GESTIN DE FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominacin del Programa de Formacin:
TECNOLOGO EN GESTIN EMPRESARIAL FICHA No. 1356469
Cdigo del Programa de Formacin: 621201
Nombre del Proyecto: Anlisis estratgico y asesoramiento para la consolidacin de 5
pymes en la ciudad de Ibagu con tiempo de constitucin no mayor a 2 aos.
Fase del Proyecto: - Implementacin.
Actividad de Proyecto: - implantacin de programas de bienestar y atencin para los
clientes internos y externos
Competencia: 210601011 - PROCESAR LA INFORMACIN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
-Disear instrumentos de investigacin de acuerdo con las necesidades de la organizacin.
-Tabular la informacin recolectada en los instrumentos de investigacin.
-Identificar las necesidades del proceso de informacin aplicado a las metodologas de
investigacin de la organizacin.
-Aplicar procesos de investigacin en la solucin de problemas que afecten la organizacin.
-Emitir resultados de la informacin codificada y tabulada.
-Presentar informes de los resultados de la informacin procesada.
-Establecer las no conformidades de la compilacin y la tabulacin de la informacin, de
acuerdo con la metodologa utilizada y la tecnologa disponible.
-Identificar las variables para la codificacin de la informacin por tabular, de acuerdo con
las polticas y la metodologa establecida.
Duracin de la Gua: 110 Horas.

2. PRESENTACION

La organizacin documental, en Gestin Administrativa, es fundamental, ya que es un proceso de

soporte dentro de la organizacin, permitiendo un adecuado registro, seguimiento y ubicacin de
los documentos que ingresan o que se tramitan, ya que permitir una ubicacin inmediata, oportuna
y confiable; logrando que tanto los clientes internos y externos, obtengan en forma ptima la
informacin.
Por lo tanto, para empoderarse en su nuevo rol como estudiante por Competencias Laborales y
alcance el perfil requerido para el desempeo en su puesto de trabajo de acuerdo con su
especialidad, es necesario desarrollar las siguientes actividades.

Es muy importante, que asuma con autonoma y responsabilidad el estudio de esta temtica; el
desarrollo de las actividades de enseanza aprendizaje evaluacin, planteadas en esta Gua
que conduzcan a alcanzar los Resultados de aprendizaje y reunir las Evidencias, con los cuales el
Instructor verifica y valora los logros obtenidos y el avance de su proceso formativo.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje Descripcin:

FASE UNO

La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos son indispensables para una

adecuada comprensin de las generalidades de la Organizacin Documental en el entorno laboral.

Por lo anterior, se sugiere que conozca an ms del tema, realizando la lectura sugerida de los
siguientes documentos:
Acuerdo 042 del 2013 (Del art.1 al art. 6).
Norma NTC 4095 (Punto 1 al 3).
ISAD (G) 2000 (Punto 1 al 3.7).

Posteriormente conteste las siguientes preguntas:

1. Cul es el criterio de Archivos de gestin que considera que se podra mejorar y / o

complementar? Justifique su respuesta.
2. Describa con sus palabras y de forma general, Cul es la intencin de la Norma NTC 4095?
3. Explique por qu es importante tener en cuenta en el proceso de Organizacin Documental la
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica - ISAD (G) 2000.
4. Cmo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organizacin Documental en las empresas hoy
en da?
5. Cul es la importancia de la gestin de documentos en una empresa?
6. Qu es la gestin de documentos?
7. Qu es gestin documental y para qu sirve?
8. Qu es la gestin documental eficaz?

FASE DOS

Conceptualizacin
Definir:
1. AGN (Archivo general de la Nacin)
2. Archivo
3. Archivo central
4. Archivo de Gestin
5. Archivo electrnico
6. Archivo histrico
7. CCD
8. Ciclo vital del documento
9. Clasificacin Documental
10. Comunicaciones oficiales
11. Conservacin de documentos
12. Consulta de documentos
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13. Conversin
14. Descripcin documental
15. Digitalizacin
16 Disponibilidad Documental
17. Documento
18. Documento electrnico
20. Documento electrnico de archivo
21. Eliminacin documental
22. Emulacin informtica
23. Expediente
24. FUID: Formato nico de Inventario Documental.
25. Funcin archivstica
26. Gestin documental
27. Instrumentos archivsticos
28. Inventario documental
29. Mecanismos de autenticacin
30 Metadato
31. Microfilmacin
32 Migracin
33. Ordenacin documental
34. Patrimonio documental
35. Radicacin de comunicaciones oficiales
36. Seleccin documental
37. Serie documental
38. Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA
39. Sistema Integrado de Conservacin (SIC
40. Sub serie documental
41. TRD
42. TVD
43. Vnculo archivstico

Actividad Dos

1. Lea Atentamente la Historia de los Archivos y realice un ensayo donde redacte la

importancia de los mismos y su opinin crtica frente a la lectura, donde plasme cual ha sido
la evolucin de la historia de los archivos en el pas, teniendo en cuenta la ortografa, la
redaccin y las caractersticas de un ensayo.
2. Identificar los Conceptos bsicos que propone el glosario archivstico propuesto por el
Archivo General de la Nacin, segn acuerdo 027 de 2006. (Tener a la mano el Acuerdo
en Mencin).
Defina Brevemente y con sus palabras los siguientes conceptos.
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1. Archivo Central 2. TVD

3. Archivo De Gestin 4. Acervo Documental

5. Fondo Documental 6. Almacenamiento de Documentos
7. Archivo Histrico 8. Archivista
9. Inventario Documental 10. Archivo general de la nacin
11. Ciclo Vital Del Documento 12. Carpeta
13. Ordenacin Documental 14. Comunicaciones oficiales
15. Clasificacin Documental 16. Copia
17. Organigrama 18. Depuracin
19. Comit De Archivo 20. Deterioro
21. Seccin 22. Digitar
23. Foliacin 24. Estantera
25. Sub serie Documental 26. Fechas extremas

27. TRD 28. Folio Recto

29. Folio Vuelto 30. Transferencia documental
31. Valor cientfico 32. Valor histrico

3. Elabore una sopa de letras con cada uno de los conceptos requeridos.
4. Elabore un Mapa conceptual donde plasme los aspectos principales de manual de Gestin
documental.

INVESTIGAR LO SIGUIENTE:

5. Defina que es un Organigrama

6. Cul es la Funcin del organigrama en una empresa
7. Explique mediante un Cuadro sinptico que tipos de Organigramas existen
8. Dibuje un Organigrama (El de su Preferencia) donde plasme la estructura Orgnica de una
empresa.

9. La tabla De retencin documental es un instrumento archivstico por tanto es de vital

importancia reconocer su contenido y la aplicacin de las misma, acorde con el material
responda con sus palabras:
Qu es una Tabla de Retencin Documental?
Qu es una Serie Documental?
Qu es un tipo documental?
Mencione la importancia de las Tablas de Retencin Documental y su aplicacin?
De un ejemplo de un Formato de TRD.
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Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:

Adems de conocer conceptos relacionados con Organizacin Documental, es indispensable

saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Demos respuesta a los siguientes temas:

1. Qu es el ciclo vital del documento y cul considera que es la importancia del ciclo vital del
documento? Justifique su respuesta.
2. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no
asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compaero regresa al
cargo, Cmo cree que debe desempearse en el cargo si la implementacin de las TRD al
momento de la bsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su respuesta.
3. que son las TRD y las funciones e importancia dentro del programa de gestin Documental.
4. que son las TVD y las funciones e importancia dentro del programa de gestin documental.
5. como se elabora una tabla de TRD y una TVD.

Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, as como los conceptos del Ciclo Vital
del Documento y el uso de las TRD en Organizacin Documental, es importante reforzarlos por
medio de la siguiente actividad:

Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar sus
funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental,
aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e implementacin
el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin documental,
permitiendo el fcil acceso a la informacin.
El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos
los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para
lograr mejoras frente a las diferentes problemticas.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. Cules son las causas que originaron esta situacin?
3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo. Cmo debe
ser archivado esos documentos?
5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?
6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?
7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?
8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la empresa?
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Ambiente Requerido
Ambiente 3040 c Centro de Comercio y Servicios SENA regional Tolima y la
plataforma Blackboard.
Aula Taller Centro Entorno Biblioteca Ambientes virtuales Empresas objeto de
aprendizaje.
Materiales
Tomando como referencia la planeacin pedaggica y las orientaciones para elaborar
guas de aprendizaje citado en la gua de desarrollo curricular.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIN

Tome como referencia la tcnica e instrumentos de evaluacin citados en la gua de

Desarrollo Curricular.

Evidencias de Criterios de Evaluacin Tcnicas e

Aprendizaje instrumentos de
Evaluacin

Evidencias de 1. Elaborar mapas conceptuales sobre la Tcnica:

Conocimiento investigacin cientfica. Preguntas y
respuestas
Conocer la naturaleza y el 2. Presentar cuadro resumen sobre los tipos de
propsito de la investigacin y sustentar debidamente. Instrumento:
Investigacin 3. Realizar exposicin utilizando recursos Cuestionario
apropiados y manifestando dominio del tema
Emplear los instrumentos Evaluaciones
para la recoleccin de 4. Explicar por qu la investigacin debe est orales y escritas.
informacin de acuerdo estrechamente ligada a la tica laboral.
con las necesidades. Actividades
Criterios de Evaluacin: ldicas y
Clasificar la informacin estrategias
compilada de acuerdo con Identifica los instrumentos de recoleccin de didcticas para
las necesidades de la informacin, establecidos por la organizacin. afianzar
Organizacin conocimientos.
Revisa de manera responsable y objetiva la
Presentar la informacin informacin recolectada, teniendo como referentes
compilada teniendo en la Exactitud y pertinencia.
cuenta normas y polticas
Aplica el procedimiento para codificar y tabular la
organizacionales. informacin, empleando las fuentes
Codificar la informacin
de acuerdo con los
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Evidencias de Criterios de Evaluacin Tcnicas e

Aprendizaje instrumentos de
Evaluacin

criterios que guan la Disponibles y de acuerdo con las necesidades de

investigacin. la organizacin.

Tabular la informacin Procesa la informacin aplicando los conceptos de

recolectada de acuerdo poblacin, muestra, medidas de tendencia central y
con las tcnicas utilizadas variables de la investigacin.
y los instrumentos
Presenta el informe teniendo en cuenta los
disponibles.
resultados obtenidos y las normas tcnicas
Presentar la informacin vigentes.

emitiendo los resultados
en cifras y conceptos
teniendo en cuenta las
diferentes variables.

Evidencias de Tcnica:
Desempeo Observacin

Socializacin sobre la Instrumento:

investigacin cientfica, Lista de chequeo
socializacin
Exposicin tipos de evidencias de
investigacin. producto
Elabora cuestionarios
donde pone en evidencia
la naturaleza y el propsito
de la Investigacin

Emplea los instrumentos

para la recoleccin de
informacin de acuerdo
con las necesidades.

Clasifica la informacin
compilada de acuerdo con
las necesidades de la
Organizacin
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Evidencias de Criterios de Evaluacin Tcnicas e

Aprendizaje instrumentos de
Evaluacin

Presenta la informacin
compilada teniendo en
cuenta normas y polticas
organizacionales.

Codifica la informacin de
acuerdo con los criterios
que guan la investigacin.

Tabula la informacin
recolectada de acuerdo
con las tcnicas utilizadas
y los instrumentos
disponibles.

Presenta la informacin
emitiendo los resultados
en cifras y conceptos
teniendo en cuenta las
diferentes variables.

Define claramente los

ttulos de los resultados, de
acuerdo con su contenido

Evidencias de Producto Tcnica:

Valoracin de
1. Cuadro resumen tipos Producto
de investigacin

2. Informe sobre los

productos de la
investigacin.
Instrumento:
3. Recursos para realizar Lista de chequeo
la exposicin. para cada
entregable
4.Mapas conceptuales

Aplica el conocimiento
adquirido en la
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Evidencias de Criterios de Evaluacin Tcnicas e

Aprendizaje instrumentos de
Evaluacin

Organizacin Econmica
Didctica.
(Implementacin diseo
metodolgico)

5. GLOSARIO DE TERMINOS

GLOSARIO

- La investigacin cientfica: Se define como la serie de pasos para buscar conocimiento mediante
la aplicacin del explora miento, explicaciones y descripciones.

-Experimental: Este se realiza de una forma para buscar lo desconocido a travs de una actividad
transformadora.

-Lgico deductivo: Este mtodo se utiliza para encontrar principios desconocidos, a partir de los
conocidos.

-Deductivo directo: Se obtiene el juicio de una sola premisa, es decir que se llega a una conclusin
directa sin intermediarios.

-Deductivo indirecto: Necesita de silogismos lgicos, en donde silogismo es un argumento que

consta de tres proposiciones, es decir se comparan dos extremos.

-Hiptesis: Un investigador propone una hiptesis como consecuencia de sus inferencias del
conjunto de datos empricos o de principios y leyes ms generales.

-La medicin: La medicin es el mtodo que se desarrolla con el objetivo de obtener informacin
numrica acerca de una propiedad o cualidad del objeto, proceso o fenmeno, donde se comparan
magnitudes medibles y conocidas.

-Delphi: El mtodo Delphi, consiste en la utilizacin sistemtica del juicio intuitivo de un grupo de
expertos para obtener un consenso de opiniones informadas.
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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Biblioteca virtual Sena Ingrese a las BASE DE DATOS SENA. Puede acceder a
Colecciones de libros, revistas, artculos, ndices bibliogrficos, resmenes y tesis en texto
completo en ingls y espaol, que pueden ser consultadas desde la red del SENA.
http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Johana Andrea Cervera Instructor Centro de 3 de Agosto de 2017
Gmez Comercio y
Servicios