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Los diversos mtodos de cobros y pagos mediante los cuales una empresa mejora la
eficiencia de la administracin de su efectivo constituyen dos caras de la misma
moneda.
La idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea
posible y diferir lo ms posible el pago de las cuentas por pagar, manteniendo al mismo
tiempo la imagen de crdito de la empresa con los proveedores.
Hay tcnicas para acelerar los cobros y controlar en forma estrecha los pagos.
Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos ms importantes de una
empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesin de crdito,
la gran importancia que para la administracin tiene su buen manejo y control en las
decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas
y a la generacin de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la
empresa. Para todos los fines de la gerencia de crdito se deben considerar dos
elementos bsicos:
El concepto de cuentas por cobrar puede ser establecido desde los siguientes puntos
de vista:
Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por las ventas a
crdito. Este concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por operaciones
comerciales; no obstante, existen cuentas por cobrar no procedentes de las
operaciones corrientes de un negocio y comnmente se le conoce como no
comerciales, estas ltimas son generadas por transacciones realizadas en las
siguientes modalidades:
Las cuentas por cobrar son el total de los crditos a corto plazo otorgados y an no
recuperados, y que representan un eficiente indicador de la gestin administrativa de un
negocio, o en su departamento de crdito en materia de crdito y cobranzas al hacerse
un anlisis de ellas. Un negocio se
ayuda mejor a s mismo cuando sirve mejor a su clientela, cuando comercia no slo en
vender sus productos y servicios, sino tambin en satisfacer los deseos y las
necesidades humanas. Ningn gerente de crditos puede servir bien a su negocio, a
menos que acte en forma igual con el pblico.
El concepto administrativo de las cuentas por cobrar destaca una importante actividad
dentro de la empresa que pone en relieve la necesidad de emprender estudios
profundos y cuidadosos, tendientes a lograr la mxima efectividad del proceso de
ventas a crdito. Asimismo, en la cobranza de los crditos otorgados en plazos
normalmente establecidos por la poltica crediticia de la firma.
Desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar constituyen fondos
comprometidos. Esto significa una ampliacin de los mismos en forma directa del
efectivo que debera percibirse de las ventas al crdito concedido para facilitar las
ventas y mejorar los beneficios. Esto a su vez afecta el flujo de caja de una empresa, en
vista de los efectos que tienen las polticas relativas de la concesin de crditos y a las
polticas de cobranzas en la rapidez conque entren los fondos a la firma. Asimismo,
tambin se afectarn los estados financieros presupuestados, tanto el estado de
ganancias y prdidas como el balance general debido a los efectos de las decisiones
que se tomen respecto a las ventas a crdito y a las prdidas por cuentas incobrables.
As, desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar, representan un
instrumento realmente importante en la funcin financiera de una empresa. De una
buena poltica de concesin de crdito y de un buen sistema de cobros, depender la
contribucin de las cuentas por cobrar a la provisin de fondos en las condiciones ms
ventajosas y a la maximizacin de las utilidades de la empresa.
Las cuentas por cobrar (el crdito) representan un elemento con efectos decisivos en
todos los tipos el cielo de negocios. Los negocios en sus actividades son entes
dinmicos que pasan por una serie de etapas o perodos en los cuales perodos de
prosperidad alternan con perodos de recesin. La confianza y voluntad para el
otorgamiento de crdito, monto y plazo de pago van a depender en gran parte de el
etapa en la cual se encuentre el negocio.
Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a travs de cuatro puntos de vista
diferentes dan una idea de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las
cuales las cuentas por cobrar desempean uno de los roles ms importantes, tanto en
el aspecto Contable, Administrativo y Financiero como el Econmico.
LA COBRANZA
DEFINICIN: Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por
concepto de la compra de un producto o el pago de algn servicio.
Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan cierta esta
frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado capital de trabajo ,
cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes , por lo tanto se considera la
labor de cobranza de gran importancia en la administracin
POLTICAS DE COBRANZA
Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar
sus cuentas una vez vencidas
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn determinados
por su poltica general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crdito,
concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente
pague sus cuentas en los trminos convenidos para asegurar as el margen de
beneficio previsto en la operacin. En materia de poltica de cobranza se pueden
distinguir tres tipos , las cuales son; polticas restrictivas, polticas liberales y polticas
racionales.
1. Polticas restrictivas.
2. Polticas Liberales.
Como oposicin a las polticas restrictivas, las polticas liberales tienden a ser
generosas, otorgan crditos considerando la competencia, no presionan enrgicamente
en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de
perodos para el pago de las cuentas. Este tipo de poltica trae como consecuencia un
aumento de las cuentas y efectos por cobrar as como tambin en las prdidas en
cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de poltica no estimula aumentos
compensadores en las ventas y utilidades.
3. Polticas racionales.
Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un
flujo normal de crdito y de cobranzas; se implementan con el propsito de que se
cumpla el objetivo de la administracin de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera
en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversin de la
empresa
Se conceden los crditos a plazos razonables segn las caractersticas de los clientes y
los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideracin los cobros a efectuarse
obteniendo un margen de beneficio razonable.
COBRANZA EFECTIVA
Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino tambin frente a la organizacin y/o
actividad que represente.
Los medios de pago son la herramienta que las empresas adoptan para transferir valor
monetario producto de una transaccin comercial a fin de logra el pago por algn bien,
servicio .
Las empresas comerciales deben ofrecer mas de un sistema de pago con el fin de
ampliar las posibilidades de recuperacin de cartera
EL CHEQUE
TRANSFERENCIA BANCARIA
Modo de mover dinero de una cuenta bancaria a otra. Es una manera de traspasar
fondos entre cuentas bancarias sin sacar fsicamente el dinero
TARJETA DE CRDITO
Es emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la persona a cuyo favor es
emitida, utilizarla como medio de pago en los negocios adheridos al sistema, mediante
su firma y la exhibicin de la tarjeta. Es otra modalidad de financiacin, por lo tanto, el
usuario supone asumir la obligacin de devolver el importe dispuesto y de pagar los
intereses, comisiones bancarias y gastos pactados.
Algunas ventajas del pago electrnico es reducir el riesgo y ofrecer mejores servicios a
sus clientes, incrementar la eficiencia operativa y reducir los costos de transaccin. Los
medios de pago electrnicos por su flexibilidad, confiabilidad y conveniencia, le ha dado
una nueva dimensin al uso de algunos medios de pago tradicionales
Por lo tanto existen muchos factores relativos a las peculiaridades de cada deudor que
hay que tener en cuenta antes de iniciar el proceso de reclamacin.
Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta en el reclamo de deudas es el perfil
del deudor, puesto que no todos los deudores son iguales ni se les puede tratar de
forma indiscriminada. Cada deudor requiere un tratamiento diferenciado para conseguir
la recuperacin de la deuda, y es misin del responsable de cobros de averiguar
haciendo de investigador de morosos cual es la tipologa del deudor para decidir la
estrategia de recobro ms idnea a utilizar.
De entrada, para hacer un anlisis del deudor y averiguar su tipologa, simplemente hay
que plantearse 5 preguntas clave:
Del resultado de este anlisis el gestor de cobros puede averiguar, por ejemplo, si el
deudor est motivado en los siguientes aspectos:
El deudor tiene liquidez pero de momento no tiene intencin de pagar ya que tiene otras
prioridades o pretende financiarse a costa del proveedor (morosidad intencional).
El deudor no tiene actualmente liquidez para abonar la factura pero tiene voluntad de
hacer el pago en cuanto tenga disponible para poder hacerlo (morosidad fortuita y
transitoria).
El deudor tiene una mala organizacin interna pero tesorera suficiente para hacer el
pago (morosidad por incompetencia)
1. Los morosos intencionales; que pueden pagar pero no quieren Son los de mala fe, ya
que podran pagar puesto que tienen suficiente liquidez pero no quieren hacerlo: son los
caraduras que pretenden ganar dinero a costa de los proveedores. Se dividen en dos
subtipos:
Los que acaban pagando la deuda (tarde pero al final pagan). A este grupo pertenecen
todos los morosos intencionales, que retienen el pago algunos das para beneficiarse
de una financiacin gratuita a costa del proveedor.
Los morosos profesionales que no pagan nunca ( amenos que se les obligue ejerciendo
una coercin suficiente)
2 .Los deudores fortuitos, que quieren pagar pero no pueden En esta clase de deudores
estn incluidos todos los que son de buena fe pero no pueden saldar la deuda ya que
no tienen liquidez. Estos morosos pagaran si tuvieran medios para hacerlo. Los
deudores que estn en esta categora acaban pagando la deuda si se les concede el
tiempo suficiente y se les otorgan facilidades para reintegrar la cantidad adeudada.
3. Los deudores incompetentes y/o desorganizados que pueden pagar pero no saben lo
que tienen que pagar Son los que pueden pagar y no tienen mala voluntad, pero no
saben lo que tienen que pagar ya que su administracin es un desastre: son los
desorganizados, los incompetentes y los despistados.
4. Los deudores negligentes: Son los que no quieren saber lo que deben, no se
preocupan por la buena gestin de su negocio aunque sean conscientes de ello .
5. Los deudores circunstanciales, que pueden pagar pero no lo hacen porque hay un
litigio Son los que han bloqueado el pago voluntariamente porque hay una incidencia en
los productos o servicios suministrados, pero son de buena fe, y pagarn la deuda si el
proveedor les soluciona el litigio.
EL EJECUTIVO DE COBRANZA
2) Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin perder
al cliente.
Sus cualidades deben ser similares al ejecutivo del crdito, porque lo ms recomendado
es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza, debe tener
conocimientos de los crditos otorgados por la empresa.
Honestidad
Responsabilidad
Integridad
Creatividad
Iniciativa
Paciencia entre otros.
La cobranza puntual es vital para el xito de cualquier negocio que vende a crdito, es
por ello la importancia de la persona que ejerce esa funcin. Depende del cobrador que
las utilidades de la empresa retornen al capital para que la empresa obtenga sus
ganancias.
Funciones y responsabilidades
a) Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas.
i) Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen un
riesgo mayor del normal o aceptado.
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https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=10&cad=rja
&uact=8&ved=0ahUKEwiGlZrGxorNAhXCeCYKHRznBwEQFghYMAk&url=http%
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de%2520Cuentas%2520por%2520Cobrar.doc&usg=AFQjCNHR8yiKDIdct1fsWE
mEsr-pmLvl9w&sig2=p1IgNpHf2XUko7OGWiCTyw
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