MENYETUJUI

PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR

Nama Yudi Wahyudi Dedi Rohendi Saripudin Munir

Jabatan Koord. Layanan Kepala Divis

Internet Layanan IT

Ttd.

Tanggal 01.11.2010 01.11.2010 01.10.2010 01.11.2010

1.0 TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk menjamin setiap perawatan komputer yang ada
dilingkungan Direktorat TIK UPI harus melalui proses yang telah ditetapkan dan
dijadwalkan.

1/14
2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilakukan sebagai suatu proses perawatan computer yang berada di
lingkungan Direktorat TIK UPI.
3.0 DEFINISI

3.1 Hardware atau perangkat keras komputer adalah semua bagian fisik
komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang
beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software)
yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan
tugasnya.
3.2 Software atau perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang
diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer,
dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh
komputer. Dengan kata lain, bagian sistem komputer yang tidak berwujud.
Istilah ini menonjolkan perbedaan dengan perangkat keras komputer.
3.3 Sistem operasi atau OS adalah perangkat lunak sistem yang bertugas untuk
melakukan kontrol dan manajemen perangkat keras serta operasi-operasi
dasar sistem, termasuk menjalankan software aplikasi seperti program-
program pengolah kata dan browser web. Secara umum, Sistem Operasi
adalah software pada lapisan pertama yang ditaruh pada memori komputer
pada saat komputer dinyalakan. Sedangkan software-software lainnya
dijalankan setelah Sistem Operasi berjalan, dan Sistem Operasi akan
melakukan layanan inti umum untuk software-software itu. Layanan inti
umum tersebut seperti akses ke disk, manajemen memori, skeduling task,
dan antar-muka user. Sehingga masing-masing software tidak perlu lagi
melakukan tugas-tugas inti umum tersebut, karena dapat dilayani dan
dilakukan oleh Sistem Operasi. Bagian kode yang melakukan tugas-tugas
inti dan umum tersebut dinamakan dengan "kernel" suatu Sistem Operasi.

4.0 REFERENSI

4.1 Renstra TIK UPI tentang implementasi kelembagaan TIK UPI

4.2 SK Direktur tentang tugas pokok dan fungsi Divisi Layanan TIK Direktorat TIK
UPI

2/14
 4.3 Quality Management System ISO 9001: 2000;Clause 6.3

5.0 KETENTUAN UMUM

5.1 Pemeliharaan computer dilakukan oleh teknisi yang berada dibawah

layanan tik upi.
5.2 Semua komputer yang digunakan harus terdaftar dalam Daftar Induk
Inventaris Sarana DIR TIK.
5.3 Daftar Induk Inventaris komputer harus berisi tentang : Nomor inventaris
komputer, nama, merek, model dan data spesifikasi computer.
5.4 Setiap sarana komputer harus memiliki Dokumen Riwayat Pemeliharaan
Alat dan Label, beserta status pemeliharaannya.
5.5 Untuk melakukan perawatan pada komputer yang yang terdaftar dalam
Daftar Induk Inventaris Sarana dibuat jadual untuk pemeliharaan sarana.
5.6 Apabila diperlukan setiap peralatan instalasi harus diperiksa secara
keseluruhan (general check up) minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
5.7 Apabila kerusakan hardware masih bergaransi merupakan tanggung jawab
vendor(perusahaan rekanan).
5.8 Apabila kerusakan hardware yang tidak bergaransi merupakan tanggung
jawab teknisi.
5.9 Tindak lanjut hardware yang rusak tergantung kondisi hardware tersebut.

3/14
6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

6.1 Alur Perawatan Komputer

Pengguna

Melapotkan
Kerusakan/
Gangguan yang
terjadi pada teknisi

Berita Acara Perbaikan

Ringan

Menerima Laporan Melakukan Analisis Lihat Status

Terhadap Mengecek Status Komputer Masih Garansi Mengirim Barang Melakukan
Teknisi

Jenis Kerusakan Komputer Ke Vendor Menerima Barang Perbaikan Terhadap Membuat Laporan
Menemukan Kerusakan/
Pengecekan Rutin Kerusakan
Kerusakan/ Gangguan
Gangguan
Membuat
Berat Tidak Laporan
Kerusakan
Kepala Divisi

Membuat Surat Menerima Laporan

Menerima Laporan
Pengajuan
Kerusakan
Kebutuhan Surat Serah
Terima Barang

Surat Permohonan
Surat Serah
Ada Terima Barang
Inventarisir Barang
Membuat Surat
Kasi RT

Menerima Surat
Lihat Status Pengajuan Melakukan
Pengajuan
Keuangan Tidak Ada Kebutuhan Pembelian Barang
Kebutuhan
Pengadaan UPI

Surat Pengajuan Cetak & Simpan

Bukti Transaksi Surat Serah
Terima Barang

Menerima Surat Membuat Surat

Pengajuan Serah terima
Kebutuhan Barang

Melakukan
Vendor

Melakukan
Perbaikan/
Transaksi Barang Pengiriman
Penggantian
Barang
Barang

4/14
6.2 Deskripsi Perawatan Komputer

6.2.1 Bagian Pengguna

6.2.1.1 Melaporkan kepada teknisi jika menemukan perangkat yang tidak

berfungsi atau bermasalah.

6.2.2 Bagian Teknisi

6.2.2.1 Melakukan pemerikasaan secara rutin.

6.2.2.2 Menerima laporan dari pengguna.

6.2.2.3 Melakukan analisa masalah (Software atau hardware yang rusak).

6.2.2.4 Mengklasifikasikan jenis kerusakan

6.2.2.5 Mengecek status computer, apakah masih bergaransi atau habis

garansi. Apabila maih garansi teknisi langung mengirim ke vendor(surat
serah terima barang) dan apabila garansi sudah habis teknisi melapor
kepada kepala divisi untuk mengajukan kebutuhan.

6.2.2.6 Melakukan perbaikan computer (berita acara perbaikan).

6.2.2.7 Menerima pengiriman barang dari vendor dan bagian rumah tangga TIK
(surat serah terima barang)

6.2.2.8 Membuat laporan rutin dan menyerahkan kepada kepala divisi.

6.2.3 Kepala Divisi

6.2.3.1 Menerima laporan dari teknisi terkait dengan kondisi hardware yang
dilakukan untuk pelayanan internet.

6.2.3.2 Membuat surat pengajuan kebutuhan kepada bagian rumah tangga.

6.2.3.3 Menerima laporan kondisi hardware yang digunakan untuk pelayanan

internet.

6.2.4 Bagian Rumah Tangga

6.2.4.1 Menerima surat pengajuan dari kepala divisi

6.2.4.2 Jika memungkinkan untuk menganti hardware yang rusak maka

dilakukan pembelian hardware tersebut.

5/14
 6.2.4.3 Jika tidak memungkinkan(membutuhkan biaya tinggi) untuk mengganti
hardware yang rusak, mengajukan surat permohonan kepada bagian
pengadaan UPI.

6.2.4.4 Menginvenarisir hardware yang udah dibeli.

6.2.4.5 Menyerahkan barang kepada teknisi (surat tanda teima).

6.2.4.6 Menerima penyerahan barang dari bagian pengadaan UPI.

6.2.4.7 Membuat berita acara serah terima barang.

6.2.5 Bagian Pengadaan UPI

6.2.5.1 Menerima surat pengajuan barang dari Kasi RT Dit TIK

6.2.5.2 Mengadakan kebutuhan hardware yang diajukan

6.2.5.3 Menyerahkan hardware yang diajukan kepada Kasi RT Dit.TIK

6.2.5.4 Membuat surat serah teima barang

6.2.6 Bagian Vendor

6.2.6.1 Menerima laporan dari teknisi terkait dengan perangkat keras yang
bermasalah.

6.2.6.2 Memeriksa perangkat yang bermasalah

6.2.6.3 Memperbaiki perangkat yang bermasalah.

6.2.6.4 Menyerahkan barang yang telah diperbaiki kepada teknisi.

6.2.6.5 Membuat acara serah terima barang.

7.0 PENGECUALIAN

7.1 Permintaan perbaikan yang dilakukan diluar jam kerja yang telah ditetapkan
oleh UPI, akan dilakukan pada hari kerja berikutnya.
7.2 Permintaan kebutuhan melebihi anggaran yang ada diatur sesuai dengan
aturan yang berlaku di UPI.

6/14
8.0 REKAMAN
8.1 Label Pemeliharaan
8.2 Label Spesifikasi Komputer
8.3 Form Jadual Pemeliharan Komputer
8.4 Form Laporan Pemeliharaan Komputer
8.5 Berita Acara Perbaikan
8.6 Berita Acara Penyerahan Barang
8.7 Form Pengajuan Barang
8.8 Form Jadual Pemeliharaan Komputer

7/14
 Lampiran 8.1

No. : DTIK/FM - 00/00

LABEL /KARTU PEMELIHARAAN KOMPUTER

KARTU PEMELIHARAAN

No. Inventaris :
Nama dan Merek :
Jenis Pemeliharaan :
Tanggal Pemeliharaan :
Status Barang :
Nama Teknisi :
Tandatangan :

Tanggal Pemeliharaan Berikutnya :

8/14
 Lampiran 8.2

No. : DTIK/FM - 00/00

LABEL / KARTU SPESIFIKASI KOMPUTER

SPESIFIKASI KOMPUTER

Motherboard :
Processor :
Memory/RAM :
VGA :
Harddisk :
CDRom :
Monitor :
Power Supply :
Keyboard :
Mouse :

9/14
 Lampiran 8.3
No. : DTIK/FM - 00/00

FORM LAPORAN PEMELIHARAAN KOMPUTER

Tahun

Tanggal
Kelas :D

Meja CPU Mouse Keyboard Headset Monitor Mebel IP Address Keterangan

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Operator

Catatan pelaporan kondisi

0 : Tidak ada
1 : Rusak Berat
2 : Rusak Ringan
3 : Baik

Mengetahui, Dibuat Oleh,

Direktur/Ka. Divisi Layanan Internet

10/14
 Lampiran 8.4
No. : DTIK/FM - 00/00

BERITA ACARA PERBAIKAN

No. ...... /Dit.TIK/...../ .....
Pada hari ini, , tanggal , bulan __________________, tahun _____, yang bertanda tangan
di bawah ini :
Nama : _______________________
NIP : _______________________
Jabatan : _______________________
Alamat : ________________________________________________________
Telp. / HP : _______________________
dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Direktorat TIK UPI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK
PERTAMA , dan
Nama : _______________________
NIP : _______________________
Jabatan : _______________________
Alamat : ________________________________________________________
Telp. / HP : _______________________
dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama .................. yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA ,
1. PIHAK PERTAMA telah menyelesaikan pekerjaan perbaikan:
Perangkat yang diperbaiki : ___________
Keterangan perbaikan : ___________
2. PIHAK KEDUA telah menyaksikan dan menyatakan bahwa perbaikan telah dilakukan dan layanan
UPINet dapat berfungsi kembali.

Demikian Berita Acara Perbaikan Layanan UPINet ini dibuat dan ditandatangani oleh seluruh pihak untuk
dipergunakan sesuai keperluannya.

PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA,

Direktorat TIK Penanggung Jawab Rumah Tangga/Vendor

------------------------------------------------- -------------------------------------------------
( NIP:. ) ( NIP:. )

Mengetahui, Dibuat Oleh,

Direktur/Ka. Divisi Layanan Internet

11/14
 Lampiran 8.5
No. : DTIK/FM - 00/00

BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
No. ...... /Dit.TIK/...../ .....

Pada hari ini, , tanggal , bulan __________________, tahun _____, yang bertanda tangan
di bawah ini :
Nama : _______________________
NIP : _______________________
Jabatan : _______________________
Alamat : ________________________________________________________
Telp. / HP : _______________________
dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama .................. yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK
PERTAMA , dan
Nama : _______________________
NIP : _______________________
Jabatan : _______________________
Alamat : ________________________________________________________
Telp. / HP : _______________________
dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama .................. yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA ,
3. PIHAK PERTAMA telah menyerahkan barang dengan spesifikasi sebagai berikut: ............................
4. PIHAK KEDUA telah menyaksikan dan menyatakan bahwa telah diterima sesuai dengan permintaan.

Demikian Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat dan ditandatangani oleh seluruh pihak untuk
dipergunakan sesuai keperluannya.

PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA,

Direktorat TIK Penanggung Jawab Rumah Tangga/Vendor

------------------------------------------------- -------------------------------------------------
( NIP:. ) ( NIP:. )

Mengetahui, Dibuat Oleh,

Direktur/Ka. Divisi Layanan Internet

12/14
 Lampiran 8.6
No. : DTIK/FM - 00/00
Form Pengajuan Barang

No Nama Barang Spesifikasi / Jumlah Nama Volume Harga Jumlah

Type Satuan Satuan Total

Mengetahui, Dibuat Oleh,

Kepala Divisi Layanan Internet

13/14
 Lampiran 8.7
No. : DTIK/FM - 00/00

JADUAL PEMELIHARAAN KOMPUTER

Tahun

Nama/Nomor Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sept Okt Nov Des
Komputer

Mengetahui, Dibuat Oleh,

Kepala Divisi Layanan Internet

14/14