Investigacin Formativa-II UAC

Administracin de la informacin

Desde tiempos inmemorables, el hombre ha guardado registro de sus actividades de toda ndole,
ejemplo de ello lo tenemos en las pinturas rupestres mediante las cuales nuestros ancestros,
representaban grficamente su forma de vivir, con la aparicin de la escritura el hombre no solo
conoci nuevas formas de comunicacin, sino que descubri tambin nuevas formas de
postergar dicha informacin, aun el siglo pasado el hombre utilizaba el papel como mtodo para
el almacenamiento de datos, de toda ndole, personal, laboral, mercantil entre otros.

Aun hoy en la era digital el hombre, sigue recabando informacin, solo que hoy por hoy se ayuda
de las herramientas tecnolgicas para dicho almacenamiento, esto ha permitido almacenar
cantidades estratosfricas de datos en menos espacio, mejor protegido, pero lo ms importante
de rpido acceso y procesamiento.

En el siglo pasado por ejemplo si un comerciante deseaba saber cuantas unidades vendi de
cierto producto en un periodo de tiempo determinado, tendra que consultar los libros y
contabilizar manualmente, lo cual le llevara quizs un par de horas o das dependiendo de la
cantidad de informacin, sin embargo en nuestra era si un vendedor requiere hacer una consulta
similar bastara con ingresar a su sistema de ventas, teclear una consulta en la que especifique el
producto y el periodo, y como por arte de magia el reporte se generara en segundos.

Eso se escucha genial no es as, pero para que realmente la informacin resultante sea
confiable, se requiere de procesos de carga y optimizacin de la misma, si no existen estndares
para captura y recoleccin de la informacin, no habr sistema alguno que soporte la operacin
de la organizacin.

Debido a lo anterior las organizaciones se han visto en la necesidad de implementar diversos

mecanismos y filtros con la finalidad de buscar una optimizacin de los datos y poderlos as
convertir en informacin, en el presente documento se presentan las principales estrategias
implementadas por algunas empresas locales, a las que se les consulto.

Para qu necesitan las organizaciones soluciones que apoyen la Administracin de

Informacin?

El xito de una organizacin no depende slo de cmo maneje sus recursos materiales (trabajo,
capital, energa, etc.). Depende tambin de cmo aproveche sus activos intangibles (know-how,
conocimiento del mercado, imagen de marca, fidelidad de los clientes, etc.). El correcto
desarrollo de estos ltimos depende de que exista un adecuado flujo de informacin entre la
empresa y su entorno, por un lado, y entre las distintas unidades de la empresa, por otro. Una
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empresa es ms competitiva cuanto ms se destaca en la explotacin de la informacin del

entorno

Dentro de una organizacin se puede clasificar el valor de la informacin de acuerdo a:

* Valor Administrativo: Cuando la informacin permite a la Gerencia o Direccin a tomar

decisiones efectivas.

* Valor Operacional: Cuando la informacin apoya o documenta las actividades de rutina o

repetitivas de la Organizacin.

* Valor Documental: Cuando sirve de prueba o evidencia sobre las actividades que lleva acabo la
organizacin.

* Valor Histrico: Cuando la informacin nos documenta sobre las actividades pasadas o nos
provee de elementos para prever y planear adecuadamente actividades a futuro.

Al vivir en un mundo que no conoce fronteras en cuanto a la generacin y disponibilidad de la

informacin. Un mundo donde los datos, dispositivos y las expectativas de los usuarios crecen
de forma exponencial. Donde se espera que los negocios operen 247 mientras mejoran la
operacin de manera segura y rentable cada ao.

El departamento de TI de las organizaciones debe ser un facilitador de TI para el logro de estas

premisas. Es responsable de controlar y administrar aquello que ha permitido crear:
la INFORMACIN.

Desarrollo.

Dado que una empresa ser ms eficiente cuanto ms se explote la informacin de la misma y
del entorno, se deber procurar que exista un flujo adecuado de la misma, entre todas y cada
una de las reas de la empresa, adems que deber de velar por su confiabilidad y veracidad.

Menciona uno de los Ing. Especialistas en el tema quien funge como Jefe de sistemas en el hotel
Holiday Select Guadalajara, que las organizaciones debern identificar los requerimientos de
informacin ms relevantes requeridos por todas y cada una de las reas, y contar con
mecanismos de almacenamiento, procesamiento y consulta de los mismos, el objetivo que se
persigue al almacenar los datos, no es solo procesar datos sino convertir los datos en
informacin puntualiza.

El Ing. menciona que la administracin de la informacin se da principalmente en cuatro etapas.

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Generacin de datos; Es el mecanismo mediante el cual se ingresan datos al sistema, en este

caso adems de capacitar constantemente al usuario, se evita al mximo la existencia de
campos de captura abiertos y por lo menos todos los datos considerados como crticos e
indispensables, son de opcin mltiple y obligatorios, logrando esto ltimo mediante validaciones
de los datos en el mismo sistema. Este es un punto crtico ya que atreves del PMS de la
empresa, se alimenta a todos los dems sistemas de la misma, ya sea mediante interfaz directa
con el mismo o mediante la exportacin de datos.

Procesamiento y transformacin de los datos; Este paso es prcticamente transparente al

usuario, ya que en la mayora de los casos son procesos automticos, en otros solo ciertos
usuarios con permisos especiales, pueden extraer datos para importarlos a otros sistemas o
correr procesos como las auditorias nocturnas.

Acceso a la informacin; Dependiendo del usuario este tendr acceso a la informacin ya

procesada y previamente analizada por el sistema, teniendo acceso a reportes en lnea,
DashBoard, o herramientas de apoyo para la toma de decisiones. Por el momento no se cuanta
con un sistema integral de BI, sino se cuentan con varios sistemas independientes ya sean
desarrollados por el personal de la organizacin o adquiridos a terceros.

Proteccin de la informacin: este paso es constante ya que los datos en todo momento son
almacenados en dos discos duros es decir estn todos los servidores en espejo, con la finalidad
de proteger la informacin y poder recuperar el sistema en caso de fallas del mismo de una
manera ms rpida, aun as por las noches se respaldan de manera automtica todos los
sistemas y bases de datos de los mismos, por partida doble, primero s respaldan en el mismo
servidor fuente, y posteriormente ese respaldo es copiado a un servidor dedicado, con la nica
finalidad de que si daa fsicamente el servidor de la aplicacin, se cuente con un respaldo en
otro sitio.

Agrega que las TIC, al igual que muchas otras eras, son dinmicas y se encuentran en una
constante transformacin, por lo que a pesar de que el hotel tiene ms de 13 aos en
funcionamiento, y mantiene desde hace ms de 5 aos prcticamente los mismos sistemas,
estos son actualizados constantemente, as mismo da con da se exploran nuevas
oportunidades, tal es el caso reciente de la incorporacin de un CRM, el cual cuenta con una
importacin y exportacin de datos provenientes del PMS, para un mejor seguimiento de los
clientes y sobre todo con la finalidad de sacarle mayor provecho a los ms de 100Gb en datos
que pesa la base de datos del mismo.

Finaliza comentando que uno de los factores claves para el xito del procesamiento de los datos
radica en la confiabilidad de los mismos, es por ello que asegura que el xito no est realmente
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en los sistemas, los equipos o servicios contratados, sino en las personas, por ello es importante
hacer del conocimiento de todos los involucrados la importancia de su rol.

Conclusiones

Con lo aprendido al realizar esta investigacin de campo aunado un poco a la mesa de

discusin, puedo afirmar sin temor a equivocarme que la administracin de la informacin, va en
todo momento ms haya de contar con un respaldo de la misma, ya que uno de los factores
claves en el xito de las TI, consiste en la transformacin de los Datos a Informacin, y la
veracidad que esta misma pueda tener.

Es por ello que las organizaciones optan por una seria de tcnicas y herramientas para gestionar
y administrar de la forma que a las mismas les resulta ms conveniente la informacin
organizacional.

La administracin de Servicios de Tecnologa de Informacin, por sus siglas en ingls ITSM es

una disciplina dentro de la Ciencia de Servicios que se enfoca en el apoyo y entrega de las
operaciones de las Tecnologas de la Informacin (TI). Las TI juegan un rol crtico un
proporcionar y satisfacer los requerimientos del negocio. (Ruz Martnez, 2010).
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