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ARQUIVOLOGIA

Prof. LINO MADUREIRA

consecuo de seus objetivos, visando utilidade que


podero oferecer no futuro. (Marilena Leite Paes)
ARQUIVOLOGIA
Texto de Apoio - Biblioteca
Conjunto de material, em sua maioria impresso,
Atualizado at a Lei 12.527 disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
(Lei de Acesso Informao) consulta. (Marilena Leite Paes)

2013 - Museu
Instituio de interesse pblico, criada com a finalidade
de conservar estudar e colocar disposio do pblico
conjuntos de peas e objetos de valor cultural. (Marilena
Leite Paes)
MDULO 1 Conceitos, caractersticas e princpios
relacionados a arquivos e documentos.
dever do Poder Pblico a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos, como
ARQUIVOLOGIA instrumento de apoio administrao, cultura, ao
Disciplina que estuda as funes do arquivo e os desenvolvimento cientfico e como elementos de prova
princpios e tcnicas a serem observados na produo, e informao. (Lei 8.159, Art. 1)
organizao, guarda, preservao e utilizao dos
arquivos. Tambm chamada arquivstica. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
Questes de Provas
AGU CESPE - 2010
ARQUIVO 01 - O arquivo de um rgo o
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjunto de documentos recebidos ou
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por expedidos por esse rgo no exerccio
rgos pblicos, instituies de carter pblico e de suas atividades. Esse conjunto de
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de documentos pode ser formado por
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer espcie documental.
qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2) PF/Escrivo CESPE - 2009
02 - As informaes contidas nos
- Conjunto de documentos produzidos e acumulados por documentos de arquivo so produzidas
uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou no ambiente interno da organizao ou
famlia, no desempenho de suas atividades, so recebidas do ambiente externo e
independentemente da natureza do suporte. tm uma relao direta ou indireta com
a misso dessa organizao.
- Instituio ou servio que tem por finalidade a
custdia, o processamento tcnico, a conservao e o PF/Escrivo CESPE - 2009
acesso a documentos. 03 - Uma base de dados desenvolvida
em uma instituio pblica com vistas a
- Instalaes onde funcionam arquivos. atender, racionalizar e implementar
uma de suas funes deve ser
- Mvel destinado guarda de documentos. considerada como parte dos arquivos
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica) dessa instituio.

MPU CESPE - 2010


DOCUMENTO 04 - Um arquivo documental tem por
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja objetivo servir como prova ou
o suporte ou formato. (Dicionrio Brasileiro de testemunho da ao de pessoas
Terminologia Arquivistica) jurdicas ou fsicas.

ORGOS DE DOCUMENTAO

- Arquivo
Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO
textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no (Baseado em Schellenberg, sistematizao retirada de
curso de sua atividade, e preservados para a Marilena Leite Paes)

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GNERO DOS DOCUMENTOS


BIBLIOTECA ARQUIVO
MTODO DE CLASSIFICAO
Documentos impressos Documentos textuais BIBLIOTECA ARQUIVO
Audiovisual Audiovisual
Cartogrfico Cartogrfico - Utiliza mtodos - Estabelece
predeterminados. classificao especfica
para cada instituio,
ditada pelas suas
ORIGEM particularidades.
BIBLIOTECA ARQUIVO

- Os documentos so - Os documentos so - Exige conhecimento da


produzidos e produzidos e - Exige conhecimento do relao entre as
conservados com conservados com sistema, do contedo e unidades, a organizao
objetivos culturais. objetivos funcionais. da significao dos e o funcionamento dos
documentos a classificar. rgos.

AQUISIO ou CUSTDIA MTODO DESCRITIVO


BIBLIOTECA ARQUIVO BIBLIOTECA ARQUIVO
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a conjuntos
- Os documentos so - Os documentos no documentais. documentais.
colecionados de fontes so objetos de coleo;
diversas, adquiridos por provm das atividades - As sries so
compra ou doao. pblicas ou privadas, - As sries (anurios, consideradas unidades
servidas pelo arquivo. peridicos,...) so para fins de descrio.
unidades isoladas para
- Os documentos so catalogao.
- Os documentos existem produzidos num nico
em numerosos exemplar, ou limitado
exemplares. em nmero de cpias.

- H uma significao
Questes de Provas
- A significao do acervo orgnica entre os
documental no depende documentos. AGU CESPE - 2010
da relao que os 05 - Um documento arquivstico
documentos tenham confivel quando ele mantm relaes
entre si. com os demais documentos do rgo
que refletem suas funes e atividades.

TRE/BA CESPE - 2009


MTODO DE AVALIAO 06 - Os documentos de arquivo devem
BIBLIOTECA ARQUIVO ser organizados a partir dos mesmos
princpios aplicados na organizao das
- Aplica-se a unidades - Preserva-se a bibliotecas, principalmente no que se
isoladas. documentao referente a refere aos mtodos de classificao.
uma atividade, como um
conjunto e no como
unidades isoladas.

- Os julgamentos so finais
- O julgamento no tem e irrevogveis.
carter irrevogvel.

- O julgamento envolve - A documentao no raro


questes de convenincia, existe em via nica.
e no de preservao ou
perda total.
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TRE/MT CESPE - 2009 - Privados


07 - Assinale a opo correta a respeito Institucionais
de arquivo. Comerciais
Pessoais
A) Os documentos de arquivo so
produzidos e recebidos com finalidades
histricas, culturais e cientficas. (Lei 8.159)
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de
B) De acordo com o conceito de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de
arquivo, uma coleo de manuscritos suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
histricos colecionados por uma pessoa estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia
fsica no considerada arquivo. de suas funes administrativas, legislativas e
judicirias.
C) O sentido ou significado do acervo
documental no depende da relao 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos
que os documentos tm entre si. produzidos e recebidos por instituies de carter
pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto
D) Os documentos so produzidos em de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
exemplares mltiplos e inexiste uma
significao orgnica entre esses Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos
documentos. de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
E) O julgamento acerca da preservao
dos documentos tem carter revogvel, Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados
envolvendo questes de convenincia. pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social,
desde que sejam considerados como conjuntos de
PF/Escrivo CESPE 2009 fontes relevantes para a histria e desenvolvimento
08 - O documento de arquivo somente cientfico nacional.
adquire sentido se relacionado ao meio
que o produziu, e o seu conjunto tem LEI 12.527 LEI DE ACESSO INFORMAO
de retratar a estrutura e as funes do (Fonte: CGU. Acesso informao pblica: uma
rgo que acumulou esse documento. introduo Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011).

MPU CESPE - 2010 A informao sob a guarda do Estado sempre pblica,


09 - Em regra, a incluso de devendo o acesso a ela ser restringido apenas em
documentos em um arquivo ocorre por casos especficos. Isto significa que a informao
compra ou permuta de fontes mltiplas. produzida, guardada, organizada e gerenciada pelo
Estado em nome da sociedade um bem pblico. O
acesso a estes dados que compem documentos,
arquivos, estatsticas constitui-se em um dos
fundamentos para a consolidao da democracia, ao
FINALIDADES DO ARQUIVO fortalecer a capacidade dos indivduos de participar de
1 Servir administrao modo efetivo da tomada de decises que os afeta.
2 Servir histria
No Brasil, o acesso informao pblica est inscrito no
FUNO DO ARQUIVO captulo I da Constituio -- dos Direitos e Deveres
Tornar disponvel as informaes contidas no acervo Individuais e Coletivos -- particularmente no inciso
documental sob sua guarda. XXXIII do artigo 5. Veja o texto constitucional:

- Guarda e conservao todos tm direito a receber dos rgos pblicos


- Acessibilidade e pesquisa informaes de seu interesse particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei,
CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e
do Estado.
- Pblicos
Federal este dispositivo em conjunto com outros incisos dos
Estadual artigos 37 e 216 -- que a Lei 12.527, tambm conhecida
Distrito Federal como Lei de Acesso Informao Pblica, regulamenta.
Municipal Ao efetivar o direito de acesso, o Brasil:
consolida e define o marco regulatrio sobre
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o acesso informao pblica sob a guarda do Estado meio de certido, extrato ou cpia, com a ocultao da
estabelece procedimentos para que a Administrao parte sob sigilo.
responda a pedidos de informao do cidado
estabelece q u e o acesso informao pblica a No caso de negativa de acesso a informaes, o
regra, e o sigilo, a exceo. cidado pode interpor recurso autoridade
hierarquicamente superior quela que emitiu a deciso.
Uma importante iniciativa nesse sentido foi o Persistindo a negativa, o cidado poder recorrer ao
lanamento, em 2004, do Portal da Transparncia do Ministro de Estado da rea ou, em caso de
Governo Federal: www.transparencia.gov.br . Por descumprimento de procedimentos e prazos da Lei
meio do Portal possvel: acompanhar informaes 12.527, CGU. Em ltima instncia, caber recurso
atualizadas diariamente sobre a execuo do oramento Comisso Mista de Reavaliao de Informaes.
obter informaes sobre recursos pblicos transferidos
e sua aplicao direta (origens, valores, favorecidos). A Lei 12.527/2011 prev excees regra de acesso
para dados pessoais e informaes classificadas por
Veja algumas caractersticas de experincias bem- autoridades como sigilosas. Informaes sob a guarda
sucedidas de comunicao entre o Poder Pblico e a do Estado que dizem respeito intimidade, honra e
sociedade: a informao apresentada de forma imagem das pessoas, por exemplo, no so pblicas
transparente e objetiva os dados tcnicos so (ficando protegidas por um prazo de cem anos). Elas s
traduzidos em linguagem do dia a dia o contedo podem ser acessadas pelos prprios indivduos e, por
acessvel para pessoas com deficincia. terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na
Lei.
Cultura do Acesso
A Lei 12.527/2011 traz novas regras referentes
A demanda do cidado vista como legtima. O cidado classificao da informao. Como princpio geral,
pode solicitar a informao pblica sem necessidade de estabelece que uma informao pblica somente pode
justificativa. So criados canais eficientes de ser classificada como sigilosa quando considerada
comunicao entre governo e sociedade. So imprescindvel segurana da sociedade ( vida,
estabelecidas regras claras e procedimentos para a segurana ou sade da populao) ou do Estado
gesto das informaes. Os servidores so (soberania nacional, relaes internacionais, atividades
permanentemente capacitados para atuarem na de inteligncia).
implementao da poltica de acesso informao.
As informaes podem ser classificadas como:
Servio de Informao ao Cidado
Ultrassecreta prazo de segredo: 25 anos
Para garantir o acesso, a Lei, alm de estipular (renovvel uma nica vez)
procedimentos, normas e prazos, prev a criao, em
todos os rgos e entidades do poder pblico, de um Secreta prazo de segredo: 15 anos
Servio de Informaes ao Cidado. Caber a esta
unidade: Reservada prazo de segredo: 5 anos

protocolizar documentos e requerimentos de acesso A classificao do sigilo de informaes no mbito da


informao; orientar sobre os procedimentos de acesso, Administrao Pblica Federal de competncia:
indicando data, local e modo em que ser feita a
consulta; informar sobre a tramitao de documentos. Grau Ultrassecreto:
Do Presidente da Repblica, Vice-Presidente da
Repblica, Ministros de Estado e autoridades com as
So estabelecidos prazos para que sejam repassadas mesmas prerrogativas, Comandantes da Marinha, do
as informaes ao solicitante. A resposta deve ser Exrcito e da Aeronutica, Chefes de Misses
dada imediatamente, se estiver disponvel, ou em at 20 Diplomticas e Consulares permanentes no exterior.
dias, prorrogveis por mais 10 dias:
Grau Secreto
o pedido no precisa ser justificado, apenas conter a Das autoridades mencionadas acima, mais: titulares de
identificao do requerente e a especificao da autarquias, fundaes ou empresas pblicas e
informao solicitada o servio de busca e fornecimento sociedades de economia mista.
das informaes gratuito, salvo cpias de
documentos. Grau Reservado
Das autoridades supracitadas, mais: as que exercem
Nos casos em que a informao estiver sob algum tipo funes de direo, comando ou chefia, de hierarquia
de sigilo previsto em Lei, direito do requerente obter o equivalente ou superior ao nvel DAS 101.5; as que
inteiro teor da negativa de acesso quando a informao
for parcialmente sigilosa, fica assegurado o acesso, por
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compe o grupo -Direo e Assessoramento Saem do domnio exclusivo da administrao


Superiores, conforme regulamentao especfica de que os produziu e tornam-se passivos de ao
cada rgo ou entidade. comum desta e da Administrao de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da
primeira.

Direitos Humanos 3 Idade Permanente / Inativo


No podero ser objeto de restrio de acesso Constitudo de documentos que perderam todo valor de
informaes ou documentos que versem sobre natureza administrativa, que se conservam em razo de
condutas que impliquem violao dos direitos humanos seu valor histrico ou documental e que constituem os
praticada por agentes pblicos ou a mando de meios de conhecer o passado e sua evoluo. (Marilena
autoridades pblicas. Leite Paes).

A Lei 12.527/2011 tambm prev a responsabilizao Conjunto de documentos preservados em carter


do servidor nos casos de seu descumprimento. definitivo em funo de seu valor. (Dicionrio Brasileiro
Recusar-se a fornecer informao requerida nos termos de Terminologia Arquivstica).
da Lei, destruir ou alterar documentos ou impor sigilo
para obteno de proveito pessoal, por exemplo, so So de competncia exclusiva da Administrao
consideradas condutas ilcitas, podendo caracterizar dos Arquivos.
infrao ou improbidade administrativa.

Questes de
Provas CLASSIFICAO QUANTO A EXTENSO /
10 Questo Removida ATUAO

- Setoriais
So aqueles estabelecidos junto aos rgos
operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
EVOLUO OU FREQUENCIA DE USO (Marilena Leite Paes).

1 Idade Corrente / Ativo


Constitudo de documentos em curso ou consultados
frequentemente, conservados nos escritrios ou nas - Gerais / Centrais
reparties que os receberam e os produziram ou em So os que se destinam a receber os documentos
dependncias prximas de fcil acesso. (Marilena Leite correntes provenientes dos diversos rgos que
Paes). integram a estrutura de uma instituio, centralizando,
portanto, as atividades de arquivo corrente. (Marilena
Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, Leite Paes).
pelo seu valor primrio, objeto de consultas freqentes
pela entidade que o produziu, a quem compete a sua Questes de Provas
administrao. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

So conservados pela administrao e somente


o pessoal dessa administrao tem
competncia para sobre o seu trato,
classificao e utilizao.

2 Idade Intermedirio / Semi-Ativo


Constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que os
receberam e os produziram podem ainda solicit-los.
No h necessidade de serem conservados prximos
aos escritrios. (Marilena Leite Paes).

Conjunto de documentos originrios de arquivos


correntes, com uso pouco freqente, que aguarda
destinao. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

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DPU CESPE 2010 de intermediao tecnolgica. (Dicionrio


11 - Com relao aos procedimentos Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
adotados nos arquivos permanentes,
assinale a opo correta.
Arquivos Especializados
A) vedada a reproduo parcial ou Tem sob sua guarda documentos resultantes da
total dos documentos em suporte papel. experincia humana num campo especfico,
independente da forma fsica que apresentem. (Marilena
B) A pesquisa facultada ao pblico Leite Paes).
externo.

C) Os documentos existentes so CARACTERSTICAS


passveis de eliminao. Conforme suas caractersticas os documentos podem
ser classificados de acordo com os seguintes
D) Os documentos pblicos elementos: suporte, forma, formato, gnero, espcie,
posteriormente sero transferidos para tipo. (Janice Gonalves)
o Arquivo Nacional.

E) comum o emprstimo de
documentos, inclusive para rgos
externos.

PF/Escrivo CESPE 2009


12 - O acesso aos documentos
recolhidos ao arquivo permanente, por SUPORTE
natureza, restrito, e esses Definio Exemplos
documentos podem ser consultados
apenas com autorizao da instituio Material sobre o qual as - Acetato
que os acumulou. informaes so - Papel
registradas. - Fita Magntica
MPU CESPE - 2010 - Disco ptico
13 - Dada a importncia da
preservao dos documentos que
compem o arquivo corrente de
determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses FORMATO
documentos em local afastado do Definio Exemplos
referido setor.
Configurao fsica de - Caderno
um suporte, de acordo - Diapositivo
com a natureza e o - Folha
modo como foi - Folhas avulsas
confeccionado. - Mapa
CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA DOS - Planta
DOCUMENTOS - Rolo de filme
- Cartaz
Arquivos Especiais - Livro
Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que
por esta razo merecem tratamento especial no
apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
tambm no registro, acondicionamento, controle e FORMA
conservao. (Marilena Leite Paes). Definio Exemplos
- Documento Especial Estgio de preparao e - Original
Documento em linguagem no-textual, em de transmisso de - Cpia
suporte no convencional, ou, no caso de papel, documentos. - Rascunho/Minuta
em formato e dimenses excepcionais, que
exige procedimentos especficos para seu
processamento tcnico, guarda e preservao,
e cujo acesso depende, na maioria das vezes,
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GNERO telegramas e e-mails so tipologias


Definio Exemplos documentais.

Configurao que - Audiovisual PF/Escrivo CESPE - 2009


assume o documento de - Sonoro 18 - Documentos iconogrficos so
acordo com o sistema - Iconogrfico aqueles em formatos e dimenses
de signos utilizado na - Textual variveis, com representaes
comunicao de seu - Cartogrfico geogrficas, arquitetnicas ou de
contedo. - Microgrfico engenharia.
- Informtico
MPU CESPE - 2010
19 - Os documentos do gnero
ESPCIE iconogrfico tm suporte sinttico, em
Definio Exemplos papel emulsionado ou no, e contm
imagens estticas, tais como
Configurao que - Boletim ampliaes fotogrficas, slides,
assume um documento - Certido diapositivos e gravuras.
de acordo com a - Declarao
disposio e a natureza - Relatrio
das informaes nele - Contrato
contidas.

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

TIPO Fundo
Definio Exemplos Conjunto de documentos de uma mesma provenincia.
Termo que equivale a arquivo
Configurao que - Boletim de
assume uma espcie Ocorrncia
documental, de acordo Provenincia
com a atividade que a - Boletim Mdico Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o
gerou arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
- Boletim Escolar famlia no deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras.
- Contrato de Locao
Organicidade
Relao natural entre documentos de um arquivo em
decorrncia das atividades da entidade produtora.

Questes de Provas Unicidade


AGU CESPE - 2010 Os documentos so nicos em decorrncia de sua
14 - Mapas, perfis, desenhos tcnicos e gnese.
plantas fazem parte do gnero
documental cartogrfico.
Pertinncia
AGU CESPE - 2010 Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser
15 - Ofcio, memorando e aviso so reclassificados por assunto sem ter em conta a
exemplos de tipologias documentais. provenincia e a classificao original. Tambm
chamado princpio temtico.
TRE/BA CESPE - 2009
16 - Os ofcios datilografados ou
impressos, os mapas e as plantas Ordem Original
fazem parte do gnero de documentos Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o
escritos ou textuais e so muito comuns arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia
nos arquivos permanentes. que o produziu.

PF/Escrivo CESPE - 2009


17 - Ofcios, memorandos, cartas,
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Questes de Provas
TRE/BA CESPE - 2009
20 - O estgio de evoluo dos GABARITO DAS QUESTES
arquivos conhecido como princpio de (Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos)
respeito aos fundos, que o principal
fundamento da arquivologia. 01 C 13 E
02 C 14 C
TRE/MT CESPE - 2009 03 C 15 E
21 - O princpio de respeito aos fundos 04 C 16 E
ou princpio da provenincia um dos 05 E 17 E
pilares da arquivologia. Com relao a 06 E 18 E
esse princpio, assinale a opo 07 B 19 C
correta. 08 C 20 E
09 E 21 E
A) A aplicao do princpio de respeito 10 ---- 22 C
aos fundos separa o arquivo em trs
11 B 23 E
fases: a corrente, a intermediria e a
12 E
permanente.
BIBLIOGRAFIA CITADA
B) Esse princpio designa um conjunto
de operaes que, a partir da avaliao
BRASIL. Lei 8159.
de documentos, promove a guarda
temporria ou permanente dos
Brasil. Decreto 4.553
documentos.
CGU. Acesso informao pblica: uma introduo
C) Esse princpio permite a elaborao
Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011. Disponvel
de um instrumento de pesquisa
em:<http://www.cgu.gov.br/Publicacoes/CartilhaAcessoa
destinado orientao dos usurios no
Informacao/CartilhaAcessoaInformacao.pdf>.
conhecimento e utilizao dos fundos
que integram o acervo de um arquivo
DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
permanente.
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponvel
em:
D) Esse princpio um elemento de
<http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Ter
identificao das unidades de
m%20Arquiv.pdf>.
arquivamento, constitudo de nmeros,
letras ou combinao de nmeros e
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar
letras, que permite a localizao dos
documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
documentos.
Estado, 1998. Disponvel em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_com
E) Esse princpio determina que os
o_fazer/cf2.pdf>.
documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivo
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed.
devem ser mantidos reunidos.
ver. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.
PF/Escrivo CESPE - 2009
22 - Um dos critrios para que uma
instituio pblica ou privada constitua
um fundo de arquivo possuir
atribuies precisas e estveis,
definidas por um texto com valor legal
ou regulamentar.

PF/Escrivo CESPE - 2009


23 - O tamanho do acervo documental
e a sua complexidade definem se o
fundo de arquivo de uma instituio
pblica ou privada um fundo fechado
ou aberto.

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Documentos Elaborao dos


Inclui a elaborao de documentos em
formulrios, implantao de decorrncia das
MDULO 2 Gesto documental; avaliao e sistemas de organizao atividades de um rgo
temporalidade. da informao, aplicao ou setor. O arquivista
de novas tecnologias aos deve contribuir para que
procedimentos sejam criados apenas
GESTO DE DOCUMENTOS administrativos. documentos essenciais
Considera-se gesto de documentos o conjunto de administrao da
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, instituio e evitadas
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase duplicao e emisso de
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou vias desnecessrias;
recolhimento para guarda permanente. sugerir a criao e a
(Lei 8.159, Art. 3) extino de modelos e
formulrios; participar da
seleo dos recursos
Questes de Provas
humanos que devero
AGU 2010 (CESPE) desempenhar tarefas
24 O conjunto de procedimentos e arquivsticas e afins.
operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, ao uso, Manuteno e Uso Utilizao
avaliao e ao arquivamento dos Implantao de sistemas Inclui as atividades de
documentos em fase corrente e de arquivo, seleo dos protocolo (recebimento,
intermediria, visando sua eliminao sistemas de reproduo, classificao, registro,
ou seu recolhimento para a guarda automatizao do acesso, distribuio, tramitao),
permanente denominado gesto de mobilirio, materiais, local. de expedio, de
documentos. organizao e
arquivamento de
TRE-BA 2009 (CESPE) documentos em fase
25 A gesto de documentos visa ao corrente e intermediria,
tratamento do documento desde o bem como a elaborao
momento de sua criao ou recepo de normas de acesso
em um servio de protocolo at a sua documentao e
destinao final, que pode ser a recuperao da
eliminao ou a guarda permanente. informao.

MPU 2010 (CESPE) Destinao Final dos Destinao


26 Considera-se gesto de documentos Documentos Anlise e avaliao dos
o conjunto de procedimentos e Programa de avaliao que documentos acumulados
operaes tcnicas referentes a garanta a proteo dos nos arquivos, com vistas
produo, tramitao, uso, avaliao e conjuntos documentais de a estabelecer seus
arquivamento de documentos. valor permanente e a prazos de guarda,
eliminao de documentos determinando, quais
rotineiros e desprovidos de sero objeto de
valor probatrio e arquivamento
informativo. permanente e quais
DIAGNSTICO DE ARQUIVOS devero ser eliminados.
Anlise das informaes bsicas (quantidade,
localizao, estado fsico, condies de
armazenamento, grau de crescimento, freqncia de Questes de
consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e Provas
estabelecer programas de transferncia, recolhimento,
microfilmagem, conservao e demais atividades. (Ieda
Pimenta Bernardes).

OS TRS MOMENTOS (FASES) DA GESTO DE


DOCUMENTOS

IEDA PIMENTA Marilena Leite Paes


BERNARDES
Produo dos Produo
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TRE-MT 2009 (CESPE) administrativa, bem como para a preservao do


27 A gesto de documentos patrimnio documental. (Ieda Pimenta Bernardes)
engloba, entre outras, as fases de
OBJETIVO DA AVALIAO DE DOCUMENTOS (Ieda
A) produo e destinao. Pimenta Bernardes)
B) emulao e migrao.
C) conservao e restaurao. - Preservao Documental
D) eliminao e preservao.
E) criao e aquisio. - Reduo da massa documental

MPU 2010 (CESPE) - Liberao de espao fsico


28 Na fase de produo de
documentos, o arquivista deve - Melhor conservao dos documentos de guarda
evitar a duplicao e a emisso de permanente
vias desnecessrias, alm de
poder sugerir a criao ou extino - Incremento pesquisa
de modelos e formulrios.
- Agilidade na recuperao dos documentos e das
AGU 2010 (CESPE) informaes
29 A fase da gesto de
documentos que inclui as - Racionalizao da produo e do fluxo de
atividades de protocolo, de documentos (tramite)
expedio, de organizao e de
arquivamento de documentos em - Eficincia administrativa
fase corrente e intermediria
denominada fase de utilizao de
documentos. VALOR PRIMRIO
Valor atribudo a documento em funo do interesse
MPU 2010 (CESPE) que possa ter para a entidade produtora, levando-se em
30 A destinao final dos conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
documentos deve ser a fiscais. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
eliminao, a guarda temporria Arquivstica).
no arquivo intermedirio, a guarda
permanente ou a eliminao por VALOR SECUNDRIO
amostragem. Valor atribudo a um documento em funo do interesse
que possa ter para a entidade produtora e outros
TRE-BA 2009 (CESPE) usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
31 A fase de destinao de diferentes daqueles para os quais foi originalmente
documentos, em um programa de produzido. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
gesto de documentos, mais Arquivstica).
complexa que as fases anteriores,
por envolver a avaliao de Valores (Dicionrio Brasileiro de
documentos que devem ser Terminologia Arquivstica)
encaminhados para o arquivo ou o
descarte. Valor Administrativo
Valor que um documento possui para a
atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Processo de anlise de documentos de arquivo, que
estabelece os prazos de guarda e a destinao, de Valor Fiscal
acordo com os valores que lhes so atribudos. Valor atribudo a documentos ou arquivos para
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica). comprovao de operaes financeiras ou
fiscais.
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar
valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo
para a racionalizao dos arquivos e eficincia

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Questes de Provas
Valor Legal
Valor que um documento possui perante a lei AGU 2010 (CESPE)
para comprovar um fato ou constituir um 32 O arquivo corrente formado por
direito. documentos que esto em trmite, mas
que no so consultados
frequentemente porque aguardam sua
Valor Probatrio destinao final.
Valor intrnseco que permite a um documento
de arquivo servir de prova legal. AGU 2010 (CESPE)
33 Uma das principais funes do
arquivo intermedirio armazenar
Valor Informativo temporariamente os documentos que
Valor que um documento possui pelas no so mais movimentados.
informaes nele contidas,
independentemente de seu valor probatrio. PF ESCRIVO 2009 (CESPE)
34 Documentos de arquivo produzidos
ou recebidos por uma instituio
Valor Intrnseco pblica ou privada, com valor
Valor que um documento possui em razo de administrativo, legal ou fiscal,
seu contedo, das circunstncias de sua considerados como parte do arquivo
produo, de suas assinaturas ou selos. intermedirio dessa instituio, so
tambm considerados de valor
secundrio.
Valor Permanente
Valor probatrio ou valor informativo que PF ESCRIVO 2009 (CESPE)
justifica a guarda permanente de um 35 A teoria dos valores de documentos,
documento em um arquivo. Tambm chamado concebida por Schellenberg, apesar da
valor arquivstico ou valor histrico. sua importncia para a avaliao de
documentos, no permite definir se o
documento da fase corrente, da
intermediria ou da permanente.

PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO DE


AVALIAO . (Ieda Pimenta Bernardes)
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

Prazo de Vigncia Instrumento de destinao, aprovado por


Intervalo de tempo durante o qual o documento produz autoridade competente, que determina prazos e
efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as condies de guarda tendo em vista a
finalidades que determinaram sua produo. transferncia, recolhimento, descarte ou
eliminao de documentos. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica).
Prazo de Prescrio
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a A tabela de temporalidade um instrumento
empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela arquivstico resultante de avaliao, que tem por
do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que objetivos definir prazos de guarda e destinao
entenda violado. de documentos, com vista a garantir o acesso
informao a quantos dela necessitem. Sua
Prescrio: Extino dos prazos para a estrutura bsica deve necessariamente
aquisio ou perda de direitos contidos contemplar os conjuntos documentais
nos documentos (Dicionrio Brasileiro produzidos e recebidos por uma instituio no
de Terminologia Arquivstica). exerccio de suas atividades, os prazos de
guarda nas fases corrente e intermediria, a
destinao final eliminao ou guarda
Prazo de Precauo permanente , alm de um campo para
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a observaes necessrias sua compreenso e
empresa ou qualquer interessado guarda o documento aplicao. (Conarq Res. 14)
antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda
definitiva no Arquivo Permanente.
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Nesse instrumento importante registrar tambm os idade dos arquivos.


documentos que devero ser reproduzidos em outros
suportes (microfilmagem, digitalizao etc.). A) Os documentos so recebidos
por transferncia dos arquivos
A Tabela de Temporalidade um instrumento dinmico correntes.
de gesto de documentos, por isso precisa ser B) Cumpridos os prazos
periodicamente atualizada a fim de incorporar os novos estipulados na tabela de
conjuntos documentais que possam vir a ser temporalidade, os documentos
produzidos, e devido as mudanas que eventualmente sero transferidos ao arquivo
ocorrem na legislao e podem implicar em mudana central.
nos prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes). C) O emprstimo de documentos
facultado somente para o produtor
* Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental do documento.
em Anexo D) Os documentos cujo prazo de
guarda seja estabelecido em cem
TRANSFERNCIA anos devero ser recolhidos ao
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente.
arquivo intermedirio. (Dicionrio Brasileiro de E) O procedimento de
Terminologia Arquivstica). microfilmagem indicado apenas
para os processos que estejam em
RECOLHIMENTO pssimo estado de conservao.
Entrada de documentos pblicos em arquivos
permanentes, com competncia formalmente MPU 2010 (CESPE)
estabelecida. 39 A funo do arquivo
intermedirio possibilitar o
Operao pela qual um conjunto de documentos passa armazenamento de documentos
do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. que, embora usados com pouca
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica). frequncia, devem ser mantidos,
por questes legais, fiscais,
ELIMINAO tcnicas ou administrativas.
Destruio de documentos que, na avaliao, foram
considerados sem valor permanente. Tambm chamada TRE-BA 2009 (CESPE)
expurgo de documentos. (Dicionrio Brasileiro de 40 Os documentos que no
Terminologia Arquivstica). apresentam mais valor primrio,
mesmo que tenham valor
A eliminao depende de algum instrumento legal ou secundrio, podem ser eliminados,
normativo que a autorize. pois no so mais necessrios
como prova de uma atividade
desenvolvida pela organizao.
Questes de
Provas MPU 2010 (CESPE)
AGU 2010 (CESPE) 41 O arquivo permanente uma
36 Os documentos, aps extenso do arquivo intermedirio,
cumprirem o prazo determinado tendo este ltimo a nica funo
para sua permanncia no arquivo de evitar a transferncia prematura
corrente, so recolhidos ao arquivo de documentos do arquivo
especializado. corrente para o arquivo
permanente.
MPU 2010 (CESPE)
37 Os prazos de guarda dos
documentos nos arquivos do tipo
corrente e intermedirio devem ser
definidos com base na legislao PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSOS
pertinente e nas necessidades DE AVALIAO . (Ieda Pimenta Bernardes).
administrativas.
- Constituio formal da Comisso de Avaliao de
DPU 2010 (CESPE) Documentos, que garanta legitimidade e autoridade
38 Assinale a opo correta a equipe responsvel.
respeito dos procedimentos
adotados para os documentos na
fase intermediria, ou segunda
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- Elaborao de textos legais ou normativos que


definam normas e procedimentos para o trabalho de Comisso Central de Avaliao
avaliao. (Comisso Permanente de Avaliao)

- Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise - Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas


das competncias, funes e atividades de cada uma pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a
de suas unidades. legislao especfica de cada rgo.

- Levantamento da produo documental: entrevistas - Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de


com funcionrios, responsveis e encarregados, at o Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais
nvel da seo, para identificar as sries documentais de Avaliao.
geradas no exerccio de suas competncias e
atividades. - Orientar a execuo das decises registradas na
Tabela de Temporalidade (eliminao, transferncia,
- Anlise do fluxo documental: origem, pontos de recolhimento, reproduo).
tramitao e encerramento do trmite.
- Supervisionar as eliminaes de documentos ou
- Identificao dos valores dos documentos de acordo recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o
com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, estabelecido nas Tabelas de Temporalidade.
histrico.
- Aprovar as amostragens.
- Definio dos prazos de guarda em cada local de
arquivamento. - Propor critrios de organizao, racionalizao e
controle da gesto de documentos e arquivos.

COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS Comisso Setorial de Avaliao de Documentos


(Conarq Res. 14) (Grupos de Trabalho)

A Comisso Permanente de Avaliao compor-se- de: - Promover o levantamento e a identificao das sries
documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por
- arquivista ou responsvel pela guarda da seu respectivo rgo.
documentao;
- Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade,
- servidores das unidades organizacionais s quais se encaminhando-a, acompanhada das necessrias
referem os documentos a serem destinados, com justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD.
profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
- Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para
- historiador ligado rea de pesquisa de que trata o o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua
acervo; especificidade ou volume.

- profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise - Acompanhar os trabalhos de organizao,


do valor legal dos documentos; racionalizao e controle de arquivos e documentos de
seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de
- profissionais ligados ao campo de conhecimento de eliminao ou envio para guarda permanente.
que trata o acervo objeto da avaliao (economista,
socilogo, engenheiro, mdico e outros); - Propor as modificaes cabveis para a Tabela de
Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio.
- outros profissionais que possam colaborar com as
atividades da comisso. - Elaborar a relao dos documentos a serem
eliminados ou remetidos para guarda permanente.

Competir comisso designar grupo de trabalho - Coordenar o trabalho de seleo e preparao


responsvel pela execuo dos procedimentos material dos conjuntos documentais a serem
metodolgicos eliminados, deixando-os disponveis para eventuais
verificaes.

- Presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a


ATIVIDADES DAS COMISSO DE AVALIAO DE respectiva ata.
DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes).
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MDULO 3 Prticas arquivsticas: classificao,


ordenao, protocolo.
Questes de Provas
PF ESCRIVO 2009 (CESPE)
42 Uma das funes do diagnstico da CLASSIFICAO (Janice Gonalves)
situao arquivstica reunir O objetivo da classificao , basicamente, dar
informaes suficientes para a visibilidade s funes e s atividades do organismo
elaborao do cdigo de classificao e produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre
da tabela de temporalidade de os documentos.
documentos de arquivo.
Podemos entender que a classificao , antes de tudo,
MPU 2010 (CESPE) lgica: a partir da anlise do organismo produtor de
43 O processo de avaliao de um documentos de arquivo, so criadas categorias, classes
documento tem como resultado a genricas, que dizem respeito s funes/atividades
elaborao da tabela de temporalidade detectadas.
do documento.
Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida
em Cadastro de Funcionrio e Benefcios

GABARITO DAS QUESTES RECURSOS HUMANOS


(Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) Cadastro de Funcionrios
Benefcios
24 C 34 E
25 C 35 E Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a
26 C 36 E necessidade.
27 A 37 C
28 C 38 A RECURSOS HUMANOS
29 C 39 C Cadastro de Funcionrios
30 E 40 E documentos pessoais
31 C 41 E Benefcios
32 E 42 C alimentao
33 C 43 C sade

BIBLIOGRAFIA CITADA A classificao geralmente traduzida em esquema no


qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar representada espacialmente, esse esquema chamado
documentos de arquivos. So Paulo: Arquivo do de Plano de Classificao.
Estado, 1998. 89 p. Disponvel
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_
como_fazer/cf1.pdf>. PLANO DE CLASSIFICAO
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
BRASIL. Lei 8159.
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e
CONARQ Resoluo 14. Disponvel funes da instituio e anlise do arquivo por ela
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/re produzido, pelo qual se distribuem os documentos em
solucao_14.pdf>. classes, de acordo com mtodos de arquivamento
especficos. Expresso geralmente adotada em
DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio arquivos correntes.
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponvel
em: QUADRO DE ARRANJO
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Ter (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
m%20Arquiv.pdf>.
Esquema estabelecido para arranjo de documentos de
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funes
rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p. ou atividades do gerador e da anlise do acervo.
Expresso adotada em arquivos permanentes.

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O Plano de Classificao pode seguir o critrio E) classificao.


FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL.

Critrio Funcional: que tem por eixo as funes


desempenhadas pela entidade produtora do arquivo MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO
(Marilena Leite Paes)
Critrio Estrutural: que tem por eixo a estrutura
administrativa da entidade produtora do arquivo ALFABTICO

GEOGRFICO
Um Plano de Classificao deve possuir trs
caractersticas (Schellemberg): NUMRICOS
Simples
Simplicidade Dgito Terminal
Flexibilidade Cronolgico
Expansibilidade
IDEOGRFICOS (Assunto)
Alfabtico
ORDENAO (Janice Gonalves) enciclopdico
dicionrio
Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta Numricos
aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma duplex
mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo decimal
documental os documentos atingem um volume
significativo.
Sistema Direto: a busca do documento realizada
A ordenao feita com base nos elementos diretamente no local onde o documento est guardado.
informativos contidos nos documentos:
Sistema Indireto: para se localizar um documento
N do documento (atribudo pelo necessrio utilizar um ndice ou um cdigo.
emissor ou pelo receptor)
Data
Local de procedncia ORDENAO ALFABTICA
Nome do emissor ou do destinatrio
Existem dois tipos de ordenao alfabtica.
Para a definio do critrio de ordenao devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada Letra por Letra
documento. Considera cada letra como elemento de ordenao.
(desconsiderar o espao entre as palavras).

Palavra por Palavra


Considera a palavra como elemento de ordenao.
Questes de Provas
ANAC CESPE - 2009
44 O mtodo de arquivamento dos
documentos de arquivo deve ser
definido a partir da natureza dos
documentos e da estrutura da Letra por Letra Palavra por Palavra
organizao que os produz ou recebe.
Monte Alegre Monte Alegre
DPU CESPE - 2010 Monte Branco Monte Branco
45 O instrumento auxiliar adotado na Monteiro Monte Mor
gesto de documentos que possibilita o Monte Mor Monte Sinai
arquivamento e, posteriormente, a Montenegro Monteiro
recuperao desses documentos Monte Sinai Montenegro
denomina-se plano de

A) descarte. * As partculas no devem ser consideradas no


B) reteno. momento da ordenao (de, da, dos, e,...)
C) arquivamento.
D) avaliao.
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MTODO ALFABTICO

O elemento considerado para ordenao o Nome.


6) Os ttulos so colocados no final do nome entre
Regras de Alfabetao parnteses.
Alfabetado
1) Para pessoa fsica considera-se o ltimo sobrenome
e depois o prenome. Prof. Jos Cludio de Brito, Paula (Dra.)
Alfabetado Souza Souza, Jos Cludio de
Dra. Paula Brito (Prof.)
Paulino Macedo Andrade, Jos Antunes
Pedro Paulo Silveira Macedo, Paulino
Jos Antunes Andrade Silveira, Pedro Paulo
7) Os nomes espanhis so registrados a partir do
penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
paterno.
Alfabetado

Mario Vargas Llosa Prado Morales, Carlos del


Carlos del Prado Morales Vargas Llosa, Mario
2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a
ordem alfabtica do prenome.
Alfabetado

Joo Antunes Antunes, Anbal


Paulo Antunes Antunes, Joo
Anbal Antunes Antunes, Paulo 8) Os nomes orientais (japons, chins, rabe) so
registrados como se apresentam, sem inverso
Alfabetado

3) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, Tsutomu Kato Ikutaro Kakehashi


ou ligados por hfen, no se separam. Tadashi Osanai Tadashi Osanai
Alfabetado Ikutaro Kakehashi Tsutomu Kato

Marcelo Costa Montes Montes Claros, Marcelo


Claros Costa
Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor 9) Nomes de empresas e instituies (pessoa jurdica)
devem ser transcritos como se apresentam, porm, os
artigos iniciais no devem ser considerados para
alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.
4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no Alfabetado
se separam.
Alfabetado EMBRATEL Colegial Ltda (A)
Fundao Joaquim EMBRATEL
Jorge Santa Cruz Santa Cruz, Jorge Nabuco Fundao Joaquim Nabuco
Waldemar Santo Antonio Santo Antonio, Waldemar Pesca do Vale e Cia. Pesca do Vale e Cia.
Luis Carlos da Silva So So Bento, Luis Carlos da A Colegial Ltda.
Bento Silva

10) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies,


os nmeros arbicos, romanos ou escrito por extenso
5) As indicaes de grau de parentesco como Filho, devero aparecer no final entre parnteses.
Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas partes Alfabetado
integrantes do ltimo sobrenome e no so separados
na inverso.
Alfabetado

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de


Oscar de Oliveira Sobrinho Brito Neto, Antonio de
Sebastio de Pdua Jnior Oliveira Sobrinho, Oscar de
Antonio de Brito Neto Pdua Jnior, Sebastio de
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II Conferncia da Sade Conferncia da Sade (II) Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que
Quarto Encontro de Congresso de Direito Penal pertence.
Turismo (3)
3 Congresso de Direito Encontro de Turismo Ex:
Penal (Quarto) Brejinho Pernambuco
Brejinho Rio Grande do Norte
Caic Rio Grande do Norte
Limoeiro - Pernambuco
Mossor Rio Grande do Norte
Natal Rio Grande do Norte
MTODO GEOGRFICO Olinda - Pernambuco
Recife - Pernambuco
Utiliza informaes do aspecto geogrfico do
documento.
3 FORMA: PAS CIDADE
Existem 3 (trs) formas de arquivamento
Os documentos so agrupados por Pas

Ex: Frana
Portugal

1 FORMA: ESTADO CIDADE Dentro das divises de Pas seguem as


divises por Cidades, FICANDO A
Os documentos so agrupados por Estados PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL

Ex: Pernambuco Ex: FRANA


Rio Grande do Norte Frana Paris
Frana Lorena
Dentro das divises estaduais seguem as divises PORTUGAL
por cidades, ficando a primeira subdiviso para a Portugal Lisboa
capital Portugal Coimbra
Portugal Porto
Ex: PERNAMBUCO
Pernambuco Recife
Pernambuco Brejinho
Pernambuco Caruaru MTODO NUMRICO SIMPLES
Pernambuco Limoeiro
Pernambuco Olinda O Mtodo numrico simples considera um nmero j
existente no documento (ex: n de matrcula do
RIO GRANDE DO NORTE funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do
Rio Grande do Norte Natal documento pode atribuir um nmero ao documento.
Rio Grande do Norte Brejinho
Rio Grande do Norte Caic Importante: Controle da numerao para no atribuir o
Rio Grande do Norte Mossor mesmo nmero para dois itens diferentes.

O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois


exige a utilizao de um ndice alfabtico para a
2 FORMA: CIDADE ESTADO realizao de uma busca.

Os documentos so agrupados por Cidade

Ex:
Brejinho
Brejinho
Caic
Limoeiro
Mossor
Natal
Olinda
Recife
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Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de 56212 21-87-03


Matrcula. 86212 05-62-12
94217 08-62-12
218703 09-42-17
Pastas Dossis de Funcionrios 672789 97-26-89
972689 67-27-89
41737

40072
MTODO NUMRICO CRONOLGICO
30095
Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA)
para a ordenao.
30021
No momento da ordenao, os documentos mais
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem
20241 pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais
antigas.

NDICE ALFABTICO INFORMAO CRONOLGICA


Aguiar, Antonio - 40072 DIA MS ANO
Caldas, Luis Henrique - 30095 1 Janeiro / jan. /01 ...
Guerra Filho, George - 41737 2 Fevereiro / fev / 02 ... 1
Magalhes, Joo - 20241 ANO
Tenrio, Edilson 30021 3 Maro / mar. / 03 1940
4 Abril / abr. / 04 ... Seqnci
a
5 Maio / maio / 05 ... da 2
MS
... Junho / jun. / 06 1965 Ordena
MTODO DGITO-TERMINAL o
... Julho / jul / 07 1966
A base do mtodo consiste subdividir um nmero de ... Agosto / ago. /08 ... 3 DIA
seis dgitos em trs grupos de dois dgitos a partir de ... Setembro / set. / 09 ...
uma leitura da direita para a esquerda, separando os 29 Outubro / out. /10 1999
pares com hfen. Sendo o primeiro par da direita 30 Novembro / nov. / 2000
denominado grupo primrio, seguido pelo grupo 11
secundrio, e grupo tercirio. 31 Dezembro / dez. / 2001
12
Ex:

Decompondo o nmero 829319


Teremos: 82-93-19 ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO

Sendo o grupo primrio para ordenao 19, seguido do Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica.
grupo secundrio, 93, e do grupo tercirio 82.
EX:
ATESTADO MDICO
Se o nmero apresentar apenas cinco dgitos o grupo CONTA DE GUA
tercirio dever ser complementado com um nmero 0 CONTA DE LUZ
(zero). CONTRATO DE TRABALHO
FOLHA DE PAGAMENTO
Ex: NOTA FISCAL DE ENTRADA
56212 05-62-12 NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SADA
Ex: TESTE DE ADMISSO

Numrico Simples Dgito Terminal

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ASSUNTO - ALFABTICO - ENCICLOPDICO


Para a utilizao do mtodo duplex fundamental
Assuntos correlatos so agrupados sob um ttulo geral. utilizar um plano de classificao (que contm toda
estrutura numrica utilizada) + ndice (para identificao
EX: do cdigo numrico que dever ser utilizado com base
no assunto).
CONTABILIDADE
Conta de gua
Conta de Luz PLANO DE CLASSIFICAO
Notas Fiscais 1 CONTABILIDADE
nota fiscal de entrada 1-1 CONTAS DE CONSUMO
nota fiscal de imobilizado 1-1-1 Conta de gua
nota fiscal de sada 1-1-2 Conta de Luz
1-2 NOTAS FISCAIS
PESSOAL 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada
Atestado Mdico 1-2-2 Nota Fiscal de Sada
Contrato de Trabalho
Folha de Pagamento NDICE
Teste de Admisso Conta de gua 1-1-1
Conta de Luz 1-1-2
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX Nota Fiscal de Entrada 1-2-1
Nota Fiscal de Sada 1-2-2
Os assuntos so divididos em classes e sub-classes. NOTAS FISCAIS 1-2

O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o que


exige cuidado para que no sejam criadas pastas com
assuntos j includos em sub-pastas. ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL

Para cada assunto principal atribudo um O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado na
nmero tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
Classificao Decimal de Dewey (CDD).

CONTABILIDADE 1 Esta Classificao divide o conhecimento humano em 9


PESSOAL 2 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima reservada
para assuntos gerais.

0 Obras Gerais
Dentro dos assuntos principais podem ocorrer 1 Filosofia
subdivises 2 Religio
3 Cincias Sociais
CONTABILIDADE 1 4 Filologia
CONTAS DE CONSUMO 1-1 5 Cincias Puras
NOTAS FISCAIS 1-2 6 Cincias Aplicadas
7 Belas Artes
8 Literatura
9 Histria e Geografia
Dentro das subdivises podem ocorrer novas
subdivises. O nmero de classificao composto por uma parte
inteira formada por trs dgitos, podendo ou no ter uma
CONTABILIDADE 1 parte decimal.
CONTAS DE CONSUMO 1-1
Conta de gua 1-1-1 100
Conta de Luz 1-1-2 110
NOTAS FISCAIS 1-2 111
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 111.1
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
Nota Fiscal de Sada 1-2- Aps o ponto podem existir quantos nmeros forem
3

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necessrios. Lembrando que cada novo nmero um trs grupos de dois dgitos cada um.
nvel de especificidade e detalhamento maior do Por exemplo: 52-63-19.
assunto.
ANTAQ CESPE - 2008
Importante: No h uma classificao universal para 51 Uma das vantagens apresentadas
arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda pelo mtodo duplex de arquivamento
espcie de documento produzida e recebida por uma a possibilidade ilimitada de classes de
entidade. Da Classificao de Dewey podemos aplicar documentos.
aos arquivos apenas a tcnica e no o sistema de
classificao. DPU CESPE - 2010
52 Considere que os documentos de
100 CONTABILIDADE um determinado setor da DPU estejam
110 CONTAS DE CONSUMO organizados com base na procedncia
111 Conta de gua ou local. Nessa situao, o mtodo de
112 Conta de Luz arquivamento adotado denomina-se
113 Conta de Telefone
113.1 Fixo A) por assunto.
113.2 Celular B) onomstico.
113.21 Tim C) geogrfico.
113.211 Pr Pago D) ideogrfico.
E) alfabtico.
113.212 Ps Pago
113.22 Oi
MCT CESPE - 2008
113.23 Claro
53 Na alfabetao de nomes
120 NOTAS FISCAIS
espanhis, o registro feito pelo
121 Nota Fiscal de Entrada prenome.
122 Nota Fiscal de Sada
200 PESSOAL
A desvantagem que para cada nvel temos um
nmero de subdivises limitado (0-9). ORGANIZAO DA DOCUMENTAO
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

Questes de Provas Arranjo


Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam
ANAC CESPE - 2009 organizao dos documentos de um arquivo ou
46 A localizao dos documentos de coleo, de acordo com um plano ou quadro
arquivo nos mtodos de arquivamento previamente estabelecido.
do sistema direto depende de um ndice
ou de um cdigo. Notao
Cdigo de identificao que permite a ordenao ou
ANAC CESPE - 2009 localizao das unidades de arquivamento. Tambm
47 Nome, local, nmero, data e assunto chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com
so os elementos de um documento a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica
que devem ser considerados na ISAD(G), equivale a cdigo de referncia.
ordenao dos documentos de arquivo.
Guia Fora
ANAC CESPE - 2009 Indicador colocado no lugar de uma unidade de
48 A ordenao geogrfica, que tpica arquivamento ou item documental para assinalar a sua
do sistema direto, tem como elemento remoo temporria. Tambm chamado fantasma ou
principal o correspondente. ficha-fantasma.
ANATEL CESPE - 2008
49 A diviso da documentao em INSTRUMENTOS DE PESQUISA
classes, conforme os temas, (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
caracteriza o mtodo de arquivamento
dgito-terminal. Guia
Instrumento de pesquisa que oferece informaes
ANTAQ CESPE - 2008 gerais sobre fundos e colees existentes em um ou
50 O mtodo numrico simples mais arquivos.
determina a numerao sequencial dos
documentos, dispondo os nmeros em Inventrio
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Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou


analiticamente, as unidades de arquivamento de um ROTINAS DE PROTOCOLO
fundo ou parte dele, cuja apresentao poder refletir (Marilena Leite Paes)
ou no a disposio fsica dos documentos.
Recebimento e Classificao
Catlogo
Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios Receber a correspondncia;
temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos,
reunindo a descrio individualizada de documentos Separar a correspondncia oficial da particular;
pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou
analtica. Distribuir a correspondncia particular;

Repertrio Separar a correspondncia oficial de carter


Instrumento de pesquisa no qual so descritos ostensivo da correspondncia de carter
pormenorizadamente documentos, pertencentes a um sigiloso;
ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo
critrios previamente definidos. Encaminha a correspondncia sigilosa aos
respectivos destinatrios;
INSTRUMENTOS DE PESQUISA AUXILIAR Abrir a correspondncia ostensiva;
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
Tomar conhecimento da correspondncia pela
ndice leitura, verificando a existncia de
Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, antecedentes;
assuntos ou datas contidos em documentos ou em
instrumentos de pesquisa, acompanhados das
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os
referncias para sua localizao.
antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor
de Registro e Movimentao informar onde se
Tabela de Equivalncia
encontram e os solicitar para ser feita a
Instrumento que estabelece uma correspondncia entre
juntada;
notaes diferentes.
Interpretar e classificar a correspondncia, com
PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente
base no cdigo de assuntos adotado, se for o
caso;
a) Servio encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da tramitao e
expedio de documentos. (Dicionrio Brasileiro de Apor carimbo de protocolo
Terminologia Arquivstica) numerador/datador, sempre que possvel, no
canto superior direito do documento;
b) Servio encarregado do recebimento, registro,
autuao, classificao, distribuio, controle da Anotar abaixo do nmero e da data a primeira
tramitao e expedio de documentos. Tambm distribuio e o cdigo de assunto, se for o
referido como unidade protocolizadora caso;
(Conarq Res. 14)
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na
c) Marilena Leite Paes considera as seguintes ficha de protocolo;
atividades de protocolo: Recebimento e Classificao;
Registro e Movimentao. Encaminhar os papis ao Setor de Registro e
Movimentao.
A) B) C)

- Recebimento; - Recebimento; - Recebimento;


- Registro; - Registro; - Registro; Registro e Movimentao
- Classificao; - Classificao; - Classificao;
- Distribuio; - Distribuio; - Movimentao. Funciona como uma atividade de distribuio de
- Controle da - Controle da documentos. Faz o registro do documento anotando
tramitao e tramitao e dados de identificao, e encaminha os documentos
expedio de expedio de aos setores a que se destinam.
documentos. documentos;
- Autuao.

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Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, responsabilidade do setor de protocolo.


anotando: nmero de protocolo; data de
entrada; procedncia, espcie, nmero e data MI CESPE - 2009
do documento; cdigo e resumo do assunto; 57 A autuao mencionada na situao
primeira distribuio; descrita o termo que caracteriza a
abertura do processo.
Anexar a segunda via da ficha ao documento,
encaminhando-o ao seu destino, juntamente MI CESPE - 2009
com os antecedentes, aps o registro e as 58 O controle da tramitao dos
anotaes pertinentes nas respectivas fichas, processos pelos setores de trabalho
se for o caso; responsveis pela conduo dos
assuntos tratados nos processos de
Inscrever os dados constantes da ficha de responsabilidade do setor de protocolo
protocolo nas fichas de procedncia e assunto, e dos prprios setores de trabalho por
arquivando-as em seguida; onde tramitam os processos.

Arquivar as fichas de protocolo em ordem MMA CESPE - 2009


numrica; 59 A incluso de dados sobre o
documento em uma base de dados
Receber dos vrios setores os documentos a conhecida como registro de
serem redistribudos; anotar nas respectivas documentos e faz parte das atividades
fichas o novo destino; de protocolo, vinculadas aos arquivos
correntes.
Encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de MS CESPE - 2008
autoridade competente. 60 O recebimento e a expedio dos
documentos em um rgo pblico so
tarefas realizadas pelo protocolo.

Autuao Formao de Processos MTE CESPE - 2008


61 A entrada de um documento em um
ministrio, por exemplo, exige seu
registro em um sistema de protocolo
Expedio Controle de Documentos Emitidos manual ou informatizado. Esse registro
realizado com o objetivo de se extrair
informaes especficas de acesso
(data, nmero do documento,
destinatrio, origem, assunto etc.) do
documento para seu controle.
Questes de Provas
ANATEL CESPE - 2008 DPU CESPE - 2010
54 O registro dos documentos que 62 As rotinas do setor de protocolo
chegam a um rgo pblico deve ser incluem atividades de
feito no setor de protocolo e consiste na
reproduo dos dados do documento A) classificao, registro, avaliao e
destinada a controlar a movimentao e emprstimo de documentos.
fornecer dados de suas caractersticas
fundamentais aos interessados. B) recebimento, classificao, registro e
movimentao de documentos.
MCT CESPE - 2008
55 Aps o cadastramento do processo C) recebimento, eliminao e
e(ou) documento, deve ser feito um emprstimo de documentos.
controle das movimentaes,
conhecidas como tramitao, visando a D) ordenao, classificao e avaliao
sua localizao fsica e a prestao de de documentos.
informaes s partes interessadas.
E) registro de processos, classificao
MI CESPE - 2009 e avaliao de documentos.
56 O recebimento, o registro, a
movimentao e a expedio de
documentos so atividades de
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PF/ESCRIVO CESPE - 2009 CONARQ Resoluo 14. Disponvel


63 O protocolo a porta de entrada e Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/re
de sada dos documentos de uma solucao_14.pdf>.
instituio e, por suas caractersticas,
faz parte das atividades dos arquivos DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
correntes. de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponvel
em:
DPU CESPE - 2010 <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Ter
64 A finalidade da adoo da guia-fora m%20Arquiv.pdf>.
nos arquivos consiste em
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar
A) possibilitar a identificao dos documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
documentos arquivados Estado, 1998. Disponvel em:
equivocadamente. <http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_com
o_fazer/cf2.pdf>.
B) indicar os documentos que foram
retirados do arquivo. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed.
rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.
C) facilitar o rearquivamento dos
documentos. MDULO 4 Tecnologias aplicadas gesto
documental (GED e Microfilmagem).
D) registrar os descartes efetuados no
acervo arquivstico.
MICROFILMAGEM
E) indicar os documentos que esto Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste
destinados a restaurao. Decreto, o resultado do processo de reproduo em
filme, de documentos, dados e imagens, por meios
fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de
reduo. (Decreto N 1.799 de 30/01/1996).

GABARITO DAS QUESTES Lei 5.433 de 08 de maio de 1968


(Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) Regula a microfilmagem de documentos oficiais
e d outras providncias.
44 C 55 C
45 E 56 C Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996
46 E 57 C Regulamenta a Lei 5.433/68.
47 C 58 C
48 E 59 C Portaria n 12 de 8 de junho de 2009
49 E 60 C Secretaria Nacional de Justia - dispe sobre o
50 E 61 C registro e a fiscalizao do exerccio da
51 C 62 B atividade de microfilmagem de documentos.
52 C 63 C
53 E 64 C
Vantagens da Microfilmagem
54 C
Integridade das informaes. Segurana contra fraudes
e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas
atravs de Leitores de Microfilme.

Segurana: Duas vias de microfilme, original e cpia,


proporcionando Microfilmagem total segurana.

Rapidez de acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de


BIBLIOGRAFIA CITADA
ndices em banco de dados, busca das informaes em
poucos minutos e cpias em papel se necessrio.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivos. So Paulo: Arquivo do Reduo do espao ocupado: at 98% de reduo de
Estado, 1998. 89 p. Disponvel espao fsico dos arquivos.
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_
como_fazer/cf1.pdf>. Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se total
durabilidade de arquivo.

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Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislao A jaqueta formada por duas folhas de polister
prpria. especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel com canais, que permanecem abertos nas extremidades, por
as mdias magnticas e pticas. onde sero inseridas as tiras de microfilme.
MICROFORMAS
Termo genrico para designar todos os tipos de suporte As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou
contendo microimagens. mistas. O tamanho padro de uma jaqueta 105mm x
148mm.
Principais Bitolas
Suas principais vantagens so a possibilidade de
16mm (at A4) atualizao por itens independentes de arquivo, a
35mm (Grandes Formatos, Plantas) facilidade de disseminao da informao e o baixo
105 mm (Micropublicaes, Microfichas) custo dos aparelhos de leitura.

Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para


PRINCIPAIS MICROFORMAS indexao, possvel por meio de vrios recursos como a
datilografia, cores, ranhuras etc.
Rolo de Microfilme
Microficha

O rolo de microfilme a microforma bsica, a primeira a


ser utilizada e que serviu de origem maioria das
microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por
imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de
arquivo.

O rolo de microfilme no se presta microfilmagem de A microficha nada mais que uma folha de filme,
informaes sujeitas a atualizaes constantes em seus normalmente da largura superior a 70mm. A microficha
diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos considerada padro e a mais usada a de 105mm x
que possuam somente crescimento seqencial 148mm. Sua capacidade pode variar de 60 a 420
numrico ou cronolgico. fotogramas. As microfichas podem ser geradas de
muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns
As larguras mais usadas so 16mm para documentao so:
administrativa e os de 35mm para arquivos tcnicos de
plantas, mapas, livros, etc. - Duplicando uma jaqueta
- Montando tiras de filmes
- Utilizando uma cmara planetria tipo Step &
Repeat
Jaqueta - Utilizando uma cmara C.O.M.

EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM

Microfilmadoras Planetrias

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Composta de uma base fixa onde est o campo


fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento est
posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto o
documento quanto o filme esto parados no momento
da microfilmagem.

Microfilmadoras Rotativas

Utilizados para a consulta das microformas, os leitores


simples se restringem apenas a consulta.

Utilizada para microfilmar documentos padronizados,


Leitores Copiadores
possui um sistema de transporte por meio de esteiras
ou correias que conduzem o documento para o interior
da mquina. Na microfilmadora rotativa tanto o
documento quanto o filme esto em movimento no
momento da microfilmagem.

Processadoras

Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores


possibilitam imprimir e/ou digitalizar a imagem.

Scanner de Microfilme
Aps a microfilmagem as processadoras transformam a
imagem latente em imagens visveis.

Duplicadores

Utilizado para digitalizar diretamente da pelcula com


alta capacidade de produo

Utilizado para fazer cpias das microformas.


GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE
DOCUMENTOS
Leitores Simples
um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e
mdias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo
arquivos j criados na forma digital.

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relao microfilmagem e ao uso das


novas tecnologias.
Document Imaging
o processo que permite armazenar e gerenciar A) A microfilmagem permite a reduo
imagens de documentos digitalizados. Os documentos do espao fsico na guarda de
originalmente em mdias analgicas (papel, documentos, mas o seu uso ainda
mirofilme,...) devero ser convertidos atravs de restrito devido no aceitao do
processos de digitalizao. microfilme como prova legal.
B) A migrao de suportes uma
A principal vantagem o armazenamento e a tcnica importante para combater a
diminuio do volume fsico dos documentos. rpida obsolescncia dos software e
hardware, que compromete a
13.000 pginas A4 digitalizadas cabem preservao de documentos digitais.
em 1 CD-ROM. (700 MB). C) A digitalizao de documentos
vantajosa, pois permite o acesso
Outro aspecto importante com relao mltiplo e simultneo aos documentos
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento e, alm disso, possui ampla aceitao
pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma legal.
pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser D) A opo pelo uso da microfilmagem
restringida atravs de senhas. deve embasar-se apenas no exame
dos custos ou da economia decorrentes
de seu emprego.
Workflow E) A microfilmagem, por limitaes
tcnicas, restrita aos
Ferramenta para armazenamento, recuperao e documentos em suporte papel.
tramitao de Documentos, o termo Workflow refere-se
ao modo como os documentos so processados. PF/ESCRIVO CESPE - 2009
68 A microfilmagem grande aliada da
Com os documentos convertidos para imagens, era reduo de espao ocupado pelos
preciso uma tecnologia que substitusse o processo documentos arquivsticos em papel,
humano de trmite de documentos em papel. Surgiu bem como da preservao dos
ento a tecnologia de Workflow para imagens de documentos originais. Entretanto, no
documentos caso dos documentos considerados de
valor permanente, a microfilmagem no
O Work Flow uma poderosa ferramenta no processo permite a eliminao dos documentos
de tomadas de decises onde necessrio um intenso originais.
trmite de documentos muitas vezes at em cidades e
pases diferentes. MPU CESPE - 2010
69 Os documentos originais
Vantagens: considerados de guarda permanente
- Incremento ao Tramite somente podero ser eliminados depois
- Informao just in time. de microfilmados e digitalizados.

MPU CESPE - 2010


Questes de Provas 70 O problema relacionado
obsolescncia dos equipamentos e dos
AGU CESPE - 2010 programas de informtica, que
65 O microfilme de substituio compromete a preservao de
aquele que serve preservao das documentos digitais, pode ser resolvido
informaes contidas em documentos com o uso de laminao..
que so eliminados, tendo em vista a
racionalizao e o aproveitamento de
espao.

AGU CESPE - 2010


66 O documento digitalizado tem o
mesmo valor legal do documento em
suporte papel, podendo, at, ser
apresentado em juzo.

TRE/MT CESPE - 2009


67 Assinale a opo correta com
26
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TRE-GO CESPE - 2008


71 Com relao alterao do suporte DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
da informao em arquivos, assinale a de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.
opo correta.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo:
A) A atual legislao somente autoriza CENADEM.
a eliminao de documentos
permanentes aps sua reproduo por
meio dos processos de microfilmagem MDULO 5 Preservao Documental
ou digitalizao, desde que garantida a
autenticidade da cpia. PRESERVAO
Norma Cianflone Dicionrio Brasileiro de
B) Qualquer proposta de alterao de Cassares Terminologia
suporte das informaes arquivsticas Arquivstica
deve levar em considerao as
questes legais, garantias jurdicas, um conjunto de Preveno da
normalizao de procedimentos, medidas e estratgias deteriorao e danos
padres de qualidade estabelecidos de ordem administrativa, em documentos, por
pela legislao brasileira. necessrio poltica e operacional meio de adequado
considerar, ainda, as peculiaridades de que contribuem direta controle ambiental e/ou
cada rgo, alm de realizar estudos ou indiretamente para a tratamento fsico e/ou
de viabilidade econmica. preservao da qumico.
integridade dos
C) As vantagens da alterao do materiais.
suporte de documentos de arquivo,
incluem: agilizar o arquivamento das
informaes por tornar desnecessria a
organizao dos documentos; facilitar o CONSERVAO
intercmbio com outras entidades; Norma Cianflone Dicionrio Brasileiro de
proporcionar acesso s informaes em Cassares Terminologia
redes; reduzir a ocupao e melhorar o Arquivstica
aproveitamento do espao; reduzir
custos de manuteno. um conjunto de aes Promoo da
estabilizadoras que preservao e da
D) Apesar de ser um processo de visam desacelerar o restaurao dos
reproduo de documentos processo de degradao documentos.
tradicionalmente muito utilizado, a de documentos ou
microfilmagem no deve ser realizada objetos, por meio de
quando houver inteno de eliminar os controle ambiental e de
originais, pois tal processo no pode, tratamentos especficos
em circunstncia alguma, ter validade (higienizao, reparos e
em juzo. acondicionamento).

GABARITO DAS QUESTES RESTAURAO


(Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos) Norma Cianflone Dicionrio Brasileiro de
Cassares Terminologia
65 C 66 E Arquivstica
67 B 68 C
69 E 70 E
71 B

BIBLIOGRAFIA CITADA

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED


gerenciamento eletrnico de documentos

BRASIL. Lei 5.433 de 08 de maio de 1968.

BRASIL. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996.


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um conjunto de Conjunto de
medidas que objetivam procedimentos AGENTES BIOLGICOS
a estabilizao especficos para
ou a reverso de danos recuperao e reforo Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so,
fsicos ou qumicos de documentos entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os
adquiridos pelo deteriorados roedores e os fungos, cuja presena depende quase
documento e danificados. que exclusivamente das condies
ao longo do tempo e do ambientais reinantes nas dependncias onde se
uso, intervindo de modo encontram os documentos.
a no comprometer
sua integridade e seu Para que atuem sobre os documentos e proliferem,
carter histrico. necessitam de conforto ambiental e alimentao. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres
vivos est basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de
CARACTERSTICAS DO PAPEL higiene.

O papel um suporte HIGROSCPICO, isto , tem a


capacidade de absorver e expelir umidade de acordo INTERVENO HUMANA
com o meio em que esteja, com esta troca de umidade
com o meio ele sofre dilatao e contrao das fibras. O O homem um dos maiores agentes de deteriorao
controle do conjunto de elementos ambientais dos documentos.
fundamental para a preservao dos acervos.

Vandalismo
FATORES AMBIENTAIS
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos
Temperatura e Umidade Relativa do AR so atos intencionais que podem ser minimizados com
uma poltica de acesso e segurana dos documentos.
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20
C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve ser
mantido, pois, a umidade elevada associada com a Acondicionamento
temperatura alta atuam como agentes facilitadores da
proliferao de fungos e bactrias, bem como garante O acondicionamento deve ser feito de forma adequada
caractersticas propcias para infestao por animais. J utilizando materiais prprios para cada suporte
a baixa umidade resseca o papel tornando-o documental. Essa prtica vai garantir a proteo fsica
quebradio. aos documentos. Deve-se utilizar o mobilirio e
invlucros com padro arquivstico.
importante fazer o monitoramento do ambiente
atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa A utilizao de forma correta dos invlucros (envelopes,
circulao do ar. pastas, caixas) tambm so importantes para garantir a
integridade documental, visto que a prtica mais comum
a superlotao dos invlucros, danificando os
Radiao da Luz documentos na sua manipulao de retirada e guarda.

O Controle da luminosidade um elemento que


contribui para a preservao dos documentos. A
incidncia luz natural ou artificial sobre os documentos PROCEDIMENTOS TCNICOS
causa danos de forma irreversvel, modificando cores, (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)
escurecendo, e ressecando o papel.

Acondicionamento
Qualidade do Ar Embalagem ou guarda de documentos visando sua
preservao e acesso.
importante controlar a qualidade do ar pois nele temos
dois elementos que podem comprometer a segurana
dos documentos, os gases que provocam reaes climatizao
qumicas formando cidos que danificam os Processo de adequar, por meio de equipamentos, a
documentos, e as partculas slidas que se encontram
em suspenso.
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temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros Encolagem que visa restituir ao papel a substncia
favorveis preservao dos documentos. adesiva original perdida.

controle ambiental secagem a vcuo


Conjunto de procedimentos para criao e manuteno Tratamento de documentos molhados mediante gradual
de ambiente de armazenamento propcio preservao, retirada de ar e elevao de temperatura.
compreendendo controle de temperatura, da umidade
relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como
preveno de infestao biolgica, procedimentos de secagem por congelamento
manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos Tratamento de documentos molhados por congelamento
por gua. e subseqente secagem mediante vcuo e gradual
elevao de temperatura. Tambm chamado liofilizao
ou secagem a frio.
desacidificao
Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a
um mnimo de 7, com vistas sua preservao. umidificao
Procedimento em que documentos quebradios e
ressecados so colocados numa atmosfera mida para
desinfeco readquirirem flexibilidade pela absoro gradual do
Processo de destruio ou inibio da atividade de vapor d'gua.
microorganismos.

velatura
desinfestao Processo de restaurao que consiste na aplicao de
Processo de destruio ou inibio da atividade de reforo de papel ou tecido em qualquer face de uma
insetos. folha.
Questes de Provas
desumidificao
Reduo da umidade relativa do ar em reas TRE-MT CESPE 2009
determinadas, por meio de processos mecnicos ou 72 A conservao compreende os
qumicos. cuidados prestados aos documentos e,
consequentemente, ao local de sua
encapsulao guarda. Com referncia conservao
Processo de preservao no qual o documento e restaurao de documentos de
protegido entre folhas de polister transparente, cujas arquivo, assinale a opo correta.
bordas so seladas.
fumigao A) O ar seco um elemento que
Exposio de documentos a vapores qumicos, beneficia as condies fsicas do papel.
geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, B) A temperatura ideal para
para destruio de insetos, fungos e outros conservao dos documentos em um
microorganismos. depsito de arquivo deve ser superior a
o
24 C.
higienizao C) O alisamento um mtodo eficiente
Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e de combate aos insetos e todos os
outros resduos, com vistas preservao dos outros tipos de pragas que podem
documentos. atacar o papel.
D) A limpeza dos documentos em
laminao papel, fase posterior fumigao, pode
Processo de restaurao que consiste no reforo de ser feita em mesas higienizadoras ou
documentos deteriorados ou frgeis, colocando-os entre com um pano macio, uma escova ou
folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo um aspirador.
natural, semi-sinttico ou sinttico, por meio de E) A desinfestao consiste em
diferentes tcnicas, manuais ou mecnicas. mergulhar o documento em banho de
gelatina ou cola, aumentando, assim, a
planificao resistncia das fibras do papel.
Aplainamento mediante presso, de documentos
dobrados, enrolados ou amarrotados.

reencolagem
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PF/ESCRIVO CESPE 2009 documento.


73 A luz solar, o ar seco, a elevada
umidade, o mofo, as grandes variaes B) Denomina-se conservao o
de temperatura e a poeira so, a mdio conjunto de atividades que visam
e longo prazos, prejudiciais preservao dos documentos, isto ,
conservao dos documentos. aes realizadas com o objetivo de
desacelerar os processos de
MPU CESPE - 2010 degradao por meio de controle
74 O alisamento uma das operaes ambiental e de tratamentos especficos,
de restaurao de documentos mais como higienizao, acondicionamento,
utilizadas em pases tropicais. reparos e outros.

ANAC CESPE - 2009 C) A limpeza do depsito do arquivo


75 O ar seco e a alta umidade so deve ser rigorosa para evitar a
fatores de enfraquecimento do papel. proliferao de fungos e insetos; o cho
deve ser limpo com pano umidecido em
ANAC CESPE - 2009 uma mistura de gua, solventes, cera e
76 A higienizao mecnica dos substncias bactericidas. Uma vez por
documentos feita com uma trincha ou ms, pelo menos, as estantes devem
uma flanela uma ao importante ser limpas com a mesma mistura.
para a conservao dos documentos
em papel. D) A luz natural e o calor so
prejudiciais aos documentos.
ANAC CESPE - 2009 Recomenda-se, para o local de
77 O processo qumico mais efetivo armazenamento, a utilizao de
para a desinfestao e desinfeco de lmpadas fluorescentes, por no
materiais arquivsticos a emulao. produzirem calor nem radiao
ultravioleta (UV), e o uso de
MS CESPE - 2008 condicionadores de ar para manter a
78 A ao antrpica no interfere na temperatura abaixo de 5 graus durante
degradao dos arquivos. o dia. Durante a noite, os aparelhos
podem ser desligados, para reduzir os
MS CESPE - 2008 custos e o risco de incndio.
79 A higienizao de documentos um TRE/MA CESPE - 2009
procedimento em que documentos 83Quanto preservao,
quebradios e ressecados so conservao e restaurao de
colocados em uma atmosfera mida documentos, assinale a opo correta.
para readquirirem flexibilidade.
A) A desinfestao e o alisamento so
MS CESPE - 2008 tcnicas de restaurao de
80 A higienizao e o documentos.
acondicionamento so aes de
conservao dos documentos. B) A higienizao dos documentos
consiste em mergulhar o documento
em banho de gelatina.

MS CESPE - 2008 C) O silking um mtodo de


81 O ar seco e a umidade so fatores desinfestao que combate os insetos
de enfraquecimento do papel. e apresenta maior eficincia que a
fumigao.
TRE/GO CESPE - 2008
82 A respeito da preservao da D) A conservao compreende os
integridade dos documentos, assinale a cuidados prestados aos documentos e
opo correta. no se refere ao local de guarda.

A) Preservao o nome dado ao E) A luz do dia e a umidade so


processo de exposio de uma pea prejudiciais conservao do acervo
documental a vapores qumicos, dentro documental.
de cmaras especiais a vcuo, para
destruio de insetos e fungos,
resultando na polimerizao do
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TRE/MG CESPE - 2008 CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer


84 A respeito da preservao, conservao preventiva em arquivos e bibliotecas.
conservao e restaurao de So Paulo: Arquivo do Estado, 2000. 70 p.
documentos, assinale a opo correta.
DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
A) Todos os documentos transferidos de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.
ao arquivo intermedirio devem ser
higienizados e restaurados. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed.
rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.
B) A laminao uma das tcnicas de
higienizao mais utilizada na
conservao de documentos.

C) A umidade mais alta e a baixa


temperatura so condies ideais para
a preservao dos documentos
arquivsticos em papel.

D) As principais operaes de
conservao dos documentos so:
desinfestao, limpeza, alisamento e
restaurao.

E) A luz solar menos nociva que a luz


artificial na conservao e na
preservao dos documentos de
arquivo.

GABARITO DAS QUESTES


(Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos)

72 D 73 C
74 E 75 C
76 C 77 E
78 E 79 E
80 C 81 C
82 B 83 E
84 D

BIBLIOGRAFIA CITADA

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ANEXO 1

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ANEXO 2 - EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE

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ANEXO 3

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