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Saiba mais sobre as vantagens em ter todos os

contratos em um nico lugar e usufrua de benefcios


que tornaro sua empresa mais gil e competitiva!

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NDICE

SOBRE O SIENGE INTRODUO

01 02
INTEGRAR CONTROLAR
REAS ORAMENTO

03 04 05 06
CONTROLAR FAZER CLCULOS OBTER GANHO ACESSAR SEUS
MEDIES PRECISOS E EM DE TEMPO CONTRATOS
ESCALA DE QUALQUER
LUGAR

07 08 09 10
TER MAIS REDUZIR CUSTOS GERENCIAMENTO FIM DOS
SEGURANA DO CICLO EXTRAVIOS
DE VIDA DO
CONTRATO

11 12
ZERO PADRONIZAO
RETRABALHO

POR ONDE CONCLUSO REFERNCIAS


COMEAR
SOBRE O SIENGE

O Sienge um sistema de gesto, tambm chamado de ERP


Enterprise Resource Planning, especializado na Indstria da
Construo. Voc pode gerenciar e integrar todas as reas de
uma empresa, sem ter que abrir mo de um software que atenda
com propriedade a produo da sua empresa. Com o Sienge ,
e sua equipe altamente capacitada neste segmento, todas as
necessidades do setor esto ao seu alcance.

Voc encontra outros materiais disponveis em nosso Blog, sempre


com novidades interessantes. Visite

Visite www.sienge.com.br/blog/

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INTRODUO

Quem nunca viu acontecer de um contrato importante na empresa


desaparecer do nada? Agora imagine a situao: depois de perder muito
tempo procurando tal contrato, e sem encontr-lo, sem sada, voc precisa
ligar para o fornecedor e solicitar uma cpia do documento. uma situao
bem desagradvel, certo?

Ocorre que a questo do contrato vai muito alm disso. Existem


inmeras atividades que derivam dos contratos que a sua construtora
ou incorporadora possui. Por exemplo, controle de medies, emisso
de boletos, clculos de juros, aplicao de reajustes so parte destas
atividades. Quanto maior o nmero de contratos, mais complexa essa
gesto.
Com o aquecimento dos negcios aumenta a carga de responsabilidades
dos engenheiros de obra que acumulam funes administrativas e
gerenciais. A rea de gesto de contratos e compras, tambm recebe
cada vez mais importncia nas empresas, e a cada ano novos profissionais
so recrutados para estas reas. As empresas j entenderam que quanto
mais eficaz a gesto de contratos, menor o risco de prejuzos de ordem
financeira e de operao.

Voc percebeu quantas reas foram citadas no pargrafo acima, envolvidas


com contratos? Por isso, dada a importncia deste assunto, agrupamos
neste eBook informaes relevantes com o objetivo de ajud-lo a fazer mais
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e melhor para sua empresa!

Voc vai ler neste eBook as principais vantagens de ter seus contratos
centralizados em uma soluo especfica para o seu segmento. Vai ler
tambm sobre como as reas so impactadas de forma positiva, e como
clientes e parceiros tambm so beneficiados. E as vantagens, vo alm
da sua estrutura interna, os clientes e parceiros tambm se beneficiam.
O contedo deste eBook essencial para voc comear a organizar os
contratos na sua construtora ou incorporadora. Boa leitura!

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DESCUBRA QUAIS SO OS 12
PRINCIPAIS BENEFCIOS AO FAZER A
GESTO DE CONTRATOS DE FORMA
ELETRNICA!

Segundo a Associao Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC), em


2010 durante a pesquisa realizada na rea de contratos das empresas,
destacou um ponto muito importante que foi o papel que a tecnologia da
informao e o suporte digital tm tido para a otimizao dos processos.
Mais de 60% das empresas entrevistadas utilizam a digitalizao
dos contratos e documentos. Em 2009 o percentual era de 52%. Os
investimentos em aquisio de ferramentas de TI tambm tiveram saldo
positivo, 63% das empresas abordadas j aderiram.

Desafios e as falhas operacionais, no entanto, ainda fazem parte do


processo de gesto de contratos: 30% dos respondentes afirmaram ter
ocorrido algum tipo de perda decorrente de problemas na gesto. Outros
30% desconhecem o montante. Estes dados reforam a necessidade de
prticas de controles, suportados por solues pautadas na tecnologia.

Com o controle totalmente automatizado dos contratos, as vantagens so


bem significativas e afetam a empresa, seus clientes e fornecedores. Vamos
elas:

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#1 Integrar reas : Possuir os contratos dos servios contratados, por
parte da construtora, assim como os contratos de vendas, por parte da
incorporadora facilita muito a integrao das reas quanto ao acesso s
informaes. Alm do acessos existem inmeras atividades que derivam
destes contratos e que afetam:

Engenharia: que contrata e controla os servios de terceiros;


Comercial ou imobiliria parceira: que lana os contratos no sistema e
cadastra novos clientes e forma de pagamento;

Comercial ou imobiliria parceira: que lana os contratos no sistema


e cadastra novos clientes e forma de pagamento;

Financeiro/contabilidade: que vai pagar de acordo com a autorizao


da engenharia, assim como vai faturar de acordo com as informaes
do comercial;
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Qualidade: que faz o acompanhamento dos prestadores de servios
para eventuais auditorias e pesquisa de satisfao dos clientes;

Recursos Humanos: que acompanha a obrigatoriedade de entrega de


documentao mensal por parte de terceiros como certido negativa
de debito, INSS, comprovante de pagamento de FGTS, tudo vinculado
inclusive ao pagamento destes fornecedores;

Diretoria: todas as vises citadas nas reas acima com muito mais
segurana para tomada de deciso e avaliao do cenrio de contratos.

#2 Controlar oramento: Com o lanamento dos contratos no sistema,


possvel fazer a previso financeira de forma muito mais simples. Com as
informaes confiveis, o fluxo de caixa de contas a receber assim como de
contas a pagar ficam garantidos. Muito mais segurana para planejamento e
viso financeira da sua construtora ou incorporadora.

#3 Controlar medies: Com o controle de medio feito diretamente no


sistema, a grande vantagem que o clculo feito de forma automtica que
calcula o valor a ser pago correspondendo ao percentual do servio que foi
efetivamente executado.

#4 Fazer clculos precisos e em escala: Imagine sua incorporadora com


350 contratos de clientes. Todo ms preciso gerar o boleto, diferentes
contratos com diferentes negociaes, portanto, diferentes valores. E mais,
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juros e correes para cada um desses contratos. Imagine se esse trabalho
fosse manual, o tamanho do risco em digitar e calcular uma informao
errada! Uma das parte seria lesada, a sua empresa ou o seu cliente. Eis
uma situao que no nenhum pouco agradvel. Com uma soluo
especializada no seu segmento e com os pagamentos relacionados ao
contrato que os gerou, os riscos de erro nos clculos so eliminados.

#5 - Obter ganho de tempo: a informao circula com velocidade entre os


envolvidos em todas as reas, independente de onde estejam. Se a empresa
possui obras em diferentes cidades, seria necessrio no mnimo entrar em
contato com a matriz para saber de determinado contrato. O tempo que
voc precisaria para ligar para a pessoa, explicar o que precisa, aguardar o
recebimento j pode ser utilizado para outra atividade.

#6 - Acessar seus contratos de qualquer lugar: Com uma soluo que


permita fazer a gesto eletrnica de contratos possvel acessar as
informaes dos contratos de qualquer lugar e de dispositivos mveis. Com
recursos avanados de mobilidade, todas as movimentaes em contrato
podem ser feitas a qualquer tempo, sempre respeitando as permisses de
acesso de pessoa.

#7 - Ter mais segurana: Alm da segurana em relao ao nvel de acesso


definido pela empresa, o contrato fica salva-guardado em um ambiente
digital seguro. Fica assim protegido por protocolos de segurana de ltima
gerao e com cpias de segurana (backup). Ficam tambm desta tambm
protegidos de catstrofes como incndios.
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#8- Reduzir custos: No item #4 falamos da gerao de boletos e correes
para 350 clientes. Se a empresa no possui um sistema informatizado
para faz-lo vai precisar de quantas pessoas para fazer este trabalho? Sem
dvida, automatizar esse processo, significa reduzir custos.

#9- Gerenciamento do ciclo de vida do contrato: Voc monitora toda a


vida do contrato: desde a abertura, aprovaes, alteraes contratuais,
vencimento e o encerramento. Assim, voc no perde prazo para
negociaes de renovaes por exemplo, garantindo ganhos geralmente
em funo da antecipao da negociao. Sabemos que negociar em cima
do prazo sempre menor a chance de conseguir uma negociao mais
interessante.

#10- Fim dos extravios: com o contrato digitalizado, j era o tempo


em que ningum sabia onde estava determinado contrato. Oque
normalmente acabava na desagradvel situao de um colaborador passar
a responsabilidade para o outro, do tipo deixei na sua mesa, ou enviei por
malote para fulano

#11- Zero retrabalho: Em um cenrio onde voc gerencia os contratos


fisicamente, caso acontecesse de o contrato em papel ser extraviado,
por vezes inclusive com algumas assinaturas j coletadas, era necessrio

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reemitir o contrato e voltar a etapa zero da coleta de assinaturas. Com o
contrato digitalizado ou salva-guardado em meio eletrnico ao sistema,
voc se previne de extravios com cpias de segurana e backups e
consequentemente esse retrabalho passa a ser inexistente.

#12- Padronizao: Quando no existe uma gesto dos contratos,


no existe tambm a padronizao destes contratos. Diferentes reas
contratam seus fornecedores com diferentes formatos de negociao e
forma de pagamento. A padronizao do fluxo do processo de contratao
com os responsveis de cada atividade e rea evita que etapas sejam
negligenciadas. Ganha a empresa como um todo.

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POR ONDE COMEAR?

Temos certeza de que aps avaliar os inmeros benefcios da gesto


eletrnica de contratos, voc se convenceu da importncia do
gerenciamento automatizado das atividades que derivam dos contratos. E
possivelmente voc deve estar se perguntando: E agora, por onde comear?

fundamental tratar o assunto com empresas que sejam realmente


referncia na rea. Ser referncia, um processo que leva muito tempo.
No basta ter acesso tecnologia, sem que essa tecnologia esteja pautada
no conhecimento das dificuldades reais vividas pelos profissionais da rea.
A sim, juntos, o conhecimento e a tecnologia faro diferena.

Segundo a Associao Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC), em


2010 durante pesquisa realizada na rea de contratos das empresas,
destacou um ponto muito importante: a tecnologia e o suporte digital tm
sido fundamentais para a otimizao dos processos. Os investimentos
em aquisio de ferramentas de TI na gesto de contratos tiveram saldo
positivo, 63% das empresas abordadas j aderiram.

Desafios e as falhas operacionais, ainda fazem parte do processo de gesto


de contratos: 30% dos respondentes afirmaram ter ocorrido algum tipo
de perda decorrente de problemas na gesto de contratos. Estes dados
reforam a necessidade de prticas de controles, suportados por algum

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tipo de ferramenta que permita o monitoramento e a definio de planos de
correo.

Por isso, nossa recomendao que voc pesquise bastante e converse


com colegas da rea antes de tomar essa deciso que exige investimento e
esforo de implantao.

Esse material foi til e interessante para voc?


Ento aproveite e compartilhe com a sua rede de contatos

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CONCLUSO

Esperamos que aps a leitura deste eBook voc esteja convencido do


quanto possvel evoluir na gesto de contratos.

Como voc viu, so inmeras as vantagens em implementar a gesto


eletrnica dos seus contratos seja de fornecedores ou clientes, na
construtora ou incorporadora. E o melhor, todas as reas ganham e a
integrao entre elas fica ainda mais fortalecida.

Aproveitar o melhor da tecnologia o que pode fazer a diferena no seu


negcio. Utilizar um software especializado em construo e incorporao
podem fazer muita diferena.

Para que os nossos materiais fiquem ainda melhores, compartilhe conosco


sua opinio sobre o tema.

Estamos a disposio para mais informaes

Entre em contato!

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REFERNCIAS

http://www.excelenciaemgestao.org/Portals/2/documents/cneg5/
anais/T8_0177_0611.pdf

http://loja.pini.com.br/pini/produto/Produto-292.aspx

http://www.direitolegal.org/artigos/gestao-de-contratos-e-desafio-
para-companhias-brasileiras/

https://www.bancodoc.com.br/institucional/gestaoContratos.aspx

http://jus.com.br/artigos/24370/contratos-eletronicos

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