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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade
MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL
Manual de Gesto Documental
105
Maio, 2010
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministra do Meio Ambiente

Izabella Mnica Vieira Teixeira
Secretrio Executivo
Jos Machado
Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio

Rmulo Jos Fernandes Barreto Mello
Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Silvana Canuto Medeiros
108
Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral
Ricardo Jos Soavinski
Diretor de Unidades de Conservao de Uso Sustentvel e Populaes Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza
Diretor de Conservao da Biodiversidade
Marcelo Marcelino de Oliveira
Equipe Tcnica Responsvel

Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro
Adriana Rodrigues Alves
Adriane Correia de Souza
Projeto Grfico
Eduardo Guimares
Manual de Gesto Documental
CDOC
Este material contm informaes
importantes para o usurio, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernizao da
rea de documentao tambm exposta no
manual, dando a dimenso do que est sendo
feito para aprimorar o servio e o atendimento
ao usurio.
Instituto Chico Mendes

de Conservao da
Biodiversidade
Centro de Documentao
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010
SUMRIO
APRESENTAO........................................................................................................................... 7
DEFINIES..................................................................................................................................8
GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definio de Documento......................................................................................................... 11
Produo de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatao..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepo (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedio (Servio de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instruo Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26 3
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26

Arquivo Central....................................................................................................................... 29
Biblioteca.................................................................................................................................31
Gesto da Informao SGI.................................................................................................. 32
REFERNCIA............................................................................................................................... 34
ANEXO I................................................................................................................................... 35
REDAO OFICIAL...................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL.............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL..................... 37
Clareza............................................................................................................................... 37
Coeso...............................................................................................................................38
Conciso............................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade............................................................................................38
Impessoalidade.................................................................................................................39
PADRONIZAO.....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento.................................................................................................39
Fechos............................................................................................................................... 41
Identificao do Signatrio............................................................................................... 41
Formatao....................................................................................................................... 42
ATOS DE COMUNICAO.......................................................................................................44
Documentos Padro Ofcio...............................................................................................44
Ofcio..................................................................................................................................46
Ofcio Circular....................................................................................................................48
Memorando....................................................................................................................... 50
Memorando Circular.........................................................................................................54
Despacho........................................................................................................................... 56
Fax.....................................................................................................................................60
Correio Eletrnico............................................................................................................. 62
ATOS NORMATIVOS............................................................................................................... 62
4
Apostila.............................................................................................................................. 62
Atestado.............................................................................................................................64
Certido.............................................................................................................................66
Ata......................................................................................................................................68
Portaria.............................................................................................................................. 72
Nota Tcnica...................................................................................................................... 74
Instruo Normativa......................................................................................................... 76
Ordem de Servio.............................................................................................................. 78
Parecer..............................................................................................................................80
Resoluo.......................................................................................................................... 82
REFERNCIAS.............................................................................................................................84
ANEXO II Logomarca ICMBio................................................................................................... 85
ANEXO III Guias de Remessa de Correspondncia e Malote.................................................86
ANEXO IV Quadro de Aes sobre Processos......................................................................... 91
ANEXO V Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao.........................................................93
LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura,
ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Lei n 8.159, de 8/1/1991

6
APRESENTAO
O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto

Documental com o objetivo de estruturar a rea de documentao, modernizando suas
atividades e servios. O Projeto busca a equalizao das atividades com a implantao de
padres para produo, trmite e destinao de documentos com o auxlio de manuais e
capacitao, inserindo o usurio em uma nova realidade.
A estrutura da rea de documentos :
COORDENAO
DE DOCUMENTAO
GESTO DA
INFORMAO
ATENDIMENTO
AO USURIO
MODERNIZAO
E ANLISE
DOCUMENTAL 7
PROTOCOLO PROCESSAMENTO ARQUIVO

BIBLIOTECA MEMORIAL
GERAL DIGITAL CENTRAL
A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e

Tecnologia da Informao CGATI/DIPLAN.
Este manual apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que ser
aplicado documentao do Instituto, com parmetros e mtodos que iro mudar a cultura
e hbitos pr-existentes.
As aes j iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores
passam a ter capacitao para tratar a documentao. No seu cotidiano ter o controle
da informao, dispondo de ferramentas para isso. A Instituio est aprendendo a ter a
informao de maneira mais gil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas aes.
E neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no
desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria
a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo precioso em
nossa atividade.
Coordenao de Documentao/CGATI/DIPLAN
DEFINIES
Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo

de que se trata.
Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo.
Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou

entidades, exceo dos processos.
Desapensao - a separao fsica de processos apensados.
Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer

quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos

para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao
e instrues especficas do rgo interessado.
Despacho - Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido
apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no.
Diligncia - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
8 indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado

conforme despacho ou informao constante no documento.
Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,

estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com

informaes de seu contedo.
Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento.
Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo

ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo
conter o nmero de volumes e o nmero de folhas.
Guia de remessa de correspondncia - um formulrio que deve ser preenchido, quando for
encaminhada mais de uma correspondncia no mesmo envelope, devendo ser autenticada
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Guia de remessa de malote - um formulrio que deve ser preenchido com informaes
sobre o contedo do malote de correspondncia que esta sendo enviado, devendo ser
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao.
Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se

por Anexao ou Apensao.
Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/

documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com
o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor
pblico estadual, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir
um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.
Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
Pea do processo - o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros.
Procedncia - A instituio que originou o documento.

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Processo - o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.
Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

processo principal.
Processo principal - o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao
de um ou mais processos como complemento sua deciso.
Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos

com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado

a controlar a movimentao da correspondncia e de processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados.
Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o

arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da
autoridade competente ou a requerimento do interessado.
Termo de desapensao - uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou
mais processos apensados.
Definies
Termo de desentranhamento de peas - uma nota utilizada para informar sobre a retirada
de pea(s) de um processo.
Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.
Termo de juntada de pea - uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou
pea(s) ao processo.
Termo de ressalva - uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a
ausncia de uma pea.
Termo de retirada de pea - uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou
pea(s) do processo.
Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna

ou externa, atravs de sistema prprio.
GESTO DE DOCUMENTOS
A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, Art.
10 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira

correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituio soluciona
os problemas decorrentes da falta de um programa de gesto, como: perda, duplicidade e
extravio de documentos; falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da informao;
controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e tratamento de documentos.
Na gesto documental considera-se, tambm, o cidado, que na forma desta lei (Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informao, conforme dispe o Art. 4
Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituio no deve
se organizar apenas por necessidade prpria, mas tambm para atender as demandas do
Governo Federal e os anseios da sociedade.
No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial

a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, tambm exposta a
necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos

e a preservao da informao. O Art. 25 complementa a informao do art.1 com as
penalidades, dispondo: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social. A preservao tambm
faz parte do projeto de gesto, buscando a conscientizao do usurio no manuseio do
documento, dando a devida importncia ao que sua ferramenta de trabalho. As sanes
penais podem ser vistas no Decreto-Lei n2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal/
Dos crimes contra o patrimnio.
A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de trabalho para a

Instituio, que deve mant-la atualizada e disponvel.
Definio de Documento
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de

consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,

de acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, conforme descrito a seguir.
a) Caracterizao quanto ao gnero

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Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses

variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel

emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e

fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e
fitas vdeo magnticas;
Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis,

contendo registros fonogrficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnticas;
Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da

microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.:
rolo, microficha, jaqueta e carto-janela;
Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados

em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico.
Gesto de Documentos
b) Caracterizao quanto espcie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade

de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto,
estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa,
ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei;
Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a

fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando

assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao;
Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.:

traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;
Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica

Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos
(transao, ajuste etc.);
Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em

sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao,
exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
c) Caracterizao quanto natureza

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Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana
e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a
deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior

celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder
Executivo, do Poder Judicirio e da Assemblia Legislativa do Estado (Cmaras
Municipais); mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas;
pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para
afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia
da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial;
Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;
Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento

do pblico em geral.
Produo de Documentos
Na elaborao e/ou produo de documento dever ser considerado os padres da

ABNT e da Redao Oficial da Presidncia da Repblica, podendo a Instituio determinar os
parmetros a serem adotados.
No Manual de Redao Oficial do ICMBio so relacionados os formatos que devero

ser utilizados no mbito da Instituio.
Para produzir um documento necessrio entender sua finalidade, e assim, utilizar

o melhor instrumento para transmitir a informao. Este esclarecimento precioso para
iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo
h a definio dos tipos mais utilizados.
ESPCIE/TIPO DE
FINALIDADE
DOCUMENTO
Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de

um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo
MEMORANDO
nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna.
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas

MEMORANDO-CIRCULAR diferentes de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
O tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao

OFCIO
Pblica entre si e tambm com particulares.
13
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas
OFCIO-CIRCULAR diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares.
utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio

antecipado de documentos.
FAX Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox
do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade,

transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso
de documentos.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
E-MAIL
eletrnico tenha valor documental, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. O email institucional j considerado como documento
comprobatrio.
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao,

requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a
DESPACHO seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer tambm despacho de
encaminhamento de um rgo para outro. O despacho pode constituir-
se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.
Gesto de Documentos
Modelos e Formatao
Os documentos tm padres de formatao que devem ser seguidos, facilitando a sua

identificao e o entendimento do seu objetivo.
Os mais conhecidos so o Memorando e o Ofcio. Expedientes que se diferenciam

antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformiz-los, ser adotada uma
diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio.
Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm
obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo

que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.
b) local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
14
c) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.

Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.
d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
e) vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,
f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as
formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que
confere maior clareza exposio;
- concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.
Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
esses estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.
g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)

ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h) assinatura do autor da comunicao.
i) identificao do signatrio.
Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
CONFIGURAES PADRO
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10

Fonte
nas notas de rodap..
Nmero de pginas obrigatrio constar a partir da segunda pgina.
Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio (oficio e memorando)

Tamanho
devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.
Orientao O documento dever ser impresso como Retrato.
Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em

ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita
Impresso tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); 15
A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes.
O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da

Incio de pargrafo
margem esquerda.
Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento de 2,5cm.
pargrafos
Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas.
linhas
Alinhamento O texto deve ser justificado.
O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0

Margem esquerda
cm de largura.
Margem direita O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.
Margem superior O campo destinado margem superior ter 2 cm.
Margem inferior O campo destinado margem inferior ter 2 cm.
No modelo Ofcio utilizar o Braso da Repblica, nos demais

Smbolo documentos utilizar apenas o smbolo do ICMBio. Todos os
documentos produzidos devem apresentar o smbolo da Instituio.
Gesto de Documentos
Identidade Visual
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais devero

possuir a logomarca do ICMBio.
Logomarca (Anexo II), a marca que rene graficamente letras do nome de uma
instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
CENTRO DE DOCUMENTAO
A Coordenao de Documentao tem em sua atribuio planejar, organizar, controlar e

coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete Coordenao: auxiliar as
Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender
a demanda de usurios e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem como-
promover reciclagem para atualizar o usurio quanto s atividades; desenvolver programas de
conscientizao do usurio quanto gesto documental; orientar os profissionais que executam as
atividades relacionadas gesto; e buscar continuamente a modernizao de todas as atividades
desenvolvidas nas reas do Centro de Documentao, considerando os recursos tecnolgicos.
16 Protocolo Geral
O Protocolo Geral est sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar

a documentao do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatido no acesso a
informao e auxiliando a tomada de deciso.
Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) so baseados na Portaria

Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministrio do Planejamento.
A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC

(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento
e processos, possibilitando a busca e localizao por qualquer uma das informaes. O
sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histrico do trmite, permite
ainda cadastrar despachos e comentrio (em ordem cronolgica). No registro de processo o
sistema permite a incluso de informaes direcionadas a atividade fim da Instituio.
As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, so elas:
1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;
2. Autuar documento (formalizar processo);
3. Manter a base de dados do sistema de autuao de processos e documentos atualizada;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execuo

do servio de protocolo;
5. Encaminhar os documentos de mbito externo;
6. Administrar despesas com servios de postagens e malote;
7. Controlar o fluxo das correspondncias enviadas diariamente pelo servio de correios;
8. Atender as demandas dos usurios de forma gil e com exatido;
Recepo (Recebimento de documentos)
A rea de Recepo tem uma funo muito importante na gesto de documentos, pois
a forma como o documento recebido no Centro de Documentao definir o tratamento do
mesmo. Compete a esta rea:
1. Receber o documento externo, gerando um pr-cadastro no SGDOC, com data e

hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;
2. Receber documentos internos (trmite interno), avaliar todas as informaes do

documento, inclusive imagem;
3. Atender as demandas dos usurios internos ou externos de forma gil e com exatido;
4. Organizar o servio de entrega de documentos externos (motoboy);
Orientaes ao usurio
17
Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)
Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientaes ao usurio sobre o

novo procedimento adotado pelo PG:
a) Receber documentos, processos e correspondncias
a. Procedimentos:
i. Documentos: todo documento ser pesquisado no sistema, no
estando cadastrado, o mesmo receber um digital (cdigo de barras)
e ser cadastrado, digitalizado e tramitado;
1. O documento que j estiver cadastrado ser identificado com
o numero da digital (no canto superior direito), que consta no
sistema e ser informado no despacho o trmite dado pelo PG,
conforme o que estiver descrito no documento.
ii. Processos: o processo ser recebido, estando este com o despacho de

encaminhamento, numerado at 200 pginas, com capa em condies
adequada. Com exceo das minutas, no ser recebido processo com
documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd,
fita, disquete e outros, devero constar como peas do processo.
iii. Correspondncia: No recebimento da correspondncia externas, todas
as cartas sero abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais,
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislao vigente.
Expedio (Servio de Postagem e Malote)
A expedio de documentos realizada com a utilizao do contrato de servios de

correios, que tem como base o carto de postagem e o servio de malote. Ambos podem ser
solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.
A novidade para envio de correspondncias ao ICMBio a Caixa Postal, uma maneira

mais eficiente de garantir o recebimento de correspondncias na Instituio em tempo hbil.
Para envio de correspondncia ao ICMBio, no espao destinado para informar o

destinatrio deve constar apenas o nome da Instituio, a caixa postal e o CEP de identificao,
conforme determina o modelo abaixo.
Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBIO

CAIXA POSTAL 7993
CEP: 70673-970
Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas devero utilizar

um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA-GRC (Anexo III), quando houver
18
mais de um documento por envelope, o que facilitar a identificao dos documentos e
quantidade enviadas.
Servio de Postagem
O quadro abaixo apresenta os servios disponveis, com suas definies e prazos. No

quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes servios, em Estados
localizados nas extremidades do pas. A finalidade que o usurio tenha uma viso do custo
x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos servios so praticamente
o mesmo, mas tm uma diferena muito grande de valores.
QUADRO DE SERVIOS DE POSTAGEM DISPONVEIS
SERVIO DESCRIO PRAZO DE ENTREGA

Carta Registrada Carta com n de registro que possibilita 3 a 5dias teis
rastreamento.
Sedex Convencional Sedex comum com n de registro para 2 a 3 dias teis
rastreamento.
Sedex 10* Sedex rpido com n de registro para entregue at as 10 horas
rastreamento. do dia seguinte (considerar
dia til).
Sedex hoje* Sedex rpido com n com n de registro para Entrega no mesmo dia da
rastreamento. postagem.
SERVIO DESCRIO PRAZO DE ENTREGA

PAC Servio para pacotes, com custo mais baixo. 5 a 8 dias teis
Carta simples Carta sem n de registro. destinado a 3 a 5 dias teis
documentos s/n ou circulares. Tem baixo custo.
AR AR um formulrio que deve ser preenchido -
Aviso de Recebimento com o remetente e destinatrio, com a
finalidade que na entrega da correspondncia,
o destinatrio assine o mesmo para comprovar
o recebimento, devendo ser devolvido ao
remetente. O valor da AR acrescentado no
valor da postagem .
Telegrama Servio de envio de mensagem, sendo 4 horas (entre capitais)
necessrio apenas a disponibilizao do texto
ao Correios.
Impresso especiais Servio com foco para os materiais de at 5kg 11 dias (entre capitais)
por objeto, com mesmo padro de formato. No
pode ser confidencial.
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do servio para o trecho.
Para rastreamento de correspondncia, o usurio deve acessar o site: www.correios.com.br,

o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da pgina.
QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO

19
VALOR VALOR
SERVIO ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR
Sem AR Com AR
Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
CARTA REGISTRADA
3 a 5 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
SEDEX Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.70

CONVENCIONAL
2 a 3 dias Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 38,30 R$40,90

SEDEX 10 At as 10 h
do seguinte dia til
Braslia So Paulo 300 gramas Envelope R$ 55,50 R$58,10

SEDEX HOJE
Entrega no mesmo dia
Braslia Goinia 300 gramas Envelope R$ 28,30 R$30,90
Braslia Manaus 300 gramas Caixa R$ 16,00 R$18,60

PAC 5 a 8 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Caixa R$ 18,00 R$20,60

CARTA SIMPLES
3 a 5 dias teis
Orientao ao usurio
Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)
a) Para o envio da correspondncia:
a. O envelope deve estar aberto para conferncia do PG;

b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;
c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope,
utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC (Anexo III);
d. No ser enviada correspondncia de carter particular, apenas recebida.
NOTA: As correspondncias particulares, recebidas no Instituto, no devem citar no envelope o
nome da Instituio ou cargo, deve conter apenas o endereo e o nome do destinatrio.
Servio de Malote
O servio de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino nico,

que no tem carter emergencial e com observao do custo x benefcio. Este servio tem a
seguinte logstica:
a. A documentao deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE

20 GRM (Anexo III), onde deve constar a relao de todos os documentos inseridos
no malote;
b. A documentao enviada a Sede, tem previso de chegada entre segunda-feira e

quarta-feira ao Instituto;
c. As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente s sextas-feiras;
d. Toda sexta-feira so enviados os malotes da Sede para as unidades;
a. Regras de funcionamento:
i. O Protocolo receber documentos para envio via malote somente at
sexta-feira, s 10h30. Os documentos que no forem entregues neste
perodo sero enviados na prxima sexta-feira;
ii. O limite de peso total do malote de at 30kg;
iii. Equipamento ou material frgil no devem ser enviados via malote,
dever ser utilizado o servio de postagem;
iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em
envelopes abertos para conferncia do PG, contendo despacho ou
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.
Definio de Correspondncia
Toda documentao recebida ter sua definio da seguinte forma:
Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e

particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da

Administrao Municipal, Estadual e Federal.
b) Oficial e particular
A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os

rgos ou entidades da Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal ou
destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre

autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao
Pblica Municipal, Estadual e Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo 21
protocolo geral do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da

Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal.
Instruo Processual
Autuao
A instruo processual iniciada com a autuao de um documento ou de um conjunto

de documentos. Para proceder autuao dever ser avaliada a necessidade de abertura de
um processo, considerando a exigncia de um estudo detalhado, de despachos determinando
procedimentos tcnicos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para execuo de
procedimentos especficos.
Documentos que no so tramitados, no podero ser autuados, como: convites para

festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo,
desarquivamento de processo e outros.
Conjunto de documentos que no sero tramitados no podero constituir processo.

Neste caso dever ser constitudo um dossi, que tem por finalidade agrupar informaes
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histrico para pesquisa, estudos ou suporte
para desenvolvimento de projetos futuros.
As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero tornar-
se peas de processo.
A autuao de processo s poder ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades

Protocolizadoras.
A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser

feita mediante memorando com objetivo especfico. No assunto dever constar a seguinte
descrio: Solicitao de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as
seguintes informaes: interessado e o assunto do processo.
No Anexo IV h um quadro com descrio de todas as aes que podem ser realizadas
com o processo aps sua autuao.
Numerao nica de processo
A numerao, ou seja, o nmero de protocolo o que identifica ou caracteriza um

processo, conforme Portaria n. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia
da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao
Pblica Federal.
formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV),
resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio:
22
A primeira parte constituda de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo
a cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3;
02000 a 02999 = MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE
A segunda parte composta por uma numerao seqencial de 6 dgitos, que a cada
ano reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formao do processo. A quarta e ltima
parte constituda de 2 dgitos, chamados de DV (Dgitos Verificadores), que so calculados
automaticamente pelo sistema.
A partir da orientao acima, o nmero de protocolo tem sua composio da

seguinte forma:
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqencial de dgitos dever ser separado conforme padro
determinado na Portaria n. 3, seguindo smbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.
De acordo com a PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Pargrafo nico. Os

processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecero tramitando
com o nmero de origem, at a deciso final e o seu arquivamento, no sendo permitida
a renumerao de processos e documentos no mbito da Administrao Pblica Federal.
Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numerao atribuda pelo Ministrio do
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
CDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA
CDIGO SIGLA SITUAAO CDIGO SIGLA SITUAAO

02629 ITATIAIA TRANSFERIDA 02075 REBIO MATA ESCURA CRIADA
02030 CEPENE TRANSFERIDA 02077 RESEC GUARIBAS/PB
02031 CEPTA TRANSFERIDA 02078 ESEC CARIJS/SC CRIADA
PARNA APARADOS DA
02032 CEPSUL TRANSFERIDA 02079 CRIADA
SERRA/RS
02033 CEPERG TRANSFERIDA 02080 PARNA CAPARO CRIADA
02034 CMA TRANSFERIDA 02081 PARNA ILHA GRANDE CRIADA
02036 CEPNOR TRANSFERIDA 02082 PARNA PAU BRASIL/BA CRIADA
02044 TAMAR TRANSFERIDA 02072 IPANEMA TRANSFERIDA
02045 ORGOS TRANSFERIDA 02084 PARNA TIJUCA CRIADA
02057 IGUAU TRANSFERIDA 02085 SEMPRE VIVAS CRIADA
02061 CEMAVE TRANSFERIDA 02086 FLONA SILVNIA CRIADA
02062 CPB TRANSFERIDA 02087 APA GUAPIMIRIM CRIADA
02068 CENAP TRANSFERIDA 02088 PARNA JURUENA CRIADA
RESERVA BIOLGICA DE
02071 RAN TRANSFERIDA 02089 CRIADA
SOORETAMA/ES 23
APA NASCENTES DO RIO
02083 CEPAM TRANSFERIDA 02090 CRIADA
VERMELHO/GO
PARNA SERRA DA
02073 FLONA C.BONITO TRANSFERIDA 02091 CRIADA
BODOQUENA/MS
02074 RESEC UNIO/RJ CRIADA 02094 FLONA DE PASSO FUNDO CRIADA
02096 FLONA IBIRAMA CRIADA 02114 FLONA TAPAJS CRIADA
02097 PARNA C. GUIMARES CRIADA 02115 RESERVA GUAPOR CRIADA
02098 ESEC SERRA GERAL CRIADA 02116 FLONA TEF CRIADA
02090 PARNA MARANHESES CRIADA 02117 FLONA HUMAIT CRIADA
02100 PARNA CANASTRA CRIADA 02118 APA CIP CRIADA
02101 PARNA CONFUSOES CRIADA 02113 ESEC TERRA DO MEIO CRIADA
02102 PARNA EMAS CRIADA 02119 CR1 CRIADA
02103 APA ARARIPE CRIADA 02120 CR2 CRIADA
02104 APA IBIRAIPUTA CRIADA 02121 CR3 CRIADA
02105 RESEX MATA GRANDE CRIADA 02122 CR4 CRIADA
02106 FLONA CARAJS CRIADA 02123 CR5 CRIADA
02107 PARNA CABO ORANGE CRIADA 02124 CR6 CRIADA
02108 PARNA C. DIAMANTINA CRIADA 02125 CR7 CRIADA
02109 FLONA CHAPEC CRIADA 02126 CR8 CRIADA
02110 ESEC GUARAQUEABA CRIADA 02127 CR9 CRIADA
02111 RESEX CHICO MENDES CRIADA 02129 CR10 CRIADA
02130 ESEC CARACARA CRIADA 02128 CR11 CRIADA
02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO
Numerao de Peas
A numerao de peas do processo iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo

especfico, aposto no canto superior direito da pgina. A folha de abertura do processo
(memorando) recebe o numero 1. A capa do processo no ser numerada.
Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo

permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um nmero, seguindo um seqencial
numrico conforme apresentado no processo.
No caso de erro na numerao das peas do processo, apor um X sobre o carimbo

que necessita de correo e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados no centro
da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso.
24 Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a
partir do processo acessrio. No caso da apensao, os processos continuaro com sua
numerao original.
No caso de encerramento, o termo dever ser a folha de nmero 200, j na abertura de

volumes, as folhas devero ser numeradas seguindo a seqencia do volume anterior.
Diligncia
Quando h necessidade de esclarecimento de um interessado que no integra a

Administrao Pblica Federal. O processo dever ser encaminhado ao Protocolo Geral do
rgo ou entidade envolvida, para que a mesma faa a convocao do interessado, por meio
de correspondncia. No se cumprindo as exigncias o rgo responsvel dever anexar
uma cpia da convocao ao processo e devolver o mesmo a esta Instituio.
Encerramento de processo
O encerramento do processo acontece por motivos especficos, so eles: quando

o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o
interessado desistir da ao ou quando, por omisso, deixar o processo por mais de um
ano sem movimentao. Outro motivo que enseja o encerramento do processo o nmero
excedente de folhas, sendo necessria abertura de um novo volume.
Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 dever proceder abertura
de um novo volume, ressaltando que o ltimo documento no poder ser desmembrado para
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poder ser encerrado com 185 pginas,
considerando que o ltimo documento tenha mais de 15 folhas.
Dever constar como ltima folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e

no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.
A anexao de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande

volume, se dar com a colocao da etiqueta na capa do documento, contendo o nmero
do processo e a palavra anexo, no sendo permitida a movimentao em separado
destas peas.
Tendo a necessidade de inserir a encadernao ou brochura no processo, o mesmo

dever estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.
Reconstituio de Processo
No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionrio ao tomar

conhecimento do fato dever comunicar a chefia, que promover a imediata apurao dos
fatos, mediante a sindicncia ou processo administrativo.
25
Para reconstituir o processo, dever ser colocado em uma capa de processo o
documento que deu cincia a chefia sobre o fato ocorrido e a documentao que caracteriza
a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que
autorize ou no a reconstituio do processo. Se autorizado, devero ser resgatadas as
informaes, bem como, obter cpia dos documentos que constituam o processo.
A primeira folha do processo de reconstituio dever constar a informao que se

trata de um processo reconstitudo com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo
aberto receber um novo nmero.
Observaes Gerais (Processos no sistema)
As digitais (documentos) que forem compor um processo devero ser encaminhadas

virtualmente para o Arquivo Central e dever ser informado no comentrio da digital o n
do processo.
Processamento Digital
A rea de Processamento Digital responsvel por digitalizar os documentos recebidos

no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco
de dados. Tambm responsvel pela tramitao de todos os documentos que do entrada
no Protocolo Geral e pela distribuio interna.
No futuro, conforme o Projeto de Gesto Documental, a rea auxiliar no tratamento e

na tramitao dos documentos eletrnicos.
As atividades do Processamento Digital so:
1. Digitalizao
2. Redigitalizao
3. Tramitao (via sistema)
4. Distribuio (fsico)
5. Atualizao banco de imagens
6. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades

26
Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter
com a aplicao da Poltica de Gesto.
Caso 1: Dentro da Diretoria o trmite de documento ser possvel entre todas as reas
que a compe.
DIRETORIA
COORDENAO
SETOR
GERAL
DIVISO COORDENAO
Figura 1 Mtodo de Trmite nas Diretorias

Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento outra Diretoria dever tramit-lo
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficar responsvel por
tramitar o documento Diretoria de destino.
DIUSP
DIREP DIPLAN
DIBIO PROTOCOLO PRESI

GERAL
Figura 2 Mtodo de Trmite entre Diretorias
Caso 3: A tramitao de documentos entre UC, CR, CE e UAAF ser livre. Estas Unidades 27
visualizaro dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.
CR
UC UAAF
SEDE CE
Figura 3 Mtodo de trmite dentre Unidades externas e Sede.
NOTA: O trmite fsico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE
ser feito pelo Protocolo Geral. No haver protocolo setorial.
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservao - UC, Coordenaes
Regionais - CR, Unidade Avanada de Administrao e Finanas - UAAF e Centros
Especializados CE, para Sede, dever obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e
virtualmente para o Protocolo Geral.
UC UAAF
CR CE
PROTOCOLO
GERAL
Figura 4 Trmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.
Caso 5: A entrada de documentos externos ser realizada no Protocolo Geral, que

ficar responsvel por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para rea de destino. A
28 distribuio do documento fsico tambm fica a cargo do Protocolo Geral.
DIREP
DIPLAN
DIBIO
PROTOCOLO
GERAL
RGOS,
PESSOAS DIUSP
FSICAS E
JURDICAS
UC, CR
UAAF e CE
PRESI
Figura 5 Mtodo de Trmite para documentos externos
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsvel
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informaes pertinentes,
mantendo o sistema atualizado. O sistema fonte de consulta e base de informao de
todo o Instituto, auxiliando na tomada de deciso e na agilidade de processos.
Arquivo Central
Para entendimento, o Art. 2 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe que

consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
A aplicao da Gesto Documental, influencia diretamente na rea de arquivo, que tem

como tarefa tratar toda a documentao gerada no ICMBio.
A organizao, conservao e preservao do documento e da informao so focos

desta rea, devendo dispensar adequado tratamento fsico, como realizar a higienizao dos
documentos, fazer pequenas restauraes, utilizar material adequado para sua conservao,
ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condies climticas do ambiente e
tomar medidas estratgicas para controlar a ao dos agentes fsicos, qumicos, biolgicos
e mecnicos.
Ser de responsabilidade do Arquivo Central a elaborao do plano de classificao e da

tabela de temporalidade da atividade-fim e adequao do plano de classificao da atividade-
meio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto s reas da Instituio. O objetivo
o gerenciamento e a recuperao da informao de maneira gil e promover a utilizao
racional do espao fsico. Dever considerar a legislao vigente, para o desenvolvimento
29
das atividades.
O Arquivo Central tem como atribuies:
1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de

Documentos e Processos SGDOC
2. Utilizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC) para tratamento tcnico do

acervo
3. Arquivamento virtual e fsico
4. Desarquivamento virtual e fsico
a. Emprstimo e consultas
5. Tratamento tcnico
a. Realizao triagem (tratar ou descartar)

b. Higienizao
c. Indexao
d. Aplicao plano de classificao (classificar)
e. Avaliao
i. Aplicao tabela de temporalidade
f. Endereamento
g. Arranjo
6. Inventrio
7. Atendimento da demanda ao usurio interno e externo de forma gil e com exatido.
A metodologia que ser utilizada para o funcionamento do Arquivo Central definida

em trs tpicos: documentos com e sem digital (etiqueta de cdigo de barras) e processo.
Este mtodo ser utilizado at a finalizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC).
Procedimentos a serem realizados pelo usurio:
Arquivamento:
1. Documentos com digital:
a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;

b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;
c. Aguardar recebimento:
i. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a
conferncia de todas as digitais;
ii. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas
30
e imagens (atualizadas).
2. Documentos sem digital:
a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema

b. Organizar documentao fsica conforme seqencial descrito na Guia;
c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;
d. Entregar diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferncia do contedo.
conferncia de toda a documentao.
3. Processos:
a. No arquivamento de processo dever ser analisados documentos com digital,

os mesmos devero ser tramitados para o Arquivo Central e informado no
comentrio da digital o nmero do processo.
b. O processo arquivado via sistema SGDOC, dever ser tramitado para o
Arquivo Central;
c. O processo que no estiver cadastrado no sistema SGDOC, ser arquivado
por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);
d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;

e. Aguardar recebimento:
conferncia de todos os nmeros de protocolo;
f. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas.
Desarquivamento:
A solicitao de Desarquivamento dever ser realizada por meio do email

arquivocentral@icmbio.gov.br, at a finalizao do Sistema de Arquivo.
Biblioteca
A Biblioteca tem por finalidade reunir o mximo de publicaes voltadas atividade

fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca tcnica, que ir auxiliar estudos e pesquisas,
servindo aos analistas ambientais, usurios internos, pesquisadores e estudantes.
O acervo da Biblioteca ser composto de livros, mapas, cd, vdeos, documentrios,

relatrios tcnicos, estudos, etc.
Ser criada a Biblioteca Virtual, que facilitar o acesso ao acervo, permitindo pesquisa
e consultas via internet.
31
A Biblioteca promover eventos culturais para divulgao do acervo e lanamentos de
publicaes do ICMBio. Far parceria com Universidades para incentivar pesquisas tcnicas,
aproximando o aluno a realidade da conversao da biodiversidade.
A Biblioteca compete s seguintes atividades:
1. Coleta e armazenamento de doaes;
2. Catalogao de livros;
3. Emprstimo e consulta;
4. Insero de dados no sistema;
5. Referncia legislativa;
6. Resumo do DOU (Virtual);
7. Suporte aos pesquisadores;
8. Biblioteca Virtual;
9. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido.
Para informaes sobre o projeto da Biblioteca e doaes de acervo bibliogrfico entre

em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br.
Gesto da Informao SGI
Esta a rea responsvel pela principal ferramenta no Projeto de Gesto Documental,

o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos SGDOC.
O SGDoc foi planejado com uma viso futurista, porm factvel, aplicando o princpio
do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), colocando a disposio do usurio a
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trmite virtual.
Outros pontos que so tratados pelo sistema comunicao entre as unidades por meio
da incluso de informaes no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento
das aes realizadas pelo documento e seus anexos, e tambm trata a reduo do uso de
papel e o maior controle da documentao e agilidade na recuperao da informao, dando
celeridade ao usurio no desenvolvimento de suas atribuies.
O sistema possui o manual do usurio que informa, passo a passo, como o sistema
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.
A SGI promove a capacitao individual do usurio, dando agilidade incluso do

servidor no sistema. No caso das unidades, ser ministrada a capacitao distncia,
utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessrio. No ato da capacitao
disponibilizado o manual virtual do sistema.
32
Orientaes ao usurio
Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser

utilizado o SUPORTE TCNICO no prprio sistema.
Orientao sobre etiquetas
1. Dever ser solicitado via sistema, Suporte Tcnico, a disponibilizao de digital

(etiquetas).
2. No caso de inutilizao de alguma digital, o usurio dever informar o Gerenciador,

por meio do suporte tcnico, pois a mesma ser cancelada.
Orientao sobre o sistema quando estiver indisponvel
1. Quando o sistema estiver indisponvel, o usurio deve digitalizar o documento com

a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente
disponvel o documento dever ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e
efetuar o trmite;
2. O usurio que receber o documento dever anotar o digital, o destino e despachar.

Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.
33
REFERNCIA
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira

Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 1991.
BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de editorao de correspondncias

oficiais e atos administrativos : padres e rotinas. Braslia : ANEEL, 1999.
BRASIL. Ministrio da Educao e do Desporto. Normas sobre correspondncias e atos

oficiais. Braslia : MED, 2001.
BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondncia oficial da Subsecretaria de

Administrao de Pessoal . Braslia : 2000.
BRASIL. Decreto n 4.176, de 28 de maro de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a

elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da
Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo
Federal, e d outras providncias.
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira

Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 2002.
34 BRASIL. Agncia Nacional de guas. Manual de Padronizao das Publicaes da Agncia

Nacional de guas. Braslia: ANA, 2003.
BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6023 Informao e documentao

Referncia Elaborao. Braslia: ANBT, 2002.
BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6024 Informao e documentao

Numerao progressiva das sees de um documento escrito Apresentao. Braslia:
ANBT, 2002.
BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
Brasil. Portaria n 3, de 16 de maio de 2003. Ministrio do Planejamento, Oramento e

Gesto. Destina-se a orientar os rgos da presidncia da repblica, ministrios, autarquias
e fundaes integrantes do sistema de servios gerais - sisg, quanto aos procedimentos
relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de
processos e documentos.
Brasil. Portaria Normativa N 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministrio do Planejamento,

Oramento e Gesto. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios
de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.
ANEXO I
35
REDAO OFICIAL
ICMBio
O Manual de Redao Oficial apresenta instrues para produo

de documentos oficiais no mbito do Instituto Chico Mendes de
Conservao da Biodiversidade.
36
REDAO OFICIAL
Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes com a finalidade de comunicar.
A finalidade principal da Redao Oficial comunicar com impessoalidade e clareza

para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidados.
A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela

impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, objetividade, conciso,
formalidade e uniformidade.
As comunicaes oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreenso pelo leitor. O uso de papis uniformes e a correta
diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve
ser conciso, transmitindo o mximo de informaes com o mnimo de palavras.
Aplicam-se s comunicaes oficiais os princpios: impessoalidade, clareza,

uniformidade, conciso e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma nica
interpretao e ser estritamente impessoais.
37
IDENTIDADE VISUAL
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais, devero

possuir a logomarca do ICMBio
Logomarca: marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e

elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL
Clareza
Clareza a qualidade do que inteligvel, facilmente compreensvel. J que se busca,

ento, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, preciso que o pensamento de quem
comunica tambm seja claro, com as idias ordenadas; a pontuao correta; as palavras
bem dispostas na frase; as intercalaes reduzidas a um mnimo; a preciso vocabular
uma constante.
Redao Oficial
A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem:
a) uso do padro culto de linguagem: observa-se as regras da gramtica formal

e emprega-se um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. No
deve ser usado gria e jargo em documentos oficiais.
b) formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade

pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expresses como Venho por meio
desta, Tenho a honra de ou Cumpre-me informar que so artificiais e no
cabem em textos oficiais.
c) impessoalidade: evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um

tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impresses pessoais do tipo
na minha opinio. Lembre-se: em nome do Servio Pblico que voc est falando
Coeso
A coeso a ligao entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,
entre as prprias frases e entre os vrios pargrafos. Texto coeso aquele em que as palavras,
as oraes, os perodos e os pargrafos esto interligados e coerentemente dispostos.
Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se
38 corretamente os instrumentos da lngua (usar artigos e pronomes que concordem com os
tempos verbais de modo lgico etc.) e observando se h relaes de sentido entre as frases,
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informao, uma opinio, uma mensagem.
Conciso
A conciso consiste em expressar com um mnimo de palavras um mximo de informaes.
Para que se redija um texto conciso, fundamental que se tenha, alm de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessrio para revis-lo depois de pronto.
nessa reviso que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties
desnecessrias de idias.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na

correspondncia oficial.
importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, tambm,

necessria uniformidade das comunicaes.
O estabelecimento de padro exige ateno a todas as caractersticas da redao oficial

e cuidado com a apresentao dos textos. O uso de papis uniformes e a correta diagramao
do texto so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais.
Impessoalidade
A redao oficial deve ser isenta de interferncia de individualidade de quem a elabora.

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicaes
oficiais decorre:
a) da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica:

independentemente de quem assina um expediente, a comunicao sempre
feita em nome do servio pblico;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um

rgo pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e
impessoal;
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais

restringem-se a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas,
portanto, qualquer tom particular ou pessoal.
PADRONIZAO
As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecem a certas regras
de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de 39
linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta

diagramao do texto indispensvel para a padronizao.
Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento tem concordncia com a terceira pessoa, o verbo concorda

com o substantivo que integra a locuo e no com o pronome. Da mesma forma, os pronomes
possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa.
Exemplo:
Vossa Senhoria nomear o substituto
Vossa Excelncia conhece o assunto
Redao Oficial
DESTINATRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREAMENTO
Ao () Excelentssimo(a)
Presidente da Repblica Senhor(a)
Excelentssimo(a)
Presidente do Congresso Vossa Excelncia Nome
Senhor(a) + cargo
Presidente do STF Cargo
Endereo
Advogado-Geral da Unio
Chefe de Estado-Maior
Chefe do Gabinete Civil da PR
Chefe do Gabinete Militar da PR
Deputado Federal
Deputado Distrital
Deputado Estadual
Desembargador
Embaixador
Governador de Estado
Governador do DF
Ministro de Estado
Ao () Excelentssimo(a)
Ministro de Tribunal Superior
Senhor(a)
Oficial-General das Foras Armadas
Nome
Prefeito Municipal Vossa Excelncia Senhor(a) + cargo
Cargo
Presidente da Cmara Distrital (DF)
Endereo
Presidente de Assemblia Legislativa
Presidente de Cmara de Vereadores
Presidente de Tribunal
Procurador-Geral da Repblica
Procurador-Geral de Estado
Procurador-Geral do DF
Secretrio de Estado (Governos estaduais
e do DF)
40 Secretrio-Geral da PR
Senador
Vereador
Vice-Prefeito Municipal
Vice-Presidente da Repblica
Meritssimo(a) Ao() Meritssimo(a)
Auditor da Justia Senhor(a) + cargo Senhor(a)
Juiz Vossa Excelncia Meritssimo(a) + Nome
cargo Juiz(a) d...
Endereo
Ao() Senhor(a)
Presidente de Empresa Pblica, Nome
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Autarquia ou Fundao Cargo
Endereo
Autoridades em geral Ao() Senhor(a)
Funcionrios graduados Nome
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Oficiais das Foras Armadas Cargo
Particulares Endereo
A Sua Magnificncia o(a)
Magnfico(a)
Vossa Senhor(a)
Reitor(a)
Magnificncia Nome
ou
Reitor de Universidade ou Magnfico(a) Reitor(a) da
Excelentssimo(a)
Vossa Excelncia Universidade...
Senhor(a) Reitor(a)
Endereo
A Sua Santidade o Papa

Papa Vossa Santidade Santssimo Padre Nome
Endereo
DESTINATRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREAMENTO
Vossa Eminncia A Sua Eminncia

Reverendssimo
Reverendssima Reverendssima
ou Eminentssimo
Cardeal ou Dom Nome
e Reverendssimo
Vossa Eminncia Ttulo
Senhor Cardeal
Endereo
A Sua Excelncia
Arcebispo Excelentssimo ou Reverendssima
Vossa Excelncia
Bispo Reverendssimo Dom Nome
Reverendssima
Senhor (Ttulo) Ttulo
Endereo
Vossa A Sua Reverendssima

Monsenhor Reverendssima ou
Cnego ou Reverendssimo A Sua Eminncia
Superior Religioso Vossa Senhoria Senhor (Ttulo) Reverendssima
Reverendssima Dom
Endereo
A Sua Reverncia
Religiosos em geral Vossa Reverncia Reverendo (Ttulo) Ttulo Nome
Endereo
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatrio, alm de fechar o texto. O
documento deve conter a assinatura e identificao do signatrio. H dois fechos diferentes 41
para todas as modalidades do texto oficial.
a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica;
b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais

comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura.
A forma da identificao do signatrio deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)

NOME EM MAISCULAS E NEGRITO
Cargo do Signatrio com Iniciais em Maisculas
Nota: Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do

expediente. Transfira para outra pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.
Redao Oficial
Formatao
Os documentos devero apresentar a seguinte formatao:
Nota: a formatao apresentada para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.
Configurao de pgina
Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)
Orientao: Retrato
Margens: Esquerda: 3 cm
Direita: 1,5 cm
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm
42
Pargrafo e espaamento entre linhas
Pargrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm
Espaamento entre pargrafos (acima): 0,5 cm
Espaamento entre linhas: simples
Alinhamento: justificado
Fonte
Fonte: Times New Roman
Tamanho: 12
Tipo: Normal 43
Nota: Casos em que se emprega tipo itlico:
a) Em ttulos de publicaes (livros, revistas, jornais, peridicos, etc.)

b) Em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua.
Redao Oficial
ATOS DE COMUNICAO
Documentos Padro Ofcio
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio e o
memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga
o que chamamos de padro ofcio.
Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm
obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo

que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.
b) local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
44
c) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.
Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.
d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
e) vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,
f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:
- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as

formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que
confere maior clareza exposio;
- concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.
Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses
estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.
g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)

ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h) assinatura do autor da comunicao.
i) identificao do signatrio.
Informaes Gerais
Para contextualizar todos os usurios, abaixo esto algumas observaes relevantes

para no errar na produo do seu documento:
Nos modelos de padronizao de documentos que sero apresentados neste manual,

as informaes do cabealho de todos os documentos, devem ser substitudas pelo os dados
da rea que est produzindo o documento.
Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto tero o rodap para inserir
logomarcas e endereos nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados. 45
Nos modelos oficio e oficio-circular no podero ser utilizados este padro, devendo ser
utilizado apenas o endereo do Instituto, conforme modelos.
Na utilizao da folha de despacho, deve-se considerar:
1. Que a folha deve ser usada atrs do documento;
2. No caso de anexar nova documentao ao documento principal ou ao bloco

documental, devem ser inutilizados os espaos em branco da folha de despacho
e inserida uma nova folha atrs do ltimo documento inserido (caso necessrio),
respeitando a ordem cronolgica do documento e dos despachos.
Redao Oficial
Ofcio
Comunicao expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre rgos da

Administrao Pblica ou a particulares. O smbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente
em ofcios o Braso da Repblica.
Nota: Todos os setores do ICMBio somente podero produzir ofcios tratando de

assuntos de sua competncia. No caso de encaminhamento para autoridades de
hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciao de seu
Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes sero produzidos
pela prpria Presidncia do ICMBio.
Estrutura
a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;
b) Local e data em que foi expedido;
c) Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;
d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

46
e) Vocativo seguido de vrgula;
f) Texto;
g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
h) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.
Na prxima pgina h um modelo de ofcio para visualizao das definies acima,

considerando o formato a ser adotado.
47
Redao Oficial
Ofcio Circular
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como

finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares.
Neste caso o smbolo que deve ser utilizado o Braso da Repblica.
Estrutura
c) Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;
e) Vocativo seguido de vrgula;
f) Texto;
48
g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)
ou
h) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

49
Redao Oficial
Memorando
Comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar

hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma
de comunicao interna.
Neste caso deve ser utilizado o smbolo do ICMBio na Identificao do rgo produtor
do documento.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de

projetos, idias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de
que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. No deve ser citado Nome.
Exemplos:
Sr. Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Ao Sr. Coordenador de Administrao
Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), devero utilizar o rodap para informar
50 seus dados, como nome completo da unidade, endereo/CEP, telefone, email e
logomarca, conforme modelo para unidades externas sede. Esta informao
deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.
Estrutura
c) Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
e) Texto;
f) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

ou
g) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

51
Redao Oficial
52
53
Redao Oficial
Memorando Circular
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um

mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que os seus destinatrios devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.
Exemplos:
Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avanadas de Administrao e

Finanas - UAAFs
Estrutura
c) Destinatrios: grupo a que se destina o contedo do documento, que devem ser

mencionados pelos cargos que ocupam;
54 d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e) Texto;

ou

55
Redao Oficial
Despacho
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento ou

demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer
tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro.
O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso do administrado. Devem

ser emitidos no prprio documento, ou, no caso de falta de espao, em folha de continuao.
Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, que assegura
maior transparncia tomada de decises e permite que se historie sobre o andamento da
matria tratada nos documentos.
Nota: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto

mais longo.
Despacho Interlocutrio
o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, apreciao de

outra, documento que havia sido submetido a sua considerao.
56 Exemplo:
De ordem.
Diretoria de Planejamento, Administrao e Logstica,
para anlise e pronunciamento.
Em 00/00/0000
Nome do Signatrio
Setor e Cargo ou funo do Signatrio
Nota: Ser disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos

e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de
despachos. Cada despacho dever ser escrito dentro dos quadrados da guia de
despacho, seguindo a sequncia numrica.
Clicar no cone para imprimir a guia de despachos no SGDOC.

Imprimir Despacho
57
Redao Oficial
Despacho Decisrios
o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitao recebida ou determina
a adoo de providncias sobre o assunto. Resolvem a questo principal, encerrando o
processo ou assunto do documento.
Estrutura
c) Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
e) Texto;

ou
58
59
Redao Oficial
Fax
Utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de

informaes sobre documentos, quando no h condies de envio por meio eletrnico.
O fax no substitui o documento original. Quando necessrio o original, ele segue

posteriormente pela via e na forma usual.
Fax no deve receber despacho, pois ele tem suas informaes apagadas com o tempo,
no tendo efeito comprobatrio.
O fax no pode constituir ou compor processo.
No recomendado o envio de documento via fax, pois no substitui o documento original.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o

prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificao da mensagem a

ser enviada.
60
61
Redao Oficial
Correio Eletrnico
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na

principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Um dos atrativos de
comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oficial.
O campo assunto do correio eletrnico deve ser preenchido de modo a facilitar a

organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental, para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir
certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagens eletrnicas oriundas de email institucional so consideradas para efeito legal.
ATOS NORMATIVOS
Apostila
62
Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao.
A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o
registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em
outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros.
Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto,

caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada
(com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e
publicada em rgo oficial.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (apostila);
b) texto: desenvolvimento do assunto;
c) data: por extenso;
d) assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.
Nota: Nome do signatrio com iniciais maisculas, seguido de vrgula; cargo do

signatrio com iniciais maisculas, em negrito, seguido de ponto.
63
Redao Oficial
Atestado
Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situao ou existncia,

de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos.
Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis

de modificaes freqentes.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (apostila);
b) texto: dever conter nome completo, naturalidade, estado civil e domiclio. No

texto no deve conter expresses como nada sabendo em desabono
de sua conduta, pessoa de meu conhecimento, etc., j que s pode
atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a
desabone.
c) data: por extenso
d) assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.

64
65
Redao Oficial
Certido
A certido a transcrio de algo j existente, com base em documento original,

objetivando comprovar a existncia de ato ou assentamento de interesse de algum. Por esse
ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situaes a ser fornecido ao interessado
o que consta em arquivos da administrao. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo
expressar fielmente o contedo original de onde foi extrada.
A certido deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser
datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seo e visada pelo
diretor. Pode servir de prova de ato jurdico. Sua expedio no prazo de 15 dias improrrogvel
conforme a Lei n 9.051, de 18/5/95.
Art. 1 - As certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes, requeridas

aos rgos da administrao centralizada ou autrquica, s empresas pblicas, s
sociedades de economia mista e s fundaes pblicas da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios, devero ser expedidas no prazo improrrogvel de quinze dias,
contado do registro do pedido no rgo expedidor.
Art. 2 - Nos requerimentos que objetivam a obteno das certides a que se refere esta lei,
66 devero os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razes do pedido.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (certido);
b) texto: transcrio do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve

ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer
engano ou erro poder ser retificado, empregando-se a palavra digo ou
em tempo: na linha xx, onde se l xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx;
c) data: local e data por extenso;
d) assinatura: nome de quem lavrou a certido, cargo ou funo da autoridade e

visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.
67
Redao Oficial
Ata
Registro resumido e claro de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias

numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras
entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.
A Ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser lavrada de tal maneira
que no possam introduzir modificaes posteriores. Para se evitar fraudes, possvel fazer
o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos.
No se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que,

nos espaos em branco, se faam acrscimos.
No se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se

a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro.
Exemplos:
Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil

novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o......
Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso em tempo,

68
que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou acrscimo.
Exemplos:
Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono.
Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser

assinada depois de aprovadas as correes.
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua
linguagem deve ser simples, clara e concisa.
Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata escolhida pelos participantes

da reunio ou algum previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a
realizao da reunio e l para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir,
posteriormente, submetendo aprovao dos participantes na reunio seguinte.
Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes reunio ou assinada

somente pelas pessoas que presidiram a sesso (presidente e secretrio), e seu contedo
dado publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalizao.
A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte.

Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (Ata) seguida do nmero da reunio e nome

a Diretoria ou Coordenao;
b) abertura: registra a natureza da reunio, a data e o local de sua realizao,

informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os
nmeros devem ser escritos por extenso;
c) texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decises
tomadas. Deve ser escrito em um nico bloco sem espao entre as linhas,
sem a utilizao de pargrafos;
d fecho: quase inaltervel: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente

declarou encerrada a sesso, de que eu, (nome), Secretrio, lavrei a
presente ata, a qual assino com o senhor Presidente.
e) assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.
Nota: Os nmeros so grafados por extenso.

69
Redao Oficial
70
71
Redao Oficial
Portaria
Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede

instrues sobre a organizao e funcionamento do Instituto, que contm instrues acerca
da aplicao de leis, regulamentos, recomendaes de carter geral, normas de execuo de
servio, gesto administrativa com referncia a pessoal (nomeao, demisso, designao,
elogio, punio, etc) ou orientar a aplicao de textos legais e disciplinar matria no regulada
em lei, alm de outros atos de sua competncia.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (portaria), nmero e a data de assinatura do ato;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da portaria, permitindo de modo

imediato, o conhecimento da matria legislada.
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria;
d) assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maisculas.
72
73
Redao Oficial
Nota Tcnica
o instrumento de comunicao interna ou externa que expressa um juzo ou opinio

sobre questo tcnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dvidas ou
indagaes acerca de matrias de interesse do Instituto.
Estrutura
c) Destinatrio que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
e) Texto;
f) Assinatura e cargo do tcnico responsvel pela expedio do documento

juntamente com o de acordo do diretor.
74
75
Redao Oficial
Instruo Normativa
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execuo de determinado servio

pblico, expedida pelo superior hierrquico, com o intuito de orientar os subordinados no
desempenho das atribuies que lhes so afetas e assegurar a unidade de ao.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o

expede e data de assinatura;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da instruo normativa;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instruo normativa;
d) assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.
76
77
Redao Oficial
Ordem de Servio
Expediente de carter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu

titular fixa comandos de trabalho. Determinaes dirigidas aos responsveis por obras ou
servios pblicos, autorizando o seu incio ou contendo imposies de carter administrativo,
ou especificaes tcnicas sobre o modo e forma de sua realizao.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o

expede e data de assinatura;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da ordem de servio;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de servio;
78
79
Redao Oficial
Parecer
Expresso de um juzo, contendo pronunciamento, recomendao, determinao

ou opinio sobre questo tcnica, jurdica, administrativa ou financeira, sob a apreciao
da ICMBio.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento e nmero seguido da sigla do rgo que o

expede;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo do parecer;
c) texto: contendo detalhamento da deciso do parecer;
80
81
Redao Oficial
Resoluo
Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de

tribunais, rgos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matria de sua
competncia especfica.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento, nmero e data de assinatura;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da resoluo;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resoluo;
82
83
Redao Oficial
REFERNCIAS
Normas da ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas:
NBR 5892 Normas para datar
NBR 6027 Sumrio
NBR 6023 Informao e documentao Referncia Elaborao

- NBR 6024 Informao e documentao Numerao progressiva das sees de
um documento escrito Apresentao
Manual de Organizao de Referncias e Citaes Bibliogrficas para Documentos

Impressos e Eletrnicos Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores
Associados
Manual de Redao da Presidncia da Repblica
Manual de Redao e de Atos Oficiais - ANA

84
Manual de Redao da Cmara dos Deputados
Manual de Comunicao Escrita Oficial SETR e DER
Manual de Redao Oficial do Tribunal de Contas do Distrito Federal
Manual de Editorao de Correspondncias e Atos Administrativos da ANEEL
Manual de Redao da ANATEL

ANEXO II
Logomarca ICMBio
O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as
orientaes sobre a formatao da logomarca.
85
A logomarca dever ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituio,

salvo o caso expresso neste manual.
Logomarca ICMBio
86
ANEXO III
Guias de Remessa de Correspondncia e Malote
Neste anexo so apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA -

GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE GRM.
Ser obrigatria a numerao das pginas da guia de remessa.
A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondncia for usado para
enviar mais de um documento.
87
No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientao para o seu correto
preenchimento no campo N Registro Correio:
a. A Unidade deve solicitar na agncia dos correios mais prxima, as etiquetas para
carta registrada, sedex, PAC ou outro servio a ser utilizado, tornando possvel
etiquetar as correspondncias (envelope) na prpria Unidade. Desta forma ser
possvel identificar na GRC o nmero de identificao dos correios, lembrando
que est informao obrigatria.

88
89

90
ANEXO IV
Quadro de Aes sobre Processos
AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
Quem pode
AO O que ? Termo Observaes
realizar?
Devero ser
avaliadas as
informaes
a unio de dois constantes nos
ou mais processos processos e a
que no podero relao entre eles,
ser separados sob considerando
Juntada por Protocolo
Anexao nenhuma hiptese, processo principal
Anexao Geral e UP
passando a existir e acessrio. Aps
apenas o nmero anexao, anotar na
de protocolo do capa do processo
principal. o nmero do
processo inserido. 91
No existe a ao
DESANEXAR.
O processo que tem
o pedido fica em
a juntada de segundo lugar e o
dois ou mais Termo de Juntada
processos, onde por Apensao
cada um manter no processo mais
Juntada por Protocolo
Apensao o seu nmero de antigo, que ficar
Apensao Geral e UP
protocolo original, em primeiro lugar,
e aps a deciso onde tambm
final, podero ser dever ser anotado
separados . o nmero do
processo que est
sendo apensado.
A desapensao s
a separao poder ocorre antes
de processos do arquivamento do
apensados, processo.
Desapensao devendo constar Protocolo A anotao do
Desapensao
em cada processo Geral e UP apenso feita na capa
o despacho do processo deve
solicitando a ser tornada sem
desapensao. efeito.
Quadro de Aes sobre Processos

AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
Quem pode
AO O que ? Termo Observaes
realizar?
vedada a retirada
da folha ou pea
inicial do processo.
Conservar a
a retirada de numerao
Onde
peas do processo, original das peas,
Desentranhamento Desentranhamento estiver o
mediante permanecendo vago
processo
despacho. o nmero de folha(s)
correspondente(s)
ao
desentranhamento.
No existe a ao
a separao
de parte da Os documentos
documentao Protocolo retirados, devem
de um processo, Geral ser conforme
Desmembramento Desmembramento
para formar e UP descrito no manual
outro, ocorrendo e renumerando suas
mediante pginas.
92 despacho.
Motivos para
encerramento:
indeferido ou
deferido o pleito,
executado atendimento
quando finalizado da demanda,
Encerramento de Protocolo
o processo, ou Encerramento desistncia do
processo Geral e UP
quando exceder o interessado
nmero de folhas. ou a falta de
movimentao,
por mais de um
ano, por parte do
interessado.
Os documentos
no podem ser
desmembrados para
utilizada quando
abertura de volume.
Abertura de um processo Protocolo
Abertura de Volume A primeira folha
volume excede a 200 Geral e UP
dever ser o termo e
folhas.
numerado seguindo
a seqncia do
primeiro volume.
ANEXO V
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao
Os modelos de guias para uso do servio de arquivo so:
1. Guia de Arquivamento para documentos;
2. Guia de Arquivamento para processos;
3. Espelho de identificao de caixas-arquivo;

93
4. Espelho de identificao de pastas a-z.
A seguir esto os quatro modelos que devem ser usados com padro no mbito
do Instituto.
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao

94
95
Guias de Arquivo
96
97
Espelhos de Identificao
Anotaes
98
Anotaes
99
Anotaes
Anotaes
100
Anotaes
101
Anotaes
Anotaes
102
Anotaes
103
Anotaes
Anotaes
104
www.icmbio.gov.br
106

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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Manual de Gesto Documental

Ministra do Meio Ambiente

Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio

Equipe Tcnica Responsvel

Manual de Gesto Documental

Instituto Chico Mendes

Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26

LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Lei n 8.159, de 8/1/1991

O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto

A estrutura da rea de documentos :

PROTOCOLO PROCESSAMENTO ARQUIVO

A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e

Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo

Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo.

Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou

Desapensao - a separao fsica de processos apensados.

Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer

Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos

Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado

Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,

Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com

Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua

Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo

Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao.

Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se

Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/

Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.

Procedncia - A instituio que originou o documento.

Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos

Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado

Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o

Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.

Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna

A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira

No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial

necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos

A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de trabalho para a

Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,

a) Caracterizao quanto ao gnero

Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses

Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel

Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e

Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis,

Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da

Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados

Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade

Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a

Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando

Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.:

Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica

Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em

c) Caracterizao quanto natureza

Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior

Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;

Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento

Na elaborao e/ou produo de documento dever ser considerado os padres da

SEDEX Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.70