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5.1. Seleccin de proveedores
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Incluye conceptos generales relativos a las condiciones contractuales, de
acuerdo al tipo de contrato que se quiere manejar, los trminos de pago y el
plazo de pago, el cual en la actualidad est en un rango de 60 y 90 das, as
mismo puede incluir el proceso de recepcin y procesamiento de facturas para
realizar el pago.
Con la firma del NDA se puede hacer un filtro o seleccin previo a iniciar el
proceso de solicitud de propuestas, con el fin de que solo los proveedores que
realmente cumplan al 100% los requerimientos generales del SOW sern
invitados o confirmados para participar en el proceso de adquisiciones.
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Los documentos de las adquisiciones se utilizan para solicitar propuestas a
posibles vendedores. Trminos como licitacin, oferta o cotizacin
generalmente se utilizan cuando la decisin de seleccin del vendedor se basa
en el precio (como cuando se compran artculos comerciales o de tipo
estndar), mientras que el trmino propuesta generalmente se emplea cuando
otras consideraciones, como la capacidad tcnica o el enfoque tcnico, son
primordiales. [PMI], (2013:368)
Los trminos de uso comn para los diferentes tipos de documentos de las
adquisiciones pueden incluir: Solicitud de informacin (RFI), invitacin a
licitacin (IFB), solicitud de propuesta (RFP), solicitud de cotizacin (RFQ),
aviso de oferta, invitacin a la negociacin y respuesta inicial del vendedor. La
terminologa especfica a las adquisiciones puede variar segn la industria y la
ubicacin de la adquisicin.
Una vez que se han identificado proveedores potenciales y que cumplen con
los aspectos bsicos requeridos para la produccin del bien o servicio
detallados en el SOW, inicia una segunda etapa donde se solicita ms detalle al
proveedor, relativo a tiempos de entrega, capacidad de produccin, garantas,
entre otros.
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Detalles como ubicacin, nmero de empleados, nivel de ventas y estabilidad
financiera hablarn por s solas sobre la capacidad real del proveedor.
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2. Pre - seleccin de proveedores: Se identifican proveedores que podran
cubrir la necesidad, a partir de una lista extensa de proveedores potenciales.
4. Envo de las ofertas por parte de los proveedores: Una vez que los
proveedores reciben la informacin que describe la necesidad especifica del
producto o servicio (SOW), el proveedor enviar su propuesta econmica y
tcnica, dentro del plazo establecido. El proveedor podra enviar comentarios
adicionales y el detalle de sus consideraciones, con lo cual dar explicacin a
su propuesta.
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requerimientos definidos, por lo que obtener un mejor costo es la prioridad en
esta etapa.
Este proceso debe estar explicado de forma clara y concisa en el SOW, deber
incluir de forma explicita los requerimientos de facturas, recibos, evidencias de
entrega, etc. a fin de no entorpecer el proceso de validacin y programacin de
pago.
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sobre cerrado para asegurar que nadie ms tendr acceso a esta
informacin.
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Capacidad tcnica. El vendedor cuenta con las habilidades y conocimientos
tcnicos necesarios o se puede esperar razonablemente que los adquiera?
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Derechos de propiedad intelectual. El vendedor reivindica los derechos de
propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que utilizar o en
los productos que generar para el proyecto?
Estos criterios de seleccin son solo una referencia, pueden variar en funcin
de la complejidad del proyecto o especificaciones del SOW. Cualquiera que
sea la definicin de los criterios de seleccin, se le deben dar a conocer al
proveedor desde el inicio para que est enterado del nivel de exigencia al cual
ser sometido y defina antes de iniciar el proceso si realmente es capaz de
cumplir con la expectativa.
Para que haya equidad, los compradores deben tener especial cuidado en
asegurar que todos los posibles vendedores escuchen cada una de las preguntas
de los dems vendedores potenciales particulares, as como cada respuesta
proporcionada por el comprador.
La imparcialidad normalmente se aborda mediante tcnicas tales como la
recopilacin de preguntas de los oferentes o la organizacin de visitas de
campo con antelacin a la conferencia de oferentes.
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5.1.5. Anlisis tcnico y econmico de propuestas de los
proveedores
Especificaciones,
Cantidad deseada,
Niveles de calidad,
Datos de desempeo,
El perodo de ejecucin,
Lugar de trabajo, y
Otros requisitos.
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La contribucin del rea de compras en este proceso es muy importante, ya que
dentro del anlisis de las propuestas del proveedor, pueden incluir variables
como: Nivel de Ventas del proveedor, anlisis de costos del sector, con el fin de
comparar costos de servicios similares o iguales, desglose de costos y utilidad, y
valores agregados.
Los vendedores seleccionados son aquellos para los que, en funcin del
resultado de la evaluacin de la propuesta u oferta, se ha establecido que se
encuentran en un rango competitivo, y quienes han negociado un contrato
preliminar que se convertir en el contrato real cuando se formalice la
adjudicacin. La aprobacin final de todas las adquisiciones complejas, de alto
valor y alto riesgo, requiere por lo general la aprobacin de los directivos de la
organizacin antes de la adjudicacin. (2013:377)
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5.2. Administracin de contratos
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La clusula de finalizacin y los mecanismos de resolucin alternativa de
controversias (ADR). El mtodo ADR se puede fijar con antelacin, como
parte de la adjudicacin de la adquisicin. [PMI], (2013:378)
5.2.2. Acuerdos
Un acuerdo de adquisicin incluye trminos y condiciones y puede incorporar
otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor
debe realizar o proporcionar.
Es responsabilidad del equipo de direccin del proyecto el asegurar que todos
los acuerdos satisfagan las necesidades especficas del proyecto y que a la vez
respeten las polticas de la organizacin en materia de adquisiciones. Segn el
rea de aplicacin, los acuerdos tambin pueden denominarse convenios,
contratos, subcontratos u rdenes de compra.
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5.2.5. Gestin de mltiples proveedores o mltiples contratos de
adquisiciones.
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cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios
derechos legales se encuentren protegidos.
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5.3.2.Mtricas del desempeo de las adquisiciones
Por lo general, los pagos al vendedor se procesan a travs del sistema de cuentas
a pagar del comprador, tras la certificacin por una persona autorizada del
equipo del proyecto de que el trabajo es satisfactorio. Todos los pagos deben ser
efectuados y documentados en estricta observancia de los trminos del contrato.
[PMI],(2013:383)
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5.3.5. Sistema de gestin de registros
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