MATRIZ DE EISENHOWER: O GUIA

DESCOMPLICADO PARA
PRIORIZAR AS TAREFAS DO SEU
DIA A DIA
Em 1953, Dwight Eisenhower foi eleito como o 34 presidente dos
Estados Unidos. Durante seu mandato, Eisenhower estabeleceu o
Alasca e o Hava como estados, permitiu a criao da NASA, lanou
projetos para criao de rodovias interestaduais e criou a
comisso dos Direitos Civis americanos.

Antes de assumir a presidncia, Eisenhower foi general do

exrcito americano durante a Segunda Guerra Mundial, sendo
responsvel pelo planejamento e execuo das invases da
Alemanha e Frana, servindo como Comandante Supremo das
Foras Aliadas na Europa.

Alm disso, ainda encontrou tempo para servir como Presidente

na Universidade de Columbia, enquanto mantinha seu casamento,
educava seu filho e perseguia o golfe e pintura a leo como
seus hobbies.

No por acaso que at hoje so estudas as estratgias que

Eisenhower utilizava para se manter produtivo. Ele possua uma
incrvel capacidade de sustentar sua Produtividade no apenas
por semanas ou meses, mas por dcadas.

Dentre essas estratgias, uma que ganhou grande notoriedade

chamada de Matriz de Eisenhower. Essa uma ferramenta
extremamente simples e poderosa de priorizao, que voc
poder utilizar a partir de hoje.

Se preferir, voc pode clicar nos links abaixo para ir direto a uma
seo particular do artigo que te interessa, ou pode simplesmente
continuar a leitura para ver o artigo completo.
I. Introduo
O que a Matriz de Eisenhower?

No importa o quanto ns conseguimos realizar dia aps dia,

sempre existem mais e mais tarefas que ainda precisam da nossa
ateno. Novos afazeres vo surgindo, e precisamos fazer
malabarismo para trabalhar em cima de todas aquelas tarefas que
esto marcadas como faa agora.

Datas limite se tornam nossos maiores inimigos, e por vezes

acabamos perdendo completamente o prazo de entrega de um ou
outro projeto. O que pior que as tarefas que ns conseguimos
trabalhar geralmente no so aquelas mais importantes, podendo
ser vistas como distraes que nos afastam do que realmente
deveramos estar fazendo.

O que ns precisamos, portanto, de um filtro, que nos ajude a

diferenciar o simples urgente do realmente importante.
Um filtro que nos ajude a trabalhar naquilo que verdadeiramente
merece a nossa ateno.

Isso justamente o que a Matriz de Eisenhower faz por ns. Ela

funciona como uma estrutura, que nos permite visualizar quais
so nossas reais prioridades, de acordo com a importncia
relativa e a urgncia relativa de cada tarefa.

uma matriz 22, onde separamos as tarefas de acordo com sua

importncia no eixo vertical, e de acordo com a sua urgncia no
eixo horizontal, nos fornecendo quatro quadrantes para organizar
nossas tarefas.

Abaixo, voc pode visualizar alguns exemplos de tarefas que so

colocadas em cada quadrante.
Caso ainda no saiba como montar uma matriz com essa, no se
preocupe. At o final desse artigo voc aprender exatamente
como fazer isso!

Antes disso, precisamos aprender a diferena crucial entre o

importante e o urgente. Vamos l!

Urgente vs. Importante

A Matriz de Eisenhower baseada na premissa de que uma tarefa

importante no necessariamente urgente, e uma tarefa urgente
no necessariamente importante.

Dessa forma, para utilizar apropriadamente essa ferramenta,

precisamos entender o que faz uma tarefa ser urgente e o que faz
ela ser importante. Em outras palavras, precisamos de uma
definio simples, que possamos facilmente referenciar mais
tarde.
O que so tarefas urgentes?

Uma tarefa ou item considerado urgente sempre que voc possui

um prazo para sua execuo. Em outras palavras, so urgentes as
tarefas que aps uma determinada data, voc pode perder
completamente a chance de faz-la.

Por exemplo, vamos dizer que voc precisa se inscrever para

participar de um evento ou de uma conferncia. Se voc perder a
data de inscrio, voc perde completamente a sua chance de
participao. Voc no pode voltar atrs. Essa tarefa, portanto,
urgente.

Em outros casos, talvez seja possvel que voc realize a tarefa

atrasado, mas como consequncia ter resultados reduzidos.
Seguindo a mesma linha de raciocnio, mesmo aps a data limite
de inscrio, talvez voc ainda consiga se cadastrar para a
conferncia. Contudo, nesse caso voc ter que pagar a mais por
isso. Essa tarefa, portanto, continua sendo urgente.

O que so tarefas importantes?

Uma tarefa ou item considerado importante se contribui para

suas metas ou objetivos pessoais. Embora esse conceito seja um
tanto abstrato, eu penso que geralmente podemos encaixar nossos
objetivos em ao menos uma de trs categorias.

Em primeiro lugar, suas metas podem ser provenientes de

algum sonho ou desejo, sendo, portanto, essas as tarefas que
sero importantes para voc. Ento, por exemplo, se voc deseja
publicar um livro e se tornar um autor renomado, as tarefas que te
ajudem a conquistar esse objetivo so importantes.

Em segundo lugar, suas metas podem estar puramente vinculadas

algum tipo de habilidadeque voc quer desenvolver.
Habilidades como falar em pblico, ou escrever bons artigos, ou se
tornar mais produtivo. Em suma, aqui sero importantes todas as
tarefas que vo te ajudar a desenvolver essa habilidade.

Por ltimo, existem aquelas metas que ao invs de nos guiar um

resultado positivo, apenas nos afastam de um resultado
negativo. Por exemplo, se voc prometeu responder seu cliente
at o final do expediente, ento a montagem da resposta uma
tarefa importante. No porque ela te leva um outro patamar de
realizao, mas porque evita um resultado negativo.

(Para aprender mais sobre como estabelecer suas metas, consulte

a pgina Estabelecendo Metas de Sucesso).
II. Montando e Utilizando a sua Matriz
Como Montar sua Prpria Matriz

Certo, agora que voc j sabe o que a Matriz de Eisenhower, e j

possui as definies e fundamentos do que urgente e
importante, voc pode comear a montar sua prpria matriz.

O passo a passo citado abaixo uma adaptao do mtodo Step

Wise, lecionado por Ryan FitzPatrick e Tolan Thornton, no curso
Time Management and Productivity.

Passo 1: Desenhe a sua Matriz

Eu recomendo que voc comece desenhando um quadrado em um

pedao de papel, ou talvez em uma planilha no Excel. Assegure-se
de que voc est deixando um espao tanto na lateral esquerda do
quadrado, como tambm acima dele.

Em seguida, desenhe uma linha horizontal e outra vertical no seu

quadrado, separando-o em quatro partes iguais. Suas colunas vo
separar os itens de acordo com a sua urgncia, e suas linhas
separaro os itens de acordo com a sua importncia.

No final, voc ter algo similar figura abaixo:

Passo 2: Liste Todas as Suas Tarefas

No espao que voc deixou a esquerda da sua matriz, liste todas as

tarefas que voc precisa fazer.

Por exemplo, vamos dizer que suas tarefas so fazer anlise de

mercado, atualizar relatrio financeiro, redesenhar o tema do
site, limpar a sala de convivncia, fazer resumo do livro,
lavar o carro, ir na festa de aniversrio do sobrinho, e limpar
a casa.
No esquema, os itens seriam vistos assim:

Embora seja tentador pular totalmente esse passo, eu aconselho

fortemente que no faa isso. Como os conceitos de importncia e
urgncia so relativos, e podem mudar dia a dia, precisamos
primeiramente saber quais so todas as nossas tarefas antes de
organiz-las.

Eu digo isso porque apenas depois de escrevermos todas as

nossas tarefas que ganhamos perspectiva sobre o que realmente
prioridade. Em um dia, escrever um e-mail para um potencial
cliente pode ser realmente importante, comparado s suas demais
tarefas. Por outro lado, existiro dias em que essa ser a menor
das suas preocupaes.

Passo 3: Classifique de Acordo com a Urgncia

Em seguida, faa uma classificao preliminar de todos os seus

itens de acordo com a sua urgncia apenas. Ou seja, ao invs de
tentar pensar sobre urgncia e importncia ao mesmo tempo,
vamos primeiramente pensar apenas sobre urgncia
independentemente.

Talvez, voc se sinta novamente tentado a pular esse passo. Por

favor, peo que no o faa. Essa etapa garantir que a
importncia que daremos a cada tarefa seja realmente nossa, e
que ela no ser influenciada pelos prazos de entrega de qualquer
outra pessoa.

Para fazer isso, portanto, ao invs de movermos nossa lista de

tarefas diretamente para matriz, movemos cada item para o
espao que deixamos acima dela. Dessa forma, imagine que as
colunas que representam urgente e no urgente se expandem
para cima da matriz, de forma que possamos assim organizar
nossas tarefas de acordo.

Coloque tarefas urgentes na esquerda, e tarefas no urgentes na

direita, como exemplificado abaixo.
Passo 4: Classifique de Acordo com a Importncia

Por ltimo, classificamos cada item de acordo com a sua

respectiva importncia, e populamos a nossa matriz. Para isso,
apenas movemos para baixo cada tarefa, de acordo com a sua
respectiva importncia.

Se uma tarefa importante, ela fica no quadrante de cima da sua

respectiva coluna, e se no importante, movemos para o
quadrante de baixo da coluna.

Seguindo nosso exemplo, vamos dizer que fazer anlise de

mercado e fazer resumo do livro sejam importantes, e que
limpar a sala de convivncia, e ir na festa de aniversrio do
sobrinho no sejam importantes.
Dessa forma, a matriz se pareceria com isso:

Atravs do mesmo processo, classificamos a importncia de cada

item que julgamos previamente como no urgente. Ao final,
teremos ento uma matriz que se parecer com isso:
Outro Exemplo Prtico

Para que voc pegue bem a ideia do mtodo, eu acho interessante

que eu te fornea ainda outro exemplo prtico do mtodo.

Ento, vamos imaginar por um momento que voc um

empreendedor online, e voc possui um site muito bem-sucedido.
Esse site sua fonte primria de renda, e a sua meta fazer com
que ele seja ainda mais bem-sucedido, aumentando em 10 vezes a
renda que voc tem com ele hoje.

Aps desenhar a sua matriz, vamos dizer que a sua lista de tarefas
se parea com:

Escrever cpia de venda para o novo produto;

Dar instruo assistente virtual para pesquisar a
concorrncia;
Limpar o apartamento;
Responder Bianca no Facebook, sobre nosso encontro na
prxima segunda;
 Assistir ao vdeo que o Pedro me recomendou no YouTube;
Reorganizar minhas pastas no computador;
Comprar shampoo e pasta de dente;
Cancelar dentista;
Comprar ingressos para o cinema;
Ir at a mercearia e comprar chocolate.

Baseado no que aprendemos at agora, em qual quadrante cada

tarefa acabaria?

Classificao por Urgncia

Bom, primeiramente classificaramos cada item desses de acordo

com a sua urgncia.

Escrever cpia de venda para o novo produto: no urgente, j

que no possui necessariamente uma data limite;
Dar instruo assistente virtual para pesquisar a
concorrncia: no urgente, j que no possui
necessariamente uma data limite;
Limpar o apartamento: urgente, j que permanecer com a
casa suja afeta negativamente seu estado emocional e
consequentemente s suas metas.
Responder Bianca no Facebook, sobre nosso encontro na
prxima segunda: urgente, pois possui uma data limite;
Assistir ao vdeo que o Pedro me recomendou no YouTube: no
urgente, a no ser que esteja previsto para o vdeo sair do ar;
Reorganizar minhas pastas no computador: no urgente, j
que pode ser feito a qualquer momento;
Comprar shampoo e pasta de dente: urgente, pois para
algumas pessoas, isso poderia ser considerado uma crise ou
emergncia;
Cancelar dentista: urgente, pois possui uma data limite;
Comprar ingressos para o cinema: urgente, pois possui uma
data limite;
Ir at a mercearia e comprar chocolate: no urgente.
Dessa forma, sua separao provavelmente ficaria parecida com
isso:

Classificao por Importncia

Em seguida, classificamos cada tarefa de acordo com a sua

importncia.

Escrever cpia de venda para o novo produto: importante,

pois diz respeito diretamente a sua meta de aumentar a sua
renda;
Dar instruo assistente virtual para pesquisar a
concorrncia: importante, da mesma forma que qualquer
outra tarefa que esteja vinculada ao crescimento do seu
negcio.
Limpar o apartamento: importante, principalmente se voc
trabalha em casa. Um ambiente sujo afeta negativamente seu
estado emocional, afetando tambm suas decises no
trabalho.
Responder Bianca no Facebook, sobre nosso encontro na
prxima segunda: importante, j que seus relacionamentos
(network) so fundamentais para o seu sucesso;
Assistir ao vdeo que o Pedro me recomendou no YouTube: no
importante, pois no envolve sua meta diretamente;
 Reorganizar minhas pastas no computador: no importante,
pois no envolve sua meta diretamente;
Comprar shampoo e pasta de dente: no importante, j que
no diz respeito s suas metas, e voc pode facilmente
delegar essa tarefa para outras pessoas.
Cancelar dentista: no importante, j que no diz respeito s
suas metas, e voc pode facilmente delegar essa tarefa para
outras pessoas.
Comprar ingressos para o cinema: no importante, pois no
diz respeito s suas metas;
Ir at a mercearia e comprar chocolate: no importante, pois
isso at mesmo age contra a sua vontade de se manter
saudvel.

Dessa forma, a sua Matriz provavelmente se pareceria com:

Os Benefcio de Construir sua Prpria Matriz

Pronto! Voc acaba de criar a sua matriz, e est pronto para

comear a utiliz-la.

Contudo, antes disso, eu acho importante tirarmos um tempo para

refletir sobre o que alcanamos at aqui, e qual a importncia
disso para a sua Produtividade Pessoal.

Durante o processo de criao da sua matriz, voc j fez algumas

reflexes que so extremamente importantes para a sua
Produtividade. Primeiramente, voc passou ao menos um pouco
de tempo pensando sobre cada item na sua lista de afazeres.

Esse exerccio por si s j te fora a considerar cada uma de suas

tarefas, e ento reconhecer que voc possui um conjunto limitado
de tarefas para fazer. Isso extremamente importante para
reduzir aquele sentimento de ansiedade ou de que est
sobrecarregado com tanto trabalho.

Em segundo lugar, dentro desse conjunto de tarefas, voc j

organizou cada uma delas de acordo com os seus respectivos
nveis de importncia e urgncia. Mais do que isso, voc agora
possui cada uma delas classificadas de uma forma visual, o que
facilita muito a sua priorizao.

Afinal de contas, esse o resultado final que queremos, no

mesmo? Queremos usar a matriz para saber o que fazer, e quando
fazer, sem desperdiar o nosso tempo com tarefas de pouca
utilidade.

Portanto, se ao longo do texto voc j foi montando a sua matriz,

ento tenho certeza de que voc j est colhendo bons resultados
com a leitura desse artigo.

Como utilizar a sua Matriz?

Finalizada a montagem da matriz, chegou a hora de

transformarmos essa ferramenta de organizao em uma
ferramenta que te possibilita agir.
Para facilitar a sua compreenso, a imagem abaixo mostra
justamente o que mais recomendado para cada um dos
quadrantes.

Tarefas Importantes e Urgentes Quadrante Faa Agora

Mesmo sem qualquer treinamento ou aula, eu tenho certeza de

que voc j sabe exatamente por onde comear. O primeiro
quadrante, aquele onde constam as tarefas importantes e
urgentes, onde esto nossas maiores prioridades.

Afinal de contas, se no realizarmos logo as tarefas que constam

nesse quadrante, podemos perder a chance de faz-la, ou teremos
resultados diminudos por perdermos nosso prazo. Alm disso,
essas tarefas so consideradas como importantes, e nos
aproximam de uma meta ou objetivo que definimos.
Como ilustrado acima, esse o quadrante Faa Agora!. Apenas
depois de realizar essas tarefas que podemos seguir para os
demais quadrantes.

Tarefas Urgentes e No Importantes Quadrante Delegue

Intuitivamente, aps finalizarmos as tarefas do primeiro

quadrante, temos a tendncia natural de procurar fazer as tarefas
do terceiro quadrante (tarefas urgentes, mas no importantes).

Isso acontece porque essas tarefas ainda so urgentes, e teremos

resultados reduzidos se deixarmos essas tarefas para mais tarde.
Ainda assim, vale lembrar que essas tarefas no so importantes, e
no contribuem para alcanar nossas metas e objetivos.

Em outras palavras, no importa se voc perder a oportunidade

de fazer essas tarefas ou se seus resultados piorarem por isso. No
final, isso no far diferena alguma no andamento dos seus
objetivos.

Ainda assim, mesmo que essas tarefas no sejam importantes para

voc, provvel que sejam importantes para outras pessoas.
Portanto, o recomendado aqui que voc delegue essas tarefas
justamente para essas outras pessoas.

Essa delegao pode ser apenas um e-mail para um colega de

trabalho, ou comprar um almoo ao invs de faz-lo voc mesmo.
O importante aqui apenas encontrar algum que poderia fazer a
tarefa no seu lugar, e solicitar que essa pessoa realize essa tarefa.

Dessa forma, por motivos sistemticos, esse quadrante chamado

de Delegue.

Tarefas Importante e No Urgentes Quadrante Agende

Bom, se ns no devemos fazer as tarefas do terceiro quadrante,

ento quais tarefas devemos fazer em seguida?

aqui que nossa ateno se vira para as tarefas que so

importantes, mas no so urgentes (quadrante 2). Na realidade,
muitos especialistas em Produtividade Pessoal argumentam que
nossa maior meta deveria ser passar todo nosso tempo nesse
quadrante.

Se voc quer ser bem-sucedido um dia, voc no quer fazer suas

tarefas logo antes do seu prazo de entrega. Voc quer justamente
trabalhar com as tarefas importantes, mas que no possuem
prazo, ou cujo prazo ainda est muito longe.

Mesmo tendo isso em mente, no mundo atual as coisas nem

sempre acontecem como gostaramos. Dessa forma, preferimos
pensar nesse quadrante como uma forma de gerenciar as
prximas tarefas, aquelas que sero feitas no futuro. Ou seja, essa
uma maneira de olharmos para frente, e vermos o que devemos
fazer na prxima semana, ou no prximo ms.

Esse tambm o motivo pelo qual chamamos esse quadrante de

Agende. Todas as tarefas colocadas nesse quadrante devem ser
planejadas previamente, e agendadas de acordo.

Tarefas No Urgentes e No Importantes Quadrante Elimine

Por ltimo, sobram apenas as tarefas que no so urgentes, e nem

mesmo importantes. Por motivos bvios, grande parte dessas
tarefas devem ser eliminadas, afinal de contas por que voc faria
uma tarefa que no te aproxima das suas metas, e que nem mesmo
possui um prazo de entrega?

Contudo, eu defendo que nem todas as tarefas aqui colocadas

devem ser eliminadas. Isso porque existem algumas delas que
gostamos de fazer por puro prazer, e que no esto
necessariamente relacionadas s nossas metas ou a um prazo
limite.

Pegue, por exemplo, os diversos hobbies que existem. Talvez, voc

goste de tocar violo, ou gaita, ou ainda goste de montar quebra-
cabea ou jogar vdeo game. Talvez, voc goste de danar, ou de
colecionar selos, ou talvez goste de jardinagem. Eu no sei
exatamente que hobbie voc possui, mas eu sei que existem
tarefas que voc faz por puro prazer.
Essas tarefas, mesmo sem qualquer nvel de urgncia ou
importncia, fazem bem para voc, e aconselho que voc continue
a pratic-las.

Obviamente, se voc est passando tempo demais em um hobbie,

pode ser a hora de refletir e eliminar um pouco desse tempo extra.
Contudo, se atualmente voc no est exagerando, continue sem
qualquer culpa ou remorso pelo que est fazendo.

Como Tirar o Mximo Proveito da Prtica?

Quase finalizando, eu ainda gostaria de te dar algumas dicas

extras para tirar o mximo proveito dos exerccios que fizemos at
aqui. As dicas so as seguintes:
Estabelea Metas

A primeira dica um tanto bvia, j que pela definio bsica aqui

colocada, uma tarefa importante apenas quando ela est
alinhada com suas metas e objetivos.

Dessa forma, se voc ainda no sabe como definir suas metas, no

perca tempo e acesse agora mesmo a nossa pgina Estabelecendo
Metas de Sucesso.

Nela, voc encontrar 5 princpios bsicos para definir suas metas,

assim como diversos artigos sobre o tema. Vale a pena conferir!
Planeje Diariamente

Nesse momento, possvel que voc ainda no perceba que para

retirar o maior valor da Matriz de Eisenhower, voc precisar
aplic-la diariamente.

Isso acontece porque mesmo que uma tarefa seja importante hoje,
isso no significa que ela ser importante amanh ou depois de
amanh. O mesmo vlido para urgncia, onde aquilo que no
urgente hoje pode se tornar urgente amanh ou depois disso.
Dessa forma, o nico jeito de voc se manter atualizado
repetindo o mesmo exerccio todos os dias, de forma que voc
ganhe prtica com a tcnica e possa reconsiderar cada tarefa dia a
dia.
Eat that Frog

Como ltima dica, eu recomendo que sempre inicie seu dia pela
tarefa mais difcil, aquela que voc tem as maiores chances de
acabar procrastinando.

s vezes, essa tarefa pode ser a escrita de um e-mail importante,

outras vezes pode ser uma discusso com seu parceiro de negcio,
e outras vezes pode ser a montagem da sua prpria matriz.

Independentemente do caso, essa estratgia infalvel para

acabar com a procrastinao.

(No mundo da Produtividade Pessoal, essa estratgia conhecida

como Eat that Frog, ou Comendo Sapos Vivos, e voc encontra
a minha reviso dessa estratgia clicando aqui).
III. Treinamentos
Matriz de Eisenhower ou Matriz de Covey?

Estamos quase chegando ao fim desse artigo, sendo que antes

disso eu gostaria de fazer uma pausa e explicar um conceito que
um tanto confuso para algumas pessoas.

Quando procuramos online pela matriz 22, que separa itens de

acordo com a sua importncia e urgncia, alguns artigos se
referem a ela como a Matriz de Stephen Covey, ou simplesmente
Matriz de Covey.

Isso acontece, em grande parte, porque Stephen Covey foi o

responsvel por popularizar a utilizao da matriz no seu livro Os
7 Hbitos de Pessoas Altamente Eficazes.

Dessa forma, embora a Matriz de Eisenhower tenha sido criada e

desenvolvida pelo presidente americano, ela s ganhou
popularidade aps 1989, quando Stephen Covey publicou a
primeira verso do livro.

Treinamentos Instituto Franklin Covey

Mais tarde, em 30 de maio de 1997, os mtodos utilizados por

Stephen Covey, entre eles a Matriz de Eisenhower, foram
adquiridos pela empresa Franklin Quest. Aps a compra, a
empresa tambm mudou seu nome para Franklin Covey, e desde
ento presta servios internacionalmente para indivduos e
corporaes que buscam otimizar sua Produtividade.

No Brasil, temos uma sede da Franklin Covey instalada em So

Paulo, sendo que nela voc poder encontrar diversos produtos e
solues para a sua empresa.

Dessa forma, algumas pginas que voc talvez queira conhecer

so:

Blog Franklin Covey;

Curso As 5 Escolhas para uma Produtividade
Extraordinria;
Estudo de Caso Microsoft;
Estudo de Caso Halton;
Calendrio de Cursos e Eventos.

IV. Consideraes Finais

No mundo em que vivemos, a capacidade de filtrar o sinal do

rudo, ou distinguir entre o que urgente e o que realmente
importante, uma habilidade essencial para se ter.

Meu desafio para voc esta semana aplicar a Matriz de

Eisenhower a todos os aspectos da sua vida. Quando confrontado
com uma deciso, pare e pergunte a si mesmo: Estou fazendo isso
porque importante ou estou fazendo isso porque apenas
urgente?
Caso esteja procurando outras metodologias de Produtividade
Pessoal, eu recomendo que faa o download do e-book 29
Mtodos de Produtividade Pessoal: O Guia Definitivo para
Escolher J o Seu!.

Basta cadastrar seu e-mail no final deste artigo, para receb-lo

automaticamente na sua caixa de entrada.