Rama del Poder Pblico

Consejo Superior de la Judicatura SIGC

Sala Administrativa

DA
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

LA
1. OBJETIVO
Determinar si el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad se encuentra conforme con las
disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma NTCGP1000:2009 y con los requisitos del SlGC
establecidos por la entidad y, si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

RO
2. ALCANCE
El procedimiento de auditora interna de calidad tendr alcance a toda la red de procesos del SIGC.

3. RESPONSABLE
NT
El responsable de garantizar la adecuada implementacin del presente procedimiento es el Comit del SIGC.

4. DEFINICIONES
Accin correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situacin indeseable.
CO

Accin preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora.

Auditado: Organizacin (rea) que es auditada.

A

Auditor: Persona con la competencia para realizar una auditora.

PI

Auditor lder: Persona calificada para gerenciar y desempear auditoras.

Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al
CO

evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para
la auditoria interna.

Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar
los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la misma.

Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

La impresin de este documento se Pgina 1 de 6

considera No Controlado
Equipo auditor: Uno o ms auditores que realizan una auditora.

Evidencia de la auditora: Registros declaraciones de hechos u otra informacin que sea pertinente para los
criterios de auditora y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgo de auditora: Resultados de la evaluacin de las evidencias de la auditora reunida, contra los
criterios de auditora. Indican conformidad o no conformidad con los criterios u oportunidades de mejora.

Informe consolidado de conclusiones. En este informe se consolidan todos los informes individuales de

DA
auditora interna de calidad, y debe contener:

a) Balance de los hallazgos y aspectos por mejorar;

b) el grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora;
c) la eficaz implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin; y

LA
d) la capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad, adecuacin,
eficacia y mejora del sistema de gestin.

No Conformidad real: Incumplimiento de un requisito.

RO
Observacin: Incumplimiento de un requisito en un rea o proceso de la organizacin, sin que este sea
reiterativo en el sistema.

Plan de la Auditora: Descripcin de las actividades en el sitio y los preparativos de una auditora.
NT
Programa de la Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo determinado y
dirigidas hacia un propsito especfico.

Reunin de apertura: Es la primera actividad que se debe considerar en la agenda del Plan de Auditora; a
ella asisten los auditores y auditados. En la reunin de apertura, los auditores presentan a los auditados el
CO

alcance, la agenda y la metodologa a emplear (entrevistas, revisin de documentos y registros, observacin

en el sitio).

Reunin de cierre. Es la ltima actividad programada en la agenda del plan de auditora. En esta reunin el
equipo auditor presenta el Informe de Auditora Interna de Calidad con los hallazgos (no conformidades u
observaciones) encontrados durante la misma.
A

Reunin de enlace: Esta reunin la realiza el equipo auditor con el fin de preparar la reunin de cierre.
PI

5. NORMATIVIDAD

Circular No. 06 de 2005 expedida por el Departamento Administrativo de Funcin Pblica.

NTC ISO 19011. Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de Calidad y/o Ambiental.
CO

Acuerdo de Sala Administrativa No. PSAA07-3926 del 15 de febrero de 2007.

Circular No. PSAC07-13 del 26 de abril de 2007.

NTCGP1000:2009 - Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (8.2.2)

6. ACTIVIDADES
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Seleccionar los - Convoca a los funcionarios y/o empleados del Comit del SIGC,
Auditores Internos Consejo Superior de la Judicatura a participar Comit Seccional del
como Auditores Internos de Calidad.

La impresin de este documento se Pgina 2 de 6

considera No Controlado
 de Calidad SIGC
Si los empleados y/o funcionarios no cumplen con
los parmetros bsicos de competencia
establecidos en el Anexo No. 1, se coordina con
el Proceso de Gestin de la Formacin Judicial
para que imparta los conocimientos que permitan
una competencia adecuada.

- Conforma el registro de Auditores Internos de

DA
Calidad, teniendo en cuenta las competencias Coordinador de
descritas en el Anexo No. 1. Auditores Internos
de Calidad - Central/
Seccional
- Remite el listado de auditores internos de calidad

LA
con los soportes del cumplimiento de los Coordinador de
requisitos contenidos en el Anexo No. 1. Auditores Internos
de Calidad -
Seccional
- Registra, a travs del Mdulo de Administracin, a

RO
los Auditores Internos de Calidad. Administrador del
Sistema
- Verifica peridicamente el registro de los
Auditores Internos de Calidad, teniendo en cuenta Coordinador de
el retiro de personal o ingreso de nuevos Auditores Internos
de Calidad -
NT
auditores segn convocatoria del Comit del
SIGC. Central/Seccional

- Remite novedades de ingreso o retiro de los

Auditores Internos de Calidad. Coordinador de
Auditores Internos
CO

de Calidad -
Central/Seccional
- Actualiza las novedades de los Auditores Internos
de Calidad. Administrador del
Sistema
- Programa anualmente, dentro del Plan de
Formacin y Capacitacin, un curso para validar Proceso de Gestin
A

las competencias de los Auditores Internos de de la Formacin

Calidad. Judicial
PI

2 Programar las - Realiza anualmente, dentro del primer trimestre, Coordinador

auditoras Internas la Programacin de las Auditoras Internas de Auditores Internos
Calidad en el Mdulo de Auditoras en link de calidad -
Programa de Auditora, determinando en su Central/Seccional
CO

objetivo la verificacin de si el Sistema Integrado

de Gestin y Control de Calidad se encuentra
conforme con las disposiciones planificadas, con
los requisitos de la Norma NTCGP1000:2009 y
con los requisitos del SIGC establecidos por la
entidad y, si se ha implementado y se mantiene
de manera eficaz, eficiente y efectiva.

- Selecciona el equipo auditor del registro de

Auditores Internos de Calidad, teniendo en cuenta

La impresin de este documento se Pgina 3 de 6

considera No Controlado
 que las auditoras son realizadas por personal
independiente de quienes tienen responsabilidad
directa en el proceso que se audita.
Comit del SIGC
- Aprueba el Programa Anual de Auditoras
Internas de Calidad o sus modificaciones.
Administrador del
- Registra la aprobacin en el sistema adjuntando Sistema
el acta de aprobacin del programa, notificando

DA
automticamente a los Responsables del Proceso
y Auditores lderes.

3 Planear las - Elabora el Plan de Auditora Interna de Calidad en Auditor Lder

Auditoras Internas el Mdulo de Auditoras, haciendo clic en la

LA
notificacin y en Crear y/o Modificar Plan.

En la Agenda de la Auditora, la reunin de cierre

debe realizarse mximo, dentro de los dos (2)
das siguientes a la ejecucin del trabajo de
campo.

RO
- Socializa el Plan de Auditora haciendo clic en la
opcin Divulgar.

- Aprueba el Plan de Auditora haciendo clic en la Auditado

NT
opcin Aprobar, en caso de ser rechazada la
aprobacin enva comentarios y sugerencias al
Auditor Lder.

- Ingresa por el link Ejecucin de auditoras y da Auditor Lder

clic en la opcin Ver Programa.
CO

- Elabora la Lista de verificacin o check list dando Auditor Lder

clic en la opcin Agenda y en Crear y/o
Modificar Check_list.

4 Ejecutar las - Realiza la reunin de apertura, de acuerdo con lo Auditor Lder, Equipo
Auditoras Internas establecido en el Plan de Auditora. Auditor
A

- Ejecuta el trabajo de campo.

PI

- Realiza la reunin de enlace y diligencia la lista de

verificacin en el Modulo de Auditora, en el link
Agenda y en el link Diligenciar Check_list.
CO

5 Elaborar y presentar - Elabora el informe en el Mdulo de Auditoras, en Auditor Lder, Equipo

al Auditado el el link Ver Programa, y luego en la opcin Auditor
Informe de Auditora Informe del Proceso auditado.

- Realiza la reunin de cierre y presenta al auditado Auditor Lder, Equipo

los resultados del Informe de la Auditora Interna Auditor y Auditado
de Calidad.

Si se presentan diferencias respecto del resultado

del informe, entre el auditado y el equipo auditor,

La impresin de este documento se Pgina 4 de 6

considera No Controlado
 stas sern transmitidas por el Coordinador de
auditores internos de calidad al Comit del SIGC,
para que adopte la medida que considere
pertinente en la bsqueda de la aprobacin del
informe.
Auditor Lder, Equipo
- Enva informe de auditora al Coordinador de Auditor
auditores internos de calidad.
6 Elaborar - Elabora el Informe Conclusiones, dentro de los Coordinador de

DA
Conclusiones y tres (3) das siguientes de finalizados los informes Auditores Internos
remitir informes de auditora, dando clic en la notificacin opcin de Calidad -
Crear informe consolidado. Central/Seccional

LA
- Remite Informe de Conclusiones Seccional al Coordinador de
Coordinador de Auditores Internos de Calidad del Auditores Internos
Nivel Central. de Calidad -
Seccional

- Elabora el Informe de Conclusiones Nacional. Coordinador de

RO
Auditores Internos
de Calidad

- Presenta al Comit del SIGC los Informes de las Coordinador de

NT
Auditoras Internas de Calidad. Auditores Internos
de Calidad

- Valida el Informe de Conclusiones Nacional y lo Comit del SIGC

enva a los auditados, para que se adelanten las
correcciones, acciones preventivas y/o
CO

correctivas.

7 Evaluar el Proceso - Realiza la calificacin mximo dentro de los dos Auditado

de Auditora das siguientes a la notificacin recibida.

- Solicita, con base en los resultados de los Coordinador de

aspectos evaluados sobre el desempeo de los Auditores Internos
A

auditores internos de calidad, el fortalecimiento de de Calidad -

las competencias que se requieran para el Central/Seccional
PI

mejoramiento continuo del procedimiento.

- Fortalece las competencias que se requieran para Procesos de Gestin

el mejoramiento continuo del procedimiento. de la Formacin
CO

Judicial y Gestin
Humana

8 Formular el Plan de - Define las correcciones, acciones correctivas y/o Auditados

Mejoramiento (las preventivas dando clic en la notificacin y en la
acciones opcin Crear accin de mejora.
correctivas y
preventivas)

9 Efectuar - Realiza seguimiento a la implementacin de las Coordinador de

correcciones, acciones correctivas y/o

La impresin de este documento se Pgina 5 de 6

considera No Controlado
 seguimiento a los preventivas. Calidad
Planes de
Mejoramiento
(acciones
correctivas y
preventivas)

7. REGISTROS

DA
RESPONSABLE CRITERIO
LUGAR DE TIEMPO DE DISPOSI
CODIGO NOMBRE DE DE
ARCHIVO RETENCIN CIN
DILIGENCIARLO ARCHIVO

LA
Informes de Auditora Responsable Base de datos No aplica No aplica No aplica
designado Software de
calidad

Evaluacin de Responsable Base de datos No aplica No aplica No aplica

auditores designado Software de

RO
calidad

1. ANEXOS
NT
Anexo 1 Competencias Auditores Internos de Calidad

2. CONTROL DE CAMBIOS
CO

Versin 02: Aprobada en sesin del Comit del SIGC del da 03 de julio de 2008

Versin 03: Aprobada en sesin del Comit del SIGC del da 08 de octubre de 2008

Versin 04: Aprobada en sesin del Comit del SIGC del da 10 de Noviembre de 2010
A
PI
CO

La impresin de este documento se Pgina 6 de 6

considera No Controlado