Aula 02

Professor: Ronaldo Fonseca

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AULA 02 NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS P/ FUB (Assistente em Administrao)

SUMRIO
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1.Panorama da Aula

Vamos l!

Nessa aula veremos temas que so muito cobrados. Coloquei muitas questes
para que voc veja como o assunto mais exigido. Veja que quase impossvel
que voc estude todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas
chamem de noes, muitas vezes cobram temas pesados. Por isso, procure
sempre raciocinar sobre a matria e no decorar apenas. E, tambm por essa
razo, incluo alguns termos no Mini-dicionrio. importante que estude com
ateno.

Bom, a aula grande? Um pouco...Enfim, no adianta chorar

No se assuste com o tamanho! Ela est grande porque possui muitos exerccios
e porque eu tentei detalhar muito algumas etapas de resoluo de cada um,
para evitar que voc tenha muitas dvidas nessa parte da disciplina.

As prximas aulas devero ficar menores, ou no mximo, igual a essa aqui.

2.Dica de Coach

Dica1: Tente no estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matria.
E mais do que isso: nunca estude por matria. Ou seja: no estude toda a
disciplina A e depois migre para a B. Construa ciclos de estudos que faam com
que haja uma alternncia entre elas. Isso far com que voc sinta menos
cansao e consiga estudar mais horas lquidas (horas reais de estudos).

Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na

capa de seu material e releia-o sempre que for comear uma aula nova.
Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia esses termos que voc
dificuldade nas aulas anteriores. Voc ver que, ao usar os ciclos e sempre
revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles
naturalmente passaro a fazer parte da sua memria de longo prazo. O segredo
insistir e manter a constncia.

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Dica 3: Se precisar saber como fazer marcao de texto diretamente no
computador, usando rabiscos, crculos, setas e etc, veja os dois vdeos abaixo.

https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4

https://www.youtube.com/watch?v=_yI-t-waIP8

3.Mini-dicionrio de
Arquivologia (MDA)
continuao.

Antes de avanarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso MDA

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

podero variar em funo de clusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas
j saiba que estudaremos a questo do sigilo). Nem sempre todos podero ter
acesso aos documentos.

DEPSITO: Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob

custdia (guarda) de terceiros, sem que acontea a transferncia de posse ou
propriedade.

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua
elemento de prova ou de informao. Tambm pode ser classificado como
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa fsica
no decurso de sua existncia.

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.

tipo um tomo da arquivologia .

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral,
so denominados pastas, maos ou pacotilhas.

JUNTADA: 1. Apensao ou anexao de um processo a outro. 2. Juno de

documentos a um processo. Ou seja, quando um processo juntado a outro
ou quando documentos so includos em um processo.

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APENSAO: Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou
subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independncia.

ANEXAO: Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro

processo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.

Note alguns termos importantes para facilitar a resoluo de questes.

[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]"

ANEXAO

[PROVISRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] "

APENSAO

Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definies para Apensao e
Anexao. So definies do DBTA (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica). Por mais que haja outras definies e, no dia a dia elas no
correspondam tanto realidade, usem esses conceitos

4. Gesto de
Documentos

Vamos comear a falar do assunto relembrando a definio de Documento, para

ento, estudarmos a Gesto deles.

Documento: Registro de uma informao independentemente da natureza do

suporte que a contm.

Dessa forma, qualquer informao registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa um documento, pois comprova
fatos, fenmenos e pensamentos do homem em determinado momento
histrico.

O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (no, a

samambaia no, aquelas plantas de edificaes, etc.

H mais dois conceitos importantes:

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chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos
de formas fsicas diversas. Em um mesmo local voc pode ter CD-ROM, disquete
(!), discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc.

Pense: ou no especial um arquivo que possui documentos em formas fsicas

to diferentes? Certamente que sim.

J o Arquivo Especializado no faz essa mistureba toda. Ele possui documentos

que decorrentes da experincia humana num campo especfico,
independentemente da forma fsica que apresentem. So arquivos de
engenharia, arquivos mdicos ou de imprensa, por exemplo.

4.1 Elementos dos

Documentos
!

Veremos os Elementos dos Documentos. Muito cuidado com alguns termos, pois
voc vai ver que alguns aparecem em mais de um momento do estudo de
Arquivologia, mas em contextos e definies diferentes, portanto cuidado para
no se confundir.

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CARACTERSTICAS DEFINIO EXEMPLOS

TCNICA
SUPORTE Material sobre a qual Papel, Fita magntica,
as informaes so filme de nitrato.
registradas
FORMA Estgio de preparao Original, cpia,
e tramitao de minuta, rascunho.
documentos.
FORMATO Configurao fsica de Folha, caderno, cartaz,
um suporte, de acordo livro, mapa, planta,
com a sua natureza e rolo de filme, cdice
com o modo como foi (=livro de registro),
confeccionado. diapositivo (=imagem
translcida)
GNERO Como configurado Documentao
um documento de audiovisual,
acordo com o sistema documentao
de signos (sinais) fonogrfica,
utilizado na documentao
comunicao de seu icnogrfica,
contedo. documentao textual.
ESPCIE Como configurado Boletim, certido,
um documento de declarao, relatrio.
acordo com a
disposio e a
natureza das
informaes nele
contidas.
TIPO a configurao Boletim de ocorrncia,
relacionada espcie boletim de frequncia
documental, de e rendimento escolar,
acordo com a certido de bito,
atividade que A declarao de imposto
gerou. de renda, relatrio de
atividades, relatrio
de fiscalizao,
declarao de bens.
5/:!/4.0;!!

Ronaldo, os Elementos dos Documentos so muito cobrados em provas de

no-arquivologistas?

Sinceramente? No. Mas acho importante que tenham esse contato com a parte
conceitual da matria. H bancas, como a CESPE, que valorizam essa parte do
estudo.

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4.2 Classificao dos
Documentos
!

A Classificao dos documentos cobrada com relativa frequncia. meramente

conceitual. Se voc entender a classificao esquematizada, j mata a maior
parte das questes. Vamos ao esquema:

Escrito(textual),
cartogrfico,
Quanto ao
Gnero
iconogrfico,sonoro,
filmogrfico, informtico
e microgrfico
Classificao
dos Quanto Atos normativos, enunciativos, de
assentamento, comprobatrio, de
documentos Espcie correspondncia e de ajuste.

Quanto
Natureza do Ostensivos ou Sigilosos
Assunto

Vejamos as definies:

Quanto ao Gnero:

! Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou

datilografados, como contratos, certides, tabelas, correspondncia,
folhas de pagamento, atas ( e no atos!), dentre outros.

! Cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis,

contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);

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! Iconogrficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. So
documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, com
imagens fixas.
Aqui voc v o diapositivo. Uma espcie de Slide do powerpoint do
passado. No se preocupe com sua histria ou funcionamento. As bancas,
quando o citam, no entram em detalhes, mas querem saber se voc
identifica que o diapositivo est classificado quanto ao gnero (sim) e se
um exemplo de documento iconogrfico (sim). Bingo! Mais um ponto na
prova. Lembre-se: estamos estudando a classificao quanto ao gnero
dos documentos. No perca isso de vista.

! Cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis,

contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);

! Filmogrficos: Filmes e fitas videomagnticas so documentos em

pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes),
conjugados ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis,
contendo imagens em movimento. Esse bem fcil de visualizar.

! Sonoros: discos e fitas udio magnticas so documentos com

dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Observe
que fono est relacionado a som e voc no ter problemas.

! Microgrficos: Rolo, microficha, jaqueta, carto-janela so

documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de
imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ronaldo, pera!
Jaqueta? Jaqueta nada mais do que um material de plstico ou similar
que envolve as microformas. No se preocupe tanto com o
aprofundamento desses termos.
Veja as questes, note como o
tema cobrado e voc saber
exatamente o que deve priorizar.
assim que devemos estudar ;).

! Informticos: esse aqui

que voc mais conhece! So
documentos produzidos, tratados

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ou armazenados em computador: disquete, disco rgido, memria flash ou
disco tico (CD, DVD), por exemplo.

Quanto Espcie:

Vamos listar os documentos classificados quanto espcie para que isso no

fique solto, sem que voc entenda. De novo: no decore! Procure ter uma viso
geral sobre cada uma das classificaes e tudo ficar mais fcil na hora da prova.
Vamos l:

! Atos Normativos: documentos relacionados normatizao das

atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.

! Atos de Correspondncia: diretamente ligados aos atos normativos,

pois os atos de correspondncia que viabilizam a execuo deles.
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, voc veja que uma
nova lei foi editada. Se voc o responsvel por divulgar essa informao,
poder fazer essa comunicao por meio de um ato de correspondncia,
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a
equipe. Outros exemplos: carta, ofcio, memorando, notificao, alvar,
telegrama, edital.

! Atos Enunciativos/opinativos: so os que esclarecem os assuntos

visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto.

! Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

fatos e ocorrncias, usando-se: atas, termo, auto de infrao, apostila.
Ento quando o Fiscal Ronaldo v que existe uma fraude em uma empresa,
a grosso modo, ele assenta uma multa (auto de infrao), ou seja, ele
registra um fato! E esse termo apostila? um termo mais administrativo,
ligado a uma informao que acrescentada a um documento para alter-
lo oficialmente.

! Atos comprobatrios: so os atos que comprovam os assentamentos,

como as certides, atestados e traslados, por exemplo.

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! Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a
Administrao federal, estadual ou municipal uma das partes. Exemplo:
tratado, convnio, contrato.

Quanto Natureza
do Assunto:

Aqui vamos ver uma definio bem simplria, pois o tema est ligado
classificao de documentos. E isso que voc precisa saber agora. Quanto
natureza do assunto, temos como referncia a Lei de Acesso a Informao (Lei
12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Mas como j disse, o que
voc precisa aprender agora isso aqui:

! Ostensivos: so documentos cuja divulgao no prejudica a

administrao. No h restrio de acesso aos documentos.

! Sigilosos: como o nome indica, so documentos que possuem

informaes sensveis e que no podem ser divulgadas antes de
respeitados os prazos mximos de restrio de acesso. S para voc j
ficar sabendo, so trs os graus de sigilo: Reservado (at 5 anos), Secreto
(at 15 anos) e Utrassecreto (at 25 anos). Muito cuidado com a palavra
Confidencial! Essa classificao no existe mais!!

Macete:

O tema ainda ficou um pouco enrolado e est pensando em como memorizar as

diferenas principais da Classificao dos Documentos? Ento toma um
macetinho!

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Se voc lembrar de dois ou trs exemplos de cada uma das classificaes, as
outras viro a sua memria por associao.

Vamos a um exemplo fictcio de Classificao de Documentos? A meta aqui s

clarear as informaes.

Esse humilde PDF a soma de Suporte + Informaes. Lembra disso? Essa soma
gera um DOCUMENTO. E esse documento classificado, certo? Poderia ser
classificado quanto ao Gnero, quanto espcie ou quanto natureza do
assunto. Naturalmente o que mais se aproximaria de um PDF como esse, seria
a classificao quanto ao Gnero.

Agora podemos voltar Gesto Documental propriamente dita.

Em meados do sculo XX, principalmente por causa de II Guerra Mundial, a

produo de documentos cresceu muito, pois houve um enorme salto em termos
de tecnologia e cincias atingidos pela Humanidade. Foi um perodo de tanta
produo que comeou a haver dificuldades para se gerir, controlar tantos
documentos. Nesse perodo surgiu a Teoria das 3 Idades, sobre a qual j
falamos, e um novo conceito para Gesto de Documentos.

A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado:

Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de

procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
!

Observe que ao se falar em Gesto Documental, estamos nos referindo

aos arquivos das fases:

! Corrente
! Intermediria

Agora j podemos falar das fases bsicas da gesto de documentos

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4.3 Fases da Gesto
de Documentos

Vamos direto doutrina, para no termos chance de erro. Vejamos as definies

de Marilena Paes.

Antes um alerta: no confunda as fases da gesto de documentos com a Teoria

das 3 idades. Elas so similares esto diretamente ligadas e o examinador vai
tentar puxar seu tapete se voc no ficar atento.

Produo de Documentos (Primeira fase):

Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possvel, a sua
realidade. A produo de documentos trata da elaborao de documentos em
funo das atividades de um rgo ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administrao
da instituio e deve impedir que haja duplicao e emisso de vias
desnecessrias. O arquivista tem funo importante pois deve propor criao ou
extino de formulrios e modelos; contribuir para a difuso de normas e
informaes necessrias ao bom desempenho organizacional e at propor
consolidao de atos normativos ou atualizados com certa frequncia. Deve
ainda, apresentar estudos sobre a adequao e o melhor aproveitamento de
recursos reprogrficos e informticos, ou seja, o objetivo evitar perda de
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser
arquivados.

Utilizao de Documentos (Segunda fase) :

Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificao, Registro,

Distribuio, Tramitao), de Expedio e de organizao e arquivamento em
de documentos em fase corrente e intermediria, bem como a elaborao
de normas de acesso documentao (emprstimo e consulta) e
recuperao de informaes, indispensveis ao desenvolvimento de funes
administrativas, tcnicas ou cientificas das instituies.

Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).

Avaliao e Destinao de Documentos (Terceira fase):

Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade

analtica, j que necessria a avaliao e anlise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razo de seus
valores administrativo, fiscal, jurdico-legal, tcnico, histrico e definindo:
 ! Quais sero arquivados permanentemente
! Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de
informao para a instituio.
%% %

Segundo o DBTA (Dicionrio), Avaliao o processo de anlise de documentos

de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com
os valores que lhes so atribudos. E por isso, est diretamente ligada Tabela
de Temporalidade (a ser estudada).

MDA (Mini-dicionrio) " Destinao a deciso, com base na avaliao,

quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou eliminao.

Se voc vir na prova algo que se refira s fases da Gesto de Documentos,

busque decorar essas etapas. Use o mnemnico PUAD. Nele, voc v as 3 fases
com facilidade

Produo

Utilizao
Avaliao

Destinao
Veja as 3 fases e sua sequncia, de forma resumida.

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QUESTES DE FIXAO

1.! (CESPE 2016 DPU ANALISTA)

Com relao gesto da informao e gesto de documentos, julgue
o item a seguir.
O gnero documental iconogrfico rene documentos eletrnicos e
digitais.

Comentrio:

Relembre que dentro da Classificao Documental possumos a classificao

quanto ao Gnero. E uma dessas classificaes a de documentos iconogrficos,
ou seja: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. So
documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, com imagens
fixas.

Gabarito: Errada

2.! (CESPE 2016 DPU AGENTE ADMINISTRATIVO)

A respeito da gesto da informao e de documentos e dos tipos
documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto natureza do assunto, podem ser
ostensivos ou sigilosos.

Comentrio:

isso mesmo. Ostensivos so os de livre acesso. E os sigilosos precisam ser

protegidos de acessos indevidos, de acordo com a Lei 12.527/11 e que entrou
em vigor (passou a valer) em 2012.

Gabarito: Certo

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definindo: quais sero arquivados permanentemente e quais devem ser
eliminados por terem perdido valor de prova e de informao para a instituio.

Gabarito: E

5. Arquivamento e ordenao
de documentos de arquivo

Vamos relembrar que a principal funo dos arquivos disponibilizar as

informaes contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao
de direitos e obrigaes. Mas isso s possvel se esses documentos estiverem
corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e com fcil acesso.

Guardar (arquivar) importante? Certamente! Mas do que adianta guardar

aquelas suas fotos histricas do carnaval de 2009, se voc no consegue ach-
las quando precisa? Ah, acho que no foi um bom exemplo....voc deve ter
vontade de eliminar essas fotos...rs. Mas o importante que o acesso aos
documentos seja fcil, permitindo a recuperao das informaes na hora em
que elas forem necessrias.

Veremos alguns dos principais mtodos de arquivamento. E veja como o DBTA

(o Dicionrio) os define:

5.1 Mtodos de Arquivamento

a sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos

de um arquivo.

H dois grandes sistemas:

! Sistema de Arquivamento Direto

! Sistema de Arquivamento Indireto

Vamos voltar doutrina de Paes para no haver chance de erro na prova!

Sistema Direto: a busca do documento feita diretamente no local onde

est guardado.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Sistema indireto: para se localizar o documento, preciso, antes, consultar
um ndice ou cdigo.

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)+,.46:/
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=:/#:/ =:/ #:/

+,4#/!4!,034!#/! [!300/!,6!
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4+,.4#/ ,6!#/3,6:/

)74:3/!! ,63/
162/0 /73/ #/73/

Temos ainda o Sistema Semi-indireto: o mtodo alfanumrico (combinao

de letras e nmeros) no se inclui nas classes de mtodos bsicos e
padronizados.

Agora vamos ver os principais MTODOS DE ARQUIVAMENTOS, de forma

esquematizada. Guarde essa informao e consulte com regularidade, at que
fiquem mais claro os principais.

Saiba que os mais importantes so os mtodos alfabticos, numricos,

geogrficos e ideogrficos (assunto).

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&%!#!%!
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=8:/>
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#/73/
=,2
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=364

:6/!/,!
,63/0 #4/!
3//#4#4

5.1. Mtodo
Alfabtico

o mais simples, desde que o elemento principal seja o nome. No se assuste.

mais fcil do que parece. um mtodo DIRETO, pois a pesquisa feita
diretamente, sem necessidade de consulta a um ndice auxiliar para localizar
qualquer documento. As fichas ou pastas so colocadas em ordem alfabtica.

Vantagens: rpido, direto, fcil e barato

Desvantagens: se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de

erros.

Agora, Paes elenca as 13 regras de alfabetao!

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&(!#!%!
1.! Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois,
! o prenome.
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Exemplo:

Joo Barbosa

Pedro lvares Cabral

Maria Lusa Vasconcelos

Arquivam-se:

Barbosa, Joo

Cabral, Pedro lvares

Vasconcelos, Maria Lusa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do

prenome.

Exemplo:

Anbal Teixeira

Marilda Teixeira

Paulo Teixeira

Vitor Teixeira

Arquivam-se:

Teixeira, Anbal

Teixeira, Marilda

Teixeira, Paulo

Teixeira, Vtor

2.! Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

hfen no se separam.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
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Exemplo:

Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde

Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:

Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo

Villa-Lobos, Heitor

3.! Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So

seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.

Exemplo:

Waldemar Santa Rita

Luciano Santo Cristo

Carlos So Paulo

Arquivam-se:

Santa Rita, Waldemar

Santo Cristo, Luciano

So Paulo, Carlos

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
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4.! As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de
sobrenomes iguais.

Exemplo:

J. Vieira

Jonas Vieira

Jos Vieira

Arquivam-se:

Vieira, J.

Vieira, Jonas

Vieira, Jos

5.! Os artigos e preposies, tais como o, de, da, do, e, um, uma no so
considerados!! (ver tambm a regra 9)

Exemplo:

Pedro de Almeida

Ricardo d Andrade

Lcia da Cmara

Arnaldo do Couto

Arquivam-se:

Almeida, Pedro de

Andrade, Ricardo d

Cmara, Lcia da

Couto, Arnaldo do

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%

6.! Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,

Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome,
mas no so considerados na ordenao alfabtica!

Exemplo:

Antnio Almeida Filho

Paulo Ribeiro Jnior

Joaquim Vasconcelos Sobrinho

Henrique Viana Neto

Arquivam-se:

Almeida Filho, Antnio

Ribeiro Jnior, Paulo

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco s so considerados na alfabetao quando

servirem de elemento de distino. No exemplo abaixo, voc nota que seria
necessrio criar uma diferenciao, j que todos os prenomes eram iguais a
Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posio no arquivamento!

Exemplo:

Jorge de Abreu Sobrinho

Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Arquivam-se:

Abreu Filho, Jorge de

Abreu Neto, Jorge de

Abreu Sobrinho, Jorge de

7.! Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o

nome completo, entre parnteses.

Exemplo:

Ministro Milton Campos

Professor Andr Ferreira

General Paulo Pereira

Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:

Campos, Milton (Ministro)

Ferreira, Andr (Professor)

Pereira, Paulo (General)

Teixeira, Pedro (Dr.)

8.! Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,

exceto nos casos de espanhis e orientais (ver tambm regras 10 e 11
para entender melhor ;)

Exemplo:

Georges Aubert

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Winston Churchill

Paul Muller

Jorge Schmidt

Arquivam-se:

Aubert, Georges

Churchill, Winston

Muller, Paul

Schmidt, Jorge

9.! As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O

mais comum consider-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiscula.

Exemplo:

Giulio di Capri

Esteban De Penedo

John Mac Adam

Gordon O`Brien

Arquivam-se:

Capri, Giulio di

De Penedo, Esteban

Mac Adam, John

O`Brien, Gordon

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
10.! Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,
que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. (ateno, pois foge
regra a qual estamos acostumados)

Exemplo:

Arquivam-se:

Jos de Oviedo y Baos

Francisco de Pina de Mello

Angel del Arco y Molinero

Antonio de los Ros

Arquivam-se:

Arco y Molinero, Angel del

Oviedo y Baos, Jos de

Pina de Mello, Francisco de

Ros, Antonio de los

11.! Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados

como se apresentam, ou seja, da mesma forma. o mais fcil ;)

Exemplo:

Chun Li

Al Ben-Hur

Ryu Akuma

Edomondo Honda

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Arquivam-se:

Al Ben-Hur

Chun Li

Edomondo Honda

Ryu Akuma

12.! Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se
considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao,
que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Exemplo:

Estratgia Concursos

Trump Towers

The Library of Congress

A Colegial

Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se:

Barbosa Santos Ltda.

Colegial (A)

Estratgia Concursos

Library of Congress (The)

Trump Towers

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%

13.! Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e

assemelhados " os nmeros arbicos, romanos, ou escritos por extenso
devero aparecer no fim, entre parnteses.

Exemplo:

II Conferncia de Pintura Moderna

Quinto Congresso de Geografia

3 Congresso de Geologia

Arquivam-se:

Conferncia de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geografia (Quinto)

Congresso de Geologia (3)

QUESTES DE FIXAO

14.! (CESPE FUB 2014 TECNICO EM ARQUIVO)

A respeito de arquivamento e ordenao dos documentos de arquivo,
julgue o item subsecutivo.
O mtodo de sistema direto facilita a operao de arquivamento dos
documentos.

Comentrios:

isso mesmo, o mtodo direto facilita a operao, pois a busca ocorre

diretamente no local onde ele est guardado. Vai direto fonte.

Veja ainda os outros sistemas, para revisar:

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Sistema indireto: para se localizar o documento, preciso, antes, consultar
um ndice ou cdigo.

Sistema Semi-indireto: o mtodo alfanumrico (combinao de letras e

nmeros) no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados.

Gabarito: Certo

15.! Utilize as regras de alfabetao e o mtodo de classificao

alfabtico para ordenar os nomes a seguir.
Assinale a opo que indica, nessa ordenao, o primeiro nome.

Abelardo Carrara

Adalberto Cabral

Ablio Castilho

Anbal Almada de Castro

Adriano de Oliveira Cmara

a) Abelardo Carrara

b) Ablio Castilho

c) Anbal Almada de Castro

d) Adriano de Oliveira Cmara

e) Adalberto Cabral

Comentrios:

Questo bem direta sobre alfabetao. Segue a regra geral, sem excees.
Basta ver qual dos sobrenomes est em primeira posio na ordem alfabtica.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Lembre-se de eliminar as preposies, como ocorre no nome Anbal Almada de
Castro ou Adriano de Oliveira Cmara.

Bom, dentre todos esses, o Cabral, Adalberto a resposta certa, pois a letra

b vem antes das demais (Carrara, Castilho, Castro, Cmara)

Gabarito: E

16.! (FCC 2015 TRE-RR TCNICO JUDICIRIO REA

ADMINISTRATIVA)
No arquivo corrente de uma repartio pblica, a correspondncia
recebida ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras
de alfabetao. Observe a relao de remetentes abaixo.
!

1. Universidade Federal de Roraima

2. Universidade Estadual de Roraima

3. Aeroporto Internacional de Boa Vista

4. Prefeitura Municipal de Caracara

5. Presidncia da Repblica

6. Ministrio de Minas e Energia

7. Prefeitura Municipal de Mucaja

8. Ministrio da Cincia e Tecnologia

9. Ministrio das Cidades

10. Prefeitura Municipal de Boa Vista

A sequncia alfabtica de tais correspondentes

a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.

b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.

c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.

e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.

Comentrios:

A primeira etapa para essa resoluo ordenar logo o que mais evidente.
Como estamos falando de regras de alfabetao, precisamos saber apenas o
alfabeto e mais algumas regrinhas. No caso de nomes de firmas, empresas,
instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os
artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o
nome.

Viram? Ento vamos l! Coragem!

Vejam que os rgos comeam pelas letras:

A, M, P, U. A partir da vai ficando mais fcil

! Aeroporto Internacional de Boa Vista (6)

Vamos para a segunda letra em ordem alfabtica (M)

!0:/!#!40!!14!!

!0:/!#4!<_34!!3//4!!

!0:/!#40!<#4#0!!

Como vemos, h 3 Ministrios. A primeira etapa esquecer que as preposies

e artigos existem!

6. Ministrio de Minas e Energia

8. Ministrio da Cincia e Tecnologia

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
9. Ministrio das Cidades

Agora s ordenar:

Ministrio Cidades(9) vem antes de Ministrio Cincias,(8) que vem antes de

Ministrio Minas Energia(6)

! Agora vamos para a letra P:

4. Prefeitura Municipal de Caracara

5. Presidncia da Repblica
7. Prefeitura Municipal de Mucaja
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista

Como vemos, h 3 Prefeituras e uma Presidncia. Como Pref vem antes de

Pres, as Prefeituras ficaro na frente da Presidncia. A primeira etapa
esquecer que as preposies e artigos existem!

%!7:,4!,324!#!<443448!!
(!0#_34!#4!?234!!
!7:,4!,324!#!,3448!!
!7:,4!,324!#!]/4!0:4!!

Agora s ordenar:

10.Prefeitura Municipal Boa Vista

4. Prefeitura Municipal Caracara

7. Prefeitura Municipal Mucaja

5. Presidncia Repblica

Agora faltam duas Universidades. Uma Federal e outra Estadual. Como a

letra E vem antes, ficou fcil. A Estadual ficar na frente.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
!

2. Universidade Estadual de Roraima

1. Universidade Federal de Roraima

Assim, eis a ordem correta pelo mtodo alfabtico:

3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.

P.s. At dava para voc terminar a questo e marcar a letra E depois de

identificar as duas primeiras classificaes (3 e 9), mas deixe para fazer isso na
prova ou depois que aprender e treinar bem. Essa a hora do treino!

Gabarito: E

17.! (CESGRANRIO 2016 ANP TCNICO ADMINISTRATIVO)

Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes
pessoas:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) Joo Marcus Villa-Lobos; 3)
Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.

Considerando-se que so respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetao, como ficam organizados tais documentos?

a) 5,4,3,1,2

b) 5,3,2,4,1

c) 5,3,2,1,4

d) 4,3,1,5,2

e) 4,1,5,3,2

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Comentrios:

Vamos reescrever os nomes para no haver erro:

!#%&#()+,+.#/%,0)#1.+0)#23,.##

4#5.6.#1,7%8#9&33,:.;.8##

<#2,3.8#=%,.#>,+0.#?,.##

#%7&,#1,&,#)#?3)&,##

#?3&+.#1.)&,#(&3.##

?.,#,.8#)#,#),#)#,%&,)+0.#)#7,,#%#)3)8#,+0)8#)#,)#
,#,3,;)0,6.#&+,3#

!!%&#()+,+.#/%,0)#1.+0)#23,.##
1.+0)#23,.#%&#()+,+.#/%,0)#

4!5.6.#1,7%8#9&33,:.;.8##
9&33,:.;.8#5.6.#1,7%8#

<!2,3.8#=%,.#>,+0.#?,.#
>,+0.#?,.#2,3.8#=%,.##

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
!%7&,#1,&,#)#?3)&,##
?3)&,#%7&,#1,&,#)#

!?3&+.#1.)&,#(&3.##
1.)&,#(&3.#?3&+.#

?.,#)80,.8#.+0.8#,,#,)#,#73,88&&7,6.#&+,3#

#3)&,#%7&,#1,&,#)#
!#1.#0)#23,.#%&#()+,+.#/%,0)#
#1.)&,#(&3.#?3&+.#
<#%,+0.#?,.#2,3.8#=%,.##
4#&&33,:.;.8#5.6.#1,7%8#
#

.#7..#&.8#,#.)###!##<#4#.#8)%+.#+.)##,&,#,,#
,7,#,#)8.80,#7)0,#=##,88&#%)#.7#))#,)#)#8%,#.,#,8#
.)#+.#0)&+.#,,#0.,8#,8#73,88&&7,)8#

#
GAB. E

18.! (FGV 2013 AL-MT SECRETRIO(A)

Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada
como

a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.

b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.

c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.

d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.

e) Da Silva Neto, C. F.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Comentrios:

Vamos relembrar duas regras para fazermos a correta classificao:

14.! Os artigos e preposies, tais como o, de, da, do, e, um, uma no
so considerados!! (ver tambm a regra 9)

15.! Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica!

Logo, o nome Clovis Fabiano da Silva Neto est submetido a essas duas
regras.

Assim, o nome Neto no ser usado como forma de classificao. Se voc

no lembrasse dessa regra, marcaria a opo D. Ela estaria sorrindo para
voc.

Outro sorriso forte est na letra C, pois se voc no lembrar que artigos e
preposies no so considerados, vai parar nos braos de Morfeu. Nada a ver,
hein? Braos de Morfeu?! Bom, agora que j escrevi estou com preguia de
apagar...hehehe.

Logo, sobra a letra B que est perfeita:

Silva Neto, Clovis Fabiano da

Gabarito: B

19.! No Departamento de Recursos Humanos de uma instituio, h

pastas correspondentes aos seguintes funcionrios:
!

a. Joo Manuel de Souza

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
b. Luiz Alberto de Sousa

c. Maria Regina da Silva

d. Jos Dias Silva

e. Doroti Silveira

f. Srgio Sampaio

g. Carlos Souza Silva

Se tais pastas forem submetidas a ordenao alfabtica, sua disposio correta

ser

a) f, g, d, c, e, b, a.

b) f, c, b, d, a, c, g.

c) b, d, a, c, f, e, g.

d) g, e, f, c, a, d, b.

e) g, b, a, d, c, e, f.

Vamos comear a ordenar:

a. Joo Manuel de Souza " Souza, Joo Manuel de

b. Luiz Alberto de Sousa " Sousa, Luiz Alberto de

c. Maria Regina da Silva " Silva, Maria Regina da

d. Jos Dias Silva " Silva, Jos Dias

e. Doroti Silveira " Silveira, Doroti

f. Srgio Sampaio " Sampaio, Srgio

g. Carlos Souza Silva " Silva, Carlos Souza

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%

Agora vamos colocar na ordem correta:

1- f) Sampaio, Srgio

2- g) Silva, Carlos Souza

3- d) Silva, Jos Dias

4- c) Silva, Maria Regina da

5- e) Silveira, Doroti

6- b) Sousa, Luiz Alberto de

7- a) Souza, Joo manuel de

Observe que como h 3 Silva, classificamos o nome seguinte.

A ordem final : f, g, d, c, e, b, a

Gabarito: A

5.2 Mtodo
Geogrfico

O mtodo Geogrfico do sistema direto (assim como o alfabtico). E,

relembrando, considerado direto porque a busca feita diretamente ao
documento. Esse mtodo o mais usado quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.

As melhores ordenaes geogrficas so:

! Nome do estado, cidade e correspondente

! Nome da cidade, estado e correspondente

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
1)Nome do estado, cidade e correspondente quando o arquivo
organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar,
por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabtica em relao s demais
cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.

Imagine uma pasta que usa o mtodo geogrfico (sistema direto) e ordenada
por Nome do estado, cidade e correspondente.

Ex. Organizao de pasta por estado do Rio de Janeiro:

(1)! Rio de Janeiro (capital)

(2)! Campos

(3)! Nova Iguau

(4)! Petrpolis

(5)! Terespolis

(6)! Xerm

Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades esto em

ordem alfabtica? No, ento olhe de novo.

2)Nome da cidade, estado e correspondente quando o arquivo

organizado por cidade e no o estado, seremos tradicionais, ou seja, usar a
ordem alfabtica por cidades, sem privilgio para capitais.

Ex. Organizao de pasta por cidades:

(1)! Campos (Rio de Janeiro)

(2)! Nova Iguau (Rio de Janeiro)

(3)! Petrpolis (Rio de Janeiro)

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%(!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
(4)! Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)

(5)! Terespolis (Rio de Janeiro)

(6)! Xerm (Rio de Janeiro)

Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posio, pois
foi considerada, apenas, a ordem alfabtica na ordenao por cidades.

Nesse exemplo, fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados,

pois h cidades com nomes idnticos, mas em estados diferentes.

Curiosidade: Segundo o IBGE, h 504 cidades com nomes repetidos no Brasil.

Olha a outro exemplo:

esse o nome de cidade
que mais se repete.

Isso a s para voc no

esquecer que deve sempre
haver, nas pastas com
com o nome dos estados,
depois dos nomes das
cidades.

Imagina fazer a utilizao

do mtodo geogrfico para
a cidade de Bom Jesus
sem dizer a que estado se refere. Fracasso total. Vai ter que rodar cinco
estados para tentar encontrar a cidade correta.

Exemplo:

Braslia (Distrito Federal)

Braslia (Minas Gerais)

Bom Jesus (Paraba)

Bom Jesus (Santa Catarina)

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
!
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3)Correspondncia com outros pases Nesse caso, primeiro nessa
ordem:

1.! Pas

2.! Capital do Pas

3.! Correspondente

4.! As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica

!#%&()+,&

=:/
4:40 =0.4:40 !#,40!
53!#! 34007340
,04 /34!!/6!#/!
3/02/#:

CUIDADO!

O mtodo geogrfico no est apenas restrito ao tipo de utilizao que vimos.

Uma empresa, por exemplo, pode guardar seus documentos em uma localizao
de acordo com a unidade que a produziu. Por exemplo: os documentos da rea
comercial vo para So Paulo e os da rea Operacional, para Mato Grosso. Esse
um exemplo, tambm, de mtodo geogrfico por usar a a procedncia dos
arquivos para determinar seu arquivamento.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
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QUESTES DE FIXAO

20.! (CESGRANRIO 2012 INNOVA TEC. ADMINISTRAO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa so recebidos, diariamente,
muitos documentos de vrias partes do Brasil.
O funcionrio encarregado de organizar esses documentos deve, de
forma inequvoca, optar pelo mtodo de arquivamento denominado

a) ideogrfico

b) tipogrfico

c) enciclopdico

d) geogrfico

e) unitermo

Comentrios:

O mtodo geogrfico traz como vantagens ser Direto e de fcil manuseio. Como
desvantagem, traz a exigncia de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de vrios locais do Brasil,
certamente o melhor mtodo de arquivamento o geogrfico.

Gabarito: D

21.! (FUNIVERSA 2010 Mtur AGENTE ADMINISTRATIVO)

O mtodo de arquivamento de documentos que tem como principal
elemento a ser considerado no documento a procedncia ou o local o

a) duplex.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
b) ideogrfico.
c) unitermo.
d) soundex.
e) geogrfico.

Comentrios:

O mtodo Geogrfico do sistema direto (assim como o alfabtico). E

considerado direto porque a busca feita diretamente ao documento. Esse
mtodo o mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um
documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.

Traz como vantagens ser Direto e de fcil manuseio. Como desvantagem, traz a
exigncia de ter que carregar o local e nome do correspondente

Gabarito: E

22.! (FUNCAB 2013 IPEM-RO AGENTE DE ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS)
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de
guarda do documento, sem o auxlio de ndice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa. So mtodos utilizados nesse sistema de
arquivamento:

a) numrico e cronolgico.
b) duplex e decimal.
c) deogrfico e numrico.
d) cronolgico e decimal.
e) alfabtico e geogrfico.

Comentrios:

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
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Os mtodos diretos so aqueles em que no so necessrios outras ferramentas
ou ndices para se fazer a pesquisa. E os mtodos de arquivamento Geogrfico
e Alfabtico, so Diretos.
Gabarito: E

23.! Quando eu preciso de um mtodo de ordenao de documentos

simples e direto para a pesquisa no depender de um ndice auxiliar,
posso utilizar o mtodo

a) Alfabtico.
b) Numrico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.

Comentrios:

Um exemplo de mtodo direto e simples, que no precisa de consultas auxiliares

o mtodo alfabtico. Mas tambm poderia ser, o Geogrfico.

Gabarito A

5.3 Mtodos
Numricos

Voc sabe que o mtodo numrico porque o principal elemento a ser

considerado em um documento o NMERO. Ele um mtodo INDIRETO.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
5.3.1 Mtodo
Numrico Simples

Nesse mtodo, existe a atribuio de um nmero para cada documento. E a

partir da que eles so organizados. No h preocupao com a ordem
alfabtica e sim com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou
cliente, seja pessoa fsica ou jurdica. E no preocupao com a ordem alfabtica
porque existe um ndice remissivo (por exigir a consulta ao ndice remissivo
que chamamos o mtodo de INDIRETO). O ndice remissivo tambm pode
aparecer com o nome onomstico.

Esse mtodo tem aplicao em arquivos especiais (discos, fotografias, fitas

sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento,
pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).

5.3.2 Mtodo
Numrico
Cronolgico

Nesse mtodo, importante a ordem numrica e a data. O nome j ajuda,

concorda? As reparties pblicas costumam adotar esse modelo. Numera-se o
documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado em capa
de cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras
informaes, em geral passa a ser chamado de processo. Como trabalho na
rea Fiscal, ainda h muitas empresas usando notas em papel. E a metodologia
que usam essa aqui. Elas so arquivadas pelo dia, ms e ano da emisso.
Assim, quando o fiscal pedir alguma nota, ficar mais fcil encontrar.
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%

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3=&704&
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5.3.3 Mtodo
Numrico Dgito-
Terminal

Necessrio em locais com grande volume de informaes, como o INSS, bancos

e hospitais, por exemplo.

Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta

uma detalhe bem particular: os nmeros so apresentados em trs grupos de
dois dgitos (cada um) e so lidos da direita para a esquerda, formando
pares. Repare: so lidos os pares de nmeros, mas de trs para frente.
estranho, o que facilitar sua memorizao ;).

Vamos pegar um exemplo: o nmero 231.209 ter os seguintes grupos:

A leitura sempre feita da direita para a esquerda e por isso que o ltimo par
ser o grupo primrio, o segundo par, secundrio e o terceiro par, tercirio.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
23 - 12 - 09

,2/!6/!

,2/!3,#/!

,2/!3/!

Se houver apenas 5 nmeros (89.090), devemos completar com quantos zeros

forem necessrios do lado esquerdo. A teramos o 08-90-90

Voltemos ao exemplo 23-12-09.

Para localizar a pasta 231.209 (23-12-09), temos que fazer a leitura da direita
para a esquerda. Assim, o arquivista dever verificar, primeiramente, onde esto
as pastas terminadas por 09, em seguida, as localizar as pastas do grupo
secundrio, no caso, de nmero 12 e, por fim, o grupo tercirio, com o nmero
23. Ou seja, de trs para frente! Mas cuidado! Voc s l de trs para frente
depois que separar as dezenas. Muita ateno. Ou seja, nesse nosso exemplo
(23-12-09), voc no vai procurar a pasta 90 e sim a pasta 09!

Um exemplo bem curto e simples para ajudar na memorizao. Simulemos 4

documentos do INSS que devam ser arquivados:

001.349 Ben Dez

993.017 Luke Skywalker

876.017 John Snow

002.643 Michael Jordan

Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a

esquerda.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%

00-13-49 Ben Dez 001.349 Ben Dez

99-30-17 Luke Skywalker 993.017 Luke Skywalker

87-60-17 John Snow 876.017 John Snow

00-26-43 Michael Jordan 002.643 Michael Jordan

Agora, vamos ordenar, comeando pela ltima dezena, em ordem crescente.

Veja que o menor nmero 17. Empatou no grupo primrio? Passemos para o
secundrio. Veja que 30 menor que 60, logo, Luke Skywalker venceu John
Snow! Depois, temos as dezenas 43 e 49. A 43 vir na frente, por ser menor.

Vamos ordenar: 00-13-49 Ben Dez

99-30-17 Luke Skywalker 99-30-17 Luke Skywalker

87-60-17 John Snow 87-60-17 John Snow

00-26-43 Michael Jordan 00-26-43 Michael Jordan

00-13-49 Ben Dez

34,3 ?#,/!#!/0!#!
7)%24)7)%
4+,.46:/
32.06) 704)
4,.203# ?42#!4!/344/!!
4+,.46:/

1240/!+,4#4!#/!4+,./!
#0:,8#/!6!!4#0!,2/0

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#/!:44/!:!/0!4+,.0:40

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%

,134,3%
:,4 /!3/.3/4!
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32.06) 704)
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#/3,6:/0!#!43/#/!3/6!
/!00:64!,:4#/!4!:,4
23 - 12 - 09

,2/!6/ !

,2/!3,#/!

,2/!3/!
5.4 Mtodo
Ideogrfico ou
Por Assunto

O mtodo Ideogrfico tambm pode aparecer como Mtodos por Assunto. E

dessa forma, por assunto, que os documentos devero ser arquivados.

No um mtodo fcil de ser posto em prtica, pois depende de uma profunda

base de conhecimento da instituio por parte do arquivista. Pense que, ele
precisar conhecer bem diversas reas da empresa e seus assuntos para no
fazer nenhuma classificao errada.

O mtodo subdividido em duas categorias: Alfabtico ou Numrico. E cada um

deles sofre mais uma diviso. O Alfabtico se desmembra em Dicionrio e
Enciclopdico e o Numrico, em Decimal e Duplex. Veja o esquema para
facilitar.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!((!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%

78

4_48 ;8

=<? 1<<[=< =1<)! =1

Vamos montar um exemplo para clarear o mtodo ideogrfico.

Imagine uma instituio com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organizao

dos documentos por esse mtodo.

Pagamento de bnus

Desligamento de pessoal

Investimentos em treinamento

Anncios

Pagamento de impostos

Manuteno Predial

Investimento em Aes

Conserto de elevadores

Propaganda

por assunto alfabticos.

 4_48

!
Dicionrio
%% %
Acima, j percebemos que h uma organizao por assunto, ou seja, a empresa
est usando o mtodo Ideogrfico (ou por assunto).

Vamos para a prxima etapa: o mtodo Ideogrfico Alfabtico Dicionrio

(olhe no esquema). Nesse formato, a classificao ficar similar a um dicionrio,
por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a
ordem alfabtica. Perceba!

Anncios Pagamento de bnus

Conserto de Elevadores Desligamento de pessoal

Desligamento de pessoal Investimentos em treinamento

Investimento em Aes Anncios

Investimentos em treinamento Pagamento de impostos

Manuteno Predial Manuteno Predial

Pagamento de bnus Investimento em Aes

Pagamento de impostos Conserto de elevadores

Propaganda Propaganda

Vamos para mais um modelo: o mtodo Ideogrfico Alfabtico

Enciclopdico (olhe no esquema). Nesse formato, a classificao ser feita por
grandes grupos, na forma de ttulos. E esses ttulos sero organizados
alfabeticamente.

I - Ordenar por data = Mtodo Cronolgico: est relacionado ordenao de

acordo com a data do documento.

II Ordenar por Tema = Mtodo ideogrfico relacionado ordenao de

acordo com o assunto.

III - Ordenar por local de procedncia = Mtodo Geogrfico organiza a

documentao de acordo com lugares e regies geogrficas. Os documentos so
arquivados conforme seu local de provenincia(procedncia) ou produo.

por assunto alfabticos.

4_48

1<<[=<
 FINANCEIRO
Investimento em Aes
! %%
Pagamento de impostos
%
MANUTENO
Conserto de Elevadores
Manuteno Predial
MARKETING
Anncios

Propaganda
RECURSOS HUMANOS

Desligamento de pessoal

Investimentos em treinamento

Pagamento de bnus

Est ficando mais claro agora? Espero que sim . Vou repetir o esqueminha,
pois agora veremos o lado Numrico e suas divises (Decimal e Duplex). Olhe e
memorize.

78

4_48 ;8

=<? 1<<[=< =1<)! =1

por assunto alfabticos.

Vamos usar os mesmos exemplos para o arquivamento pelo mtodo

Ideogrfico Numrico. Comecemos pelo Duplex.

Vejamos como o DTBA (Dicionrio de Arquivologia) define o Duplex:

Mtodo de ordenaco que tem por eixo a distribuico dos

documentos em grandes classes por assunto, numeradas
consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes
subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos com tracos de
unio.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Depois que voc aprende o anterior, esse, o Duplex, fcil. Basta numerar,
como demonstro abaixo:

;8
1-FINANCEIRO
=1

1-1 Investimento em Aes

1-2 Pagamento de impostos

2 - MANUTENO

2-1 Conserto de elevadores

2-2 Manuteno Predial

3- MARKETING

3-1 Anncios

3-2 Propaganda

4 - RECURSOS HUMANOS

4-1Desligamento de pessoal

4-2 Investimentos em treinamento

4-3 Pagamento de bnus

Para fechar o mtodo Ideogrfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse
bem diferente dos outros. No to simples, mas basta voc saber sua
definio. Foi um mtodo criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto
em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divises, grupos,
subgrupos, subsees, etc. Apesar de tantas divises, a expanso das classes
finita, ao contrrio do Duplex, que pode ser eternamente aumentado.

Vejamos a definio do DBTA:

Mtodo de ordenaco que tem por eixo um plano prvio de

distribuio dos documentos em dez grandes classes, cada uma
podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por
diante.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
!

QUESTES DE FIXAO

24.! (CESPE SERPRO 2013 TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO)

O mtodo de arquivamento tem influncia direta na eficincia do
processo de recuperao de documentos.

Veja algumas vantagens que os diferenciam.

Lembre-se, por exemplo, que o mtodo numrico tem como vantagem a

diminuio dos erros de arquivamento, mas um mtodo indireto, pois depende
de uma outra etapa antes.

O mtodo alfabtico j tem como vantagem a agilidade na recuperao dos

documentos, mas, como desvantagem, h uma maior chance de erros por parte
do arquivista.

Enfim, com esses dois exemplos j demonstramos que o mtodo influencia na

eficincia do processo de recuperao de documentos.

Gabarito: Certo

25.! (CESPE 2013 TCE-RS OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO)

Acerca da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem.
O mtodo de arquivamento alfanumrico, que consiste na combinao
de letras e nmeros, pertence ao sistema indireto.

Comentrios:

O mtodo de arquivamento alfanumrico (combinao de letras e nmeros)

considerado Semi-indireto e no ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
No sistema indireto para se localizar o documento, preciso, antes, consultar
um ndice ou cdigo.

Gabarito: Errado

26.! (FUNRIO 2014 IF-BA TCNICO EM ARQUIVO

Os mtodos de arquivamento enciclopdico e dicionrio so exemplos
de mtodos

a) padronizados.
b) geogrficos.
c) numricos simples.
d) por assunto numricos.
e) por assunto alfabticos.

Comentrios:

Com essa tabela memorizada, voc acertaria essa questo. O mtodo

Alfabtico que uma subdiviso do Ideogrfico (ou por Assunto) se divide em
Alfabtico Dicionrio e Alfabtico Enciclopdico.

78

4_48 ;8

=<? 1<<[=< =1<)! =1

Gabarito: E

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
27.! (FGV 2015 CODEMIG ARQUIVISTA)
Os mtodos de arquivamento dicionrio e enciclopdico so exemplos
de mtodos:

a) geogrficos;

b) padronizados;

c) numricos simples;

d) por assunto alfabticos;

e) por assunto numricos.

Comentrios:
Veja que uma questo quase idntica a essa j foi cobrada pela banca FUNRIO,
um ano antes! O esquema que montei j o suficiente para voc acertar essa
questo da FGV, pois no mtodo Ideogrfico (ou por Assuntos) temos o
mtodo Alfabtico Dicionrio e Alfabtico Enciclopdico.

Gabarito: D

28.! (IBFC 2016 EMDEC ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.)

Voc est prestes a adequar alguns documentos na empresa que
trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser
armazenados, precisamente quanto ordenao. Voc pesquisou o
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmaes que seguem quanto ao
tipo de ordem:

I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedncia.

Dentro das afirmaes pesquisadas, esto corretas.

a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
c) Apenas I e III
d) I, II e III.

Comentrios:
I - Ordenar por data = Mtodo Cronolgico: est relacionado ordenao de
acordo com a data do documento.
II Ordenar por Tema = Mtodo ideogrfico relacionado ordenao de
acordo com o assunto.
III - Ordenar por local de procedncia = Mtodo Geogrfico organiza a
documentao de acordo com lugares e regies geogrficas. Os documentos so
arquivados conforme seu local de provenincia(procedncia) ou produo.
Gabarito: D

29.! (CESPE FUB 2014 TECNICO EM ARQUIVO)

A respeito de arquivamento e ordenao dos documentos de arquivo,
julgue o item subsecutivo.
O mtodo de arquivamento por assunto aplicado exclusivamente aos
documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da
organizao.

Comentrios:

Segundo Paes, o arquivamento por assunto (ideogrfico) aplicado em

documentos referentes administrao interna e suas atividades fim, portanto,
no s referente a atividades meio.

Gabarito: Errado

30.! (CESPE FUB 2014 TECNICO EM ARQUIVO)

!()+,!!./01.2#+,!!,#.34,!,(!,502#+,(!!./01,6!
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%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Comentrios:

O mtodo Duplex est dentro do Ideogrfico (por assunto. Lembre-se do

esqueminha. O Mtodo Ideogrfico se subdivide em Alfabtico e Numrico.

E o Numrico se subdivide em Decimal e Duplex. Logo, a questo est

corretssima.

Gabarito: Certo

31.! (CESPE ANTAQ 2009 TECNICO ADMINISTRATIVO)

2.! .(! 1.#+.9#(! .)(#+..(! )8,! 2=+,,! 0)8>! !

./01.2#+,!=!.!),((:8.!82+..!!58.(((!!,502#+,(;!
Comentrios:

Relembre que o Mtodo Ideogrfico possui algumas divises. Uma delas o

Ideogrfico " Numrico, que se subdivide em Numrico " Decimal ou Numrico
" Duplex.

Enquanto o mtodo Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes de

documentos, o mtodo Decimal limitado.

Veja um modelo de mtodo Duplex, para relembrar:

1-FINANCEIRO

1-1 Investimento em Aes

1-2 Pagamento de impostos

2 - MANUTENO

2-1 Conserto de elevadores

2-2 Manuteno Predial

Gabarito: Certo

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
32.! Os exemplos de cdigos 45.59.20 e 7989/2002 so usados,
respectivamente, nos seguintes mtodos de classificao:

a) decimal e duplex;
b) duplex e unitermo;
c) dgito-terminal e numrico-cronolgico;
d) numrico simples e numrico cronolgico;
e) dgito-terminal e indexao coordenada.

Comentrios:

O mtodo dgito terminal transforma nmeros em dezenas e instrui a leitura das

dezenas da direita para a esquerda. Veja que o nmero apresentado na questo
45.59.20 era, na forma tradicional, o nmero 4559.920. Mas agora, pelo mtodo
dgito-terminal, a leitura se dar como 20 (primrio), 59 (secundrio) e 45
(tercirio). Fica fcil de identificar por ter referncia a uma data. No caso, ao
ano de 2002.
J o o nmero 7989/2002 refere-se ao modelo numrico cronolgico.

Gabarito: C

33.! (FCC 2011 - TRT 23 REGIO ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA)

Ao ordenar os documentos de acordo com a disposio numrica
atribuda aos documentos em sua sucesso temporal, adota-se o
sistema

a) dgito-terminal.

b) dicionrio.

c) numrico cronolgico.

d) decimal.

e) enciclopdico.

Comentrios:

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Nesse mtodo, importante a ordem numrica e a data, ou seja, sucesso
temporal. O nome j ajuda, concorda? As reparties pblicas costumam
adotar esse modelo. Numera-se o documento e no a pasta.

Gabarito: C

34.! (FCC 2010 - AL SP AGENTE LEGISLATIVO)

O mtodo de se arquivar documento pelo arquivamento ideogrfico
denomina-se

a) por assunto.

b) ordem alfabtica.

c) ordem numrica duplex.

d) ordem mnemnica.

e) ordem geogrfica.

Comentrio:

Venho batendo nessa tecla a todo momento. Mtodo de arquivamento

ideogrfico refere-se organizao por assunto e, esse mtodo, pode,
inclusive, levar esse nome (mtodo de arquivamento por assunto).

Gabarito: A

35.! (IDECAN 2015 PREF. RIO NOVO DO SUL ES ALMOXARIFE)

Mtodo de arquivamento no qual, alm de se observar a ordem
numrica, deve<se observar, tambm, a data do documento em
questo." Trata<se do mtodo.

a) duplex.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
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%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
b) alfanumrico.
c) numrico simples.
d) numrico cronolgico.

Comentrios:

Falou em data do documento? Ligue o alerta para o mtodo cronolgico, no caso,

o numrico cronolgico.

Gabarito: D

5.5 Unitermo

Nada mais do que a indexao por termos simples extrados do documento.

Tambm conhecida como mtodo unitermo.

5.6 Mtodos
Padronizados

So mtodos pouco cobrados em provas de nvel mdio e em provas que no

so especficas para formao em arquivologia. O importante apenas saber
que existem e suas caractersticas bsicas. No invista muito tempo em seu
estudo, pois o custo benefcio, atualmente, muito baixo.

5.6.1 Variadex

Mtodo de ordenao que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
cores diferentes.

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5.6.2 Automtico
utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e nmeros. Um
detalhe importante: usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar
acumular pastas de sobrenomes iguais. No utilizado nos arquivos
brasileiros.

5.6.3 Soundex

Usa-se para arquivar nomes (tambm), sendo que a forma de classificao no

pela grafia e sim pela semelhana da pronncia. Ou seja, a grafia pode ser
diferente, o que vale o som. No utilizado nos arquivos brasileiros.

Fcil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).

5.6.4 Mnemnico

Mtodo obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos nmeros, usa-se a

combinao de letras. As letras assumiriam o papel de smbolos. A ideia do
mtodo era facilitar a localizao dos arquivos, por, em tese, auxiliar na
memorizao por parte do arquivista.

6. Protocolo

Quando pensamos em Protocolo, temos que abordar duas frentes:

1)! O setor de protocolo propriamente dito

2)! classificao dos documentos em ostensivos e sigilosos.

O setor de protocolo propriamente dito veremos as principais funes, de

forma mais ampla, sem entrar em mincias mais comuns a provas de Arquivistas
e profissionais da rea.

Sobre a classificao em ostensivos e sigilosos, vamos focar na legislao

brasileira.

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%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
6.1. Setor de
Protocolo

um setor voltado para o recebimento de correspondncia e/ou documentos.

Todo rgo publico possui uma rea que seja a responsvel pelo registro e
distribuio das correspondncias que forem geradas internamente e nas que
so recebidas. Tambm responsvel por protocolizar os processos e por
sua tramitao. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente ser
conhecido como o setor de Protocolos.

Bom, essa a hora de voc ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1,

sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois ! nela em que
precisamos de rpido acesso aos documentos e eles precisam estar prximos.
Ento... a atividade de protocolo est diretamente relacionada fase Corrente
dos arquivos.

Resumidamente, j podemos ver algumas das atividades do Protocolo:

! Receber a correspondncia (ECT, malotes, balco)

! Separar a correspondncia oficial da particular.
! Distribuir a correspondncia particular.
! Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter
sigiloso.
! Abrir a correspondncia ostensiva
! Colocao de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do
recebimento, ao menos.
! Elaborao de resumo do assunto
! Encaminhamento pessoa ou rgo destinatrio.

Obs. Cuidado! Pode parecer que um rgo pblico no seja obrigado a distribuir
as cartas particulares de seus servidores. Mas sim. O setor de protocolo deve
fazer essa distribuio, mas no deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o
Superintendente do INSS est recebendo uma carta de amor, isso no precisa
ficar registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;).
Como se algum ainda enviasse cartinhas de amor, no verdade? Voltemos ao
que interessa!

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Vejamos cada uma das atividades do Protocolo:

!Recebimento

quando o setor de protocolo recebe documentos de vrias origens. Recebe,

por exemplo, encomendas dos correios, cartas particulares endereadas aos
servidores, cartas direcionadas ao rgo/instituio, malotes e afins. Ou seja,
tudo que direcionado para aquela instituio passa pelo setor de Protocolo e
esbarra na atividade de Recebimento.

!Registro e Autuao

O Registro quando o Protocolo insere os dados de determinado

documento/correspondncia em um sistema (manual ou informatizado) e atribui
um cdigo de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer
dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados.

Cuidado com pegadinhas, pois as correspondncias destinadas a particulares

no so registradas, apesar de serem distribudas a seus destinatrios.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
A Autuao mais usada em processos e tambm conhecida como
protocolizao. A autuao tambm pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos. L no meu trabalho na Secretaria da Fazenda
de SP, sabemos que um trabalho mais importante que outro quando ele ganha
a capa verde. Significa que ele sofreu uma autuao um expediente normal,
regular, virou um processo.

!Classificao

quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso feito
para que haja a correta classificao dos documentos de acordo com o plano de
classificao da instituio. Mas como saber o assunto de um documento? S
abrindo, no verdade?! ! Isso mesmo! A correspondncia ser aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ningum vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, s podem ser abertos por seus destinatrios. Imagine um
funcionrio do Protocolo abrindo um documento com dados estratgicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. No faria sentido.

Se houver expresses como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou

semelhantes, o setor de protocolo no deve abrir a correspondncia.

!Expedio/Distribuio

Essa fcil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinatrio. S fiquem atentos a uma diferena que as bancas adoram.

Distribuio quando INTERNA.

Expedio quando EXTERNA

Veja que no h como errar! Se reparar no incio de Expedio e no incio de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuio est relacionada
distribuio Interna, por exceo. Ou vai lembrar por observar que a palavra
distribuio possui um monte de I (3 no total). Gostou do bizu?

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
!Controle da
Tramitao/Movimentao

Para a definio de Tramitao, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionrio de

Arquivologia):

Tramitao/Movimentao: curso do documento desde a sua produo ou

recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado
de movimentao ou trmite.

O controle da tramitao/movimentao dos documentos de responsabilidade

o Protocolo, seja por sistema manual ou de informtica. O objetivo rastrear,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento est. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. H concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como est o andamento dos pedidos de autorizao
para certames federais no MPOG (Ministrio do Planejamento), responsvel pelo
cofre no mundo dos concursos.

7. Documentos
sigilosos e
ostensivos

Documento sigiloso o que deve ter restrio de acesso, por razes da natureza
de seu contedo. O grau de sigilo do documento vai depender da natureza de
seu contedo e do quanto necessrio limitar sua divulgao a quem tenha real
necessidade de ter acesso.

O documento ostensivo aquele que no possui nenhuma restrio de acesso.

Existem 3 graus de sigilo: Ultrassecreto, Secreto e Reservado.

Ultrassecreto " Geralmente so temas de governo, decises polticas de alto

nvel e segredos de estado. Pouqussimas pessoas tm acesso.

Secreto " So poucas pessoas que tm acesso, mas so mais do que em relao
aos documentos ultrassecretos. Geralmente quem pode acessar so os que no
esto diretamente ligados ao assunto, mas possuem necessidade funcional de
acessar os dados.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
Reservado " Assuntos importantes, mas que no devam ser acessados pelo
pblico em geral, por questes, por exemplo, de segurana.

Veja os prazos de sigilo estabelecidos pela Lei de Acesso Informao

(12.527/11)

8. Tabela de
Temporalidade
e Plano de
Classificao

Uma definio bem objetiva a do DBTA (Dicionrio de Arquivologia):

Instrumento de destinao aprovado por autoridade competente, que determina

prazos e condies de guarda, tendo em vista a transferncia, recolhimento,
descarte ou eliminao de documentos.

Mas vamos um pouco alm. Os prazos e condies esto relacionados aos

arquivos correntes e/ou intermedirios recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critrios para microfilmagem e eliminao.

5.)%)3#7)%:)3,6%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!!!#%&%#()+,&++./&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#!%!
!
%%5.)%)3#7)%:)3,6%%
A tabela de temporalidade s pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprovao deve trazer as descries claras dos
documentos para se evitar a eliminao ou classificao indevida.

A Lista de Eliminao uma relao especfica de documentos a serem

eliminados em uma nica operao e que necessita ser autorizada pela
autoridade competente.

Vejamos uns exemplos referentes temporalidade, extrados de Paes.

! Folha de Pagamento: considerando que a aposentadoria ocorre aos 35

anos de servio, as folhas de pagamento sero microfilmadas e
conservadas no arquivo intermedirio pelo prazo de, no mnimo, 40 anos.

! Cartes de Ponto: conservar por sete anos no servio de pessoal, ou no

arquivo Intermedirio, eliminando em seguida, uma vez que os crditos
trabalhistas prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho.
NO caso de resciso de contrato, o empregado poder reclamar at o limite
de dois anos os crditos no prescritos no decorrer do contrato.

O Plano de Classificao, de acordo com o DBTA o esquema de distribuio

de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamentos
especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e anlise do arquivo por ela produzido.

8.1 Transferncia
e Recolhimento

A primeira grande seleo de papis deve ocorrer no arquivo corrente, no

momento de sua transferncia para o arquivo intermedirio ou recolhimento
para o arquivo permanente. A eliminao deve ser feita com muito cuidado.

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