MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO MUNICIPAL

ELABOR REVIS AUTORIZ

C. Alejandro Contreras C. Ing. Israel Ortiz Arroyo Lic. Neptal Moiss Gutirrez Jurez
Cronista Municipal Secretario del H. Ayuntamiento Presidente Municipal Constitucional
 Fecha de Elaboracin:
Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
Fecha de Aprobacin
Dependencia: Archivo Municipal 27 / FEBRERO / 2017
Pginas:
Tema INDICE 1 de 12

NO. DE
CONTENIDO
PAGINA
I. INTRODUCCIN 2
II. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS 3
III. ALCANCES GENERALES 4
IV. PROCEDIMIENTOS 5
IV.I Consulta de Documentacin Histrica 5
Consulta de Documentos a Servidores Pblicos del
IV.II 6
Ayuntamiento
IV.III. Encuadernacin y Reparacin de Documentos 7
Depuracin de Documentos Inactivos de las
IV.IV. 8
Unidades Administrativas del H. Ayuntamiento
IV.V. Fotocopiado de Documentos 9
V. GLOSARIO 10
VI. HOJA DE PARTICIPACION 12

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 Fecha de Elaboracin:
Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
Fecha de Aprobacin
Dependencia: Archivo Municipal 27 / FEBRERO / 2017
Pginas:
Tema I. INTRODUCCIN
2 de 12

Introduccin

El presente Manual de Procedimientos, es el complemento del

Manual de Organizacin en los que se difunden los lineamientos
tcnicos y procedimientos que debern seguir los funcionarios pblicos
adscritos al rea de Archivo Municipal de Calpulalpan Tlaxcala.

En este documento administrativo se describen con mayor precisin los

procedimientos que s e llevan a cabo en el Archivo Municipal, como son:
La Consulta de Documentacin Histrica, Consulta de Documentos
a Servidores Pblicos del Ayuntamiento, Encuadernacin y
Reparacin de Documentos, Depuracin de Documentos Inactivos
de las Unidades Administrativas del Ayuntamiento y Fotocopiado
de Documentos.

La consulta de este documento permite identificar las rutinas de trabajo

ms comunes que se deben ejecutar, por lo que es recomendable
actualizar este documento.

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 Fecha de Elaboracin:
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Tema II. Objetivos General y Especficos
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Objetivo General

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo general

describir los procedimientos que se llevan en el rea de Archivo
Municipal, de tal manera que sirva de gua para los funcionarios
municipales que laboran en el rea antes mencionada, incluyendo a los
de nuevo ingreso.

Objetivos Especficos

1.- Unificar los procedimientos en categoras sencillas de entender.

2.- Reducir los errores que pudieran tener lugar.
3.- Cumplir con las normativas vigentes relacionadas al rea.
4.- Reducir en la medida de lo posible las instrucciones u rdenes
verbales, agilizando el trabajo.

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Pginas:
Tema III. Alcances Generales
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Alcance General del Manual de Procedimientos

Este documento operativo ser aplicable al rea de Archivo Municipal,

teniendo relacin estrecha con la oficina del Presidente Municipal y en
segundo lugar con Secretara del H. Ayuntamiento en cuanto a los
procedimientos especficos.

El Alcance del manual hace referencia a funcionarios, medios de

comunicacin y ciudadanos, en interaccin, ya sea entre funcionarios,
entre funcionarios y ciudadanos o entre funcionarios y medios de
comunicacin.

El Titular del Archivo Municipal y el Secretario del H. Ayuntamiento se

coordinarn a efecto de programar las actividades que debern de
realizarse con motivo de festividades relacionadas al Municipio o de
carcter general.

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IV. Procedimientos Pginas:
Tema
IV.I Consulta de Documentacin Histrica 5 de 12

Consulta de Documentacin Histrica

Objetivo: Describir el proceso mediante el cual se lleva a cabo una consulta
de documentacin histrica por parte de los ciudadanos.
Alcance: Funcionarios Pblicos y ciudadanos.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
El usuario acude a solicitar ya sea de manera verbal o
1 escrita el servicio de consulta de documentacin
histrica.
El auxiliar administrativo le informa al usuario si la
Auxiliar Administrativo 2 informacin que requiere es material accesible al
pblico o de carcter reservado. (No Accesible)
Si el material es de acceso libre, se proceder a ubicar
dicho material para consulta del usuario dentro de las
3
instalaciones de Archivo Municipal y bajo la
supervisin del personal.
Una vez que el usuario ha consultado el material
4 solicitado, proceder a registrarse en el libro que
corresponde.
Se proceder al resguardo del material consultado
5
siguiendo los protocolos fijados.
Se elabora un reporte de las consultas realizadas
6
durante el da o en la semana.

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IV. Procedimientos Pginas:
Tema IV.II Consulta de Documentos a Servidores 6 de 12
Pblicos

Consulta de Documentos a Servidores Pblicos

Objetivo: Describir el proceso mediante el cual se permite la consulta de
documentos a servidores pblicos que laboran en el H. Ayuntamiento de
Calpulalpan Tlaxcala.
Alcance: Funcionarios Pblicos de todas las unidades administrativas.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
El servidor pblico acude a solicitar ya sea de manera
verbal o escrita al Secretario del H. Ayuntamiento
Servidor Pblico solicitante 1
autorizacin para consultar documentacin relativa el
ejercicio de la administracin pblica municipal.
Una vez que el Secretario del H. Ayuntamiento autoriza
Secretario del H.
2 la consulta, instruye al Titular del Archivo Municipal
Ayuntamiento
para que facilite el acceso al servidor pblico.
El Titular de Archivo Municipal le indica al servidor
Titular de Archivo
3 pblico en qu lugar se localiza la informacin que
Municipal
desea, misma que esta almacenada en bodega.
Una vez que el servidor ha consultado el material
Servidor Pblico solicitante 4 solicitado, proceder a registrarse en el libro que
corresponde.
Se proceder al resguardo del material consultado
Auxiliar Administrativo 5
siguiendo los protocolos fijados.
Se elabora un reporte de las consultas realizadas
6
durante el da o en la semana.

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Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
Fecha de Aprobacin
Dependencia: Archivo Municipal 27 / FEBRERO / 2017
IV. Procedimientos Pginas:
Tema IV.III Encuadernacin y Reparacin de 7 de 12
Documentos

Encuadernacin y Reparacin de Documentos

Objetivo: Describir el proceso mediante el cual se encuadernan y reparan
documentos de gran importancia y que tiene bajo su resguardo el Archivo
Municipal.
Alcance: Funcionarios Pblicos internos de Archivo Municipal.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
El auxiliar administrativo al realizar la
Auxiliar Administrativo
1 encuadernacin, proceder al acomodo de las hojas,
(Encuadernacin)
para despus pegarlas con prensas espaciales.
Se procede a coser a mano o con un bastidor, tratando
2 de no perforar la parte escrita. Se cortan las pastas a la
medida del libro y se forran con tela.
Se empasta el libro, finalmente se deja reposar 24
3
horas para titularlo si es el caso.
En el caso de reparacin, se separan las hojas cuidando
Auxiliar Administrativo
4 de no romperlas, se limpian los restos de pegamento
(Reparacin)
en los extremos de stas.
Las pginas que se encuentran daadas se reparan con
5 papel especial en la parte afectada y se usa un
pegamento especial para libros.
Se utiliza el procedimiento de encuadernacin descrito
6
en pasos anteriores.

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IV. Procedimientos Pginas:
Tema IV.IV Depuracin de Documentos Inactivos de las 8 de 12
Unidades Administrativas del H. Ayuntamiento

Depuracin de Documentos Inactivos de las

Unidades Administrativas del H. Ayuntamiento
Objetivo: Describir el proceso mediante el cual se depurarn documentos
que han cumplido con el tiempo establecido para su destruccin.
Alcance: Funcionarios Pblicos internos de Archivo Municipal.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
El Titular del Archivo Municipal mediante oficio,
solicitar autorizacin al Secretario del H.
Titular del Archivo Ayuntamiento para el efecto de llevar a cabo la
1
Municipal depuracin de documentacin esencial y no esencial
con ms de 6 aos de antigedad en el primer caso y de
un ao en el segundo.
Una vez que el Secretario del H. Ayuntamiento autoriza
Secretario del H.
2 la depuracin, instruye al Titular del Archivo Municipal
Ayuntamiento
para que la lleve a cabo.
Auxiliar Administrativo El Auxiliar Administrativo proceder a clasificar la
3
(Depuracin) documentacin a depurar, en esencial y no esencial.
La documentacin no esencial (recibos, memos,
4 circulares, etc) es depurada cada ao en forma
definitiva, es decir, se destruye bajo protocolo.
La documentacin esencial (oficios, contratos,
documentos contables, etc), es depurada cada 6 aos y
5
es enviada a Archivo Histrico Estatal con sede en
Terrenate Tlaxcala.
6 Se elabora un informe de lo ya depurado.

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Dependencia: Archivo Municipal 27 / FEBRERO / 2017
IV. Procedimientos Pginas:
Tema
IV.V Fotocopiado de Documentos 9 de 12

Fotocopiado de Documentos
Objetivo: Describir el proceso mediante el cual se fotocopiar
documentacin que as lo permita para evitar su mutilacin o en su caso
respaldo digital (fotografa).
Alcance: Funcionarios Pblicos internos de Archivo Municipal, as como
ciudadanos que lo requieran.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
El usuario acude a solicitar ya sea de manera verbal o
1 escrita el servicio de consulta de documentacin
histrica.
El auxiliar administrativo le informa al usuario si la
Auxiliar Administrativo 2 informacin que requiere es material accesible al
pblico o de carcter reservado. (No Accesible)
Si el material es de acceso libre, se proceder a ubicar
dicho material para el fotocopiado dentro de las
3
instalaciones de Archivo Municipal y bajo la
supervisin del personal.
En caso de no poder fotocopiar el documento, se podr
4 fotografiar con la reserva de que sea sin la utilizacin
del flash para evitar daos.
Se proceder al resguardo del material consultado
5
siguiendo los protocolos fijados.
Se elabora un reporte de las consultas realizadas
6
durante el da o en la semana.

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Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
Fecha de Aprobacin
Dependencia: Archivo Municipal 27 / FEBRERO / 2017
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Tema V. Glosario
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GLOSARIO

Archivo Histrico.- Es un conjunto de documentos con valor histrico que se

conservan y custodian por una institucin generalmente municipal que
proporciona el personal y las instalaciones adecuadas para tal efecto.

rea.- Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso de una fase de

proceso.

Atribuciones.- Son facultades otorgadas al funcionario pblico por disposicin

de una ley o un mandato de una autoridad.

Autoridad.- Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos
deberes. Este derecho es representado en los modelos de estructuras
organizacionales formales.

Descripcin General del Puesto.- Es el proceso de estudio e identificacin de

todos los componentes del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones,
hasta el establecimiento de requisitos de capacidad que demanda su ejecucin
satisfactoria.

Direccin.- Unidad directiva, situada en la parte superior, dentro de un

ordenamiento correspondiente a las unidades en una estructura administrativa.

Encuadernado.- Proceso mediante el cual se unen las hojas con pegamento

especial y stas son cosidas para su conservacin.

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Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
Fecha de Aprobacin
Dependencia: Archivo Municipal 27 / FEBRERO / 2017
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Tema V. Glosario
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Estructura Organizacional.- Modelo que representa y describe las relaciones

que se establecen entre los miembros de la organizacin y que a la vez sirve para
limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales.

Engomado.- es un conjunto de hojas que se adhieren a un costado de un

documento para posteriormente empastarlo.

Fumigacin interna.- Accin de poner lquido a los documentos para que no se

genere hongo y de esta manera conservar correctamente dichos documentos.

Funcin.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarios para alcanzar

los objetivos de un organismo social.

Manual de Procedimientos.- Documento que explica los procedimientos que se

llevarn a cabo en el Archivo Municipal.

Organigrama.- Es una grfica que muestra la estructura orgnica interna de la

organizacin formal de una institucin, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y
las principales funciones que desarrollan.

Organizacin.- Es una estructura orgnica planeada para establecer patrones de

relacin entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos.

Puesto.- Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones

que forman una unidad de trabajo especfica e impersonal.

Restauracin de documentos.- Es el mantenimiento destinado a la conservacin

de documentos, aclarando sus hojas y fijndolas de nuevo para no perderlas.

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 Fecha de Elaboracin:
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Fecha de Aprobacin
Dependencia: Archivo Municipal 27 / FEBRERO / 2017
Pginas:
Tema VI. Hoja de Participacin
12 de 12

La elaboracin del presente Manual de Procedimientos estuvo a cargo del

Cronista Municipal C. Alejandro Martnez Contreras.

ELABOR REVIS AUTORIZ

C. Alejandro Martnez C. Ing. Israel Ortiz Arroyo Lic. Neptal Moiss Gutirrez Jurez
Cronista Municipal Secretario del H. Ayuntamiento Presidente Municipal Constitucional

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