Ttulo - 20 PECADOS MORTAIS COMETIDOS EM REUNIES

Fernando Henrique da Silveira Neto

Existem erros que so sistematicamente cometidos, e que consomem vorazmente o tempo em

reunies executivas, gerando frustrao de expectativas, ou pior, conduzem a uma outra reunio!

A lista de 20 desses erros, e algumas dicas de como podem ser evitados, apresentada a seguir:

1) COMPAREA REUNIO, MESMO SEM CONHECER PREVIAMENTE A AGENDA DA

MESMA

Esta receita excelente para quem quer ouvir o que no deseja. A reunio comea, discute-se o
oramento do novo projeto de marketing, delibera-se sobre investimentos, fala-se do destino do
prdio recm-adquirido, e no final voc se levanta e diz para voc mesmo: o que vim fazer aqui, se
nenhum dos meus assuntos foi discutido?

2) S COMECE A REUNIO QUANDO TODOS CHEGAREM

Esta receita penaliza aqueles que chegam sempre no horrio, premiando os atrasados. O segredo
contra os que atrasam um s: comece a reunio no horrio, com os presentes, e no volte a
debater assuntos j vistos s porque algum acabou de chegar.

3) A AGENDA APENAS UMA ORIENTAO, NO UM DOGMA

Este o melhor atalho para transformar a reunio de trabalho numa reunio social. O oramento
interrompido pelo futebol, os investimentos para o prximo perodo so entrecortados por palpites
na Loto, e finalmente chega-se ao final tendo-se discutido dez assuntos extras, mas deixando de
lado um assunto muito importante, que certamente justificar outra reunio!

4) MINHA MEMRIA MEU MAIS FIEL COBRADOR

No tomar notas e confiar exclusivamente na memria traz dois inconvenientes para voc: uma
sobrecarga para sua memria com nmeros, datas e textos, e a responsabilidade de confiar
exclusivamente nela, sem um s papel para conferir.

Que tal escrever as decises e pendncias das reunies no papel, guardando sua memria para
coisas mais importantes e gratificantes?

5) CONVOQUE UMA REUNIO QUANDO UMA DECISO ENVOLVER MUITAS PESSOAS

Os especialistas no recomendam reunies com mais de 6 pessoas, pois isto aumenta as

conversas paralelas, os assuntos no interessam a todos os presentes, as aladas de deciso so
diferentes. Talvez duas ou trs reunies menores tragam melhor resultado.

6) A REUNIO DEVE DURAR AT O ASSUNTO SER ESGOTADO

O que significa que se o assunto no se esgotar, a reunio no terminar!

Toda reunio deve ter horrios de incio e fim, pois o prazo determinado exercita o processo de
avaliao e deciso, produzindo reunies mais organizadas e objetivas.
7) NO H REGRAS A SEREM SEGUIDAS: AS REUNIES ACONTECEM NATURALMENTE

E acontece cada uma! Coloque uma bola num campo e apite: possivelmente algum chutar,
outro rebater com as mos, outro estar procurando uma cesta e talvez outro sente na bola.

Com qualquer evento, existem regras a serem seguidas.

8) NUMA REUNIO, TODOS PARTICIPAM DO INCIO AO FIM

Veja um jogo de vlei: cada jogador entre e sai dependendo da contribuio que pode dar. Numa
reunio tambm.

No h sentido em manter diversas pessoas sentadas por horas numa reunio, quando apenas
poucos minutos so relevantes para elas. Permita, pois, que elas entrem e se ausentem to logo
tenham dado sua contribuio.

Lembrete: a agenda deve ser muito bem feita para comportar estas participaes de forma
organizada.

9) TUDO DISCUTIDO, REUNIO ENCERRADA

Engano. se uma reunio termina, uma ata da mesma deve resumir os tpicos discutidos:

quem responsvel por qu, que prazo tem para realizar a tarefa, como ser cobrado. Ento sim,
a reunio est encerrada.

10) VAMOS DECIDIR: CONVOQUE UMA REUNIO!

Que tal pensar assim: vamos decidir - ser mesmo necessria uma reunio?

O ponto aqui : desencoraje reunies desnecessrias e mantenha as reunies necessrias dentro

de regras conhecidas, praticas e aceitas por todos.

E, algumas vezes, tome decises sem realizar reunies. Colete os dados e opinies
separadamente, analise e decida? A reunio era necessria?

11) CONVOQUE UMA REUNIO, MESMO QUE VOC J TENHA OPINIO FORMADA E
DECISO TOMADA SOBRE O ASSUNTO

claro que existem reunies informativas, mas os participantes devem saber disso
antecipadamente pois normalmente as reunies de que participamos so decisrias, ou seja, os
assuntos so discutidos e toma-se uma deciso durante a mesma.

12)O LOCAL NO IMPORTANTE, E SIM O QUE SER DISCUTIDO

Vemos nos filmes estrangeiros os big-shots decidindo assuntos importantes beira de uma
piscina, e sabemos que alguns grandes negcios so realizados assim.

No entanto, a realizao da quase totalidade das reunies eficazes nas empresas altamente
beneficiada se realizadas numa sala adequada, especialmente destinada a reunies, com acesso
controlado porta, e sem telefones para interrupes.
13) PERMITA QUE AS SECRETRIAS TRANSFIRAM LIGAES PARA O LOCAL DA
REUNIO

Ou seja, realizar a reunio se as interrupes permitirem. Sabemos que o dia de trabalho

pontilhado de interrupes causadas por telefonemas. Se a sala tiver telefone, no permita a
transferncia e chamadas durante a reunio. Uma sada discreta para atender uma chamada
urgente permite que a reunio continue sem interrupo.

14) DEIXE SUA SECRETRIA ABRIR A PORTA E ANUNCIAR PARA TODOS: DR. JOO, DR.
PAULO O CHAMA NO DIRETO!

Pronto: pausa para amenidades. Embora parea irreal, mais de metade dos executivos que
consultamos confessa que esse o procedimento de suas secretrias. A soluo bastante
simples: ela deve ser instruda para entrar no recinto com um bilhete dizendo quem chama, qual
o assunto, apresent-lo discretamente ao destinatrio, e aguardar uma resposta.

Ao atender o telefonema, a secretria deve sempre perguntar se o assunto urgente, e explicar

que a pessoa chamada encontra-se em reunio. Se aquele que chama decidir que mesmo assim
precisa falar, ento sim, ela leva o bilhete ao destinatrio, a quem caber decidir se atende ou
no.

15) AS CONVERSAS EM PARALELO DEVEM SER FEITAS COM BASTANTE DISCRIO

Melhor seria dizer: as conversas em paralelo no devem ser feitas, pois significam, no mnimo,
uma indelicadeza para com os demais participantes.

Se voc est participando de uma reunio, todos tm interesse em ouvir o que voc tem a dizer;
portanto, dirigir-se a uma s pessoa cria uma reunio em paralelo dentro da reunio maior, o que
poder ocasionar atraso da mesma, disperso e desinteresse dos demais participantes.

16) UMA AGENDA DE CONVOCAO E UMA ATA NO FINAL CONTRIBUEM PARA MAIS
PAPEL E MAIS BUROCRACIA

preciso acabar com a idia de qualquer papel adicional aumento de burocracia. Concordamos
que a maioria desse papis realmente pouco ou nada contribui para o melhor desempenho da
mquina administrativa, mas esse no o caso de uma ata de reunio.

Em verdade, uma ata concisa e bem feita, ao apontar o que foi decidido, quem responsvel e
quando e como ser cobrado, torna-se um instrumento de acompanhamento e controle,
dispensando avisos e memorando de follow-up.

importante lembrar que modernamente a ata no um longo discurso para papel, mas um
impresso esquemtico, a ser preenchido de forma clara e sinttica.

17) VAMOS COMER UM SANDUCHE E CONTINUAR A REUNIO, POIS NO VAI DAR PARA
ALMOAR HOJE

Resultado: indigesto administrativa! Seu relgio orgnico no deve ser penalizado s porque seu
relgio profissional est em descompasso.

Respeite o ciclo natural das coisas, e faa uma pausa para o almoo. Procure almoar
corretamente, sem exageros, e caminhe um pouco aps a refeio. Seu corpo vai lhe agradecer e
retribuir. E, durante o almoo, por favor: discuta temas amenos, deixando o prosseguimento da
reunio para o local adequado.

18) SE O DIRETOR CHAM-LO COM URGNCIA DURANTE UMA REUNIO, DIGA A TODOS:
AGUARDEM, VOLTO J!

Quarenta e cinco minutos depois, quando todos j esto impacientes e irritados (" sempre
assim"), sua secretria entra e avisa que voc vai demorar, e julgou que seria melhor liberar todos.

Pense apenas isso: "O que teria cada um de meus subordinados produzido se eu os tivesse
liberado logo que fui chamado?"

19) REUNIES NO NECESSITAM CONDUO NEM LIDERANA. AFINAL, SO TODOS

ADULTOS E BONS PROFISSIONAIS

As orquestrar e conjuntos tambm so compostos de adultos e bons profissionais, mas no

dispensam a conduo de um maestro ou lder para atingirem um melhor desempenho. E levam a
vantagem sobre as reunies, porque todos tm uma pauta frente, j sabendo, portanto, o que
vo executar at o final.

A liderana numa reunio um importante fator no bom desenrolar da mesma, pois o lder
coordena, modera, busca consenso, enfim, age como um catalisador em busca do melhor
resultado e da melhor deciso.

20) TEMOS COMETIDO TANTAS FALHAS EM REUNIES QUE RESOLVEMOS ACABAR COM
ELAS DE VEZ

Espere, nada de radicalismos. Porque est com dor de cabea, voc no a corta, mas busca as
causas e procura san-las. E a soluo pode ser desde um analgsico at uma cirurgia.

As reunies existem porque tm valor para a administrao das empresas na boa conduo de
seus negcios. Se suas reunies no esto se realizando como voc gostaria, que tal um
Seminrio de Reunies para todos os executivos de suas empresa?