTADO DE LA DISTRIBUCIN AUTOMTICA ..................................................21
ACTUALIZACIN DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR DESTINO ................................22
LISTADO DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR DESTINO ................................................25
PROCESO/LISTADO DE LA DISTRIBUCIN AUTOMTICA POR DESTINO ......................26
CAPTURA DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS .....................................................................28
MODIFICACIN/RETIRO DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS ........................................30
CONSULTA DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS ..................................................................32
LISTADO DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS ......................................................................34
CONTABILIZACIN DIRECTA DE LOS REGISTROS FIJOS....................................................35
GENERACIN DE DOCUMENTOS DE LOS REGISTROS FIJOS ..............................................37
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

2 REGISTROS AUTOMATICOS
PROCESO DEL CIERRE DE CUENTAS/DESTINOS .....................................................................39
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Objetivos del Captulo

Al terminar de estudiar el presente captulo, el usuario estar en total capacidad de
reducir notablemente los tiempos del proceso peridico de la informacin contable, al
incorporar lotes de transacciones que se generan automticamente.
Los objetivos especficos de ste captulo son:
- Qu tipo de problemas ayudan a resolver los registros automticos.
- Estudio del manejo de diferidos en CG-UNO.
- Estudio del manejo de registros fijos en CG-UNO.
- Estudio del proceso de distribucin sobre cuentas y centros productivos.

Men Monitor.
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes
programas que conforman el mdulo de registros automticos.
La explicacin de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos

que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a
continuacin.
El Usuario puede desplazarse a travs de estos con las teclas de movimiento de cursor
(flechas) o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.

Que tipo de problemas ayudan a resolver los

registros automticos
Comprobante mensual de amortizaciones

MAESTRO DE
DIFERIDOS

MAESTRO DE Comprobante mensual de
REGISTROS M O V I M I E N T O
FIJOS registros fijos
C O N T A B L E

MAESTRO Comprobante mensual de
BASES DE DISTRIBUCION
SOBRE CENTROS DE COSTOS distribuciones

MAESTRO Comprobante mensual de
BASES DE DISTRIBUCION
POR CUENTA distribuciones

Todas las veces que un CONTADOR, est enfrentado a la preparacin de los estados
financieros de una compaa, se encuentra ante una serie de actividades de naturaleza
cclica y que contablemente son totalmente predecibles. Estas labores generalmente
cuando se realizan manualmente implican tediosas labores de generacin de notas
contables y elaboracin de comprobantes. Con miras a agilizar estas labores previas
de preparacin de informes financieros, se ha incluido el MODULO DE REGISTROS
AUTOMATICOS, que como su nombre lo dice, busca la automatizacin en la
contabilizacin de este tipo de transacciones.
Caso 1: Diferidos:
La elaboracin de las amortizaciones mensuales de diferidos, que van cargando a la
cuenta de gastos , la parte del pago por anticipado, correspondiente al mes, y cuyo fin
es el de no deformar el estado de RESULTADOS, castigando un mes con todo el
valor del pago anticipado. Caso tpico que se encuentra en el manejo de SEGUROS.
Este proceso mensual se har las veces que sea necesario hasta que el valor inicial del
diferido quede amortizado completamente en la contabilidad.
Caso 2: Registros fijos:

La contabilizacin de partidas, que son iguales todos los meses, como es el caso del
pago de arrendamientos. En este caso el proceso es indefinido.
Caso 3: Redistribucin sobre cuentas Destinos

a. Redistribucin sobre los centros productivos de la empresa, de los desembolsos
hechos para el sostenimiento de centros de servicios, y que se comparten de acuerdo a

una tabla de porcentajes previamente definida. Situacin que se puede ver reflejada
en la contabilizacin de los gastos de tipo administrativo, que se comparten entre los
departamentos productivos de la empresa.
b. Redistribucin del mismo tipo del caso anterior, pero con destino a una cuenta
determinada.

Diagrama 1: Declaracin de un diferido en el CG-

UNO

CG01031

Declaracin en el plan contable del indicador
de amortizacin las cuentas involucradas en
este proceso.

CG07011
Se est implementando el SI
mdulo de Diferidos, cuando Crear en el sistema los
ya se ha hecho la amortiza saldos actuales de los
cin en forma manual. diferidos (fecha inicial,
fecha final, cuenta dbito,
NO cuenta crdito y valor).

CG02041/ Mod.9

En el momento de la captura de
transacciones se toman los
datos necesarios para crear el
nuevo diferido en el sistema
(fecha inicial, fecha final,
cuenta dbito, cuenta crdito
y valor.


Diagrama 2: proceso mensual de amortizacin

de diferidos

Se supone que ya se han CG07021
informado en el sistema
todos los diferidos sobre Tomar copia del maestro de
los que se va a trabajar Diferidos.
(ver diagrama 1)

CG02031

Abrir el lote donde va a quedar
la informacin del comprobante
de amortizacin de este perodo
(ao, mes, comprobante, lote).

Se recomienda
CG07023 hacerlo
inicialmente
Ejecutar proceso automtico, de solo listado.
generacin del comprobante de Una vez se est
amortizacin con base en los datos seguro se vuelve
del maestro de diferidos (CGDIF.DAT a ejecutar con
actualizacin

CG02042 CG07022 CG10091 Revisar el
lote obtenido
Hacer la Restaurar el Retirar el Es necesario
modificacinmaestro de lote de reversar el
y correccin Diferidos. transacciones proceso de
del caso. (No debe generado. amortizacin?
haber ms
usuarios en
la red) NO

Proceso de amortizaciones terminado, la
contabilidad ya tiene incorporado el lote
transacciones correspondiente a la amortizacin
del perodo.
Nota: Cuando es necesario volver a repetir el proceso de generacin automtica del

comprobante de amortizaciones, es necesario chequear que durante el tiempo
transcurrido entre la generacin y la copia, no se han incorporado nuevas
transacciones a las cuentas de diferidos por el proceso normal de captura de datos de
la contabilidad.

Diagrama de operacin de los registros fijos

CG07071

Declaracin de los registros
que van a ser fijos.

G07073 y 07074

Consultas y listados del
contenido del archivo CGFIJO

CG07072

Correcciones, adiciones y
retiro para poner a punto la
base de datos de registros
fijos (CGFIJO)

Proceso mensual de generacin de documentos y
contabilizacin. Existen dos alternativas:
enviarlos al mdulo 9 generar un nuevo lote de
transacciones.

CG02031 CG07031

Desea generar doSI Definir el lote Ejecutar proceso de
cumentos obtenerdonde van a quedarimpresin de documen
un lote de tran las nuevas tos correspondientes
sacciones de una transacciones ge a los registros fijos
vez en el mvto. nerados automtica y obtencin del nuevo
del mes. mente. lote de transacciones

NO

CG07082

Ejecutar proceso de envo de los
nuevos documentos al mdulo 9.
Generacin de Documentos, como
pendientes de contabilizar y sin
sin imiprimir.

Proceso de registros fijos terminados, la contabilidad

ya tiene incorporado los documentos y transacciones,
que son fijas cada mes.

Definicin del indicador de amortizacin de

diferidos en el plan contable
Desde el mismo momento de la definicin en el plan contable de las cuentas
involucradas en el proceso de diferidos, que de acuerdo al plan nico de cuentas, es el
grupo de cuentas que estn bajo la cuenta 17, "Diferidos", se les prende el indicador
AA "Amortizacin Automtica", tal como se indica a continuacin:
Cada vez que en el momento de capturar informacin se afecte una cuenta con ste
indicador prendido, se pide la siguiente informacin adicional.
Cuenta donde se llevan las partidas a amortizar cada mes, beneficiario al cual le
cargamos la amortizacin, centro de utilidad que recibe la amortizacin, fecha inicial
(AAAAMMDD) y fecha final de la amortizacin (AAAAMMDD)
Esta es la informacin base para que posteriormente en el momento de generar el

comprobante de diferidos con su correspondiente lote de transacciones en el
movimiento contable.

Actualizacin del maestro de diferidos

El objetivo de este programa es informar los saldos que traen los diferidos en el
momento en que se arranca su control por el sistema contable CG-UNO.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:
Al escoger la opcin 1 Actualiza se deben gestionar el siguiente formato de captura

por cada uno de los diferidos a controlar por cada beneficiario, cuenta, empresa y
centro de utilidad.
Comentarios a esta pantalla:
a. El lote es un campo informativo, que sirve como base en futuras verificaciones

para dar una orientacin de lote y comprobante, por donde se carg el diferido.
b. Documento correspondiente al tipo y numero de consecutivo, que sirvi de

soporte para registrar inicialmente el cargo del diferido activo.

c. Como se est informando un diferido, que manualmente ya se ha afectado el saldo

inicial, es necesario tener en cuenta que los campos amortizados desde y hasta, se
refiere a los lapsos a partir de los cuales se va a seguir haciendo las restantes
amortizaciones en el sistema.
Debido a que en esta opcin se est teniendo acceso a la informacin de maestros de

diferidos, que el mismo sistema seguir actualizando automticamente, a medida que
cada mes se efecte el proceso de diferidos, es de vital importancia tener especial
cuidado en la manipulacin de la informacin almacenada.

Listado del maestro de diferidos

El objetivo de este programa es mostrar el estado actual de los diferidos para una
cuenta, empresa y beneficiario determinados, en un lapso de tiempo libremente
definido por el Usuario. Entre las columnas del listado se tienen: Cuenta, beneficiario
contrapartida, empresa, centro de utilidad, lapso, destino, documento, valor inicial,
d/c y saldo diferido hasta.
Al escoger la opcin 3 Listado se deben informar los siguientes parmetros para

determinar la informacin que se va a listar.

Copia del maestro de diferidos

El objetivo de esta opcin es generar una copia del archivo CGDIF.DAT, que
contiene los saldos actuales de los diferidos, al archivo CGDIFBK.DAT. Para ello se
sigue el siguiente procedimiento:
Al escoger la opcin 1 Copia del maestro de diferidos se debe reconfirmar la

operacin de copiado del CGDIF.DAT a CGDIFBK.DAT

Restauracin del maestro de diferidos
Debido a que el proceso de diferidos tiene como caracterstica la generacin de un

lote de transacciones a partir de un archivo maestro de diferidos, el objetivo de este
programa es permitir la restauracin del maestro cuando se necesita repetir un
proceso de generacin.
Al escoger la opcin 2 Restauracin del maestro de diferidos se debe reconfirmar la

operacin de restauracin.

Proceso de amortizacin Automtica

El objetivo de esta opcin es incluir en forma automtica dentro del archivo de
transacciones para un perodo determinado, los asientos contables correspondientes a
la amortizacin, tomando como base el maestro de diferidos. Funcionalmente este
programa permite aplicar el proceso obteniendo solamente un listado mientras se
depuran los registros de amortizacin a incluir como parte del movimiento.
Finalmente se aplica el proceso dando la opcin de actualizacin.
Las frmulas utilizadas para el clculo de los diferidos trabajan siempre con los das
calendario; si un lapso tiene 31 das, el sistema amortiza 31 das; si tiene 28 das,
amortiza 28 das; si una partida inicia con la amortizacin a mediados del lapso, se
amortizan solamente los das transcurridos entre esa fecha inicial y la fecha final del
lapso; si una partida se termina de amortizar a mediados del lapso, se amortiza todo el
saldo.

Parmetros cuando solamente se obtiene listado.
Parmetros cuando se genera un lote de transacciones.
Si despus de ejecutarse con opcin de actualizacin se requiere por algn motivo

reversar el proceso, se deben retirar todos los registros del lote en donde se
contabilizaron los resultados obtenidos y proceder nuevamente a ejecutar el proceso
de amortizacin automtica.

Actualizacin del maestro de distribucin por

cuenta
El objetivo de este programa es realizar la primer fase del proceso de distribucin que
consiste en definir los parmetros necesarios para que los valores contabilizados en
varias cuentas-destinos y centros de utilidad sean distribuidos porcentualmente sobre
otras cuentas-destinos y centros de utilidad. Posteriormente, cuando se aplique la
opcin de distribucin automtica estos valores se retomarn por el sistema para
reflejar en la contabilidad el efecto de este proceso.
Al escoger la opcin 1 Actualiza es necesario diligenciar el siguiente formato de

captura por cada una de las cuentas y destinos a distribuir.
El sistema admite que la cuenta a acreditar en el proceso automtico sea la misam que
la cuenta a distribuir; de manera similar, se admite que las cuentas a debitar y a

acreditar sean las mismas, o sea, que se utilicen las cuentas de distribucin como una
cuenta puente. Se recomienda el uso de unas cuentas especiales e independientes
para el manejode esos dbitos y crditos automticos teniendo en cuenta que de esta
forma no se pierden los efectos de los acumulados sobre las cuentas originales
utilizadas para la contabilizacin.
Como complemento a las operaciones de ingresos, modificacin y retiro de las bases

de distribucin por cuenta, se muestran las pantallas de consulta y listado de la
informacin. Presionando la tecla F3 se obtiene: Consulta de las distribuciones con su
correspondiente modificacin del porcentaje de distribucin. Con F5 se tiene la
opcin de retiro de la distribucin.

Listado del maestro de distribucin por cuenta

El objetivo de este programa es listar los parmetros que regulan la forma como se
harn los procesos de distribucin por cuenta.
Al escoger la opcin 3 Listado se deben informar los siguientes campos para

determinar la forma como se va a listar la informacin.

Proceso-listado de la distribucin automtica

El objetivo de este programa es generar el comprobante automtico de distribucin de
cuentas. Para ello se parte de la parametrizacin informada al aplicar la opcin 1
Actualiza-Maestro distribucin por cuenta. Tambin se tiene en cuenta los totales
contabilizados en un lapso especfico en las cuentas que se distribuyen.
Al escoger la opcin 1 Proceso/Listado se pregunta inicialmente por la empresa y

el lapso a distribuir
Seguidamente se pregunta por la opcin del proceso: 0 = no actualiza y 1 = si

actualiza; si se selecciona "0", simplemente se genera un listado informativo con los
valores calculados para cuenta distribuida; si se selecciona "1" se pregunta por el
nmero de comprobante de diario en donde se incorporan los registros calculados. El
sistema solicita identificar un beneficiario para acumular los registros de la
distribucin y de esta forma no perder el acumulado por cada tercero. Aconsejable
imprimir el listado CG07041.P01 como soporte del comprobante de diario.
Si despus de ejecutarse con opcin de actualizacin se requiere por algn motivo

reversar el proceso, se debe retirar todos los registros del lote inicial en donde se
contabilizaron los resultados obtenidos y proceder nuevamente a ejecutar el proceso.

Actualizacin del maestro de Distribucin por

Destino
La distribucin automtica de destinos se considera como un proceso complementario
a la distribucin de cuentas pero se puede utilizarse tambin de manera
independiente. Permite distribuir los centros de servicio sobre los centros productivos
de una manera automtica e incorporar los resultados de esa distribucin dentro de un
comprobante contable.
Bajo esta opcin se crean las bases con que se distribuyen automticamente los
valores contabilizados en los diferentes destinos seleccionados para tal fin. El sistema
admite que los valores contabilizados por una empresa en un destino y centro de
utilidad especfico, sean distribuidos porcentualmente a otras centros o destinos que
se informan en el momento de crear las bases.
Las partidas a debitar y a acreditar se calculan en base a esos porcentajes; las cuentas
a debitar y a acreditar se informan en el momento de crear las bases. La siguiente
figura muestra las diferentes operaciones que se pueden realizan con el catlogo de
bases de distribucin por destino; este formato se despliega cuando se selecciona la
opcin 5 del men que monitorea el mdulo de registros automticos.
A continuacin se presenta el formato de pantalla utilizado para ingresar,modificar y

retirar bases de distribucin por destino. Se puede observar que el sistema admite que
la cuenta a acreditar en el proceso automtico sea la misma que la cuenta a debitar
pero los destinos deben ser diferentes; o sea, que se utilicen las cuentas de
distribucin como una cuenta "puente". Se recomienda el uso de unas cuentas
especiales e independientes para el manejo de esos dbitos y crditos automticos

teniendo en cuenta que de esta forma no se pierden los efectos de los acumulados de
las cuentas de distribucin.
El algoritmo trabaja en dos fases denominadas distribucin primaria y distribucin

secundaria. En la primer fase se distribuyen los valores reales imputados en cada
centro; en la segunda se distribuyen los valores asignados por distribucin. En la
primer fase se permite que un destino o centro de costo reciba durante el proceso de
distribucin valores de otro centro y viceversa; esto no es vlido para la segunda fase.
El sistema pregunta por un porcentaje de distribucin primario y por un porcentaje de
distribucin con el que se trabaja para la segunda fase.
Cuando no existen casos en donde un centro reciba de otro y viceversa, los

porcentajes de distribucin de la primera fase deben ser similares a los de la segunda
para todos los destinos. De lo contrario, los porcentajes de la segunda fase deben ir en
ceros en aquellos casos en donde el centro de costo que recibe, es un centro que
tambin se distribuye.
En todos los casos es necesario informarle al sistema el orden en que se lleva a cabo
el proceso de distribucin: que se centros se distribuyen primero y cuales despus. Si
dos centros se distribuyen entre s, los porcentajes de distribucin secundaria para sus
respectivas bases de distribucin, deben ser cero; si a dos o ms centros se les asigna
un orden de distribucin similar, el sistema distribuye en forma ascendente de
acuerdo al cdigo asignado a los destinos.
Cdigo de empresa:
Cdigo alfanumrico con el que se identifica la empresa.
Orden de proceso:
Opcin que distribuye en orden ascendente los centros de costos.Ejemplo distribuir
areas de servicio, luego distribuir las areas de mercadeo. En este caso el orden del
proceso para las areas de servicio es 01 y para las areas de mercadeo el 02. El
sistema procesa en este orden donde el centro de costos de Servicio le entrega
informacin al centro de costos de mercadeo.

Centro a distribuir:
Identificar cual es el destino asociado, el destino y el centro de utilidad que se va a
distribuir, con F2 consulta la tabla de destinos y con F3 consulta los registros que
existen para distribuir.
Centro que recibe:

Identificar cual es el destino asociado, el destino y el centro de utilidad que recibe la
distribucin. Presionado F3 en campo destino a recibir se presenta una ventana la cual
permite:
Conocer el total distribuido.
Recuperar un registro para modificar o para retirar.
Modificar el porcentaje de uno o varios registros (presionando F3)
Retirar un registro (presionando F5)
Mensaje de advertencia cuando el porcentaje sobrepasa el 100%. El destino asociado
que recibe puede ser diferente al destino asociado que entrega.
Porcentaje de distribucin:
Porcentaje que se asigna al centro de costos a distribuir
Cuenta dbito:
El proceso requiere de cuentas especiales para registrar las distribuciones. Cuenta que
recibe el valor del dbito de la distribucin.
Cuenta Crdito:
El sistema requiere de una cuenta para registrar el movimiento crdito del destino
asociado y destino que entrega la informacin.
Destino Crdito:
Destino asociado, destino y centro de utilidad que inicialmente debe ser igual al
centro de costos que se distribuye, pero se desea conservar los acumulados de los
diferentes destinos que distribuyo genere la informacin sobre otros destinos.

Listado del maestro de distribucin por Destino

El objetivo de este programa es listar los parmetros que regulan la forma como se
harn los procesos de distribucin por cuenta.
Al escoger la opcin 3 Listado se deben informar los siguientes campos para

determinar la forma como se va a listar la informacin.

Proceso/Listado de la distribucin automtica

por destino
Bajo esta opcin se genera el comprobante automtico de distribucin de destinos
(centros de servicio sobre centros productivos). Parte de las bases creadas en punto
anterior y de los totales contabilizados en un lapso especfico, en los diferentes
destinos que se distribuyen.
El proceso pregunta por la empresa y el lapso a distribuir; posteriormente pregunta

por la opcin del proceso: 0 = no actualiza y 1 = si actualiza; si se selecciona "0",
simplemente se genera un listado informativo con los valores calculados para cada
destino distribuido; si se selecciona "1" se pregunta por el nmero de comprobante de
diario en donde se incorporan los registros calculados.
El proceso se puede ejecutar varias veces en un mismo lapso; si despus de ejecutado

vienen otras contabilizaciones que afectan los centros distribuidos se puede reversar
el proceso inicial retirando todos los registros del lote generado o en su defecto, se
puede volver a ejecutar el proceso sin necesidad de reversar el comprobante ya
generado; en este ltimo caso, solo se distribuirn los nuevos valores contabilizados.
La siguiente figura despliega el formato de pantalla utilizado para capturar los datos
requeridos para iniciar con el proceso de distribucin.
Al esoger la opcin 1 Proceso/Listado se deben informar los siguientes campos:

Lapso a distribuir:
Mes del cual vamos a realizar la distribucin.
Empresa a distribuir:
Cdigo de la empresa.
Centro de utilidad:
Cdigo del centro de utilidad a distribuir.
Orden del proceso:

Que centros de costos se distribuyen primero o cuales son las actividades que cierran
y cual es el orden de cierre.

Captura del maestro de registros fijos

El objetivo de este programa es crear todas las contrapartidas contables necesarias
para crear registros que por ser iguales en cada perodo, se les da el nombre de
registros fijos. Este proceso permitir crear la base de informacin que servir
posteriormente para generar peridicamente los asientos contables en forma
automtica. De esta manera se agilizan las labores contables en aspecto como pagos
de arrendamientos cuotas fijas de cualquier tipo.
Al escoger la opcin 1 Captura se debe gestionar inicialmente el siguiente formato

de captura del encabezado del asiento.
En el caso de que el beneficiario citado, tenga creada sucursal, se pide este campo, en
caso contrario no.

En segundo lugar, es necesario gestionar por cada contrapartida el siguiente formato

de captura, que almacena dicha informacin como registros del asiento contable.

Modificacin/Retiro del maestro de registros fijos

El objetivo de este programa es permitir la modificacin o retiro de la informacin
que sirve como base para la generacin peridica de registros fijos. Como criterio
para determinar cuando se emplea modificacin o retiro, se debe tener en cuenta que
cuando hay necesidad de modificar los datos primarios (o tcnicamente llave del
registro) se debe retirar primero y luego volver a crear el registro con la informacin
correcta. Para el caso de los registros fijos la llave est conformada por: Empresa,
tipo de comprobante, beneficiario y sucursal. En trminos prcticos esto quiere decir
que se aplicar la opcin de modificacin cuando se necesite corregir uno de los
siguientes campos: Valor, detalle, fecha de documento y vendedor.
Al escoger la opcin 2 para labores de modificacin en primer lugar se accesa el

encabezado del registro fijo.
Seguidamente se continuar con la modificacin de los valores en cada registro.


Consulta del maestro de registros fijos

El objetivo de este programa es consultar tanto los encabezados como registros de
detalle de la informacin que sirve como base para generar peridicamente los
asientos contables fijos.
Al escoger la opcin 3 Consulta se deben informar los campos que conforman la

llave de acceso primario al registro. Estos son: Empresa, tipo de comprobante,
beneficiario y sucursal.

Seguidamente se tiene acceso a cada uno de los registros que conforman el asiento
para la informacin primaria dada.

Listado del maestro de registros fijos

El objetivo de este programa es listar la informacin que sirve de base para realizar
peridicamente los procesos de contabilizacin y generacin de documentos.
Al escoger la opcin 3 Listado se deben informar los siguientes parmetros

Contabilizacin directa de los registros fijos

El objetivo es generar lotes de transacciones contables a partir del maestro de
registros fijos, actualizando de una vez los saldos contables.
Al escoger la opcin 1 Contabilizacin Directa se deben informar los siguientes

parmetros.

Para efectos de seguridad en la integridad de la informacin contable se recomienda

en primer lugar realizar el proceso con opcin de solo listado, y una vez se est
totalmente seguro del efecto del proceso se repite el proceso con la opcin 1 de
listado y actualizacin.

Generacin de documentos de los registros fijos

El objetivo de este programa es ofrecer una segunda alternativa a la generacin de
lotes de transacciones contables a partir del maestro de registros fijos. La ventaja de
en este caso es que se heredan los beneficios que tiene el mdulo de generacin de
documentos para efectos de impresin documentos en formatos preimpresos,
facilidad que no se tiene cuando se aplica la opcin de contabilizacin directa.
Al escoger la opcin 2 Generacin de Documentos en primer lugar es mostrada al

usuario la siguiente pantalla de instrucciones.

Seguidamente se deben informar los siguientes parmetros.

Proceso del cierre de cuentas/destinos

El objetivo de este programa es servir de apoyo en el manejo funcional que en ciertos
casos especficos deben tener los destinos, cuando hay cambios de perodos, con el
fin de empezar nuevamente en ceros los acumulados pero sin perder la informacin
que se trae hasta el perodo anterior; es el caso de las empresas agroindustriales que
aplican este proceso para el cierre de suertes, tambin tiene aplicacin en el caso de
importaciones
Internamente lo que se hace es generar por cada cuenta o cuenta-destino un

movimiento por igual al saldo con naturaleza contraria. La contrapartida de todos los
movimientos generados se lleva a la nueva cuenta- destino.
Al escoger la opcin de procesos se deben seguir las siguientes instrucciones.

Seguidamente se deben informar los parmetros determinar el lote de contabilizacin

.

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REGISTROS AUTOMATICOS 1

MEN MONITOR. ................................................................................................................................ 4

QUE TIPO DE PROBLEMAS AYUDAN A RESOLVER LOS REGISTROS AUTOMTICOS . 5

DIAGRAMA 1: DECLARACIN DE UN DIFERIDO EN EL CG-UNO ........................................ 7

DIAGRAMA 2: PROCESO MENSUAL DE AMORTIZACIN DE DIFERIDOS......................... 8

DIAGRAMA DE OPERACIN DE LOS REGISTROS FIJOS ........................................................ 9

DEFINICIN DEL INDICADOR DE AMORTIZACIN DE DIFERIDOS EN EL PLAN

ACTUALIZACIN DEL MAESTRO DE DIFERIDOS ...................................................................11

LISTADO DEL MAESTRO DE DIFERIDOS....................................................................................13

COPIA DEL MAESTRO DE DIFERIDOS .........................................................................................14

RESTAURACIN DEL MAESTRO DE DIFERIDOS .....................................................................15

PROCESO DE AMORTIZACIN AUTOMTICA .........................................................................16

ACTUALIZACIN DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR CUENTA .................................18

LISTADO DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR CUENTA .................................................20

PROCESO-LISTADO DE LA DISTRIBUCIN AUTOMTICA ..................................................21

ACTUALIZACIN DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR DESTINO ................................22

LISTADO DEL MAESTRO DE DISTRIBUCIN POR DESTINO ................................................25

PROCESO/LISTADO DE LA DISTRIBUCIN AUTOMTICA POR DESTINO ......................26

CAPTURA DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS .....................................................................28

MODIFICACIN/RETIRO DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS ........................................30

CONSULTA DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS ..................................................................32

LISTADO DEL MAESTRO DE REGISTROS FIJOS ......................................................................34

CONTABILIZACIN DIRECTA DE LOS REGISTROS FIJOS....................................................35

GENERACIN DE DOCUMENTOS DE LOS REGISTROS FIJOS ..............................................37

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

PROCESO DEL CIERRE DE CUENTAS/DESTINOS .....................................................................39

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Objetivos del Captulo

Los objetivos especficos de ste captulo son:

- Qu tipo de problemas ayudan a resolver los registros automticos.

- Estudio del manejo de diferidos en CG-UNO.

- Estudio del manejo de registros fijos en CG-UNO.

- Estudio del proceso de distribucin sobre cuentas y centros productivos.

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

La explicacin de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Que tipo de problemas ayudan a resolver los

Comprobante mensual de amortizaciones

Caso 2: Registros fijos:

Caso 3: Redistribucin sobre cuentas Destinos

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Diagrama 1: Declaracin de un diferido en el CG-

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

Diagrama 2: proceso mensual de amortizacin

Nota: Cuando es necesario volver a repetir el proceso de generacin automtica del

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

Diagrama de operacin de los registros fijos

Proceso de registros fijos terminados, la contabilidad

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO CG-UNO

Definicin del indicador de amortizacin de

Esta es la informacin base para que posteriormente en el momento de generar el

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Actualizacin del maestro de diferidos

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al escoger la opcin 1 Actualiza se deben gestionar el siguiente formato de captura

Comentarios a esta pantalla:

a. El lote es un campo informativo, que sirve como base en futuras verificaciones

b. Documento correspondiente al tipo y numero de consecutivo, que sirvi de

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c. Como se est informando un diferido, que manualmente ya se ha afectado el saldo

Debido a que en esta opcin se est teniendo acceso a la informacin de maestros de

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