27/03/2017 3FormasdeSerMaisEficientenoTrabalhowikiHow

ComoSerMaisEficientenoTrabalho
3Mtodos: DesenvolvendosuaCapacidadedeFoco Decretandoregrasestratgicas MudandoseuEstilodeVida

Qualquerumquetenhatido,peloaomenosumaveznavida,umempregoemperodointegral,sabequenemsempre
apenasumdiadetrabalhoosuficienteparaencaminhartudoqueprecisaserfeitonoexpediente.Noentanto,qualquer
pessoapodetersuaprodutividademelhoradaadotandohbitosprojetadosparaaotimizaodaeficincia.Umtrabalhador
outrabalhadoraeficienteconsegueusaromximodecadaminutoqueodiaoferece,tendoprimeiroatenofocadapara
asprioridades.Sereficientenotrabalhonovaiapenasmelhorarsuaprodutividadeelhegarantirpontospositivoscomseu
chefemastambmvaifazercomquevocsesintamaisrealizado(a),satisfeito(a),ecomagarantiadequeseudiafoi
realizador.Vejaabaixoalgumasdicassobrecomosereficientenotrabalho.

Parte
DesenvolvendosuaCapacidadedeFoco
1

1 Mantenhaumespaodetrabalholimpoeordeiro.Alcanaraeficinciamximasvezespodeserto
simplesquantolimparadesordemdesuareadetrabalho.Umareadetrabalhosujaedesordenadapode
dificultaremuitosuaprodutividade.Sevocestconstantementelutandoparaencontrarrelatriosoudocumentos
nomeiodetodaabaguna,saibaqueestperdendoumtempodetrabalhovalioso!Sevocnofordotipo
"manaco(a)porlimpeza",saibaapenasquemanterositensmaisusadosdiariamenteseualcancejosegredodo
sucesso.
Sevoctrabalhaemumescritrio,organizesuamesademodoquevocpossafacilmenteencontraroque
vocprocura.Aindaquevocnotrabalhenum"cubculofuncional"ouempresadetelemarketing,este
princpioseaplicadamesmaforma.Porexemplo,sevocpossuiumalojadebicicletas,mantenhasuas
ferramentaslimpaseorganizadasdemodoquevocsejacapazdeencontrlascomfacilidadequando
precisardelas.Quasetodasaspessoastiramproveitodeumaestaodetrabalholimpaeorganizada.
Paraaquelesquetrabalhamemfrunsouescritriosdeadvocacia,muitoimportanteacriaodealgum
sistemadearquivamentodedocumentoslgicoeorganizado.Mantenha,porm,osdocumentosemanuais
maisutilizadosmo.Arquiveorestanteemordemalfabticaoucomoauxliodequalqueroutrocritrio.

2 Mantenhaseulocaldetrabalhobemabastecido.Certifiquesedepossuirtodoomaterialeasferramentas
necessriasparafazerseutrabalhosemdordecabeaeperdadetempo.Emumescritrio,issosignificater
tudoquevocprecisaporperto(emestoque)como:removedoresdegrampos,postits,canetas,calculadoras,etc.,
tudonoponto.Foradoambientetradicionaldoescritrio(emqualqueroutraprofisso),asferramentaspodemser
diferentes,masosprincpiosfundamentaisseroosmesmos.Qualquerprofissionalpodepotencializarsuaeficincia
detrabalhosetiver,prontamentemo,suasferramentasdetrabalhomaisnecessrias.
Istotambmsignificacertificarsedequevoctenhaemestoqueumaboaquantidadedematerialcomo
elsticos,plsticosparapastas,gramposdegrampeador,canetas,papelsulfiteetc.Istovaleparacadatipode
profisso:umprofessorprecisardegiz,umcarpinteirodepregosemadeira,eassimpordiante.
Certifiquesetambmquesuasferramentasestejambemconservadas.Umaferramentaessencial,mas
quebrada,podedarumadordecabeaenormeeatrasarascoisas.Economizetempolongoprazofazendo
umarevisoperidicaelimpezaregularemsuasferramentas.

3 Mantenhaumplanejamentoregularconsolidado.Acredite:esforarseparaplanejarseudiaadia(sempre
pelocomeodoexpediente)iraumentarexponencialmentesuaeficinciadetrabalho.Paramanteruma
programaoverdadeiramenteeficaz,porm,limiteseaapenasuma"ferramentadeorganizao"porvez,comoum
calendrioouumaagenda,porexemplo.Deixeoemseuescritriooucubculo,numlocalvisvelparaquevoc
sempretenhaacessoaseusobjetivosdelongoprazo.Nopercatempousandomaisdeumaagenda,ourabiscando
vriasvezes(eemlocaisdiferentes)ummesmocompromisso.Vocdevesercapazdeacessarrapidamente,eem
umslocal,todososseusapontamentos,tarefasencaminhadaseaquiloqueaindasetemporfazer.
Organizesetodososdiasatravsdacriaodeumalistade"coisasfazer".Comececomasmaisaltas
prioridadesdodia,demodoqueelassejamfeitasantesdequalqueroutratarefamenor.Sevocno
completaralistaatofinaldoexpediente,enfrenteositensincompletosnodiaseguinte.

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Paraosprojetosmaisaudaciosos,definaumperododetempoeprazo.Sejarealistaquantoaoperodode
tempoquecadatarefavaiconsumir:noexagerenosprazos,mantendooscondizentescomadificuldadeda
tarefaemquesto.

4 Elimineasdistraes.Diferenteslocaisdetrabalhovoapresentardiferentesdistraes.Emalgunslocaisa
distraopodevirdealgumcolegadetrabalho(aquelepiadistaefalador,sabe?),oumesmoatravsdeuma
tarefasecundriaedispersiva.Faatudooquevocdevefazerparacertificarsedequevocmantenhaofoco,em
todososmomentos.Seseutipodeserviopermitequevocescutemsica,leveumMP3comvoc.Considereat
combinarcomseuscolegasparaqueelesnopuxemconversa:istopodeparecerrude,mastratasedeummtodo
razovel,profissionaleeficazparaqueaspessoastedeixemsozinhoenquantovocestivertrabalhando.Lembrese:
vocsemprepodesocializarnahoradosintervaloserefeies.
Nuncauseainternetparaolazerduranteotrabalho,topoucoacessesuasredessociais.Acredite:tratase
deumadistraomuitoperigosaecontraproducente.Estudosindicamquedoisterosdostrabalhadores
perdemcercade30%dotempocomatividadesdispersivasnainternet.Felizmente,amaioriados
navegadorespermitequevocbaixeaplicativosgratuitosquebloqueiamsitesdispersivos.
Outrasduasboasmaneirasdeeconomizartempo,eaumentaraeficincia,so:noperdertempocom
reuniesquenovolevaralugarnenhumecomconversastelefnicasdemoradas.claro:aferramentada
reunio(oudacomunicao)profundamenteimportanteparaumaempresaencaminharsuaspendncias,
maslembresesempredequeexistemquestespodemserresolvidasporemailmesmo,eprescindemde
umaconversademaisdemeiahorasobreelas.

5 Useosintervalosdoexpedienteparalidarcomassuntospessoais.Estranhamente,aspausaspodemajudar
comsuabuscapelaeficincianotrabalho.Primeiramente,elaspodemoferecerodescansonecessrioparaque
vocvoltecommaisnimoemotivao.Emsegundolugar,atravsdelasquevocpodeencaminhartodoe
qualquerassuntoquetedispersariaduranteoexpediente.Portanto,useapausaparaeliminaradistraonohorrio
comercial.

Parte
Decretandoregrasestratgicas
2

1 Dividasuasresponsabilidadesempequenaspartesgerenciveis.Grandesprojetospodemserbastante
intimidadores,defato,principalmentequandosomuitoextensos.Comoum(a)trabalhador(a)eficiente,voc
devesercapazdeencaminharsuasprioridadescomantecedncia,mesmoqueistosignifiquedividirumagrande
tarefaemtarefasmenores.Tratasedeumaformainteligentedelidarcomsuasdemandas,aomesmotempoquese
conduzumprojetomaior.Nolongoprazo,vocvaiencaminhartodasassuastarefasmaisimportantesomaisrpido
possvel,sevoctrabalharcomelaspoucoapouco,todososdias.
Porexemplo,sevoctemdefazerumagrandeapresentaonoprazodeumms,estabeleaumametade
criarumesboohoje.Istonoserterrivelmentedemorado,eportantonoirserumadistrao,pelo
contrrio,umpassoimportantedeumatarefamaior.

2 Aliviesuacargadetrabalhodelegandotarefas.Amenosquevocestejanabasedacadeiaprodutivadesua
empresa,ouseja,amenosquevocsejaum(a)estagirio(a),semprehapossibilidadededividiroseutrabalho
comdemaiscolegas(entendese:subordinados).claro,nosedeveentregartodooseutrabalhoparaumterceiro,
eassimnotermaistempopranada(porquenoseternadaparafazer).Aidiadividircomumsegundo
colaboradorsuastarefassecundrias,quepossamserencaminhadasporeledeformaanoatrapalhlonodecurso
deseutrabalho.Omesmopodevalerparavoc:sercordialeauxiliarumcolegaemummomentodenecessidade
podeseressencialparaquandovocprecisardaquelaforcinha,sabe?
Sevocum(a)estagirio(a),ouanalistajr,maisdoqueevidentequepartedotrabalhomontonosobre
paravoc.Sempreauxilieaquelesqueprecisaremdesuaajuda,noseesquea,assimelesselembraro
sempredevoc!
Sevocpossuiumtimorelacionamentocomoseuchefe,vejaatquepontoelepodedelegaralgunsdos
trabalhospessoaisdeleparavoc.Estapodeserumaformavaliosadeseaprendertarefasmaisdifceise
demonstraroseuvalornaempresa.

3 Nopercatempocomreuniesinterminveis.Acredite,humarazoparaquetodomundoodeiereunies:
quandomalutilizadas,elaspodemseramaiorfontededesperdciodetempoedistraonotrabalho(maiorat
doqueotempogastocomarecreaodeinternetduranteoexpediente).Asreuniespodemservitaisparaa
discussodemetaseestabelecimentodeumavisofuturaparaasequipes,masseelasforemdistitudasdesua
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importncia,eserviremapenascomoenrolao,muitotempopreciosopodeserdesperdiado.Aomarcaruma
reunio,atenhasenasseguintesdicas:
Estabeleaumapautaantesdecadareunio,paraqueotemporeservadosejausadoefetivamenteemtodo
seupotencial.Semprequeaconversaparalelaassomar,peapelofoco!
Convideomenornmerodepessoaspossvel.Istoreduzachancedequeaconversadiscorraparatpicos
secundrios,foradepauta,almdemanterquemdeveficaremsuamesatrabalhando,defatotrabalhando.
Enxugueasapresentaesdeslides(powerpoint)omximopossvel.Definaclaramentea(s)mensagem(ns)
quedeve(m)sertransmitida(s)eprocureteremmos(eletronicamentefalando)todasasinformaes
necessrias:dados,textos,tabelas,grficos,imagens,vdeos,udioelinksdaweb.Priorizeeordenecom
objetividadeasinformaesdemodoapermitirqueaaudinciacompreendaclaramenteoquevocdeseja
comunicar,eevite,porexemplo,mostrarumslidequetragaumdadoouconceitoquesserexplicadomuito
adiante.
Finalmente,comoumprincpiogeral,saibaoquevocpretendedecidirnareunio,antesdeconvocla.

4 Corteoclimaruimnotrabalho.Umbomambientedetrabalhoumdospilaresdeumacarreiravitoriosa.
Porm,esteumquesitoquenodependesdensmesmos,precisolidarcompessoasdetodosostipos,
comdiferentespersonalidades,crenaseatitudes.Diantedisso,fundamentalsabercomolidarcomestaspessoas
paraacriaoemanutenodeumambienteharmnicoeamigvelnotrabalho.Paraevitarqualquerclimaruimentre
voceumcolegadetrabalho,algumasdicassoimportantes.
Notenhamedodeseenvolverembrigasediscussescomoummediador.Asempresassabemqueestes
problemaspodemdificultaremuitootrabalhodetodos,poristo,nuncatenhamedodetentarapartaruma
discussocompalavrasamigas.Casovocnoconseguir,contateopessoalderecursoshumanosdesua
empresa.Faaomesmosevocsesentirfrustradoouchateadoporcontadequalquerclimaruimemseu
ambientedetrabalho.
Dentrodesteambiente,ignorarumapessoanoboaidiaepodeafetaraeficinciadetodos:pormaisque
vocspensemeajamdeformasdiferentes,osucessoeaeficinciadeumaequipedependemdoconjunto.
Aoserelacionarcomestapessoa,estejasemprepaciente.Pormaisquepossaparecerdifcil,apacinciao
quepermitequevoctrateapessoabemecomomnimodeeducao.Mesmoqueestapessoanotetrate
damesmaforma,aeducaoeapacinciaprecisampartirdealgum:peloaomenosemnomedaeficincia
detodos.

Parte
MudandoseuEstilodeVida
3

1 Trabalhebemdescansado.Estarcansadonuncamelhorouaqualidadedotrabalhodeningum.Depoisde
andarparaleparacodiainteiro,trabalhar,iracademia,fazercomprasnomercado,seucorpoest
esgotadoeprecisadeumdescanso.Seucrebrotambm.Muitasvezesnonosdamoscontaque,apsumintenso
trabalhointelectual,ocrebrotambmfica"cansado",etambmprecisadeumtempopararelaxar.Ignoraressa
necessidadepodecausarumasriedeproblemas.
Nomundomoderno,emqueumagrandeparceladapopulaotrabalhaemfrenteaumcomputador,eemque
cadavezmaisseexigepensamentorpido,criatividadeeempreendedorismo,muitofcildeixarocrebro
"cansado".Almdisso,muitasvezesexigesequeeletrabalhecomenergiatotalporperodosmuitolongos.
Almdosestragosfsicos,htambmosemocionais.Arelaocomoprpriotrabalhopodeserprejudicada,
poisabaixasensaodeenergiaeadesatenolevamtambmbaixaprodutividadeeaerros.

2 Faaalgumexercciofsico.Acredite:otrabalhadorquereservaalgunsminutosdasemanaparaexercitarse
termaisdisposioeseuservioirrendermuitomais.Agora,sevocinsisteemdizerquenotemtempo,
exercitesenoprprioescritrio,emcasaouatmesmonocaminhodecasaparaoservio.Sevocmoraprximoao
trabalho,porquenodeixarapreguiadeladoeirandando?Esteexerccionorequerprticaenemhabilidadee
melhoraasade.Caminhandoregularmentevocganhaflego,estimulaaoxigenaodocorpo,treinaocorao
paratrabalharmelhore,ainda,controlaapressoalta,reduzataxadegorduranosangueeabaixaosnveisde
colesterol.
Entooqueestesperandoparatirarotnisdoarmrioecomearacaminhar?Nocomeo,vdevagar,
andeunsdezminutosevaumentandoaospoucos.
Noseesqueadesealimentarbem:osexercciosfsicosstrarobenefciosseacompanhadosdeumaboa
alimentao.

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3 Mantenhasempreobomhumor.cientificamentecomprovadoqueobomhumorpodetrazerinmeros
benefciosparanossasrelaesdetrabalho,pois,diminuiafadiga,uneaequipe,aumentaaprodutividadee
abrandaoestresse.Estimulaaproduodassubstnciasresponsveispelasensaodeprazere,almdisso,ainda
propiciamaiorflunciadeidiasedecisesmaiscriativasenosdmaisdisposioparaencararosdesafiosdirios.
Narotinadiriadaspessoas,difcilmanterobomhumor,jqueexisteanecessidadedeterqueenfrentarotrnsito
parafazervisitas,participardereuniesdesgastantes,terquemostrarresultadospositivosdevidoagrande
concorrnciadomercadoemuitomaisfatoresestressantes.Portanto,faaopossvelparamanteroaltoastral.
Oslderesquepossuembomhumor,conseguemmanterumambientedescontradoeassimsefortalecem
perantesuaequipeeexercemumalideranamaiseficaz.Almdisso,obomhumorpodeserusadopara
resolverediminuirconflitosexistentesnoambientedetrabalho,almdemotivarosfuncionrios.
Faadeseusintervalosehorriosderefeioumbommomentoparaadescontraododia.Duranteos
intervalos,porm,tomecafcomcautela.Ocafpodeserumfantsticoenergticonosdiasmaiscansativos,
massevocusaresterecursotodoosdias,acredite:vocpodeacabarviciado.
Quandosepassaumamensagemcomhumor,elarecebidamaisamistosamente,etemopoderdedesviara
atenodoconflitoemudaramaneiracomoeleinterpretado.Porm,precisosaberdosarousodas
brincadeiras,eexistemmomentosemqueohumordeveserdeixadodeladoeusaraseriedade.

4 Ofereaasimesmoformasdesemotivar.muitomaisfciltrabalhardeformaeficientesevoctiverumbom
motivoparatrabalhar.Pensesobreasrazesquelevamvocdecasaatotrabalhoenosobjetivosdasuavida,
seussonhosesuavisodesimesmo.Tentepensaremseutrabalhocomoummeio,paraseatingirumfim
determinado.Estefimtemdeserumavisoidealparaasuavida.Sevocgostadeseutrabalho(enoseveria
fazendoqualqueroutracoisa),tentepensarsobrecomorealizadortrabalharnele.Estaseoutrasdicaspodemtedar
motivaoparacontinuaradiante,ecommaiseficincia.
Pensenascoisasboasqueseutrabalhopermitequevoctenha.Talvezvocdevasuacasaouseucarroao
seutrabalho,outalvezoseutrabalhopermitelhepagaraescoladeseusfilhos.Pensetambmacercados
benefciosoferecidosporele,comosegurodesadeevalesdiversos.
Mantenhaaenergiaelevada:Afaltadeenvolvimentoemotivao,podeteraver,entreoutrascoisas,coma
faltadeenergiafsicaparafazeroqueprecisaserfeito.muitofcilverprofissionais,semenergia,se
arrastandoparaconseguirchegaraofinaldodia.
Terminealgumacoisa,todososdias.Amelhorcoisaafazercolocarcomometaprincipal,terminaralguma
coisatodososdias.Crieumaestratgiaparanoserinterrompidoatterminar.Quandoobtemossucessoem
algoquenospropormosafazer,nossamotivaoaumenta,enosdconfiananecessriaparadarmos
passosmaiores.

5 Recompensese.Sevocaumentoucomsucessoasuaeficincianotrabalho,celebreestemomentovoc
merece!Nofcilabandonarosmaushbitosecultivarbonscostumes,porisso,recompensesepeloseu
trabalhoduro.Compreumabebidadepoisdotrabalho,renasecomalgunsamigosnumaboabalada,ou
simplesmentedeitenacamacomumbomlivro(oumesmodevidamenteacompanhado,sequemeentendo).Faao
queterealmentetetrarprazerdiantedesuaconquista.Recompensarseaumentaoseusentimentoderealizao,
queumaparteimportanteparamantersuamotivao.
Suarecompensanoprecisaseralgograndioso.Apenasumpequenoregaloparalembrardesuaconquista.

Dicas

Implementeumsistemadegratificaoparteparaprojetosmenosagradveis.Ouseja,vocdentreoutrascoisas
conseguiuencaminharaquelerelatrioanualde200pginas?Vocmereceumacerveja,oucasonobeba,umavitaminade
morangocomleitegeladinhaQuetalhin?

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