‘SUPERSOCIEDADES - BOO Radicaci6n: 2012-01-037943 POR FAVOR RESPONOA A ESTE NUMERO it so9ggg086 "Exp: 36241 ‘Sec: SUPERINTENOENGIA DE SOCIEDADES Remie’ 220 0FICINA JURIDICA Fi 101 ACTO RDNINISTRATVO EXTERN, Fates § [Anexos, NO SALIDA Fer: 20/2086 Hora 083238 Niirero 220000000, CIRCULAR EXTERNA CIRCULAR EXTERNA 100- Seftores ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y CONTADORES Sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, Inspeccionadas, Vigiladas y Controladas i i | | REFERENCIA: DECRETO LEY 019 DEL 10 DE ENERO DE 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y i tramites innecesarios existentes en la Administracién Publica” { SUPRESION DE LA INSCRIPCION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN EL REGISTRO MERCANTIL En consideracién a lo establecido en el Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012, por el cual el gobierno nacional en ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el pardgrafo 1° del articulo 75 de la Ley 1474 de 2011, suprimio 0 reformé regulaciones, procedimientos y tramites existentes en la Administracién Pablica, esta Superintendencia en ejercicio de sus funciones, estima necesario efectuar las siguientes aclaraciones en lo que respecta al registro de los libros de comercio asi 4. LIBROS DE CONTABILIDAD — NO REQUIEREN INSCRIPCION EN EL REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS El Decreto Ley 019 de 2012, suprimié el registro de los libros de contabilidad en la Camara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electronicos. Esta afirmacién se deriva de las siguientes consideraciones: neon Fax tavienoOPcion 2 Yauco aanmanauh crass i Tee te RawBlsise Tp (% = an sions gare ile Berane 8c@ Superntendencia Cireular Externa 1 ‘de Socledoder Decreto 0019 de 2012 ~ Libros de Comercio 2/5 El articulo 173 del decreto que nos ocupa, adicioné un inciso al articulo §6 del Cédigo de Comercio, donde consagré la posibilidad de llevar en archivos electrénicos todos los libros del comerciante. El primer inciso se mantuvo sin modificacién desde su original, consagrado en el Decreto 410 de 1971, el cual sefiala: “Los libros podran ser de hojas removibles 0 formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacién de! Gobierno’ Como es evidente esa reglamentacion aludia a los decretos que fue ecesario expedir para efectos de instrumentalizar la norma del Cédigo de Comercio, sin que pueda dar lugar a pensar que es una nueva reglamentacién para que los libros dejen de estar inscritos en el registro ‘mercantil ‘Tampoco requiere reglamentacién la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electronicos, en la medida en que el decreto reglamentario ‘se ocupara tnicamente del registro de libros electrénicos que conservan la obligacién de la inscripcion en el registro mercantil, esto es, para los libros de Socios 0 accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armonia con lo dispuesto en el articulo 175 del decreto que nos ocupa. 2. El articulo 175 ibidem, modificé el numeral 7 del articulo 28 del Cédigo de 0001 (ante eFax 220000 OPCIQN 2 9200 BARRANGUILA Gk St #19 TEL at sui95s54508 iDELum CRA swe see mo0 4 TEL oupsytayTesnaCe) MAMEALES © ‘penetra eat ele Comercio asi: “Articulo 28, Deberan inscribirse en el registro mercanti: 7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios” ‘Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedicién del mencionado decreto, los’ comerciantes no estén obligados a insoribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentacién alguna como se explicb anteriormente. TAD. € _AVENOA EL CORADO, No 51.60 PBX: 32457 - 201009 UNEA GRATUTA G100011451, 0 OF 21 EDF BA be OCEIOENTE HO 2 TEL GeECIOL CARTAGENA 9602 TE. Sb easy GuCUTA AV (CERO) Dee TEL 9 LO) CR # stusuceaedaes dove amuse paicesosates ai c-Coomtn | | i | | |ss Superintendencia Circular Externa ‘de Socledoder Decreto 0019 de 2012 — Libros de Comercio 3/5 2. LA CONTABILIDAD DEBE CONTINUAR SIENDO LLEVADA SEGUN LOS PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS Los comerciantes deben continuar tlevando su contabilidad de acuerdo a los Principios y normas generalmente aceptados en Colombia; para tal efecto, se tomarén las medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad, integridad y seguridad de la informacion. Corresponder a los administradores tomar las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el cumplimiento de los equisitos de la informacién financiera. 3. LIBROS INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL QUE CONTIENEN FOLIOS QUE NO HAN SIDO UTILIZADOS La administracién del ente econémico decidira el uso que debe darsele a los folios inseritos que no fueron utiizados antes de la vigencia del decreto antitrémites y para ello podra optar entre: ‘a. Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los registros incorporados coincidan 0 no con un periodo completo, esto es, de un mes o un afio. Al escoger esta opcién, una vez diligenciado completamente el libro inscrito, la administraci6n continuaré llevando su contabilidad bien sea en forma impresa 0 en archivo electrénico. b. Anular la totalidad de los folios registrados y escoger si continua imprimiendo los libros de contabilidad en folios sin dicho registro, 0 en archivos electrénicos 4. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS. Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESION. A partir de la expedicion del Decreto 019 de 2012 las Camaras de Comercio no uentan con facuttad para inscrbir libros de contabilidad y de junta directiva. Los administradores son responsables por la omisién del registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligacién les fue exigible. OCOTAD.© AVENEL 9ORADO Mo S180 PIXE BB4A7T- 2861000 LNEA GRATUIT C1E00114319 {ante on Fax 220000 OFCION 2) S2SiG0 GARRANGUILA Caste ToiD TEL ae-sutooustSS SMtbexn' Gea sswse eco 3 Tec seaayianiuendee! MAMEALES Col?) 420.47 MeO TEL ote eTbopeareer eat! CLup» 2.0 OF 2m €or Bousube OcIORNTe PISO 2 VEL stoto4 CARTAGENA ‘Toame Revay E27 #239 Piso 2 TEL febatcon yan CUCUTA AV 0 CERO) An 240 ToL BE o07:7985 BUCARAMANGA CALLEIAG S62 TEL pvODeEHTE ‘nme suoesocedces doc komasecacesnaesaies ac Cooma ie ices @) Superiniendencio Circular Extema ‘de Soctedodes Decreio 0019 de 2012 Libros de Comercio 4/5 No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos econémicos ocurridos antes de la vigencia de! decreto antitramites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresion, el administrador dejaré constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podra continuar llevando la contabilidad en archivos electrénicos. Si no cuenta con ningin folio inscrito en el registro mercantil, levantaré un acta firmada por el representante legal y el contador de la compatiia en la que indicaran tal circunstancia y procederan a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios fisicos 0 electrénicos, Ahora bien, si la decision del administrador esté dirigida a continuar con la contabilidad en libros fisicos, podra imprimir los registros en libros no inscritos. Esta opcién, debera estar acompariada de una nota en la que el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de hechos econémicos anteriores a la vigencia del Decreto 019 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercanti 5. REQUISITOS DE LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS ~ APLICACION DE LA LEY 527 DE 1999 Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrénicos y su almacenamiento debe garantizar que la informacién sea completa e inalterada. La conservacion de los registros electrénicos seguird las condiciones establecidas en el articulo 12 de la Ley 527 de 1999, cuales son: 1. Que la informacién que contenga sea accesible para su posterior consulta, 2, Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado, 3. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento. La conservacién de la informacion financiera podra realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas. OCOTAD.¢ AVEDA EL DORADO Mo 51.80, PIX SB457T7 «204000 LNEA ORATIATAC1E00114519 Ganire oe Fax 220000 OPCIGN 2 S2eGeD GARRANGUILA GaAs) JoN0 TEC at-sutooustS MebeLin'caAsoeseiopso 3 ter cazsriariostiace MAMAALES Cil2isazarAcosTeL ate i eroesserse? cattle tp» £0 GF 201 €or BoLsn be OceOENre 802 VEL sted CARTAGENA ‘Torte vay E27 w 3230 iso 9 TEL fobatcostaau CUCUTA AV 0 GERD) Am 2008 Tes OS Te195717988 BUCARAMANCA CALLE IAD JPesTeL pmoeEHiae sn suoecsoneaces doc Neomaeramsunaedzies accom |Circular Externa ‘de Socledoder, Decreto 0019 de 2012 ~ Libros de Comercio 5/5 Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la informacién, que minimicen una eventual pérdida de datos. 6. VALIDEZ PROBATORIA DE LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA EN ARCHIVOS ELECTRONICOS A la luz de los articulos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad registrados en archivos electrénicos son admisibles como medios de prueba y para su valoracién se seguiran “las reglas de la sana critica y demas criterios feconocidos legalmente para la apreciacién de las pruebas. Por consiguiente habran de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la informacion, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente,” 7. LIBROS DE JUNTA DIRECTIVA De igual manera, el decreto 019 de 2012 suprimié la obligacion de inscribir los libros de acta de junta directiva en el registro mercantil, a la vez que previé la ‘opcién de ser llevados por medios electrénicos. Por tal razén, las precisiones que anteceden se predican también de los libros de actas de junta directiva PUBLIQUESE Y CUMPLASE, LLERMO VELEZ CABRERA ‘Supétintendente de Sociedades No: 290.999.006 od Tram: 3013 Saber CodFun sas 8098 sg081 C1807 B0c07A D.€ AVEDA EL OORADO Nn S180 PBX: 324877 «201000 UNEA ORATUA Q1800114312 (Gani de Fax 220109 OPCION ? 22000 BARRANGMILLA n'y» To 1o Ter 05-4005 108 A980 3 TEL gigenvae shoe MAMAALES Ctl 21299.09 he. Te. oe ings $40 0 201 ED B0LsA De OcLIceITe AGO 2 1E. bihaies CARTAGENA “onae aeioy Gn 1 waza iso 2 Tee Seeatostetugy CUCUTA AV CEROIAm 20t8 TE. BE Tot@o7i7¥is BUCARAMANGA CALLEt ha Shea Tet Meoetettae inn sunerennsoes ance ebm uicescoesnie a3 -Clonbs