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Tecnologia em Processos Gerenciais

informtica aplicada gesto

Introduo ao Excel 2010


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informtica aplicada
gesto
Introduo ao Excel 2010

Objetivos da Unidade de aprendizagem


Apresentar ao aluno o software de planilha de clculo e
sua utilidade na apresentao de tabelas de valores.

Competncias
Ao trmino da unidade o aluno ser capaz de desenvolver
planilhas com valores e frmulas utilizando a planilha de
clculo Excel 2010.

Habilidades
Elaborar, formatar, editar, planejar e imprimir planilhas
utilizando o Excel 2010.
APRESENTAO
Agora que voc j se ambientou com o Windows e j do-
mina o Word 2010. Vamos conhecer outro componente
da famlia Office, o Excel 2010. O Excel um software
que transforma planilhas em poderosos instrumentos
de manipulao de valores e textos. Nesta unidade ve-
remos os conceitos bsicos de uma planilha de clculo e
no final voc estar apto a construir planilhas no muito
sofisticadas, mas que, com certeza sero muito teis em
seu dia a dia.

PaRA COMEAR
Neste ponto do curso vamos conhecer mais uma fer-
ramenta de produtividade chamada planilha eletrnica
de clculo. Voc vai perceber que muitos dos recursos
e menus so muito parecidos com os apresentados no
editor de texto Word 2010.
Na origem da microinformtica um grande sucesso foi
o lanamento da planilha eletrnica de clculo chamada
Visicalc. Na poca foi uma revoluo na forma de se tra-
balhar com tabelas de nmeros. Nas planilhas manuais
quando um valor era alterado todos os outros valores
dependentes do valor alterado eram corrigidos manual-
mente, perdia-se muito tempo e a possibilidade de erros
era muito grande. Hoje as planilhas apresentam funcio-
nalidades que a tornam uma ferramenta fundamental
na apresentao e avaliao de dados. Quanto mais voc
conhecer o Excel mais vai ficar impressionado com o po-
der de manipulao de valores.
Figura 1.Planilha
do Excel.

Fundamentos
1. Introduo
O Excel 2010 uma planilha de clculo integrada ao Microsoft Office. En-
to, como voc j estudou o Word 2010 o uso do Excel ser familiar, pois
muitos menus, cones e comandos funcionam de modo muito parecido
em todos os programas do Office.

O Excel 2010 possibilita a anlise, o gerenciamento e o compartilhamento de informa-


es de mais formas do que nunca, ajudando voc a tomar decises melhores e mais
inteligentes. Novas ferramentas de anlise e de visualizao ajudam a controlar e a
realar importantes tendncias de dados. Na produo de relatrios financeiros ou no
gerenciamento de despesas pessoais, o Excel 2010 oferece mais eficincia e flexibilida-
de para que voc cumpra suas metas. (Microsoft. Recursos e benefcios do Excel 2010)

Ao abrir o Excel a interface abaixo apresentada, vamos agora conhecer


as partes desta interface:

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Figura 2.Tela
inicial do Excel.
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1. Menu arquivo;
2. Botes salvar, desfazer e repetir;
3. Personalizar a barra de ferramentas de Acesso Rpido;
4. Barra de ttulos;
5. Botes Minimizar, Maximizar e Fechar o Excel;
6. Botes Minimizar Faixa de Opes, Ajuda e Minimizar, Maximizar e
Fechar a pasta de trabalho atual;
7. Barras de Rolagem Vertical e Horizontal;
8. Endereo da clula atual e barra de frmulas (entrada e apresenta-
o do contedo da clula atual);
9. Expandir barra de frmulas;
10. Zoom;
11. Modos de visualizao da planilha;
12. Identificadores das colunas;
13. Criar nova planilha;
14. Planilhas da pasta de trabalho atual;
15. Modo da clula atual;
16. Navegao entre as planilhas;
17. Identificadores das linhas.

Agora que j conhecemos a interface do Excel, vamos discutir sobre al-


guns conceitos muito importantes para iniciar nossos trabalhos.

1.1. conceitos

Pasta de trabalho: um arquivo do Excel que comumente tem o


tipos xls (verso 2003 ou anterior) ou xlsx (verso 2007 ou 2010). A
pasta de trabalho pode conter vrias planilhas. Para abrir uma pasta
de trabalho voc pode usar o Explorer do Windows ou dentro do
prprio Excel no menuarquivo;

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Figura 3.cones de
pastas no Explorer

Figura 4.Pastas
usadas recentemente
no Excel

Planilhas: so como folhas quadriculadas que podem receber em


cada quadrcula nmeros, textos, frmulas ou grficos. Todas as pla-
nilhas so nomeadas inicialmente como Plan1, Plan2 e assim por
diante se voc quiser mudar o nome de uma planilha basta dar um
duplo clique no nome e escrever o nome desejado.;

Clula o encontro de uma linha com uma coluna, a unidade de


organizao do Excel. Os dados de uma planilha so inseridos em c-
lulas. Toda clula tem um endereo que formado pela identificao
da coluna (letras) seguida pela identificao da linha (nmeros). Na
figura 6, o endereo da clula atual B3 indicando coluna B linha 3.
Observe que a indicao da clula corrente feita por um retngulo
com linhas mais grossas que chamamos de cursor;

Figura 6.Clula
e seu contedo.

Linha uma sequncia de clulas na horizontal identificadas por


nmeros. Observe que na figura 7 o nmero 16.384 o nmero de
clulas da linha 6.

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Voc pode selecionar uma linha posicionando o ponteiro do mouse
no endereo da linha (o ponteiro mostrar uma seta apontando para
a direita) e clicando com o boto esquerdo;

Coluna uma sequncia de clulas na vertical identificadas por le-


tras. Observe que na figura 8 o nmero 1.048.576 o nmero de
clulas da coluna C.
Para selecionar uma coluna, posicione o ponteiro do mouse no en-
dereo da coluna (o ponteiro mostrar uma seta apontando para
baixo) e clique com o boto esquerdo do mouse;

Regio um agrupamento de clulas que pode conter uma ou mais


clulas e tem sempre a forma retangular. Quando selecionamos
uma regio o endereo e contedo apresentados so de onde se
iniciou a seleo no exemplo da figura 9, a clula B3. O endereo
da regio selecionada B2:E6.
Para selecionar uma regio posicione o ponteiro do mouse na pri-
meira clula, mantenha pressionado o boto esquerdo do mouse e
arraste at a ltima clula.

Figura 9.Regio
de uma planilha.

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dica
Sempre que voc selecionar uma regio so apresentadas
as seguintes informaes: Mdia, Contagem e Soma. Note
que a Contagem pelo nmero de clulas e que a Soma e a
Mdia usam apenas as clulas com valores numricos.

Como mover o cursor entre as clulas da planilha


Podemos efetuar o movimento de duas maneiras: com o mouse ou com
o teclado.

Com o mouse: voc pode rolar a planilha na horizontal ou vertical


com os ponteiros existentes nas barras de rolagem. Ao chegar ao
local desejado clique sobre a clula escolhida;
Com o teclado: voc pode usar as seguintes teclas:

Tabela 1.Atalhos tecla movimento


do teclado.
Uma clula abaixo

Uma clula acima

Uma clula direita

Uma clula esquerda


Home Clula na coluna A da linha atual
Ctrl + Home Clula A1
PgUp Uma tela acima na mesma coluna
PgDn Uma tela abaixo na mesma coluna
Ctrl + PgUp Uma tela esquerda na mesma linha
Ctrl + PgDn Uma tela direta na mesma linha

Ctrl + Primeira clula ocupada direita na mesma linha

Ctrl + Primeira clula ocupada esquerda na mesma linha

Ctrl +
Primeira clula ocupada acima na mesma coluna

Ctrl + Primeira clula ocupada abaixo na mesma coluna


ltima clula na regio ocupada ou
End seguido por prxima clula ocupada esquerda
Primeira clula na regio ocupada ou
End seguido por prxima clula ocupada direita
Clula na parte de cima da regio ocupada
End seguido por ou prxima clula ocupada acima
Clula na parte de baixo da regio ocupada
End seguido por ou prxima clula ocupada abaixo

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Apresentados os conceitos iniciais, vamos criar nosso primeiro exemplo
de planilha.

Figura 10.Exemplo
de planilha.

O exemplo da figura 10 apresenta um modelo de oramento domstico


que servir de apoio para discutirmos alguns recursos do Excel. Voc pode
mudar os valores, mas sugerimos que no mude a quantidade dos itens.

1. Posicione o cursor na clula A3 e digite a palavra Ano. Observe que


na barra de frmulas surgiram novos cones.

Figura 11.cones na
barra de frmulas.

O primeiro desconsidera a entrada; o segundo aceita a entrada e per-


manece na clula atual. Tecle enter. O cursor vai se posicionar na
clula A4.
2. V para a clula B3 e digite 2010 e tecle enter. Observe que, dentro
da clula, a palavra Ano ficou alinhada esquerda e o nmero 2010
ficou direita. Este padro de alinhamento do Excel.
3. Vamos agora colocar os meses. Posicione o cursor na clula B5, digi-
te Jan e tecle enter.
4. Preencha os nomes dos meses seguintes at dezembro.
5. Preencha os textos da coluna A iniciando na clula A6 com a palavra
Receitas. No se esquea de deixar as linhas em branco durante o
preenchimento.
6. Vamos salvar nossa Pasta de trabalho, Entrar no menu arquivo e
clicar no boto salvar ( ):

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Voc pode salvar a Pasta de trabalho do Excel na Biblioteca de
Documentos. Use o nome Oramento Domstico;
Voc deve ter notado que o Excel entra na opo Salvar Como
quando voc salva uma pasta pela primeira vez;
7. Agora preencha os valores das Receitas e Despesas. Deixe os valores
das linhas Total Rec, Total Desp, Saldo e Acumulado em branco;
8. No se esquea de salvar sua pasta de trabalho. Use o cone que
est na barra de Ferramentas de Acesso Rpido.
O menu Arquivo apresenta os mesmos botes exibidos do Word 2010.

Figura 12.Menu
Arquivo.
Salva a pasta corrente

Permite que voc salve a pasta de trabalho


alterando o nome ou o tipo do arquivo (tipo
xls Office 2003 ou anterior ou xlsx
Office 20072010)

Abre a caixa de dilogo com os arquivos


compatveis com o Excel.

Fecha a pasta corrente

ateno
O Excel vai emitir um alerta nas seguintes situaes:
O nome escolhido para o arquivo j existe, o arquivo ser
sobreposto;
Voc est fechando um arquivo modificado, voc pode
escolher salvar ou perder as modificaes ou ainda can-
celar a operao.

9. Ao terminar a digitao salve e feche a pasta de trabalho.

2. Imprimir uma planilha


Veja o arquivo Oramento Domstico.xlsx criado nos passos anteriores
desta unidade.
Voc pode usar uma das seguintes opes do Menu Arquivo:

Menu Arquivo boto Abrir: abre uma caixa de dilogo para bus-
car o arquivo desejado;
Menu Arquivo opo Recente: apresenta os arquivos usados re-
centemente.

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Figura 13.Opo
Recente.

No menu Arquivo vamos entrar na opo Imprimir.


A visualizao da impresso mostra que a planilha no foi colocada em
uma nica pgina. Faltam os meses de setembro, outubro, novembro e
dezembro.

Figura 14.
Visualizao de
impresso.

As configuraes para impresso podem ser modificadas usando as op-


es de configuraes.

Figura 15.Opo Define que ser impressa apenas


Imprimir. a planilha atual.
Permite definir o intervalo de pginas
que queremos imprimir.
Imprime todas as pginas de uma mesma
cpia juntas. Nesta mesma opo existe
a opo Desagrupado que imprimir as
pginas 1 de todas as cpias em seguida
as pginas 2 e assim por diante.
Indica a orientao da impresso
em relao ao papel.
Configura as margens de impresso.
Permite a impresso da planilha em
tamanho real ou ajust-la para uma pgina.

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Neste caso vamos observar duas solues e em seguida escolher uma
delas.
A opo selecionada ajustar para uma nica pgina.

Figura 16.Ajuste
de impresso.

O resultado a apresentao de todas as colunas, mas com um tamanho


menor dos caracteres. No caso de uma planilha com mais linhas e colunas
o resultado da impresso pode ficar ilegvel.

Figura 17.Ajuste
de impresso para
uma pgina.

Na segunda opo vamos usar a opo de Orientao Retrato/Paisagem.


O uso da orientao paisagem permite que a planilha seja impressa em
uma nica folha sem ajuste dos caracteres.

Figura 18.Impresso
com orientao
paisagem.

Neste caso podemos optar pela segunda alternativa.

3. Uso de frmulas no Excel introduo


Voc deve estar se perguntando sobre os valores apresentados nas linhas
de Total, de Saldo e Acumulado.

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Estes valores foram obtidos com o uso de frmulas. Vamos agora pre-
encher as linhas com valores calculados pelas frmulas.

1. Posicione o cursor na clula B9 ( importante que sua planilha esteja


igual ao exemplo apresentado).
2. Digite a frmula =B7+B8 e tecle enter. O resultado 3550 aparecer
na clula B9.

Agora vamos obter o total das despesas. Nas receitas foram apenas duas
parcelas para somar, agora nas despesas so oito parcelas e a frmula
seria =B12+B13+B14+B15+B16+B17+B18+B19 onde a probabilidade de
erro grande.
Voc pergunta ento: Qual a alternativa?
Vamos a ela!

1. Posicione o cursor na clula B20.


2. No menu Pgina Inicial clique no boto Auto Soma ( ).

O resultado apresentado ao lado indica que na clula B20 ser colocada a


soma dos valores das clulas da regio B12:B19.
Ao teclar enter o resultado da soma ser exibido na clula B20. O re-
sultado 3.366 obtido pela frmula =SOMA(B12:B19).

Figura 19.Frmula
de soma.

A palavra soma indica o uso de uma funo matemtica. O Excel possui um


grande nmero de funes. Este um assunto para as prximas unidades.
Agora vamos terminar o preenchimento dos valores das frmulas de
janeiro. O valor na linha Saldo obtido subtraindo-se o total das despe-
sas (B20) do total das receitas (B9). Posicione o cursor na clula B22 para
inserir a frmula.
Podemos escrever diretamente a frmula =B9-B20 na clula B22 ou
podemos construir a frmula.
Na construo da frmula vamos usar os seguintes passos:

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1. Digite o caractere =;
2. Movimente o cursor at a clula B9;
3. Digite o caractere -;
4. Movimente o cursor at a clula B20;
5. Tecle ENTER.

Figura 20.Frmula
de subtrao.

Os valores Acumulados so obtidos pelas frmulas: =B22 em janeiro e


=B24+C22 em fevereiro.
Obtenha os outros valores digitando as frmulas nas respectivas clulas.
Salve seu trabalho e feche a pasta Oramento Domstico.

conceito
As operaes aritmticas so indicadas por + (adio),
(subtrao), * multiplicao e / diviso. A prioridade en-
tre as operaes respeitada pelo Excel.
Use parnteses para alterar a ordem de prioridade!

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antena
parablica
Voc construiu uma planilha de oramento domstico
usando o Excel. O Excel uma poderosa ferramenta de
anlise de dados que auxilia os gestores em seu dia a
dia. A avaliao de projetos de produtos, da prestao
de servios, das tendncias de preos e assim por diante.
Na disciplina de Contabilidade voc vai encontrar mui-
tas tabelas de valores que podem ser construdas com o
uso do Excel, como por exemplo: Movimento Contbil,
Razo, Dirio entre outros.
Quando precisar criar tabelas de valores use o Excel e
obtenha resultados surpreendentes.

E agora, Jos?
Neste primeiro contato como Microsoft Excel 2010 foram
apresentados conceitos fundamentais para a criao de
uma planilha. A definio dos ttulos, valores e frmulas
em uma planilha parte importante no uso do Excel. Sal-
vamos nosso trabalho, abrimos para complement-lo e
imprimimos nossa planilha.
Podemos dizer que nossa planilha est sem graa, e
difcil de ser lida.
Este problema ns vamos aprender a resolver na
prxima unidade. A formatao dos dados de uma pla-
nilha um fator fundamental para a boa apresentao
de resultados obtidos. Ento bons estudos e at a prxi-
maunidade.

Atividades
Nessa unidade de aprendizagem, faremos uma intro-
duo ao software Excel. Vamos conceituar a estrutura
desse formato de arquivo e elaborar uma planilha para
praticar alguns princpios de edio. Esperamos que te-
nha sucesso nesse novo ciclo que vamos iniciar.
Glossrio
Clula: unidade de organizao de uma planilha endereos da clula inicial e da clula final
que possui endereo indicando qual a linha e separados por dois pontos.
coluna ela est, local onde so digitados os Frmula: contedo de uma clula que pode
valores, ttulos e frmulas. conter endereos de outras clulas, sinais
Regio: conjunto de clulas que formam um re- aritmticos e funes.
tngulo, seu endereo sempre vai conter os

REFERNCIAS
Microsoft. Recursos e benefcios do Ex- SILVA, M. G.. Informtica: terminologias bsi-
cel 2010. Disponvel em: <http://office. cas. So Paulo : Erica, 2007.
microsoft.com/pt-br/excel/recursos-e-
beneficios-do-excel-2010-HA101806958.
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