Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Huacho Per
ANTECEDENTES
La ferretera Servicios de Obregn S.A.C se cre en el ao 2012, como una idea
del seor Jess Obregn Ramrez y surgi por la necesidad de cubrir el campo
ferretero y materiales de construccin en general. Empez como una empresa
bastante pequea y con pocos productos, pero al paso de los aos fue creciendo
hasta el punto de convertirse como una de las ferreteras predilectas de muchas
personas y residentes de y pueblos circunvecinos. Esta ferretera hoy en da
cuenta con una gran variedad de productos de buena calidad, a precios bastante
cmodos y competitivos, ayudado de una buena atencin a los clientes,
haciendo que estos queden satisfechos con el buen servicio brindado. Ferretera
Servicios de Obregn hoy por hoy funciona adecuadamente, con buenos
rendimientos y la lealtad de su clientela.
JUSTIFICACIN
En diversas ocasiones resulta no slo necesario, sino elemental, analizar con
detalle los problemas que estn dificultando el desarrollo de la empresa y por
tanto, sus causas. Es necesario analizar todas las consecuencias; pero
primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentacin de
la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la empresa
debe ser analizada en todos sus mbitos.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de los empresarios de contar
con un auditor con una preparacin acorde a los requerimientos que sta exige,
pues eso le permitir interactuar de manera natural con los mecanismos que se
emplearn durante su desarrollo, al igual que se brindar a la empresa la
confianza necesaria al tiempo de escuchar los juicios emitidos y as mismo a la
hora de que sta quiera implementar las recomendaciones de los expertos.
Por lo tanto; a travs de esta investigacin se pretende evaluar las distintas fases
del proceso administrativo a partir de la aplicacin de una metodologa
previamente establecida, buscando con ello, obtener resultados claros,
coherentes pero sobre todo reales, que permitan analizar la forma en que se esta
trabajando en la empresa auditada, los resultados que se obtengan mostrarn a
la misma una visin panormica de la organizacin, y en base a la interpretacin
y utilidad que le den a los mismos, ser como se vera beneficiada en el presente
y hacia un futuro. Si las sugerencias y recomendaciones sobre la situacin real
de la empresa son tomadas en cuenta por la misma, se ver una gran mejora en
la funcin administrativa y en todas sus reas; as mismo se reflejarn los
resultados en el ambiente de trabajo y sobre todo en el aspecto econmico, al
corregir dichos errores se tomarn nuevas decisiones que darn nuevos y
mejores resultados para toda la organizacin.
OBJETIVO DE LA AUDITORA
Evaluar proceso administrativo y sugerir las medidas requeridas para mejorar
su desempeo.
Para integrar la informacin por rubro especco se convino en ordenarla de
acuerdo con las etapas de la metodologa de auditora.
MISIN
Somos una empresa especializada en el sector ferretero, que trabaja da a da
para satisfacer necesidades, deseos y expectativas de nuestros clientes a travs
de diversos servicios; amplio portafolio de productos con las mejores marcas,
excelente calidad y precios competitivos; y a travs de un equipo humano
altamente capacitado, pugnamos cada da por ser lderes en el mercado y
proyectarnos con dinamismo a nuestra comunidad.
VISIN
Ser una empresa lder en el sector ferretero en los departamentos de Nario y
putumayo, buscando superar las expectativas de nuestros clientes,
proyectndonos como una compaa competitiva que sea de gran aporte para el
crecimiento econmico de nuestra regin.
VALORES
TICA: Desempearnos con principios morales en cada una de nuestras
funciones que nos compete.
HONESTIDAD: Ser ntegros y transparentes con nuestros clientes y en cada una
de nuestras funciones.
INNOVADORES: Seamos creativos en las actividades que realizamos, para que
nos identifiquen como nicos en nuestro mercado.
RESPONSABILIDAD: Somos responsables en el desempeo de nuestras
funciones enfocndonos totalmente en nuestros clientes, que son la razn de ser
de la empresa.
DISCIPLINA: Ser leales a los reglamentos internos de la empresa.
RESPETO: El respeto por los dems tanto con el equipo humano que labora,
como con nuestros clientes, es un factor que conlleva para que encontremos un
ambiente familiar en la empresa.
CUMPLIMIENTO: Cumplimos a nuestros clientes con lo prometido.
ORGANIGRAMA
Necesidades especcas
Etapa
del Necesidades especficas
proceso
Administrative
Replantear objetivos y/o metas Redenir
Planeacin polticas y reglamentos claros
Establecer procedimientos de trabajo ecaces
Vericar la estructura organizacional
Organizacin
Identicar funciones y actividades de cada puesto
Comprobar si el liderazgo es el adecuado, as como la motivacin y
la comunicacin
Direccin
Corroborar que exista trabajo en equipo y la coordinacin entre
puestos
INSTRUMENTACIN
Tcnicas de recopilacin
En esta etapa el equipo auditor seleccion y aplic como tcnicas de
recoleccin de da- tos las siguientes:
Investigacin documental.
Observacin directa.
Entrevistas.
Cuestionarios.
SERVICIOS DE OBREGN. S.A.C
I. INTRODUCCIN
En el Proyecto de auditoria administrativa que se realiz en la empresa Servicios
de Obregn S.A.C, se llevaron a cabo una serie de pasos, como la aplicacin de
cuestionarios del proceso administrativo y formatos, los cuales permitieron
observar las condiciones de trabajo dentro de la empresa, anlisis de puestos y
cmo llevan a cabo sus informes.
Por otra parte la informacin que se obtuvo, fue sometida a un sistema de
evaluacin en donde se arrojaron diferentes resultados que a continuacin se
describen.
DETERMINACIN DE HECHOS
Los hechos y resultados que se obtuvieron en base a la auditora aplicada a la
empresa analizando cada una de las etapas del proceso administrativo y los
formatos utilizados fueron los siguientes:
Planeacin
En el caso de la empresa Servicios de Obregn S.A.C, no cuenta con
procedimientos formales para la realizacin de sus actividades, ni tampoco
estn establecidos por escrito, esto podra causar algunas anomalas, como
seran la informalidad al realizar las actividades, debido a que no tendrn
secuencia, si por alguna razn un empleado no labora un da, o abandone el
puesto, con un procedimiento establecido y por escrito es mucho ms fcil que
cualquier otro empleado asuma sus actividades, al igual que si en la empresa se
maneja la rotacin de puestos, al brindarles los procedimientos que se utilizan
ser mucho ms factible el trabajo a realizar y con un menor ndice de errores, al
igual que podra causar un decremento en cuanto a la eficiencia en el trabajo y
prdida de tiempo.
Continuando en el rea de planeacin tambin se encontr que la empresa
Servicios de Obregn S.A.C, no cuenta con Presupuestos, los cuales son la
formulacin de los resultados esperados expresada en trminos numricos para
un periodo futuro dado. Esto significa que los presupuestos sirven para planear
ya sean gastos en general, entradas y salidas, y material. Antes de tomar
cualquier decisin, Es importante implementarlos debido a que reducir los
planes a nmeros obliga a cierta clase de orden que permite determinar
claramente qu capital ser gastado, por quin, dnde y qu egresos, ingresos o
unidades de productos fsicos implican los planes.
Para que los presupuestos sean realmente tiles en todos los niveles que se
utilicen, deben responder al patrn organizacional, tambin deben de contar
con planes completos, coordinados y debidamente desarrollados a fin de que se
adecuen a las operaciones departamentales.
Otro problema encontrado en los elementos de la planeacin, fue con las
Estrategias, las cuales en base a la observacin y demostracin de parte de los
gerentes mostraron algunas anomalas, ya que s existen solo que no estn
establecidas por escrito y no son revisadas. Las estrategias son la determinacin
del propsito, sus objetivos bsicos y la adopcin de cursos de accin as como
la asignacin de los recursos necesarios para lograr estos propsitos, por lo
tanto; es necesario que se lleven a cabo de una manera formal para contar con
una buena planeacin y evitar confusiones y malentendidos.
La organizacin
Se encontr con que el organigrama de la empresa no est diseado de una
manera correcta y formal, por lo tanto; no es visto ni conocido por los
empleados, lo cual es alarmante porque es la presentacin grfica de la
estructura de la empresa y es importante que cada puesto de un gerente se
represente en un cuadro que encierra el nombre de ese puesto, representndose
por la unin de los cuadros mediante lneas, los canales de autoridad y
responsabilidad. En el organigrama se encuentra la informacin de quin es el
gerente general, cules departamentos existen y quines los integra, tambin la
misma informacin sobre sus subordinados. Al contar con un organigrama es
muy fcil saber a qu departamento y persona dirigirse lo cual da un mejor
servicio, comodidad y ahorra tiempo a los proveedores y clientes, tambin
brinda una mejor imagen a las instalaciones de la empresa, al igual que eleva la
motivacin de las personas que lo integran.
El proceso de Integracin, inicia con el reclutamiento u obtencin de los
candidatos que aspiran a un puesto determinado, enseguida se tiene que
ambientar; para finalmente ser capacitado en el desarrollo de las funciones que
habr de realizar en el puesto vacante.
Excepto en algunos elementos que hacen que no se desempee de buena
manera esto se debe a que no cuenta con un departamento de Recursos
Humanos para llevar a cabo el reclutamiento y seleccin del personal para los
puestos vacantes dentro de la misma. La empresa recluta y selecciona a su
personal mediante cada uno de los gerentes que estn solicitando alguna
persona, es decir, que el gerente mismo es el que lo entrevista y se asegura que
la persona sea la adecuada. Se le pregunta sobre los temas y conocimientos que
a juicio del gerente sean los necesarios y si cumple con lo que se solicita, es
contratado.
Es importante sealar que sta manera de seleccin puede traer algunos
problemas, primeramente la prdida de tiempo, otro sera lo mencionado con
anterioridad; el gerente selecciona a su juicio, que no siempre es el mejor, para
contratar personal no es suficiente que la persona cuente con los conocimientos
bsicos, y mucho menos obtenerlos en base a un examen oral e informal, es de
suma importancia sealar que el personal debe estar preparado y conocer sobre
algunas otras funciones de la empresa ya que si se lleva a cabo la rotacin de
puestos, al personal le sea fcil asumir la funcin.
Tambin se encontr, que se omite la prctica de exmenes mdicos a los
empleados de nuevo ingreso, por lo tanto; no se sabe si su estado de salud es el
adecuado para desempear el puesto. Esto aumenta las posibilidades de que
exista ausentismo en el trabajo o, en otros casos el trabajador tiene la
posibilidad de responsabilizar totalmente a la empresa de algn accidente o
enfermedad misma que tendr que solventar, sin sealar que ciertas
deficiencias en su condicin fueron las causantes.
Por otra parte se debe contar con el departamento Recursos Humanos
para llevar a cabo el proceso adecuado que debe seguirse para reclutar y
seleccionar al personal idneo para el puesto solicitado y verificar que la
empresa seleccione a la persona que cubra los requisitos, aptitudes y
conocimiento establecidos por la misma.
Direccin
La empresa Servicios de Obregn S.A.C realiza tiene un mal sistema, debido a
que los resultados que se obtuvieron de las entrevistas no fueron favorables. Sin
embargo a travs de la observacin se pudo constatar que existen algunas fallas
de comunicacin entre los empleados, debido a que sta algunas veces se ve
afectada por falsas interpretaciones y ocasiona que no se trabaje correctamente,
por lo tanto; no se adquieren los resultados deseados, provocando as tambin,
un bajo rendimiento del personal al no saber claramente lo que se tiene que
hacer, por eso es importante que el encargado de dar las ordenes hable claro y
de manera entendible as evitara algunos problemas provocados por la mala
comunicacin.
Control
Los resultados muestran que los instructivos no son actualizados
constantemente, no ha sido un problema aun, sin embargo es probable que se
ocasionen algunas anomalas como deficiencia en las actividades u obsolencia.
Tambin se encontr que en la etapa no cuentan con un control concurrente, el
cual es importante para la empresa, debido a que, los supervisores controlan las
acciones realizadas por los empleados directamente, y as es ms fcil encontrar
errores y corregirlos al presentarse.
Servicios de Obregn S.A.C no cuenta con un sistema de evaluacin del
desempeo, es esencial contar con uno debido a que el sistema sirve para
evaluar el rendimiento laboral del empleado, darle a conocer su resultado, y as
en base a ello poder hacer que mejore el desempeo del mismo en la empresa,
se debe realizar peridicamente a los empleados y es necesario utilizar tambin
la informacin obtenida por medio de las evaluaciones para desarrollar
descripciones de puestos ms correctos y planificar programas para la
formacin de los empleados ya contratados, otorgar aumentos u otros
beneficios, establecer sesiones de asesoramiento laboral, adoptar medidas
disciplinarias o procedimientos de despido.
Formulacin y utilidad de los informes: Son muy importantes en la
empresa ya que en ellos, se plasma la informacin obtenida durante una sesin
de trabajo, y se hace constatar de qu manera se trabaj y cmo se llev a cabo,
as como los resultados obtenidos; es importante que se cuente con un formato
establecido para realizar un informe; en cuanto a los resultados obtenidos de la
evaluacin se encontr que la empresa no cuenta con un formato especfico para
cada tipo de informe, debido a que son informales.
Cada uno de los gerentes tiene su propio mtodo para la realizacin de
los informes, sto ocasiona que no sean entendibles y se cometan errores al
estarlos leyendo o al buscar alguna informacin en ellos.
En cuanto al Anlisis de condiciones de trabajo; Se observ que la
distribucin no es del todo efectiva, a pesar que el rea es amplia, los cubculos
que se encuentran en la oficina, tienen un espacio sumamente reducido unos
con otros por lo tanto; no proporcionan la privacidad adecuada, y puede
ocasionar molestias al estar laborando, stas pueden ser por ruido, falta de
movilidad, falta de concentracin, extravo de objetos, en algunos de casos
informacin confidencial.
En cuanto al Anlisis de puestos; Es importante que se cuente con un
formato de anlisis de puestos bien diseado y estructurado, y que ste rena
todos los elementos importantes como los datos que ayudan a la identificacin
gdel puesto. Aqu se encontr que la empresa s cuenta con este formato, solo
que est muy incompleto, la identificacin de los puestos est muy general y es
necesario que sea ms especfica.
INFORME
De acuerdo a la determinacin de los hechos expuestos con anterioridad,
se dan las siguientes recomendaciones referentes a la Auditora administrativa y
operacional aplicada a la empresa comercial; Servicios de Obregn S.A.C.
PLANEACION
Con respecto a la primer etapa del proceso administrativo Planeacin, se
sugiere, la formulacin de Procedimientos para cada actividad y cada
puesto, necesitan establecerse por escrito, as no habr duda de lo que se
tiene que realizar y de qu manera, por lo tanto; es importante especificar
paso a paso de la informacin del mismo, deben ser claros y legibles, que la
persona que los utiliza los pueda interpretar, debido a que un error podra
cambiar el objetivo de la actividad.
ORGANINZACION
En la etapa de Organizacin en la empresa, se recomienda que se realice un
Organigrama de tipo vertical, es el ms usual y el ms claro en su
informacin, debe colocarse en un lugar visible para todos los empleados,
clientes y proveedores, un buen sitio sera a la entrada de la empresa ah no
pasar desapercibido. Este organigrama debe de mostrar los nombres de
cada puesto y los nombres completos de cada integrante.
CONTROL
Respecto a el Control deben de realizar los instructivos; son un manual de
procedimientos en donde se detallan las funciones de direccin y
coordinacin, divisin de labores, sistema de autorizaciones y fijacin de
responsabilidades; debido a que tienen como objetivo asegurar el
cumplimiento por parte del personal, se pueden reducir errores, ahorrar el
tiempo de entrenamiento del personal y eliminar el nmero de rdenes
verbales, los instructivos deben ser actualizados peridicamente para que no
sean obsoletos para la empresa y empleados en general.
CONCLUSIONES
La aplicacin de una auditora administrativa es sin lugar a dudas una
herramienta de control indispensable para mantener ptimo el
funcionamiento administrativo de las empresas. Esta herramienta
dinmica de gran utilidad que permite detectar las reas de oportunidad
en una organizacin, brinda al empresario una observacin real por gente
experta pero externa a la misma, teniendo la oportunidad de
redescubrirse a partir del anlisis a fondo de la situacin en la que se
encuentran en la actualidad.
Por lo anterior se debe aceptar a la auditora como el mecanismo
necesario para mantener funcionando correctamente a la empresa,
permitiendo con ella la captura de errores que ocasionan ineficiencias y
previniendo posibles situaciones adversas, lo ms importante es entender
la necesidad que se tiene de la misma, al actuar como un detector de
reas de gran oportunidad donde la empresa se vea beneficiada y todo
ese resultado se refleje en su productividad y en un mayor nivel en el
mercado.
Facilidad de ingreso Existe una gran facilidad de ingreso y salida ya que existe
/salida una gran demanda en el sector de construccion.
Tecnologa / La empresa utiliza tecnologia e innovacion para
innovacin incrementar la eficacia y eficiencia en la atencion al cliente.
Efectos de Estos factores son clave para el xito de esta industria, por
aprendizaje lo que dependen de ellos para su desempeo ptimo
Rentabilidad de la La rentabilidad es un poco insegura, ya que en este sector,
industria ya que el gran aumento de la competencia.