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Gestãodeprojetospmi­planejamento&controlede

projetos

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RenataAmaral,GerentedeLaboratórioAnalítico,Eqfar,Bioequivalência,Controle,GarantiaQualidadee

AdministrativoatInVivoLabs

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Transcriptof"Gestãodeprojetospmi­planejamento&controledeprojetos"

1. 1.PLANEJAMENTO&CONTROLEDEPROJETOSUsandoaTécnicaAPP,oMétodoPERT/CPMeo

Microsoft®PROJECT paraAdministrarTempos,RecursoseCustosVersão2­DEZ/2000­

abrangeoMS­Project v.4,4.1,95e98­eminglês

eportuguêsporDirceQuandtdeOliveira

2. 2.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeO

liveira2

3. 3.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeO

liveira3NOTASSOBREOSDIREITOS

AUTORAISDireitosautorais“DeFacto”comprovadosàautoraDirceQuandtdeOliveiradesde1995

quandodaconclusãoeemissãodaprimeiraversãodestaob

raecomdireitosautoraishomologadospara

DirceQuandtdeOliveirapeloRegistronº157.800de14/08/1998noEscritóriodeDireitosAutoraisda

FundaçãoBibliotecaNacional.copyright 1998byDirceQuandtdeOliveiraÉvedadaacópia destaobraliterária,totalouparcialmente,porqualquermeioouveículo,semautorizaçãoporescritoda autora.Astabelas,gráficos,quadros,tabelasediagramascontidosnestaobrasãodecriaçãodaautora.As

telasdoPROJECT©foramextraídaspeloutilitárioCAPTUREdoCOREL5comfinsmeramente

didáticos.Osdesenhos,fotos,imagens,cliparts,figuras,etc.,foramextraídosoudearquivointrínsecoao

WORD©,ouarquivossharewaredeimagensecliparts,oudeimagenspúblicasnaINTERNETcomfins

meramentedepreencherespaçosvazios.Qualquersituação

emcontráriofoinãointencional,não

propositalnosentidodeferirqualquerdireitoautoralebastanoscomunicarparaadevidaretirada.

4. 4.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeO

liveira4

5.

5.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira5Dedico AoGuilhermeQuandtde OliveiraJunior,meumaridoeincentivador,semoqualestelivronãoexistiria;e,aosamigosFrederico Freitas,GersonGerdKleiss,AlbertoRibeiroLyraAfonsoGomesPadilha,JoãoMariaGoulartDubus MariaLuciaSouzadeOliveira,porsuasrevisõesesugestõesquetantoenriqueceramotextoeoconteúdo minhagratidãoereconhecimentoàssuascapacidades.

6. 6.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira6Métodoéoquelheensinaráaganhar

dotempo.Goethe"Quandoconsigodinheiro,comprolivros.Sesobraalgum,comprocomidaeroupas"

Erasmo(HumanistaHolandês,1469­1536)

7. 7.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira7••SUMÁRIO1.Apresentação

Projetos

•2.TécnicasdeAPP­Adm.Por

IntroduçãoaAPP

AdministraçãoPorProjetos(APP)

PlanejamentoeOrganizaçãodoProjeto

GerenciamentodoProjeto

CaracterísticasdaGerênciadeProjeto

DicaseSugestõesparaoGerentedoProjetoesuaEquipe

ComoPlanejarumProjetoPequeno

OqueéumProjeto,eoqueéumProjetoPequeno?

DesenvolvaumaDescriçãodeProjeto,umaMetaeosObjetivos

AMetadoProjeto

Projeto

ADescriçãodeProjeto

Objetivosdo

ConstruaoEsboçodoProjeto

DefinaasExigênciasdeRecursos

EstimativasdasDuraçõeseDefiniçãodasRelaçõesde

PrecedênciaentreasAtividades

EstimeosCustosdoProjeto

CrieumGráficodeGantteumaRede

PERT/CPM

Apresentações

Produtivas

GerenciandoeFacilitandoReuniões,Entrevistase

ReuniõesProdutivas

Check­ListdeReuniõesProdutivas

Auto­avaliaçãocomoFacilitadorparaReuniões

TabeladeAuto­avaliaçãodasAçõesdoFacilitadordeReuniões

EntrevistasProdutivas

Projetos

Conflitos

ApresentaçõesProdutivas

AdministrandoCriatividadeeConflitosem

EncorajandoaCriatividade

DiretrizesparaEncorajaraCriatividade

AdministrandoConflitos

ConflitoObjetivoeSubjetivo

UmProcessoemEquipeparaAdministrar

ResumodaAPP

8. 8.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira8ImplementandoaAbordagem

KERZNER©

As6ChavesdeumGerenciamentodeProjetos

bemSucedido

PrincípiosBásicosdePlanejamentocomObjetivosRealistas

PlanejandoeDefinindoasNecessidadesdoProjeto

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira3NOTASSOBREOSDIREITOSAUTORAIS PassosparaumPlanejamentoEficazdoProjeto ARededePrecedência

doTrabalho

Controlandoc/oProject©98

DesenvolvendoumaEstruturadaDivisão

GerenciandoTempos

GerenciandoRecursoseCustos FasedeImplementação−Monitorandoe

3.PERT/CPM­umaantigatécnicasemprenova

ConceitosBásicosdePERT/CPM

ExplicaçõesTécnicasGerais

UmaAproximaçãomaisDetalhadadaTécnica

Procedimentosp/DeterminaroCaminhoCríticoQuandoas

DuraçõessãoProbabilisticas

TiposdeFolgas

FolgaLivre

DesempenhodoPlanejamento

FolgaDependente FolgaIndependente AnálisedaEficiênciade

4.AplicaçõesdaAPP

Obras

Empreendimentos

Expansão

Viagens

Escola

Treinamento

Consultoria

Contabilidade

Auditoria

Software

Manutenção

PlanosdeGoverno

DesenvolvimentodeSistemas/

PlanosdeMarketing

DesenvolvimentodeProdutos

compras)

Econômico­Financeiro

PROCUREMENT(gestãodoprocessode

AdministraçãodaEmpresapeloseuOrçamentoFísicoe

CirurgiasComplexas

ProcessodeElaboraçãodeFilmede

Cinema,MontagemdePeçadeouProgramadeTelevisão

EmpresadeumLocalparaOutro

MudançaFísicadeUma

9. 9.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira9PublicaçãodeumaRevistaoua

PublicaçãodeumLivro

Operacional−sóinternaouquetambémenvolvaosclientese/oufornecedores

PráticodoMS­PROJECT 98 básicosdoprojeto

ImplantaçãodeUmaNovaMetodologia

•5.Uso

1ºentrarosdados

2ºentrarasatividades

3ºorganizarasatividadescoma

sumarização

atividadesencadeando­as

4ºprogramandootempodasatividadesesub­

5ºcriandoumalistaderecursos

Direitosautorais“DeFact

6ºexaminandooprojetonoProject©98

7ºsalvandooarquivodoprojeto

8ºimprimindoasuaprogramação

9ºatualizandooprojeto

Project©98

Comoobterajudaduranteousodo PreparandooTesteReal RelaçãodasAtividadeseseusDados

Básicos

TesteRealcomaVersão98

eaRestriçãodeDatas

ComoAplicaraInter­RelaçãodeAtividades

LAGeLEAD

OUTLINE CONSTRAINT Análise,AvaliaçãoeAlteração

5.1VersõesAnteriores­ExemplodeUso

PráticodosMS­PROJECT v.4,4.1e956.MS­Project©versão98 emportuguês,diferençasda

doPlanejamento

versãoeminglês

7.ParaAlémdoTempo −administrandotambémrecursosecustos

7.1.AdministrandoRecursoscomAPPnoMS­Project©98

Conceito

CustosàsAtividadeseaosRecursos

Projeto

Aplicação

Considerações

TécnicaPráticaparaseAtribuir

TécnicaPráticaparaseAnalisarosCustosdo

TécnicaPráticaparaseGerenciarCustoseoFluxo­de­Caixa

7.2.AdministrandoCustoscomAPPnoMS­Project©98

Conceito

Aplicação

ConceituaçãodoProjeto−UmProcessoInterativo

Considerações

PlanejandoeDefinindoa

10. 10.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira108.GerenciandooProjetocomoum

SistemaFechado

APPnoMS­Project©98

9.“Liçãodecasa

ElaborarumProjetocom

Recebendoo“Problema”paraanalisar Definindoa“Equipe”doProjeto ElaborandoaPrimeiraEmissãodoPlano PáginaparaInserçãodasFolhasdaRedePERT

PassandooPlanoparaoProject©98

ObtendoosPrimeirosRelatórioseTelas

Relatórios

Telas

AnalisandooPERT,

oGantteFazendoAlterações

GerenciandooProjetoatéoFinal

“Diploma”

ANEXO­1

•10.Glossário

•11.Bibliografia

•12.GuiaInternetemAPP

Arquivosdiversoscom

váriaspastascomarquivosdetestesdemodeloparausarnoProject ,aplicativos,textos,redes PERT/CPMdeexemplo,etc.ANEXO­2 ArquivoWORDcomumQUESTIONÁRIOparaaAutora

11. 11.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira111.Apresentaçãostelivroédirigido

paraafacilitaçãodousuáriodosistemaPROJECT 98,softwaredesenvolvidoeproduzidopela MICROSOFT™,easuaabordageménosentidodeexplicardeformaresumidaeclara,oqueéaplicara técnicaqueestácontidanoPROJECT 98,queéatécnicadeAPP(AdministraçãoPorProjetos),a qual paraosmaisiniciados informamosqueenglobaaTécnicadeGantteasTécnicasPERTeCPM.

Antecipadamenteesclarecemosqueestelivronãocontemplaaexplicaçãopormenorizadadestas2técnicas

acima,porquedecertaforma,épossívelefácilaousuáriodoPROJECT 98usa­las,semoseutotal domínio,porqueosistemaautomatizaasuaaplicação,tornandoatécnicaPERT/CPMtransparenteao usuário.Maséclaroqueémelhorconhece­laseelassãomelhorentendidasnoslivroscitadosna bibliografiaaofinal.EstelivrotambémnãopossuioescopoespecíficodeensinarPERT/CPM,nemode ensinaraoperaroMS­PROJECT 98,nemécontraditórioqualaversãodelequeestáabordadaaqui,sua propostaé,daraoleitor,condiçõesdeexercerbemaAdministração−planejamento,direçãoecontrole− pelaMetodologiaAPP­AdministraçãoPorProjetos,aplicandoaissoaTécnicaPERT/CPMatravésdeum bomaproveitamentodosrecursosdeautomaçãodoMS­PROJECT 98.Assim,aquelequeprecisa

administrarrecursosparaimplementarplanosqueenvolvamaexecuçãodeatividadesnão­usuaisasua rotinaempresarial,ouprojetospropriamenteditos,temnesselivroumaferramentaútileatéindispensável. Aexplanaçãopráticacontidanoquartocapítulodestemanual,daráosconceitosbásicosnecessáriosàum melhoraproveitamentoeaplicaçãodoPROJECT 98,poisototaldesconhecimentodePERT/CPMé claramentedesaconselhávelaoGerentedeProjetoseaosOperadoresdosistemaPROJECT 98,esse desconhecimentosóépossívelnoníveldosUsuáriosdoSistema.Genericamente,oMS­PROJECT 98 vaipoderseraplicadoemqualquerramo/portedeempresa,namedidaemquetodaselaselaboramseus PlanosAnuais/Plurianuais,porexemplo,envolvendoOrçamentosFinanceiros,OrçamentosFísicos,

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira4 OrçamentosdeDesembolso,Fluxos­de­Caixa,PlanosdeVenda,PlanosdeProdução,eoutrosE

12. 12.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira12semelhantes.Todosestesplanos

requeremumplanejamentodasatividadesnecessáriasparaasuaconsecução,englobandoprincipalmente ostempos,seusrecursosutilizados,eporfim,seuscustosefetivados.Notextoestáexplicado,masem resumooMS­PROJECT 98éumsoftwarequepermitesefazeradministração,gerenciamento,de qualquercoisaqueenvolvaTEMPOS(atividadessequencializadascomdatasdeinícioefim,prazos,e datasdeencerramento),RECURSOS(homens/horadetécnicoseajudantes,máquinas,equipamentos, materiais,eoutrositensnecessáriosaexecuçãodasatividades),eCUSTOS(queserãoosvaloresdecada recurso,multiplicadopelotempoequantidadetotaldecadarecurso).PortantooMS­PROJECT 98é antesdetudo,umaferramentadeadministração,gerencialeempresarial,emgeral,enãoapenaspara aplicaçãoemprojetos,especificamente,eoqueesteesperaéqueelelheajudeaabriroscaminhosnão

apenasdoMS­Project©98,masdaAPPcomoumtodo,nelaincluindoosmétodosdePlanejamentoe

ControleeAvaliaçãodeProjetos,oPERT/CPM,RedesdePrecedência,GráficosdeGantteCronogramas

deBarra.EstelivromostraráavocêoqueéAPP­AdministraçãoporProjetos,umatécnicaadministrativa

voltadaaPlanejar,Organizar,DirigireControlarumconjuntodeEventoseAtividadesestanquese,ainda

comofazerusodoPROJECT©98parafacilitarestatarefaemaximizarosseusresultados.Asuaautoraé:

DirceQuandtdeOliveira,graduadaemAdministraçãodesde1981(1),tendotrabalhadoemempresas

comoTELESP,MONK−Microinformática,COMPUCORP,LZ,PUEBLO−InformáticaeUNIWORK

−INFOCONSULT,commaisde9anosdeexperiênciaemGerênciadeProjetosdeOrganizaçãode

EmpresaseImplantaçãodeSistemas,emSãoPaulo(SP),Recife(PE)eCampoGrande(MS),cidadeonde

éconsultoraempresarialepesquisadoradedicadadesistemassimilaresaoMS­PROJECT©98e

consumidoradeliteraturanoassunto,eautoradeartigostécnicosnaRBA­RevistaBrasileirade

Administração,publicaçãodoCFA­ConselhoFederaldeAdministração(entreosquais,emNOV/96,

MAI/97eMAR/98,sobostemas“DaNecessidadedeumaTécnicadeAdministraçãoBrasileira“,“As

TeoriaseoseuValor”e“UsandooSoftwareMS­Project©naAdministraçãodeEmpresas”).A

experiênciaqueelaconhece(eomaridooqualtrabalhou25anosnamesmaáreaecolaborounaconfecção

destelivro)compreendedoPCS­ProjectControlSystemdaIBM ,parausonoscomputadoresIBM/1130

de2ªgeração,nocampusuniversitáriodaEscolaPolitécnicadaUSP,aoPROJACS­ProjectAnalysisand

ControlSystemdaIBM parao/370e,oAS­ApplicationSystemdamesmaIBM paraoSystem­4341. ComotambémasistemassimilaresnoBurroughs comooASTRAeaoSystem2000daControl­Data . AtéchegarnoSuperProject­Plus daComputerAssociatesInternationalInc.,jápara1Membroatuante doConselhoRegionaldeAdministração,deMatoGrossodoSul,comregistroprofissionaldenúmero

CRA­0256/MS.

13. 13.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira13microcomputadoresPC­XT.

FinalmentetrabalhandocomoMS­Project©versão4noPC­AT/386,eposteriores.Esperamosqueeste

livrosobreoassunto,nesta2ªedição­DEZ/2000,atinjaclaramenteseusobjetivose,casohajadúvidas,

críticasousugestões,ocontatocomaautorapodeserviaosdadosaseguir:DirceQuandtdeOliveira;Rua

Estopeiranº72­CampoGrande­MS,cep:79032­150,Telefones/Fax:(67)726­6844/(67)726­7262ouna

HomePage:http://www.geocities.com/quandt_brazil.

14. 14.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira142.TécnicasdeAdministraçãoPor

Projetos(APP)IntroduçãoaAPPComonosdiziaaMestraYolandaFerreiraBalcão,daUSP:“Aempresa éumsistemaorganizadoeporsuacomplexidade,suaadministraçãoéumaatividadeespecializada,sendo assimosadministradoresdevemterconhecimentostécnicos,sobreasfunçõesadministrativas”.Elaainda diziaque:“Asfunçõesdoadministradorsãodivididasem:Planejamento,Organização,Direçãoe Controle”.CombasenascitaçõesdaProfªYolanda,sabemosque:Planejamento:planejamentoé determinarantecipadamenteosresultadosaseremalcançadoseosmeiospelosquaisaempresapoderá alcançá­los.ÉadefiniçãoeelaboraçãodePlanosondeseestabelecemosmeiosepadrõesparaatingiros objetivosemetas,objetodoplano.Organização:organização(nosentidodefunçãoadministrativa)pode serdefinidacomoaconstruçãodaestrutura(derecursosedeoperações)daempresa.Dopontodevistade recursos,organizaréobterrecursoshumanosemateriais,necessáriosàexecuçãodosplanospreviamente estabelecidos.Emprega­seorganizaçãonosentidodesistema,comosinônimodeunidadeorgânica,como quandosediz:“aorganizaçãoXYZémuitoeficiente”.

15. 15.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira15Direção:funçãomedianteaqualo

administradorfazcomqueosseusparceiros,subordinadosecolaboradores,executemoplanejamento;seja atravésdatransmissãodosplanos,doestímuloemotivaçãoparaatingirasmetas,doesclarecimentoe encorajamento.Controle:significaaverificaçãodaexecução,bemcomoaavaliaçãodosresultados, comparadoscomospadrõesestabelecidose,corrigindoasdiscrepânciasquetenhamsurgido;opadrãoéo plano,aoqualsecomparapermanentementeoprevistoeorealizado,eseexecutamaspropostasdeações específicasdecorreção,visandomanteraexecuçãodoplanocompatíveleajustadaaosobjetivosemetas domesmo.OsOrganogramasFuncionais­Estruturaisnosmostramaorganizaçãoadministrativada

empresa.Evidenciamalocalizaçãoeinter­relaçãodeseusórgãosdelinha,ouórgãosfuncionais.(2)Por

elespodemosinferiratéopróprioobjetivooperacionaldaempresaeamaneiracomoelaexecutasuas

tarefasprodutivas,inclusivevisualizarseuselosdecomunicaçãoedehierarquia.Mas,estaestrutura

operacional,linear,nãoétotalmenteadequadaagerirosplanos;podemosatédizerqueestagestãopode

atécomprometerseusobjetivosoperacionais.Comomanteraempresafuncionandonormalmenteeos

planossendoimplementadoscomsucesso?EstaéumatarefaespecíficapoissegundoaProfªYolanda

Balcão,“Aadministraçãodaempresa,naelaboraçãodeplanos,deveutilizartécnicasespecializadasde

planejamento,paraquehajacorretoentrosamentoentreplanos­finseplanos­meios,queéaclassificação

básicadoPlanejamento”,onde:Planos­Finsmostramumresultadoaseralcançadoe,Planos­Meios

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira5Dedico definemosinstrumentosecaminhospelosquaispodemosatingirosresultados(políticasoudiretrizese, AoGuilhermeQuandtdeOliveira procedimentos,rotinasoumétodos).Acrescentando,osPlanos­Meiossãoessenciaisàrealizaçãodos Planos­Fins,porque,semumaclaraeadequadadefiniçãodemeios,nenhumresultado,aindaque

tecnicamenteviável,poderáseralcançado.”2OrgãosdeLinhasãoaquelesqueexecutamasações

operacionaisdaempresa(noorganogramasãorepresentadosverticalmenteunssobreosoutros)e,Orgãos Funcionaissãoaquelesqueassessoramaorganização(sãoindicadosnoorganogramadeformahorizontal entreumníveldeorgãodelinhaeoutrosubordinado).

16. 16.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira16Atéaítodosconhecemepraticam

osconceitosacima;entãoqualéoobjetivodestelivro,afinal?Bem,comootítulodolivrodiz,vamosfalar dosoftwarePROJECT©98daMicrosoft ,queéumaferramentadePlanejamentoeControle.Maso

PROJECT©98nãoseaplicaapenasparaoPlanejamentoeControledeProjetos?Nãoexatamente!Porquê

?Constatamosnapráticadiária,queosadministradorestratamosplanosqueenvolvemasatividadesfins daempresa,damesmamaneiraqueosplanosqueindependemdasuaestruturafuncional,osquais envolvemàsvezesatéparticipaçãodeentidadesexternasparaexecuçãodoplanoeconsecuçãodasmetas, comoéocasoprincipalmentedosOrçamentosEconomico/Financeiros.Nãoéapenaspara empreendimentos,ouobras,queseusaosconceitosdeprojeto,noenfoquedoSoftwarePROJECT 98. Sevocê,nasuaempresa,sejaeladapequenaatéagrandeempresa,olharàsuavolta,acabarápordescobrir importantes(emuitoúteis!)aplicaçõesdastécnicasadministrativascontidasnaquelesistema informatizado,sendoqueaaplicaçãopadrãoésempreadaGestãoOrçamentária.Todaempresa,demicro agrandeporte,fazdoPLANEJAMENTOECONÔMICOsuabasedevidaempresarial.SeusOrçamentos, EconômicoseFinanceiros,dãoadiretrizeocaminhoqueaempresadeveseguir,seusobjetivosemetas, osmeiosparaesteatingimento,osrecursosparaviabilizarestesmeios,oscustosenvolvidose,avariável tempo(dataseprazos)bemcomoosresponsáveis,permitirãoocontroledaimplementaçãodos orçamentos.DaíosoftwarePROJECT 98terumautilidadediáriaparaoAdministrador,porqueeleéo úniconomercadodeinformáticaqueécapazdeoperarosdadoseconômicosdemicroougrandes empresas,granjeandoaoAdministradorumainformaçãorápida,atualizadaeconfiável.Bastaapenasqueo AdministradordaempresasegarantadeaplicaràGestãoOrçamentáriaosprincípiosdaAPP. AdministraçãoPorProjeto(APP)Sucintamenteesobreumcertoprismaaqueledirecionadoaoenfoque destelivro,PROJETOéumconjuntodeEventoseAtividadesinterligadoseinter­relacionados,quese iniciamnumcertomomentodotempoeterminamemoutromomento,quandosecaracterizaoalcance bemsucedidodametadoreferidoplano.

17. 17.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira17Destemodoissoseparece

realmentecomumaobradeengenharia,mastambémcommuitassituaçõessimilaresaquasetodasas

empresas,como,porexemplo,organizareexecutarumPacoteTurísticonumaAgênciadeViagens,oua

ElaboraçãoeControledaExecuçãodeOrçamentos:Econômico/Financeiro,deVendas,deMateriais,e

outrosOrçamentosEmpresariaise/ouEconômico/Financeiros.Vejamosoprimeiroexemplo:umaAgência

deViagenstemporoperação­fimoatendimentodeclientesparavenderpassagenseagenciar,reservasde

hotéis,locaçãodeveículos,etc.PorissoseuOrganogramaFuncional­EstruturalapontaparaÁreas­Meio,

comoDiretoria,Administração(Pessoal,Finanças,ServiçosGerais)eaÁreaOperacional(Atendimentoe

Venda).Eo“pacoteturístico”?Aíéqueestá!Opacoteagregaumconjuntodeatividades,queenvolvem

recursosdiversos;muitaspessoasouentidadessãoexternasàagência,etudoseinicianumadatatendoque

terminarcomsucessoemoutradata.Portantonãoéatividade­fim,nematividade­meio;elaextrapolaa

própriaagênciaesefortratadarotineiramente,comoumaatividadediária,poderáatéresultaremfracasso;

setratadarotineiramente,elaatrapalharáaoperaçãodiáriadevendadepassagens,etc.,elaacumularámais

custose,comcertezamanterátodostensos,semsaberserealmenteestátudosobcontrole.Dissoocorre

queaadministraçãodaagênciapodedecidirporincluirnasuaestrutura,um“SetordeExcursões”,com

Junior,meumari todaumaestruturapermanente.Entãopergunta­se:Enabaixaestação?Comoficaaociosidade?Ese

aparecerumademanda(temporária)paramaisPacotesdoqueestenovoSetorestáestruturadopara suportar?Eagora?Vejamosporoutrolado,comoéqueumafirmadeengenharianormalmentefaz:É simples;elamantémumaestruturafuncionalpermanentedeacordocomosseusobjetivosempresariaise, mantémumacapacitaçãonumaequipefixadeprojetos,quenafaltadestes,operanalinha,masaose detonarumprojeto,esteterásuagerênciaesuaequipe,formadademaneiramatricialouseja, transpassandohorizontalmentea

18. 18.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira18estruturavertical,absorvendona

passagem,recursoshumanosemateriais,queserãoalocadosnoprojetoemtempoparcialouintegral,bem

comorecursoshumanosemateriaisexternosàempresa.Estaestruturasófuncionaduranteavidaútildo

projeto.Vejaafiguraaseguir:Obs.:aGerênciadeProjetoséexercidaporumfuncionárioqualificado,que

nãodesempenhefunçõesdelinha.A“EquipeInternadoProjeto”compõeosrecursoshumanosemateriais

alocadosparaoprojetoecedidospelosórgãosdelinha;jáaparticipação/contribuiçãoéemhorário

integralouparcial,duranteoperíodotodoouparcial,doprojeto,apósoqualosrecursossãoliberadospara

suasfontes.Aequipeexternaécontratadaecompostadeprofissionaisourecursosnãopertencentesà empresa,aqualnãocompensaestarpresentenaestruturapermanentedaempresa,OrganogramaMatricial (modelo)Projeto"Alfa"equipeexternadoprojetoalfaGerênciadeProjetosequipedoprojetoalfaSeção

"A­1"Seção"A­2"Seção"A­3"GerênciaDepto."A"equipedoprojetoalfaSetor"B­1/1"Seção"B­

1"Seção"B­2"GerênciaDepto."B"equipedoprojetoalfaSeção"C­1"Setor"C­2/1"Seção"C­2"

GerênciaDepto."C"DireçãoGeral

19. 19.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira19mesmoporquesãoutilizadosapenas

duranteotranscursodoprojeto.Alinhapontilhadaindicaumaestruturaecomunicaçãofuncional, provisórias.Voltandoaonossoexemplo:seaAgênciadeViagensaplicasseesteMétodo,elamanteriauma estruturaleve,compatívelcomsuasatividadesnormais,masprontaparagerirProjetosdeviagens específicos.Tudosemexcessodecustosecommaioreficiêncianosresultados!Paraoperacionalizareste modelo,aempresadeveemprimeirolugarteremseusquadrosumprofissionalqueconheçaAPP,caso nãosejaviávelterumtécnicoquedomineambosossegmentos−oramodaempresaeAPP,entãopode­se optarpelotreinamentodeumelementoquetenhamaisíndoleepotencial,ousejaumatendênciaespecial, comperfilpsicológicoeconhecimentosrelacionadosouespecíficos,para:PlanejamentoeAnálise.Este elementoseráumGerentedeProjetos(GP).Poderãoexistiroutros,dependendonãotantodoporteda empresa,masdaincidênciade“Projetos”emsuaagendaoperacional/comercial.EsteGPdeveráse

reportaraoescalãomaisalto,poisteráumaatividadedomesmoníveldasdemaisGerênciasde2ºescalão.

OfundamentaléqueesteGPdomineastécnicasdeAPP,quecompreendem,emresumo,ostópicosa

seguir.(3)PlanejamentoeOrganizaçãodoProjetoPlanejamentoeOrganizaçãodoProjetoPlanejamentoe

OrganizaçãodoProjetoPlanejamentoeOrganizaçãodoProjetoOGPdeveráfazerumaavaliaçãogeraldo projeto,verificarsejáhouveumoutrosemelhante,enestecasosecopiaráomodeloanteriorcomoponto departida.Casocontráriodeveráanalisartodasasvariáveisqueenvolvam−Tempo,Recursos,Custos; ondetemposerelacionaaoseventosemacro­atividadesquedeverãoserrealizadas,começandocoma atividadequedêapartidanoprojetoecomaatividadequeencerreoprojeto,parajávisualizarseuslimites maiores.Identificadasasatividadesprincipais,perceberaseguirquaisrecursos,materiaisehumanos deverãosernecessários,principalmenteimaginarosrecursoshumanos,poiséapartirdaíquesepode

dimensionaraEquipedoProjeto,naqualsecontarãocom3Desdejáfazemosasseguintesressalvas,antes

queoleitoracheaAPPmuitocomplicada:oqueestaráexpostoaseguiréuma“receitadebolo”completa, maselaserepetesempre,demodoqueparaumprofissionaldeAPP,ouatéparaumnovato,omaisdifícil éaprimeiraaplicaçãodométodonumaempresa/caso;depois,paracadacasotípico,oprocedimentose repetequasequetotalmenteedaíparaafrenteoquevaleéogerenciamentopropriamentedito,para manteroprojetonosseustempos/prazosenosseusrecursos/custos.

20. 20.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira20funcionáriosdaprópriaempresae

deprofissionaisoudefirmasexternas.Oscustosadvêemdavalorizaçãodosrecursos.Todasessas informações,sobreTempos/Recursos/Custosdevemficarimpressasemdocumentos,acompanhadosde

GráficosdeGantt(4)edepreferênciaporumaRedePERT/CPM(5),juntamentecomoOrçamentodo

ProjetocompostodoCronogramaFísico­FinanceiroedoCronogramadeDesembolso−todos preliminares−paraanáliseeaprovaçãodoescalãosuperior,deformaadarpartidanoprojeto, arregimentaraequipeinternaeentãodetalharoProjetoeseusdocumentospreliminares.Estafasede PlanejamentoeOrganizaçãotemumaetapainicialeumapermanente;ainicialvaidasatividadesjácitadas atéaaprovaçãofinaldoorçamentoeautorizaçãoparaalocaçãodosrecursosmateriais,humanose financeiros,eaformaçãodefinitivadaequipedoprojeto,tantointernacomoexterna,eassimdar­seinício efetivoaoprojetonadataplanejada.GerenciamentodoProjetoGerenciamentodoProjetoGerenciamento doProjetoGerenciamentodoProjetoIniciadooprojeto,cabeaoGPagircomomaestro,poisnuma estruturamatricialelenãoagecomo“chefe”,poisoprojetonãoéumórgão,nãotemfuncionários,nem produznadanosentidofuncional.Assimostópicosdodia­a­diadoGP,são:•Combasenoplano, verificardiariamenteoandamento/cumprimentodasdatasdeinícioefimdasatividades• Verificar/confirmarpreviamenteadisponibilidadedosrecursos•Confirmaremsuaagendapessoal,os eventosquedeveriamsercumpridos,momentoamomento•Participardetodasasreuniões,tertodasas informaçõesdetodososdadosqueestãoocorrendo,paraterocontrole/avaliação,eo“sentimento”,do andamentodoprojeto−eomaisimportante−aessênciadesuastarefas:prevenir,antecipar,prever,tudo

quepossaacontecer,decorretoounãoaoprojeto,debomoumal4TécnicadeCronogramadeBarras

ondesepermitevisualizarparacadaatividadeasuaduraçãoprevistaerealizadaeaduraçãoremanescente,

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira6Métodoéoquelheensinaráaganhardo equaléasuaatividadesucessora(notempoapenas).Ganttéosobrenomedoseucriador.5Diagramade

Blocos,ondesevêemasatividades,suasdataseprazos,suasinterelaçõesesuasdependênciastotaisou

parciais.Temcomodestaqueavisualizaçãodo“caminhocrítico”ouaseqüênciadeatividades

interelacionadascomamaiorsomatóriadeprazosdeexecução.PERT=ProjectEvaluationandReview

Technique.CPM=CriticalPathMethod.

21. 21.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira21impactoaoprojeto,demodoa

prever,nocasopositivo,asatitudesasetomaraseguir,enocasonegativo,asatitudespréviaspara correçãoderota.•Repassarconstantementetodasasinformaçõesaosdocumentosdoprojetoparaterseu controleeavaliaçãodemodoimpessoaleorganizado,etambémmantertodaaequipeinformada;num projetonãoexistehierarquia;oorganogramaécircular,demodoquetodossemdistinçãoparticipamde todasasinformações,desdeasmaissimplesegenéricasatéasmaisamplasecomplexas.Característicasda GerênciadeProjetosCaracterísticasdaGerênciadeProjetosCaracterísticasdaGerênciade ProjetosCaracterísticasdaGerênciadeProjetosOprojetonãotemlocal,nãotemsala,etc.;eletem RECURSOS,osquaispoderãoser:deumasala,deumtelefone,masissoédeacordocomas necessidades.OGPporserumafigurafixapodetersuasala,telefone/fax/computador,etc.,masdeveusar aestruturadeapoiodoescalãosuperior.Comoosfuncionáriossãocedidos,seudesempenhodeveser controladopeloGPqueosreportaráaochefefuncionaldecadaumdeles.Nocasodeumprojetopagopor clienteexterno,comoéocasodamaioriadasconsultoriaseempresasdeengenharia,aempresapodeaté usarumaFolhadeTempo,ondeofuncionárioanotaráashorasgastasemcadaProjeto/Fase/Etapa.Ele ficaráresponsávelpelagestãodocontratodasentidadesexternas.OGPnãoexecutaoprojeto,sóo coordenaparasuaboaconsecuçãoeatingimentodasmetasedataseprazosprevistos.Oqueaequipenão executarseráfeitoporórgãosinternosouexternosàempresa,nosmoldesdeprestadoresdeserviços.No entantooresponsávelpeloprodutofinaléaempresa,ouoórgãoquerequisitouoprojeto.Dicase SugestõesparaoGPesuaEquipeDicaseSugestõesparaoGPesuaEquipeDicaseSugestõesparaoGPe

suaEquipeDicaseSugestõesparaoGPesuaEquipeAosedefinirasatividades(6)eoseventos(7)deum

projeto,estabeleçaumgraulimitededetalhenoseuplanoenoseucontrole,oquetemqueserevitadoéo

desequilíbrio.6Atividade:éumprocedimentoouumaoumaistarefas,quedemandamumcertoprazoe

recursosparasuaexecução.

22. 22.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira22Exemplo:váriasatividadesde1dia

deduraçãoconvivendocomatividadesdemesesdeduração.Eomaisimportante,qualociclode

controle?Acada3a5dias?Acadasemanaouquinzena?Entãoasatividadesnãodevemteraduração

muitomenorqueesteciclo.Oidealéumciclodecontrolesemanal,comatividadesde1semanaa1mês

deduração.Dicas:•Ointerelacionamentoémuitoimportanteserbemdefinido,poiseconomizaprazoe

recursos,eportantocustos.Assim,quandoumaatividadecompletar,suponhamos30%,pode­secomeçar

outra;indicaristoéútil.Damesmaformaadependênciainversa,ouseja,umaatividadenãocomeça,

desdeoseuinícioouapóscertoponto,seoutranãotiveriniciado,ounãotiverconcluídoparte,ou

concluídotudo.•Acorretaedetalhadaidentificaçãodosrecursosparacadaatividadeémuitoimportante,

elavainospermitirfazeromapeamentoaolongodotempodetodososrecursosquenecessitaremos.•

Casoumaatividadeatrase,tentesempreinjetarnelarecursosalocadosemoutrasatividadescujoeventual

atrasonãosejatãoimpactanteoudepreferênciaatividadescom“folga”ousejaquepodemcomeçarou

terminaremdatasmaistarde.Porissomesmosempreprocureadiantaroiníciodasatividadescom“folga”

parapoderusaresse“lag”detempo.•OprimeiropassoparaseelaboraraRedePERT/CPMdoProjeto,

semdúvidaéfazer­searelaçãodoseventoseatividadesparaatingirametafinal;estarelaçãodeveser

elaboradapouco­a­poucoatravésdeentrevistascomaspessoas(funcionários,gerentes,contratados,

fornecedores,etc.)quefarãopartedaexecuçãodoobjetivodoprojeto,poiselaséquetêmaexperiência

paradefiniralistadoquedeveráserfeitoeemqueprazo.Aseguiraequipedevesereunirparaequalizar

tempo.Goethe"Quan oníveldasatividades,comojáfoidito,incorporandoatividadesmenoresemoutrasmédiase,“quebrando”

atividadesmaioresemoutrasmaisniveladas.Vide,aseguir,ummodelodeFichadeLevantamentode

Dados:7Evento:éumacontecimentoouumatarefaquenãoconsome,ouquasenãoconsome,tempoe

recursos,poréméumfatoquedelimitaummomentonoprojeto,equepode(ounão)antecedere/ou sucederumaoumaisatividades.

23. 23.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira23NºdaAtiv.DescriçãodaAtividade

Res­pon­sável(WBS)Du­ra­ção+ProvDatadeInícioPlanej.DatadeTérminoPlanej.Ativida­des Suces­soras

24. 24.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira24

25. 25.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira25AlémdessaFicha,poderãoe

deverãoexistirFichasdeColetadeDadoscomo:DuraçãoOtimistaeDuraçãoPessimistaquandoos

responsáveisnãoestiveremsegurosnainformação;“lag”dainterelação,quandoaatividadeéprecedidade

umaesucedidadeoutra,mascomumdiferençadetempoouporcentagem;nome,unidadeequantidade

dosRecursoseseuCustounitárioetotal;eseumaatividadeéumMarcoImportante,umaobrigação

contratualporexemplo.PortantoelaboreaFichadeColetadeDadosquemaisseadapteaoseuPlano,de

qualquermodoestasimplesFichaéopontodepartidamaisimportantedeseuplano,semelas

devidamentepreenchidascomtodaatençãosem“chutar”informações,éaprincipalgarantiadesucessona

aplicaçãodoMS­Project©98.DadaaimportânciadoitemvamosdaroutroexemplodeFichadeColetade

Dados:FICHADECOLETADEDADOSDatadaObtençãodosDados:NomedoProjeto:Numeroe

DescriçãodaAtividade:AtividadePredecessora:EventoInicial:AtividadeSucessora:EventoFinal:

RestriçõesdeTempoouDuração:|WBS(EDT)Tempo:ótimoTempo:+prová­velTempo:pessi­mista Tempo:médioDura­ção:previstaDura­ção:realRecur­sos:previstoRecur­sos:utiliza­dosRespon sável:informaçãoResponsável:execu­çãoOBS.Estasfichaséquepermitemquenósiniciemosafasede

elaboraçãodarede,eissorepresenta50%a80%dométodoPERT/CPM,coraçãodaAPP.Lembre­se:

Alerta:SemaRedePERT/CPMelaboradapreviamentenãosepodenemnãoseconsegueusaroMS­

Project©98!Comesseavisoinexorávelnacabeça,vamospartirfirmeparaodesenvolvimentodarede

PERT/CPM,eéaíqueprecisaremosdosdadoscoletadosnaficha,entreosquaisexplicamosmelhoros seguintes:osEventosInicialeFinal,elespermitemque

26. 26.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira26compreendamosmelhoraexecução

daatividade,onde/comoelacomeçaeonde/comoelaacaba,jáqueparaaDescriçãodaAtividade(onome dela)normalmenteusa­seanominaçãodoobjetivoaseralcançadopelaatividade(ex.:ElaborarEstudode

Viabilidade);outros2dadossãoasAtividadesPredecessoraeSucessora,aíéporquedeve­sesabermuito

bemcomoasatividadesseentrelaçamouseja,deve­seconhecerbemosprocedimentostécnicosdas atividades,nessepontoseencaixamtambémasRestriçõesdeTempoouDuração(CONSTRAINT DATE),asquaissereferemaoLAG(retardo)detempoouporcentagem,queéquandoumaatividadeestá

relacionadacomaoutranumadependênciadeiníciooufimcomooProject©98nomeiadeConstraint

TaskparadefiniroLagTimeouLeadTimedeumaAtividade.(procuredominaresteitempoiseleéútil aoextremo,masdeve­sesabercomobemcomoaplica­lo).Porfimtem­seoWBS(ouEDT)suacoletade dadosédegrandeimportânciaparanosdefiniraestruturadedesenvolvimentodostrabalhosoudoprojeto,

porex.:numprojetodeconstruçãociviltípicopoderíamos­mosdizerhipoteticamentequeoWBSseria:1­

Planejamento,2­Canteiro,3­Sondagem,4­ProjetoArquitetônico,5­CálculoEstrutural,6­Fundações,7­

Erquimento,8­Cobertura,9­Hidráulica,10­Elétrica,11­Acabamento,12­Paisagismo,13­Finalização,

dentrodecadaníveldoWBSsesituamasdiversasatividadesàexecutar,•Quantoaosprazos,salienta­se queaíresideumaspectocrucial,poishátendênciasdosinformantesemfornecerdataspessimistasou

otimistas,dependendodesuavisãoouatéinteressesnoprojeto.CabeaoGPesuaequipe,levantarestes2

prazos,easeguiraequipeirádiscutiredefinirotempomaisprovável(háatéumafórmulamatemática

paraisso,quedevesermaisusada,constanoCapítulo3—item“ProcedimentoparaDeterminaro

CaminhoCrítico ”).Issoéimportantepoisoprazootimistapode(quasecertamente)causaroatrasona atividade,porquesealocarãorecursosaquémdonecessárioparasuaexecução,eaprevisãopessimista

comcertezaserácumpridanumprazoatémenor,porémcomumcustoelevadopelaalocação desnecessáriaderecursosmaximizados.Estesdesequilíbriosafetarãoalógica,acoerência,eaveracidade doconjuntodarede,poisestatemobrigatoriamentedeserharmoniosa.•Depoisdalistados eventos/atividadeseprazosdeexecução,tem­sequeobterainterelaçãoentreelas;ousejasaberquea atividadeBdependedaA,asatividadesCeDdependemdaatividadeB,assimpordiante.Saber identificaristobemcomosuarelaçãoouseja,seCeDiniciamapósotérminodeB,ouCiniciaquantoB

cumprir70%doseuprazo,etc.,éfundamental.•Nocontextodainterelaçãoacimacitada,éimportante

queseprocureidentificaroquepodeserfeitoemparalelo;ouseja,quaisatividadespodemseriniciadase terminadasaomesmotempoqueoutras,quaisatividadespodemsercomeçadasapósalgumtempoapóso iníciodeoutras,resultado:economiadetempo!Éválidoquesedêandamentoàsatividadesque

27. 27.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira27puderemseriniciadase/ou

terminadas,aníveldeplano,mesmoquenapráticanãosejanecessáriofaze­lo,seissonãosignificar

prejuízoàsdemais,sesignificardisponibilizaçãoderecursoshumanosemateriais,eseocustodesta

antecipaçãocompensar.Oimportanteéqueaequipesaibaqueissoépossível,analisetodosospróse

contras,paraquenofuturo,saibacomoreplanejaremcasodeatrasos,eesteadiantamentopodesignificar

“fôlego”para“atacar”outrasatividadescríticas.•Alistadeveserfrutodeentrevistasfeitascomos

envolvidosnaexecuçãodoprojeto,tantodoescalãogerencialcomodooperacional,sendoqueestas

entrevistassãocruciais,devendoserfeitaserefeitas,paraquenenhumainformaçãopassedespercebida.

Todaselasdevemsercruzadasentresi,atétermoscertezadainformaçãomaisponderadaeverdadeira.•

Comoslevantamentosdedadosnasentrevistas,nomearparacadaatividadeumúnicoresponsável,

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira7••SUMÁRIO1.Apresentação normalmenteumsetordaempresa,poismesmonocasodecontratadosexternosdeveráviaderegra,haver

umresponsávelinterno.Esteresponsáveléaquelequedizseaatividadeinicioue/ouseterminou,eé

responsávelporerroseatrasos.Normalmentesedesignaesteresponsáveldentrodaprópriadescriçãoda

atividade,comoporexemplo,“GerênciadoProjetoelaboraredePERT”.Sempresenomeiaoresponsável

pelaatividadeenãoo(s)executante(s)damesma,poiséoresponsávelquemdaráainformaçãoeresponde

poratrasos,ecomquemsediscuteumreplanejamento.•Deveseprocederdamesmaformacomarelação dosrecursosalocadosparacadaatividade;deveseconfrontaraposterioritoda“lógica”doqueé informado,poishámuitadisparidadenasinformaçõesnormalmentefornecidas.Esteéumdado fundamental,tantoparaoplanejamentoeadministraçãodotempo,comodoscustos.•Olevantamentodos custosnormalmenteémais“fácil”,poisexigeumminuciosotrabalhonaáreaEconômicaenaFinanceira, masaíotrabalhoémaisobjetivo,poiséumatarefadesealocarocustoporunidadedecadarecurso,após oqueteremosfacilmenteocustoporatividadeedaípeloprojetotodo.•Paraumamelhoridentificaçãoda “hierarquia”daexecuçãodoprojetoe,tambémparaidentificarosresponsáveispelasatividades,é necessáriofazernofinaldetudo,algocomoumOrganograma,queeminglêslevaonomedeWBS­Work BreakdownStructure,ouemportuguêséchamadadeEDP­EstruturadaDivisãodoProjeto,outambém EDT­EstruturadaDivisãodoTrabalho.Comodissemos,érepresentadaporum“organograma”ondese visualizarãofacilmente,ouosníveishierárquicosdas

28. 28.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira28responsabilidadespelaexecuçãodo

projeto,ou,osníveisdasáreasemquesedividemoprojeto.Estaúltimaformaémaiscomumem empresasdeengenharia,quejáusameste“approach”.Normalmente,nasempresasemgeralousuale

recomendávelésefazerumdiagrama,comoos2exemplosaseguir:(observequecadaumdelestem3

níveis).•OsníveisdoWBSdevemseridentificadosporumnúmero.Podemincluir,nestemesmonúmero doWBS,alémdocódigonuméricodosResponsáveis,umcódigoparaindicaraEDTeoutrocódigopara

indicaraEDP.Aseguirveja2formasdeestrutura:

29. 29.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira29WBSDATELEAULA

(niveladoporresponsáveishierárquico/funcionais)PRODUTORPROFESSORCHEFIAGRAVAÇÃOVT CHEFIACENOGRAFIACHEFIAARTECHEFIAMECANOGRAFIACHEFIACINEMA ASSISTENTEDEPRODUÇÃO

30. 30.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira30WBSDATELEAULA

(NIVELADOPORFUNÇÕES)ARTECENOGRAFIAMECANOGRAFIACINEMAGRAVAÇÃOVT PRODUÇÃODIREÇÃOColocadasestasobservações,acrescentamosqueaAdministraçãoporProjetosé fundamentalmenteumaatividadeondeaposturadosprofissionaisnelesenvolvidosdeveseradeque,a cadanovodiadevesecomeçartudodenovo,poisnoprojetonãoexistemtarefasrepetitivas,delinhade produção;existeAMETA,existeadatalimiteasercumprida,porissocadadiaéumnovo“Time­Now”,é olharoProjetodaquiparafrente,veroquefaltacumprire,cadaumfazersuastarefas,deolhonados outroselementos,internoseexternos,demodoaquetodos,juntos,cheguemnaMETA,nadataaprazada. Porissoaequipedeprojetoprecisasercoesaeharmoniosa,comtodossatisfeitosemotivados,etudoisso étarefadoGerentedoProjeto.Cabeaesteestarsempre“olhandoafloresta”primeiro,paradepois“olhar asárvores”e,aopassoquefazatarefasolitária

31. 31.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira31deadministrarsozinhootodo,não

devedeixardediscutircomaequipeparaatomadadedecisõeseprincipalmenteacorreçãodedesviosno gastodetempo,recursosecustos.ComoPlanejarumProjetoPequenoParabéns!Hápoucolhepediram quesejaogerentedeprojetoparaumprojetopequeno.Namaioriadasorganizações,istosignificauma cargaalémdeseu"trabalhonormal",lhepediramqueaperteseuhorárioemmaisoutroprojeto.Embora vocêestejafazendotudoouamaioriadotrabalhonoprojeto,vocêpodeestarconfiandoemoutros,como um(a)colega,ouumfuncionário(a)deoutrosdepartamentoscomoodeFinanças,Marketing,ocentrode cópiaouatéosseusfornecedores.UmProjetopequenopodesignificarquelhepediramqueplanejeum standnumafeiradeexposiçõesououtroeventoespecial,desenvolvaumpanfleto,crieinstruçõesmulti­ língueparaumprodutoouescrevaummanual.Nestetópicoaintençãoéadelheproverdiretrizespara planejarumprojetomuitopequeno,usandooplanejamentodeumaexcursãodeverãocomoumexemplo. Oqueéumprojeto,eoqueéumprojetopequeno?Umprojeto,comobemsabemos,éumacoleçãode objetivos,atividadesetarefasquesetentarealizarnumadataespecífica.Umprojetopequenoéumprojeto comalgocomonãomaisquevinteecincotarefasaproximadamente.Freqüentementeprojetosdeste tamanhosãoadministradosporumapessoaqueconfiaemparceirosdeoutrosdepartamentos,comoo centrodecópiaseassecretárias.Oquesegueéumprocessopassoporpassoquepodeserusadopara

projetoscomaproximadamente25tarefasoumenos.DesenvolvaumaDescriçãodeProjeto,umaMetae

ObjetivosADescriçãodeProjetoParacomeçaraplanejarseuprojeto,vocêprecisadesenvolveruma descriçãodoprojetoquetenhaumescopoabrangente.Adescriçãodeveretratarointentoeâmbitodo projetoemtermosdoproduto,serviçoououtroproduto­fim.Adescriçãotambémpodeincluiruma definiçãodeproblemasoudeclaraçãodeoportunidade.Vocêpodequererdescreve­lacomoumanotapara aatividadeinicialdoprojeto.

32. 32.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira32ADescriçãodeProjetoparauma

excursãodeverão:ODepartamentodeRecursosHumanosgostariadereservarumaexcursãodeverãoem

Janeiropróximoparatodososempregados,contratadoseasfamíliasdeles.Écalculadoque

aproximadamente100pessoasparticiparão.Espera­seque80%detodososempregadoseasfamíliasdeles

seinscrevam,equepelomenos90%daquelenúmeroparticipeefetivamentedaexcursão.Apartedeveria

terumavariedadedeatividadescomovoleibol,passeiosacavalo,basquetebol,enadosepossível.Shows

aovivofoisugeridopormuitos.Umhoráriopropostoseriade13as19horas.Comidaebebidasdeveria

estardisponíveltodoodia.AMetadoProjetoEmumafrase,ametadeprojetodescreveoobjetivo específicodoprojeto,eincluiumadatadetérmino.Ametaparaestadataexpressaoresultadodesejadode todooesforçodoprojeto.Nestemomentovocêestáfazendosuaprimeiraestimativadadatadefimdo projeto.Paraamaioriadosprojetos,estadatamudadepoisdeumplanejamentomaisdetalhadoestar completo.AMetadoProjetoparaumaexcursãodeverãoseria:Reservarnossaexcursãodeverãono

sábado,20dejaneirode2000(consideraraschuvasatardecomunsnestaépoca).ObjetivosdoProjetoO

quesãoascategoriasprincipaisdetrabalhoparaoprojeto?Enquantoolhandooprojetoglobalmente,use dispositivoscriativoscomo“mapeamentomental”,“pensamentodivergente”enecessariamenteo “brainstorming”,edaígerarumalistadasprincipaiscategoriasdotrabalhoquedevemserrealizadas.Este éométodo“top­down”(dogeralparaoparticular).Outraalternativaéprimeirodesenvolverumalistade tarefasqueprecisamserrealizadas.Então,umavezquealistadetarefaségerada,montetarefas relacionadasnumarededeprecedências(PERT/CPM)definindoasatividadesprincipaiseosmarcosdo

projeto.ObjetivosdoProjeto(nãodasuaexecução!)paraumaexcursãodeverão:1.Realizaruma

PesquisacomosEmpregados2.ReservarTransporte,Hospedagem,etc.3.EncomendarComida&

Bebidas4.OrganizarAtividades&Entretenimento5.OrganizaroRetorno

33. 33.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira33ConstruaoEsboçodoProjeto

Desdequevocêtenhaumametaeváriosobjetivosetarefas,vocêpodedesenvolverumesboço.Quando estiverlistandoobjetivosparaaexcursãodeverãoacima,vocêtambémpodecomeçaralistarastarefase subtarefasquesãopartedoprojeto.Agoravocêprecisaorganizarosobjetivos,etarefasem“famílias” comomostradonoQuadroabaixo.Enquantoaequipedesenvolvealista,umapessoapodecomeçarum arquivonovoepodeconstruiroesboço.Opropósitofinalaquiédefinirtodootrabalhodeprojeto.Esboço

daExcursãonoVerão1ExecutaraPesquisacomosEmpregados1.1Desenvolveredistribuirapesquisa

1.2Analisaroresultadodapesquisa1.3Tomardecisõessobrelocalização,bebidas,atividadese

entretenimento1.4Comunicarresultados2ReservarHospedagem2.1Desenvolvercritériospara

localizaçãodahospedagem2.2Compilarumalistadepossíveislocalizações2.3Analisarlistaeescolher

local2.4Negociaracordoereservar3EncomendarComida&Bebidas3.1Fazemumalistadepossível

fornecedores3.2Solicitarpropostas3.3Compararofertaseescolherumfornecedor3.4Negociaracordo

parabebidas4OrganizarAtividadeseEntretenimento4.1Planejamentodasatividadessociais4.1.1Jogos

deAdulto4.1.2Diversãoemgeral4.1.3Jogosparaascriançasepais4.2Organizarumshowaovivo5

Organizaro“bota­fora”5.1Nomearaspessoasparaconferirbagagensepessoas5.1.1Nomearaspessoas

paraconferircobrançasefazerospagamentos5.1.2Deixarhotel/pousadaantesdo½dia5.2PasseioFinal

(antesdoembarque)DefinaasExigênciasdeRecursos

34. 34.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira34Faleàspessoas.Seoutraspessoas

estãotrabalhandocomvocê,colaboreparanomearresponsabilidadesportarefasparapessoasespecíficas. Dequemvocêprecisaaprovações,dadosourelatórios?Peçacompromissoscomasdatas,eestejaseguro quantoaofollow­up(acompanhamento,seguimento)delas.Vocêprecisarádeequipamento,materiaisou software?Chameosfornecedorespotenciaisparaofertas.EstimativadasDuraçõeseDefiniçãodas RelaçõesdePrecedênciaentreasAtividadesQuantotempolevará?Tentedeterminarquantotempolevará parainspecionartodososempregados,erealizartodasasoutrastarefas.Emseguida,definaofluxo,de preferêncianaformadefluxogramadoprojeto,entrandotodasasrelaçõesdeprecedênciaentreas atividades.Quaistarefaspodemcomeçarimediatamente?Oqueacontecedepois?Quaistarefaspodemser feitasconcorrentemente,oumaisoumenos,aomesmotempo?Oquedeveserfeitoserialmente?Estimeos CustosparaoProjetoParaprojetospequenoscomoaexcursãodeverão,muitasorganizaçõesescolhem nãocontrolarcustosdemãodeobra,porqueocustoéconsideradoimaterial.Paraaexcursãodeverão,o DepartamentodeRecursosHumanosescolheunãolocalizarcustosdemãodeobra,masfoipedido determinarocustodetransporte,hospedagemealimentação.Adotaçãodecustostotaisparaolazerfoide

R$3000,00,comidaebebidassuavesserãoR$6000,00.CrieumGráficodeGantteumaRedePERT/CPM

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira8ImplementandoaAbordagemKERZNER©

Umavezquevocêcriouumesboço,calculouduração,eidentificouofluxodasatividadesdoprojeto,você

temumgráficodeGantt.OCronogramadeBarraspodeseroúnicoquadroquevocêprecisaráadministrar

numprojetomuitopequeno.Emboraospassosilustradosaquisejamadequadosparaumprojetopequeno,

esteprocessoseriamuitodiferenteparaprojetosmaiores.Relaçõesdeprecedênciasãomuitomais

complexas;aadministraçãodosrecursos,contratos,eoescopodoprojeto,requererãooutrasferramentas

comoumdiagramadaREDEPERT/CPMcompletaeoutrosgráficosetabelas,asquaispodemser

fornecidoscomputadorizadamentepeloMS­PROJECT©98.

35. 35.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira35Gerenciandoe

FacilitandoGerenciandoeFacilitandoGerenciandoeFacilitandoGerenciandoeFacilitando8

Reuniões,Reuniões,Reuniões,Reuniões,EntrevistaseEntrevistaseEntrevistaseEntrevistase ApresentaçõesApresentaçõesApresentaçõesApresentaçõesReuniõesReuniõesReuniõesReuniõesPara efetivamentemonitorareadministrarumprojeto,vocêprecisaestabelecerumlocaldediscussãoparaa comunicaçãoentreosenvolvidosnosprojetosemandamento,oquecostumamoschamarde“salade reuniões”maspodeterumformatodiferente,oqueimportaéseadequaràfinalidade.ComoGerentedo Projeto,vocêprecisadeterminar:•Qualseráaagendadecadareunião,aquantidadedetempoparacada itemdediscussão,eocritérioparaencerramentodareunião?•Quemdeveparticiparemreuniões relacionadascomoProjeto?•Quandoénecessáriosereunir?•Porquêénecessáriosereunir?Eporque nãoseusarE­MailnaRedeouTele­conferênciaportelefone?•Comofacilitarasreuniões?Antesde agendarreuniõesindividuaisoucomváriaspessoas,estejasegurodosobjetivosdareunião.Porqueé necessáriosereunir?,talvezaequipepreciseplanejaroure­planejaroProjeto,talvezaequipedoProjeto precisetomarumadecisão.Umateleouvideoconferênciaépossível?Quandoestiverelaborandouma agenda,estejaconscientesobrequandocadaitemdaagendaestaráterminado/esclarecido/decidido,como vocêsaberáqueeleestaráterminado,equantotemposerágastoparaisso.OGerentedoProjetooulíder doprojeto,clientes,opatrocinadordoprojeto,financiadores,agerênciasuperior,gerentesdeprojetos “irmãos”,efornecedores,poderãoserpessoasimportantesounecessáriascomoparticipantesemcertas reuniões.Useoseguinte“checklist”paralheajudaraconfirmarquetodasasreuniõesterãoumuso

produtivodotempogasto.ChecklistdeReuniões1.Determineopropósito,aagenda,eosparticipantes

apropriados.2.Soliciteitensparaaagenda,duraçãodotempo,ecritériosdetérmino/decisãodecada

assunto,decadaparticipante,umasemanaantesdareunião.8NA=Facilitaréumapalavraemvogausada

paraindicarumconjuntodeaçõesnosentidodeauxiliar,colaborar,promover,orientar,divulgar, esclarecer,etc.,eventosdenaturezacognitiva,trocadeconhecimentos,treinamento,etc.

36. 36.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira363.Distribuaaagendaaos

participantes,comosresultadospretendidos,3diasantesdareunião.4.Simplifique,racionalize,pré­

organizeareunião.Vejasobreauto­avaliaçãomaisadiantenestetexto.5.Atualizeasuaaplicaçãono

Microsoft™Project©98paraelerefletirasmudançasdecididas/informadasdesdeaúltimareunião 6. Distribuaataserelatóriosdareuniãoparaosparticipantes,eoutrosenvolvidosmasnão­participantes.Use aauto­avaliaçãoconstanteaseguir,paraajuda­locomoplanejamentoeafacilitaçãodeumareunião. Auto­avaliaçãocomofacilitadorparareuniõesAsindicaçõesabaixosãoaplicáveisparalheajudara identificarassuaspotencialidadescomofacilitador,eparaidentificaráreasquevocêgostariade desenvolver.Elascontémsubsídiosparasuareflexão,análiseeponderaçãodefatosgeraisquecolaboram numaprimoramentodestasituaçãoespecífica.Issolheajudaráasermaisobjetivonaconduçãodas reuniões.Respondaasquestõesdatabelaaseguir,fazendoumamarcade“x”abaixodonúmerooqual

identificaoseunívelatualdecompetência.Useaseguinteescala:1=Sempre2=Quasesempre3=

Aproximadamentemetadedotempo4=Raramente5=Nunca

37. 37.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira37TabeladeAuto­avaliaçãodasAções

doFacilitadordeReuniõesAçõesdoFacilitadordeReuniões123451.PreparaçãoDefinironúmerode

participantesnogrupo.2.Saberascaracterísticasdogrupo(idade,sexo,formação/profissão,

cargos/trabalhos)3.Saberasexpectativasdosmembrosdogrupo.4.Descobrirseaparticipaçãoé

interessada,voluntária,ou“hostil”.5.Saberseequantoogrupoécoeso.6.Planejaralocalizaçãodos

assentosindividualmenteparaotimizaraparticipação.7.Desenvolverobjetivosepropósitos.8.

Estabeleceraagendanumaseqüêncialógicadeabordagemdeassuntos.9.Desenvolverumavariedadede

métodoseatividadesparafacilitarreuniões.10.Pré­estabelecereventuaismudançasdepassosnos

métodoseatividades.11.AReuniãoTransferirosobjetivosepropósitosaogrupo.12.Apresentar

claramenteosbenefíciosdaparticipação.13.Apresentaroníveldesejadodedetalhe.14.Identificar

eventuaisáreasderisco.15.Usarmudarevariarovolumeeotomdevoz.16.Adaptarumadivisãomédia

detempoparaaaudiênciafalar.

38. 38.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira3817.Variarassuasintervençõese

estimularoutrosaintervir.18.Usarvariarnosgestosenomovimentodocorpo.19.Usarrecursos

audio/visuaisapropriadoseestimulantes.20.Usarpoucasechamativaspalavrasnosaudio/visuais.21.

Promoveraação.22.Respondereagradeceratodasascontribuiçõesdosparticipantes.23.Daratençãoao

conteúdodascontribuições.24.Daratençãoàsopiniõesemanifestações.25.Estimularacontribuiçãode

todososparticipantes.26.Encorajaracontribuiçãodosparticipantesmaisquietos.27.Promoverumclima

deaceitaçãodetodosospontosdevista.28.Manterumclimadeaceitaçãodetodosospontosdevista.29.

Sumarizare/outornarmaisclaraasidéiasdosparticipantesquandonecessário.30.Registrarascolocações

dosparticipantesexatamentecomoforamfeitas.31.Agiremconcordânciacomaorientaçãodogrupo

comoumtodo,enãocomaorientaçãodos“dominadoresdareunião”.32.Limitarasdiscussões

irrelevantesedesviosdeassuntodaagenda.33.Fazer/permitircomquea“liderança”informalsetroque,

mude,depessoaduranteareunião.34.Agradeceraosmembrosporsuascontribuições.35.Responder

claraeprontamenteàsquestõeslevantadas.

39. 39.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira3936.Limitara“dominação”porum

oudoismembros.37.Encorajaravariedadenascontribuições.38.Encorajaravariedadenoscomentários.

39.Darinstruçõesverbaisclarasenãodúbias.40.Darinstruçõesescritasclarasenãodúbias.41.Lideraro

gruposugerindosoluçõesparaosconflitos(desejáveismasquenãopodempermanecernemaumentar

continuamente),estimularosurgimentodassoluções.42.Liderareincentivarogruponadireçãode

resolver/solucionarosconflitos.43.Rebater/devolverquestõesdogrupoparaogrupo.44.Gerenciar

eficazmenteotempodasdiscussões.45."Ler"aconduta,ocomportamentonão­verbaldogrupo.46.

Responderapropriadamenteaocomportamentonão­verbal.47.ConclusãoSumarizarospontosprincipais

nareuniãooudebate.48.Questionarseosparticipantestemmaisalgumaquestãoaconsiderar.49.

Questionarsealgumparticipantequerfazerumadeclaraçãoconclusivadeencerramento.50.Encerrarde

umaformapositivaeotimista.51.Enviaroregistrodareuniãoaosparticipanteserelacionadosem24

horas.“Score”daAuto­Avaliação•Facilitador(eProfissional)Excelente0­51(9)9NA=“Aprendique

aindatenhomuitoaaprender.”,H.JacksonBrown,aos92anosdeidade.

40. 40.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira40•FacilitadorMuitoBom52­102•

FacilitadorBom103­153•FacilitadorRazoável154­204•FacilitadorFraco205­255Provavelmentevocê

desejarámudaralgumasfrasesnestatabela,paracombinarmelhorcomoseupadrãodeauto­avaliação.A

tabelapersonalizadadeveserfeitaeusadanasuaempresa,inclusiveparaajudaradesenvolverfuturos

líderesdeprojetonasuaempresa.ENTREVISTASENTREVISTASENTREVISTASENTREVISTASPara

entrevistasvocêpodetirarmuitasilaçõesdoquefoiditoantessobreReuniões,poisaposturadoGerente

doProjetoedomembrodaEquipedoProjeto,tambémdeveráseradefacilitadorparaaexpressãodos

envolvidosnaexecuçãodasdiversasAtividades,principalmentedosResponsáveispelocontroleda

execuçãodaAtividade.Assimalgunspontosquevocêdeveconsideraraoobterinformaçõesdeforma

diretaepessoal,viaentrevistas,são:a)Dêabsolutapreferênciaporfazerentrevistasindividuais,poisem

conjuntonormalmenteaspessoasseretraemouocorrequeumadominaapalavraemdetrimentodaoutra, quegeralmenteselimitaaconcordarcomaquefalamais.b)Antesdaentrevistaemesmoantesdemarca­ la,façaoroteirodamesma,reflita,definaeescrevatudooquequerperguntaraoentrevistado,noinícioda listafaçaumbreveresumo,oqualseráusadoparaaomarcareaoiniciaraentrevista,vocêoleiaparao entrevistado,c)Façaentrevistassempremarcandohoraantes,portelefoneoupessoalmente,negocieodia, ahora,eolocalqueoentrevistadodesejar,procurefazercomissoqueeletenhavontadedefalar,deser entrevistado,sejasimpático,atencioso,motivador,agradávelediplomático,masnãoseenvolvacoma pessoa(nãoseenvolvacomosproblemasdele,nãotomeseupartido,nemsejacontraeleemnada,não faleparaeleoqueoutrosdisseramsalvoparaesclarecertópicosespecíficosdoprojetos,nãoconfraternize comeleapósohorário,etc.)

41. 41.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira41d)Nãoentrevisteapessoaseela

estiverocupada,tensa,cansada,etc.,nestecasosó“bataumpapo”paramanterocontatoem“bomastral”,

seohorárioestiversidomarcadoprocureremarcar,e)Nãoprolongueaentrevistaemdemasia,pareassim

queperceberalgumdesinteresse/distração/ansiedadedoentrevistado,depoistelefonetantasvezesquanto

necessárioparaesclareceralgumpontoadescobertooumalentendido,f)Siga,oriente­se,exclusivamente

peloqueoentrevistadoafirmouconcretamente,nãotireconclusões,nadúvidatelefone,mandeume­mail,

ouatémarquenovaentrevista,g)Anotetudo,masnãotantoquevocêpercao“fio­da­meada”,ouseja,não

ouçaoutracoisasqueoentrevistadofalou,anote“telegraficamente”,h)Apóscadaentrevista,dirija­se

diretamenteasuasala,láimediatamentetranscrevadeformaconsistentetudooquevocêlembrarepassea

limpotudoquefoianotado,casocontrárioacadamomentoquepassarvocêesqueceráEpior,embaralhará

poucoapoucoasinformaçõesrecebidas,i)Cruzeinformações,digaporalto(semrevelarafonte)que

vocêsoube“queissoouaquilo”,edepoisseforocasotelefoneparaaoutrafontedenovo,j)Procureser

umestimuladordeinformaçõeseopiniões,busqueinformaçõesemtodososníveishierárquico,funcionais

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira9PublicaçãodeumaRevistaouaPublicaçãode oudecargo/função,k)Procureconhecerbemoassuntodoprojetoempauta,vocêserámaisrespeitado,

compreenderámaisfacilmenteasinformaçõesrecebidas,eterámelhorescondiçõesdedescobrir“gatos”e

“mancadas”emtudoquelheinformarem.APRESENTAÇÕESAntesdoPlanoestarpronto,quantoele

estiverpronto,aoentregaraprimeiraemissãodaRedePERT/CPM,vocêdeveráfazerapresentações

públicasgeraisoupornívelfuncional,masatravésdepalestrasemlocaisqueaspessoasdepreferência

estejamtodasjuntas,nãosejaminterrompidasepossamconversarentresidescontraidamente,pelomenos

nos“coffee­break”.

42.

42.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira42Damosabaixoumalistade

consideraçõesquevocêdeveusarparasuareflexão,tambémaoladodasuaprópriacapacidade,intuiçãoe

experiênciaprofissional,algumasdelassãoválidas,comovocêjáviu,paraReuniõeseEntrevistas

Definironúmerodeparticipantesnogrupo,II.Saberascaracterísticasdogrupo(idade,sexo,

formação/profissão,cargos/trabalhos),III.Saberasexpectativasdosmembrosdogrupo,IV.Descobrirsea participaçãoéinteressada,voluntária,ou“hostil”,V.Saberseequantoogrupoécoeso,VI.Transferiros objetivosepropósitosaogrupo.VII.Apresentarclaramenteosbenefíciosdaparticipação,VIII.Usarmudar evariarovolumeeotomdevoz,IX.Usarmudarevariarolocalondevocêestáfalando,X.Usarmudare variaraposturafísica,ogestual,oandar,XI.OlheparaTODOSindistintamente,quantoasuacabeçavarie omovimentoeavelocidadedomovimento,XII.Usarrecursosaudio/visuaisapropriadoseestimulantes, XIII.Usarpoucasechamativaspalavrasnosaudio/visuais,XIV.Entregarnaentradadapalestraumacópia dosaudio/visuais,XV.Varieotipoeaquantidadederecursosaudio/visuais,tenhaumcartazbemvisível constandoostópicosmaisglobaisdapalestra,useumflip­chartparaanotarospontosprincipaisdecada tópico,useoutroflip­chartouumalousa,parafazeranotaçõesnomomentodeexplanarcadatópico,useo retro­projetorparadetalharcadatópico,esederuseumData­ShowparacaptarimagensdoMS­

Project©98emtempo­realdeummicrocomputadornolocaleexibirnatela,senãodispuserdele,tire

fotos,reveleecopieemslideseprojeteosslidescomasimagensdecadaparte,cadajanela,dousoda

aplicaçãodoseuprojetonoMS­Project©98,

I.

43. 43.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira43XVI.Vezporoutra,deforma

elegante,“finja”denãolocalizaumatransparênciaereclamedissoemvozaltacomoseuassistente, derrubeumcopod’água,façacomquealguémapagueasluzesdorecintoporalgunssegundos,apagueos microfonesmomentaneamente(masnuncadeixesairaquelesruídosagudosdomicrofone),enfimalguns pequenos“desastres”paradarchancedaspessoassemexeremnascadeiras,etc.,XVII.Entregarnasaída dapalestraumapastacomomaterialcompletosobreoobjetivodoevento(seentregarantesvaidistraira platéiaeatéleva­losapensar“jáseitudologopossoirembora”),XVIII.Agradeceraosmembrosporsuas contribuiçõesquepossibilitaramacriaçãodoplano,bemcomoagradecerapresençaàpalestra,XIX."Ler" aconduta,ocomportamentonão­verbaldogrupopresenteapalestra,responderapropriadamenteao comportamentonão­verbal,perceberqualquersinaldecansaçooudistração,paraentãomudarde abordagemdeexplanaçãodeassunto,ouatédetópicodeassunto,eemúltimocasoatéabreviarahorado intervalo,XX.Terumasnotícias“bomba”,umaspiadinhas,insiraumasfotosdegentedebiquíninapraia ouatéfotos“picantes”entreastransparênciascomsefosse“porengano”,XXI.Emcadatópicosempre façaumsumárioanteseumresumodepoisdecadaexplanaçãotópica,enfatizandoqueéumaconcisão, poisparecequeamaioriaentendemaisocompacto,enofinaltambémfaçaumcompactogeral, XXII.Gerenciareficazmenteotempodasexplanações,eotempototaldapalestra,demodoaJAMAIS atrasar/postergar,sóREDUZIRotempoprevistosepossível,XXIII.Nofinalpeçaeestimuleperguntas paraperceberograudeapreensãodoexposto,estimuleatéodebate,masnãodeixequeissose circunscrevaapoucaspessoas,seamaioriademonstrarnãoparticiparequererirembora,entãoencerre, XXIV.Encerrardeumaformapositivaeotimista.

44. 44.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira44AdministrandoCriatividadee

umLivro ConflitosemProjetosTodososprojetosprecisamexigirtodaacriatividadedosmembrosdasuaequipe.

Criatividadeéinstrumentalindispensávelnodesenvolvimentodaconceituaçãodeprojetonovos,na

prontificaçãodetarefasinesperadas,naanálisedesituaçõeseproblemas,enanegociaçãoeadministração

deconflitos.Emambientesdeengenhariacriativa,sãoestudadasalternativasdedesenvolvimentode

projetos,paracriarverdadeirassoluçõesalternativasqueaperfeiçoemtodasasexigênciasdoescopodo

projeto.Criatividadeéum“bicho”quedevesersoltoaoiniciarumprojeto.Criatividadeéumpensamento

inovadorqueresultanonascimentodeumaperspectivanova,idéiaouproduto.Einsteinsentiaquea

imaginaçãoeramaisimportantequeconhecimento,eacriatividadeéumaenergiadecriaçãoqueexige

tudodenós.Algunschamaramistocomoahabilidadeparavercoisasdeumaperspectivadiferente,outros

vêemistocomo“fugindodeburacosnaestrada”desafiandonossospadrõesdepensamentohabituais.

Algunsvêemacriatividadecomoumaalternativa,paraaresposta“correta”,padronizada,ensinadaem

muitasescolas.Algunscompararamcriatividadecomimaginaçãoepensamentodivergente,enoslevama

quedesenvolvamosnossospoderesdevisãoamplaeintuição.EncorajandoaCriatividadeComogerente

deprojeto,outécnicodeumaequipedeprojeto,partedeseutrabalhoéencorajaropensamentocriativo.

Emparticular,duranteoprocessonaturaldedesenvolvimentodeconceitos(fasedeConcepçãodo

Projeto),opensamentodivergenteemesmoconflitantedosmembrosdaequipedeprojeto,permiteque

cadatécnicodaequipevenhaapensarmuitomaisamplamentesobreoprojetoepossibilidadesdoproduto.

Apartirdomomentoqueháumconsensodequeumelencodeidéiascriativasresultounumaboa

conceituação,aequipedeverá/precisaráentãopensardeformaconvergente.Elesprecisarãoplanejare

organizaroconceitodelesemumplanodetrabalhocoerenteeconsistente.Nestemomentoéqueo planejamentodoprojetodetalhadocomeça.

45. 45.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira45DiretrizesparaEncorajara

Criatividade•Recrutetécnicosparaaequipecomdiferentesvivênciasetrajetóriasparaassimouviros

seusdiferentespontosdevista.••Procurerecrutarumtimericoempessoasdiferentesemorigemsocial, formaçãoescolar,einclusiveosfisicamenteepsicologicamentedivergentes(aprópriaMICROSOFT®é umadasempresasqueaplicammuitoesteconceito).Gruposheterogêneospropõemumamaiorvariedade deidéiasesãomaisprodutivosquegruposhomogêneos.Istopodesignificarquevocê,comoGerentedo Projeto,oumesmocomousuáriooucliente,precisarámelhorarsuaprópriaflexibilidadedeseambientara convivereouvirmaneiras,costumeseidéiasdiferentes,escutandoetrabalhandocomtécnicosquenão pensamdomesmomodoquevocêpensa.Aceiteeapóieasingularidadeindividualdecadamembroda equipe.••PenseDivergentemente••Quandocomeçandoumplanodeprojeto,comecepensando divergentementeeusandoumavisãoamaisamplapossível.Comosepareceráonovoproduto?Como funcionaráonovo,oureengenherado,processodetrabalho?Tenteomapeamentomentaleaneuro­ lingüística.Juntandoeusandoaomesmotempoohemisfériodireitodocérebrojuntocomohemisfério esquerdo,multiplicar­se­ãoidéiascriativasesoluçõesoriginais.••Procureconhecerbemosmembrosda suaequipe••Atéondeforpossívelirseminvadiraprivacidade,aprendasobreosinteresses,preferências notrabalho,estilosdecomunicaçãoedepensamento,detodososmembrosdaequipe,ecombasenisso designetarefasadequadamentesemprequepossível.Proporcioneparaosmembrosdaequipebastantedo seupróprioespaçoparaelesseremmaiscriativo.Algunspodemprecisardeserguiados“comrédeas curtas"àsvezes,enquantooutrospodemprecisardeencorajamentoparapensaremidéias"selvagense loucas”.••Recompenseesforçoscriativoseresultados••Usedarsempreumretornoverbalpositivopara osesforçoscriativosdosmembrosdaequipe,dêtambémretornosporescritorealimentandoodesempenho dos

46. 46.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira46técnicos,efazendosempreuma

revisãodoprojeto,redistribuindotarefasdeformamaisapropriadaàscapacidadese

desempenhos/resultados.••Encorajeatomadaderisco••Deixeparaosseusmembrosdaequipe

decidiremqueestãodispostosacorrerriscosrazoáveisdesenvolvendonovosprocessoseprodutos.••

Encorajeohumor••“Charges”,caricaturaseanedotasquedescrevemsituaçõescomunsdeummodo

diferenteehumorísticoajudamamelhoraroambientedetrabalho“levantandooastral".Mas!Desencoraje

osmembrosdaequipeaquelevemascoisasparaoladodagalhofaegozaçõespessoais.••Quandoos

gerentesdeprojetotentamsintonizarcadamembrodaequipe,deveestarpensandoemtrabalharosestilos

epreferências,etentaapoiaressesestilosepreferências,elesachamqueosprópriostrabalhosdelessão muitomaisfáceisdestaforma.Resultandonumaadministraçãodeprojetoscriativaenageraçãodeum maiornúmerodeidéiaseumaaproximaçãomenosinibidaparaosproblemaoqueresolveconflitose melhoraaadministração.••NegociaçõesnoProjeto••Criatividadeéumelementochavenamaioriadas negociações.Évitalquandoestamosdesenvolvendoecomparandoalternativasesoluções,provendoo pessoaldeinformaçõesetentandorealizaroquenuncafoirealizadoantes.Ogerentedeprojeto,eos membrosdaequipesãoenvolvidosemmuitasnegociaçõesnocursodamaioriadosprojetos. Freqüentemente,estasnegociaçõesacontecemnocontextodeproverpessoalparaváriosprojetosemum ambientedemulti­projeto.Ogerentedeprojetoprecisaránegociarcomosgerentesfuncionaiseoutros gerentesdeprojetoparaobtero“empréstimo”depessoalparaoprojeto.••Outrosroteirosdenegociação incluemanegociaçãocomaadministraçãomaisaltaparaelevaraprioridadedeumprojeto,enegociando comcontratadosparaganharreduçãodeprazosnumcontrato.Nestaquestão,habilidadesdenegociação apontadasarelaçõescontínuasserãooenfoque.Negociaçõescomoessasqueacontecemnomercadode atacadode“commodities”ouquandocomprandoumcarrousadonãoserãodiscutidosaqui.Negociações deprincípios,escopo,metas,prazosfatais,serãoenfatizadasnestaparte.

47. 47.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira47••Umnegociadorsuavetenderáa

fazerconcessõesmaiscedoemaisfreqüentes.Eletenderáaadiaraoutrosproblemas.Namentedele,as

necessidadessãosentidasatécomomenosimportantequeessasdaoutrapartedacontrataçãoemconflito

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira108.GerenciandooProjetocomoumSistema emmeioanegociação,ouelepodesesentirimpotenteparanegociar.Esteéumestilonão­afirmativo,e

podeserumaescolhaapropriadaquandoumassuntoésemimportância.Negociadoressuavespodem

valorizaraltamentearelaçãohumana,epodeestarbuscandoaceitaçãopessoaldaoutraparteenãoo

conflitopositivo.••Negociadoressuavesterminamfreqüentementeperdendonumresultadonegociado

ondetem­sequeperderdeumladoparaganhardeoutro.Porexemplo,nósnãopodemosnegociarnossas

taxasdeadministração.Emsituaçõesdeconflitonoprojeto,umapessoacomesteestilo“empurrarácoma

barriga”ou“sabonetará”ascolocaçõeseexigênciasdaoutrapartenanegociação,efreqüentementenão

tentaráconseguirumconsenso.Nóstodossomosforçadoseventualmenteasermosnegociadoressuaves

sobcertascircunstâncias.••Umnegociadorduroédirigidofreqüentementeporumanecessidadepor poder.Eleresistiráafazerqualquerconcessão,eleirárigidamenteaderiraumaposiçãoenãosemoverá. Negociadoresdurospodemperceberemconcessõescomoumsinaldefraqueza.Esteéumestilo agressivo,maspodeserusadoquasequesóquandoumadecisãodevesertomadadepressa.Estejaatento queosnegociadoresdurospodemrecusarescutaràsnecessidadesdaoutraparte,ouserecusaradiscutir alternativas.••Comoregra,negociadoresdurosnãovalorizamarelaçãoalongoprazo.Elespodemjogar poucoeticamente,comomentir,oufazendofalsasofertas.Umapessoacomesteestilofazfreqüentemente afirmaçõesdotipo“pegaroulargar”eexigênciasexageradas.Estetipodenegociadortentaráapreenderas limitaçõeseexpectativasdaoutraparte—masserecusaarevelarassuaslimitaçõeseexpectativas. Negociadoresdurostentamganharnasnegociaçõese"bater"osopositores.••Esteestilodenegociador podetentarmanipularaoutrapartenanegociaçãoparaacompreensãodequeooutroladopodenãoestar atentonoinstanteemqueelesperderam.Quandonegociaçõesacontecememumabasedeumaúnicavez, enãoéprovávelqueaspartesnegociemnovamente,entãoesteestiloécomumeatéaceito.Perdasparaos doisladosacontecemmaisfreqüentementecomesteestiloquecomoestilosuaveouoestilodeseguir normas.Solucionandoosconflitosdoprojeto,umapessoacomesteestilopodetentarreterinformação,ou darinformaçãoenganosa.Elespodemexplodirquandosolicitadospormaisinformação.••Um negociador“normal”(deseguirnormasdasuaempresaedanegociaçãoequilibrada)buscacolaboraçãoe lucromútuodenegociações.Elequerterasnecessidadesdelesatisfeitasenãoobliterarasatisfaçãodas necessidadesdaoutra

48. 48.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira48parte.Esteéumestiloafirmativo.

Negociadores“normais”estãodispostosafazerconcessõessignificativasesatisfazerasnecessidadesdele edaoutraparte.Eleestimaarelaçãoalongoprazo,etentadesenvolverumareputaçãocomoum negociadorjusto.Umresultadodeganhosmútuoséclaramenteointentodeumnegociador“normal”.Ele nãoaceitaráumganhar­perdercomoresultadodaperspectivadequalquerpartenumanegociação.No ambientedeprojeto,gerentedeprojeto,eumgerentedelinha,ambososnegociadores“normais”,

poderiamusarumsoftwaredeadministraçãodeprojetocomooMS­Project©98paraexperimentarcom

vários"cenários"alternativosseacheamelhorsoluçãodeplanificaçãoparaalocarosrecursosdoprojeto. AdministrandoConflitosSevocêtrabalhacomoumsolista,vocêtemautonomiacompleta;sevocê trabalhaemconcertocomoutros,vocêtemqueconformaratécertoponto.Emprojetos,comoqualquer outrasituaçãonaqualduasoumaispessoasinteragem,acontecerãoconflitos.Numambientedepressão contínuaecrescente,conhecerprazosfinais,melhorarqualidade,eficardentrodelimitesdecusto,o conflitoéinevitável.Trabalhandonummeiodeequipedeprojetoquetrabalheemharmoniacomoutros órgão,colegasesuperioresouempresasexternas,entãorequeralgumgraudeconformidadeeaceitação. Enquantotrabalhandoem/comequipesdeprojeto,freqüentementedebaixodeexigênciasapertadas, conflitossãoumaocorrênciadiária.Emborapossasernoprincípioumprocessoincômodoepodetrazer

conflitosabertos,énecessárioadministra­los,seelesacontecemno(s0projeto(s)ouemoutrolugarda

empresa.Todososmembrosdaequipecompartilhamestaresponsabilidade.Asconseqüênciasdeignorar

ounãoe/oumaladministrarosconflitosincluemhostilidadeeumclimadetrabalhoinsalubrequepodem

Fechado durardurantemuitotempo.Trazendoconflitoao“campoaberto”,comunicandohonestaeabertamente,e

lidandocomistocomsucesso,aequipedoprojetolidará/evitaráosproblemaspessoaiseinteressesvários

queconduzemaconflitos.Equipesqueusamestaaproximaçãopodemevitarproblemassemelhantesno

futuro,podemmelhoraracomunicaçãonaequipetoda,epodemtornarotrabalhomaisagradávele produtivo.Infelizmente,muitosdenósnãoadquiriramestainformaçãoagoraaté.Nós,aníveldeformação humana,temosrecebido/obtidomuitasmensagensdiferentesdaTV,pais,professoreseoutrasfontes, sobreascausasdosconflitos,assimaaceitabilidadedoconflitoquasenãoexiste,porissoocomo solucionarconflitoséalgoquasesemprenãoensinado(aagressividadesim).Paralidarcomconflitos, ajudarásevocêvestirsua"menteanalítica"provavelmente.Comoumaequipe,vocêpodeprecisarolharo queéimportante,noquevocêpensa(os

49. 49.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira49valores),porquevocêsente

positivamenteounegativamente(aatitude),eoquevocêtentoufazer(comportamento)paralidarcom

conflitosnaimplementaçãodoprojeto.Seeuaprendiqueconflitoé"ruim",eutentareievitarconflitos

provavelmente,atémesmoquandonãoestáemmeumelhorinteresseounomelhorinteressedaequipe.

Comoresultado,eumetornoumnegociadorsuaveeque"cedeojogo”quandoumconflitoimportante

acontece.Quandoeufaçoisso,euperco,eaequipedoprojetoperde.Poroutrolado,seeuaprendiaagir

comoumnegociadorduro,eganharatodoocusto,semescutaraooutropontodevista,eupodereiforçar

minhaopiniãoaosoutrosquandonãoforamelhoridéia.Eupodereisairgritandocomoumatática,ou

derrubaroutrospublicamenteoudealgumoutromodo.Talvezeuganhenomomento,masaoutraparteea

equipeperderão.Porém,seeuaprendiaescutar,colaborei,emeenvolviquandoumassuntoouconflito

apareceu/apareceram,euprovavelmentecresciapartirdoconflito.Émaisprovávelquetodasaspartes

ganharãodealgummodo.Acomunicaçãodaequipeseráaumentada.Aauto­estimadetodososmembros

daequipeedaspartesenvolvidaspermaneceráintacta.Aequipesebeneficiadacooperaçãoquea

fortalece.ConflitoObjetivoeSubjetivoGerentesdeprojeto,emembrosdeequipe,bemsucedidos, planejamlidarcomconflitodeformaaqueninguémperca.Paraalcançaristo,tentamveroconflitotão objetivamentequantopossível.Umconflitopodeser,umadisputaemcimadedadosoufatosquesãomais oumenos,objetivos,sólidos,oufactuaisemsuasubstância.Oconflitopodesercausadopela desinformação,interpretaçõesdiferentesdedados,ouarelevânciadosdados.Normalmente,olhando objetivamenteosprósecontrasdeidéiascontraditórias,éfácilatomadadamelhordecisão.Poroutro lado,oconflitopodeenvolvercomponentessubjetivosouemocionais,comonecessidades,valores, atitudes,interesses,opiniões,antipatias,desconfianças,atitudesdefensivas,“águaspassadas”,ou insensibilidade.Váriaspessoasquevêemumconflitoqueéprincipalmentesubjetivopodemterdiferentes opiniõessobreocasoegerirumambienteinstávelede“grupinhos”.Seosinteressessubjacentes,eas necessidadesdapartes,nãosãodescobertas,aresoluçãoprovavelmenteterávidacurtaeserásuperficial. Conflitossubjetivospodemsercausadosporemoçõesfortes,descontroladas,comportamentonegativo comobrincadeiraspessoais,desrespeitoouinsensibilidade,fracassoparaentenderopontodevistado outroeseusinteresses,ouficarnadefensiva.

50. 50.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira50Conflitoéfreqüentementeuma

combinaçãodeassuntossubjetivoseobjetivos.Numprojeto,istoaconteceàsvezesquandoaexecução

bemsucedidanoprazoenaqualidadedeumpacotedetrabalhooutarefanãoéalcançada(deve­seevitar

totalmenteacomumfaseda“caçaaosculpadoseapuniçãodosinocentes”).Tambémacontecequandose

estátentandoprogramarrecursos.Paraajudarparaaequipeatrabalharemmeioaconflitos,umprocesso

ajudaráemmantertodasaspartesenvolvidasnoconflito,focadaemobterumresultadodevitóriaspara

ambososlados.Partesdoprocessopodemserescolhidascomovalidas,econformedescritoaseguir.Um

ProcessoemEquipeparaAdministrarConflitosEquipesbemsucedidasadministramconflitos

efetivamente.Quandooconflitoaconteceentreindivíduosougrupos,escolhaoselementosapropriados

entreosabaixosugeridos.1.ComoGerentedoProjetosugiraumtempoparasepensarnoassuntoem

conflito;peçaaajudadaequipeclareandoesolucionandooconflito.2.Peçaaequipeeaspartesem

conflitopelaajudadeleseseucompromissoemapoiaradecisãodogrupo.3.Clarifiqueoscomponentes

objetivosesubjetivosdoconflito.Soliciteoesclarecimentofrancodosvaloressubjacentes,necessidades

ouinteresses.4.Façaum“Brainstorming”comaEquipe,elistequalquersoluçãoparaoconflito,ouusea

“análisedecampodeforça”ouatéumadinâmicadegrupoparaclarificartodososassuntosrelacionados

aoconflito.5.Listaospróecontrasdecadasolução.6.Escolhaassoluçõesapropriadasepeçaoapoioe

compromissodetodasaspartesenvolvidas.7.Estabeleçaumadataparafazeroseguimentodasolução,se

apropriado.8.FaçaoFollow­Upsempre.Indivíduosquesãocapazdeescutarpontosdevistadiferentes,e

quetêmahumildadeparareconhecereaceitarumaidéiaqueémelhorqueadelesprópria,teráêxitoem virtualmenteemqualquerambientedeprojeto.

51. 51.Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira51ResumodaAPPEmsuma,aAPP­

AdministraçãoPorProjetos,temtrêssegmentosmaiores:1ºOPlanejamentoEmpresarialdoquese

pretendefazer,ondeseorganizamasidéiasepremissasdaconcepçãodoobjetivo,eseconceituaoplano;

2ºOPlanejamentoEconômico­Financeirodesteplanoparaanalisareconsolidarasuaviabilidadetécnico­

econômicae,3ºOPlanejamentoFísicosuaProgramaçãoeControleparaadministrarasuaexecução,

controlandooprevistocomorealizado,paraqueestesejaomaispróximopossíveldaquele.Estassãoem

essência,as“matérias”,asdisciplinas,àsquaispodesedebruçaroAdministradorquequeiradominaresta

técnicaenãocorrerriscosdesairaomarsemcondiçõesdenavegabilidade,oquedificilmentelhefará

chegaraodestinodesejado.ExistemmuitosbonslivrosecursossobrePlanejamentoEmpresarial,sobre

PlanejamentoEconômico­FinanceiroesobrePlanejamentoeControledeProjetos.Conheça­ostodos,os

maisindicados,poissãooâmago,ocerne,daAPPeestaculturaéindispensávelporque,mesmoque

projetosnãofaçampartedonossocotidiano,quandomenosesperamoselesnosagarrampeloscalcanhares

Planejamento&ControledeProjetosDirceQuandtdeOliveira111.Apresentaçãostelivroédirigidoparaa eaísenãotivermosestatécnicadominada,comosolução,somosdominadospeloproblema.(10)10Como

“casehistory”citamosumaexperiênciaquetivemosnumaempresa,proprietáriadaúnicaempresaprivada

detelefonia(em1985),ondefazíamosoutrotipodetrabalho,masdadoquehaviagrandeentusiasmopela

mudançapara“anovasede”,ondetambémseinstalariaamaiorestaçãotelefônicadaregião;fomoslá “bisbilhotar”eperguntandodaquiedali,fizemosumaRedePERTamão,epercebemosquealgoestava erradoeconfirmamos,quenadatadamudança/inauguraçãoNÃOHAVERIAMTELEFONES,poisarede internanãoestariapronta,oCPD(informática)nãoteriapiso­falsoparainstalaros“main­frame”,eoutros

esquecimentoscomprometedores.Elaboramosentãoa1ªRedePERT/CPMcomputadorizada,eoprazo

apontadoparaaInauguração,erademesesposterioresaoinformadoanteriormenteparaaDiretoria,mas

comaRedePERTvisualizaram­semelhorasfolgaseapossibilidadedere­alocaçãodosrecursosecom

algumesforçodere­planejamento,lápela4ªtentativadere­processamentodaRedePERT/CPMjá

tínhamosmelhoradomuitoosprazos,contudoainauguraçãosedeuatrasada,masbemmaiscedoemenos

conturbadadoquesealguém(nocasonós)nãoestivesseláparalembrardousodaAPP.

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negativament

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