BD 2017

Introduccin al diseo de bases de datos, 2017
Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin
de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente.
El trmino de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en
California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada
que se encuentra agrupada o estructurada.
Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por:un conjunto de
datos almacenados en medios fsicos o virtuales que permiten el acceso directo a ellos; y un
conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 1

DEFINICIN DE BASE DE DATOS
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales
son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en
particular.
Caractersticas
Independencia lgica y fsica de los datos.

Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditora.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs delenguajes de programacinestndar.
Los seres humanos tenemos tendencia a almacenar datos sobre cualquier cosa y, de hecho, no en
vano se dice que esta es la era de la informacin por la abundancia de esta. Y es que cada poco
tiempo, la informacin que cualquier persona tiene a su alcance se multiplica abarcando tanta
cantidad como el total de informacin producida a lo largo de toda la historia.
En esa omnipresencia de la informacin como herramienta de valor, tienen un gran protagonismo

las tecnologas de la informacin y la comunicacin, y no sera posible sin el concurso de los
sistemas informticos y las redes de comunicaciones como Internet.
Otro de los elementos clave en esta sobreabundancia de informacin es el software. Los datos
acumulados, por ellos solos, no nos dicen nada. Es como si en un despacho tuviramos
amontonadas hojas y hojas con textos escritos, no valdran de nada si no las tuviramos agrupadas
en libros o trabajos con su correspondiente ndice para encontrar lo que estamos buscando.
De la misma forma, tenemos herramientas a nuestro alcance para organizar y estructurar la

informacin dentro de nuestras computadoras. Estas herramientas, que pueden ser de tipos
distintos segn la forma en que trabajan, reciben un nombre en comn: DBMS, siglas en ingls de
Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD en espaol).
Software que nos permita gestionar bases de datos hay muchos, desde los ms sencillos que estn
pensados para solventar las necesidades domsticas y de negocios pequeos, hasta los grandes
sistemas concebidos para poder servir a grandes multinacionales, soportando millones de
transacciones de forma diaria.
La diferencia entre unos y otros se encuentra en muchos aspectos pero, principalmente,

diferenciamos los DBMS por la forma en que trabajan, veamos algunos tipos:
Bases de datos relacionales. Probablemente, los ms populares. La informacin se estructura en

tablas, cada una representando un tipo de objeto y sus caractersticas. Cada tabla puede tener un
campo o varios que permiten identificar cada registro de forma unvoca, y crear relaciones con otras
tablas. La mayora de les gestores de bases de datos actuales pertenecen a este tipo
Bases de datos distribuidas. Soporta la distribucin tanto de los datos como del software de gestin,
entre varias computadoras. Muy til cuando tenemos que trabajar en una misma organizacin que
posee diferentes sedes geogrficas o nacionales.
Bases de datos jerrquicas. Los datos se organizan en formato de rbol invertido. Son idneas para
grandes volmenes de informacin.
Bases de datos en red. Una variante del modelo anterior, el jarrquico, en el cual una rama del rbol
invertido no solamente puede tener diversas ramas, si no que un mismo nodo puede provenir de
varias ramas.
Bases de datos transaccionales. Si las relacionales es el tipo de SGBD ms frecuente, las

transaccionales son las ms infrecuentes. Orientadas a su uso en los entornos bancarios,
empresariales e industriales, basan su paradigma de uso en la realizacin de dos operaciones para
completar una transaccin, una de ellas habitualmente para comprobar que se cumplen
condiciones preestablecidas.
Bases de datos orientadas a objetos. Parecidas conceptualmente a las relacionales en ciertos

aspectos, derivan de las mismas ideas que equiparon los lenguajes de programacin orientados a
objetos como el C++, permitiendo, por ejemplo, crear objetos a partir de otros, de los cuales
heredan algunas caractersticas.
Bases de datos documentales. Pensadas para servir a las aplicaciones de gestin documental,
lidiando con grandes volmenes de texto y permitiendo efectuar bsquedas en ellos.
Bases de datos multidimensionales. Muy parecidas a las relacionales, son utilizadas bsicamente
para la realizacin de aplicaciones OLAP. Una tabla no solamente contiene columnas y valores por
cada registro, sino que, adems, se le asocia una mtrica. De ah que se expanda en varias
dimensiones.
Bases de datos deductivas. Almacena hechos y reglas, con cuyas inferencias es posible llevar a cabo
deducciones.

SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS (SGBD)
Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls DataBase Management System) son un tipo de
software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las
aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de
manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta. Permiten ventajas tales como:
Control sobre la redundancia de datos:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto
hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, adems de provocar la falta de consistencia
de datos.

En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros estn integrados, por lo que no se almacenan
varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la
redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre
los datos.
Consistencia de datos:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que
haya inconsistencias. Si un dato est almacenado una sola vez, cualquier actualizacin se debe
realizar slo una vez, y est disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato est
duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar
que todas las copias se mantienen consistentes.
Compartir datos:
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los
utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede
ser compartida por todos los usuarios que estn autorizados.
Mantenimiento de estndares:
Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los establecidos a
nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estndares pueden establecerse
sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estndares de
documentacin, procedimientos de actualizacin y tambin reglas de acceso.
Mejora en la integridad de datos:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.

Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar.
Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se
debe encargar de mantenerlas.
Mejora en la seguridad:
La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios no

autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integracin de datos en los sistemas de
bases de datos hace que stos sean ms vulnerables que en los sistemas de ficheros.

Mejora en la accesibilidad a los datos:
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al

usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador
escriba una aplicacin que realice tal tarea.
Mejora en la productividad:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador necesita escribir en un
sistema de ficheros. A nivel bsico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros
tpicas de los programas de aplicacin.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la funcin

especfica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementacin
de bajo nivel.
Mejora en el mantenimiento:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas
de aplicacin que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su
estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en
los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se
conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las
aplicaciones que acceden a la base de datos.
Aumento de la concurrencia:
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultneamente a un
mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda informacin o
se pierda la integridad. La mayora de los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y
garantizan que no ocurran problemas de este tipo.
Mejora en los servicios de copias de seguridad:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias
para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer
copias de seguridad cada da, y si se produce algn fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.

En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la ltima copia de
seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de
modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo.
Desventajas de las bases de datos
Complejidad:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran
funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso
de ellos.
Coste del equipamiento adicional:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir ms espacio
de almacenamiento. Adems, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario
adquirir una mquina ms grande o una mquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto
har que la implantacin de un sistema de bases de datos sea ms cara.
Vulnerable a los fallos:
El hecho de que todo est centralizado en el SGBD hace que el sistema sea ms vulnerable ante los
fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).
SOFTWARE DE BASE DE DATOS
Entre los programas y lenguajes para administrar la BD, podemos encontrar los siguientes:
Lenguaje SQL es el ms universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos
permite realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y
borrar datos.
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su
rapidez. No es recomendable usar para grandes volmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes
cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser
creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos ms potente que access desarrollada por
Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volmenes de informaciones.

BASES DE DATOS RELACIONALES
Modelo entidad-relacin
Los diagramas o modelos entidad-relacin (denominado por su siglas, ERD

DiagramEntityrelationship) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de
informacin. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de informacin, sus
inter-relaciones y propiedades.
Cardinalidad de las Relaciones
El diseo de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:
Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente
una de la entidad B.
Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias
instancias de la entidad B.
Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con
cualquier instancia de la entidad B.
Una base de datos Relacional, a fin de ordenar la informacin de manera lgica, posee un orden que
debe ser cumplido para acceder a la informacin de manera coherente. Cada base de datos
contiene una o ms tablas, que cumplen la funcin de contener los campos.
Por consiguiente una base de datos posee los siguientes componentes:
Tablas
Campos
Registros
Lenguaje (este lenguaje es el software que servir para administrar la informacin, tanto
para guardarla, modificarla, consultarla, etc)
Usuarios
En el modelo Relacional, cada base de datos (BD) se compone de una o ms tablas que guarda
un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas (CAMPOS)
guardan una parte de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla,
cada fila de la tabla conforma un registro. Por ejemplo si tengo una BD de notas de alumnos, los
campos pueden ser: nombre, nmero de lista, nota de examen, nota de tarea, observaciones,
promedio, etc. Un registro sera toda la informacin de estos campos para un alumno en
especfico.
Tipos de Campos
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos (en funcin del tipo de informacin que se
almacena) que pueden ser similares o diferentes. Entre los ms comunes podemos nombrar:
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos encontrar enteros sin
decimales y reales decimales.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.
Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no
poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin. Almacenar fechas de
esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los das entre una fecha y
otra.
Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una unidad su
valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que
resultan exclusivos de un registro.

USO DE MICROSOFT ACCESS.
La informacin se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se dispone de

potentes sistemas para tratarla.
En todas partes se escucha sobre la base de datos
YouTube.com, Google, Facebook, y los correos electrnicos cuentan con una potente base
de datos.
Las Universidades crean una enorme base de datos con la informacin de los aspirantes, de
los estudiantes, de los docentes, etc.
Los bancos e instituciones financieras manejan una extrema seguridad para su base de
datos.
Al cumplir 18 ingres a la base de datos del sistema de registro de personas naturales

tengo mi DUI.
En la biblioteca se hacen consultas a la base de datos para prestar un libro.
La wiki tiene una base de datos de casi todo
Estas son algunas de las frases relacionadas a bases de datos, que seguramente has escuchado, y
que, llevan consigo la importancia y aplicacin de las bases de datos. Recordemos que los sistemas
de bases de datos se disean para manejar grandes cantidades de informacin. El manejo de datos
incluye, tanto la definicin de las estructuras para el almacenamiento de la informacin, como los
mecanismos para el manejo de la misma, esto incluye la introduccin, modificacin, respaldo,
proteccin, eliminacin y consulta.
Las bases de datos estn formadas por la BD (base de datos: conjunto masivo de datos que se
almacena con propsito particular) y un DBMS (Sistema de administracin de bases de datos) que
es el software que permite organizar y analizar los datos almacenados y organizados. Este sistema
es el software o el conjunto de programas con los que se puede acceder y manipular los datos.
En la BD tambin se encuentran personas involucradas. La BD necesita personas: de las que se

almacena su informacin, las que la alimentan la BD: digitando o introduciendo datos; de las que la
consultan, de las que crean los mecanismos de acceso o las estructuras para almacenarla y
protegerla. As existen distintos tipos de usuarios de la BD.
Con todo esto, se entiende tambin que la BD necesita de medios fsicos y virtuales para que las
personas utilicen y consulten la informacin.
La diferencia entre los grupos de datos comunes (que en informtica se guardan en archivos) y las
bases de datos est en que estas ltimas estn pensadas para almacenar datos en grandes
cantidades; y en ellas los datos tienen una relacin entre s en un alto grado y un manejo de la
relacin realmente sencillo y potente. Adems, gracias a ellas podemos realizar funciones de acceso
y bsqueda de los datos de un modo fcil y rpido. Microsoft Access es un sistema de gestin de
bases de datos que cumple estas normas al cien por ciento.
Microsoft Access pertenece a los sistemas de bases de datos relacionales, en los que los
datos se estructuran y organizan mediante tablas distribuidos en filas y columnas.
Las BD se clasifican de acuerdo a diversos criterios, por lo tanto existen muchos diferentes tipos de
bases de datos, por ejemplo segn su contenido hay bases de datos de texto, de imgenes y de
direcciones, jerrquicas y en red son bases de datos segn su forma de organizar la informacin.
En este periodo se utilizar el programa de aplicacin Microsoft Access, que se ubica en los SGBDR,
esto le proporciona una serie de ventajas tales como las mencionadas arriba como caractersticas
de los sistemas de gestin de BD.
Recordemos Qu es una base de datos relacional?
Se refiere a una manera de organizar la informacin que contiene la base de datos. En los sistemas
relacionales, la informacin se representa mediante tablas. Una tabla es una estructura de datos
que contiene informacin comn.
Por ejemplo una tabla de datos llamada <<MEDICOS>> podra estar construida por columnas como:
nombre, apellido, especialidad, telfono, direccin, Carn, Nmero de Junta de la carrera, etc. Otra
tabla llamada <<PACIENTES>> podra contener columnas como: Nombre del paciente, alrgico a,
posee seguro mdico, cdigo o nmero de seguro, direccin, telfono de emergencia, fecha de
nacimiento, nombre de la persona de contacto, nmero telefnico de la persona de contacto, etc. Y
se podra tener una tabla llamada <<CITAS MEDICAS>> que contenga los campos: Nmero de
registro, fecha, hora, carn (el nmero de mdico), cdigo de paciente, diagnstico, receta o
medicamentos indicados, incapacidad mdica, etc. Esta tabla puede estar relacionada con las otras
por medio de algunos de sus datos.
Con estas 3 tablas podra hacerse la gestin o control de citas mdicas. Ya que al relacionar la
informacin de ellas, se puede obtener la consulta o acceso a informacin que se necesite para este
control de datos.
La estructura se repite para cada registro y los datos (valores), aunque no siempre, son distintos
para cada uno. Los nombres de los campos, por su parte, forman la primera fila de la tabla (Nombre,
Apellidos y Telfono).

As pues, para crear un sistema de BD a la medida de las necesidades, habr que definir tantas
tablas como sean necesarias, lo cual requiere un conocimiento amplio de los datos que se va a
informatizar, dialogar con las personas que la utilizarn, con esto agotaremos todos los detalles
necesarios para disear un sistema que sea eficiente en todos los sentidos.
Para construir una base de datos es necesario transformar los datos del mundo real en datos
informticos, para lo cual los sistemas de gestin de bases de datos actuales han desarrollado varios
tipos de campos, para poder elegir cul es el que ms se ajusta a cada dato.
Por ejemplo, si vamos a almacenar el salario de un individuo (dato del mundo real), necesitaremos
algn tipo de datos numrico, ya que el sueldo es una cantidad numrica (el nmero ser el dato
informatizado).
QU SON LOS CAMPOS CLAVE?
En bases de datos grandes suele hacerse necesario tener los denominados campos clave, o campos
Id. Por ejemplo: Un nmero de carn, cdigo de empleado o de alumno como el NIE, el nmero de
DUI, NIT, etc.
En terminologa de bases de datos, una clave es un dato que define por s solo a un registro de una
tabla, es decir lo identifica y diferencia del resto. En una BD de datos de personas por ejemplo,
podran existir 2 o ms registros cuyos campos tengan los mismos valores, entonces se necesita que
por lo menos uno sea distinto al resto.
Al crear una tabla, debe indicarse cul va a ser su campo clave. Para ello, debe seleccionarse un
campo del que se sabe con certeza que no se repetir en ninguno de los registros de la tabla, ya
que, para poder definir ntegramente al registro, debe ser un dato nico en la tabla.
CREACIN DE CAMPOS CLAVE EN ACCESS.
Para crear un campo clave, seleccinelo en la ventana de diseo de la tabla y pulse el botn con el
icono de una llave de la barra de herramientas, o bien, active la opcin Clave Principal del men
Edicin.
Esta opcin activa el campo en cuestin como clave principal de la tabla. Si volvemos a usar ese
botn o la opcin del men Edicin el campo clave deja de ser el anterior y pasa a serlo el nuevo, ya
que como decamos antes, la tabla slo puede tener un campo clave.

DISEO DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL.
En Microsoft Access, el software que se utilizar en esta unidad, uno de los puntos ms importantes
a considerar es la definicin de tablas y las relaciones entre ellas; Access es un SOFTWARE de base
de datos relacional, por lo cual su manera de guardar informacin es a travs de tablas. Por este
motivo, el desarrollador o programador debe hacer un diseo de cada tabla, los campos que
contiene, y las relaciones entre stas. Lo anterior no quiere decir que una tabla no pueda
modificarse en cualquier momento, pero esta accin puede conllevar a la destruccin de la
informacin previamente almacenada.
Lo primero que debe hacerse es una visin general de las estructuras que almacenarn los datos del
sistema y luego detallar las caractersticas que cada una debe tener, para que la informacin no
aparezca duplicada. Y como ltimo paso, se construirn mecanismos que manipularn estas
estructuras.
Los pasos siguientes son recomendables para la creacin de un buen diseo y se deben hacer antes
de la creacin de cualquier objeto:
1. Se deben especificar las tablas
2. Se indicar para cada tabla los campos que la componen.
3. Para cada uno de los campos, se realizar un anlisis para determinar el tipo de dato y
posibles restricciones de los valores que contendrn. Por ejemplo, si un campo es una nota
4. Se identificarn los campos comunes en las tablas, para saber cuales tablas tienen
relaciones.
5. Se definen las llaves primarias. Esto es escoger su campo clave para cada tabla. EL campo
ms indicado sera un ID. Por lo general debe existir en cada tabla un campo que le asigne un
cdigo, no. de carn, ID u otro que sea nico para cada elemento.
6. Finalmente se disearn los mecanismos que manipulen estas tablas. Se enlistan las
preguntas y operaciones de mantenimiento que requerir hacerse a la BD.
Despus de esto se lleva el diseo a la prctica, y para esto nos servir Access
CREACIN DE BASES DE DATOS.
Lo primero que Access requiere para crear una nueva base de datos es el nombre con el que
quedar guardadocomo un archivo en el disco. Entonces, usaremos el cuadro Nombre de archivo

para escribirlo. Recuerde que tambin debe elegir el lugar donde almacenar la base de datos con
el cuadro Guardar en.
Una vez que se han establecido estos datos, y pulsar el botn aceptar, Access crea la base de datos
y muestra una ventana que contiene todos sus elementos vacos.
Esta ventana se llama Ventana de Base de datos y muestra como un men un grupo de botones con
las operaciones posibles dentro de la BD:
OBJETOS DE LA BD EN ACCESS:
a) TABLAS. Son los cimientos sobre los que se construyen las BD . Consta de elementos de
informacin dispuestos bajo encabezados de columna llamados CAMPOS los cuales describen el
tipo de informacin en cada columna. Cada elemento de informacin es el VALOR DE UN CAMPO y
cada fila de datos o de campos forma un REGISTRO.
b) CONSULTAS. Son cuestiones que se plantean a la base de datos para obtener ciertos
resultados. Generalmente, las consultas generan un listado con el resultado de la cuestin o
pregunta que se ha planteado.
c) FORMULARIOS. Son plantillas cuya finalidad es el modelado de los datos de una base de
datos. El resultado de la creacin de un formulario es que Access permitir introducir y editar los
datos de una tabla, o incluso de la base de datos completa de una forma ms profesional. Su
funcin es puramente esttica y para un manejo ms cmodo.
d) INFORMES. He aqu otro tipo de plantilla que utiliza los datos de las tablas o consultas para
generar un enunciado que suele ir destinado a imprimirse. Se forman por textos y datos extrados
de las tablas o consultas.
e) MACROS. Es una funcin compleja que se ha construido partiendo de otras ms simples.

Suelen emplearse para procesos que requieren varias funciones utilizadas con frecuencia. La macro
se encargar de ejecutar automticamente todas las funciones que se hayan incorporado en ella.
f) MODULOS. Es una parte de un programa realizado con un lenguaje de programacin que

proporciona Access.
CREACIN Y MANEJO DE TABLAS.
TIPOS DE CAMPOS CON ACCESS
1. Texto. Este tipo de campo est predispuesto a recibir datos textuales con cualquier
combinacin de caracteres. Por tanto, no estamos restringidos a letras, sino que podremos utilizar
cualquier tipo de carcter (interrogaciones, exclamaciones, asteriscos, signos de puntuacin,

nmeros, etc.). Tiene un tope de almacenamiento de 255 caracteres de tamao. Si intentamos
definir un dato de tipo Texto con ms de 255 letras (o derivados), obtendremos el correspondiente
error. Ejemplos clsicos de este tipo de datos son Nombres, Apellidos o Direcciones (domicilios), ya
que son claramente datos de texto que no superan 255 caracteres (generalmente nadie tiene un
nombre, apellidos o direccin con ms de 255 letras).
2. Memo (abreviatura de memorndum). Es capaz de contener datos de tipo Texto tal y como
hemos descrito antes; sin embargo, difiere del tipo Texto en que su capacidad de almacenamiento
de texto es mucho mayor. Con un dato de tipo Memo podremos almacenar hasta 65.535 caracteres
en cada campo. As pues, su utilidad es la misma que la del tipo Texto, pero para grandes
cantidades. Por ello, es conveniente utilizarlo slo para casos en los que se sepa con certeza que se
va a superar la cantidad de 255 caracteres, pues de lo contrario estaremos malgastando espacio en
el disco. Por ejemplo, este tipo de datos puede aadirse a una tabla en la que necesitemos el dato
Observaciones, o un Historial mdico, que suele necesitar bastante espacio de texto.
3. Numrico. Permite almacenar cualquier cifra con la que se puede llevar a cabo operaciones
matemticas o de clculo. Es recomendable emplear el tipo numrico para almacenar nmeros, ya
que generalmente ocupan menos espacio en el disco que si empleamos el tipo Texto para ellos. Sin
embargo, existen casos en los que no tendremos ms remedio que emplear el tipo Texto en lugar
del Numrico. Por ejemplo, si se va a incluir el campo Cdigo postal en una tabla, ste seguramente
deba ser de tipo Texto, ya que algunos cdigos postales comienzan por cero y Access eliminar el
cero de cualquier cifra que comience con ese dgito. Un ejemplo de tipo Numrico puede ser la
Edad, y otro ejemplo podra ser la Estatura de un individuo.
4. Fecha/Hora. Utilice este tipo de datos en las tablas en que tenga que incorporar datos
horarios o de fecha. El formato de la fecha o de la hora puede ser de varios tipos, pero
normalmente suele trabajarse con cifras (por ejemplo: 29-05-68). Los datos anuales tienen un rango
que abarca desde el ao 100 hasta el 9.999. Ejemplos tpicos son Fecha de nacimiento o Fecha de
ingreso.
5. Moneda. Con las mismas caractersticas que el tipo Numrico, existe el tipo moneda, que
incorpora el detalle de aadir el dato $ a cualquier cifra que contenga el campo en cuestin. Con un
campo de tipo Moneda podemos tambin realizar operaciones, generalmente para hacer
porcentajes (de impuestos, IVA, comisiones, etc.). La coletilla monetaria que se aade, difiere en
cada pas, ya que Access extrae esta informacin de Windows. Los ejemplos clsicos de campos
monetarios son Salario e IVA, que son datos numricos operables matemticamente y que, por
pertenecer al mundo financiero, pueden llevar aadido el smbolo monetario correspondiente.
6. Autonumrico. Los campos de tipo Autonumrico se utilizan para asignar un nmero al

registro o a cada registro de la tabla. El formato incremental (Hay dos formatos de este tipo de
datos: incremental y aleatorio), regularmente se utilizar para llevar algn tipo de recuento que
Access, este se incrementa automticamente en cada registro nuevo que se incorpore a la tabla, es
un dato que el usuario no debe rellenar. Este tipo de campo tiene la restriccin de que no puede
verse en el modo tabla. Sin embargo, puede utilizarse para cualquier operacin que solicite su
contenido. Por ejemplo, si algn campo numrico necesita un dato que dependa del registro en que
se encuentre, deberemos incorporar un contador que ir incrementndose paralelamente al
nmero de registro.
7. S/No. Un tipo de dato que puede resultar til es el tipo S/No, tambin denominado tipo
Lgico. Se utiliza para datos que se definen claramente slo conteniendo el dato Verdadero (S) o
Falso (No). Un ejemplo para este tipo de datos puede ser: Empleado, que se refiere a si actualmente
est empleado o no, que al contener como datos posibles slo S o No, informa de la situacin
laboral del sujeto al que pertenece la ficha (registro).
8. Objeto OLE. Para terminar, el tipo Objeto OLE puede contener informacin que provenga de
otras aplicaciones Windows. Podemos incorporar datos de programas como Paint, o la Grabadora
de sonidos, de modo que estaremos aadiendo a un registro un sonido o una imagen que proviene
de otro programa ajeno a Access. Suele utilizarse para incorporar una fotografa de la persona que
ocupa el registro en cuestin. El tamao mximo para cada objeto OLE que se incorpore a un
registro es de 1 Giga bite.
9. Hipervnculo. Bsicamente se trata de un tipo Texto especializado en contener enlaces de

Internet. Un hipervnculo es un enlace con cualquier parte de la red. Un campo de tipo Hipervnculo
tiene como finalidad contener una direccin de la red de Internet, de modo que cuando el usuario
haga clic sobre l, el enlace le llevar hasta la direccin que contenga. Cuando se est en una tabla
que contenga algn campo de este tipo, puede generarse un enlace utilizando el botn de la barra
de herramientas.
RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BD
Dos tablas de una BD pueden estar relacionadas. Pueden tener un campo (o varios) comn. Su
utilidad consiste en aumentar la facilidad de creacin de consultas y otras funciones que utilizarn
los datos de ambas tablas para obtener una informacin ms completa.
La relacin entre dos tablas es fundamental en la bases de datos relacionales, que extraen su
nombre de esta funcin. La relacin entre dos o ms tablas aumenta el aprovechamiento de la BD
ya que si se conoce un dato comn, es posible tener acceso a los registros completos de todas las
tablas que contengan ese campo comn.
Supongamos que tenemos dos tablas de una BD llamada ADMINISTRACION UBER: para llevar el
control de MOTORISTAS, VIAJES y CLIENTES.
Es probable que, en ambas, exista un campo llamado ID_SOCIO, con los siguientes objetivos:
1. En la tabla CLIENTES existe porque es el campo clave de la tabla, ya que, gracias a l,

tendremos acceso a todos los datos de un nico cliente.
2. En la tabla VIAJES, donde se registra cada viaje, puede existir para conocer cul es el socio o
cliente que ha solicitado un servicio de transporte y a travs de ste tener acceso a la info del
motorista que lo llev, adnde, pago realizado, etc
Este proceso se lleva a cabo mediante las consultas, que resultan fciles de utilizar si tenemos bien
relacionadas entre s las tablas de la BD.
Por qu conviene definir relaciones
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita
una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer
paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, puede
crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez.
Relacin uno a varios
La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms

comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla
A puede tener muchos registros coincidentes en la
Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un
registro coincidente en la Tabla A.
Relacin uno a uno
En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo

puede tener un registro coincidente en la Tabla B y
viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que
la mayora de la informacin relacionada de esta forma
estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno
para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte
de una tabla por razones de seguridad o para almacenar
informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla
principal.

Relacin varios a varios
En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A

puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y
viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define
una tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave
principal consta de al menos dos campos: las claves
externas de las Tablas A y B.

CONSULTAS
En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qu clientes viven en tal o cual ciudad,
cuantas propiedades del tipo chalet existen, quin paga ms de 100.000 $ de alquiler, o cualquier
otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla,
pero segn el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo
localizar algn dato en concreto. Para ello estn las consultas. Las consultas son preguntas
preparadas que podemos disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access
se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos
hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos
de una consulta. Las consultas pueden ser de varios tipos:
Consulta de seleccin: es la ms utilizada. Permite ver los datos de una o varias tablas,
analizarlos, imprimirlos, etc.
Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas
Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o
actualizar registros, aadir o modificar registros, etc.
Consultas de unin: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas.
Consultas con criterios: estas permiten elegir los criterios para filtrar la informacin de la
tabla, segn el tipo de datos se escriben criterios utilizando operadores o comodines.
Para ms informacin, vea:
https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-las-consultas-a9739a09-d3ff-4f36-
8ac3-5760249fb65c
https://support.office.com/es-es/article/Ejemplos-de-criterios-de-consulta-3197228c-8684-4552-
ac03-aba746fb29d8
Ejercicios / Prcticas
Disee una base de datos para un prstamo de libros en una biblioteca estudiantil. Tenga en
cuenta que el prstamo se har solo a estudiantes registrados en la BD.
Disee una BD para BIBLIOTECA ESCOLAR que permita registrar la info de usuarios,
empleados, libros y prstamos

Disee una BD para alquiler de vehculos
Disee una BD para el control de cursos de una escuela de Football.
Disee una BD para manejar un museo de arte.

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Introduccin al diseo de bases de datos, 2017

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 1

DEFINICIN DE BASE DE DATOS

Independencia lgica y fsica de los datos.

En esa omnipresencia de la informacin como herramienta de valor, tienen un gran protagonismo

De la misma forma, tenemos herramientas a nuestro alcance para organizar y estructurar la

La diferencia entre unos y otros se encuentra en muchos aspectos pero, principalmente,

Bases de datos relacionales. Probablemente, los ms populares. La informacin se estructura en

Bases de datos transaccionales. Si las relacionales es el tipo de SGBD ms frecuente, las

Bases de datos orientadas a objetos. Parecidas conceptualmente a las relacionales en ciertos

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 3

SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS (SGBD)

Control sobre la redundancia de datos:

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 4

Mejora en la integridad de datos:

La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.

La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios no

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 5

Mejora en la accesibilidad a los datos:

Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al

El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la funcin

Mejora en los servicios de copias de seguridad:

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 6

Desventajas de las bases de datos

Coste del equipamiento adicional:

Vulnerable a los fallos:

SOFTWARE DE BASE DE DATOS

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 7

BASES DE DATOS RELACIONALES

Los diagramas o modelos entidad-relacin (denominado por su siglas, ERD

Cardinalidad de las Relaciones

Por consiguiente una base de datos posee los siguientes componentes:

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 9

USO DE MICROSOFT ACCESS.

La informacin se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se dispone de

En todas partes se escucha sobre la base de datos

Al cumplir 18 ingres a la base de datos del sistema de registro de personas naturales

En la biblioteca se hacen consultas a la base de datos para prestar un libro.

La wiki tiene una base de datos de casi todo

En la BD tambin se encuentran personas involucradas. La BD necesita personas: de las que se

Recordemos Qu es una base de datos relacional?

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 11

QU SON LOS CAMPOS CLAVE?

CREACIN DE CAMPOS CLAVE EN ACCESS.

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 12

DISEO DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL.

1. Se deben especificar las tablas

2. Se indicar para cada tabla los campos que la componen.

CREACIN DE BASES DE DATOS.

Externado de San Jos- Segundo Ao de Bto 13

e) MACROS. Es una funcin compleja que se ha construido partiendo de otras ms simples.

f) MODULOS. Es una parte de un programa realizado con un lenguaje de programacin que

CREACIN Y MANEJO DE TABLAS.

TIPOS DE CAMPOS CON ACCESS

cualquier tipo de carcter (interrogaciones, exclamaciones, asteriscos, signos de puntuacin,

6. Autonumrico. Los campos de tipo Autonumrico se utilizan para asignar un nmero al

9. Hipervnculo. Bsicamente se trata de un tipo Texto especializado en contener enlaces de

RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BD

1. En la tabla CLIENTES existe porque es el campo clave de la tabla, ya que, gracias a l,

Por qu conviene definir relaciones

Relacin uno a varios

La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms

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