PROCEDIMIENTO PARA LA Cdigo: SG-PDR-001-31

ELABORACION, MODIFICACION Fecha:13-05-2015

Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
SG INGENIERIA ELECTRICA LTDA.
Versin:REV-00
REGISTROS.

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACION, MODIFICACION Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
SG INGENIERIA ELECTRICA LTDA.

Equipo Evaluador Nombre Fecha de Revisin Firma

Elaborado Por Marcos Carrasco S. 13-05-2015
Asesor SSO.
Revisado Por Rosario Gmez C. 14-05-2015
Gerente Administracin. Y
Finanzas.
Aprobado Por Sandro Garrido D. 14-05-2015
Gerente General.

FONO: 22 555 7067 contacto@sgltda.cl - GENERAL GANA 769, SANTIAGO

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ELABORACION, MODIFICACION Fecha:13-05-2015
Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
SG INGENIERIA ELECTRICA LTDA.
Versin:REV-00
REGISTROS.

1. OBJETIVO.

Definir y establecer los lineamientos para la elaboracin de procedimientos, as como la

codificacin, aprobacin, distribucin y control de cambios de todos los documentos y
registros de SG Ingeniera Elctrica Ltda.

2. ALCANCE.

Todos los Responsables de rea.

3. DEFINICIONES.

SG - PEC: Sistema de Gestin de Mutual de Seguridad para Empresa Competitiva.

Proceso: Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo para lograr un

objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costos y recursos.

Procedimiento Obligatorio: forma especificada para llevar a cabo un proceso que exige la
Norma ISO 9001 en dicho formato.

Formato: hoja impresa en la cual se registran datos o informacin, dependiendo de la

informacin contenida se convierte en documento o registro.

Documento Obsoleto: son los documentos que perdieron vigencia al cambiar de revisin o
darse de baja.

Documento Externo: son documentos que emiten entidades externas a la empresa, que por
ley o de forma voluntaria sirven de consulta para la correcta implementacin de los
procesos.

Documento no Controlado: las copias de los documentos que solicitan personas o

entidades fuera del alcance de la organizacin, se entregan con la autorizacin del
Representante de la Direccin, solo para informacin y no requieren ser actualizados.

Registro: Es la evidencia de la realizacin de una actividad controlada.

4. REFERENCIAS.

Norma ISO 9001: 2008, Requisitos 4.2.3 y 4.2.4

PEC Mutual de Seguridad, Requisitos 1.3, 1.3.1 y 1.3.2

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REGISTROS.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.

El numero consecutivo de procedimientos de trabajo y formatos lo asigna el Coordinador

del Programa PEC segn el orden establecido en este procedimiento.

Reglas Generales.

La creacin o modificacin de un documento (excepto formatos) se lleva a cabo conforme a

los siguientes criterios:

Tipografa:

Letra Times New Roman 12 de preferencia.

Encabezado para Manuales, Planes y Procedimientos (No es obligatorio para
formatos):
Logotipo
Cdigo
Revisin
Ttulo del documento
Paginacin

Los Procedimientos e instructivos contienen la siguiente estructura:

Contenido Procedimiento Instructivos

s
Encabezados X X
Objetivo (Propsito General) X
Alcance (reas o puestos involucrados) X
Definiciones (si aplica) X X
Descripcin de Actividades con Responsable, X X (actividades
Referencia Documental y Registros solamente)
Historial de Cambios X X
Firmas X X

Los formatos son flexibles en cuanto al tipo de letra y encabezado. La descripcin de los
cambios se reflejara en el documento al que pertenece.

6. EMISION, MODIFICACION Y BAJA DE UN DOCUMENTO.

Los puestos responsables de la documentacin (emisin o modificacin) y de la

autorizacin o baja se muestran a continuacin:

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Emite, Modifica o da de Baja Revisa y Aprueba.

Gerencia General Representante de la Direccin
Coordinador del Programa PEC Coordinador del Programa PEC Asesor
Asesor Control de Gestin SSO. control de Gestin SSO.
Jefes de rea.

Una vez que el documento ha sido elaborado y revisado, solicitan la aprobacin de la alta
direccin, Coordinador del programa y Asesor CG-SSO.

Realizados todos los ajustes que consideren necesarios, lo envan por correo al Asesor CG-
SSO para que actualice la carpeta de originales y revise lo siguiente:

Revisar la estructura y legibilidad del documento.

Asignar consecutivo y numero de revisin del documento.
Revisar historial de cambios y la fecha del documento.
Solicitar las firmas de elaboracin, revisin y aprobacin en la primera hoja
nicamente.
Guardar el archivo en su PC en formato PDF y lo protege como solo lectura en
esta ruta:
Documentacin control de documentos\tipo de documento\(manual de calidad, formatos,
documentos externos)\ Direccin o Gerencia.

Cada archivo se va a nombrar as:

Inicial Empresa Inicial Documento Cdigo de rea N del Documento

SG PDR 001 1

Ejemplo: Inicial Empresa (SG) Inicial nombre del Documento, procedimiento

documentos y registros (PDR) cdigo de rea, prevencin de riesgos es el (001) y el N
del documento en este caso es (1).

Si se requiere dar de baja el documento, lo borra de la ruta anterior y lo traspasa a la carpeta

documentos obsoletos adems de:

Actualizar el listado maestro de documentos o registros,

Notificar la emisin, modificacin o baja del documento al personal involucrado a
travs del correo electrnico.

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REGISTROS.

El Asesor CG-SSO, conserva una carpeta con los documentos originales impresos y
firmados y conserva los archivos en su computadora, asegurndose de respaldarlos
semestralmente.

Si un documento es modificado, repite los mismos pasos y describe el motivo del cambio
de una revisin a otra en el historial de cambios.

NOTA 1: La revisin de documentos para asegurar su vigencia es responsabilidad de la

direccin, Jefatura o Coordinacin que emite el documento y se garantizara esta prctica a
travs de los resultados que arrojen las auditoras internas.

NOTA 2: Los formatos van relacionados en el listado Maestro de Registros.

NOTA 3: Las modificaciones a los documentos pueden originarse por:

Cambios en la normatividad.
Resultado de auditoras internas y externas.
Planificacin de acciones correctivas o preventivas.
Resultados de revisiones por la direccin.
Recomendaciones de mejora de parte de los usuarios.

7. LISTA DE CODIGOS POR AREA DE TRABAJO.

AREA DE PREVENCION DE RIESGOS Y SALUD OCUPACIONAL.

Inicial Nombre del Documento. Inicial del Cdigo de N del
Empresa. Documento rea. Documento
. .
SG Inventario de Peligros y PDR 001 01
Evaluacin de Riesgos
SG Programa de Capacitacion PDR 001 02
Anual.
SG Acta reunin Comit Paritario PDR 001 03

SG Acta reunin Comit Ejecutivo PDR 001 04

SG Procedimiento de Investigacin PDR 001 05

de Accidentes.
SG Formato Investigacin de PDR 001 06
Accidentes
SG Flash denuncia accidente PDR 001 07
SG Declaracin trabajador PDR 001 08
accidentado

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REGISTROS.

SG Anlisis de seguridad en el PDR 001 09

trabajo
SG Charla de 5 minutos PDR 001 10
SG Charla Operacional de PDR 001 11
Capacitacin y/o Induccin
SG Observacin de Conducta PDR 001 12
Habitual
SG Inspeccin Planeada PDR 001 13
SG Lista de chequeo herramientas y PDR 001 14
equipos
SG Lista de chequeo elementos de PDR 001 15
proteccin personal
SG Lista de chequeo trabajos en PDR 001 16
altura
SG Procedimiento Canalizacin PDR 001 17
Elctrica.
SG Instructivo Accidentes del PDR 001 18
Trabajo.
SG Procedimiento Instalacin de PDR 001 19
Tableros.
SG Procedimiento Instalacin de PDR 001 20
Corrientes dbiles.
SG Procedimiento Energizacin de PDR 001 21
Circuitos
SG Procedimiento Instalacin de PDR 001 22
Luminarias
SG Procedimiento Instalacin de PDR 001 23
Motobomba de Impulsin
SG Procedimiento Instalacin de PDR 001 24
Sanitarios
SG Procedimiento Trabajo en PDR 001 25
Altura
SG Procedimiento Canalizacin PDR 001 26
Subterrnea
SG Obligacin de Informar PDR 001 27

SG Entrevista Trabajador PDR 001 28

Accidentado
SG Planilla Madre, Cdigos PDR 001 29
SG Estndar Uso de EPP. PDR 001 30
SG Procedimiento control de PDR 001 31

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documentos

AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Inicial Nombre del Inicial del Cdigo de N del
Empresa Documento Documento rea Documento
SG Orden de Compra OC 002 01
SG Cotizacin CN 002 02
SG Rendicin de RG 002 03
Gastos

AREA DE RECURSOS HUMANOS.

Inicial Nombre del Inicial del Cdigo de N del
Empresa. Documento. Documento. rea. Documento.
SG Entrega Reglamento ERIOHS 003 01
Interno
SG Pacto de Horas PHEX 003 02
Extras
SG Finiquito del FIN 003 03
Trabajador
SG Certificado de CAD 003 04
Antigedad
SG Anexo de Traslado AT 003 05
SG Carta de CAM 003 06
Amonestacin
SG Comprobante de CP 003 07
Permiso
SG Carta de CRN 003 08
Reconsideracin
SG Carta de CRES 003 09
Remuneraciones

AREA DE BODEGA Y LOGISTICA

Inicial Nombre del Documento Inicial del Cdigo N del
Empresa Documento de rea Documento

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SG Solicitud de Elementos de SEPPV 004 01

Proteccin Personal y
Vestuario
SG Solicitud de Materiales SM 004 02
SG Induccin Ingreso a IIB 004 03
Bodega
SG Bitcora de Ruta BR 004 04

AREA DE OPERACIONES
Inicial Nombre del Inicial del Cdigo de N del
Empresa Documento Documento rea Documento
SG Protocolos de Entrega PE 005 01
SG Charla Induccin CIAE 005 02
rea Elctrica

FONO: 22 555 7067 contacto@sgltda.cl - GENERAL GANA 769, SANTIAGO