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Arquivos pessoais e intimidade: da aquisio ao acesso

Lcia Maria Velloso de Oliveira1


Patrcia Ladeira Penna Macdo2
Camilla Campoi de Sobral 3

Resumo
O presente artigo busca abordar algumas questes sobre o reconhecimento de arquivos pessoais no
contexto da intimidade e suas implicaes com relao questo do acesso, problemas estes inevitveis
para as instituies arquivsticas contemporneas que possuem acervos desta categoria. Pretendemos
destacar a importncia do desenvolvimento de polticas por parte das instituies, como forma de reflexo
de suas prticas. Nesse sentido, em nosso entendimento, isto se inicia j no processo de aquisio dos
acervos, revelando a necessidade de se criar polticas fundamentadas para os mesmos.
Palavras-chave: Arquivos pessoais. Intimidade. Polticas de aquisio.

Abstract
This article tries to address some questions about the recognition of personal archives in the context of
intimacy and its implications regarding the issue of access, problems that are inevitable for contemporary
archival institutions that have collections of this category. We intend to highlight the importance of the
development of policies by the institutions, as a way of reflecting their practices. In this sense, in our
understanding, this begins already in the process of acquiring the collections, revealing the need to create
sound policies for them.
Keywords: Personal archives. Intimacy. Acquisition Policies.

1 Lucia Maria Velloso de Oliveira doutora em Histria Social pela Universidade de So Paulo (2011). Possui

graduao em Histria pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (1986), graduao em Arquivologia pela
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (1992), mestrado em Cincia da Informao pelo Instituto Brasileiro
de Informao em Cincia e Tecnologia e Un iversidade Federal Flu minense (2006). Presid iu a Associao dos
Arquivistas Brasileiros por 10 anos. Chefia o Serv io de Arquivo Histrico e Institucional da Fundao Casa de Ru i
Barbosa, desde 2002. Integrou o Conselho Ed itorial da revista Arquivo & Ad ministrao da Associao dos Arquivistas
Brasileiros (AAB). Professora contratada da Universidade Federal Flu minense (2007-2008). memb ro do Co mit
Gestor da Seo de Arquivos Universitrios e de Instituies de Pesquisa do Conselho Internacional de Arquivos. Foi
docente da disciplina Tratamento documental em arquivos permanentes no Curso de Especializao em Preservao e
Gesto do Patrimnio Cu ltural das Cincias e de Sade da FIOCRUZ at 2016. Professora colaboradora crede nciada ao
Programa de Ps Graduao em Cincia da Informao da Universidade Federal Flu minense. professora permanente
no Programa de Ps- graduao em Memria e Acervos da Fundao Casa de Rui Barbosa/ Mestrado profissional que
coordena desde 2015. Atua principalmente co m as seguintes temticas: organizao de arquivos, arquivos pessoais,
gesto de documentos, descrio arquivstica, usos e usurios dos arquivos . luciamaria@rb.gov.br

2 Patrcia Ladeira Penna Macdo professora Assistente do Departamento de Estudos e Processos Arquivsticos da
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio ) Formada em Histria e Arquivologia pela Un iversidade
Federal Flu minense. Mestre em Histria Social (UFF). Coordenadora do projeto de pesquisa: Produo Intelectual em
Arquivos Pessoais. Possu ps -graduao em Gesto do Patrimnio Cultural das Cincias e Sade pela Fundao
Oswaldo Cru z (FIOCRUZ). Atualmente aluna de Doutorado do Programa de Ps -graduao em Cinc ia da
Informao da Universidade Federal Fluminense (UFF). patricia.macedo@unirio.br

3 Camilla Campoi de Sobral Graduada em Histria co m habilitao em Licenciatura pela Universidade do Estado do
Rio de Janeiro (2014). Cursa mestrado em Cincia da Informao no Programa de Ps -Graduao em Cincia da
Informao da Un iversidade Federal Flu minense - PPGCI/UFF e graduao em Arquivo logia pela Universidade Federal
do Estado do Rio de Janeiro. Atua como tcnico de nvel superior no Arquivo Nacional no Projeto ncora da Agncia
Nacional (BNDES). Pesquisadora no projeto de pesquisa: Produo Intelectual em Arquivos Pessoais (UNIRIO). Tem
experincia na rea de Arquivologia, Tipologia documental, Histria Cultural, Histria das Sensibilidades e tambm
Histria do Brasil, com nfase em Teatro e Intelectualidade na Primeira Repblica. ccampoi.sobral@outlook.com
Introduo

Arquivos pessoais so produtos socioculturais que constituem referenciai s para a memria coletiva
e para a pesquisa histrica. Esses conjuntos documentais, alm de refletirem as funes desempenhadas
por seu produtor e seus interlocutores, contm vestgios do seu carter individual, ou seja, no s possuem
apenas documentos considerados oficiais e pblicos, mas tambm, por sua natureza, so fontes sobre a
vida, os relacionamentos, o indivduo e sua intimidade; em ltima anlise, traduzem a sua identidade ou
identidades.
Em termos gerais, o arquivo pessoal onde a personalidade e os eventos da vida interagem. Essa
realidade faz com que os profissionais que atuam nas instituies de custdia de documentos de carter
privado, mais especificamente os detentores de arquivos pessoais, muitas vezes se encontrem diante de
situaes contraditrias, onde precisam lidar com a dificuldade em determinar os limites entre o pblico e o
privado.
Se, para a profisso de arquivista na contemporaneidade, o papel principal deste profissional o de
dar acesso ao seu acervo, o grande desafio encontra-se em buscar respeitar os limites impostos quanto aos
direitos relacionados com a vida privada e a intimidade das pessoas.
O processo decisrio e de tomadas de deciso, no que tange aos arquivos pessoais, precisam ser
pautados em requisitos tcnicos, legislativos e ticos, uma vez que, isoladamente, estes itens no do conta
das relaes entre acesso e intimidade no contexto dos arquivos pessoais; afinal, tais relaes apresentam
ambiguidades que necessitam ser enfrentadas.
O presente texto visa discutir algumas questes sobre o reconhecimento de arquivos pessoais no
contexto da intimidade e suas implicaes com relao questo do acesso, problemas estes inevitveis
para as instituies arquivsticas contemporneas que possuem acervos desta categoria. Dessa forma,
pretende-se entender as ambiguidades relacionadas aos limites das esferas do pblico e do privado
inseridas nestes documentos.
Apesar da existncia de um aparato legal representado por leis como a conhecida Lei de Arquivos
(Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e a Lei de Acesso Informao, LAI, Lei 12.527, de 18 de novembro de
2011), percebe-se uma lacuna no mbito dos arquivos pessoais, levando as instituies de custdia a
enfrentarem importantes dilemas com relao ao acesso e intimidade.
Ao reconhecermos a necessidade de encarar tal problemtica, nosso objetivo destacar a
importncia de se buscar diretrizes polticas por parte das instituies, como forma de reflexo de suas
prticas. Nesse sentido, em nosso entendimento, isto se inicia j no processo de aquisio dos acervos,
revelando a necessidade de se criar polticas fundamentadas para tal processo.
Arquivos pessoais: patrimnio documental e intimidade

Os documentos que compem um arquivo so produzidos para representar aes e f unes da


entidade que lhes deu origem, e refletem o seu contexto de produo. No caso dos arquivos pessoais, os
documentos compreendidos nesses conjuntos so mltiplos, pois so a forma registrada da vida do
indivduo em sociedade.
O conceito de arquivo pessoal refere-se a um conjunto de documentos produzidos, ou recebidos, e
mantidos por uma pessoa fsica ao longo de sua vida e em decorrncia de suas atividades e funes sociais
(OLIVEIRA, 2016). Nos arquivos pessoais, possvel identificar as diferentes personas do titular a partir dos
diferentes papis que o mesmo desempenha em sociedade.
Os arquivos pessoais refletem, por meio de seus documentos, as atividades e funes sociais de
seus produtores ao longo de suas vidas e tambm, por consequncia, de se us interlocutores. So registros
de aes e relaes familiares, sociais, afetivas, polticas, intelectuais, de negcios e tantas outras tambm
criadas para instrumentalizar a vida de um indivduo em sociedade.
Nesses arquivos, podem ser encontrados registros da relao entre o produtor e o Estado, das suas
relaes profissionais e de negcios, dos aspectos culturais e sociais de sua vida, e de suas relaes ntimas.
por isso que tais documentos se tornam fontes teis para as perspectivas sociolgicas, uma vez que
representam uma sada da formalidade coletiva e da organizao sistmica, caractersticas tpicas de
documentos frutos de atividades administrativas.
Essa pluralidade de elementos que compem os arquivos pessoais invariavelmente diz respeito a
informaes sensveis que, em alguns casos, foram produzidas para serem vistas apenas pelos olhos do
produtor ou, no caso das missivas, apenas pelos olhos dos interlocutores.
Em recente evento cientfico realizado na cidade do Rio de Janeiro, referente aos arquivos pessoais,
memria e identidade4, pesquisadores de diversos pases discutiram sobre as fronteiras entre o pblico e o
privado no que se refere a tal categoria de documentos. As discusses, longe de se esgotarem, apontaram
para a necessidade de examinar o exerccio desses direitos face custdia dos chamados arquivos pessoais
e para o dever do conhecimento dos documentos pelo seu primeiro pesquisador: o arquivista.
Na conferncia de abertura, a pesquisadora Ana Maria de Almeida Camargo afirmou que os
documentos tradicionalmente considerados sensveis poderiam ser os relacionados s manifestaes de
sentimento, opinio ou crena, enquanto os que exprimem condies financeiras e estado de sade (fsica
ou mental), dirios, extratos bancrios, cartas, atestados mdicos e tantos outros documentos presentes
nos arquivos pessoais poderiam dizer respeito intimidade (CAMARGO, 2016, p. 13). Nesse sentido,
poderamos afirmar que tais documentos teriam sido criados para se lembrar e no para serem lembrados.
Os documentos so produzidos porque a informao necessita ser registrada. Segundo Theo

4 O II Encontro de Arquivos Pessoais e Cultura foi realizado na Fundao Casa de Rui Barbosa entre os dias 21
e 23 de setembro de 2016.
Thomassen os arquivos funcionam como memria dos produtores de documentos e da sociedade de
forma geral. Tanto os produtores de documentos pblicos quanto os de privados mantm registros para
lembrar ou para serem lembrados (THOMASSEN, 2006, p. 7), ou seja, eles so a instrumentalizao de uma
ao. Em ltima instncia, os documentos so produzidos e guardados por seu produtor para suprir as suas
necessidades de comprovar e de se lembrar. Quando nos atemos necessidade de comprovar, o outro, aqui
identificado como a sociedade ou as instituies, insere-se no processo de acumulao como questo para
o produtor. Mas, quando a necessidade lembrar, o produtor est voltado para si; o outro inexiste.
O reconhecimento posterior e a passagem dos documentos pessoais para o campo da memria
coletiva se d pelo reconhecimento da existncia de um valor histrico-cultural, algo externo ao processo
privado de produo e acumulao. Esses documentos, ento socialmente reconhecidos como pertencentes
memria coletiva, so adquiridos por instituies e ganham uma perspectiva de uso e acesso pela
sociedade. A mudana dos documentos produzidos no cotidiano ntimo - sem um compromisso explcito
com a histria ou com o social - para uma esfera pblica, coloca-se de forma complexa, principalmente,
porque tais documentos so produzidos como meio e no como fim em si mesmos, os arquivos so
capazes de assegurar um testemunho autntico das aes, processos, e procedimentos que provocaram a
sua existncia (MACNEIL, 1994, p. 13 traduo nossa).

fundamental perceber que o aspecto da ambiguidade possvel entre direito ao


acesso e direito intimidade suscita um olhar sensvel ao processo de elaborao
do documento em si e ao momento do seu elaborador. Esses documentos, ao
serem institucionalizados, de certa forma mudam o seu status jurdico. Enquanto
permanecem no ambiente privado, prevalecem a individualidade humana, o
direito do produtor e o de seus interlocutores. Mas, ao integrarem uma instituio
(porque podem ser de interesse da sociedade), passam a ser incorporados ao
coletivo (OLIVEIRA, 2016, p. 10).

A possibilidade de se obter um entendimento mais sutil de fenmenos da memria coletiva - ou,


conforme afirmou Catherine Hoobs (2001), a possibilidade de entender os documentos de arquivos
pessoais como um meio de conhecer o indivduo e a sociedade - confere aos arquivos pessoais uma
importncia mpar no contexto da pesquisa.
Os arquivos pessoais e os documentos ali presentes so influenciados e influenciam os saberes e os
discursos produzidos em determinada poca. Tais documentos so mais que simples indcios, registros ou
instrumentos; so possibilidades de vrias construes. Uma carta traduz sensibilidades e evidencia hbitos,
costumes, maneiras de ser, de sentir e de viver, mecanismos sociais de determinado tempo e lugar, ou seja,
sociabilidades.
Essa perspectiva nos leva a afirmar que os arquivos so evidncias das atividades, processos e
funes que os geraram, aspectos estes que articulam a memria social, conferindo-lhe movimento,
dinamizando-a. Tanto o valor primrio 5 quanto o secundrio6 do documento no so mutuamente
excludentes e, a partir do reconhecimento de um valor de pesquisa (secundrio), esses documentos passam
a integrar o patrimnio documental. Ainda de acordo com o arquivista holands Theo Thomassen (2006),
que analisa os arquivos em relao memria, os produtores:

...precisam de suas memrias individuais e organizacionais para que possam


manter sua capacidade de serem entendidos e de documentar a sua prpria
histria. importante para a sociedade que as organizaes funcionem bem, que
indivduos e associaes sejam responsveis por seus atos, e que registros de
valores culturais duradouros sejam preservados atravs do tempo. (THOMASSEN,
2006, p. 7).

Nesta passagem para o espao de uma instituio, os arquivos pessoais passam a representar no
s o seu produtor, mas tambm so arrolados como instrumentos de memria coletiva. Trata-se de um
deslocamento de funo e de uma ampliao de seu uso. Como exemplificao, uma carta de amor: mesmo
que seus interlocutores no mais existam, representa ainda a manifestao de sentimentos entre os
envolvidos e a existncia de uma relao de afeto. E pode tambm ter valor de pesquisa sobre as formas de
manifestao de sentimentos em dado perodo. Mas por mais que possa ganhar outros significados ou ser
utilizada para outros fins, a carta de amor ser sempre o documento que re gistrou o afeto entre dois
amantes, e isso no se perde jamais. A funo e instrumentalizao originrias se mantm ao longo dos
anos, no importando as ressignificaes.
Os documentos produzidos no centro das relaes de intimidade, quando revestidos de v alor para a
memria coletiva, tornam-se memorveis e passam a ser custodiados em instituies arquivsticas e de
pesquisa. Essa passagem que expressa o reconhecimento de um conjunto documental pode significar a
alterao do seu status jurdico, mas no a sua natureza. A questo no simples. Esses documentos
passam a ser de interesse pblico, entretanto, sua natureza a mesma: foram produzidos no contexto da
intimidade.
O ingresso dos arquivos pessoais em instituies de preservao e acesso no
s devido ao reconhecimento da importncia para a sociedade dos documentos
que rene, mas tambm do desejo dos herdeiros e sucessores do titular do
arquivo em preservar o conjunto de documentos, e, por seu meio, imortalizar o
seu titular. E, igualmente, do interesse de instituies em investir na preservao,
organizao e difuso desses conjuntos. Cada uma das partes envolvidas possui
objetivos especficos e desempenha funes relacionadas a eles. Mas nenhum dos
objetivos das partes se assemelha s motivaes que do origem ao documento.
(OLIVEIRA, 2016, p. 190).

5 Valor primrio: valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf>. Acesso em: 20 jan. 2017.
6 Valor secundrio: valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido. Disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf>. Acesso em: 20
jan. 2017.
O processo de reconhecimento de documentos como fonte no simultneo sua produo. Em
linhas gerais, o reconhecimento dos conjuntos documentais e o seu ingresso em instituies de preservao
se do aps a morte do produtor e, geralmente, o processo de aquisio realizado por familiares junto
instituio recebedora. As decises ocorrem, de regra, revelia daquele que produziu o conjunto
documental. Elas representam os mais diversos interesses dos herdeiros, e o que ao final ser preservado
para acesso da sociedade no exprime mais o que de fato algum dia foi o arquivo. Isto porque, ao longo da
transmisso de custdia, o conjunto sofre aes como descarte e desmembramento.
Ressaltamos que o ingresso desses documentos em instituies de custdia no altera sua gnese e
seu carter privado, que, ao serem considerados memorveis, passam a representar no apenas o individual,
mas tambm o coletivo.
A arquivista Laura Millar (2006) analisou a relao entre arquivos e memria, enfatizando a relao
entre memria individual e memria coletiva. Millar prope que, na atividade de recordar aquilo que
significativo, dispomos de uma coleo mental de impresses, reminiscncias e memrias. Os registros
fsicos que criamos e os arquivos que mantemos intencionalmente para nos lembrarmos de uma ocasio ou
acontecimento da vida podem auxiliar a lembrar e a partilhar essas memrias com outros. E, assim,
segundo a autora, os registros e arquivos encontram seu lugar no processo de memria como prova, como
memria, como pedra de toque adquirida, preservada, articulada e mediada pela sociedade, a fim de
contribuir para a construo de conhecimento coletivo, identidade e, talvez, sabedoria. A memria
individual corresponde ao passado pessoal, na medida em que o passado compartilhado corresponde
identidade coletiva. Segundo a autora, devemos entender os documentos como ferramentas para a
preservao e ressurreio de memrias individuais, articuladas como parte de uma identidade comum.
Desta forma, os registros pessoais, quando colocados a servio da memria social, desempenham um papel
de reconhecimento da identidade e de desenvolvimento de um sentido de coletividade. Portanto, essa
marca - da intimidade, da memria individual e tambm do registo do homem no tempo - desempenha um
importante papel sobre as formas de registro, de viver e de se relacionar prprias do tempo no qual tais
documentos foram produzidos.
A memria um processo construdo por grupos que representam os seus valores, sendo um
conjunto de identificaes e reconhecimentos de uma mesma sociedade. Assim, a construo do
patrimnio documental pessoal a passagem do individual ao coletivo em prol da memria social.

Preservar e dar acesso ao que nasce pessoal e ntimo

Os arquivos pessoais so inicialmente constitudos por documentos produzidos apenas com o


compromisso de atender s necessidades especficas dirias do produtor. No entanto, ocorrem, como
mencionamos anteriormente, situaes em que a famlia encaminha somente para as instituies os
documentos relacionados s atividades pblicas ou de trabalho do produtor, comprometendo inclusive uma
viso do todo e do prprio sujeito social.
A cada arquivo pessoal que ingressa em uma instituio para preservao e acesso, temos uma
viso mais plural da sociedade em que vivemos ao longo do tempo histrico. Esta diversidade resulta na
riqueza dos arquivos pessoais e tambm se caracteriza como um grande desafio para o profissional. Esses
arquivos, quando consideradas as funes de organizao e acesso, demarcam as fronteiras entre
pblico/privado e o institucional/pessoal. Apesar de ntidas, ainda no foram abordadas de maneira
satisfatria na literatura arquivstica, sobretudo quando aplicadas aos chamados arquivos pessoais. Abre-se,
desta forma, espao para uma discusso delicada.
A natureza especfica e nica dos arquivos pessoais, considerando desde seu processo de
elaborao e constituio, no os desqualifica enquanto arquivos. Afinal, arquivos pessoais so arquivos
(CAMARGO, 2009). No entanto, no podemos negar a necessidade de metodologias de tratamento e
anlises especficas para estes acervos, que, em virtude de suas caractersticas individualizantes e nicas,
apresentam questes prprias, como a intimidade.
Nesse sentido, o processo de organizao e disponibilizao para o acesso destes acervos deve
resguardar no s o produtor como a prpria instituio, e precisa ser fruto de slidas construes
conceituais e tericas, para alm da prtica. No que se refere a arquivos e colees pessoais, os cuidados e
procedimentos legais que assegurem as propriedades acima descritas iniciam-se j no momento de
aquisio dos acervos.
A aquisio uma ao poltica fundamental preservao e ao acesso aos documentos
arquivsticos. No caso da aquisio dos arquivos pessoais, no h uma determinao previamente
estabelecida, como ocorre com o recolhimento de documentos de arquivo pblico. O compromisso de
pessoas fsicas em transferir os seus arquivos para as instituies vai depender do interesse de doadores e
das instituies.
O processo de aquisio de um arquivo pessoal geralmente tem incio a partir do interesse de
familiares ou pessoas prximas, que entram em contato com as instituies. A aquisio de acervos decorre
da relevncia atribuda aos arquivos em funo da linha de acervo das instituies que os adquirem. A
misso institucional o elemento central e norteador das formas de aquisio, fora do processo de gesto
documental, como o caso que estamos trabalhando neste artigo. A linha de acervo da instituio deve
refletir com clareza os objetivos e recortes eminentes dos objetivos institucionais.
A lei brasileira de arquivos, Lei 8.159, de 8 janeiro de 1991, na parte destinada aos arquivos privados,
categoria na qual se inserem os arquivos pessoais, prev a instituio do interesse pblico e social
suscitado por documentos de carter privado identificados como fontes relevantes para histria e para o
desenvolvimento cientfico nacional (BRASIL, Lei 8.159/91, cap. II, art. 12). As valoraes so atribudas
pela percepo que os atores envolvidos no processo de aquisio tm desses conjuntos documentais que,
segundo a lei, podem ser classificados em virtude de sua relevncia para a cultura, histria e cincia.
A lei, no entanto, no indica os responsveis nas instituies pelo processo decisrio relativo
aquisio de arquivos pessoais. Tampouco apresenta os critrios para tal ao, o que sugere que as
instituies tm liberdade para criar e aplicar os seus prprios critrios.
Outro ponto ainda problemtico relativo ao conjunto de leis brasileiras - e que afeta diretamente os
arquivos pessoais - refere-se ao acesso aos documentos pblicos e queles de interesse pblico. Questo
essa, em nossa perspectiva, no resolvida, e inclusive atenuada com a publicao da Lei 12.527/2011,
popularmente conhecida como LAI. A LAI, por princpio, no trata dos arquivos pessoais e, sim, de
informaes pessoais. Mas traz para a pauta das instituies um conjunto de ambiguidades quando no
ocorre o enfrentamento em instrumento legislativo especfico que trate da proteo das informaes
pessoais (ainda hoje existe projeto em discusso sobre o tema, ou seja, seis anos aps a LAI).
A Lei 12.527/2011, em seu artigo 31, estabelece a restrio de acesso pelo prazo mximo de cem
anos a partir da data de produo dos documentos, visando proteo da intimidade, da honra e da
reputao de pessoas fsicas. Ao mesmo tempo, no pargrafo 4, diz que: 4o A restrio de acesso
informa o relativa vida privada, honra e imagem de pessoa no poder ser invocada com o intuito de
prejudicar processo de apurao de irregularidades em que o titular das informaes estiver envolvido, bem
como em aes voltadas para a recuperao de fatos hist ricos de maior relevncia. Em face disso, torna-

se necessrio questionar se os arquivos de natureza pessoal, uma vez transferidos a instituies de custdia
sejam elas pblicas ou privadas devem ser submetidos a tais prazos, a quem define o que histrico etc.
Apesar de no legislar especificamente para arquivos pessoais, e ainda apresentar algumas
questes conceituais que por hora no sero analisadas, podemos dizer que a LAI amplia as demarcaes
de diferenas entre pblico e privado, principalmente no que se refere aos arquivos pessoais.

Se, por um lado, temos o direito de acesso informao, por outro, temos o
direito de preservao da intimidade. Afinal, as cartas objeto de nossa anlise no
foram escritas para um coletivo ou no ambiente pblico, ou no esto
relacionadas a investimento pblico. Essas cartas so diferentes, ntimas.
Indubitavelmente, so relevantes para a memria. Se no o fossem, no estariam
preservadas para a sociedade e pela sociedade. (OLIVEIRA, 2016, p. 14).

Nesse cenrio, torna-se ainda mais essencial e necessria a formulao de polticas de aquisio
que visem a assegurar o acesso aos ditos arquivos, principalmente para aqueles acervos onde localizamos
os elementos ntimos, que se apresentam no apenas no contedo e na organizao de arquivos pessoais,
mas entram em jogo na interao direta do arquivista com o criador/doador durante a aquisio e ,
posteriormente, na prpria organizao.

As diretrizes para a aquisio de acervos arquivsticos

A elaborao de polticas de aquisio para arquivos pessoais vem sendo um tema debatido em
instituies de pesquisa que possuem servios de arquivos. Os esforos da literatura arquivstica sobre este
tema esto ganhando fora, principalmente os que relacionam a temtica da aquisi o de arquivos e a sua
forma de contribuir para a formulao de critrios, diretrizes e procedimentos, cujo objetivo o de orientar
a anlise e a coleta do acervo a ser adquirido, de acordo com o perfil da instituio.
A relao direta da aquisio com as questes de acesso e intimidade ainda carecem de maiores
aprofundamentos. O termo ou contrato de doao, documento fruto do processo de aquisio, uma
espcie de contrato especfico e bastante utilizado por instituies pblicas que possuem acervos pessoais.
A orientao jurdica deste termo celebra os acordos de transferncia de custdia de arquivos pessoais
entre o doador e a instituio, assim como regula as questes de acesso e divulgao.
Os parmetros para a construo dos termos de doao, ou qualquer instrumento legal que
formalize o ingresso de acervos em instituies pblicas ou privadas, so pr-estabelecidos na poltica de
aquisio. O objetivo final de uma poltica de aquisio a preservao dos documentos e o acesso s
informaes que devem ser consonantes misso da instituio e s suas reas de atuao, as quais
definem as prioridades de aquisio.
Em qualquer que seja a instituio, a aquisio de acervos deve ser orientada formalmente por
polticas. Por conseguinte, so poucas as instituies de pesquisa brasileiras que formulam tais documentos
institucionais. Talvez porque a formalizao de entrada de um arquivo em uma instituio para a sua
custdia seja considerada uma tarefa rotineira, ou talvez porque a relao desta com o acesso e a
preservao ainda no seja um tema amplamente discutido na Arquivologia.
Para Jos Maria Jardim, as polticas de arquivo existem para responder a problemas no campo dos
arquivos, como acesso, preservao e difuso. Assim, podemos considerar a poltica de aquisio uma
categoria de poltica arquivstica, definida por Jardim como:

O conjunto de premissas, decises e aes produzidas pelo Estado e inseridas


nas agendas governamentais em nome do interesse social que contemplam os
diversos aspectos (administrativos, legais, cientficos, culturais, tecnolgicos etc.)
relativos produo, uso e preservao da informao arquivstica de natureza
pblica e privada. (JARDIM, 2006, p. 10).

Nesse sentido, a poltica de aquisio no pode ser interpretada estritamente no que diz respeito ao
processo de entrada de acervos, de forma que estes sejam condizentes com o perfil da instituio. Ela
tambm deve ser responsvel por estabelecer os parmetros para o acesso, os procedimentos de
recolhimento, o recebimento, a reproduo etc.
A produo, pelo grupo de trabalho interdisciplinar, do documento Diretrizes para a aquisio de
acervos arquivsticos, no ano de 2015, marcou um importante contexto para a Fundao Casa de Rui
Barbosa (FCRB/Minc). O documento demarca os aspectos legais, os critrios e procedimentos para
aquisio de documentos pessoais. Para isso, define sua misso e foco, para que os acervos incorporados
estejam em consonncia com as finalidades e objetivos da instituio.
A FCRB receber preferencialmente arquivos e colees privadas de polticos,
educadores, historiadores escritores, juristas, pensadores e literatos, ou de
indivduos ou famlias que tenham desenvolvido atividades que influenciaram a
histria e a cultura do pas. (OLIVEIRA et al, 2015, p. 4).

Assim como a legislao brasileira prev, facultada a opo pela elaborao de regras especficas
no momento da aquisio do acervo. Nesse sentido, de acordo com o documento aqui analisado, a
fundao se reserva o direito de recusar documentos em pssimo estado de conservao ou
contaminados, assim como fica a seu cargo avaliar o valor histrico, cultural, literrio e cientfico do
acervo a ser adquirido (OLIVEIRA et al, 2015, p. 4). Tal medida igualmente adotada pelo Museu de
Astronomia e Cincias Afins/MCTI, que tambm possui uma poltica de aquisio de acervos.
No que se refere proteo dos documentos considerados sensveis, vale ressaltar que as restries
de acesso devem ser identificadas pelos doadores j no contrato de doao, assim como o prprio prazo de
restrio, que ser definido pelos mesmos e no poder ser superior a 100 anos.
Em muitos casos, o processo de doao de arquivos pessoais no feito pelo prprio doador e o
herdeiro da documentao no conhece o arquivo como um todo. Desse modo, acabam passando
despercebidas algumas informaes pessoais que poderiam ser consideradas sensveis, por serem
pertinentes origem social e tnica, sade, informao gentica, orientao sexual e s convices
polticas, religiosas e filosficas do indivduo e que so capazes de lhe expor a julgamentos, discriminao,
ou a influir no modo como o indivduo deseja ser visto pela sociedade (OLIVEIRA et al, 2015, p. 7).
Nesse contexto, apesar de no deixar explcito no documento um como fazer ou agir, pode-se
entender que as tomadas de decises no que se refere a tal situao sero reguladas a posteriori pela
instituio com base nas boas prticas arquivsticas, nos cdigos de tica, na literatura da rea e em
dispositivos legais (OLIVEIRA et al, 2015, p. 2).
De fato, somente em conjunto com os diversos aparatos legais, tericos, ticos e morais que
algumas questes podero ser sanadas. A tica interessa ao profissional da informao em questes de
disponibilidade e organizao da informao, cujas atitudes e dilemas envolvidos transitam no cotidiano
dos profissionais de arquivos.

A tica do arquivista acontece em situaes de fronteira que no esto


exatamente prescritas num cdigo ou numa legislao. A tica profissional
pressupe aes, escolhas e condutas no mbito da profisso. Entretanto, cada ser
humano um ser nico e sua conduta na profisso est tambm ligada aos valores
que este escolhe ter em outras esferas de sua vida e ao seu carter. (PANISSET,
2015, p. 37).

Quando nos referimos a arquivos pessoais, precisamos, a todo momento, equilibrar a poltica
institucional, a sociedade, os doadores de acervo, as restries de acesso, a privacidade, o direito autoral, as
intervenes nos documentos e as necessidades dos usurios; e esse no um exerccio fcil; tampouco, o
presente artigo visa esgotar o tema. No entanto, a existncia de uma poltica de aquisio que possua
diretrizes e encaminhamentos para as questes colocadas poder auxiliar as tomadas de deciso dos
arquivistas e salvaguardar a instituio de possveis dilemas relacionados ao acesso de documentos
considerados sensveis no futuro.

Consideraes finais

A questo da aquisio dos acervos arquivsticos deveria ocupar um lugar central na agenda das
instituies com a responsabilidade de preservar e dar acesso ao patrimnio arquivstico, na medida em
que relaciona explicitamente importantes questes para as instituies, como o crescimento do acervo, a
sua preservao e acesso.
Na ausncia de uma poltica arquivstica por parte do Estado, as instituies devem se organizar e
criar as suas polticas de forma a contemplar e possibilitar o acesso de seus documentos, de modo amplo e
seguro.
Os arquivos pessoais - enquanto conjunto de documentos produzidos e acumulados por pessoas no
decorrer das suas atividades ao longo de sua trajetria pessoal e profissional, ms mo antes de serem
recebidos pelas instituies para fins de preservao e acesso - precisam receber a ateno por parte dos
arquivistas e de suas polticas, como as de aquisio, uma vez que, como j comentado, esses documentos
no foram produzidos visando sua divulgao.
A impreciso da legislao com relao s questes pessoais de intimidade prev a necessidade de
uma poltica de aquisio que formalize a entrada do arquivo na instituio para a sua custdia, organizao,
preservao e divulgao.
Mesmo que, para muitos estudiosos dos arquivos, estas questes de intimidade extrapolem o
mbito do arquivista, pois dizem respeito diretamente ao contedo e ao uso dos documentos a posteriori,
no podemos nos furtar deste debate, principalmente porque as questes que envolvem a disponibilidade
e a organizao da informao fazem parte da tica do profissional da informao.

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