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Dois setores ou compartimentos do Protocolo:

Recebimento e Classificao:

- Recebe o documento
- Separa os documentos (Oficial do Particular; Ostensivo do Sigiloso)
- Interpreta e classifica
- Encaminha ao setor de Registro e Movimentao

Registro e Movimentao ou Controle

- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando, nmero de protocolo,


data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e
resumo do assunto, primeira distribuio;
- Anexar a segunda via da ficha no documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes
pertinentes nas respectivas fichas;
- Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de
procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida;
- Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica;
-Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas
respectivas fichas (numricas) o novo destino;
- Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente.
Fases da gesto de documentos: PRODUO,UTILIZAO E
DESTINAO.
Utilizao:
- Protocolo, classificao, organizao e arquivamento durante a idade
corrente e intermediria.
- Normas de acesso documentao e recuperao de informaes.
As atividades de protocolo somente so realizadas no ARQUIVO CORRENTE;
e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio. Os
arquivos em fase PERMANENTE devem estar no arquivo HISTRICO.

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