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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES

Carlos E. Fuentes Bolaos 1

Resumen

El artculo expone algunas tcnicas bsicas para la redaccin de informes,


los cuales son un medio de comunicacin importante. El pensamiento lgico,
la concatenacin de ideas que significa una exposicin clara y ordenada son
partes fundamentales de lo que este artculo abarca, con el propsito de
que sea una herramienta para el ejercicio de la redaccin. Fondo y forma de
los informes se conjugan para elaborar un mensaje comprensible. Se anotan
varios ejemplos de informes, sin pretender agotar las mltiples
posibilidades que en su tratamiento pudieran existir. Tambin se comentan
algunas tcnicas para la exposicin oral.

1. La estructura de un informe

Justificacin

La comunicacin en el caso de la administracin de las organizaciones es


muy importante para la consecucin de los objetivos. La comunicacin
organizacional se establece por diferentes vas, siendo una de ellas la
presentacin de informes de manera escrita y oral.

El informe como elemento de comunicacin, ha de poseer una serie de


caractersticas para que cumpla con su cometido primordial. Estas
caractersticas van desde su presentacin visual (ordenado y legible),
pasando por los elementos estructurales fundamentales como la lgica de
presentacin, la exposicin de ideas, la calidad de las fuentes mencionadas
y la combinacin e interpretacin de los datos.

El informe debe poseer al menos dos caractersticas esenciales: a) que las


personas a las que va dirigido lo lean porque es bueno y consistente; b)
que otras personas que no necesariamente sean especializadas en la materia
de la que trata el documento, lo puedan comprender sin mayores
dificultades.

Lo anterior puede lograrse si quien redacta el informe tiene claras las


ideas que va a expresar y ha fundamentado su posicin en marcos de
referencia que le den solidez a lo comunicado. Por supuesto que la claridad
en el desarrollo de las ideas pasa por la lgica de su exposicin.

El desarrollo de un informe ha de contar con un marco lgico de


investigacin que quede asentado en la validez de las ideas que se
expresan. El mtodo de exposicin de ideas se prueba por medio del criterio
de la objetividad, por lo cual es indispensable seguir un mtodo
expositivo, que d referencia de las tcnicas de trabajo empleadas, de los
indicadores y dems variables consideradas.

El informe debe hacer mencin precisa de las tcnicas utilizadas para la


recopilacin de los datos que lo sustentan y del procedimiento de trabajo
empleado. Por ejemplo, si se trata de un mtodo con base en entrevistas,
debe mencionarse el propsito de estas, la tcnica utilizada en su
elaboracin y el criterio de escogencia de los entrevistados. Dentro de ese
criterio de escogencia hay que indicar las caractersticas comunes de las
personas entrevistadas con respecto al tema o aquellos elementos que las
diferencian entre s. Si lo que incluye es un anlisis documental, tambin
el informe debe precisar el tipo de documento revisado, los elementos que
interesan estudiar y los periodos tomados en consideracin dentro del cual
se encuentran ubicados esos documentos.

Con base en lo anterior, la idea es que se necesita dejar constancia del


criterio de seleccin que priv para elegir el camino de la recopilacin de
la informacin que le da sustento al informe.

Conforme las tcnicas utilizadas para recopilar la informacin, el


contenido del informe debe indicar cmo es que se va a analizar el objeto
de estudio: si es que se van a comparar los datos, si se va a desarrollar
un anlisis de contenido, si se presentar una visin crtica de los
hallazgos o cualquier otro elemento que aclare la objetividad del tema
tratado.

Es un informe viable aquel que expone con claridad los elementos tomados en
consideracin para su desarrollo. Los informes evaluativos, a modo de
ejemplo, han de ser muy rigurosos con el mtodo, por cuanto toda evaluacin
implica un criterio. Todo criterio, por norma, debe ser objetivo. El
criterio subjetivo, es el que se fundamenta en juicios de valor, los cuales
no parten de la evidencia. El criterio objetivo, por el contrario, se basa
en la evidencia. La ciencia est basada en lo que tiene certeza, en lo que
es verificable. Repasar si todo criterio exteriorizado en el informe tiene
base en hechos verificables, es una tarea bsica para su consolidacin como
documento. Todo ello enlazado con la lgica de exposicin coherentemente
hilvanada.

1. La lgica de exposicin

Una manera de desarrollar las ideas es tener presente la lgica de


exposicin, tratando de delimitar dnde termina una idea e inicia otra, de
tal forma que no se opongan sino que se complementen.

Una idea es un pensamiento completo, debidamente diferenciado de otro. La


concatenacin de ideas determina un tipo de exposicin que transita por un
orden determinado.
Es posible que cuando no se tenga un objetivo claro de lo que se desea
expresar, las ideas fluyan sin mayor lgica, lo que lejos de transmitir un
mensaje claro, lo confunden. La sucesin de ideas sin orden lgico causa
distorsiones en la comunicacin.

Al redactar un informe la idea principal tiene que quedar claramente


expresada y fundamentada, segn el rea de la cual estemos tratando
(administrativa, jurdica, mdica, etc.). La fundamentacin, como se dijo,
parte de un referente documentado que le d solidez a lo que se expresa.

La exposicin de ideas obliga a desarrollar el pensamiento lgico. Sin


desarrollo del pensamiento lgico, es difcil establecer una comunicacin
clara en un escrito.

El pensamiento lgico obliga a ordenar las ideas, a expresar juicios con


suficientes criterios. Un juicio debe ser objetivo si de tcnica se trata;
de tal modo que no tienen cabida los juicios de valor. Los juicios de valor
nos inundan el pensamiento, bsicamente porque tenemos experiencia de vida;
pero en trminos tcnicos nuestra experiencia de vida es importante
expresarla a partir de datos verificables y no de generalizaciones. Toda
ciencia posee un conjunto de teoras y de referencias empricas a las
cuales se debe acudir para ampliar la propia visin del objeto de estudio.
Es lo que se denomina como marco de referencia o terico (marco jurdico,
teoras de salud pblica, teora administrativa, ciencias bsicas, etc)

Una tcnica previa a redactar un informe, es realizar un esquema general de


por dnde ha de discurrir el

pensamiento. Es un hecho que los esquemas ayudan, sean estos mentales o


grficos. Cuando se va a redactar un informe el dilogo interno es lo que
uno podra llamar el esquema mental (hacer, rehacer, deshacer...), y el
esquema grfico ayuda a ordenar lo que hemos de comunicar. El esquema
inicial puede variar, conforme se va desarrollando la lgica de exposicin.
"Si se prepara un buen plan general, la organizacin y redaccin de los
prrafos ser ms fcil, porque cada uno de estos tendr una concreta
relacin con las frases gua de dicho plan..." (I.F. Azofeifa, 54)

2. El marco de referencia

La indagacin previa a redactar un informe

Es necesario que todo informe est sustentado en un marco de referencia


especfico, sea este escrito (documental, bibliogrfico), o con base en lo
expresado por personas consultadas o por datos extrados de una realidad
que ha sido investigada mediante un mtodo y unas tcnicas suficientemente
confiables.
Para el xito en la indagacin previa, debe estar claramente especificado
el tema a tratar, pues este es la gua para conseguir la informacin
necesaria. Una vez que se tenga pensado el tratamiento que se le pudiera
dar al tema, se inicia la indagacin bibliogrfica o la consulta con
personas de experiencia que pudieran dar orientaciones valiosas. El marco
terico siempre se ha de referir al tema, sin divagar en otros aspectos que
no estn relacionados con l:

"Un buen marco terico no es aquel que contiene muchas pginas, sino el que
trata con profundidad nicamente los aspectos relacionados con el problema,
y vincula lgica y coherentemente los conceptos y proposiciones existentes
en estudios anteriores." (Hernndez Sampieri et al. 50)

Si bien en un informe no se va a realizar teora, es necesario contar con


un marco mnimo de referencias para fundamentar su presentacin. La
consulta terica o la revisin de cualquier otro documento relacionado con
el tema o el conocimiento de datos extrados con rigurosidad metdica,
ampla el horizonte de los conocimientos.

Esta es una etapa de reflexin y de ordenamiento de la informacin. Se


recurre a las anotaciones o fichas temticas para luego utilizarlas en el
momento de realizar el informe. Es recomendable que la revisin documental
se presente de manera organizada.

En cualquiera de nuestras disciplinas (abogaca, trabajo social, economa,


administracin, ciencias de la salud, etc...) existe un conjunto de
conocimientos que se deben tener como referencia en el momento de emitir un
juicio, un criterio o una opinin debidamente documentada. Este conjunto de
conocimientos se le denomina estado del arte o marco terico. Algunos
autores tambin denominan a esta fase como marco de referencia, el cual
consiste en el ejercicio de extraer, recopilar y ordenar informacin y
criterios relevantes, atinentes al problema de investigacin.

La opinin fundamentada se basa en ese conjunto de conocimientos y apoya


nuestro razonamiento en un determinado momento. Este apoyo debe quedar
consignado en el trabajo de tal manera que, sin perder la originalidad de
desarrollar un punto de vista propio, se reconozca el aporte de las
personas, instituciones, investigaciones previas, criterios y de toda
aquella fuente consultada.

Toda cita que se realice en forma textual debe quedar claramente consignada
en el escrito, de tal modo que el lector reconozca al autor de la idea, el
ttulo de la obra (documento, criterio, informe...) el lugar de la edicin,
la fecha y los nmeros de pgina de donde se obtuvo la cita. Las citas de
las fuentes tienen distintas formas de presentacin, pero en un mismo texto
deben guardar uniformidad.
Un paso a tener en cuenta es que las fuentes consultadas pueden ser
primarias, secundarias o terciarias. Las primarias son fuentes
fundamentadas en el dato original que le da explicacin a un determinado
hecho cientfico o social. Son las fuentes construidas con base en la
indagacin directa sobre el objeto de estudio. Las fuentes secundarias por
lo general son una referencia de las primarias o una interpretacin de
estas; es la referencia de algo que ya est indagado o del dato que se
consulta y que fuera elaborado por otra persona. Las terciarias son
aquellas agrupadas en folletos, catlogos, boletines de informacin u
opiniones de personas que tengan conocimiento de un hecho pero del cual no
fueron partcipes directas. Hasta donde sea posible, el informe ha de ser
sustentado en fuentes originales (primarias) lo cual es un indicador de que
la materia ha sido suficientemente investigada. Si se recurre a fuentes
bibliogrficas, estas deben responder a un criterio de seleccin
exhaustivo, tomando aquellas que contengan un fundamento calificado.

De Ecco, se anota lo siguiente:

"Una fuente puede ser de segunda mano por diversos motivos. Si quiero hacer
una tesis sobre los discursos parlamentarios de Palmiro Togliatti, los
discursos publicados por Unit sern fuentes de segunda mano. Nadie me
garantiza que el redactor no haya hecho cortes o cometido errores. Sern
fuentes de primera mano las actas parlamentarias. Si consigo encontrar el
texto escrito directamente de la mano de Togliatti, dispondr de una fuente
de primersima mano. Si quiero estudiar la declaracin de independencia de
los Estados Unidos, la nica fuente de primera mano es el documento
autntico." (Ecco, 76)2

3. La redaccin del informe

El proceso de redaccin

Con la indagacin previa realizada, se comienza a redactar el informe. Para


ello se deben considerar algunos aspectos de relevancia como son los
siguientes: todo informe debe contener un objetivo general y un determinado
nmero de objetivos especficos. Ellos deben ser redactados de tal manera
que al desarrollar el trabajo, no queden aspectos importantes sin tratar.

El objetivo general se refiere al propsito del tema que se informa o del


problema estudiado. Est constituido por el qu de la materia, el cmo se
trata y el para qu se trata. Es la gua que brinda los elementos bsicos,
de ah que debe ser slidamente fundamentado. Los objetivos especficos se
derivan del objetivo general; son guas esenciales para alcanzar lo
propuesto en aquel.

Lo deseable es que de los objetivos se puedan extraer algunos indicadores


de carcter verificable, con lo cual se evita el riesgo de las
generalizaciones en el momento de desarrollarlos.
4. La justificacin

Los informes tienen su origen en una necesidad (peticin, respuesta a un


problema, observacin...) De ah que se necesita redactar una justificacin
del porqu se est presentando. En la justificacin se incluye el propsito
(objetivo general) y los objetivos especficos. La justificacin contiene
el marco de referencia y las ideas de lo que se va a tratar en su
desarrollo. Este apartado es una referencia a lo que contiene el cuerpo del
trabajo, teniendo como norte atraer la atencin del destinatario y de
cualquier posible lector. Es el inicio de un pensamiento, y como tal, debe
ser lgico, congruente y sintcticamente bien elaborado. La concatenacin
de las ideas se construye desde el inicio. La concatenacin es sinnimo de
congruencia de pensamiento, de unin de partes y de sntesis. Es sinnimo
de conocimiento suficiente del uso de tiempos verbales, personas
gramaticales, periodos, datos, hechos y citas.

La justificacin es un esfuerzo para plantear, desde un inicio, los hechos


de modo claro y sencillo, sin perder por ello la rigurosidad tcnica que lo
respalda. Es una forma de crear una orientacin que gua al lector sobre el
propsito del informe y su pertinencia en tiempo y espacio.

5. El desarrollo

Realizada la justificacin, el informe contina con el desarrollo de los


objetivos planteados al inicio. En el desarrollo se deben tener en cuenta
los objetivos, para que el texto trate en extenso lo que dijo que iba a
tratar. Este apartado ha de ser congruente, lo cual significa que las ideas
se deben presentar debidamente concatenadas.

Una idea debe explicarse por s misma; no hay que dar nada por entendido.
La fundamentacin de cada idea es la base de una construccin slida del
mensaje. Cada prrafo ha de contener una idea desarrollada en forma lgica
y por tanto bien sustentada.

El desarrollo es la sucesin de ideas para llegar a un propsito


determinado. Es aqu en donde el dato verificable, la indagacin
bibliogrfica y con personas conocedoras del tema cobran relevancia, puesto
que forman parte de las fuentes que apoyan el criterio expresado.

Es necesario el ejercicio de la creatividad para no caer en redundancias,


juicios de valor, exposicin de datos sin mayores relaciones con el texto y
la falta de sntesis.

El desarrollo es el corpus del trabajo, de tal modo que dentro del texto
debe ser adecuadamente distribuido; en este sentido el esquema que se
elabor al inicio cobra relevancia como una gua para no dejar por fuera
elementos que pueden ser importantes.
Un desarrollo lgico permite una mayor identificacin por parte del lector
con la exposicin de las ideas presentadas en el texto.

La combinacin de hechos, la reelaboracin de ellos en forma de ideas y la


sntesis, son elementos consustanciales del desarrollo del informe. El uso
adecuado de las referencias, cuando se requieran, forma parte de un hilo
conductor de la exposicin.

Se puede haber recogido muchos datos, pero al momento de expresarlos y


combinarlos no se aprovechan al mximo, precisamente porque falla la
concatenacin o el pensamiento lgico para combinar, sintetizar e
interpretar. Muchas veces ante el cmulo de datos, quien debe
interpretarlos se obnubila, a pesar del esfuerzo que haya puesto para
recopilarlos. Ello suele suceder por la falta de un esquema lgico de
exposicin.

6. Las conclusiones

Las conclusiones deben estar ligadas con el propsito general y con el


objetivo u objetivos planteados. Las conclusiones constituyen la sntesis
ordenada de los hallazgos y expresan la calidad del anlisis realizado, por
su solidez y criterio expresado. El manejo de la informacin ha de ser lo
suficientemente completo, para que cada conclusin sea acertada.

Por la forma como ellas se exponen, las conclusiones reflejan hasta dnde
se ahond en el tema tratado. Son el criterio justificado con base en
hechos o datos analizados, lo cual las aleja de todo juicio de valor. El
criterio justificado es lo que le da el carcter de objetividad requerido y
la rigurosidad en la exposicin del pensamiento. La rigurosidad de
exposicin es la que se sustenta en una ilacin desde el principio.

No es tanto la cantidad de las conclusiones lo que le da validez a una


exposicin, sino la calidad de estas, la cual se mide por la lgica, la
coherencia y la claridad. De hecho, que la cantidad est determinada por
los objetivos planteados, a fin de que ningn objetivo se quede sin ser
tratado en este apartado del informe.

En esta parte se recogen las ideas planteadas en el desarrollo del trabajo.


Las conclusiones reflejan los hechos ms notorios que por tales deben ser
resaltados para fundamentar las recomendaciones que del trabajo se deriven.
Constituyen una posicin que se extrae del propio desarrollo del texto y su
esencia est en el anlisis que hasta ese momento se ha realizado con
respecto al objeto de estudio.

De las conclusiones, Armando Asti Vera anota:

"La conclusin debe proporcionar un resumen, sinttico pero completo, de la


argumentacin, las pruebas y los ejemplos (si se presentan) consignados en
las dos primeras partes del trabajo. Esta parte debe poseer las
caractersticas de lo que hemos llamado sntesis. En primer lugar, la
conclusin debe relacionar las diversas partes de la argumentacin, unir
las ideas desarrolladas. Es por esto que se ha dicho que, en cierto
sentido, la conclusin es un regreso a la introduccin: se cierra sobre el
comienzo(...) Queda as en el lector la impresin de estar ante un sistema
armnico, concluso en s mismo". (A. Asti V. 170)

7. Las recomendaciones

Las recomendaciones se desprenden directamente de las conclusiones. Van de


la mano del criterio informado, el cual es producto del anlisis de la
situacin estudiada. Deben conservar su carcter de objetividad y estar
basadas en los principios de pertinencia y viabilidad. Estas se derivan del
anlisis de los hallazgos y estn ligadas con el corpus general del
trabajo.

Son recomendaciones pertinentes si se fundamentan en hechos objetivos y por


tanto verificables. El carcter de pertinente es el que les da solidez. La
viabilidad se basa en razones de oportunidad de llevarlas a cabo en tiempo,
espacio, recursos a invertir, legalidad y otras de similar naturaleza.

La redaccin de una recomendacin debe contener al menos el para qu se


recomienda y las personas u organismos responsables de llevar adelante lo
que en ella se propone. Ello quiere decir que, en su carcter de
especificidad en el planteamiento, se tienen presentes las distintas
posibilidades y la forma de ejecutar lo especificado.. .

Al plantear una recomendacin se debe dominar la totalidad de los elementos


implcitos o explcitos en ella, de tal modo que claramente han de
exponerse los criterios que la sustentan, de tal forma que quien redacta
muestra conocer los alcances de estos. En caso de no ser expuestos con
grado de detalle, se deben acotar aquellos componentes que deben tenerse en
cuenta para llegar a cumplir con determinada recomendacin, con indicacin
de las fases que se deben agotar para llegar a lo propuesto (recursos,
personas responsables, tiempos, estrategias de trabajo, etc)

Las recomendaciones no deben quedar en el espacio de los deseos o en el de


la imaginacin de quien las realiza. Por lo tanto, al igual que en las
tcnicas metodolgicas, deben sobresalir hechos que se pueden medir de
alguna forma, o razonablemente alcanzables.

Las recomendaciones, por lo general, constituyen la parte final de un


informe y ellas son el reflejo de la profundidad del anlisis y del
tratamiento y enlace que se hizo de la informacin. Estas no son la salida
fcil para terminar un asunto, sino que son un cierre sustentado en la sana
crtica y en las evidencias.
El acto de recomendar se realiza con objetividad, tal y como se ha de haber
iniciado el planteamiento y el anlisis del problema. Las recomendaciones
que no se basan en la evidencia, lo que llegan a formar es un listado de
propsitos sin mayores fundamentos que el ejercicio de hechos que, en
apariencia fueran extrados del sentido comn, carecen de fuerza.

Una recomendacin implica una situacin seria, que puede afectar a terceras
personas o la eficiencia de un proceso. Estar seguro de lo que se
recomienda dentro del plano de lo verificable y razonablemente aceptado, es
una responsabilidad que se funda en la rigurosidad del planteamiento. Sin
rigurosidad metodolgica se llega a criterios que son fcilmente rebatibles
o que no producen mayor impacto. Una recomendacin mal planteada, puede dar
al traste con una buena idea. Hay que tener presente la consecuencia del
error, especialmente cuando ello puede afectar a personas o intereses de
terceros.

Recomendaciones sustentadas en la sana crtica, en la lgica del


pensamiento y en el anlisis objetivo de los hechos, refuerzan la seriedad
de todo informe.

Concluimos esta fase con lo dicho por J. Hessen: "Pero no es suficiente que
un conocimiento sea verdadero; es necesario que podamos adquirir la certeza
de que sea verdadero." (J. Hessen, 27). Las recomendaciones como las ideas
planteadas en el texto, deben ser fundamentadas, probadas, mediante una
aprehensin mental del objeto estudiado.

8. La redaccin final

El orden lgico se refiere a la concatenacin de cada una de las partes


componentes del documento y a la claridad de exposicin en el momento de
desarrollar el pensamiento. Dentro de ese orden lgico intervienen la
existencia de subttulos o apartados dentro de su exposicin, los cuales
corresponden a la idea general o tema especfico tratado.

La coherencia, como parte fundamental de ese orden lgico, se basa en que


haya consistencia en lo escrito. La consistencia inicia por la propiedad en
el uso de los vocablos o expresiones, especialmente cuando se refiere a
alguna rama especializada del conocimiento o del quehacer laboral. Es
consistente cuando las citas corresponden y refuerzan el propio pensamiento
o tesis planteada. Las citas nunca deben suplantar el punto de vista de
quien redacta, sino que son el refuerzo de la exposicin de una idea.

Tambin adquiere grado de consistencia cuando la sintaxis est bien


empleada. Se requiere cuidar los giros idiomticos como el uso adecuado de
los tiempos y las personas gramaticales; as como la construccin de las
oraciones y la de los prrafos. La comunicacin escrita es fondo y forma y
el uno y la otra se complementan.
Un informe guarda el orden lgico iniciando por la estructura de sus
apartados, la lgica de la exposicin, el uso de fuentes y su combinacin,
el desarrollo del pensamiento, el mtodo en que se basa, la sintaxis
apropiada y la bibliografa consultada y citada.

II. Diversos tipos de redaccin

La redaccin es muy personal; depende de la habilidad de quien redacte. Sin


embargo podemos distinguir informes, ms por su forma de redaccin, como
por su contenido. El contenido del informe est caracterizado por la
materia de la cual trata: un informe de Auditora, difiere de un informe de
Jurdicos. Un informe de Trabajo Social difiere de uno de Ingeniera. Qu
es lo que diferencia a uno del otro?

Podra decirse que una diferencia esencial es el lenguaje de cada una de


esas materias del quehacer profesional. Cada disciplina tiene un lenguaje
determinado, una jerga, que la diferencia de otra. El profesional de una
determinada disciplina emplea trminos y estructuras propias del lenguaje
de su especialidad. En el lenguaje hablado, este uso de trminos
especficos hace que, aunque sepamos que se est hablando el idioma
espaol, no nos podamos involucrar ntegramente en una conversacin. Los
giros tcnicos son trminos especializados para especialistas en la materia
y eso est bien, por cuanto cada disciplina tiene un cuerpo especfico de
conocimientos que se ampara y que se comunica precisamente en un lenguaje
propio.

Por eso cuando nos enfrentamos a un escrito jurdico, sabemos que es de


esta rama del conocimiento, porque quien lo presenta lo hace a partir de
una serie de conocimientos acumulados que se expresan mediante una serie de
giros tcnicos especializados. Estos escritos estn conformados por
doctrina jurdica en la cual se basa el acto de comunicacin. Es comn ver
en ellos anlisis de leyes, convenios, tratados, jurisprudencia, filosofa
del derecho y temas de similar naturaleza, para desarrollar el pensamiento
de quien hace la exposicin escrita. La fundamentacin de ideas para
desarrollar una tesis, es la base esencial de este tipo de escritos, como
lo es para cualquier otro tipo de comunicacin de carcter especializado.

Un informe producto de una evaluacin, es una exposicin de hechos a partir


de la indagacin que se realiza de una situacin determinada. Es de
carcter temporal, es decir, que lo presentado se refiere al anlisis de
hechos en un periodo determinado. Dentro de esta temporalidad el informe
puede indagar sobre la legalidad de un acontecimiento especfico,
confrontado con el cuerpo normativo existente. El anlisis documental, es
bsico dentro de este tipo de actuacin, por ser el documento la va en la
que se expresa un determinado acto. La consulta a personas tambin queda
expresada en el informe de este tipo, y esta busca indagar a profundidad el
hecho analizado. Los informes financieros, las estadsticas, actas y otros
documentos, forman parte tambin de las fuentes de esta clase de
comunicacin. Por lo mismo, tambin estos documentos tienen su lenguaje
particular, el cual se encuentra en el cuerpo de normas que analiza (leyes,
reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, etc.) de carcter legal, la
parte administrativa que los sustenta, la financiera y de cualquiera otra
disciplina que intervenga en el anlisis.

Uno de los elementos importantes de este tipo de informes, son las


recomendaciones contenidas en l, las cuales se han de derivar del anlisis
especfico realizado. Estas, como se dijo anteriormente, han de tener el
carcter de pertinentes pues se deben fundamentar en hechos objetivos y por
tanto verificables. La pertinencia es la que le da solidez a esta
comunicacin, por el carcter vinculante que pudieran tener.

De los informes evaluativos tambin se tienen aquellos relacionados con la


evaluacin de proyectos, sea que esta se realice antes de iniciar el
proyecto, durante su ejecucin o despus de haberlo finalizado. Los
entendidos en la materia denominan a estas fases como evaluacin ex- ante,
durante y ex-post. La evaluacin de proyectos es toda una disciplina con
sus fundamentos especficos y ella puede ser tanto econmica como social.

El informe financiero tambin tiene sus particulares caractersticas. Se


fundamenta en cifras econmicas, contables y financieras, para explicar una
serie de razones. A estas razones se les llama razones financieras.

El informe financiero tiene particularidades especficas que dominan los


tcnicos en la materia. Dentro de estos informes se exponen, por ejemplo,
datos relativos a la actividad de la empresa (actividad principal,
caractersticas del mercado, participacin en el mercado, competencia,
anlisis histrico de las ventas y proyeccin de ventas e ingresos) Estos
informes contienen el balance de la situacin y el estado de los
resultados, a partir de los cuales se pueden derivar las razones
financieras, algunas de ellas conocidas como razn de apalancamiento, razn
de endeudamiento, razn de liquidez y razn de rentabilidad, entre otras.

El informe financiero se nutre del lenguaje de las matemticas financieras


y de trminos econmicos, lo cual hace la particularidad de este tipo de
comunicacin. Del anlisis y la interpretacin de los datos en l
contenidos, depende la exposicin que realice quien lo plantea. En este
tipo de informes, el dominio del anlisis y de la interpretacin juegan un
papel importante, en razn de tomar decisiones de carcter econmico.

Un informe de las ciencias de la salud, tambin tiene sus particularidades.


La jerga, como la jurdica, la financiera, la econmica o las de las
ingenieras, tiene sus giros especficos. Este tipo de informes, por lo
general se refieren a investigaciones realizadas en el campo de situaciones
individuales o colectivas de la salud y son formas de reportar avances en
un rea especfica de las ciencias aplicadas. Por lo general son el
resultado de mltiples observaciones y verificaciones provenientes. del
ejercicio de la investigacin y que se apoyan en mtodos estadsticos,
demogrficos, epidemiolgicos y de comprobacin en laboratorio.

El informe de carcter social (estudio sociolgico; estudio de casos...)


tiene tambin su cuerpo de conocimientos que lo diferencia de cualquier
otro de los aqu sealados. Las ciencias sociales han aportado al
desarrollo del conocimiento importantes teoras para explicar los fenmenos
sociales, que tambin se expresan a partir de determinadas tcnicas de
intervencin y de giros idiomticos propios. Los fenmenos de naturaleza
social, tambin tienen referentes especficos en el momento de ser
comunicados por medios orales o escritos, los cuales son extrados de la
estricta verificacin de los datos de una realidad especfica.

Cualquiera que sea la disciplina, el informe contiene elementos comunes


indisolubles: el marco terico o de referencia en que se basan los
conocimientos, la objetividad nacida de la evidencia, el mtodo lgico de
anlisis, la referencia documentada y la capacidad de interpretacin de
quien lo realiza, entre otras caractersticas de especial importancia.

Independientemente de la materia que trate el informe, la caracterstica


comn es la objetividad del anlisis, la cual surge del mtodo de trabajo
que se emplee.

III. El momento de redactar

En muchas ocasiones el acto de redactar depende de nuestro propio estado de


nimo o de las circunstancias apropiadas para hacerlo. Es posible que el
tema a tratar no concuerde en ese momento preciso con nuestra voluntad de
ejercer un pensamiento lgico para desarrollarlo. En otras ocasiones s
estamos dispuestos a desarrollar el trabajo, pero existen interrupciones en
el ambiente que no lo permiten, como por ejemplo querer redactar dentro de
una sala ruidosa.

Si no existen los medios apropiados para redactar o el estado de nimo no


lo permite, debe aguardarse a que concurran las mejores circunstancias. Las
ideas ms importantes, acuden a nuestra mente en cualquier otra situacin y
no precisamente frente a la pgina en blanco. La pgina en blanco, en
determinados momentos, es un reto hasta para los escritores ms connotados.

La redaccin de un trabajo tiene varias etapas. Primeramente se formula una


especie de borrador con base en el esquema planteado. La redaccin inicial
siempre contiene una serie de errores que deben corregirse en las etapas
sucesivas. En el momento de la redaccin final se debe analizar el uso de
giros idiomticos, la sintaxis, la concatenacin lgica de los prrafos, el
tratamiento y la relacin entre las ideas, el uso de los tiempos verbales y
de las personas gramaticales, as como la secuencia de las fuentes y su
cita correcta. Por lo general cuando redactamos un documento en la primera
oportunidad, solemos repetir ideas y palabras en forma frecuente. Por ello
en las revisiones posteriores ha de tenerse cuidado de corregir las
repeticiones innecesarias.

Zubizarreta expresa sobre este tpico:

"Antes de pretender perfeccionar punto por punto, parte por parte, un


trabajo, es preciso que exista el conjunto de una primera redaccin, de
modo que la idea de producir, desde el principio, cada parte del trabajo en
forma perfecta y definitiva, intocable ya, es una utopa. En verdad,
cualquier trabajo, el ms sencillo de ellos, nace como una criatura
imperfecta y requiere varias revisiones, muchos retoques, antes que podamos
considerarlo realmente concluido". (Zubizarreta, 147)

La lectura del texto, la correccin y el mejoramiento del estilo, es parte


fundamental de las etapas sucesivas de revisin. Se aconseja el uso del
diccionario para salir de dudas de cmo se escribe determinada palabra, as
como tener l mano los textos que se citan para verificar que hayan sido
transcritos correctamente. Atenerse a la memoria o a la idea visual de cmo
se escribe un trmino, no es lo ms aconsejable, aunque s parece ser lo
ms usual.

Entre el primer borrador y el texto final, hay una gran diferencia. Cuando
el borrador se lee crticamente se le pueden introducir mejoras
importantes, siempre y cuando no nos dejemos vencer por el cansancio, y
pasemos en repetidas ocasiones por encima de los errores sin damos cuenta.
Es importante dar a leer a alguna persona nuestro trabajo, para escuchar de
ella su punto de vista y sus sugerencias en cuanto a forma y fondo.

La forma se refiere a la estructura de la redaccin; tal como se indic, es


el enlace lgico de cada una de sus partes. Sintaxis, redaccin, estilo,
uso de fuentes, lgica del ndice, presentacin de cuadros y grficos y
precisin en el uso de los trminos nos indican una cuidadosa elaboracin.
El uso de conceptos, el desarrollo del tema, la fundamentacin terica y
emprica de una idea o conjunto de ideas, el desarrollo de una hiptesis de
trabajo y los objetivos y variables que la acompaan, son elementos
inherentes al fondo. El fondo implica conocimiento y rigurosidad en el
tratamiento de un determinado tema de estudio. El fondo de un asunto es la
experiencia vertida en el anlisis y la sntesis de los hechos. Es el
criterio exteriorizado con lgica, coherencia y suma de razonamientos.

Como ya se ha afirmado, fondo y forma se complementan y no son excluyentes


entre s. Una buena idea que no se desarrolla adecuadamente, queda en una
expresin incompleta. Al no poder ser comunicada con propiedad, pierde su
efecto, por cuanto el lector juzga el fundamento de la idea por la forma en
que se presenta. La forma es su carta de presentacin.

La forma corresponde a la expresin de estructura de un informe, pero puede


resultar inacabado en su desarrollo y fundamentacin lgica, si este
careciera de un fondo convincente. Si el informe carece de contenido y
lgica, ser desestimado por la poca profundidad en el tratamiento del
asunto del que se trata.

Claridad y sencillez, son indicadores de que quien expresa las ideas las
conoce con bastante precisin. No necesariamente la forma recargada y
estilizada, significa que estamos frente a un excelente documento. Es por
ello que en las etapas de revisin, ha de tenerse cuidado de que el
documento sea claro y sencillo, lo cual no ha de implicar simpleza y
ligereza en la expresin. Sobre este aspecto Umberto Ecco apunta:

"Si leis a los grandes cientficos o a los grandes crticos veris que,
salvo pocas excepciones, son siempre clarsimos y no se avergenzan de
explicar bien las cosas". (U. Ecco,178)

Por supuesto que un informe de carcter tcnico se desarrolla con lenguaje


de la disciplina y con base en los principios de esta.

Es comn que algunas personas en el momento de redactar no encuentran cmo


hacer la relacin con los datos que poseen. El esfuerzo de recopilar
informacin y de contar con datos precisos, a veces no se ve reflejado en
el informe. Cuando se redacta, es necesario hacer un esfuerzo por
sintetizar y reunir los datos que ms interesan para el desarrollo del
tema. Muchos informes se limitan a describir repetitivamente, por ejemplo,
lo que dicen los cuadros contenidos en l. Ha de realizarse tambin un
esfuerzo por combinar los datos y reinterpretarlos sobre bases lgicas
mediante interrelaciones de inters para el lector. Si el cuadro muestra
una poblacin de fumadores por edad y sexo, resulta que en la redaccin del
texto se repite sin ningn aporte cules fueron los resultados del total de
fumadores por sexo y edad. Si seguidamente se presenta la misma poblacin
distribuida por regiones y por sexo, la descripcin se limita a decir lo
mismo, sin intentar relacionar lo presentado en el primer cuadro con el
segundo. Relacionar, extraer nuevas ideas y sintetizar es el propsito de
este tipo de redaccin.

Referencia importante es que los cuadros y los grficos mantengan


uniformidad de presentacin en el texto. El ttulo de un cuadro o de un
grfico debe ser claro y expresar exactamente lo que contiene el cuadro y
forma de presentacin de los datos. La uniformidad de presentacin tambin
se ha de dar en las citas bibliogrficas, de tal modo que correspondan a un
mismo patrn. Ello vale tambin para presentar los ttulos, subttulos y
cualquier otro elemento que exija uniformidad. Profesores o editores suelen
marcar la pauta de cmo presentar un texto, de tal modo que antes de
hacerlo es importante conocer las reglas del juego.

Todos los datos son muy valiosos en el momento de realizar la exposicin y


las interpretaciones, sin embargo esos datos presentados en forma de
cuadros, grficos o referencias consultadas, no deben suplir el propio
aporte de la persona que redacta:

"El hecho de que los datos deban permanecer como pruebas de cada
generalizacin no es obstculo para que las generalizaciones cientficas,
fruto de la labor interpretativa de la inteligencia, sean las que aparezcan
en primer plano y que los datos aparezcan como elementos al servicio de la
reconstruccin intelectual. Ninguno de los datos, en su estricta
individualidad, tiene derecho absoluto a aparecer tal y cual aparece en la
ficha, ni mucho menos, en el primer plano del cuerpo de nuestro trabajo".
(Zubizarreta, 145).

El segundo borrador

La primera versin de un texto no es acabada; esta debe sufrir


modificaciones. Por lo general al leer la primera versin, se deben excluir
aquellas ideas que parecen repetitivas, las que no estn muy claras o las
que se expresen mediante una estructura defectuosa producto de la redaccin
inicial. Tambin se deben ampliar aquellas partes que consideramos estn
tratadas en forma parcial, o que no estn debidamente tratadas por falta de
informacin o porque en la primera versin se consideraba que lo expuesto
era suficiente. En esta segunda versin se han de sistematizar las citas y
todas las referencias bibliogrficas, de tal forma que dentro del texto
respondan todas a un mismo estilo de presentacin.

La lectura crtica de este segundo borrador le va a dar consistencia al


trabajo final. Dejar reposar lo que se ha escrito, es un buen consejo de
quienes se han destacado en el arte de escribir.

La ampliacin de criterios, el anlisis y la autocrtica son parte de una


segunda lectura y de las lecturas subsecuentes que se ameriten para dar por
concluido un informe.

IV La presentacin oral

Muchas veces el informe no solamente debe presentarse en forma escrita,


sino que debe hacerse ante personas que ya sea que conozcan del tema o bien
sea la primera ocasin que lo escuchen.

En la presentacin oral del informe, es importante considerar el tipo de


pblico que lo va a escuchar, a fin de prepararse suficientemente para
realizar una exposicin consistente y para responder cualquier pregunta o
para atender los comentarios que se deriven de lo expresado.

Es necesario tener en cuenta el tiempo asignado para la presentacin. No


siempre el expositor decide sobre cunto tiempo va a tardar su exposicin,
sino que otros son los que le indican los lmites. De tal forma que el
expositor siempre ha de respetar el tiempo acordado, por consideracin a
quienes escuchan, para dejar espacio al debate o para que otro expositor
contine con la actividad. Se cae en el error de hacer las presentaciones
con la atencin dirigida exclusivamente a las ayudas audiovisuales sin
contacto visual con el pblico.

El buen uso del tiempo requiere capacidad de sntesis y adecuado manejo de


las ayudas audiovisuales que se pudieran necesitar. La sntesis se refiere
a comunicar lo esencial del informe, sin perder la unidad de su mensaje. La
claridad de las ideas expuestas y la calidad de los argumentos, son
elementos bsicos de una adecuada estructuracin del mensaje oral. La
firmeza del contenido del mensaje, pasa por el dominio del tiempo asignado,
la claridad de exposicin y la capacidad de sntesis.

Las ayudas audiovisuales, son precisamente solo eso: ayudas. En ningn caso
las ayudas sustituyen la argumentacin. El expositor se debe concentrar ms
en el contacto visual con el pblico, que en el apego al texto o la imagen
de sus ayudas audiovisuales.

Las ayudas audiovisuales tienen que ser muy concretas, cuidadosamente


presentadas y sin recargos excesivos. Las personas del auditorio tienen que
tener la oportunidad de verlas desde el lugar en donde estn ubicadas.

En el momento de contestar las preguntas, la persona que expone debe ser


clara, firme, respetuosa y comprensiva. Como pueden haber reacciones
favorables con lo que se expone, tambin pueden surgir reacciones en
contrario. Para ello se debe mantener la ecuanimidad, la objetividad y el
razonamiento, a sabiendas de que de la discusin siempre se obtendrn
nuevos conocimientos. El expositor debe mostrar flexibilidad para aceptar
sugerencias, correcciones o nuevas interpretaciones.

Ante una audiencia, un buen informe escrito puede dar al traste con el
contenido del mensaje, si no es acompaado de una convincente exposicin.
No todos quienes escuchan un informe lo han ledo previamente, sino que sus
juicios parten de lo que en ese momento estn escuchando.

La exposicin convincente no es la de pose demaggico o la llena de gestos


y palabrera, o la que se realiza con aparataje tecnolgico sofisticado,
sino la que se logra mediante una comunicacin eficiente, por respetuosa y
fundamentada. Una exposicin convincente es la que lleva claridad en el
mensaje.

Bibliografa

Asti Vera, Armando. Diciembre de 1968. Metodologa de la investigacin.


Editorial Kapelusz, Buenos Aires. [ Links ]
Azofeifa, Isaac Felipe. Enero de 1986. Gua para la investigacin y
desarrollo de un tema. Editorial de la Universidad de Costa Rica. San Jos,
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Bally, Charles. 1972. El lenguaje y la vida. Editorial Losada, S.A. sexta


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Ecco, Umberto. abril de 1997. Como se hace una tesis. Tcnicas y


procedimientos de investigacin, estudio y crtica. Versin castellana de
Luca Baranda y Alberto Clavera Ibez. Editorial Gedisa S.A, Espaa,
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Hernndez @ Sampieri, R; Carlos Fernndez Collado y Pilar Baptista Lucio.


1999. Metodologa de la investigacin. Segunda edicin. Mc Graw Hill.
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Hessen, J. junio de 1987. Teora del conocimiento (1925). Editores Unidos.


Primera reimpresin. Mxico. [ Links ]

Zubizarreta, Armando F. La aventura del trabajo intelectual. Cmo estudiar


e investigar. 2 edicin revisada y aumentada. Addison Wesley
Iberoamericana. Argentina. S.f.e. [ Links ]

1 CENDEISSS - CCSS cfuentes49@hotmail.com

2 Una traduccin como la que se cita, pues el texto es una versin al


castellano realizada por Luca Baranda y Alberto Clavera Ibez se
catalogara entre las que Ecco, dice que "...no es una fuente, sino una
prtesis como la dentadura postiza o las gafas, un medio para llegar de
modo limitado a algo que est ms all de mi alcance." (76) En todo caso,
atengmonos de segunda fuente, al criterio citado. Pero que tiene razn, la
tiene.
LA IMPORTANCIA DE REDACTAR CORRECTAMENTE

La modalidad de comunicacin actual hace que (quien ms, quien menos) todos
recurramos cada vez ms a la va escrita para comunicarnos. Los correos
electrnicos son el ejemplo ms comn: con cuntas personas nos escribimos
frecuentemente sin jams habernos conocido ni a veces siquiera hablado por
telfono?

Sin embargo, es cada vez ms frecuente leer todo tipo de textos que no
llegan a un nivel de redaccin aceptable. Con esto no solo queremos decir
que tienen faltas de ortografa, gramtica y puntuacin, sino tambin que
dejan mucho que desear en cuanto a coherencia y organizacin de los
contenidos.

Por qu es importante escribir bien?

En primer lugar, hay que tener en cuenta que lo que escribimos es nuestra
carta de presentacin, sobre todo si alguien no nos conoce y solo tiene
nuestra produccin escrita para hacerse una idea de nosotros. Si escribimos
de modo confuso, sin fijarnos en la coherencia del texto (aun y cuando sea
un simple correo de tres lneas) y sin habernos molestado en corregir las
faltas, no solo probablemente no lograremos transmitir claramente el
mensaje que deseamos, sino que daremos la impresin de ser una persona con
ideas poco claras y no muy cuidadosa en su trabajo. Del mismo modo, una
empresa que presenta sus productos con un texto mal hecho en sus folletos o
con textos mal redactados en su pgina web seguramente generar una primera
impresin bastante negativa, loque no contribuir en nada a vender sus
productos ni a transmitir sus ideas.

En segundo lugar, hay que tener en cuenta que el objetivo de un texto es


comunicar algo del modo ms claro posible. Las normas establecidas, aunque
a veces parezcan difciles, arbitrarias o innecesarias, estn para
contribuir a que nos entendamos entre todos. Todos conocemos ejemplos de
comas que pueden cambiar el sentido de una frase: algo tan comn como un
texto mal puntuado, por ejemplo, puede dar lugar a equvocos de magnitud
considerable.

Por qu hay tantos textos mal escritos?

De modo inexplicable, muchas veces se piensa que los textos son simples
accesorios del diseo y de la imagen, por lo cual quien redacta no lo hace
con el mismo cuidado. Si se dedicase el mismo esfuerzo a obtener una buena
calidad en ambos aspectos, seguramente los textos seran mucho mejores.

Por otra parte, hay una idea muy difundida de que cualquiera que sepa un
idioma puede escribirlo. Esto es verdad hasta un punto, pero no implica
necesariamente que se pueda escribir con la calidad requerida para todas
las ocasiones. Del mismo modo en que conocer las formas y los colores no
nos hace buenos diseadores, hablar un idioma no nos hace buenos
escritores. Esto es ms patente aun en el caso de lenguas no maternas:
muchas personas piensan que, por tener un dominio de una segunda lengua,
estn capacitadas para redactar bien en otros idiomas (e incluso para
traducir). Se olvida, a menudo, que el nivel de expresin escrita es
normalmente ms bajo que el de expresin oral, tanto en la lengua propia
como en otras lenguas.

Cmo mejorar la calidad de los textos?

Primero y principal, recordemos que no cualquiera puede redactar un buen


texto, as como no cualquiera puede hacer un buen diseo de una pgina web,
por ejemplo. Redactar un texto profesional debera ser una tarea a cargo de
alguien que sepa hacerlo bien. Sin llegar a ser especialistas, muchas
personas tienen entrenamiento y conocimientos suficientes como para
escribir un texto correcto. Eso s, sera bueno hacer revisar los textos
por un corrector, sobre todo si se trata de textos institucionales,
publicitarios, etc.

Luego, para los textos ms caseros, como los correos electrnicos, sera
bueno tener una disciplina de autocorreccin: qu tal revisar los textos
una vez escritos y, en caso de dudas, recurrir a fuentes de referencia
(diccionarios, manuales de normativa)? Esto no solo mejorar la calidad de
ese texto en particular sino que poco a poco- contribuir a mejorar el
nivel general de nuestra redaccin. Aqu os sugerimos algunos enlaces.

Para terminar

No hay por qu sentirse mal por no saber redactar correctamente. Como


ocurre con cualquier habilidad, hay quienes tienen mayor facilidad que
otros, y hay muchas maneras de mejorar, con estudio, prctica y capacidad
de autocrtica. Solo hay que tener inters y buena disposicin!