GUA PRCTICA PARA LA PRESENTACIN DEL INFORME DE

EJECUCIN Y LA CERTIFICACIN DE LOS GASTOS

Versin adaptada de marzo de 2004

Programa INTERREG III A Espaa / Francia

COOPERACIN TRANSFRONTERIZA

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GUA PRCTICA PARA LA PRESENTACIN DEL INFORME DE EJECUCIN Y
LA CERTIFICACIN DE LOS GASTOS

INDICE

N Pag.
1.- DISPOSICIONES DE CARCTER GENERAL 2

1.1.- El papel del Jefe de Filas en las certificaciones 2

1.2.- Fechas de certificacin 2
1.3.- Presentacin de las certificaciones 2
1.4.- Elegibilidad de los gastos 3
1.5.- Identificacin del proyecto 4
1.6.- Identificacin y firmas de socios y jefe de filas 4
1.7.- Custodia de la documentacin del proyecto
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2.- CERTIFICACIN DEL JEFE DE FILAS: MODELOS 4

2.0.- Modelo 0 JF Informe intermedio - final de ejecucin 4

2.1.- Modelo 1 JF Certificacin de gastos del proyecto 4
2.2.- Modelo 2 JF Informe de avance fsico de la operacin 5
2.3.- Modelo Tabla 1 Grado de ejecucin de los indicadores 5
fsicos
2.4.- Modelo 3JF Ficha de coherencia con las polticas 6
comunitarias

3.- CERTIFICACIN PARCIAL DE LOS SOCIOS : MODELOS 6

3.1.- Modelo 1P Seguimiento financiero de ejecucin 6

3.2.- Modelo Tabla 3 Estado de los compromisos 6
3.3.- Modelo Tabla 4 Estado de los gastos 7
3.4.- Modelo Tabla 5 Estado de las cofinanciaciones pblicas 7
3.5.- Modelo 2P Certificado de gastos de personal 8
3.6.- Modelo 3P Certificado de gastos generales 8
3.7.- Modelo 4P Certificado de dietas y locomocin 8
3.8.- Modelo 5P Certificado de aportaciones en especie 9

4.- CERTIFICACIN FINAL 9

5.- PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR 10

5.1.- Socios espaoles 10

5.2.- Socios franceses 11

6.- CONTENIDO DEL DISQUETTE CON LOS MODELOS 12

7.- CONTACTOS CLULAS TCNICAS 13

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 INTERREG III A Espaa / Francia

GUA PRCTICA PARA LA PRESENTACIN DEL INFORME DE EJECUCIN Y

LA CERTIFICACIN DE LOS GASTOS

1.- DISPOSICIONES DE CARCTER GENERAL

1.1.- El papel del Jefe de Filas en las certificaciones

Es el responsable tcnico y financiero del proyecto aprobado.

Solicita de todos los socios del proyecto la certificacin parcial (ver punto 3); revisa su
correccin y propone a los socios las modificaciones en caso necesario ; realiza, como
socio que es, su certificacin parcial; con todos los datos parciales de todos los socios
rellena la certificacin global (ver punto 2).

Remite a la Clula Tcnica de Apoyo de referencia (Art. 1 del Convenio FEDER) las
certificaciones del proyecto en las fechas indicadas (ver punto 1.2)

1.2.- Fechas de Certificacin

. .- Primera certificacin de cada ao

Fecha final de gastos realizados : 31 de marzo

Fecha de entrega a la Clula Tcnica de referencia : antes del 30 de abril

. .- Segunda certificacin de cada ao

Fecha final de gastos realizados : 30 de septiembre

Fecha de entrega a la Clula Tcnica de referencia : antes del 20 de octubre

Si no se respetan dichos plazos, los informes no podrn ser objeto de la solicitud de

pago del FEDER.

1.3.- Presentacin de las certificaciones

Las certificaciones se enviarn en soporte papel y electrnico segn los modelos oficiales
proporcionados por la Autoridad de Gestin y las Clulas Tcnicas (versin adaptada de
marzo de 2004) y sin justificantes de pagos.

Todos los documentos debern ser originales, no se aceptarn fotocopias ni documentos

retocados.

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Las certificaciones deben presentarse sin encuadernar y en diferentes bloques :

Un primer bloque con los modelos rellenos correspondientes al Jefe de Filas :

Modelo 0JF Informe intermedio final de ejecucin

Modelo 1JF Certificacin de gastos del proyecto

Modelo 2JF Informe de avance fsico de la operacin

Tabla 1 Grado de ejecucin de los indicadores fsicos

Modelo 3JF Ficha de coherencia con las polticas comunitarias (debe

presentarse solamente en la certificacin segunda de cada ao (30 de septiembre).

En caso de considerarse necesaria la aportacin de informes complementarios a lo

requerido en los modelos oficiales, se presentarn en Anexos ordenados.

Un bloque de certificacin parcial por cada uno los socios sin mezclarse entre ellos:

Modelo 1P Seguimiento financiero de ejecucin

Tabla 3 Estado de compromisos (debe presentarse solamente en la certificacin

segunda de cada ao : 30 de septiembre).

Tabla 4 Estado de gastos

Tabla 5 Estado de cofinanciaciones pblicas (debe presentarse solamente en la

certificacin segunda de cada ao : 30 de septiembre).

1.4.- Elegibilidad de los gastos

Fecha de elegibilidad de los gastos :

Comienzo : Art. 3 del Convenio FEDER ( salvo si ha sido modificada en una adenda)

Finalizacin : Art. 2 del Convenio FEDER( salvo si ha sido modificada en una

adenda)

Coste elegible aprobado : Art. 4 del Convenio FEDER.

El IVA es gasto elegible slo si la entidad que lo paga no lo recupera.

Reglamento (CE) n 1145/2003 del 27 de junio de 2003

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 1.5.- Identificacin del proyecto

Todos los modelos deben identificarse en el lugar preparado al efecto con el nmero y el
ttulo del proyecto aprobado, as como el eje y la medida en los casos en los que se indique.

1.6.- Identificacin y firmas de socios y jefe de filas

Todos los modelos deben identificarse en el lugar preparado al efecto con el nombre
del socio y/o jefe de filas.

Esta exigencia responde al principio de separacin de los poderes entre el ordenador

del pago y el contable. No se pueden acumular dichos cargos en la misma persona

Todos los modelos deben estar debidamente firmados por los responsables legales y en
su caso por los responsables legales y financieros cualificados e identificados por su
nombre y cargo, adems de incluirse el sello de la entidad procurando que no oculte
las firmas. (Ver punto 5).

Cada modelo tiene reservado el espacio para las firmas correspondientes.

Todas las firmas sern originales.

1.7.- Custodia de la documentacin del proyecto

El Jefe de Filas debe guardar un dossier completo con toda la informacin tcnica y
financiera que se genere a lo largo de la vida del proyecto. El expediente deber guardarse
hasta tres aos despus de recibido el ltimo pago FEDER.

Las certificaciones deben ser guardadas con las copias de los documentos justificativos de
todos los gastos que se certifiquen ordenados segn las certificaciones y los socios, para los
preceptivos controles de las Administraciones.

2.- CERTIFICACIN DEL JEFE DE FILAS: MODELOS

2.0.- Modelo 0 JF Informe intermedio - final de ejecucin

Datos del Convenio FEDER ms la relacin de todos los socios del proyecto.

2.1.- Modelo 1 JF Certificacin de gastos del proyecto

Pagos efectuados : Corresponden a la suma de los gastos efectivamente realizados

(gastos pagados ; artculo 9 reglamento comunitario n 438) desde el inicio de
ejecucin del proyecto y en ningn caso podrn ser anteriores a la fecha de
elegibilidad fijada por el Convenio FEDER.

La suma de los compromisos corresponde a los importes de las obligaciones

reconocidas frente a terceros por los socios del proyecto ; es decir los pagos que no
han sido realizados y que lo van a ser en base a un compromiso formal ; facturas,
contratos, pedidos. Dicha suma tiene que coincidir con la suma de las tablas de todos

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 los socios. ( ver punto 3.3 ). Los compromisos slo tendrn que aparecer en el segundo
informe de ejecucin del ao (30 de septiembre).

Existen celdas protegidas en las que no se permite introduccin de datos. Se

ruega no manipular el modelo pues est preparado para la elaboracin
automtica de frmulas.

2.2.- Modelo 2 JF Informe de avance fsico de la operacin

Debe hacerse una descripcin detallada y precisa de las acciones llevadas a cabo en el
perodo de certificacin. Estas acciones tendrn que coincidir con las inicialmente
previstas en la ficha descriptiva del proyecto que figura en el Convenio de atribucin
del FEDER. En caso de haber desviaciones en positivo o negativo debern justificarse.

La forma de medir las acciones debe estar reflejada en forma de indicadores en las
Tabla 1, por tanto las explicaciones deben ser coherentes con esta tabla.

Si no se trata de la primera certificacin deber hacerse una mencin sinttica de lo

realizado hasta la fecha.

Si se considera necesario, se pueden adjuntar informaciones complementarias en

Anexos.

2.3.- Tabla 1 Grado de ejecucin de los indicadores fsicos

Los indicadores fsicos tienen que coincidir con los que figuran en el Convenio de
atribucin FEDER. (seccin objetivos del proyecto de la ficha descriptiva del
proyecto adjunta en anexo de dicho Convenio). En caso de no aparecer, debern
elaborarse y enviarse a la Autoridad de Gestin y a la Clula Tcnica de referencia.

Se recuerda que los indicadores de realizacin son los que se corresponden a las
acciones y los de resultado lo obtenido de cada accin (vg. : en un proyecto de
formacin un indicador de realizacin puede ser el n de cursos realizados y el de
resultado el n de personas formadas).

Es necesario cuantificar estos indicadores.

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 2.4.- Modelo 3JF Ficha de coherencia con las polticas comunitarias

Slo se cumplimentar en el segundo informe de ejecucin del ao (30 de septiembre)

La conformidad de los proyectos con las polticas comunitarias constituye un

elemento esencial del programa Interreg III A Francia / Espaa. Por lo tanto, es
necesario detallar los cuatro epgrafes : publicidad de la cofinanciacin europea ;
respeto de las normas de competencia y de la contratacin pblica ; la proteccin del
medio ambiente ; y la igualdad entre hombres y mujeres.

3.- CERTIFICACIN PARCIAL DE LOS SOCIOS: MODELOS

3.1.- Modelo 1P Seguimiento financiero de ejecucin

Los datos relativos al proyecto segn el Convenio FEDER (se deben rellenar
unicamente en este modelo, una frmula los repercute en los otros modelos).

Cuando se trate de la primera certificacin, las casillas "Comunicado anteriormente" y

"Fecha ltima de comunicacin" se deben dejar vacas.

3.2.- Tabla 3 Estado de los compromisos

Debe presentarse solamente en la certificacin segunda de cada ao (30 de

septiembre)

Los compromisos corresponden a los importes de las obligaciones reconocidas frente

a terceros por los socios del proyecto; es decir los pagos que no han sido realizados y
que lo van a ser en base a compromisos formales ; facturas, pedidos o contratos.

Si los socios no tienen compromisos en el perodo que se certifica debern poner 0 y

firmar la tabla.

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3.3.- Tabla 4 Estado de los gastos

En este documento tienen que figurar los tipos de gastos previstos en el Convenio
FEDER (seccin detalle de los gastos de la ficha descriptiva del proyecto adjunta
como anexo de dicho Convenio). Cualquier otro tipo de gasto se considerar como no
elegible. Por lo tanto, la casilla naturaleza del gasto tiene que rellenarse con mucha
precisin por tipo de gasto, evitando hacer otros agrupamientos.

Debe cumplimentarse una tabla por ao, para el perodo de certificacin.

Si es necesario se aadirn filas teniendo cuidado para no desvirtuar las

correspondientes a los totales que contienen frmulas para realizar
automticamente los clculos.

Debern cumplimentarse todas las celdas con la informacin detallada de :

los datos de la factura (parte izquierda de la tabla) salvo para los modelos de
certificado propuestos.

los de los pagos (parte derecha de la tabla), la fecha del pago y no la de la emisin
de la factura es la que determina la tabla en la que ha de incluirse.

En caso de no recuperar el IVA o TTC los datos de las celdas Total TTC y Total
elegible sern iguales.

En caso de recuperar el IVA o TTC los datos de las celdas Total TTC y Total
elegible sern diferentes.

La celda referencia corresponde al medio de pago que se haya efectuado y que

tiene su propio cdigo : cheque, orden de pago, transferencia

En el caso de utilizar los modelos de certificados de gastos ( modelos 2P, 3P, 4P, 5P),
estos gastos se clasificarn por aos (segn la fecha de pago).

3.4.- Tabla 5 Estado de las cofinanciaciones pblicas

Debe presentarse solamente en la certificacin segunda de cada ao (30 de

septiembre)

Corresponde a las contrapartidas pblicas nacionales (subvenciones) de las que gozan

los socios del proyecto. Tienen que coincidir con las previstas en el plan de
financiacin que figura en el Convenio FEDER.

Las referencias corresponden a las Deliberaciones, Convenios, Resoluciones u otra

frmula administrativa por medio de la cual se otorgaron estas financiaciones. Es
necesario anotar sus fechas as como las fechas de los cobros de estas subvenciones.

Si los socios no gozan de ninguna cofinanciacin pblica, tendrn que indicarlo en

este documento y firmarlo.

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3.5.- Modelo 2P Certificado de gastos de personal

Para facilitar la justificacin de gastos de personal, se propone un modelo de

certificado que recoja para todo el perodo de cada certificacin el total de gastos
pagados en este concepto. En cualquier caso, debern guardarse los justificantes de
pago de cada uno de estos gastos.

Es necesario presentar el certificado por anualidad ( segn la fecha de pago de los

gastos). En cada anualidad de la tabla 4, se indicar la referencia al certificado
correspondiente.

Si hubiera alguna contribucin no remunerada en este concepto, deber rellenarse el

Modelo 5P Certificado de contribuciones no remuneradas y no contabilizarse en
ste.

3.6.- Modelo 3P Certificado de gastos generales

Para facilitar la justificacin de gastos generales, se propone un modelo de certificado

que recoja para todo el perodo de cada certificacin el total de gastos pagados en este
concepto. En cualquier caso, debern guardarse los justificantes de pago de cada uno
de estos gastos.

Es necesario presentar el certificado por anualidad ( segn la fecha de pago de los

gastos). En cada anualidad de la tabla 4, se indicar la referencia al certificado
correspondiente.

Si hubiera alguna contribucin no remunerada en este concepto, deber rellenarse el

Modelo 5P Certificado de contribuciones no remuneradas y no contabilizarse en
ste.

3.7.- Modelo 4P Certificado dietas y locomocin

Para facilitar la justificacin de gastos de dietas y locomocin, se propone un modelo

de certificado que recoja para todo el perodo de cada certificacin el total de gastos
pagados en estos conceptos. En cualquier caso, debern guardarse los justificantes de
pago de cada uno de estos gastos.

Es necesario presentar el certificado por anualidad ( segn la fecha de pago de los

gastos). En cada anualidad de la tabla 4, se indicar la referencia al certificado
correspondiente.

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3.8.- Modelo 5P Certificado de contribuciones no remuneradas

Para facilitar la justificacin de las contribuciones no remuneradas, se propone un

modelo de certificado que recoja para todo el perodo de cada certificacin el total de
este tipo de aportaciones. En cualquier caso, debern guardarse los justificantes de
renuncia al cobro, en el caso de contribuciones de personal.

Es necesario presentar el certificado por anualidad. En cada anualidad de la tabla 4, se

indicar la referencia al certificado correspondiente.

4.- CERTIFICACIN FINAL

En la ltima certificacin, deber rellenarse el Modelo 2 JF Informe de avance fsico

de la operacin para el perodo de certificacin ltimo .En este informe, deber
aadirse un epgrafe en el que se demuestre el valor aadido de la cooperacin y de los
resultados obtenidos a lo largo de la ejecucin de todo el proyecto y cmo se han
logrado.

Asimismo, deber rellenarse el Modelo Tabla 1 Grado de ejecucin de los

indicadores fsicos para el perodo de certificacin final y aadirse una nota
explicando esquemticamente la ejecucin completa del proyecto.

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 5.- PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR

5.1.- Socios espaoles:

Estatuto de los socios Responsable legal Responsable financiero

Administraciones pblicas : Presidente, Interventor General,
- Comunidades autnomas Vice-presidente, Interventor Delegado,
- Diputaciones provinciales Alcalde, Contable o asimilado,
- Ayuntamientos Consejero Jefe de servicio de gestin
- Comarcas Vice-Consejero, econmica,
- Mancomunidades Director General, Secretario Interventor
- Consorcios Secretario General
Universidades Rector, Contable o asimilado,
Vice- Rector, Tesorero,
Director, Interventor,
de departamento Gerente
Institutos Tcnicos Director General, Interventor,
Director, Contable,
Gerente Encargado
de asuntos econmicos y
financieros
Empresas Locales Director General, Interventor Gerente
Director Contable
Empresas pblicas Director General, Interventor Gerente
Director, Contable,
Gerente Director financiero,
Encargado
de asuntos econmicos y
financieros
Fundaciones pblicas o privadas Presidente, Vice-presidente,
Vice-presidente, Encargado
Director de asuntos financieros,
Encargado
de asuntos econmicos ,
Interventor, Contable

Asociaciones u ONG Presidente, Contable, Interventor,

Vice-presidente, Encargado
Director, de asuntos econmicos y
Gerente financieros

A.E.I.E Presidente, Interventor,

Vice-presidente, Contable, Tesorero,
Director, Encargado
Gerente de asuntos econmicos y
financieros
Cmaras de Comercio Presidente, Interventor,
Director, Secretario General
Gerente Contable
Empresas privadas Presidente, Interventor,
Director, Secretario General,
Gerente Contable

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5.2.- Socios franceses :

Estatuto del socio Responsable legal Responsable financiero

Administrations publiques :
- Etat
- Collectivits territoriales
Prfet, Directeur, Directeur Affaires Financires
Secrtaire Gnral, Receveur, Percepteur,
Prsident, Maire, Agent comptable
Directeur Gnral,
Directeur Gnral Adjoint

Etablissements publics Prsident, Vice-Prsident, Agent comptable

( dont universits) Directeur,
Secrtaire Gnral
Associations Prsident, Trsorier, Comptable,
Vice-Prsident Expert Comptable
Directeur
Entreprises : P.D.G, Comptable,
- S.A. Directeur Gnral, Expert comptable
- S.A.R.L. Directeur,
- S.C.I Grant
G.E.I.E Prsident, Expert comptable,
Vice-Prsident, Comptable, trsorier,
Directeur, Vice-Prsident en charge des
Grant affaires financires

Socits dEconomie Mixte Prsident, Directeur Affaires financires

Vice-prsident, Comptable, expert comptable
Directeur

*En ausencia de responsable financiero, las cuentas de los socios habrn de estar validadas por un
auditor externo.

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6.- CONTENIDO DEL DISQUETTE CON LOS MODELOS DE CERTIFICACIN

1. GUIA GUIDE
Gua Espaol
1.- Gua Certificaciones.doc
Guide Franais
1.- Guide Certifications.doc

2. CIRCUITO PAGOS CIRCUIT FINANCIER

1.- Esquema Circuito Pagos Circuit Financier.doc

3. JEFE DE FILAS CHEF FILES

3.1 Identificacin bancaria Identification bancaire
1.- Instrucciones AP Espaol.doc
2.- Instructions AP franais.doc
3.- Modelo Anexo 2.pdf
4.- Modelo Anexo 1.pdf
3.2 Modelos Certificacin Castellano
1.- Modelo 0JF Informe Intermedio.doc
2.- Modelo 1JF Certificacin Gastos.xls
3.- Modelo 2JF Informe Avance Fsico.doc
4.- Modelo TABLA 1 Indicadores.doc
5.- Modelo 3JF Ficha Coherencia.doc
3.3 Modles Certification Franais
1.- Modle 0JF Rapport Intermdiaire.doc
2.- Modle 1JF Certification Depenses.xls
3.- Modle 2JF Avancement Operation.doc
4.- Modle TABLEAU 1 Indicateurs.doc
5.- Modle 3JF Fiche Coherence.doc

4. SOCIOS PARTENAIRES
4.1 Castellano
1.- Modelos 1P ;3; 4 ;5.xls
2.- Modelo 2P Certificado Gastos Personal.doc
3.- Modelo 3P Certificado Gastos Generales.doc
4.- Modelo 4P Certificado Dietas Locomocin.doc
5.- Modelo 5P Certificado Contribuciones no remuneradas.doc
4.2 Franais
1.- Modles 1P ; 3 ; 4 ;5.xls
2.- Modle 2P Certificat frais de personnel.doc
3.- Modle 3P Certificat Frais Gnraux.doc
4.- Modle 4P Certificat Frais de dplacement.doc
5.- Modle 5P Certificat Contributions non remuneres.doc

La Autoridad de Gestin, la Autoridad de Pago y las Clulas Tcnicas

agradecen de antemano a los promotores de los proyectos el cumplimiento de
todas las disposiciones contenidas en la gua y que permitirn el buen
funcionamiento del programa.

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7.- CONTACTOS CLULAS TCNICAS

IMPORTANTE : SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS

Una vez aprobados los proyectos y firmados los Convenios de atribucin del FEDER,
las Clulas Tcnicas coordinarn el seguimiento tcnico y financiero y estarn a total
disposicin de los Jefes de Filas para proporcionarles la asistencia tcnica necesaria.
Todas las gestiones tcnicas y administrativas de los proyectos se harn a travs de la
Clulas Tcnicas que trabajan en permanente comunicacin con la Autoridad de Gestin.
El Jefe de Filas, junto con la comunicacin de aprobacin del proyecto, recibir la
informacin de la clula tcnica que le corresponde.

Coordenadas de las Clulas Tcnicas

Clula Tcnica Oeste

Organismo Responsable : Conseil Gnral de Pyrnes Atlantiques
Persona(s) de contacto : Lide URREIZTIETA
Adresse: Conseil Gnral de Pyrnes Atlantiques
4, Alle des Platanes
BP431 Cedex
64104 BAYONNE
Telfono : +33(0) 5 59 46 51 24
Fax : +33 (0) 5 59 46 50 87
E-mail : urreiztieta@cg64.fr

Clula Tcnica Centro

Organismo Responsable : Gobierno de Aragn
Persona(s) de contacto : Paloma Martnez Lasierra
Direccin postal : Departamento de Economa, Hacienda y Empleo
Direccin General de Asuntos Europeos y Accin Exterior
Plaza de los Sitios n 7
50071 ZARAGOZA
Telfono : +34 976 71 41 03
Fax : +34 976 71 51 50
E-mail : celulatecnica@aragob.es

Clula Tcnica Este

Organismo Responsable : Direcci General de Programaci Econmica (Generalitat de
Catalunya)
Persona(s) de contacto : Emma de Abuin / Joan Luria
Direccin postal :
Gran va de les Corts Catalanes, 639
08 010 Barcelona
Telfono : +34 93.552.81.07 / 93.552.81.11
Fax : +34 93.552.82.86
E-mail : edeabuin@gencat.net / area_programacio.eif@gencat.net

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