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Implementao do programa 5s em um escritrio de advocacia

RESUMO:

PALAVRAS-CHAVE:

The implementation of the 5S program in a loywer office

ABSTRACT:

KEYWORDS:
1. INTRODUO

O Brasil tornou-se, nas ltimas dcadas, uma economia na qual o setor


servios representa quase dois teros do emprego urbano metropolitano e
responde por mais da metade do PIB, numa trajetria semelhante evoluo
econmica dos pases desenvolvidos.
O Brasil vem, ao longo das ltimas dcadas tendo um grande avano e
crescimento no setor de servios, hoje representando dois teros do emprego
nas cidades aproximadamente 70% do PIB do pas, podendo ser comparado
esta representatividade pases desenvolvidos. Devido ao novo cenrio
econmico mundial intensificado pela globalizao fica mais intenso o
conhecimento dos clientes nos seus direitos e tambm nos questionamentos e
busca pela qualidade nos produtos e servios adquiridos. Com isto, surgem
diversos programas voltados Qualidade com o objetivo de promover a melhoria
contnua dos produtos e dos seus processos.
O 5S, programa nascido no Japo veio ao Brasil como um programa da
qualidade capaz de melhorar as condies visuais e de uso dos ambientes e
objetos, podendo ser aplicado nas organizaes e na vida particular de qualquer
pessoa. No mbito empresarial, o programa 5S tem por objetivo mudar o
pensamento e o comportamento das pessoas. No se trata apenas de um
programa de limpeza, mas de melhoria de qualidade e produtividade na
empresa. Acredita-se que o 5S como um jardim de infncia da qualidade dentro
de uma organizao, pois, sua filosofia profunda e desenvolve grandes
mudanas comportamentais que acompanham as pessoas onde quer que elas
se encontrem. Sabemos que mudanas de hbito so lentas, portanto, se faz
necessrio ter pacincia durante a implantao.
Neste presente trabalho foi avaliada as melhoras da implantao de um
programa de qualidade em uma empresa prestadora de servios de pequeno
porte (escritrio de advocacia), onde foi realizada a implantao do programa
5S.
2. O PROGRAMA 5S

O 5S um programa originalmente japons que tem como principal


funo o aumento da velocidade do fluxo de informaes. orientado por cinco
palavras-chave japonesas: SEIRI (Separao); SEITON (Ordenao); SEISOH
(Limpeza); SEIKETSU (Padronizao); SHITSUKE (Disciplina).
De acordo com Silva (2003), o Seiri (1 S) significa utilizao, arrumao,
organizao, seleo ou classificao. Ter senso de utilizao identificar
materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados
necessrios e desnecessrios, descartando ou dando a devida destinao quilo
considerado desnecessrio ao exerccio das atividades. A palavra separao
resume muito bem o 1 S, pois o que caracteriza, na prtica, o Seiri. Alm
disso, necessrio combater o hbito natural do ser humano de guardar as
coisas, ou seja, preciso identificar o porqu dos excessos de materiais,
adotando medidas preventivas de forma a evitar o acmulo de materiais
desnecessrios (LAPA, 1998).
O objetivo do Seiton (2 S) organizar os itens absolutamente
necessrios, identificar e colocar tudo em locais definidos para cada tipo de item,
de modo que seja fcil a sua localizao (DELGADILLO, JUNIOR & OLIVEIRA,
2006). Conforme Lapa (1998), o Senso de Ordenao significa a determinao
do melhor local, maneira e disposio para guardar dispositivos, matria-prima
e documentos identificados na prtica da separao, de tal forma que possam
ser localizados, utilizados e repostos com facilidade, sem perda de tempo e com
segurana.
Segundo Ribeiro (1994), a etapa do Seisoh (3 S) consiste em eliminar a
sujeira, verificando as causas de sua origem. Deve-se entender como sujeira
tudo o que camufla a realidade do local de trabalho, portanto, no apenas sujeira
material e sim outros irregularidades como pouca iluminao, odores
desagradveis, rudos e vibraes. Conforme Nakata (2000) diz: Remover a
sujeira torna tudo mais visvel. Removendo o p e as manchas, a parte oculta
pela sujeira fica exposta inspeo.
Segundo Ribeiro (1994), o Seiketsu (4 S), consiste basicamente em
padronizar todos os procedimentos, hbitos e normas de modo que sejam
mantidos os trs primeiros S anteriores, mantendo a higiene e a limpeza.
Segundo Hirano (1996), esta etapa pode ser alcanada seguindo as trs
recomendaes seguintes, que nada mais so do que uma sntese dos trs S
anteriores: a) No permitir itens desnecessrios (separao, Seiri); b) No
permitir baguna (ordenao, Seiton); c) No deixar sujeira (limpeza, Seisoh).
Realizar rotinas de inspeo e disciplina de limpeza, alm do registro de
procedimentos padronizados permite que esta etapa seja alcanada, j que
necessrio que haja o registro por meio de documentos formais ou no, ou at
mesmo de informativos, a fim de que no haja dvidas a respeito da organizao
que deve ser mantida.
No Shitsuke (5 S), a meta incentivar o desenvolvimento da disciplina
de manter todas as outras etapas atingidas anteriormente. Ribeiro (1994) nos
coloca que: ser disciplinado cumprir rigorosamente as normas e tudo o que
for estabelecido pelo grupo. A disciplina um sinal de respeito ao prximo.
Segundo Lapa (1998), a autodisciplina referida pelo Shitsuke, envolve
desenvolver o hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos,
atender especificaes, sejam escritos ou informais.

3. A EMPRESA

A empresa escolhida foi um pequeno escritrio de advocacia localizado


na rua napoleo lima bairro jocley club. A mesmo funciona por rotatividade de
hora marcada (a cada hora pelo menos duas pessoas marcadas por ordem de
chegada) e conta com 25 funcionrios sendo desses 15 fixos (10 advogados, 1
administrador, 1 contabilista, 2 seguranas e 1 atendente); 5 rotativos (5
estagirios que mudam a cada 6 meses ou 1 ano) e 5 terceirizados (2 da limpeza
e 3 consultores - sendo desses 1 engenheiro civil especializado em segurana
do trabalho, 1 engenheiro mecnico especializado em segurana do trabalho e
1 uma advogada especializada em direito penal).

4. APLICAO DOS 5S

Por ser um programa, h passos que devem ser seguidos visando


otimizao dos resultados encontrados. De posse dos conceitos apresentados,
possvel apontar um modelo de implantao que segue o seguinte fluxo:
Figura 1.: Fluxo de implementao dos 5s
Fonte.: Nunes, Alves, (2008)

No caso cada senso deve ser aplicado de maneira individual em seu


devido tempo, afim de que cada passo complemente o prximo e feixe o senso
anterior gerando no final o resultado pretendido.
Antes e aps a aplicao de cada senso tirou-se fotos do local para
comparao dos resultados. A aplicao dos 5s na empresa foi do dia 23 de
outubro de 2017 at o dia 10 de novembro de 2017.
De acordo com Nunes e Alves (2008), a primeira etapa a ser realizada
a definio do local ou local a ser implantado o sistema, definindo tambm os
responsveis por cada rea sendo eles funcionrios da rea ou no. Esta
definio faz com que haja uma equipe gerindo cada rea sob sua
responsabilidade. Portanto antes de tudo no dia 23 de outubro de 2017 foi
necessrio uma reunio com os funcionrios da empresa, com o intuito de
explicar sobre os 5s e a importncia do mesmo e esclarecer dvidas a respeito
das possveis mudanas que ocorreriam.

4.1. PRIMEIRO SENSO SEIRI (SENSO DE UTILIZAO E DESCARTE)

Aps a reunio ocorrida no primeiro dia (23 de outubro de 2017) foi


colocado em pratica o primeiro senso (SEIRI) onde com a devida ajuda dos
funcionrios foram classificados os itens desnecessrios, estes foram colocados
em depsitos ou descartados pela equipe de limpeza.
4.2. SEGUNDO SENSO SEITON (SENSO DE ORDENAO/ARRUMAO)

No dia 24 de outubro de 2017 foi colocado em pratica o segundo senso


(SEITON) onde cada um classificou o que mais precisava e com isso colocou os
itens de maior utilizao em local de fcil acesso e de maior praticidade de uso,
os itens com menos uso foram colocados em locais de acesso mais restrito ou
ento colocados em depsitos.
No dia 25 de outubro de 2017 foi visto a necessidade de uma mudana
no layout do escritrio, onde uma mesa ocupava muito espao central
dificultando a passagem de pessoas pelo local; foi identificado tambm a
necessidade de uma mudana em relao a impressora que ficava muito
distante do escritrio em si.
Utilizou-se de pastas para melhor separar os documentos que antes
se encontravam em cima de mesas ou jogados em gavetas de forma
inapropriada e misturados dificultando o encontro dos mesmos.
No dia 27 de outubro de 2017 mudou-se tambm o uso de uma sala
que foi transformada em sala de descanso ou sala de estar para os funcionrios
e ao mesmo tempo de deposito (essa sala tinha uso redundante pois o escritrio
j possua uma sala de espera suficientemente grande e confortvel para alojar
seus clientes o fato de ter hora marcada fazia tambm o fluxo de clientes ser
baixo).

4.3. TERCEITO SENSO SEISO (SENSO DE LIMPEZA)

No dia 30 de outubro de 2017 foi implantado o terceiro senso (SEISO)


onde se conversou com os funcionrios afim de que manteassem o local de
trabalho limpo, no observou-se sujeira no locais de trabalho (eram bem limpos)
porem muitos usavam o local de trabalho para almoo e jantar o que no
acarretava em problema algum apenas no jantar que observou-se o acumulo de
comida a noite no local (a equipe de limpeza passava apenas pelo turno da tarde
ou seja a noite no havia limpeza e o local ficava a noite inteira sujo ou em pior
caso o fim de semana inteiro sujo) o que trazia um problema com formigas
principalmente e essas prejudicavam a imagem do local bem como os
documentos e at mesmo os equipamentos que permaneciam no local. Devido
a isso foi colocados panos de fcil alcance no local e bandejas para que os
funcionrios comeam em cima das mesmas ou limpassem a mesa pela noite.

4.4. QUARTO SENSO SEIKETSU (SENSO DE ASSEIO E SADE).

O quarto senso foi implementado dos dias 1 at o dia 6 de novembro


e teve como principal objetivo reforar os outros sensos j implementados para
isso foi usado de uma tabela (apndice A) que consiste em um mapa de auto
avaliao onde os prprios funcionrios poderiam avaliar seus locais de trabalho
levando em considerao a limpeza, arrumao e ordenao.

4.5. QUINTO SENSO SHITSUKE (SENSO DE DISCIPLINA).

O quinto senso foi implementado do dia 6 at o dia 10 de novembro e


teve como principal objetivo observar a continuidade e resultados dos sensos
implementados bem como ter garantia que os mesmo seriam mantidos depois
do projeto.

5. RESULTADOS E DISCURSSES

6. CONCLUSO

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Apndice A Tabela autoavaliativa