FACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE COMPUTACIN Y SISTEMAS

ELABORACIN DEL MOF Y MAPRO PARA UNA GESTIN POR

PROCESOS Y LA PROPUESTA DE DESARROLLO DE UN
SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EN LA FACULTAD
DE ODONTOLOGA USMP

PRESENTADA POR

ROSALYN ANGELA VILLALBA LVANO

INFORME PROFESIONAL
PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE INGENIERO EN
COMPUTACIN Y SISTEMAS

LIMA PER

2016
 Reconocimiento - No comercial - Sin obra derivada
CC BY-NC-ND
La autora slo permite que se pueda descargar esta obra y compartirla con otras personas, siempre que se
reconozca su autora, pero no se puede cambiar de ninguna manera ni se puede utilizar comercialmente.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE COMPUTACIN Y
SISTEMAS

ELABORACIN DEL MOF Y MAPRO PARA UNA GESTIN

POR PROCESOS Y LA PROPUESTA DE DESARROLLO DE
UN SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EN LA
FACULTAD DE ODONTOLOGA USMP

INFORME POR EXPERIENCIA PROFESIONAL

PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE INGENIERO EN

COMPUTACIN Y SISTEMAS

PRESENTADO POR

VILLALBA LVANO, ROSALYN ANGELA

LIMA PER
2016
Dedicatoria

A mis padres, por ser partcipes activos en

mi formacin profesional y en mis valores
como persona, por brindarme su apoyo
incondicional durante toda mi vida y en
especial durante mis aos de carrera
universitaria. A m esposo e hijas que son mi
fuerza para salir adelante.

ii
Agradecimiento

A la Facultad de Odontologa de la
Universidad de San Martin de Porres por
confiar en m para el desarrollo del proyecto
realizado y brindarme la oportunidad de
crecer como profesional brindndome todo
el apoyo necesario para la culminacin del
proyecto.
A mis queridos padres, que con su amor me
han apoyado en toda mi carrera profesional,
a mi esposo que con su amor incondicional,
paciencia, consejos me ha apoyado a
superarme como profesional y a la vez ser
mejor persona da a da. Y a mis queridas
hijas que son mi fuerza para siempre salir
adelante.

iii
 NDICE

Pgina
RESUMEN 6
ABSTRACT 7
INTRODUCCIN 8
CAPTULO I: TRAYECTORIA PROFESIONA 10
1.1 Experiencia Profesional 10
1.2 Trayectoria Profesional 11
1.3 Logros 12
CAPTULO II: CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLL LA
EXPERIENCIA 14
2.1 Resea de la Facultad de Odontologa 14
2.2 Visin 15
2.3 Misin 15
2.4 Objetivos de la Facultad 15
2.5 Anlisis FODA de la Facultad de Odontologa 16
2.6 Estructura Orgnica 19
2.7 Posicionamiento de la Facultad 23
CAPTULO III: DEFINICIONES Y MARCO TERICO 24
3.1 Definiciones 24
3.2 Marco Terico: Bases Tericas Relacionadas con el Tema 26
CAPTULO IV: ACTIVIDADES DESARROLLADAS PARA LA
ELABORACIN DEL MOF Y MAPRO 29
4.1 Planteamiento del Problema 29
4.2 Descripcin de la Solucin 30
4.3 Objetivos del Proyecto: Elaboracin del MOF y MAPRO 30
4.4 Finalidad de la Elaboracin del MOF y MAPRO 31
4.5 Justificacin 32
4.6 Planificacin del Proyecto 33
4.7 Principales Amenazas del Proyecto 39
4.8 Metodologa y Desarrollo del Proyecto 39
4.9 Modelo de Propuesta para una Gestin por Procesos 55

iv
CAPTULO V: ACTIVIDADES DESARROLLADAS PARA LA PROPUESTA
DE DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS66
5.1 Resumen 66
5.2 Planteamiento del Problema 67
5.3 Objetivos 68
5.4 Alcance 69
5.5 Marco Metodolgico 69
5.6 Metodologa Utilizada 69
5.7 Propuesta del Modelo de Casos de Uso 71
5.8 Modelo del Diseo del Sistema 74
5.9 Procesos para el Desarrollo de un Sistema de Control 76
5.10 Propuesta Referente a la Publicacin del Sistema 77
5.11 Consideraciones Generales 77
5.12 Documentos que se podr consultar en el sistema 78
5.13 Diseo de la Interfaz del Proyecto 79
CAPTULO VI: REFLEXIN CRTICA DE LA EXPERIENCIA 84
6.1 Participacin y Aportes del Graduando al Proyecto 84
6.2 Indicadores Obtenidos en el desarrollo del Proyecto 85
CONCLUSIONES 88
RECOMENDACIONES 89
FUENTES DE INFORMACIN 90
ANEXOS 92

v
 RESUMEN

El presente proyecto de la Elaboracin del MOF y MAPRO para una Gestin

por Procesos y la Propuesta de desarrollo de un Sistema de Control de
Documentos en la Facultad de Odontologa-USMP se desarroll en dos
etapas, la primera se bas en la elaboracin del manual de organizacin y
funciones y manual de procesos y procedimientos de unidad administrativa de
la facultad, con la finalidad de gestionar la institucin a travs de sus procesos
identificados. La segunda etapa se bas en la realizacin de una propuesta
de cmo sera un sistema de control de documentos, el cual facilitara a todo
el personal administrativo en la bsqueda del documento creado por la
facultad y/o universidad.

La primera etapa del proyecto se realiz bajo la metodologa del PMBOK el

cual es la ms utilizada para la realizacin de proyectos, el cual nos muestra
estndares, pautas y normas como gua, para la realizacin del proyecto del
MOF y MAPRO.

La segunda parte del proyecto se realiz bajo la metodologa del proceso

unificado de desarrollo de software ms conocido como RUP, el cual
constituye la metodologa para el anlisis, implementacin y documentacin
de sistemas orientados a objetos.

Con la realizacin del proyecto del MOF y MAPRO, la Facultad de Odontologa

se est adaptando a gestionar la institucin a travs de sus procesos,
mejorando la calidad y el valor percibido por los usuarios. Finalmente en
cuanto la propuesta del desarrollo del sistema de control de documentos
institucionales para los colaboradores de la facultad, an se encuentra en
revisin por parte de las autoridades respectivas.

Palabras claves: Proceso, Actividades, Gestin, MOF, MAPRO, PMBOK,

RUP

vi
 ABSTRACT

The present project of the "Development of the MOF and MAPRO for a
Process Management and Proposal of Development of a Document System
Control at the Dentistry's Faculty - USMP" was developed in two steps, the first
was based in the elaboration of manuals of: organizations and functions, and
processes and procedures of the administrative units of the Faculty, with the
purpose of the institution managing through their identified processes. The
second step was based about the realization of a proposal of what would be a
document control system, which would facilitate to all administrative staff in
search of the document created by the Faculty and/or University.

The first project's step was carried out with the PMBOK methodology which is
the most often used for project implementation, which shows standards,
guidelines and rules as a guide for the project realization: MOF and MAPRO.

The second project's step was conducted with the unified process
methodology of software development known as RUP, which is the
methodology for analysis, implementation and documentation of object-
oriented systems.

With the realization of the project: MOF and MAPRO, Dentistry's Faculty is
adapting to manage through their processes, improving quality and value
perceived by their users. Finally, regarding the proposed of the development
of the control system of institutional documents for employees of the Faculty
is still under review by the respective authorities.

Key Words: Process, Activity, Management, MOF, MAPRO, PMBOK, RUP

vii
 INTRODUCCIN

El presente informe por experiencia profesional para optar el ttulo de

Ingeniero en Computacin y Sistemas, se basa en la realizacin del proyecto
realizado sobre la elaboracin del MOF y MAPRO para una gestin por
procesos y la propuesta de desarrollo de un sistema de control de documentos
en la Facultad de Odontologa de la Universidad de San Martn de Porres.

El propsito de la elaboracin de un manual de organizacin y funciones

MOF es convertirse en un instrumento de gestin que permita regular las
funciones y responsabilidades que corresponda desempear al personal
colaborador de la facultad, especificando sus respectivas responsabilidades,
lneas de autoridad, as como los requisitos mnimos para el cargo. Asimismo
el propsito de la elaboracin del manual de procesos y procedimientos
MAPRO, es convertirse en un documento de gestin que describa con
detalle, ordenada y sistemtica, la informacin y/o instrucciones de todos los
procesos y procedimientos de la institucin.

En el primer captulo, se centra en la trayectoria y experiencia profesional,

donde se especifica los cargos, funciones realizadas en los aos
correspondientes.

En el segundo captulo, se describe el centro laboral donde se labor y se

desarroll el proyecto, mencionando una breve resea, visin, misin,
objetivos, objetivos estratgicos y la estructura orgnica de la facultad.

En el tercer captulo, se define conceptos y bases tericas concernientes al

proyecto, que servirn como base para poder enfocarnos en el desarrollo del
proyecto.

En el cuarto captulo, se describe las actividades desarrolladas para la

elaboracin y diseo del manual de organizacin y funciones y el manual de
procesos y procedimientos, en cual planteamos el problema, describimos los
objetivos del proyecto y la finalidad del mismo. Tambin se vio que
oportunidades va tener la facultad, con la elaboracin del proyecto y de esta

viii
manera hacer cumplir los objetivos de la facultad. En este captulo adems
hacemos mencin de la metodologa que se ha utilizado, el cual es la ms
utilizada en la gestin de proyecto como el Project Management Institute
(PMI), lo cual a travs de la gua de los fundamentos de la direccin de
proyectos (PMBOK) nos muestra las mejores prcticas.

En el quinto captulo, se describe la propuesta de desarrollo de un sistema de

control de documentos con el propsito de llevar a cabo la mejora de sus
archivos y as lograr que estos sirvan de instrumentos tiles para la toma de
decisiones, as como para la investigacin cientfica, histrica y cultural.

En el sexto captulo, describimos una reflexin crtica de la experiencia,

mencionando mi participacin y los aportes que pude brindar para el
desarrollo del proyecto. Adems de mostrar algunos indicadores que se
obtuvo al desarrollarse la implantacin de los manuales a cada rea de la
Facultad de Odontologa.

ix
 CAPTULO I
TRAYECTORIA PROFESIONAL

1.1 Experiencia profesional

Mi experiencia profesional se inici cuando cursaba el sexto ciclo de la carrera
de ingeniera de computacin y sistemas, primero en la empresa Import Export
y Service A&A Sr. Ltda. como asistente en el rea de informtica donde
prestaba soporte tcnico a los equipos de la empresa, despus como
practicante y posteriormente a nivel profesional en la Oficina de Registros
acadmicos de la Facultad de Odontologa, de la Universidad de San Martn
de Porres, este proceso se dio a medida que asum mayores
responsabilidades en el campo laboral contando con una serie de
herramientas que alinearon mi perfil profesional como los conocimientos,
habilidades, formacin acadmica y la experiencia laboral adquirida.

Desde el 2004 aprend a trabajar con personas multidisciplinarias, trabajar

bajo presin, ser organizada y sobre todo ser una persona dispuesta a
aprender con la finalidad de ganar experiencia en mi vida profesional.

Desde el 2007 como practicante asum proyectos que hicieron que mi nivel
profesional creciera, hasta ganar ms experiencia y trabajar para la facultad.

A partir del 2008 hasta marzo del 2013 he venido ejerciendo la profesin en
la Facultad de Odontologa, por lo cual he podido volcar a mi trabajo diario
todos los conocimientos aprendidos en las aulas universitarias.

Por lo que, a raz de mi trabajo y mi responsabilidad ante los proyectos

asignados, la facultad decidi contratarme con la modalidad de docente para
continuar con los proyectos que se vena ejecutando para la mejora de nuestra
facultad.
1.2 Trayectoria profesional

1.2.1 Asistente en el rea de Informtica en la empresa Import

Export y Service A&A Sr. Ltda.
Abril 2004 - mayo 2005
a) Prestar soporte tcnico en el manejo de los equipos.
b) Suministrar las herramientas de computacin necesarias a
los usuarios.
c) Solicitar la cotizacin de los equipos requeridos.

1.2.2 Practicante de la Oficina de Registros Acadmicos de la

Facultad de Odontologa USMP.
23 de setiembre de 2007 al 23 de setiembre de 2008
a) Participar en el proyecto de automatizacin de los slabos
de la Facultad de Odontologa.
b) Apoyo en la ejecucin de los procesos ms importantes del
rea.
c) Identificacin de los procesos crticos para su mejora.
d) Colaborar en las actividades acadmicas administrativas
de la oficina.
e) Preparar reportes para las oficinas de la facultad.

1.2.3 Responsable del rea de Procesos y Evaluaciones de la

Oficina de Registros Acadmicos de la Facultad de Odontologa
USMP.
24 de setiembre de 2008 hasta 31 marzo de 2013
a) Realizar el proyecto de optimizacin del proceso de
evaluacin de teora.
b) Analizar los procedimientos que generaban cuello de
botella al rea y mejorarlos para su automatizacin
correspondiente.
c) Colaborar en la mejora de los procesos y procedimientos
de la oficina.
d) Proponer y desarrollar soluciones tecnolgicas que
optimicen el tratamiento y explotacin de la informacin de
11
 manera confiable y eficiente tanto en la gestin
administrativa como acadmica.
e) Mantener la continuidad y eficiencia en los procesos de la
oficina.
f) Analizar los sistemas que cuenta la facultad y proponer
mejora conjuntamente con el centro de cmputo de la
facultad.
g) Realizar el manual de organizacin y funciones de la oficina
de registros acadmicos.
h) Realizar el manual de procesos y procedimientos de la
oficina de registros acadmicos.
i) Realizar el anlisis del sistema SICAT para su
modificacin.

1.2.4 Docente de la Facultad de Odontologa

15 de abril de 2013 hasta la fecha
a) Coordinadora de la asignatura de ingls a travs de la
plataforma de Berlitz.
b) Coordinadora de la plataforma de las aulas virtuales.
c) Apoyo al comit de tutora de la FO-USMP.
d) Apoyo a la oficina de grados y ttulos en la realizacin del
llenado del padrn de registro de la superintendencia
nacional de educacin superior universitaria SUNEDU.
e) Miembro del comit para la elaboracin y modificacin de
la informacin en la pgina web de la FO-USMP.
f) Miembro del comit para elaborar el sistema de generacin
y evaluacin de proyectos de la direccin de extensin y
proyeccin universitaria (DEXPU).

1.3 Logros
a) Realizar y elaborar el manual de organizacin y funciones
(MOF) y el manual de procesos y procedimientos (MAPRO)
de la oficina de registros acadmicos de la Facultad de
Odontologa.

12
b) Realizar y elaborar el manual de organizacin y funciones
(MOF) y el manual de procesos y procedimientos (MAPRO)
de la direccin de grados y ttulos.
c) Realizar y elaborar el manual de organizacin y funciones
(MOF) y el manual de procesos y procedimientos (MAPRO)
de la direccin de posgrado.
d) Realizar y elaborar el manual de organizacin y funciones
(MOF) y el manual de procesos y procedimientos (MAPRO)
de la oficina de bienestar universitario.
e) Realizar y elaborar el manual de organizacin y funciones
(MOF) y el manual de procesos y procedimientos (MAPRO)
de la direccin del instituto de investigacin cientfica.
f) Realizar y elaborar el manual de organizacin y funciones
(MOF) y el manual de procesos y procedimientos (MAPRO)
de la direccin y extensin y proyeccin universitaria.
g) Proponer la implementacin de gestin por procesos a la
facultad de odontologa.
h) Responsable en la optimizacin del proceso de evaluacin
de teora.
i) Participacin en las entrevistas de la acreditadora ACSUG
Agencia para la Calidad del Sistema Universitario en el
ao 2011.
j) Coordinadora del censo 2010 de la Facultad de
Odontologa, organizado por el INEI.
k) Participacin en el proceso de automatizacin de los
slabos de la facultad.
l) Colaboracin en el anlisis del sistema SICAT para su
modificacin.

13
 CAPTULO II
CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLL LA EXPERIENCIA

2.1 Resea de la Facultad de Odontologa

La Facultad de Odontologa se cre como programa acadmico el 15 de
setiembre de 1983, refrendada por la Resolucin Rectoral Nro. 673-83-R-
SMP. Con la promulgacin de la Ley Universitaria se convirti en Unidad
Acadmica hasta el ao 1986. Mediante Resolucin Rectoral Nro. 462-86-R-
SMP2 y por acuerdo de la asamblea extraordinaria se convierte en Facultad
de Medicina y Odontologa con sus respectivas escuelas profesionales.

Con fecha 19 de agosto de 1988, mediante Resolucin Rectoral Nro. 063-88-

R-SMP, se convierte a la Escuela Profesional de Odontologa en Facultad de
acuerdo a la Resolucin Rectoral Nro. 004-89-R-SMP del 04 de enero de
1989, siendo el primer Decano encargado el Dr. Rodrigo Castillo Ramrez.

A inicios de la dcada de los noventa se inici la construccin del local de la

Facultad de Odontologa en el distrito de San Luis y en el ao 1997 empez a
funcionar la Clnica Universitaria que ha obtenido la categora de Clnica
Especializada en Odontologa otorgada por el Ministerio de Salud del Per en
el ao 2007. Esta clnica brinda atencin odontolgica a la comunidad y
atiende ms de diez mil consultas mensuales en promedio.

En el ao 2006 inici sus actividades en la sede de la Filial Norte de la USMP

en la ciudad de Chiclayo, departamento de Lambayeque. Esta sede cuenta
con su primera promocin de 7 egresados. En el semestre 2011-I se
matricularon 286 estudiantes.

En el ao de 1997 se cre la seccin de posgrado empezando sus actividades

con la Maestra en Periodoncia luego en el ao 2006 se aprob el
funcionamiento de las especialidades de Odontopediatra, Ciruga Bucal y
Maxilo Facial, Carieloga y Endodoncia, Ortodoncia y Ortopedia Maxilar y
adems la Maestra en Odontologa.

14
Actualmente se encuentran funcionando la Maestra en Periodoncia y las
especialidades de Carieloga y Endodoncia, Odontopediatra, Ortodoncia y
Ortopedia Maxilar. El programa de posgrado ha formado a 7 maestros en
Periodoncia. En el semestre 2011-I se matricularon 66 estudiantes.

La Facultad de Odontologa como institucin formadora de profesionales con

un slido prestigio ganado a lo largo de sus 29 aos de existencia, es
consciente que las exigencias del sistema educativo nacional e internacional
se encuentran en proceso de constante cambio y renovacin y que la
certificacin de la calidad de las carreras y programas universitarios son
procesos que indefectiblemente deben afrontar las instituciones que se
precien de formar recursos humanos de calidad.

2.2 Visin
Mantener la excelencia y el liderazgo en la formacin de cirujanos dentistas
de acuerdo a los estndares nacionales e internacionales.

2.3 Misin
Formar odontlogos con base cientfica, tecnolgica, tica y con vocacin de
servicio para prevenir, restaurar y promover la salud buco-dental de la
sociedad en sus diferentes niveles y en cualquier zona del pas.

2.4 Objetivos de la facultad

a) Formar profesionales altamente competitivos, con capacidad de
liderazgo y comprometidos con la realidad nacional.
b) Ejercer docencia de primer nivel con personal calificado, capacitado
permanentemente por la facultad.
c) Formar cirujanos dentistas, especialistas y maestros, acorde con el
avance cientfico y tecnolgico; altamente capacitados para la solucin
de problemas de salud del pas.
d) Promover la investigacin en el campo de la salud e incentivar la
participacin conjunta de los docentes y estudiantes.

15
 e) Fomentar la formacin humanstica del estudiante de pre y post-grado,
promoviendo el sentido de solidaridad y el respeto por sus semejantes,
especialmente por sus pacientes.
f) Apoyar y participar en los programas preventivos promocionales y de
recuperacin de la salud, contribuyendo a la solucin de los problemas
sanitarios del pas.
g) Contar con el personal administrativo capacitado, que contribuya
adecuadamente con el rgimen acadmico y administrativo de la
facultad.
h) Mantener y renovar constantemente la infraestructura y capacidad
instalada en nuestra facultad.
i) Promover la identificacin institucional en todas sus unidades
orgnicas, as como en sus estudiantes, egresados, personal docente
y administrativo.

2.5 Anlisis FODA de la Facultad de Odontologa

2.5.1 Anlisis externo

2.5.1.1 Oportunidades
a) Consenso sobre la necesidad de mejorar la calidad de la
educacin universitaria.
b) Creciente mercado para los estudios de post grado y de
segunda especializacin.
c) Incremento de convenios inter institucionales.
d) Incremento sostenido de la demanda por la carrera.

2.5.1.2 Amenazas
a) Baja calidad en el sistema escolar nacional.
b) Escaso apoyo a la investigacin cientfica.
c) Escasa oferta de docentes calificados en el mercado laboral.
d) Percepcin de la docencia como actividad profesional
complementaria.
e) Crisis econmica a nivel mundial.

16
 f) Proliferacin de universidades privadas.
g) Mercado laboral desfavorable.

2.5.2 Anlisis interno

2.5.2.1 Fortalezas
a) Consolidacin de la relacin universidad empresa.
b) Posee dos acreditaciones internacionales.
c) Cuenta con una nueva y moderna infraestructura acorde a los
requerimientos del proyecto educativo.
d) Personal docente capacitado.
e) Slida situacin econmica financiera de la institucin.
f) nica clnica especializada en odontologa otorgada por el
Ministerio de Salud.
g) Dimensin e imagen de la facultad.
h) Continua innovacin tecnolgica en la clnica especializada
en odontologa.
i) Significativo aumento de convenios para la realizacin de
actividades acadmicas en sedes externas a la facultad.
j) Trabajo en equipo.
k) Servicios del laboratorio de prtesis para la demanda interna
y externa.
l) Presencia en la comunidad a travs de campaas de salud
bucal.
m) Mejoramiento continuo en el rea acadmica.
n) Mejoramiento continuo en el rea de investigacin.
o) Implementacin y consolidacin de los programas de post
grado y especialidades.
p) Programa de soporte acadmico a los estudiantes: tutora,
consejera, y apoyo psicopedaggico.
q) Calidad de servicio en la clnica especializada
r) Calidad de servicio a los estudiantes
s) Servicio de biblioteca bien implementado para los estudiantes
y docentes a travs del acceso a revistas acadmicas

17
 especializadas impresas, bases de datos virtuales
multidisciplinarias y base de datos especializados en
odontologa.
t) La revista cientfica KIRU indizada en dos bases de datos
internacionales de prestigio (lilacs y latindex) y dos nacionales
(lipecs y revistas peruanas de concytec)
u) Implementacin del sistema de seguimiento de los egresados.
v) Uso intensivo de la tecnologa de la informacin y
comunicaciones (Tics) por ello ha implementado las aulas
virtuales en la totalidad de sus asignaturas.
w) Implementacin de un sistema educativo basado en la
investigacin (SEBI) con el objetivo de promover
investigaciones cientficas multinivel.
x) Automatizacin de la mayor parte de los procesos
acadmicos y administrativos.
y) Implementacin de un sistema de informacin que permite
recibir quejas y sugerencias y la aplicacin de encuestas de
opinin para medir la calidad de los servicios que se brindan.
z) Horas adecuadas en la dedicacin para la investigacin en el
docente.

2.5.2.2 Debilidades
a) Alta tasa de repeticin en los primeros ciclos.
b) Escaso nmero de docentes a tiempo parcial y completo.
c) Ausencia de un plan de marketing para difusin de la oferta
educativa y servicios de la facultad y la clnica especializada.
d) Se requiere incrementar el nmero de producciones
cientficas de docentes y estudiantes bajo los estndares
internacionales.
e) Desconocimiento de documentacin normativa entre
docentes, alumnos y administrativos.
f) Difusin insuficiente de la poltica de apoyo para la
investigacin.
g) Mnima participacin de profesores visitantes.

18
2.6 Estructura Orgnica

La Facultad de Odontologa se constituye por la integracin entre profesores

y estudiantes, depende del rectorado y se vincula estrechamente con el vice-
rectorado acadmico, el vice-rectorado administrativo y sus respectivas
dependencias. Goza de autonoma acadmica, administrativa y econmica,
acorde con la planificacin general de la Universidad, en el marco de la Ley y
el Estatuto de la Universidad.

La Escuela de Odontologa tiene la siguiente estructura orgnica para el

cumplimiento de sus objetivos, propsitos y misin.

2.6.1 rganos de Direccin

a) Consejo de facultad
Es el mximo rgano de gobierno de la facultad. El Consejo de Facultad y
el Decano tienen a su cargo la direccin de la facultad, de acuerdo con las
atribuciones que seala el reglamento general de la universidad de San
Martn de Porres. Est formado por: decano, profesores principales,
profesores asociados, representantes del tercio estudiantil y
representantes de los graduados.

b) Decano de facultad
Es el rgano de gobierno responsable de las actividades acadmicas,
administrativas y econmicas de la facultad. Est a cargo del Decano,
quien representa a la facultad ante la Asamblea Universitaria, el Consejo
Universitario y dems instituciones pblicas y privadas.

2.6.2 rganos de Lnea

a) Seccin de posgrado
Es el rgano de lnea responsable de la formacin acadmica de ms alto
nivel en la facultad. Est a cargo de un profesor ordinario, designado por

19
 el Consejo de Facultad, a propuesta del Decano y ratificado anualmente
por el Consejo Universitario.

b) Instituto de investigacin
Es el rgano de lnea que promueve, planifica, supervisa y evala la
investigacin cientfica y tecnolgica en el campo del conocimiento en
odontologa y salud, de acuerdo con la poltica general de la Universidad
y las necesidades del pas.

c) Oficina de extensin y proyeccin universitaria

Es el rgano de lnea que se encarga de organizar las actividades de
proyeccin social, cultural y de carcter profesional en el rea de salud.
Est a cargo de un profesor de la facultad que tenga el grado acadmico
de maestro o doctor, designado por el Consejo de Facultad, a propuesta
del Decano y ratificado anualmente por el Consejo Universitario.

2.6.3 rganos de Apoyo Acadmico Administrativo

a) Secretara de facultad
Es el rgano de apoyo acadmico responsable de brindar el apoyo directo
a los rganos de gobierno. Adems de encargarse de la ejecucin de los
trabajos de apoyo administrativo de la facultad y de los elementos
orgnicos que la conforman, est a cargo de un profesor ordinario,
designado por el decano y ratificado por el consejo de facultad.

b) Departamento acadmico
Apoya en la planeacin, organizacin, coordinando, dirigiendo y
supervisando las actividades de enseanza y proyeccin acadmica, en
relacin con las polticas especficas de la Facultad Odontologa y de las
polticas generales de la Universidad de San Martn de Porres.

20
 Oficina de internados
La oficina de internado estomatolgico y hospitalario es aquella
que coordina el perodo correspondiente al noveno y dcimo
ciclo del semestre de la carrera odontolgica.

Oficina de coordinacin acadmica

Es aquella que se encarga de la elaboracin de horarios para
el ciclo regular, ciclo de verano, cronograma de exmenes,
control de asistencia del personal docente.

c) Oficina de administracin
Es el rgano de apoyo encargado de los soportes administrativos para la
implementacin y organizacin de una adecuada gestin administrativa
de los servicios que brinda la facultad. Est a cargo de un trabajador
administrativo, designado por el consejo de facultad, a propuesta del
Decano y ratificado anualmente por el consejo universitario.

d) Oficina de registros acadmicos

Es el rgano de apoyo administrativo responsable de centralizar,
organizar y administrar los documentos acadmicos de la facultad, en
coordinacin con los rganos de lnea y dems rganos de apoyo.

e) Oficina de grados y ttulos

Es el rgano que tiene por finalidad conducir y supervisar el proceso de
graduacin y titulacin de los egresados de la facultad. Est a cargo de
un profesor de la facultad que tenga el grado acadmico de maestro o
doctor, designado por el consejo de facultad, a propuesta del Decano y
ratificado anualmente por el consejo universitario.

f) Oficina de bienestar universitario

Es el rgano de apoyo administrativo que brinda a los miembros de la
facultad, programas y servicios bsicos de salud, bienestar y recreacin.

21
g) Centro de cmputo
Es el rgano de apoyo encargado de planificar, organizar, dirigir y
controlar todas las actividades relacionadas con las tecnologas de
informacin. Es un cargo de confianza y est a cargo de un trabajador
administrativo, propuesto por el Decano.

h) Biblioteca
Es el rgano de apoyo acadmico que permite un adecuado proceso de
formacin del estudiante y del docente. Est a cargo de un profesional en
bibliotecologa, designado por el Decano y ratificado por el consejo de
facultad.

i) Clnica odontolgica universitaria

Es la encargada de brindar a los estudiantes de odontologa las prcticas
necesarias para su desarrollo profesional, cuenta con diversas
instalaciones donde se realizan prcticas segn los cursos que llevan los
alumnos por semestre acadmico.

j) Unidad acadmica filial norte Chiclayo

Es un rgano de lnea responsable de la coordinacin, ejecucin y control
de las actividades acadmicas de la carrera de odontologa de la filial
Chiclayo. Est a cargo de un coordinador designado por el consejo de
facultad, a propuesta del Decano.

22
 ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGA

Consejo de
Facultad

Comits y
Comisiones
Decanato
Unidad de
Acreditacin

Departamento Oficina de Oficina de Oficina de

Oficina de Secretara de Clnica
Registros Bienestar Biblioteca
Acadmico Grados y Ttulos Facultad Administracin Especializada
Acadmicos Universitario

Oficina de Coordinacin
Internado Acadmica

Oficina de
Seccin de Post- Instituto de
Extensin y
Grado Investigacin
Proyeccin

Unidad Acadmica
Filial Norte-Chiclayo

Figura N 1: Organigrama de la Facultad de Odontologa

Fuente: Facultad de Odontologa
2.7 Posicionamiento de la facultad
La Facultad de Odontologa de la USMP ofrece una formacin de excelente
calidad en pregrado y post grado, para lo cual dispone de una plana docente
calificada, tecnologa de punta, y una clnica especializada en odontologa que
se constituye como un centro de produccin y de servicio a la comunidad.
Asimismo la facultad se encuentra en un dinmico proceso de mejoramiento
continuo, de optimizacin de recursos, de innovacin curricular, con la mira de
posicionarse estratgicamente como una institucin lder en la formacin de
profesionales de la salud bucal, con los ms altos niveles de calidad educativa.
 CAPTULO III
DEFINICIONES Y MARCO TERICO

3.1 Definiciones

3.1.1 Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo temporal (inicio y fin) que se lleva a cabo para
crear un producto, resultado o servicio nico.

3.1.2 Proceso
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la
participacin de un nmero de personas y de recursos materiales coordinados
para conseguir un objetivo previamente identificado. Los procesos se
consideran actualmente como la base operativa de una gran parte de las
organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base estructural de
un nmero creciente de empresas.

3.1.3 ROF Reglamento de Organizacin y Funciones

Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la
estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro
de su misin, visin y objetivos.

3.1.4 MOF Manual de Organizacin y Funciones

Es el documento de gestin que permite a los diferentes niveles jerrquicos
tener un conocimiento integral de la organizacin y las funciones generales de
cada cargo, basado en el ROF y CAP.

3.1.5 MAPRO Manual de Procesos y Procedimientos

Es un documento de gestin que describe con detalle y en forma ordenada y
sistemtica, la informacin y/o instrucciones de todos los procesos y
procedimientos institucionales.

24
 3.1.6 CAP Cuadro de Asignacin de Personal
Es un documento de gestin que contiene los cargos clasificados en base a
la estructura orgnica que se encuentra en su reglamento de organizacin y
funciones y a los objetivos y metas establecidas en su plan estratgico.

3.1.7 Actividades
Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma
unidad administrativa, como parte de una funcin determinada.

3.1.8 Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Permite
establecer la forma en que se realiza un trabajo determinado, explicando en
forma clara y precisa Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Con
qu?

3.1.9 Diagrama de Flujo

Es una representacin grfica de la secuencia de pasos que se realizan para
obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien
una combinacin de ambos.

3.1.10 Involucrados en el Proyecto Stakeholders

Son individuos y organizaciones que estn involucrados activamente en el
proyecto, o cuyos intereses pueden ser positiva o negativamente afectados
como resultado de la ejecucin o terminacin del proyecto y, pueden tambin
ejercer alguna influencia sobre el proyecto y sus resultados.

3.1.11 Gestin por Procesos

Es una forma de gestionar toda la organizacin basndose en los procesos,
estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor
aadido sobre una entrada para conseguir un resultado.

25
3.2 Marco Terico

3.2.1 Objetivos de los manuales

Considerando que los manuales son un medio de comunicacin de las
polticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles
operativos, los objetivos son:
a) Presentar una visin de conjunto de la organizacin (MOF).
b) Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un
rea especfica (MOF).
c) Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin
(MAPRO).
d) Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada
procedimiento (MAPRO).
e) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada
unidad administrativa (MAPRO)
f) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de
nuevo ingreso facilitando su incorporacin al organismo.

3.2.2 Importancia de la elaboracin del MOF en una organizacin o

institucin:

a) Facilita el proceso de induccin del personal y permite el

perfeccionamiento y/o orientacin de las funciones y
responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as
como aplicar programas de capacitacin.
b) Determina las funciones especficas, responsabilidad y
autoridad de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada
dependencia.
c) Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre
sus funciones especficas, su dependencia jerrquica y
coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.

26
 Figura N 2: Manual de Organizacin y Funciones
Fuente: santimacnet.wordpress.com

3.2.3 Importancia de la elaboracin del MAPRO en una

organizacin:
El manual de procesos y procedimientos es ms importante de lo que
aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilacin de procesos, sino
tambin incluye una serie de estamentos, polticas, normas y condiciones que
permiten el correcto funcionamiento de la empresa.

a) Uniformar y controlar el cumplimiento de las prcticas de trabajo.

b) Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
c) Induccin del puesto y el adiestramiento y capacitacin al personal.
d) Ayudar a la coordinacin de actividades y a evitar duplicidades.

27
 e) Apoyar el anlisis y revisin de los procesos y emprender tareas de
simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de
autoridad, etc.
f) Construir una base para el anlisis del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procesos y mtodos.
g) Facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su
vigilancia.
h) Permitir la integracin de la gestin en las reas de planeacin, calidad
y control interno.
Por lo tanto el MAPRO es importante para la empresa, para el usuario y para
la institucin, por cuanto permite una adecuada ejecucin del trabajo, con el
menor costo y en el menor tiempo posible.

3.2.4 Requisito para elaborar el MOF y MAPRO

a) La participacin y compromiso de toda la organizacin.
b) Que los jefes de cada rea separen unas horas para las decisiones
referentes a estos temas.
c) Un equipo que est calificado.

28
 CAPTULO IV
ACTIVIDADES DESARROLLADAS PARA LA ELABORACIN DEL MOF
Y MAPRO

4.1 Planteamiento del problema

La Facultad de Odontologa a pesar de su reconocimiento a nivel acadmico
no cuenta con un manual de funciones para cada rea, adems de no tener
su formalizacin de sus procedimientos, puesto que cuando no existen
procedimientos escritos, surge una situacin de descontrol en las actividades
y en las funciones, provocando duplicidad y/o sujetos cumpliendo actividades
multifuncionales, lo que ocasiona a la vez prdida de tiempo, desgaste y
errores en la comunicacin.

Cada unidad organizativa cuenta con informacin de su rea el cual tiene una
elaboracin poco efectiva, con criterios no unificados; adems de no contar
con un manual de procesos y procedimientos, lo que ocasiona problemas
entre reas, en trminos de responsabilidades, divisin y/o duplicidad de
trabajo y falta de orden.

As mismo, la facultad muestra una estructura jerrquica que comprende, el

consejo de la facultad, decano, unidades del rgano de lnea, unidades del
rgano de apoyo y otras estructuras como jefaturas de proyectos,
coordinaciones, comisiones y laboratorios en donde cruzan de manera no tan
evidente, procesos de negocio, los cuales no se encuentran diseados,
modelados, organizados y documentados.

Al no contar con los manuales importantes que toda institucin debe poseer
como el MOF y MAPRO, genera los siguientes problemas:

a) Dificultad para identificar ideas para mejorar la estructura actual y su

operacin.
b) Dificultad para comprender los mecanismos claves de negocio.
c) Falta de bases para crear sistemas de informacin.

29
 d) Falta de bases para crear una extensin de un programa institucional
de calidad.
e) No entender eficientemente lo que se est haciendo bien o mal.
f) No permite crear nuevos y mejores procesos.
g) No permite automatizar y organizar procesos.
h) No cumplir con regulaciones de alguna certificacin, al no disponer de
documentacin de los procesos de negocio actualizados.

Por lo que, la falta de normas, polticas y procesos formales ocasionan

demasiada descoordinacin, retrasos en las actividades que realizan los
colaboradores de cada rea.

4.2 Descripcin de la solucin

Actualmente las instituciones se han dado cuenta de lo fundamental que es
documentar sus procesos, ya que hace algunos aos realizaban sus
actividades empricamente, lo que ocasionaba prdida de tiempo, retrabajos,
reprocesos y lo ms grave slo una persona tena conocimiento de cmo
realizar una tarea correctamente. Con la incursin de los sistemas de calidad
fue ms fcil hacer entender a los directivos del correcto manejo de los
recursos y de que todo proceso estuviera documentado, adems de ser
distribuido a todo el personal involucrado.
Po tal motivo, en base al problema descrito se decide elaborar los manuales
del MOF y MAPRO con el respaldo de la alta direccin, como es decanato,
con la finalidad de realizar una gestin por procesos.
La Facultad de Odontologa vio la importancia de establecer polticas y
procedimientos que ayuden a mitigar los riesgos existentes en el entorno del
negocio, el cual constituye la piedra angular de cualquier institucin que busca
obtener un funcionamiento ptimo en todos los procesos ejecutados, en su
afn de alcanzar el cumplimiento de objetivos y metas.

4.3 Objetivos del Proyecto: Elaboracin del MOF y MAPRO

4.3.1 Objetivo general

a) Elaboracin del manual de organizacin y funciones.
30
 b) Elaboracin del manual de procesos y procedimientos

4.3.2 Objetivos especficos

a) Elaboracin del manual de organizacin y funciones de cada rea
funcional.
b) Elaboracin del manual de procesos y procedimientos de cada rea
funcional.
c) Elaboracin tcnica de los diagramas de bloques de cada rea
funcional.
d) Elaboracin de los diagramas de flujo de cada rea funcional.
e) Capacitar al personal de la facultad sobre los manuales para mejorar el
control interno.

4.4 Finalidad de la elaboracin del MOF y MAPRO

Del MOF:
a) Determinar las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y
requisitos mnimos del cargo dentro de la estructura orgnica de cada
rea o dependencia.
b) Proporcionar informacin al personal colaborador sobre sus funciones
y ubicacin dentro de la estructura general de la facultad, as como sus
interrelaciones.
c) Facilitar el proceso de induccin del personal nuevo, adems del
adiestramiento y orientacin del personal que labora.

Del MAPRO:
a) Ser un documento que permita viabilizar el desarrollo de nuevas
prcticas de gestin, que se concentren en la optimizacin de las
capacidades en talento humano, infraestructura tecnolgica y de
recursos en general que afectan directamente los procesos encargados
de cumplir con la misin de la facultad.

31
 b) Disponer de una gua prctica, de consulta gil y directa para la
comprensin y el desarrollo eficiente y eficaz de todos los procesos y
procedimientos institucionales.

4.5 Justificacin
Es importante sealar que los manuales MOF y MAPRO son la base del
sistema de calidad y del mejoramiento continuo en la bsqueda de la eficiencia
y la eficacia de cualquier empresa, adems, es imprescindible el cambio de
actitud en el conjunto de los trabajadores de la institucin, como requisito no
solo, para hacer las cosas bien, sino dentro de las prcticas definidas en la
organizacin como las ms tiles y recomendadas.

Por lo que uno de los ejes estratgicos de la Universidad de San Martn de

Porres, es el desarrollo y generacin del conocimiento de calidad, as como,
la calidad de servicio; esta perspectiva implica un reajuste en el manejo de la
informacin. Por tanto, el desarrollo del manual de organizacin y funciones
(MOF) y del manual de procesos y procedimientos (MAPRO), incluyendo la
elaboracin tcnica de los diagramas de bloques y de flujo; pretenden
proporcionar un conocimiento integral de la estructura organizativa de la
Facultad de Odontologa, determinando de manera clara y precisa las
funciones, tareas y actividades operativas que son asignadas al personal
colaborador de cada rea, as como para su capacitacin y orientacin
permanente. Tambin permitir unificar criterios, fomentar el orden, la prctica
de la mejora continua y mantener un efectivo sistema de control. Adems de
ser necesario para los requerimientos de la mayora de certificaciones de
calidad y/o acreditaciones nacionales e internacionales.

32
4.6 Planificacin del Proyecto
34
35
36
37
Figura N 3: Cronograma de actividades
Fuente: Propia

38
4.7 Principales amenazas del proyecto:
a) En la calidad y oportunidad de entrega de informacin de cada rea.
b) No disponibilidad de tiempo para la entrevista a usuarios.
c) Limitaciones en la capacidad de los recursos actuales.
d) Su diseo y actualizacin tiene un costo en trminos de tiempo y dinero.
e) Complicacin en la validacin, debido a que el modelo de proceso de
negocio levantado no corresponda a la imagen que tienen del mismo,
los responsables.

4.8 Metodologa y desarrollo del proyecto

4.8.1 Metodologa para el proyecto:

La metodologa que se utiliz para la realizacin del proyecto es la ms
utilizada en la gestin de proyectos: Project Management Institute (PMI), lo
cual a travs de la gua de los fundamentos de la direccin de proyectos
(PMBOK) nos muestra prcticas hacindoles aplicables a la mayor parte de
los proyectos que existe, con un amplio consenso sobre su valor y utilidad.
PMBOK son las siglas de Project Management Body of Knowledge el cual
recoge la coleccin de procesos y reas de conocimiento generalmente
aceptadas como las mejores prcticas dentro de la gestin de proyectos. Los
procesos interactan a travs de un proyecto o fase y son descritos en
trminos de entradas (documentos, planes, diseos, etc.), herramientas y
tcnicas (mecanismos aplicados a las entradas) y salidas (documentos,
productos, etc.).

4.8.2 Desarrollo del proyecto

Para contribuir a la implementacin de un sistema de calidad que la Facultad
de Odontologa se propone y se encuentra en el plan de accin debe realizar
lo siguiente:

a) Determinar las funciones y responsabilidades de las diferentes reas

funcionales de la facultad.
b) Elaborar los documentos normativos de las oficinas de la facultad.
 4.8.2.1 Antecedentes del proyecto
El laboratorio de diseo y virtualizacin didctica (LDVD) a raz de la
aprobacin del MOF y MAPRO de la oficina de registros acadmicos con R.D.
N 305-2012-D-FO-USMP, propuso con el informe N011-2012-LDVD-DEAC-
FO-USMP, que el equipo de trabajo que desarroll los manuales; realicen la
elaboracin de los manuales del MOF y MAPRO de toda la Facultad de
Odontologa.

Es as que; conforme al provedo N170-2012-COMI/DECA-FO-USMP del

Comit Revisor de la Produccin Bibliogrfica, Manuales, Reglamentos,
Slabos y Otras publicaciones y del Decano de la Facultad de Odontologa se
plante la elaboracin del proyecto del MOF Y MAPRO de cada rea funcional
de la Facultad de Odontologa.

Cabe mencionar que al tener la aprobacin para la elaboracin del proyecto

del MOF MAPRO de la Facultad de Odontologa se comenz con la primera
parte, que es realizar el taller de sensibilizacin y difusin del proyecto.

4.8.2.2 Taller de sensibilizacin

Se realiz una etapa previa, que fue realizar un taller de sensibilizacin a todo
el personal administrativo de la Facultad de Odontologa para que estn
comprometidos en el proyecto, adems de hacerles hincapi que ellos son
parte esencial e importante para poder realizar el proyecto.

a) Se realiz volantes con las definiciones, importancia del MOF,

MAPRO para la Facultad de Odontologa.
b) Se entreg volantes a todo el personal administrativo, personal
docente con funciones administrativas.
c) Se inform de manera personalizada a cada colaborador sobre el
proyecto que la facultad quiere emprender, adems de informar el
equipo de trabajo que lo realizar.
d) Se Inform sobre la participacin activa de cada colaborador para
la ejecucin del proyecto.

40
 4.8.2.3 Taller de Difusin del Proyecto
a) Se realiz mediante talleres interactivos diarios, desde el 22 de
octubre al 07 de noviembre del 2012.
b) Se realiz por grupo, conformado por el personal colaborador de
cada rea.
c) Se desarroll en horarios establecidos desde 12:00 pm a 13:00 pm
de lunes a viernes.
d) Se expuso la definicin, ventaja y oportunidades de contar con un
MOF, MAPRO.
e) Se mostr casos de ejemplos.
f) Resolucin de preguntas.
g) Se cre un formato denominado acta de reunin el cual contena
lo siguiente:

Nombre de los asistentes a la reunin.

Descripcin de los temas tratados.
Recopilacin de opinin sobre la importancia de la
elaboracin del proyecto.
Compromisos adquiridos.

4.8.2.4 Resultado de la Difusin

a) Al final de cada reunin las partes participantes firmaron el
documento denominado acta de reunin comprometindose en su
totalidad a colaborar con la entrega de informacin en el momento
que se le solicite.
b) Se verific que el 90% de los entrevistados tienen conocimientos
acerca de los conceptos que hacen referencia a la sigla: MOF.
c) Se verific que el 40% de los entrevistados tienen conocimientos
acerca de los conceptos que hacen referencia a la sigla: MAPRO.
d) As mismo, es importante resaltar que cada colaborador puso en
manifest la importancia del desarrollo del MOF y MAPRO para sus
respectivas oficinas.

41
 Tabla N1 Colaboradores de la Facultad de Odontologa USMP

COLABORADORES DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGA N

Docentes que cumplen funcin administrativa 21

Administrativos 46

Seguridad 12

Mantenimiento 16

TOTAL DE COLABORADORES 96

Fuente: Propia

4.8.3 Gestin del proyecto

Para el desarrollo del proyecto a travs de la gua de los fundamentos de la
direccin de proyectos (PMBOK) se realizaron los siguientes procesos:

4.8.3.1 Proceso de iniciacin

El proceso de iniciacin fue el primer paso en la gestin del proyecto. En este
proceso se defini el proyecto, necesidades del negocio, justificacin del
proyecto, descripcin del alcance y todos estos quedaron reflejados en el
resumen ejecutivo y en el acta de acta de constitucin o project charter.

a) El Resumen ejecutivo que se present al decano, se dio un

breve anlisis de los aspectos ms importantes del proyecto y
conteniendo planteamiento del problema, justificacin y los
objetivos.
b) El Project charter o acta de constitucin que se present al
decano, se dio a conocer formalmente el proyecto adems en
documentar los requisitos iniciales para satisfacer las
necesidades y expectativas de los interesados.

42
 4.8.3.2 Proceso de Planificacin
En este proceso de planificacin el objetivo principal fue orientar el proyecto
para su desarrollo en el proceso de ejecucin. En esta parte del proceso se
realiz lo siguiente:

a) Recopilar requerimientos
b) Se defini el alcance
c) Se planific el cronograma
d) Se defini las actividades
e) Se realiz las secuencias de las actividades
f) Se estim los recurso de las actividades
g) Se estim la duracin de las actividades
h) Se desarroll el cronograma de actividades
i) Se defini el presupuesto
j) Se planific la respuesta del riesgo

En este proceso de planificacin el equipo del proyecto nos basamos seis

etapas que incluyeron las siguientes acciones:

ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4

Evaluar Determinar Establecer un Asignar los

Condiciones Objetivos y Plan de
Recursos
Actuales Metas Accin

ETAPA 6 ETAPA 5

Control Ejecucin

RETROALIMENTACIN

Figura N4: Etapas del Proceso de Planificacin

Fuente: Propia

43
a. Etapa 1: Evaluar las condiciones actuales:
Se evalu los recursos que tiene la facultad y de esta manera tener una
visin panormica de la institucin para sacar provecho de las
oportunidades y evitar las hipotticas amenazas que pudiera existir en el
transcurso del proyecto.

b. Etapa 2: Determinar objetivos y metas:

En esta etapa se determin los objetivos especficos que se tena para el
desarrollo del proyecto con la finalidad de alcanzar las metas de la
institucin.

c. Etapa 3: Establecer un plan de accin:

En esta etapa se realizaron las acciones que se iban a llevar a cabo para
lograr los objetivos trazados para el desarrollo del proyecto.

d. Etapa 4: Asignar Recursos:

En esta etapa se analiz los recursos con el que se contaba para la
realizacin del proyecto, tanto activos fsicos, humanos, tiempo, financiero
o de otra ndole que contaba la Facultad de Odontologa.

e. Etapa 5: Ejecucin:
En esta etapa de la ejecucin se realiz la delegacin de tareas, con la
accin impulsada por los objetivos y con la obtencin de datos para la
retroalimentacin.

f. Etapa 6: Control:
En esta etapa se controlaba las decisiones que se haba proyectado para
asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos, se reajusten
para poder cumplirlos.

4.8.3.3 Proceso de Ejecucin

En este proceso de ejecucin se realiza todas las actividades que se
realizaron para la elaboracin del MOF y MAPRO de cada rea funcional de
la facultad.

44
En la etapa previa a la ejecucin del proyecto se solicit a cada rea todo lo
referente a su oficina con la finalidad de analizar los procesos y disear los
manuales:

a) Funciones generales del rea

b) Funciones de cada colaborador
c) Organigrama del rea (si lo tuvieran)
d) Procesos que realiza el rea (si lo tuvieran identificados)

4.8.3.3.1 Etapas para la elaboracin del MOF y MAPRO:

Etapa 1: Definicin de la arquitectura de informacin:

a) Levantamiento de informacin de todas las reas de la facultad:
Recopilacin de datos e informacin de cada rea.
Revisin de la situacin actual de cada rea
Verificacin de los procesos, procedimientos.
Identificacin de los problemas y oportunidades de
mejora.

b) Ordenamiento y anlisis de la informacin recababa:

Organizacin de la informacin para el anlisis
respectivo.
Ordenar la informacin real del rea con las mejoras de
propuesta brindada por cada rea funcional.

Etapa 2: Entrevista a usuarios:

Una vez que se tuvo toda la informacin de cada rea funcional de la Facultad
de Odontologa se procedi a:
a) Entrevistar a jefe y/o director de cada rea: En esta fase se
corrigi varias informaciones debido a que haba confusin en
muchos aspectos, como en las funciones generales, perfil de
cargo, estructura orgnica y procesos que desarrolla el rea.
b) Entrevista con el colaborador de cada rea: En esta fase se
verific ms a fondo los procesos que realiza el rea, en el cual

45
 se observ que haba confusin en actividades, procedimientos
y los procesos que desarrollaban.
Las entrevistas que se realiz fueron en base a un formato de
preguntas y respuestas las cuales fueron:
Estructurada: Las preguntas eran especficas para cada
informacin que no se tena claro.
No estructurada: Se dej al personal del rea
correspondiente mayor libertad e iniciativa, realizndose
preguntas abiertas.

Etapa 3: Anlisis de la informacin para la realizacin del MOF:

a) Para realizacin de un anlisis del cargo se realiz un anlisis
de relaciones de jerarqua y coordinaciones. Se revis la
estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica
del puesto y con qu unidades orgnicas mantiene una relacin
directa de coordinacin.

b) Para la elaboracin del perfil de puesto se tuvo que determinar

las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales
para una adecuada ocupacin, las mismas que deberan
responder a los objetivos institucionales de la facultad, Adems
para su elaboracin fue conveniente tomar en cuenta elementos
como la experiencia laboral, el nivel de formacin acadmica y
las condiciones de trabajo. En muchos casos la informacin que
tenan muchas reas funcionales eran errneas.

c) En algunos casos, el equipo del proyecto tuvo que presentar una

propuesta de la nueva estructura orgnica del rea funcional en
desarrollo. Para este caso el equipo de proyecto tuvo que
entrevistarse en muchas ocasiones con el responsable del rea,
para poder afinar algunos puntos, dudas que se tena despus
de haber revisado los reglamentos del rea, reglamentos de la
USMP, y toda la informacin brindada por la oficina misma.

46
 d) Algunos problemas que se encontraron en la realizacin de las
estructuras orgnicas de las reas funcionales de la Facultad de
Odontologa fueron: el nmero de plazas no coincidan con las
unidades vistas en el organigrama del rea, vindose en muchos
casos que un personal realizaba doble funcin para dos
unidades del rea.

e) Algunas estructuras organizativas no estn definidas claramente

las funciones y responsabilidades de cada colaborador, por lo
que se llega a presentar el caso, en muchos procesos, que
todos hacen todo lo que podra ocasionar problemas en
trminos de responsabilidades, divisin y/o duplicidad de trabajo
y falta de orden.

Cabe mencionar que el equipo de proyecto cuando presentaba una propuesta

de la nueva estructura orgnica de un rea especfica de la Facultad, deba
presentar una propuesta de la nueva estructura orgnica a decanato para su
aprobacin. Cabe sealar que el jefe del rea funcional tambin presenta un
informe solicitando el cambio de la nueva estructura orgnica de su rea.

4.8.3.3.2 Mtodo para la realizacin del diseo y

elaboracin del MAPRO
Para el diseo y elaboracin del manual de procesos y procedimientos
(MAPRO); el mtodo que se aplic fue el de GSP tambin conocido como
gestin sistmica de proyectos. Como se sabe un mtodo es guiar el
desarrollo del proyecto de acuerdo con normas y procedimientos definidos,
adems de comenzar desde una necesidad hasta aplicar mejora continua
sobre la solucin.

El mtodo GSP ayud para el levantamiento de los procesos, ya que es un

mtodo participativo con base en la visin sistmica, en donde los actores del
proceso tienen el rol principal. En este caso los analistas de procesos son

47
facilitadores que ayudan analizar un problema y describirlo con el propsito
de ser solucionado.

En el diseo y elaboracin del MAPRO el mtodo GSP sirvi para poder tener
una visin ms clara, de cmo realizar el levantamiento de los procesos de
cada rea funcional de la Facultad de Odontologa.

Primera Fase: Segunda Fase: Tercera Fase:

Macro Proceso Diagrama de Descripcin del
Flujo Proceso

Figura N5: Fase del mtodo GSP para levantamiento de procesos

Fuente: Gestin por procesos-evolucion.cl

Por lo tanto, para la elaboracin del manual de procesos y procedimientos:

MAPRO de cada rea funcional de la Facultad de Odontologa, se tuvo como
base la elaboracin del MOF, y basndonos en las funciones generales del
rea, el organigrama y las funciones de cada colaborador se empez con la
elaboracin del manual de procesos y procedimientos, realizando las
siguientes fases.

Fases para la elaboracin del MAPRO:

1. Primera Fase: Macroproceso de cada rea funcional

En esta fase, con la recopilacin de todos los procesos de cada rea se
comenz a identificar y ordenar, procediendo a realizar un bosquejo de la
secuencia lgica de cada proceso. Culminando con la elaboracin del mapa
general de proceso Macroproceso del rea.

La elaboracin del mapa de procesos o macroproceso de cada rea funcional

de la facultad se realiz con el objetivo que el jefe del rea pueda visualizar
todos sus procesos en macro, es decir presentar una visin general de sus
procesos que lo componen as como sus relaciones principales.

48
Para la elaboracin del macro proceso de cada rea de la facultad, el equipo
del proyecto adopt un diseo que pueda ser de fcil entendimiento por el
rea, teniendo en cuenta que no existe un formato determinado para un macro
proceso de un rea especfica, sino de toda una empresa. Cabe mencionar
que el equipo del proyecto quiso brindar en su elaboracin que los jefes
puedan observar todos sus procesos de manera general.

Figura N6: Ejemplo Macroproceso de la Oficina de Bienestar Universitario

Fuente: Propia

Diagrama de bloques por proceso: En la primera fase adems de realizar

los macroprocesos de cada rea, se realiz los diagramas de bloques que
reflejan los procesos y subprocesos con los que cuenta el rea de la facultad.
En el siguiente grfico se muestra un proceso con sus 2 subprocesos:

BU-01

OBTENCIN DE BECA Y MEDIA BECA

BU-01.01 BU-01.02

PROCESO DE TRMITE DE PROCESO DE

BECA Y MEDIA BECA REACTUALIZACIN DE
BECA INTEGRAL

Figura N7: Ejemplo Diagrama de Bloques

Fuente: Propia

49
En el siguiente grfico, el diagrama de bloques nos va a mostrar los procesos
que cuenta el rea, cuantos subprocesos posee cada proceso y adems si
estos subprocesos a su vez cuentan con subprocesos. Esta informacin es de
mucha importancia, puesto que el jefe del rea podr visualizar la cantidad de
procesos y subprocesos que se desarrolla en su oficina.

GT- 01 GT- 02
OBTENCIN DEL GRADO DE
OBTENCIN DEL TTULO PROFESIONAL DE BACHILLERES DE PREGRADO MAESTRO Y/O TTULO DE ESPECIALISTA DE
EGRESADOS DE POSGRADO

SP-01.01.02
PRESENTACIN Y
APROBACIN DE TESIS
GT- 01.01 GT- 01.02

MODALIDAD POR TESIS MODALIDAD POR EXAMEN

GT- 01.02.01 GT- 01.02.02 GT- 01.02.03

OBTENCIN DEL TTULO PARA
APROBACIN DEL LOS BACHILLERES DE F.O.
ORGANIZACIN DEL CURSO CALENDARIOY TEMAS DE
DE TITULACIN Y DE OTRAS
CONFERENCIAS DEL UNIVERSIDADES
CURSO DE TITULACIN (PREVIAMENTE CALIFICADAS)

GT- 01.02.03.01

DESARROLLO DEL
CURSO DE
TITULACIN RA-06
ESCANEO DEL
EXAMEN DE
TITULACIN

GT- 01.02.03.02

CALIFICACIN DE
BACHILLERES DE
OTRAS
UNIVERSIDADES.

Figura N8: Ejemplo Diagrama de procesos y subprocesos

Fuente: Propia

2. Segunda fase: Diagramas de flujo

En esta fase se realiz los diagramas de flujo para cada proceso definido.
Cabe mencionar que los diagramas de flujo son tcnicas que permiten
representar grficamente las operaciones y estructuras que se van a realizar,
por medio de la representacin de los pasos de un proceso. Este puede ser
un producto, un servicio, o bien una combinacin de ambos.

Para su realizacin se utiliz un formato para la diagramacin de los flujos, la

cual es una combinacin de varios diagramas que el cual el equipo del
proyecto investig y/o conoca con la experiencia.

El formato del diagrama de flujo que se est utilizando para el diseo muestra
lo siguiente:

a) Logotipo de la Facultad.
b) Una codificacin del proceso desarrollado.
c) Nombre del proceso y/o subproceso.

50
 d) El diagrama de flujo est dividido en columnas el cual muestra
quienes participan en el proceso.
e) El inicio comienza de izquierda a derecha.
f) En el diagrama de flujo se ha agregado un recuadro conteniendo
el nmero de actividades.
g) El formato muestra el cdigo del proceso con el nmero total de
actividades del proceso.
h) El formato muestra el nmero de pgina, que tiene concordancia
con todo el manual.
i) El formato muestra el nmero de pginas que tiene el proceso
en desarrollo.

BU-05 PROCESO DE ATENCIN POR CONVENIO ODONTOLGICO ELABORADO EL 14/03/13 POR:

Ing. Oblitas Cuzcano, Mariela
(PERSONAL ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES) Bach. Villalba Lvano, Angela

SECRETARA DE
USUARIO DECANATO CLNICA ESPECIALIZADA ADMINISTRACIN OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
FACULTAD
PERSONAL MESA DE PARTES DIAGNSTICO ASISTENTA SOCIAL JEFE

El convenio USMP est dirigido a

INICIO todo el personal administrativo y
docente de la universidad.
1 Cabe sealar que el docente y/o
administrativo puede acercarse
SOLICITAR ATENCIN personalmente a la oficina de
ODONTOLGICA POR bienestar universitario llamar por 2
CONVENIO USMP telfono.

INFORMAR QUE PARA

ACCEDER AL CONVENIO USMP
PRIMERO TIENE QUE DIRIGIRSE

3
A DIAGNTISCO

DIRIGIRSE A DIAGNSTICO DE
LA CLNICA DE LA FACULTAD

4
EXAMINAR Y DIAGNOSTICAR
TRATAMIENTO QUE DEBE
REALIZAR

REALIZAR PRESUPUESTO

6 7

ENVIAR PRESUPUESTO A BIUN PRESUPUESTO

PRESUPUESTO
RECEPCIONAR E INFORMAR AL
PERSONAL QUE DEBE FIRMAR
LA FICHA DE ATENCIN POR
CONVENIO Y/O FICHA DE
DESCUENTO POR PLANILLA

8
FICHA DE
DESCUENTO POR
PLANILLA FIRMADA
FICHA DE ATENCINX
CONVENIO FIRMADA

RECEPCIONAR FICHAS
FIRMADAS POR EL PERSONAL

9
ENVIAR LAS FICHAS Y EL
PRESUPUESTO A DECANATO

FICHA DE DESCUENTO
POR PLANILLA FIRMADA

FICHA DE ATENCIN POR

CONVENIO FIRMADA

1 PRESUPUESTO

Nmero de actividades del proceso BU-05: 16 PGINA 63 N de pgina del proceso 1 de 2

Figura N9: Ejemplo Diagrama de Flujo

Fuente: Propia

Para su elaboracin se utiliz smbolos generales para que el personal

administrativo pueda entenderlo lo ms fcil posible. Los cuales se presentan
a continuacin en la siguiente tabla.

51
 Tabla N2 Smbolos para la utilizacin del diagrama de flujo

NOMBRE SMBOLO DESCRIPCIN

Representa el inicio y fin de un diagrama.

TERMINAL

Representa la realizacin de una

PROCESO operacin o actividad dentro del diagrama
de flujo. Proceso preestablecido.

Representa actividades o tareas cuya

ACTIVIDAD
realizacin es habitual dentro del proceso.

Representa una operacin lgica o de

comparacin entre datos, indicando
DECISIN posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento

DOCUMENTO que entre, se utilice y se genere o salga
del procedimiento.

Representa una conexin o relacin entre

CONECTOR partes de un diagrama.

Representa la continuidad del diagrama

REFERENCIA DE
en otra pgina.
LA PGINA

Representa la conexin de los smbolos

LINEAS DE FLUJO sealando el orden en que se deben
realizar las distintas operaciones.

Representamos la cinta magntica que se

CD recepcion o se envi a travs de los
procesos, actividades.

52
 Representamos los diversos sistemas de
SISTEMAS DE informacin que se utilizan como soporte
INFORMACIN en los procesos, actividades y/o tareas.
Por ejemplo SICAT, UNOD, SUNOD.

ste smbolo de flujo de valor, representa

INFORMACIN
la informacin que se enva o recepciona a
ELECTRNICA travs del correo electrnico.

Con ste smbolo de flujo de trabajo

LLAMADA TELEFNICA representamos la informacin que se
brinda a travs del telfono.

Fuente: Propia

3. Tercera Fase: Descripcin del Proceso:

En esta fase el equipo del proyecto cre un formato donde pueda ser fcil su
comprensin por parte del personal colaborador del rea en desarrollo.

Tabla N3 Formato para la elaboracin de los procedimientos

BU-01 OBTENCIN DE BECA Y MEDIA BECA (ejemplo)

PROCESO DE TRMITE DE BECA Y MEDIA BECA

BU-01.01
(ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS)

DESCRIPCIN

FRECUENCIA DOS VEZ POR AO

Responsable/
Descripcin del Procedimiento
Dependencia

Fuente: Propia

53
 4.8.3.4 Proceso de seguimiento y control
En esta etapa del proceso se mide el progreso del proyecto si estn
cumpliendo los objetivos trazados. Por lo tanto en nuestro proyecto se realiz
lo siguiente:

a) Una vez elaborado y desarrollado el MOF y MAPRO se envi a

cada responsable del rea para su evaluacin, el cual se tuvo que
hacer un seguimiento para que el tiempo estimado segn el
cronograma no cambie el proyecto.

b) Se realiz en esta etapa algunas acciones correctivas, segn la

revisin del responsable del rea.

c) Durante este proceso se tuvo que monitorear algunas desviaciones

que iba a contemplar el cronograma, debido a algunas dificultades
en cuanto la conformidad del MOF y MAPRO. En este proceso, se
verific lo siguiente:

Los cambios en el alcance del proyecto.

Los cambios en el cronograma del proyecto.
Se identific nuevos riesgos, y se ejecut nuevos planes de
respuesta a los riesgos.

4.8.3.5 Proceso de cierre

En esta etapa del proceso se entreg los productos finales los cuales tuvieron
la aceptacin de cada responsable del rea as como el patrocinador del
proyecto, el cual fue el decano de la Facultad de Odontologa. En este proceso
se realiz lo siguiente:

a) Se levant las observaciones finales por parte del rea.

b) El responsable del rea firm el producto final.
c) El equipo del proyecto realiz un informe de entrega al comit
revisor de la produccin bibliogrfica manuales, reglamentos,
slabos y otras publicaciones.

54
 d) El comit encargado aprueba y entrega al equipo del proyecto.
e) El equipo del proyecto entrega al decano el producto final para su
verificacin y aprobacin correspondiente.
f) Una vez aprobado, los manuales son entregados a cada
responsable del rea.

4.8.4 Implantacin de los manuales de cada unidad funcional de la

Facultad de Odontologa
Aunque no se ha mencionado, es primordial para implementar exitosamente
todos los documentos de la facultad, el compromiso y un apoyo racional en
todos los niveles de la organizacin. Puesto que no slo se requiere introducir
en el proceso a todos los colaboradores de cada rea sino tambin a los
colaboradores de ms alto rango.
Todos debemos ser conscientes de la importancia de estos documentos y
tambin lo deben aplicar sin restriccin alguna como miembros activos de la
facultad. De no ser as, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de
antemano no va a tener xito.
Por tal motivo, se realiz una capacitacin a todo el personal administrativo,
jefes de cada rea para poder ensearles el uso que le deben dar a los
manuales, y la manera de poder entenderlos.

4.8.4.1 Procedimiento de la capacitacin:

La capacitacin se realiz una vez terminado los manuales de cada rea
funcional y se realiz por rea, donde participaban los jefes del rea, y los
colaboradores. Asimismo la capacitacin se desarroll en horarios
establecidos por los jefes de cada rea.

4.9 Modelo de propuesta para una gestin por procesos en la Facultad

de Odontologa
Con el MOF y MAPRO realizado, se propone un modelo para una gestin por
procesos, el cual permitir dejar de trabajar por compartimientos y tener una
visin finalista de por qu se hacen las cosas, estimulando la colaboracin
entre todos los actores implicados. Como se sabe hoy en da las empresas,
organizaciones y/o instituciones son tan eficientes como lo son sus procesos,

55
la mayora han tomado conciencia y han reaccionado ante la ineficiencia que
representa las organizaciones departamentales, donde tienden a reflejar sus
poderes y la inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del
proceso, como un foco comn y trabajando con una visin de objetivo en el
cliente.

Con un nuevo enfoque se sustituye la palabra aseguramiento por gestin

de calidad. Esto implica algo ms que un cambio terminolgico, es un cambio
de filosofa, por lo que no se pretende asegurar un nivel alcanzado, sino
introducir un proceso dinmico de mejora contina. Se define explcitamente
que el camino para implantar la gestin de la calidad en cualquier organizacin
pasa por la aplicacin de un modelo de gestin por procesos, como
herramienta organizativa imprescindible hacia la mejora continua.

La gestin por proceso se basa en la modelizacin de los sistemas como un

conjunto de procesos interrelacionados mediante vnculos causa-efecto. El
propsito final de la gestin por procesos es asegurar que todos los procesos
de una organizacin se desarrollan de forma coordinada, mejorado la
efectividad y la satisfaccin de todas las partes interesadas (clientes,
accionistas, personal, proveedores, asociacin en general).

Tabla N4 Gestin tradicional vs. Gestin estratgica de los procesos

Gestin Tradicional de los Procesos Gestin Estratgica de los Procesos

Se centra en los procesos operativos o Se centra en los procesos crticos para el
administrativos que dependen xito del negocio, con independencia de las
normalmente de una unidad funcional. unidad funcionales implicadas.
La responsabilidad es compartida por La responsabilidad es nica, conviviendo la
varias personas, prevaleciendo la organizacin vertical con la horizontal.
organizacin vertical.
Se evalua la eficacia de los procesos. Los procesos se mantienen bajo control.
Mejora gradual y ocasional de los procesos, Mejora permanente gradual y radical, de
de carcter reactivo. carcter proactivo.
Aprendizaje espordico del propio sector. Benchmarking sistemtico dentro y fuera
del sector.

Fuente: Propia

56
Por lo tanto para tener una adecuada gestin por procesos, implicara una
nueva percepcin de la gestin de los procesos, caracterizada por:
a) Orientacin de las actividades realizadas por la facultad a la
satisfaccin de los implicados en su gestin: alumnos; padres y
familiares; profesores, personal de administracin y servicios, y
directivos; comunidad y entorno social donde se presta sus servicios.

b) Organizacin y asignacin de responsabilidades entre las personas

de forma transversal. Es decir la asignacin de tareas pasa a hacer
en funcin de los procesos.

c) Evaluacin de la gestin en base a los indicadores de rendimiento y

resultados de los procesos definidos.

De esta forma, el cumplimiento de las tareas y actividades encomendadas no

se considera suficiente, es necesario obtener los resultados planificados en
funcin de la finalidad perseguida con cada proceso.
Para introducir todos estos cambios de enfoque en la gestin, es prioritario el
compromiso y participacin de la alta direccin.

4.9.1 Base metodolgica

Figura N10: Ciclo de Deming

Fuente: http://linamarcelarodriguezagudelo.blogspot.pe/

57
El ciclo PDCA, da a la organizacin un enfoque sistemtico, lgico y objetivo
para la toma de decisiones.

4.9.1.1 Planeamiento estratgico

Teniendo en cuenta que el compromiso de la alta direccin es esencial para
todo xito de un proyecto, el primer paso que se propone es definir tres
conceptos como base:
a) La misin: la razn de ser de nuestra facultad. Respondera a las
preguntas por qu existe y por qu pretendemos que contine
existiendo nuestra institucin en los prximos aos?

b) La visin: el deseo o imagen proyectada en el medio y largo plazo.

Responde a cuestiones como dnde quiero llegar, qu lugar quiero
alcanzar en el futuro prximo?

c) Los valores: que incluyen las ideas, principios y reas de valor en las
que la facultad fundamentar su gestin para alcanzar esa imagen
deseada y proyectada en el tiempo.

4.9.1.2 Identificacin y clasificacin de procesos

Una vez establecido el planteamiento estratgico de nuestro proyecto, la
dinmica de la gestin por procesos se construye sobre cinco etapas
consecutivas que determinarn la implantacin de esos planes operativos y
concretos que introduzcan sucesivas mejoras en la facultad hasta alcanzar la
visin.

Las cinco fases para la implantacin de la gestin por procesos seran las
siguientes:

Figura N11: Fases para la Implantacin de la Gestin por Procesos

Fuente: Propia

58
Fase 1: Identificacin de procesos
En esta fase se debe realizar la identificacin de procesos, que seamos
capaces de identificar en la facultad, mediante la tcnica de la tormenta de
ideas, viendo su importancia, tamao o jerarqua.

Fase 2: Inventario de procesos

En esta fase obtendremos un listado estructurado de procesos en el que
diferenciaremos un proceso principal y un conjunto de subprocesos que
dependen de l. Asimismo al listado que recoge el conjunto de procesos y
subprocesos identificados en la Facultad lo denominaremos catlogos de
procesos.

Fase 3: Clasificacin de procesos

En esta fase se realizar la clasificacin de los procesos, los cuales podran
ser:
a) Procesos estratgicos: son procesos cuya finalidad es determinar
directrices (planes) para el funcionamiento de otros procesos de la
Facultad. Generalmente sus elementos de entrada son informacin
sobre el entorno, disponibilidad de recursos, etc. y sus salidas son
los propios planes operativos o de gestin.

b) Procesos misionales o claves o tambin llamados de negocio: son

procesos cuya finalidad es proporcionar servicios a los clientes
externos, los cuales seran los alumnos, padres, etc. que configuran
su percepcin sobre nuestra institucin. Es decir es un proceso
mediante los cuales la Facultad se relaciona con el exterior.

c) Procesos de apoyo o soporte o tambin llamados de gestin: son

los procesos responsables de organizar, proveer y coordinar los
recursos que la facultad necesita para desarrollar su actividad
educativa. Bsicamente, se identifican cuatro grandes grupos de
recursos: personas, instalaciones, financiacin y documentacin.

59
 d) Proceso de control o evaluacin:

Fase 4: Mapa de procesos

En esta fase una vez identificado, jerarquizados y clasificados los procesos es
conveniente representarlos grficamente, de forma que se pueda tener una
imagen global de las interrelaciones existentes entre las entradas y salidas de
los grupos de procesos. Por lo que el mapa de procesos expresar su
estructura de gestin de la facultad.

DIRECCIN DE LA UNIVERSIDAD DE SAN MARTN DE PORRES

DIRECCIN DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGA Alineacin con los objetivos de la USMP

PROCESOS DE NEGOCIO DE LA FACULTAD

DE ODONTOLOGA Alineacin con los objetivos de la
UNIDAD DE NEGOCIO: FACULTAD DE ODONTOLOGA DE LA USMP

P.E.- USMP SGC

ESTRATGICOS
PROCESOS

R.G. - USMP

P.E. -FAOD DIRECCIONAMIEN

GESTIN DE LA
ROF TO ESTRATGICO
MOF CALIDAD
MAPRO
MISIONALES
PROCESOS

GESTIN DE
GESTIN DE LA GESTIN DE LA ACCIONES DE
INVESTIGACIN
EDUCACIN EXTENSIN Y
Y GENERACIN DE
CONOCIMIENTO PROYECCIN
PROCESOS
DE APOYO

GESTIN GESTIN DE GESTIN DE

GESTIN GESTIN DE
ADMINISTRATIVA BIENES SISTEMAS
FINANCIERA RECURSOS
Y SERVICIOS DE INFORMACIN
DE CONTROL
PROCESOS

EVALUACIN
Y MEJORA
CONTINUA

CLIENTES INTERNOS: CLIENTES EXTERNOS

Alumnos, Docentes, Autoridades; Sociedad, Padres de familia, Pacientes, Agencia de
Personal acreditacin, Proveedores, Gobierno

Figura N12: Modelo del Mapa de Procesos de la Facultad de Odontologa

Fuente: Propia

60
Fase 5: Seleccin de procesos
En esta fase todos los procesos identificados no pueden ser abordados al
mismo tiempo, por lo que es importante, y necesario, priorizar y concentrar los
esfuerzos por la mejora. Para ello la seleccin de procesos pretende
identificar, entre todos los procesos relacionados en el catlogo, cules son
aquellos especialmente crticos para que la facultad alcance sus objetivos
(definidos, en su visin).

Lo que se debe ver para seleccionar el proceso crtico es:

a. Si el proceso tiene una significativa correlacin con alguno de los
objetivos o directrices definidas en la visin de la facultad.

b. Si el proceso se encuentra en una situacin desordenada o

desestructurada, y es urgente sistematizar su aplicacin.

c. Si el proceso no est dando los resultados que se esperaba.

d. Una vez identificados los factores crticos de xito, los directivos de

la alta direccin de la facultad debern organizar los planes de
mejora.

4.9.1.3 Herramientas para la planificacin de los procesos

a) Para los procesos que han sido identificados elaboraremos una ficha del
proceso, donde planificaremos los objetivos, la estructura y la sistemtica
de evaluacin (indicadores) del mismo.

b) Para los subprocesos identificados en cada proceso elaboraremos un

manual de procedimiento, donde detallaremos de manera exhaustiva la
secuencia de actividades, responsabilidades y evidencias que se generan
en el desarrollo de esta actividad.

Por lo tanto, la herramienta que emplearemos para la planificacin de los

procesos ser la ficha del proceso, donde se debern definir, como mnimo,
tres conceptos fundamentales:

61
 a) La finalidad del proceso: consiste en concretar y definir cul es la
intencin del proceso, teniendo en cuenta, al menos, tres cuestiones
fundamentales:
A quin est dirigido el proceso?
Qu necesidades fundamentales pretende satisfacer?
Qu objetivos o directrices pretende alcanzar este
proceso?

b) El diagrama de flujo del proceso: en el que se represente, no slo la

interrelacin que pudiera existir entre los diferentes subprocesos del
proceso, sino que sera conveniente descender hasta la
identificacin de las actividades englobadas dentro de cada proceso.

c) Los indicadores para la evaluacin del proceso: sin lugar a dudas lo

ms complejo.

4.9.1.4 Herramientas para la sistematizacin de los procesos

El objetivo que se persigue con la sistematizacin de un proceso es muy
distinto a la planificacin. Debido a que antes se pretenda tener una visin
global del proceso, enfatizando el anlisis en la adecuada definicin de
atinados indicadores que permitan evaluar eficazmente el proceso, ahora se
persigue conocer el detalle.

Por lo que en esta etapa se debe desmenuzar todas las dificultades que
pudiera haber en la ejecucin de las diferentes actividades que lo componen,
a fin de establecer unas lneas metodolgicas que permitan garantizar su
repeticin uniforme. Para ello emplearemos como herramienta los manuales
de procedimiento.

4.9.1.5 Implantacin de los procesos

Una vez planificados y definidos los procesos deber iniciarse la parte ms
compleja del proyecto: su implantacin; su puesta en prctica por parte de los
diferentes colaboradores del rea docente y no docente.

62
Implantar de manera adecuada el sistema y organizacin por procesos
desarrollado no es tarea sencilla, y en ella influyen innumerables factores que
se debe tener en cuenta:
a) Es prioritario el compromiso por parte de la alta direccin de la
facultad. Si sta no es la primera en iniciar la implantacin de los
diferentes procesos, las probabilidades de xito pueden disminuir
de manera alarmante.

b) Se aconseja una implantacin con mucho orden, esto es, que se

vaya implicando a los diferentes estamentos de la facultad con
mucha seguridad y a su debido tiempo.

4.9.1.6 Medicin y mejora de los procesos

La medicin de un proceso sea cual sea la podemos abordar del siguiente
modo:

PROCESO

Figura N13: Indicadores para medir un proceso

Fuente: Propia

a) Indicador (subjetivo) de satisfaccin del cliente: Este tipo de

indicadores generalmente son calculados mediante una encuesta
estructurada de preguntas tabuladas adecuadamente.

63
 b) Indicador (objetivo) de rendimiento o resultado del proceso: Estos
indicadores generalmente se obtienen mediante recuentos u otro
tipo de clculos numricos con base objetiva.

c) Indicador (objetivo) de control del proceso: son los indicadores que

controlan el desarrollo de la secuencia de actividades que
componen el proceso, y para su control se establecen medidas que
indican: cantidad, cumplimiento o conformidad y capacidad.

d) En la propuesta de mejora, implica la bsqueda de soluciones y

acciones de perfeccionamiento de los procesos, ya sea mediante
una mejora o rediseo del mismo. Para despus documentarlos.

4.9.2 Utilidad del modelo de gestin de negocios

Este modelo de gestin por procesos le ser de gran utilidad a:
a. El personal administrativo, porque les permitir contar con un
documento que contiene informacin detallada, ordenada e integral
referente a los procesos que ejecuta la facultad, lo que les permitir
mejorar su desempeo.

b. Adems de facilitarles las labores de auditora y control interno.

Tambin les sirve para transferir informacin cuando se presenten
cambios, de esta manera se registra y transmite sin distorsin el
conocimiento. Asimismo ofrece una base para el anlisis posterior del
trabajo y el mejoramiento de los procesos.

c. A los alumnos y egresados, porque a travs de los flujos de trabajo de

los procesos podrn conocer exactamente las actividades que deben
hacer, hacia quien se deben dirigir y cuando deben hacerlas.

d. A todas las unidades acadmicas de la facultad, porque les servir

como modelo piloto para emprender un enfoque basado en procesos.

64
 ORGANIZACIN ENFOCADA EN PROCESOS
El procesos es el problema
Impulsar el trabajo en equipo
Evaluar el desempeo del proceso
Cambiar el proceso
Siempre se puede manejar el proceso
Eliminar barras estructurales
Desarrollas las habilidades y destrezas del
personal
Tener en claro los lmites del proceso
Cual fue el error en el proceso?
Impulsar logros colectivos
Tener orientacin hacia la satisfaccin del
cliente
ORGANIZACIN SIN ENFOQUE EN
PROCESOS
El personal es el problema
Hacer slo mi trabajo
Evaluar a la persona como tal
Tratar de cambiar al personal
Siempre se puede encontrar un mejor
empleado
Motivar a las personas
Controlar a las personas
No confiar en nadie
Cual fue el error en el proceso?
Quien cometi el error?
Evaluar logros individuales
Tener orientacin hacia la orientacin del
jefe

Figura N14: Ventajas y desventajas para una gestin por procesos

Fuente: Propia

65
 CAPTULO V
ACTIVIDADES DESARROLLADAS PARA LA PROPUESTA DE
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

5.1 Resumen
La creciente penetracin de las tecnologas de la informacin en las empresas
ha elevado sustancialmente el volumen de documentacin creada y
transmitida por medios electrnicos entre los diversos agentes en una
organizacin.

Actualmente la tendencia mundial es la utilizacin de sistemas de control de

documentos para el manejo automatizado de la informacin. Este cambio de
mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrecen una oficina
automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad,
eficiencia y ahorro. Adems se corre el riesgo de perder, o de poder quedar
inaccesibles, documentos de gran valor para las organizaciones. Tambin es
frecuente que documentos de importancia fundamental se destruyan
inadvertidamente o se mezclen con una amalgama de otra informacin sin
importancia, perdindose su rastro por completo.

Cuando una organizacin crece y aumenta significativamente la produccin

de documentacin electrnica, esta documentacin empieza a diseminarse
por diversos ordenadores, haciendo su control y acceso cada vez ms difcil.
Esta situacin exige la creacin de mecanismos de control que aseguren que
la informacin es accesible a todos aquellos que la necesitan.
Los sistemas de control de documentos son mucho ms que sistemas de
localizacin de archivos, ya que tienen una capacidad para realizar la gestin
de cada documento durante todo su vida til, permitiendo realizar su
reclasificacin en funcin de las modificaciones en su valor para la actividad
de la organizacin.

La finalidad de realizar el sistema de control de documentos es brindar una

solucin a las necesidades de informacin que necesita la Facultad de
Odontologa de la USMP. Los principales objetos del proyecto en mencin

66
fueron realizar el diagrama de casos de uso, diseo lgico y fsico del sistema,
as como tambin disear las interfaces del futuro sistema que la Facultad de
Odontologa necesita para mejorar en la eficiencia y eficacia de sus procesos
del negocio. El proyecto de desarrollo de un sistema de control de
documentos realizado corresponde a una investigacin de tipo proyectiva,
tomndose como referencia, las entrevistas aplicadas al personal y otros
trabajos de investigacin que han abordado el mismo tema.

5.2 Planteamiento del problema

Actualmente la facultad no cuenta con un sistema de control de documentos
en el que se pueda registrar, procesar y consultar la informacin. El control de
los documentos actualmente se realiza con un cuaderno de cargo, y cada
unidad organizativa se encarga de guardar los documentos en files, lo cual
trae las siguientes consecuencias:
a) La confusin entre diferentes versiones del mismo documento,
ocasionada por la existencia de mltiples copias todas diferentes del
documento final.

b) La destruccin o prdida de documentos que deben mantenerse, al no

existir un almacenamiento centralizado y el autor no tiene conocimiento
del tiempo de retencin legal de ese documento.

c) Autenticidad cuestionable, debida a la manipulacin electrnica del

texto sin dejar rastro.

d) Prdida de accesibilidad por cambios tecnolgicos, ya que las

modificaciones en el software, en el hardware o en los medios utilizados
pueden hacer que los ficheros queden inaccesibles.

Estas consecuencias representan un gran desafo para la elaboracin del

proyecto de desarrollo de un sistema de control de documentos con la
finalidad de hacer fluir la informacin rpidamente entre el personal
colaborador, docentes y alumnos de la Facultad de Odontologa.

67
 Informacin como
activo para la
organizacin y/o
institucin

Gran cantidad de El Problema

documentos
institucionales que se
genera en la Facultad

No permite obtener estadsticos con

respecto a la cantidad de documentos
Registro y control institucionales realizados por la Facultad.
mediante cuadernos No permite un registro de forma integrada
de cargos y/o Excel Existe mucha dificultad en la bsqueda de
los documentos institucionales.

Figura N15: Problema que ocurre al no contar con un Sistema de Control de Documentos
Fuente: Propia

5.3 Objetivos

5.3.1 Objetivo general

Garantizar una adecuada gestin de los documentos institucionales de la
Facultad de Odontologa mediante el desarrollo de un sistema de control de
documentos.

5.3.2. Objetivo especficos

a) Centralizar el control de los documentos
b) Reducir el tiempo en la bsqueda de algn documento que se desee
encontrar.
c) Administrar y conservar los documentos institucionales
d) Permitir obtener estadsticos con respecto a la cantidad de
documentos institucionales que cuenta la facultad.
e) Desarrollar la Interfaz del sistema de control de documentos
f) Plantear el diseo lgico y fsico del sistema.

68
5.4 Alcance
La propuesta del desarrollo del proyecto optimizar el proceso de control de
documentos que la facultad cuenta actualmente, el cual podr ser utilizado por
todo el personal colaborador, adems de utilizado en ocasiones por los
docentes y alumnos, el cual podrn acceder a travs de la pgina web de la
facultad. Este sistema permitir su registro, consulta, bsqueda y modificacin
de forma automatizada las mismas que estarn orientadas a ser soporte de
los objetivos estratgicos y facilitar la efectividad de los procesos claves de la
Facultad de Odontologa.

5.5 Marco metodolgico

Esta propuesta de desarrollo de un sistema de control de documentos se
clasifica dentro de las investigaciones de tipo proyectivas, pues pretende
proponer una alternativa de solucin hacia la problemtica que se presenta en
la Facultad de Odontologa con los diferentes documentos que se maneja.
Asimismo se indica que la propuesta estara accesible para todos los
colaboradores, y en algunas ocasiones para los docentes y estudiantes en
general, a travs de la pgina web de la facultad, encontrndose dentro del
sitio web de la Universidad de San Martn de Porres.

5.6 Metodologa utilizada

La metodologa utilizada para la propuesta de desarrollo de un sistema de
control de documentos en la Facultad de Odontologa de la USMP, sera la
del proceso unificado de desarrollo de software ms conocido como RUP.

El proceso unificado de rational resumido como RUP es un proceso de

desarrollo de software y junto con el lenguaje unificado de modelado UML,
constituye la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis,
implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos.

Como se sabe, RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos,

sino un conjunto de metodologas adaptables al contexto y necesidades de
cada organizacin.

69
En la figura se puede observar que RUP propone un ciclo de vida que es
iterativo el cual permite validar peridicamente que la aplicacin se est
desarrollando adecuadamente y en caso contrario permite detectar los puntos
donde se deben hacer correcciones o hacer cambios al diseo.

Eje horizontal Organizacin a lo largo del tiempo

Eje Vertical

Figura N16: Metodologa RUP

Fuente: http://metodologiadesoftware.blogspot.pe/

El proceso puede ser descrito en dos dimensiones o ejes:

a) Eje horizontal: Representa el tiempo y es considerado el eje de los
aspectos dinmicos del proceso. Indica las caractersticas del ciclo de
vida del proceso expresado en trminos de fases, iteraciones e hitos.
Se puede observar que en la figura anterior el RUP consta de cuatro
fases: inicio, elaboracin, construccin y transicin. Como se mencion
anteriormente cada fase se subdivide a la vez en iteraciones.

b) Eje vertical: Representa los aspectos estticos del proceso. Describe

el proceso en trminos de componentes de proceso, disciplinas, flujos
de trabajo, actividades, artefactos y roles.

5.6.1 Fase del ciclo de vida del RUP:

a) Fase de inicio: Esta fase tiene como propsito definir y acordar el
alcance del proyecto con los patrocinadores, identificar los riesgos
asociados al proyecto, proponer una visin muy general de la

70
 arquitectura de software y producir el plan de las fases y el de
iteraciones posteriores.

b) Fase de elaboracin: En la fase de elaboracin se seleccionan los

casos de uso que permiten definir la arquitectura base del sistema y se
desarrollaran en esta fase, se realiza la especificacin de los casos de
uso seleccionados y el primer anlisis del dominio del problema, se
disea la solucin preliminar.

c) Fase de construccin: El propsito de esta fase es completar la

funcionalidad del sistema, para ello se deben clarificar los
requerimientos pendientes, administrar los cambios de acuerdo a las
evaluaciones realizados por los usuarios y se realizan las mejoras para
el proyecto.

d) Fase de transicin: El propsito de esta fase es asegurar que el

software est disponible para los usuarios finales, ajustar los errores y
defectos encontrados en las pruebas de aceptacin, capacitar a los
usuarios y proveer el soporte tcnico necesario. Se debe verificar que
el producto cumpla con las especificaciones entregadas por las
personas involucradas en el proyecto.

5.7 Propuesta del modelo de casos de uso para la propuesta de

desarrollo de un sistema de control de documentos de la FO-USMP

5.7.1 Propuesta de modelo de casos de uso del negocio

Los diagramas de casos de uso documentan el comportamiento de un sistema
desde el punto de vista del usuario. Por lo tanto los casos de uso determinan
los requisitos funcionales del sistema, es decir, representan las funciones que
un sistema puede ejecutar. Su ventaja principal es la facilidad para
interpretarlos, lo que hace que sean especialmente tiles en la comunicacin
con el cliente.

71
Para nuestro sistema una vez realizado el levantamiento de informacin y
contando con los requerimientos funcionales de las distintas reas de la
facultad, se procedi a realizar la documentacin para el desarrollo del
software teniendo como fase principal el diagrama de casos de uso.

El diagrama de casos de uso del negocio fue desarrollado con la herramienta

Enterprise Architect 8 que es utilizada para crear los diagramas UML.

Los diagramas de casos de uso de negocio muestran cmo ser la interaccin

del sistema con los usuarios, en este caso con el empleado (personal
colaborador), docente y estudiantes.

Figura N17: Modelo de Casos de Uso del Negocio

Fuente: Propia

72
 5.7.2 Actores del negocio

Tabla N5 Actores del Negocio del sistema de control de documentos

Actores del Negocio

Nombre Descripcin

Es la persona que ingresa al sistema de control de

documentos. Cabe mencionar que existirn 3 usuarios que
podrn acceder al sistema, los cuales son los siguientes:

Empleado (personal colaborador de la Facultad)

Docente
Alumno

Fuente: Propia

Descripcin de los actores que utilizarn el sistema:

a) Empleado (Personal Colaborador)

El sistema tendr un administrador del sistema quien podr realizar
todo el mantenimiento necesario para controlar la gestin del usuario y
del documento.

El empleado (personal colaborador) tendr que acceder al sistema

mediante un usuario y contrasea, generado por el administrador del
sistema. Adems podr acceder al mdulo consulta para buscar el
documento requerido y poder imprimir segn los permisos
determinados por el administrador del sistema.

b) Docente
El Docente slo podr acceder al sistema para realizar: encuestas a
docentes, encuestas a grupo de inters y resultados de la encuesta.

73
 c) Alumno
El alumno slo podr acceder al sistema para realizar: encuestas a
docentes, encuestas a grupo a grupo de inters y resultados de la
encuesta.

5.7.3 Especificacin de casos de uso del negocio:

Tabla N6 Especificacin de Casos de Uso del Negocio del Sistema de Control de

Documentos
Lista de Casos de Uso del Negocio

Nombre Descripcin

Es el proceso donde el administrador del

sistema podr asignar el tipo de perfil para cada
Gestionar Usuario
uno de los usuarios que ingresar al sistema.

Es el proceso donde el administrador podr

gestionar los documentos que las
Gestionar dependencias enven para su ingreso al
Documento sistema.

Es el proceso donde el empleado (personal

colaborador) utilizar para poder consultar si un
Buscar Documento documento se encuentra en el sistema. El
empleado podr buscar y exportar el
documento segn los permisos asignados.

Es el proceso donde el docente, alumno y

empleado podrn usar, el sistema les permitir
Realizar Encuesta realizar encuestas necesarias para obtener
algn reporte que solicite el comit de
acreditacin y calidad de la facultad.

Fuente: Propia

5.8 Modelo del diseo del sistema:

Para el diseo del modelo lgico y fsico se realiz con la herramienta de
modelado erwin 3.5 que nos fue de mucha ayuda para la migracin y
construccin de las tablas en la base de datos enfocados en la plataforma
oracle 10g.

74
 5.8.1 Elaboracin del modelo lgico
Se incluye todas las clases que conformaran una clase persistente en el
modelo fsico, a travs de un diagrama de clases; donde se indican el tipo de
relacin que hay entre las mismas, la multiplicidad y atributos.

Figura N18: Modelo lgico

Fuente: Propia

5.8.2 Elaboracin del modelo fsico

Se elabora el modelo fsico a partir del modelo lgico, el cual contiene las
tablas que fueron consideradas como clases en el modelo lgico.

Figura N19: Modelo fsico

Fuente: Propia

75
5.9 Procesos para el desarrollo de un sistema de control de
Documentos

5.9.1 Proceso de recepcin de los documentos

a) Recepcin de documentos digitales
El administrador del sistema recepciona va correo electrnico a travs
de secretara de facultad, los documentos digitales de cada
dependencia para ingresarlos al sistema. Cabe mencionar que estos
documentos fueron revisados por decanato.

b) Recepcin de documentos fsicos

El administrador del sistema recepciona a travs de un oficio de
secretara de facultad, los documentos fsicos que cada dependencia
enva para el escaneo e ingreso al sistema. Cabe mencionar que estos
documentos fueron revisados por decanato.

c) Escaneo de documentos:
El administrador del sistema entrega al personal encargado los
documentos fsicos para el escaneo correspondiente.

5.9.2 Proceso de clasificacin por tipo de documento

Una vez que se tiene toda la documentacin en digital, el administrador del
sistema realiza la verificacin y clasificacin de los documentos. Cada
documento los ubica en carpetas diferentes segn su clasificacin.

5.9.3 Proceso de ingreso del documento al sistema:

El administrador ingresa los documentos al sistema segn el tipo de
documento. Cabe mencionar que todo el personal podr consultar e imprimir
los documentos segn nivel usuario asignado.

76
 5.9.4 Proceso de control de documentos:
El administrador podr monitorizar los movimientos de los documentos segn
los usuarios. Adems el administrador podr verificar y actualizar los
documentos que se tiene ingresado en el sistema.

5.10 Propuesta referente a la publicacin del sistema de control de

documentos en la pgina web de la facultad
El sistema podr ser publicado en la pgina web mediante:
a) Cliente remoto Cute FTP sobre una direccin IP, con permiso de
acceso desde la Facultad de Odontologa hacia el rea de servicios de
tecnologa de la informacin, donde se encuentra ubicado el servidor.
Dicho servidor tiene instalado el sistema operativo linux. El hosting se
encuentra en el servidor web de la Universidad de San Martn de Porres
y sobre el hosting se instalara un servidor de base de datos Mysql y
PHP y servidor web apache.

b) Servidor de aplicaciones: en este servidor se encuentran alojados las

aplicaciones que se muestran por browser y salen por puertos
especficos. En este sitio web se pondra a disposicin de los
colaboradores, docentes y estudiantes el sistema de control de
documentos.

5.11 Consideraciones generales

Los documentos vlidos son los que se consideran aprobados por el Decano
de la Facultad de Odontologa, que se encuentran en archivo digital y fsico.
Las dependencias deben actualizar sus documentos con un oficio dirigido al
administrador del sistema.

Los documentos como procedimientos, planes y formatos deben ser revisados

en forma peridica (mnimo una vez al ao) y en caso de ser necesarios
actualizarlos a fin de asegurar la continua adaptabilidad y cumplimiento con
los requisitos aplicables.

77
Todas las solicitudes de crear, modificar o eliminar documentos deben ser
diligenciadas por el decano de la facultad.

Cada vez que se expida una nueva normatividad o documento externo debe
enviarse a decanato para su aprobacin y envo al administrador del sistema.

5.12 Documentos que se podr consultar en el sistema de control de

documentos
a) El empleado (personal colaborador) podr consultar los siguientes
documentos:
Cdigo de tica
Estatuto social
Manual de calidad
Manual de organizacin y funciones (MOF) por dependencia
Manual de procesos y procedimientos (MAPRO) por
dependencia
Memoria institucional
Plan administracin curricular
Plan anual de funcionamiento
Plan curricular
Plan estratgico
Plan operativo
Presupuestos
Procedimiento de evaluacin docente
Reglamento de Evaluacin Acadmica
Reglamento de Movilidad
Reglamento de Organizacin y Funciones
Reglamento General de la USMP
Reglamento por dependencia
Resoluciones por dependencia
Supresin de Carreras
Encuestas (segn el tipo de usuario)
Encuestas a grupos de inters
Visualizar resultados

78
 b) El administrador del sistema realizar lo siguiente:
Creacin de usuarios (empleado, docente y alumno)
Gestin y/o mantenimiento de los usuarios
Gestin y/o mantenimiento de las personas
Gestin y/o mantenimiento de las dependencias
Gestin y/o mantenimiento de los documentos

5.13 Diseo de la interfaz del proyecto de desarrollo de un sistema de

control de documentos

5.13.1 Acceso del sistema

A travs del navegador web de la Facultad de Odontologa el usuario ya sea
el empleado (personal colaborador), docente y alumno podrn tener acceso
donde se le pedir ingresar su usuario (segn los permisos asignados) y
contrasea.

Figura N20: Acceso al sistema

Fuente: Propia

79
 5.13.2 Pantalla inicial del sistema
Una vez que ha ingresado al sistema, se mostrar la siguiente pantalla inicial.

Figura N21: Pantalla inicial del sistema

Fuente: Propia

5.13.3 Mantenimiento usuario

El administrador del sistema tendr la opcin de asignar un ID a cada usuario
y asignar el perfil de cada usuario. Entre los perfiles el administrador puede
asignar el perfil a un operador, supervisor, auditor, administrador, empleado,
docente y para el alumno. Aqu el administrador le asignar el usuario y
contrasea para cada usuario.

Figura N22: Mdulo mantenimiento usuario

Fuente: Propia

80
5.13.4 Mantenimiento persona
El administrador del sistema utilizar este mdulo para asignar el tipo de
persona (empleado, docente, alumno) quien utilizar el sistema, colocando
sus datos personales y asignndoles activo para que puedan utilizar el
sistema.

Figura N23: Mdulo mantenimiento persona

Fuente: Propia

5.13.5 Mantenimiento dependencia

El administrador del sistema asignar un ID a cada dependencia, adems de

asignarle el estado de activo a todas las dependencias que tengan
documentos para consultar.

Figura N24: Mdulo mantenimiento dependencia

Fuente: Propia

81
 5.13.6 Mantenimiento documento
El administrador del sistema ser el nico quien pueda agregar cada
documento segn el tipo de documento (manual, reglamentos, planes, etc.)
adems de cargar el archivo segn el tipo de archivo (pdf, word) y de asignarle
el estado de activo para que el personal colaborador pueda consultar.

Figura N25: Mdulo mantenimiento documento

Fuente: Propia

5.13.7 Consulta documentos

El empleado (personal colaborador) ser quien use este mdulo para poder
ver si el documento se encuentra en el sistema. Cabe mencionar que para
poder consultar cada usuario tendr asignado los permisos correspondientes
para poder slo visualizarlos, exportarlos y/o imprimirlos si fuera el caso.

Figura N26: Mdulo consulta documentos

Fuente: Propia

82
Figura N27: Mdulo consulta encuesta
Fuente: Propia

83
 CAPTULO VI
REFLEXIN CRTICA DE LA EXPERIENCIA

6.1 Participacin y aportes del graduando al proyecto

La participacin que realice en el proyecto fue muy importante para mi vida
profesional, ya que intervine en todos las fases de su desarrollo.
En el proyecto de elaborar el manual de organizacin y funciones y el manual
de procesos y procedimientos de la oficina de registros acadmicos, el cual
fue la base para el desarrollo del proyecto Elaboracin del Manual de
Organizacin y Funciones (MOF) y el Manual de Procesos y Procedimientos
(MAPRO) de cada rea funcional de la Facultad de Odontologa para una
gestin por procesos. Dicho proyecto se present al Decano de la Facultad de
Odontologa, el cual acept y aprob su ejecucin.

Mi participacin en el proyecto fue y es de manera activa, puesto que el equipo

de trabajo solo lo conforman dos personas, por lo tanto todas las etapas que
se ha basado el proyecto han sido y son beneficiosas para m como
profesional.

Asimismo he podido conocer mucho ms a fondo todos los procesos que tiene
cada rea funcional de la facultad, los cuales se ha podido observar que
muchos de los procesos se necesitan mejorar, el cual es uno de los proyectos
que se desea realizar ms adelante.
Adems fue interesante poder realizar el taller de sensibilizacin del MOF y
MAPRO, asimismo poder realizar la difusin del proyecto as como tambin
poder capacitar a los colaboradores de la facultad cuando ya contaban con
sus manuales de su rea.

El aporte principal que he podido realizar en el proyecto es poder brindar mi

apoyo profesional a mi centro de labores, como es la Facultad de Odontologa,
que siempre desea estar a la vanguardia y ser mucho ms competitivo en el
mercado. Adems es muy importante haber ayudado a la facultad a poder
contar con los documentos de gestin que son muy importantes para una

84
mejora continua, adems de ser primordial para muchas acreditaciones tanto
a nivel nacional como internacional.

Asimismo los aos de estudios en mi facultad de ingeniera de computacin y

sistemas de la Universidad de San Martn de Porres, lograron expandir mis
conocimientos para poder tener una mayor capacidad analtica, estar
preparado para aplicar todos los conocimientos adquiridos en las aulas de
clase, poder usar las herramientas y tecnologas de informacin y
solucionarlas ante cualquier problema.

6.2 Indicadores obtenidos en la implantacin del desarrollo del

proyecto del MOF y MAPRO

6.2.1 Indicadores obtenidos antes de la implantacin del MOF y

MAPRO
a) Referente al conocimiento del manual de organizacin y funciones
MOF

Tabla N7 Indicador del MOF antes de la implantacin

ITEM CANTIDAD CANTIDAD %

SI 86 90%
NO 10 10%
TOTAL 96 100%

Fuente: Propia

b) Referente a la utilizacin del manual de organizacin y funciones.

Tabla N8 Indicador de la utilizacin del MOF antes de la implantacin

ITEM CANTIDAD CANTIDAD %

SI 0 0%
NO 96 100%
TOTAL 96 100%

Fuente: Propia

85
c) Referente al conocimiento del manual de procesos y procedimientos
MAPRO
Tabla N9 Indicador del MAPRO antes de la implantacin

ITEM CANTIDAD CANTIDAD %

SI 38 40%
NO 58 60%
TOTAL 96 100%

Fuente: Propia

d) Referente a la utilizacin del manual de procesos y procedimientos

MAPRO

Tabla N10 Indicador de la utilizacin del MAPRO antes de la implantacin

ITEM CANTIDAD CANTIDAD %

SI 0 0%
NO 96 100%
TOTAL 96 100%

Fuente: Propia

6.2.2 Indicadores obtenidos despus de la implantacin del MOF

y MAPRO
a) Referente a la utilizacin del manual de organizacin y funciones por
parte del colaborador.

Tabla N11 Indicador de la utilizacin del MOF despus de la implantacin

ITEM CANTIDAD CANTIDAD %

SI 45 75%
NO 15 25%
TOTAL 60 100%

Fuente: Propia

86
 b) Referente a la utilizacin del manual de procesos y procedimientos
debe realizar el colaborador para realizar sus procesos.

Tabla N12 Indicador de la utilizacin del MAPRO despus de la implantacin

ITEM CANTIDAD CANTIDAD %

SI 50 83%
NO 10 17%
TOTAL 60 100%

Fuente: Propia

Nota: 60 es el total de colaboradores que ya cuentan con su manual de

organizacin y funciones MOF y manual de procesos y procedimientos
MAPRO

87
 CONCLUSIONES

Primera: El manual de organizaciones y funciones de cada rea funcional

permitir a la facultad emprender tareas de simplificacin de trabajo
como anlisis de tiempo y delegacin de autoridad a todo el
personal colaborador.

Segunda: El manual de procesos y procedimientos de cada rea funcional

permitir al personal colaborador conocer la informacin necesaria
para realizar las actividades que se les encomienda y lograr as la
uniformidad en los procedimientos de trabajo, eficiencia y calidad
esperada en los servicios.

Tercera: Al contar con los manuales MOF y MAPRO la Facultad de

Odontologa estara adaptndose a una organizacin diferente a la
clsica organizacin funcional, en el que prima la visin del cliente
sobre las actividades de la institucin. En tal sentido, la facultad al
tener sus procesos documentados se adaptara a gestionar la
Facultad travs de sus procesos; consiguiendo magnficos ndices
de calidad, productividad y excelencia.

Cuarta: En cuando a la propuesta de desarrollo del sistema de control de

documentos, este permitira a todos los colaboradores tener acceso
inmediato a los documentos institucionales creados por la facultad
y/o universidad sin correr el riesgo de perder o que queden
inaccesibles para la facultad.

88
 RECOMENDACIONES

Primera: Las autoridades respectivas de la Facultad de Odontologa deben

comprometerse a la actualizacin continua del manual de
organizacin y funciones as como el manual de procesos y
procedimientos, con la finalidad de que estos manuales sean
funcionales para el personal colaborador que ingresa
continuamente a trabajar a la facultad.

Segunda: Para mejorar continuamente la gestin por procesos que la

Facultad de Odontologa se encuentra adaptndose, las reas
funcionales tienen el compromiso y la obligacin de analizar sus
procesos y procedimientos constantemente con la finalidad de para
verificar que actividades no tienen valor optimo y de esta manera
realizar una mejora en el proceso o los procesos.

Tercera: Los jefes de cada rea funcional de la facultad deben ser partcipes
directos en la difusin de los manuales a todo el personal
colaborador.

Cuarta: En cuanto al sistema de control de documentos, cada colaborador

deber contar con diferentes permisos para su utilizacin deseada,
con la finalidad de proteger los documentos institucionales que son
de mucha importancia para la facultad. Asimismo el administrador
del sistema deber encargarse de monitorear el sistema con el
propsito de conocer las veces que ingresa cada rea funcional de
la facultad.

89
 FUENTES DE INFORMACIN

Agudelo I, (2007). Gestin por Procesos. Editorial instituto colombiano de

normas tcnicas y certificacin icontec.

lvarez M. (1996). Manual para elaborar manuales de polticas y

procedimientos.Mxico: Editorial Panorama S.A. 141p.

Arellano I, (2009). Flujogramas.

BLOGSPOT (2007). Manual de organizacin y funciones. Recuperado de:

http://recursoshumanosperu.blogspot.pe/2007/09/manual-de-
organizacin-y-funciones.html

Cesar C. (2009). Como implementar un Sistema de Gestin de Calidad en su

Empresa; procesos relacionados con el cliente.

Giovanny E. (2001) Manuales de procedimientos y su aplicacin dentro del

control interno.

Goi Z. (2007). El cambio sin personas. La Direccin de los Procesos de

cambio. Ediciones Daz de santos.

Isil Tech (2012). Gestin de Proyectos con Microsoft Project Profesional. Lima,
Per: San Ignacio de Loyola

MEF (2012). Manual de Procedimientos. Recuperado de:

https://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=arti
cle&id=2344%3Amanuales-de-procedimientos-
mapros&catid=250%3Aplaneamiento-organizacion&lang=es

Plasencia J.A. (2007). Gestin por Procesos.

90
PUCP (2010). La importancia del Manual de Organizacin y Funciones.
Recuperado de: http://blog.pucp.edu.pe/item/95532/la-
importancia-del-manual-de-organizacion-y-funciones.

WIKIPEDIA (2016). Gestin de Procesos de Negocio. Recuperado de:

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_ne
gocio.

WIKIPEDIA (2012). Circulo de Deming. Recuperado de:

https://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_Deming

91
ANEXOS

92
 ANEXO 1

CERTIFICACIN LABORAL
 ANEXO 2

CERTIFICACIN ACADMICA
 ANEXO 3

EJEMPLO DEL MOF Y MAPRO