INTRODUCCIN

La auditora de gestin es una herramienta til para que cualquier ente que pretenda el
mejoramiento de la propia gestin; de acuerdo a su eficiencia, eficacia y efectividad. sta
tambin se basa en la experiencia diaria de procedimientos los cuales pueden ser deficientes
y repercuten en el cumplimiento de la misin de la organizacin.
Para este taller, dicha herramienta se aplicar en el rea de recursos humanos de la empresa
de servicios temporales ASCONT LTDA.
Donde la Alta Gerencia deber generar medidas preventivas y correctivas que busquen el
cumplimiento de las metas de la organizacin. Sin olvidar, que cualquier circunstancia en
las dems reas, crean problemas en el rea de recursos humanos.
Esta rea, es responsable de los recursos ms importantes de esta empresa: sus empleados.
Por lo tanto debe ser evaluada constantemente, para determinar si se estn cumpliendo sus
funciones: procedimientos de reclutamiento y seleccin de personal, evaluacin de
desempeo, programas de capacitacin, fortalecimiento de valores como la tica y el
trabajo en equipo en todas las dems reas de trabajo.
 OBJETIVOS

GENERAL: Implementar una metodologa que abarque los aspectos que maneja el rea de
recursos humanos, con el fin de evaluar los niveles de cumplimiento en cuanto a las
polticas, prcticas de recursos humanos y el impacto que esta tiene en las dems reas de
ASCONT LTDA

ESPECFICOS:
- Conocer son las herramientas de la auditora de gestin para saber cul de estas
aplicar en ASCONT LTDA, especficamente en el rea de recursos humanos con
todos sus procesos y procedimientos.

- Determinar cules son los pasos para enmarcar un procedimiento de preparacin de

una auditora de gestin en el rea de recursos humanos.

- Analizar cules son las fases que comprende la metodologa de la auditora de

gestin en el rea de recursos humanos.
 1. PREPARACIN DE LA AUDITORA

1.1 LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN:

Se solicita a la Alta Gerencia los dictmenes del Revisor Fiscal, las actas de las ltimas
Juntas Directivas donde se evidencie el comportamiento del rea de recursos humanos,
y por supuesto proceder con tcnicas como entrevistas individuales y grupales de todas
las reas que componen ASCONT LTDA.

1.2 DESIGNACIN DEL EQUIPO AUDITOR:

El equipo auditor ser externo dado que en ASCONT LTDA solo existe un empleado
como asesor de control interno, lo que sera muy arduo el trabajo de auditoria para una
sola persona. Se procede entonces a contratar una firma que certifica su experiencia en
procesos de apoyo de varias organizaciones referenciadas.

Se compone de las profesionales: MILENA BEDOYA ARIAS, MARITZA FORERO

HERNNDEZ, ANGLICA MARIA SOLANO GUERRA.

1.3 PLANEACIN Y PROGRAMACION DE LA AUDITORA:

Para realizar una auditora til, necesitamos planear bien el trabajo a realizar, tener un
enfoque concreto y determinar los recursos necesarios, establecemos la planeacin del
trabajo en el cual se discriminar los objetivos que persigue la investigacin, contando con
auditores profesionales e idneos para su realizacin.
Para esto tendremos en cuenta los siguientes puntos:

1.3.1 DESIGNACION DE LA ORGANIZACIN, REA, DEPARTAMENTO O

SERVICIO A AUDITAR.

La auditoria se va a enfocar en el rea de recursos humanos dentro de la cual se

analiza el trabajo especfico del rea y se tomar en cuenta el cumplimiento de
objetivos y el desarrollo de las actividades diarias, en cuanto a la documentacin,
proceso de contratacin, afiliaciones y pagos al sistema de seguridad social y
parafiscales, archivo documental sobre de los empleados activos y retirados,
exmenes de pre ocupacionales de ingresos y egresos de personal, programa de
capacitaciones, es decir, se realiza una auditoria vertical.
1.3.2 ESTUDIO PREVIO:

El objetivo del estudio previo es conocer a profundidad el rea auditada, y al mismo

tiempo descubrir los riesgos con precisin; este conocimiento lo podemos obtener
estudiando informes de auditoras anteriores, revisar los reglamentos internos y las
recomendaciones hechas en los informes.

En este caso, es la primera vez que se realiza una auditoria de gestin formal en esta
rea, en la cual se encuentra el rea cuenta con tres personas encargadas del proceso
de seleccin del personal y se dividen entre s de acuerdo a los cargos vacantes,
administrativos, operativos y gerenciales.

Estas tres personas son profesionales en psicologa, salud ocupacional e ingeniera

industrial. Donde estas personas se suponen que conocen y realizan el
procedimiento reclutamiento y seleccin de personal, verificacin de
documentacin personal, laboral y acadmica, evaluacin de pruebas psicotcnicas
y especficas, entrevistas de personal. Si la persona es apta para el cargo se procede
al proceso de contratacin y afiliacin al sistema de seguridad social y
parafiscalidad. Luego se contina con la capacitacin institucional de conocer la
historia, misin, visin y valores de ASCONT LTDA, la presentacin del grupo de
trabajo y se le entrega un cronograma que le permita al nuevo empleado conocer
con mayor precisin el funcionamiento de cada rea misional y de apoyo de
ASCONT LTDA.

Tambin reportan al rea de contabilidad las novedades de personal, como las

incapacidades por enfermedad profesional o enfermedad comn, al igual que el
traslado de EPS y Fondos de pensin, ya que estn bajo su responsabilidad; y al rea
de contabilidad le reportan las incapacidades que requieran cobro y hacer
seguimiento del mismo

Estn pendientes de los cursos de capacitacin y actualizacin sobre temticas

referentes a los cargos a nivel asistencial y operativos para potencializar su talento
humano, que ofrece el SENA ya que son gratuitos y virtuales.

1.3.3 ESTUDIO PRELIMINAR:

De lo anterior, y debido por el traumatismo que genera el rea de recursos humanos

por la ineficiencia en la operatividad de las acciones que realizan los responsables
en toda su funcionalidad. Se plantea que se debe realizar un anlisis que permita la
lectura de toda la documentacin fsica de la forma en que cumplen dichas
actividades.

Con la solicitud de la Alta Gerencia, se evidencian riesgos inherentes y de control,

en relacin con lo econmico. El reporte de las novedades de personal est sujeto a
errores continuos en la liquidacin de la nmina mensual y como consecuencia se
 realizan reliquidaciones a dichas nminas, segn el dictamen del Revisor Fiscal de
ASCONT LTDA.

Dentro de este estudio, se resalta que no existe organizacin en cuanto al archivo

documental de todo el personal, desde el inicio del reclutamiento y seleccin de
personal.

Nace entonces la necesidad de aplicar tcnicas de auditoria con profundidad que

permitan resaltar los planes de mejoramiento para que se puedan ajustar
procedimientos; evitando esta ineficiencia de acuerdo a los recursos econmicos y
humanos que mantiene ASCONT LTDA.

1.3.4 PROGRAMACION OPERATIVA:

Es la preparacin de las herramientas de trabajo y el equipo de trabajo a emplear,

utilizaremos las tcnicas bsicas como cuestionarios, investigacin documental,
entrevistas, observacin directa. Y dentro de las tcnicas cuantitativas la de
evaluacin de recursos que permite valorar la eficiencia y economa de ASCONT
LTDA, como tambin las tcnicas cualitativas; evaluacin de estilo y calidad,
anlisis del clima de trabajo, y obviamente las tcnica de control; implementacin
de un sistema de control, evaluacin y seguimiento.

Cuestionario
Observacin directa
Observacin documental
Entrevistas

2. DETERMINACIN DE LAS HERRAMIENTAS

Es la ejecucin del plan de auditoria y para ello el rea de recursos humanos se le tendr
que adecuar un programa de auditoria, con unos procedimientos claros y definidos de forma
transversal utilizando tcnicas de auditoria acordes a ASCONT LTDA, obteniendo as la
evidencia necesaria para tener o no una seguridad razonable de la informacin que se
audita, dejando con nuestra conclusin final unos hallazgos y oportunidades de mejora.
Para esto tenemos:
Cuestionario:

- El personal que labora en el rea de RRHH est capacitada para realizar la

labor?
- Existe una percepcin clara de todos los empleados sobre la funcionalidad del
rea de recursos humanos en ASCONT LTDA.
- Se reconocen los objetivos, misin y visin de la empresa por parte de los
empleados?
 - Existe un archivo documental sobre las novedades del personal activo y
retirado?
- Cules son los canales de comunicacin y si la comunicacin es asertiva de
parte del rea auditada a las dems reas de ASCONT LTDA.
- Asisten peridicamente a capacitaciones?
- Tienen programas de motivacin laboral y el trabajo en equipo?

Observacin directa:

El concepto del auditor puede ser subjetivo en su criterio si conoce de cerca la

empresa, es ah cuando se propone a un experto ajeno a ASCONT LTDA realizar un
acompaamiento al rea, y se inicia con la seleccin y contratacin del personal:

- Comunicacin de la vacante
- Convocatoria da la oferta laboral de acuerdo al perfil solicitado
- Entrevista preliminar
- Realizacin y evaluacin de pruebas psicotcnicas y especificas
- Realizacin de exmenes fsicos pre ocupacionales
- Exposicin del programa de induccin para los nuevos empleados de
conocimiento general de la empresa
- Existe induccin al programa de seguridad y salud en el trabajo
- Cumplen con los requerimientos legales establecidos para la contratacin laboral
- Realizan entregas de manuales de funciones
- Realizan induccin al rea a desempearse
- Entregan copias del contrato de trabajo y de afiliaciones al sistema de seguridad
social
Observacin documental:
En la revisin del archivo documental se evidencia que no hay ningn tipo de
restriccin o seguridad en el acceso a los estantes donde se almacena las hojas de
vida. Se escoge aleatoriamente los registros de liquidacin de nmina de diferentes
aos para realizar una comparacin con los registros contables.
Entrevistas:
Se realiza una lista de los empleados que intervienen directa e indirectamente en el
proceso de recursos humanos, con el fin de hacer una retroalimentacin acerca de
todas las fortalezas y debilidades que presenta el rea de recursos humanos.
Realizando la respectiva documentacin por cada entrevista individual.

3. METODOLOGA DE LA AUDITORA

La auditora de gestin necesita ser lo ms sistemtica posible en todo lo que se examine,

que permite obtener pruebas suficientes para llegar a unas conclusiones y emitir la
recomendacin del proceso de fiscalizacin. Debemos corroborar los datos obtenidos y as
tener un dato confiable de las pruebas obtenidas.
En la metodologa destacamos el examen al archivo documental, entrevistas, encuestas, los
cuales tambin se combinaran con datos cuantitativos y cualitativos.
El estudio de los elementos para determinar los fines de la investigacin es un balance
analtico, comprobar la eficiencia, identificar los problemas y proponer las posibles
soluciones para mejorar la situacin.
Llevaremos a cabo entrevistas con el personal del rea y con los responsables de la
actividad o proceso auditado, obteniendo as toda la informacin necesaria en el rea
auditada.

3.1. CONOCIMIENTO DEL ENTE AUDITADO

La empresa ASCONT LTDA, es una empresa familiar creada en el ao 1991 con duracin
proyectada de 35 aos; mediante escritura pblica N 0506, en la ciudad de Barranquilla -
Atlntico, su objeto social es la prestacin de servicios de personal temporal a terceros para
colaborar con el desarrollo de sus actividades mediante labor desarrollada por personas
naturales.
En la actualidad cuenta con 15 empleados directos, 85 con responsabilidad compartida
como lo son las reas de vigilancia y aseo, y 250 con responsabilidad compartida en cargos
como docentes, administrativos y operarios de fabrica.
Sus fundadores y cofundares Facundo Neirar y Claudia Marcela Cardona Cardona.
La empresa actualmente se encuentra ubicada en NIIF plenas grupo 1 validando durante la
planeacin que realmente la empresa est inmersa en el nuevo marco normativo ley 1314
de 2009.
Su software contable ERP Enterprise cuenta con todas las reas integradas permitiendo as
desarrollar informes administrativos que optimizar la labor contable y financiera de la
empresa.
Su principal competencia es Proyectamos Temporales donde su cede principal se
encuentra en Pereira con extensin hasta barranquilla.
La empresa cuenta con tres grandes clientes potenciales, dado a la fidelizacin y buen
manejo comercial, no obstante se identifica como punto de riesgo ya que el 98% de los
ingresos provienen de estos tres clientes.

3.2 COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA:

Previo a la elaboracin del plan de auditoria se investig todo sobre ASCONT LTDA de
esta forma se elabor el plan general de auditoria de forma clara y objetiva para el rea de
recursos humanos; este anlisis contempl la naturaleza operativa, organizacional, giro del
negocio, capital, estatutos de constitucin, disposiciones legales que rijan a la empresa
especialmente el sistema contable que all usa, cantidad y calidad de empleados segn las
evaluaciones de desempeo, comparaciones relevantes entre estos rubros y todo aquello
que sirva para comprender perfectamente cmo funciona ASCONT LTDA. A raz de las
tcnicas de auditoria se determin que existen falencias en algunos procedimientos del rea
de recursos humanos, en la liquidacin de nmina, aportes patronales y reportes de
novedades, los cuales se necesita mejorar ya que inciden en la economa de ASCONT
LTDA.

3.3 IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LAS REAS CRTICAS:

En el rea de recursos humanos se identific lo siguiente:
- No existe un software confiable que realice la liquidacin de nmina, aportes
patronales y reportes de novedades ya que realizando una comparacin de
informes se determina errores cuantificables que inciden en el pago de los
empleados,

- Utilizan procesos de reclutamiento y seleccin poco adecuados,

- Buscan procesos de capacitacin deficientes o no alineados a los

requerimientos de ASCONT LTDA,

- No existe responsabilidad exclusiva del manejo del archivo documental de las

hojas de vida de los empleados activos y retirados.

3.4 EXAMEN DETALLADO DE LAS REAS CRTICAS

3.4.1 PRUEBAS DE ANALISIS DE LA SITUACION GENERAL: ASCONT LTDA es

una empresa que segn sus indicadores econmicos y dictamen del Revisor Fiscal
de la Empresa, genera estabilidad y confianza en cuantos a su relacin de ingresos y
gastos, lo que es muy favorable para el sostenimiento y proyeccin de acuerdo a sus
metas organizacionales. Aunque uno de sus procesos de apoyo como lo es el rea de
recursos humanos, no tiene la capacidad de personal para abarcar la responsabilidad
de todo lo que implica tener ms de 300 empleados.

3.4.2 CULTURAL ORGANIZACIONAL ORIENTADA AL CAMBIO: Se evidencia que

sus empleados sin importar su jerarqua organizacional existen valores como el
respeto, solidaridad y en general un ambiente de trabajo digno y valorado por la
Alta Gerencia. Esto trasciende a que si sus jefes inmediatos emanan un proceso al
 cambio no vamos encontrar resistencia o conflictos, al contrario estn abiertos al
dilogo y a la lluvia de ideas que realizan en las reuniones semanales.

3.4.3 PRUEBAS SOBRE ESTRUCTURA DE LA EMPRESA: ASCONT LTDA procura

en su gestin administrativa brindar los elementos de trabajo adecuado, cumplir con
las dotaciones para el personal asistencial y operativo de acuerdo a la normatividad
de seguridad industrial. Tambin cuenta con un edificio que permite la organizacin
de los puestos de trabajo por lo que no genera inconveniente alguno.

3.4.4 PRUEBAS DE ANALISIS ESTRATGICO: La Alta Gerencia se preocupa por su

imagen y portafolio institucional, lo que hace que sus subordinados estn en la
misma sintona de apropiacin y compromiso con la empresa.

3.4.5 PRUEBAS SOBRE EVALUACIN DE DESEMPEO: A pesar de que el rea de

recursos humanos es la encargada de gestionar con los jefes inmediatos las
evaluaciones de desempeo, existe una comunicacin asertiva en situaciones de
conflictos, pero sin la formalidad requerida. No existe registro fsico del
comportamiento productivo, interpersonal de empleado para determinar su
eficiencia y su impacto en ASCONT LTDA.

3.4.6 PRUEBAS SOBRE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS: Segn el

examen detallado en el rea de recursos humanos, existen procesos de capacitacin
deficientes o no alineados a los requerimientos de ASCONT LTDA, lo que requiere
buscar convenios institucionales con universidades o el SENA, no sin antes saber
los intereses personales de los empleados para que haya un estmulo entre las dos
partes.

CONCLUSIONES

- La auditora de gestin tiene gran importancia, pues facilita a la Alta Gerencia

de ASCONT LTDA elementos necesarios para la toma de decisiones ya que se
identifican los puntos dbiles de cada actividad y genera las recomendaciones
respectivas para el mejoramiento continuo, no solo del rea de recursos
humanos sino en general para el empresa.

- Es muy importante definir los indicadores de eficiencia, eficacia y economa ya

que permiten conocer cuantitativamente el rea de recursos humanos, desde una
perspectiva de mejoramiento continuo.

- Al momento de realizar un anlisis DOFA del rea en cuestin, nos dimos

cuenta de otros factores pueden ser evaluados y que pueden generar
 recomendaciones que tienden a optimizar la gestin administrativa de dicha
rea.

- Este taller permiti que tomramos el papel de auditor en ASCONT LTDA, que
es una empresa en la que no trabajamos pero que ya conocemos por el desarrollo
de las actividades expuestas anteriormente, y especficamente el rea de recursos
humanos.