Contabilidad Gubernamental 2011

ALCANCES DEL SISTEMA

La Contabilidad como medio para ordenar las transacciones, teniendo como meta la exposicin
analtica y global de la situacin financiera del Estado, requiere una adecuada implementacin,
en tal sentido, la Contabilidad Gubernamental est estructurada en tres niveles operaciones
debidamente relacionados entre s mediante un conducto regular de comunicacin.

DELIMITACIN DE REAS CONTABLES O SUBSISTEMAS

CONCEPTO.- En base a las caractersticas de las operaciones administrativas, financieras y

presupuestarias que realizan las entidades del sector pblico, el sistema ha delimitado
reas contables con el objetivo de facilitar su registro y control, as como contribuir al
logro de una eficiente y eficaz administracin de la gestin gubernamental.

CLASIFICACIN
Considerando las caractersticas de las operaciones administrativas y financieras, el sistema ha
delimitado reas contables, con el propsito de facilitar su registro y contribuir al logro de una
eficiente administracin de la gestin pblica.

REAS DE TRIBUTACIN: Para lograr un mejor sustento de las transacciones que se

realizan en esta rea, se ha determinado entre otros, resoluciones de acotacin, plizas,
liquidaciones de cobranzas, planillas de recaudacin, resoluciones de devolucin, certificados
tributarios, convenio de fraccionamiento de pagos, etc.

REA DE FONDOS: Se refiere a operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de

fondos en los diferentes niveles de la administracin pblica.

Documentos Fuente:
Recibo de Ingresos.
Papeleta de Depsitos.
Nota de Cargo.
Nota de Abono.
Comprobante de Pago.
Planillas de Haberes y Pensiones.
Valorizacin de Obra.
Otros.

REA DE BIENES: Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y

distribucin de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin y
registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos pblicos.

Documentos Fuente:
Orden de Compra-Gua de Internamiento
Orden de Servicio
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Inventario Fsico
Existencias Valoradas de Almacn

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Control Visible de Almacn

Documentos Contables:
Orden de Compra-Gua de Internamiento
Orden de Servicio
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de Entrada al Almacn
Otros

REA DE PRESUPUESTO: Comprende las operaciones que se derivan del presupuesto de

cada ejercicio fiscal, en sus etapas de promulgacin, modificacin, ejecucin del gasto e ingreso,
as como el anlisis y cierre presupuestario.

Documentos Fuente
Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos
servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda.

REA DE ENDEUDAMIENTO O CRDITO PBLICO : Este subsistema se refiere al registro

del ingreso por financiamientos internos y externos recibidos, y al egreso por los pagos
respectivos, as como el control de los crditos, desde su otorgamiento hasta su liquidacin.

Los ingresos obtenidos que incrementan la Deuda Pblica se registran afectando las cuentas
tpicas del subsistema de recaudacin y las erogaciones afectando las cuentas del subsistema
de egresos.

El subsistema de deuda pblica tiene por objetivos:

- Registrar y controlar la informacin sobre los crditos concedidos al Gobierno en

cualquiera de sus formas, de manera que sea posible precisar el endeudamiento interno
y externo.
- Proporcionar a las autoridades informacin confiable, veraz y oportuna que puedan
utilizar bsicamente para sus decisiones en materia de Deuda Pblica.
- Conformar las estadsticas respectivas de acuerdo con la clasificacin prevista en la Ley
de Ingresos como en el Presupuesto de Egresos

REA DE DOCUMENTOS Y VALORES:

DOCUMENTOS CONTABLES

Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo
exijan. Como es lgico tambin estn organizados en carpetas contenedoras segn el tipo y
concepto, para un fcil acceso a la informacin.

En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una seleccin de documentos
cuya fecha de expedicin est dentro de ese periodo.

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Los documentos contables son:

Factura de crdito
Es un documento que sigue sin aceptacin. Permite fijar una fecha cierta para pago de
las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones
comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos
de posicin dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemticamente
utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales
para obtener de manera desleal una mejor posicin competitiva, en perjuicio de las
pequeas y medianas
Orden de compra
Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderas a un
determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no
enva vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el
departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto,
claro y especfico en lo que se solicita.
Recibo
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra
una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de
pago. Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor
dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligacin.
La Cotizacin
La cotizacin es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que
participan en el mercado burstil. Tambin se cotiza el trabajo. Precio registrado en una
Bolsa cuando se realiza una negociacin de valores, o tambin expresin de uso burstil
para sealar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a travs de bolsas
de valores. La primera acepcin de este trmino hace referencia al precio de equilibrio
para un ttulo en funcin de la oferta y la demanda.
Los Pagares
Es un ttulo- valor de circulacin y aparece como forma impropia del contrato de cambio
que contena intereses. Es un documento de crdito al igual que la letra de cambio, con
la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo. A
diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagar es
un ttulo- valor de origen causal, es decir que en documento se podr pactar los
intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagar, como tambin podr
incluirse la garanta con la cual se afianza la obligacin
Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer
dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin
para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su
presencia. Es una orden de pago pura y simple (sin condicin alguna) librada contra el
banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria, o est autorizado para girar en descubierto.

ESTADO DE CUENTA
Operacin que consiste en determinar el balance de una cuenta. Registro de los asientos de
dbito o crdito en la cuenta de un cliente durante un espacio de tiempo determinado.

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Es el resumen de los cargos y abonos de la tienda virtual y/o del afiliado. Documento que
recibirn peridicamente los trabajadores afiliados a las afores en el que se registrarn los
depsitos, los retiros y el saldo de la cuenta individual, as como las comisiones cobradas y los
rendimientos obtenidos.

Letra de cambio
La letra de cambio es un documento de crdito que sirve para respaldar las operaciones
comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la
cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del
documento. La letra de cambio histricamente ha surgido, debido a exigencias
econmicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta
las mltiples relaciones recprocas entre los individuos.
Recibo de compra
Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber
hecho una compra o al haber cancelado una deuda. El recibo de compra es que el
especifica la compra realizada.
Nota de crdito
La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar
comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar
o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente
ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento,
as como por la anulacin de operaciones
Caja Menuda
La caja menuda es un dinero que se guarda y que solo se utiliza en caso de urgencia o
en el momento que no halla fondo.

SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos

Nota Dbito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses
causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. Todos los
soportes contables deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn
social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes
Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena a un banco
llamado girado; que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado beneficiario.
Recibo de consignacin bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna.

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Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exija

Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a
sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su
cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuanta y exigencia del cliente.
Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el
crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura

TITULOS VALORES

Los ttulos de crdito son una institucin que se incorpora tardamente a la ciencia del Derecho,
pues su funcionamiento no es concebible sino en una economa de cierto desarrollo. Estos
constituyen el mecanismo jurdico destinado a resolver de manera simple y segura los problemas
propios de la circulacin de los derechos.

Los ttulos al portador son aquellos que designan como titular al portador o aquellos en que la
falta de designacin implica atribucin al portador

CLASIFICACIN DE LOS TTULOS VALORES

- Por el objeto del derecho incorporado, los ttulos valores son personales, reales y
obligacionales.

Los ttulos personales representan la participacin del titular en una sociedad, razn
por la cual tambin se les llama ttulos de participacin.
Los ttulos reales confieren al poseedor legtimo un derecho real sobre una cosa.
Estos ttulos tambin reciben el nombre de ttulos representativos de mercancas,
para indicar que las cosas a las cuales se refieren se encuentran incorporadas en los
ttulos.
Los ttulos obligacionales incorporan crditos de carcter pecuniario. Son llamados
tambin ttulos de pago. El hecho de que incorporen una promesa incondicional de
pagar una suma de dinero, es decir, que representen un crdito, ha dado lugar a la
denominacin de ttulos de crdito.

- Por la forma de creacin de los ttulos son singulares o en serie.

Los primeros se caracterizan por su individualidad.

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Los segundos, llamados igualmente ttulos en masa, se distinguen por su fungibilidad.
Teniendo todos las mismas caractersticas, son intercambiables y corresponden todos
al mismo negocio.

- Por el sujeto que los crea, los ttulos son pblicos o privados. En el primer grupo entran los
ttulos de deuda pblica o los ttulos emitidos por las diversas personas de derecho pblico.
Al segundo grupo corresponden los creados por las personas de derecho privado.

- Por su forma de circulacin, los ttulos valores se dividen en nominativos, a la orden y al

portador. Es la clasificacin que lleva a cabo la propia ley.

Los ttulos normativos o directos son aquellos que sealan como titular a una persona
determinada. Para la transmisin del ttulo es necesario que se cumplan las reglas de
cesin de crditos. El ttulo nominativo ms usado en Venezuela es el de la accin de
la sociedad annima, forma obligatoria en razn de disposiciones provenientes de los
acuerdos de integracin econmica.
Los ttulos a la orden son los que sealan como beneficiario a una persona
determinada o cualquier otra que sta indique. La transmisin de los ttulos a la orden
se verifica por medio del endoso y por la entrega del documento. Este puede ser
objeto de negociacin por medio distinto al endoso.

- Por los efectos de la causa en la vida de los ttulos, estos pueden agruparse en causales y
abstractos.

En los ttulos causales, la causa esta deliberadamente expresada en el documento y

no se separa de l para ningn propsito.
En los ttulos abstractos, la causa es desvinculada del ttulo, aunque est indicada en
l, y no tiene ninguna relevancia ulterior en la vida de ste.

REA DE OPERACIONES COMPLEMENTARIAS: Comprende todas las operaciones no

indicadas en las reas anteriormente mencionadas. Es decir, asientos de apertura, asientos de
cierre, asuntos de regularizacin, as como los asientos referidos a las cuentas de control, que
completan el circuito contable y son registrados en las notas de contabilidad.

Documentos Fuente
Los documentos que se utilizan en las reas antes referidas tambin son documentos fuente de
esta rea, adems otros documentos tales como resoluciones, declaraciones juradas, contratos,
cartas fianza, etc.

NIVELES OPERACIONALES

CONCEPTO: El sistema de contabilidad ha establecido tres niveles de operacin dentro de las

cuales los rganos del sector publico registran y reportan informacin sobre las diversas
transacciones, que estos realizan, establecindose de esta manera un conducto regular de
comunicacin que fluya hacia el organismo superior hacia el inferior y viceversa.

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CLASIFICACIN:

- NIVEL NACIONAL: este nivel cumple el ente rector del sistema de contabilidad, que se
encarga de uniformizar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, as como de elaborar
la cuenta general de la repblica, adems tiene la funcin de proponer las normas centrales
que deben regir un pas.
- NIVEL CENTRAL O INSTITUCIONAL: se refiere a las operaciones registradas y
reportadas por cada una de las entidades captadoras de recursos financieros y por los
Ministerios o Direccin General de Administracin u Oficina que hagan sus veces:

- Oficina General de Administracin de cada Ministerio.

- Tesoro Pblico.
- SUNAT
- SUNAD
- Crdito Pblico

- NIVEL REGIONAL: este nivel est representado por las oficinas regionales contables
establecidas por la entidades captadoras de recursos financieros, as como por aquellas
dependencias regionales contables de cada uno de los pliegos presupuestarios, cuyo nivel
se registran la operaciones que realizan o informan las entidades.

PARALELISMO CONTABLE

CONCEPTO.- A travs de este principio, las operaciones realizadas por las entidades pblicas
son registradas tanto en la contabilidad patrimonial como en la contabilidad presupuestal; es
decir, bajo este principio, a toda operacin real registrada en el proceso contable financiero
corresponde paralela y simultneamente un registro en el proceso contable presupuestario.

De tal manera que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes, pero en
distintas reas contables se procesa informacin especializada simultneamente, con la finalidad
de obtener estados financieros integrados que muestren en su conjunto las operaciones de
bienes, fondos, presupuesto, rentas y operaciones complementarias

ELEMENTOS BSICOS DEL PARALELISMO CONTABLE

El sistema de contabilidad gubernamental establece elementos contabilidad con la finalidad de

separar los aspectos importantes de la administracin del Estado.

a. CONTABILIDAD PATRIMONIAL O FINANCIERA

Destinada dentro de su concepto a registrar las operaciones propias del movimiento
econmico-financiero, que debe repercutir en las fluctuaciones de patrimonio. En otras
palabras, la contabilidad financiera es el campo que abarca las normas, procedimientos,
cuentas, libros y estados contables relacionados con el registro de los valores que
componen el patrimonio.

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b. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL
El Estado para cumplir con los planes y programas que debe desarrollar en el corto
plazo, necesita de un instrumento que contenga metas, objetivos, polticas y estrategias,
esto es lo que se denomina presupuesto; por lo tanto la contabilidad presupuestaria, es
el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, etc.,
para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando as las
incidencias del proceso presupuestario con criterio programtico
c. CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN
La funcin principal de las cuentas de orden es facilitar el control de diversos aspectos
administrativos en un municipio, permitiendo el registro de operaciones derivadas de los
derechos u obligaciones contingentes.

En este rubro destacan principalmente las cuentas de Presupuesto de Ingresos,

Presupuesto de Egresos, Control de Almacn, Control de Deuda Avalada, Control de
Activos de Arrendamiento Financiero, entre otras. Con estas cuentas se pretende dar
claridad a las cifras contables y presupuestales presentadas en los Estados Financieros.
Al final del ejercicio las cuentas de orden presupuestales, invariablemente debern
quedar con saldo cero. Una vez descrita la estructuracin de cuentas, se presenta el
catlogo de cuentas autorizado.

TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS PRESUPUESTARIAS DE INGRESOS Y GASTOS

Cuentas de Orden Presupuestales de Ingresos y Egresos.- Con el propsito de contar con

herramientas de control que permitan identificar los registros por ingresos y egresos de una
entidad con el ejercicio presupuestal, se deben incluir en el catlogo de cuentas, dentro del
grupo de Cuentas de Orden, las cuentas presupuestales de ingresos y egresos.

Vincular el presupuesto y la contabilidad a travs de cuentas de orden presupuestales de

ingresos y egresos, tiene el propsito de llevar simultneamente el control del ejercicio del
presupuesto y sus efectos en la contabilidad.

Es decir, se debern registrar contable y presupuestalmente durante el ejercicio fiscal, en forma

simultnea, tanto la ejecucin del Presupuesto de Egresos como de la Ley de Ingresos,
afectando en la misma pliza las cuentas de la Contabilidad Patrimonial.

El presupuesto de ingresos y egresos autorizado a los Municipios, se deber registrar en las

cuentas de orden presupuestales de ingresos y egresos al inicio del ejercicio.

Se deber establecer el control contable en cuentas de orden, del ejercicio presupuestal de los
ingresos y egresos, considerando las siguientes cuentas:

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Presupuesto de Ingresos Estimado: Representa el importe total del ingreso estimado
por concepto, utilizando como contra-cuenta la de Presupuesto de Ingresos por
Recaudar.
Presupuesto de Ingresos Recaudados: En esta cuenta se registrarn los ingresos
recibidos, independientemente deque su destino sea para cubrir su gasto corriente o de
inversin.
Presupuesto de Ingresos por Recaudar: En esta cuenta se refleja el saldo de los
ingresos estimados por recibir.
Presupuesto de Egresos Autorizado: Corresponde al monto total de Presupuesto
Autorizado para gasto corriente y de inversin, con base en el decreto correspondiente y
su contra-cuenta es Presupuesto de Egresos por Ejercer.
Presupuesto de Egresos Comprometido: Se registrar en esta cuenta, los
compromisos de gastos generados, desde que inicia el proceso adquisitivo, se utilizar
como contra-cuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer, el movimiento se
cancelar al afectar el Presupuesto de Egresos Ejercido, pagado.
Presupuesto de Egresos Ejercido: En esta cuenta se registrarn los gastos
generados en el transcurso del ejercicio se utilizar como contra-cuenta la de
Presupuesto de Egresos por Ejercer.
Presupuesto de Egresos por Ejercer: En esta cuenta se registrarn los recursos que
estn pendientes por ejercer, tanto de gasto de operacin como de inversin y se
disminuye por los importes ejercidos.

ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE

PROCESO CONTABLE.- Pacheco, al referirse al proceso contable indicaba, que el Sistema

de Contabilidad Gubernamental, a efecto de robustecer el control interno ha establecido una
serie de documentos utilizados en el proceso contable. A continuacin deca que el proceso
contable comprende las siguientes etapas:

los documentos fuente, establecidos por cada una de las reas;

los informes de movimiento que centralizan las transacciones de cada rea
recogiendo la informacin contenida en los documentos fuente;
los libros principales;
los estados financieros y presupuestarios

Ayala, a diferencia de Pacheco indica que el proceso contable gubernamental comprende a los
documentos fuente, los libros principales y auxiliares y los estados financieros y
presupuestarios.

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DIAGRAMA BASICO DEL PROCESO CONTABLE

DOCUMENTOS FUENTE LIBROS ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS PRESUPUESTARIOS

PRINCIPALES
BALANCE

BALANCE DE
EJECUCIN

DEL

AUXILIARES ESTADO DE

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DOCUMENTOS FUENTES

Son todos aquellos documentos que se utilizan para sustentar las reas de Fondos, Bienes y
Presupuesto; sirven como elemento bsico para recolectar informacin con que se inicia el ciclo
contable.

rea de Fondos
Documentos Fuente
Recibo de Ingresos
Papeleta de Depsitos
Nota de Cargo
Nota de Abono
Comprobante de Pago
Planillas de Haberes y Pensiones
Valorizacin de Obra
Otros

rea de Bienes
Documentos Fuente
Orden de Compra-Gua de Internamiento
Orden de Servicio
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Inventario Fsico
Existencias Valoradas de Almacn
Control Visible de Almacn

rea de Presupuesto
Documentos Fuente
Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos
servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda.

INFORMES DE MOVIMIENTOS

Son los documentos o formatos que centralizan las operaciones o transacciones de cada rea de
actividad, recogiendo la informacin contenida en los documentos fuente y proporcionar los
resultados que han de ser expresados en asientos contables a travs de notas de contabilidad.

Los informes de movimiento tambin pueden ser analticos, si se trata de obtener por su
intermedio la disminucin puntual de las cuentas de mayor que se presentan globalmente en los
EE.FF.

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LIBROS Y/O REGISTROS CONTABLES
Para acumular el resultado de las transacciones de cada rea, la oficina de contabilidad debe
registrar en los libros principales: diario y mayor, los asientos contables a travs de la nota de
contabilidad proveniente de los reportes o voucher de cada rea.

Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector
Pblico

PRINCIPALES
Libro Inventarios y Balances
Libro Diario
Libro Mayor

AUXILIARES
Caja
Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes)
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Fondos para Pagos en Efectivo
Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades

CONFORMACIN DE LOS LIBROS

Principales

INVENTARIOS Y BALANCES
El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus
operaciones el mismo que revelar:

Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 0013

La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e
inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad.
La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere,
y que formen el pasivo de la Entidad.
Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el patrimonio
con que inicia su gestin.
La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario Final y
Balance General de su Gestin.
Este libro ser de foliacin simple.

Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra

entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos.

LIBRO DIARIO
El libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento diario del
debe y del haber.

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 Contabilidad Gubernamental 2011

LIBRO MAYOR
En este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro Diario.

Auxiliares
Caja.- Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario.
Registro de Ventas.
Registro de Compras.
Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizar el documento denominado "Rendicin del
Fondo para Pagos en Efectivo".
Bancos.- se deber aperturar por cada cuenta corriente

El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber efectuarse en el

formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de
Ventas y el de Compras.

En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos
Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos registros debern tener una
informacin ms detallada para facilitar su anlisis.

En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada
bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras,
ajuste, para facilitar el proceso de su depreciacin y/o revaluacin.

Legalizacin de Libros Contables

La funcin de registro, foliacin y rubricacin de los libros principales y auxiliares,

corresponde a las Direcciones Generales de Administracin u oficinas que hagan sus
veces en las entidades pblicas, excepto empresas; para tal efecto se aperturar un
registro en el que se inscribir antes de ser usados.
La legalizacin de los libros contables principales se efectuarn de acuerdo a los
dispositivos legales vigentes.

COMENTARIO
Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizados, siempre y cuando
cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, debern compaginarse y
empastarse los libros principales y auxiliares, para proceder a su legalizacin respectiva.

Registros auxiliares. Se efectan registros en base a los documentos fuente que han servido
para elaborar la informacin de cada rea, contabilizando pormenorizadamente las operaciones
de cada una de las cuentas de mayor y sus correspondientes cuentas divisionarias.

PRINCIPALES
Inventarios y Balances.
Libro Diario.
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Libro Mayor.
AUXILIARES
Caja Bancos.
Registro de Compras y gastos.
Registro de Ventas.
Auxiliar Standard
Libro Bancos.
FPPE.
Auxiliares Presupuestales.

ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS

Los estados financieros, tambin denominados estados contables, informes financieros o

cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situacin
econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo
determinado. Esta informacin resulta til para la Administracin, los gestores, los reguladores y
otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayora de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de

acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de
informacin financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores pblicos que, en la
mayora de los pases del mundo, deben registrarse en organismos de control pblicos o
privados para poder ejercer la profesin.

Los estados financieros son las herramientas ms importantes con que cuentan las
organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran.

Clases de estados
Los principales componentes de los Estados Financieros son los siguientes:

Balance General.
Estado de Ganancias y Prdidas.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Estado de flujo de efectivo

Las Notas a los Estados Financieros

Los estados financieros se presentan acompaados de notas y cuadros, que "revelan" o aclaran
puntos de inters que, por motivos tcnicos o prcticos, no son reflejados en el cuerpo principal.

Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y grficos que permiten definir
la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parmetros que son fundamentales a la
hora de manejar las finanzas de una institucin.

Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a
la situacin actual o pasada, aunque tambin es posible formular estados financieros
proyectados. As, podr haber un estado de situacin proyectado, un estado de resultados
proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado.

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Objetivos
El objetivo de los estados financieros es proveer informacin sobre el patrimonio del ente emisor
a una fecha y su evolucin econmica y financiera en el perodo que abarcan, para facilitar la
toma de decisiones econmicas. Se considera que la informacin a ser brindada en los estados
financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor:

Su situacin patrimonial a la fecha de dichos estados

Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso;
La evolucin de su patrimonio durante el perodo;
La evolucin de su situacin financiera por el mismo perodo,
Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los
futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirn del ente por distintos
conceptos.

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