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O Respeito aos Fundos em Arquivstica: princpios tericos e problemas

prticos1
Michel Duchein
Trad. Maria Amlia Gomes Leite

O respeito aos fundos vem sendo considerado, desde a segunda metade do sculo
XIX, como o princpio fundamental da Arquivstica. por sua prtica que o arquivista se
distingui mais nitidamente tanto do bibliotecrio quanto do documentalista.
Como a maioria dos princpios, mais fcil se torna enuncia-lo que defini-lo e defini-lo
que aplic-lo. Se suas bases conceituais so estabelecidas em relativa facilidade, o
mesmo no ocorre quando se tenta aprofundar os aspectos tericos e deles tirar
concluses prticas
Geraes de arquivistas tm se preocupado com essas dificuldades sem que, para
super-las tenham solues universalmente viveis.
O presente artigo no tem a pretenso de renovar os fundamentos indiscutveis de
uma questo tantas vezes abordadas em alto nvel por inmeros tericos eminentes.
Seu propsito mais modesto e mais concreto: tentar definir os elementos bsicos do
problema (assinalando especificamente as dificuldades que, com frequncia, resultam
de terminologia mal traduzida de uma lngua para outra, gerando confuses e s vezes
interpretaes errneas), e, sobretudo, buscar para casos concretos, solues precisas
sem nos deixarmos arrastar por condies demasiado tericas, nas quais a abstrao
provoca frequentemente, mas obscuridade do que luz.

I Definio Histrica do Respeito aos Fundos


O respeito aos fundos para adotar aqui sua definio mais simples, deixando de
lado todos os problemas de interpretao que abordaremos no decorrer deste trabalho
consiste em manter agrupados, sem mistur-los a outros arquivos (documentos de
qualquer natureza) provenientes de uma administrao de uma instituio ou de uma
pessoa fsica ou jurdica: o que se chama fundo de arquivos dessa administrao,
instituio ou pessoa.
As justificativas para este princpio nos parecem evidentes, habituados que estamos
a considerar os arquivos como um produto natural da atividade do organismo que as
gerou2. Usemos aqui, falta de outro termo mais preciso, a palavra organismo como
forma mais genrica para designar todo produtor de arquivos: os italianos dizem ente,
os espanhis entidade. O ingls agency poderia ser o termo utilizado, assim como, em
alemo, o provienzstelle.

1
DUCHEIN, Michel. O Respeito aos Fundos em Arquivstica: princpios tericos e problemas prticos.
In: Arquivo & Administrao, 10-14(11): p. 14-33, abril1982/agosto1986.
2
Para melhor compreenso empregamos no decorrer deste artigo as palavras produzir, produto e produtor
para designar os arquivos formados por um organismo. Na realidade sabemos que um dossi de arquivo, se
certos documentos foram efetivamente produzidos (criados) pelo organismo que o conservou outros foram
recebidos por ele. O termo produto, no suado strito senso, ou seja, no sentido exato e abrangente, pois
ao tentar sofisticar em demasia nesse terreno esbarramos por complicar o vocabulrio e por tornar pesada
a redao, o que seria, no somente intil como projudicial.
Isso, entretanto, nem sempre parece evidente, tendo, inclusive, surgido tardiamente
na histria dos arquivos. At o princpio do sculo XIX nem administradores nem
arquivistas de diferentes pases demonstraram o menor escrpulo em dividir e dispersar
documentos de uma mesma origem, nem em reagrupar e misturar documentos de
provenincias diferentes, quando a necessidade se fazia sentir, por motivo de
comodidade (prtica ou intelectual). Todas as antigas classificaes de arquivo que
chegaram at nos foram concebidas por assuntos, temas ou locais, fato que indica ter
sido rompida, para realiz-las, a ordem na qual os documentos haviam sido produzidos.
O mal foi relativamente pequeno quando se tratava de classificar dessa forma
arquivos de um s organismo (isto arquivo de uma mesma origem). Muito mais
grave se tornou, porm, nos grandes depsitos de arquivo (cujo aparecimento tem
incio precisamente no sculo XVIII), onde foram reunidos arquivos de diferentes
provenincias.
Foi o que sucedeu notadamente em Paris, quando a Revoluo Francesa concentrou
em um nico depsito, denominado Archives Nacionales, documentos dos mais
diversos, tais como o Tesouro de Cartas Reais, os arquivos do Parlamento de Paris, os
das abadias e conventos da regio parisiense os dos ministrios do governo real, os
dos prncipes emigrados, etc., aos quais se juntaram, logo depois, os papis
provenientes das novas assembleias e administraes criadas pela Revoluo.
Os dois primeiros diretores deste grande depsito, Armand Camus e Pierre Daunou,
conceberam um plano para tratar essa massa documental como um nico conjunto
dividido em cinco sees metdico-cronolgicas: seo legislativa para os papis das
assembleias revolucionrias, administrativa para os papis dos novos ministrios,
dominial para os ttulos de propriedade do Estado, judiciria para os papis dos tribunais
e, por fim, seo histrica.
Esta ltima era constituda por documentos arbitrariamente considerados como de
particular interesse histrico, extrado das demais sees. Esses documentos foram
classificados (ou supostamente classificados) por local, reinado, etc., de tal forma que,
na maioria dos casos, tornou-se impossvel determinar sua origem, ficando tudo
profundamente misturado e disperso3.
Esta concepo ideolgica da classificao de arquivos achava-se, ento,
universalmente disseminada. Era a poca dos grandes sistemas de classificao
cientfica, como o de Curvier para Zoologia, o de Linneo para a Botnica e o de Berzluis
para a Qumica. Pela tica dos historiadores de ento, o documento de arquivo era
considerado por seu valor intrnseco, independentemente de seu contexto, da mesma
maneira que nas escavaes arqueolgicas em Pompia, por exemplo, ou no Egito
durante a expedio de Bonaparte s houve interesse pelos objetos de arte
encontrados, como peas de coleo sem a preocupao de conserv-los no mbito de
seu descobrimento.
Por isso a teoria formulada em 1841 pelo historiador francs Natalis de Wailly,
antecipando-se ao estruturalismo, marca uma reviravolta na histria da Arquivstica. De
Wailly, ento chefe da seo administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministrio
do Interior foi o inspirador de uma circular de nascimento da noo de fundos de
arquivos. Eis seus termos: (...) reunir os documentos por fundo, isto , reunir todos os
ttulos e dispor determinada ordem os diferentes fundos... Documentos que apenas se

3
Ver G. Desjardins. Le service des archives dpartamentales. Paris. 1890, p. 33-35.
refiram a uma instituio, corporao ou famlia no devem ser confundidos com o fundo
dessa instituio, dessa corporao ou dessa famlia.
Algum tempo mais tarde, respondendo s crticas provocadas por ideias to
desenvolveu sua concepo original: A classificao geral por fundos a nica
verdadeiramente capaz de assegurar o pronto cumprimento de uma ordem regular e
uniforme...Se, em lugar desse mtodo, fundamentado, por assim dizer, na natureza das
coisas, se prope uma ordenao terica..., os arquivos cairo em desordem difcil de
remediar... Em qualquer outro tipo de classificao que no seja por fundos, corre-se o
grande risco de no se saber onde encontrar um documento.4
O evidente valor terico de tal princpio, no menor que seu interesse prtico para a
classificao de arquivos, foi de imediato reconhecido pelos arquivistas e historiadores
da maioria dos pases da Europa, tendo chegado tardiamente aos Estados Unidos da
Amrica em princpios do sculo XX.
Os arquivistas alemes, em especial, o adotaram sob a denominao de
Provenienzprinzip, tendo aprofundado sua anlise. Na Inglaterra o equivalente ao funds
darchives francs archive group5. Itlia e Espanha adotaram a terminologia de D
Wailly traduzindo fonds por fondo6.
Hoje, pode-se dizer que, com pequenas e inexpressivas nuances, o princpio de
respeito aos fundos ou princpio de provenincia universalmente aceito como base da
Arquivstica terica e prtica. As crticas que, vez por outra, suscita referem-se, to
somente, a algumas de suas aplicaes e no ao princpio propriamente dito. Podem
considerar, legitimamente, que este jamais ser questionado fundamentalmente e que
se constitui numa aquisio definitiva da Arquivstica.7

II Justificativa Terica e Interesse Prtico do Princpio do Respeito aos Fundos.


As razes que justificam o princpio do respeito aos fundos no plano terico so
inmeras e irrefutveis.
Com efeito, os arquivos esta a sua definio so o conjunto de documentos de
qualquer natureza, reunidos orgnica e automaticamente por um corpo administrativo,

4
G. Dejardins op. cit. P. 30.
5
Os norte-americanos do preferncia ao termo record group: ver adiante.
6
As nuances de sentido entre esses diferentes termos sero estudados mais a diante.
7
Uma srie distoro do princpio de respeito aos fundos , no entanto, admitida, por motivos de fora
maior, por certos arquivistas: refere-se s transformaes de arquivos de Estado para Estado quando da
cesso de territrios ou do aparecimento de um novo Estado independente. Invoca-se ento, falta de
melhor argumento, um pretenso princpio de territorialidade que ligaria a situao dos arquivos situao
do territrio correspondente. Na realidade trata-se de uma simples faceta da nefasta e condenvel
classificao por assuntos da qual temos assinalado os inconvenientes tericos e prticos. Quando se
transfere assim, de Estado para Estado os fundos de arquivos inteiros, o respeito aos fundos, no
evidentemente violado; o mesmo no acontece, porm, quando essa transferncia visa somente certos
documentos em determinadas partes dos fundos. Os arquivistas no podem, na maioria dos casos,
impedir estes desmembramentos decididos entre governos, em virtude de poltica internacional; no
razo, no entanto, para se inventar justificativas para prticas contrrias a toda uma sadia doutrina
arquivstica. Ver a propsito, J. Papritz. Neuzeuitliche Methoden der Archiviscehn Ordnung. (Comunicao
feita no 5 Congresso Internacional de Arquivos, Bruxelas; 1964), Archivum, XIV 1964, p. 32-34.
uma pessoa fsica ou jurdica, em razo de suas funes ou de suas atividades 8,
acrescentemos e que so conservados a ttulo de referncia9.
O documento de arquivo ao contrrio de um objeto de coleo ou de um dossi
constitudo por peas heterogneas de provenincias diversas no tem razo de ser
isoladamente. Sua existncia s se justifica na medida em que pertena a um conjunto.
Situa-se dentro de um processo funcional do qual se constitui, por sim mesmo, num
elemento, por menor que seja. O documento de arquivo jamais concebido, de incio,
como um elemento isolado. Possui sempre carter utilitrio, o qual s ser aparente se
for conservado em seu lugar dentro do conjunto de documentos que o acompanham.
Theodore R. Schellenberg cita excelente exemplo o caso de uma carta geogrfica
existente nos arquivos de uma expedio exploradora. O fato de encontrar-se ali
constitui, em si mesmo, um dado histrico importante sobre esta expedio; a mesma
carta retirada deste arquivo e colocada em uma simples mapoteca perderia grande parte
de seu interesse.10
Da mesma forma (exemplo citado por Hilary Jenkinson), um recorte de jornal
conservado em um dossi do Ministrio das Relaes Exteriores adquire particular
significado histrico de acordo com a natureza do dossi ao qual se integra.
Conclumos, consequentemente, que essencial para a apreciao de um
documento qualquer, saber com exatido quem o produziu, em que circunstncias, no
desenrolar de qual ao, com que objetivo, a quem se destinava, como e quando foi
recebido por seu destinatrio e por que meios chegou at ns. Tal conhecimento s
possvel na medida em que o conjunto de documentos que o acompanha tenha sido
conservado intacto, individualizado, sem possvel mistura com documentos de outra
provenincia, mesmo que esses se refiram ao mesmo objeto.
O interesse prtico de tal mtodo, parece evidente uma vez que oferece ao arquivista
uma base segura para seu trabalho de arranjo e inventrio11. margem do respeito aos
fundos todo trabalho arquivstico arbitrrio, subjetivo e desprovido de rigor, quando
mais no fosse, porque quase todos os documentos poderiam ser classificados de duas
ou trs maneiras diferentes casos se tomasse como base da classificao o tema
correspondente. Por exemplo: o oramento estabelecido por um arquiteto para construir
um monumento em uma cidade poderia ser classificado, de acordo com o assunto, tanto
pelo nome do arquiteto como pelo nome do monumento; esse tipo de problema no se
apresenta se o documento foi conservado dentro do processo administrativo de
construo do monumento e se esse dossi fizer parte integrante do fundo de arquivo
da cidade.
Problemas Tericos, Dificuldades Prticas e Solues em Propostas
Sem chegar a afirmar, como o arquivista americano mario D. Fenyo, que ningum
sabe realmente o que a palavra fundo quer dizer, nem mesmo os franceses que a

8
Manual dArchivistique, Paris, Direcctions des Archives de France, 1970, p. 22.
9
Complemento de definio tomado de Sir Hillary Jenkinson, A Manual os Archive Administration, 2
ed., Londres, 1937, p. 4.
10
T. R. Schellenberg. Archival Principles and Arrangement. The American Archivist, vol 24 n 1, jan
1961, p. 11-24.
11
Entendemos aqui inventrio no sentido amplo do termo, da masma forma que descriptions em ingls.
Ver mais adiante tratamento da terminologia.
inventaram12 o que evidentemente um exagero e uma injustia temos que
reconhecer que a definio de fundo, tal como, a enunciou Natalis de Wally e at hoje
vem sendo considerada, deixa subsistir grande nmero de dvidas e dificuldades de
natureza prtica quanto terica.
chagado o momento de reexamin-las, rendendo a devida homenagem aos
numerosos arquivistas que as vm estudando h mais de um sculo, sem,
necessariamente, concordar com todas as suas concluses.
Tais problemas e dificuldades se referem, primordialmente, a cinco pontos: definio
de fundo em relao hierarquia dos organismos produtores de arquivo; o reflexo das
variaes de competncia dos organismos produtores na composio dos fundos; a
definio de noo de provenincia dos fundos; a definio da noo de fundos
fechados e fundos abertos que culmina com o problema decorrente da classificao de
fundos abertos e por fim, a extenso do respeito externo aos fundos (respeito
integridade dos fundos) e ao respeito interno (respeito s classificaes estabelecidas
pelos organismos produtores e respeito s divises internas dos fundos). Abordando
cada um desses cinco tpicos procuraremos dar respostas s questes levantadas, bem
como solues para os problemas suscitados.
1. Definio de fundos em relao a hierarquia dos organismos produtores de
arquivos
A dificuldade em definir um fundo em relao hierarquia dos organismos produtores
de arquivo, se tem feito sentir desde suas origens e fundamental.
Tomemos um exemplo. fcil definir o fundo de arquivo de uma abadia de um
hospital ou de um tribunal: trata-se (para utilizar o termo do Lexicon of Archive
Terminology das Edies Elzevier13) do conjunto de documentos cuja acumulao se
efetuou durante o perodo de atividades dessa abadia, hospital, tribunal. No h
dificuldade de interpretao porque a abadia, o hospital ou o tribunal so organismos
bem definidos possuidores de personalidade jurdica precisa e estvel.
Entretanto, ao lado de casos simples como este, existe uma inumervel variedade
de casos onde a complexidade da organizao funcional e dos vnculos de
subordinao entre os diversos nveis dos organismos tornam difcil a definio do
fundo. Assim:
- Todo ministrio todo grande corpo administrativo ou judicirio est dividido em
grandes setores de atividade que, por sua vez, se subdivide em setores secundrios,
cada qual com suas competncias s quais correspondem conjunto de documentos
mais ou menos individualizados. Por exemplo: um ministrio divido em diretorias e as
diretorias em sees. Devemos, nesse caso, falar dos fundos de arquivo s do ministrio,
ou de fundos das diretorias ou ainda fundo das sees?
- As administraes centrais ou federais na maioria dos pases, possuem rgos
locais, fora da capital. Deve-se considerar que cada um desses rgos locais forma seu
prprio fundo de arquivo, ou que, o fundo nico para o conjunto de documentos
produzidos por todos os rgos locais de uma mesma administrao? Por exemplo: os

12
Mario D. Fenyo. The Record group concept: a Criquique. The Armerican Archivist, vol. 29, n2 april 1966,
p. 229-239.
13
Amsterdan Londres New York, 1964.
diferentes servios fiscais dependentes do Ministrio das Finanas formam com o
prprio Ministrio das Finanas um s fundo ou so fundos distintos?
- Os estabelecimentos ou organismos de uma administrao superior formam fundos
de arquivos prprios ou seus arquivos so partes integrantes do fundo da administrao
superior. Por exemplo: os arquivos de um instituto de pesquisa dependente de uma
universidade so somente parte do fundo dessa universidade ou devem ser
considerados como fundos distintos?
- Mesmo em relao aos arquivos privados surgem problemas dessa ordem: seja no
de estabelecimentos industriais ou bancrios mltiplos, pertencentes a uma mesma
firma, seja no de inmeros bens imveis pertencentes a um mesmo proprietrio.
Poder-se-ia, tanto mais, multiplicar tais exemplos, porquanto, no domnio complexo
das hierarquias de funes, as variaes no tempo so numerosas e frequentes.
Voltaremos ao assunto mais adiante.
Diante dessa dificuldade, pode-se adotar duas diferentes posies intelectuais as
quais qualificaremos, respectivamente de maximalista e minimalista.
A primeira consiste em definir o fundo por seu nvel mais alto, considerando que a
verdadeira unicidade funcional ( qual est estreitamente ligada, no o esqueamos a
de fundo de arquivo) situa-se na cpula. Admitiremos, pois, neste caso, que o conjunto
de arquivos provenientes de todos os servios e estabelecimentos dependentes de um
mesmo ministrio forma um fundo nico. Os [antigos] pases socialistas do leste
europeu, levam s ltimas consequncias essa concepo unicista dos arquivos, posto
que admitem que todos os documentos pertencentes ao Estado formam um nico e
gigantesco fundo de arquivo Estado, base de toda a sua organizao arquivstica.
A segunda atitude, ao contrrio, caracteriza-se por reduzir o fundo ao nvel da menor
partcula funcional possvel, considerando que o verdadeiro conjunto orgnico de
arquivos deriva do trabalho dessa pequena clula.
evidente que tal problema (contrariamente ao que poderiam fazer crer estudos
demasiado abstratos e tericos que lhe so dedicados) tm consequncias prticas
bastante diretas e imediatas no que respeita ao trabalho dos arquivistas. Com efeito
uma vez aceito o princpio do respeito aos fundos, isto , o de manuteno da
integridade dos arquivos, torna-se essencial saber-se com exatido, quais as fronteiras
que se deve manter intacto.
Foroso constatar que nenhuma soluo bastante definida foi apresentada para
esta questo. Sir Hilary Jenkinson (que estuda de forma ampla em seu Manual of
Archive Administration, ed. de 1937, p.100) de opinio que o fundo pode ser definido
como sendo o conjunto de arquivos resultante do trabalho de uma administrao
qualquer que seja o porte desta ltima, - constituindo um todo orgnico, complexo por
si mesmo e capaz de tratar de modo independente, sem a interveno de autoridade
superior ou exterior, todos os aspectos dos negcios de sua competncia. Esta frmula,
elegante e sedutora, no resulta, na realidade, em grande coisa, posto que nenhuma
administrao possui, strito sensu, poder absoluto para regular os assuntos que lhe
esto afetos sem a interveno de uma autoridade superior ou exterior. Quanto a
capacidade de tratar de maneira independente todos os aspectos dos negcios de sua
competncia, pode-se dizer que, tampouco, qualquer administrao corresponde a tal
definio pois, inerente aos procedimentos administrativos a interdependncia.
Nos Estados Unidos, quando se estabeleceu a classificao dos National Archives
por fundos (record groups) a questo da definio dos limites dos records groups foi
amplamente debatida pelo Finding Communities, cujos trabalhos chegaram a nosso
conhecimento por intermdio de Mario D. Fanyo14. Foi Solon J. Buck quem, de modo
bastante pragmtico, apresentou, finalmente, a seguinte definio para record goup:
unidade arquivstica definida de forma algo arbitrria, em funo da provenincia dos
documentos e da necessidade de se formar conjuntos de tamanhos e natureza
convenientes, de modo a facilitar o trabalho de arranjo e descrio. Isto significava que
o record group poderia situar-se, com frequncia, a nvel da menor clula administrativa
admitindo ainda que muitas administraes idnticas poderiam ser (sempre por
comodidade) reagrupadas em collective recors groups. Entendemos que uma
reformulao to vaga tenha suscitado crticas15 porm, na realidade, os arquivistas
americanos no cometeram nenhum erro seno admitir abertamente, na definio dos
fundos de arquivo, uma falta de rigor que tem sido uma tnica quase universal,
pudicamente velada, porm.
De fato ao situar demasiadamente baixo, o nvel de competncia funcional ao qual
corresponde ao fundo de arquivo (atitude que qualificamos de minimalista) corre-se o
risco de retirar da noo de fundo seu verdadeiro significado.
Uma seo de um ministrio qualquer, gera certamente arquivos que so, na fase de
produo, distintos dos de outra seo desse mesmo ministrio ou instituto; ento, no
entanto, estreitamente interligados com esse ltimo e no mais podem ser considerados
autnomos, uma vez que a seo no possui autonomia de funcionamento.
Devido a isso, propomos, quando se trata de definir o organismo produtor de fundos
de arquivos, destacar os seguintes critrios16:
a) Para produzir um fundo de arquivo, no sentido atribudo ao termo pela Arquivstica
(isto um conjunto indivisvel de arquivos), um organismo seja pblico ou privado,
deve assumir denominao e existncia jurdica prpria, resultantes de um ato (lei,
decreto, resoluo, etc.) preciso e datado17.
b) Deve possuir atribuies especficas e estveis, legitimada por um texto dotado de
valor legal ou regulamentar.
c) Sua posio na hierarquia administrativa deve estar definida com exatido pelo
ato que lhe deu origem; em especial, sua subordinao a outro organismo de posio
hierrquica mais elevada deve estar claramente estabelecida.
d) Deve ter um chefe responsvel, em pleno gozo do poder do poder decisrio
correspondente a seu nvel hierrquico. Ou seja, capaz de tratar os assuntos de sua
competncia sem precisar submet-los, automaticamente, deciso de autoridade
superior. (Isto no significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de deciso
em relao a todos os assuntos importantes podem ser submetidos deciso do
escalo superior da hierarquia administrativa. Entretanto, para poder produzir um

14
Ver nota nmero 12.
15
Por exemplo as de Peter J. Scott, muito acerbas, em The American Archivist, vol. 29, n 4 oct. 1966, p.
493-504.
16
Nossa definio, como se pode ver, segue o esprito da de Hillary Jenkinson, sendo, porm, mas precisa
e acreditamos que deixa menos margens a interpretaes subjetivas.
17
A data exata , as vezes, impossvel de determinar por tratar-se de organismos que remontam a tempos
muito antigos: este detalhe, porm, no invalida a essncia da definio.
fundo de arquivo que lhe seja prprio, um organismo deve gozar de poder decisrio,
pelo menos, no que disser respeito a determinado assuntos).
e) sua organizao interna deve ser, na medida do possvel, conhecida e fixada num
organograma.
A aplicao desses princpios acarreta as seguintes consequncias:
- as divises ou sees internas de um organismo no correspondem s condies
requeridas para produzir um fundo de arquivo;
- em contrapartida, todo organismo que possuir existncia jurdica a nvel de
competncia prprio, produz um fundo de arquivos, mesmo estando subordinado a outro
organismo de nvel superior;
- os rgos locais dependentes de um organismo central produzem fundos de
arquivos prprios;
- finalmente parece-nos inevitvel introduzir na Arquivstica uma nova noo a de
hierarquia de fundos correspondentes hierarquia dos organismos, acarretando a
subordinao de fundos em relao a outros.

2 As variaes de competncias dos organismos produtores de arquivos e suas


repercusses no plano arquivstico.
Intimamente ligados aos precedentes esto os problemas decorrentes das variaes
de competncias de organismos produtores de arquivos.
Eis aqui os principais aspectos:
a) Caso de supresso de competncias. Todo organismo produtor de arquivos
pode, no curso da sua existncia, ter suprimida uma das atribuies, por no mais
corresponder a uma necessidade (por exemplo: as atribuies relativas aplicao
de uma legislao abolida).
b) Caso de criao de competncias. De modo inverso novas competncias podem
ser atribudas a um organismo (corresponde a novas necessidades, especialmente
para a aplicao de nova legislao).
c) Caso Misto: transferncia e competncias. Pode dar-se o caso de atribuies
transferidas de um organismo a outro; tais transferncias equivalem supresso de
competncia de um organismo e criao de uma competncia para outro. As
transferncias podem, ainda, ser internas, isto : a atribuio passa de uma diviso
para outra no interior do prprio organismo (este caso particularmente frequente).
Nesses casos as competncias podem, alm de modificadas, ser diminudas ou
ampliadas.
d) Caso de competncias temporrias. Certas atribuies que correspondem a
necessidades temporrias em tempos de guerra por exemplo podem ser
atribudas, as vezes, a organismos j existentes, em acrscimo s suas atribuies
regulares; as novas atribuies no entanto, so suprimidas uma vez desaparecidas
as necessidades que lhes deram origem.
Essas diversas formas de variaes de competncias, que, por sua vez se combinam
entre si, com uma multiplicidade de variantes especficas, traduzem-se, geralmente, na
organizao dos servios, em toda a sorte de modificaes de estruturas: criao ou
supresso de sees ou divises, criao de novos organismos, vinculados ou
subordinados a organismos j existentes, transferncia de um organismo para outro etc.
Tendo presente que um fundo constitudo pelo conjunto de documentos produzidos
pela atividade desenvolvida por um organismo qualquer, o fundo de um organismo que
experimentou, sucessivamente adies, supresses ou transferncias de competncia,
constituir-se- de documentos que reflitam todas essas variaes, tornando difcil a
reconstituio da continuidade administrativa ou mesmo, simplesmente da sequncia
cronolgica dos assuntos, por parte dos pesquisadores.
Alguns tericos propem, para remediar a situao, substituir a noo de fundo (ou
de record group) pela de record series que poderamos melhor traduzir para o francs
como sutes archivitiques, do que como series darchives, j que a palavra srie possui
todo um outro significado na linguagem arquivstica francesa. Essas records series
constituir-se-iam de uma sucesso de documentos, formando sequncia cronolgica e
lgica, seja qual for a sua provenincia18.
Com efeito, reconhece-se logo, nesse sistema aparentemente sedutor, a face apenas
remoada do velho sistema anterior a Natalis de Wailly: a classificao por assunto
(Pertinenzprinzip, segundo os alemes). Ainda que haja sinceridade e boa-f por parte
dos que propem tal violao do respeito aos fundos, esto equivocados, e no
devemos ter complacncia para com erro to grave e de to srias consequncias.
Como afirmou eloquentemente, Sir Hillary Jenkinson o que quer que faamos, no
devemos romper a unidade dos fundos.
Sob este aspecto, partilhamos plenamente da opinio de Sir Hillary Jenkinson, a
nica compatvel com o princpio de respeito aos fundos. importante deixar bem claro
que o fundo se define segundo as regras anteriormente, pouco importando as variaes
internas de seu contedo: o fundo se compe de todos os papis produzidos por um
organismo no curso de suas atividades, qualquer que seja o seu objetivo. Do ponto de
vista arquivstico o problema das variaes de competncia que carrega em si variaes
no contedo , pois, um falso problema. Quando uma atribuio de um organismo
suprimida (sem ser transferida a outro organismo) o crescimento do fundo de arquivo
desse organismo fica, simplesmente, privados dos documentos correspondentes a essa
atribuio; a natureza do fundo, porm, no se modifica. O mesmo sucede quando nova
competncia criada dentro de um organismo.
H, entretanto, uma dificuldade bastante concreta nos casos em que a transferncia
de competncia implica em transferncia de papis entre organismos. Em princpio os
documentos correspondentes competncia transferida deveriam pertencer at a data
da transferncia, ao fundo do organismo que, exercia a competncia; e a partir da
transferncia, ao fundo do organismo que passa a exercer a competncia. Infelizmente,
nem sempre as coisas so to simples na prtica, uma vez que, para exercer a nova
competncia que lhe atribuda. O segundo organismo fica, quase sempre, na
obrigao de recolher, pelo menos, parte dos documentos do primeiro organismo, parte
est referente competncia transferida; tais documentos que, logicamente pertencem

18
Peter J. Scott. Segundo este artigo o sistema de record series foi aplicado ao Commonwealth Archives
Office de Camberra, sendo considerado flexvel e no rgido. , com efeito, o mnimo que se pode dizer.
O Dr. Papritz em sua exposio ao Congresso Internacional de Arquivos de Bruxelas, em 1964 fez aluso
a prtica semelhante (quando uma administrao realizou uma sesso de registros sendo esta continuada
por outra, a unidade tcnica da seriao documental no deixa lugar a dvida); estamos de acordo quanto
unidade tcnica, mas isto no significa que os referidos registros deixem de pertencer a dois fundos
diferentes.
ao fundo do primeiro, so, na realidade, incorporados ao do segundo e ser como
integrantes deste fundo que chegaro, posteriormente, ao depsito permanente. As
solues que propomos para este problema so as seguintes.
a) Regra geral, documentos transferidos de um organismo em atividade para outro
tambm ativo e que tenham sido ali integrados, devero ser considerados como
pertencentes ao fundo do organismo que os recolheu. Assim, se uma competncia foi
transferida em 2000 do organismo A ao organismo B, e o organismo B recolheu, nessa
oportunidade, documentos do organismo A que remota a 1990, esses documentos
sero considerados como integrantes do fundo do organismo B, ainda que a
transferncia de competncia tenha se dado 10 anos aps a data dos documentos mais
antigos19.
b) Quando se transfere para um organismo em atividade as competncias de um
organismo extinto, os documentos pertencentes a este ltimo devem ser considerados
como formadores de um fundo distinto. Imaginemos, assim que uma competncia foi
exercida at 2005 pelo organismo C. Em decorrncia de sua extino a referida
competncia transferida ao organismo D: os documentos anteriores a 2005 formam o
fundo do organismo C, distinto do organismo D; em compensao os documentos
concernentes a competncia transferida faze parte, a partir de 2005, do fundo do
organismo D.
c) Entretanto, no caso de os documentos provenientes do organismo C terem sido
totalmente e irremediavelmente misturados aos do organismo D dever-se-, por fora
das circunstncias, renunciar a considerar o fundo do organismo C como um fundo
distinto. Neste caso, assinalar-se-, na introduo do instrumento de pesquisa referente
ao organismo D que o fundo do organismo C est a includo.
Essas se aplicam de modo geral, a todos os casos em que arquivos de organismos
extintos tenham sido recolhidos por outros organismos (isso acontece, sempre bom
lembrar, tanto no domnio dos arquivos privados quanto no dos arquivos pblicos:
fundos de estudos de notrios vinculados uns aos outros, fundos de domnios feudais
reunidos por fora de matrimnio ou vendas, etc.); o fundo do organismo extinto deve,
sempre ser considerado como fundo distinto daquele do organismo que o recolheu,
salvo se a mistura dos dois fundos for de tal maneira intrincada que sua identificao,
um em relao ao outro seja impossvel.

3 O que entendemos exatamente por provenincia de um fundo?


O que acabamos de dizer a propsito dos arquivos de organismos extintos ligados
ou integrados a outros organismos, leva-nos a abordar aqui outro problema relativo ao
princpio de respeito aos fundos: o da noo de provenincia.
A maior parte das definies de respeito aos fundos, se reportam, na verdade, a esta
noo, a tal ponto que o equivalente da expresso respeito aos fundos, nos pases de
lngua germnica e em vrios outros, princpio de provenincia: o fundo definido
como conjunto de arquivos cuja provenincia a mesma; entretanto o termo se torna
ambguo quando se trata de precisar-lhe o sentido. Tomemos alguns exemplos para
ilustrar a ambiguidade.

19
Veremos ao final deste artigo, como, por meio de instrumentos de pesquisa, podemos remediar
parcialmente os inconvenientes de tal transferncia.
No h dificuldade de interpretao enquanto o fundo de arquivos produzidos por um
organismo tiver conservado por esse organismo, sem acrscimo ou reduo at o seu
recolhimento a um depsito de arquivos e desde que esse recolhimento tenha sido
efetuado diretamente pelo organismo produtor.
Entretanto esse processo simples nem sempre assim executado. Sabemos que o
fundo de arquivos de um organismo qualquer pode ser transferido a outro organismo
por necessidade funcional e ali a) ou tenha ficado agrupado formando um conjunto
individualizado; b) ou sido desmembrado e misturado aos arquivos do organismo ao
qual se vinculou. No primeiro caso a identificao do fundo primitivo relativamente
fcil, mas no momento de seu recolhimento a um depsito de arquivo como determinar
a provenincia desse fundo? Ser o organismo produtor ou o que recolhe20?
A primeira resposta parece, evidentemente, mas lgica ( a frmula da entidade
produtora do Dr. Aurelio Tanodi); na prtica, no entanto, pode esbarrar em dificuldades
quase intransponveis se, devido vicissitudes histrico-administrativas, o organismo
produtor de nome, de estrutura e de competncias no decorrer de sua existncia.
Quanto outra resposta atribuir, atribuir a provenincia ao organismo que efetua o
recolhimento, , certamente mais simples e suscita menos problemas prticos, mas
arrisca-se a incorrer em absurdos tericos na medida em que fundos de origens muito
diversas podem ser recolhidos por um mesmo organismo; assim, aplicando-se, ao p
da letra, a frmula do princpio de provenincia poder-se-ia provocar, na realidade,
mistura de fundos diferentes, sob o pretexto de que, sido recolhidos juntos, tenham a
mesma provenincia. Os inconvenientes desta frmula so, como se v, bastante
diversos. No obstante, parece fora de dvida, que os da segunda so infinitamente
mais srios e mais danosos que os da primeira.
Proporemos, ento a seguinte soluo, ligada quela que apresentamos para
problema das variaes de competncias dos organismos produtores de arquivos:
Quando um fundo conserva sua identidade e sua individualidade, deve-se considera-
lo como proveniente do organismo que o produziu, ainda que antes de ser recolhido ao
depsito de arquivos tenha sido reunido por um ou vrios organismos intermedirios:
neste caso a noo de provenincia est ligada de produo e no de recolhimento.
Ao contrrio, quando um fundo foi, no curso de sua histria, desmembrado ou
integrado ao fundo de um organismo distinto daquele que o produziu, a ponto de ter
perdido sua identidade e sua individualidade, deve ser considerado como proveniente
do organismo que o reuniu e integrado ao fundo desse organismo: neste caso a noo
de provenincia est ligada de recolhimento e no de produo.
4 Fundos Abertos e Fundos Fechados
Quando um organismo extinto, o fundo de arquivos por ele gerado fica,
automaticamente, encerrado (ou fechado, estes dois termos so sinnimos em francs).
Isto evidente quando se trata de organismos, estabelecimentos e administraes que
remontam Idade Mdia ou a poca anterior s revolues do sculo XIX: o caso da
Europa no que se refere s diversas instituies da era feudal, ou da Amrica,
relativamente ao perodo colonial.

20
Fundos nos quais foram reunidos documentos de diferentes origens (isto produzidos por organismos
distintos) so chamados na terminologia arquivstica alem de Mischfonds ou Mischbestande (fundos
mistos). Trata-se do termo cmodo porm, como inusitado na prtica francesa, preferimos no utiliz-
los aqui.
Evidencia-se tambm, no caso de instituies que mudaram de nome e de
atribuies numa data determinada (por exemplo por ocasio da reforma administrativa
ou judiciria). As coisas, porm se tornam bem mais indistintas quando se entra no
domnio flutuante da administrao moderna, no qual, com frequncia, difcil dizer-se
exatamente, quando um organismo deixa de existir, ou quando simplesmente muda de
nome ou disposio dentro do sistema administrativo.
Por um lado, evidente que um fundo no est completo seno quando encerrado.
Em virtude desse fato os arquivistas italianos no consideram como arquivo os
documentos das administraes modernas, uma vez que lhe negam o carter de
universitas rerum, ou seja, de conjunto encerrado, caractersticas, para eles, inerentes
a todo fundo de arquivo. Tal rigor , no entanto, a nosso ver, completamente
injustificado, pois, todo documento gerado por um organismo e por ele conservado
pertence, desde sua criao, ao fundo de arquivos deste organismo, comprovando,
assim, a exatido desse fundo desde ento, ainda que no esteja completo ou
encerrado. Por essa razo, os arquivistas franceses, herdeiros lgicos do pensamento
de Natalis de Wally, se negam a separar, tanto na teoria como na prtica, os arquivos
correntes (records, na terminologia americana) dos arquivos histricos (archives,
segundo os americanos). Ambos pertencem ao mesmo fundo e no podem,
consequentemente, ser dissociados. a diferena fundamental entre o records
management americada e o pr-archivage francesa.
No entanto, h que reconhecer que, do ponto de vista prtico, o tratamento
arquivsticos dos fundos abertos traz, s vezes, problemas de difcil soluo caso se
queira preservar a indispensvel integridade desses fundos.
No que concerne definio de fundos fechados de fundos abertos, nos casos em
que possa haver dvida quanto continuidade ou extino de um organismo (quando
de vacila em decidir se o organismo deixa realmente de existir ou se perpetua com outra
denominao) propomos as seguintes solues:
- Caso haja uma evidente e total continuidade de competncias entre o organismo
extinto (A) e o novo organismo (B) que o sucede, podemos concluir que se trata, na
realidade de simples troca de nome e/ou de uma pequena modificao do organismo A
e que, por conseguinte, o fundo de arquivo do organismo A no est fechado, mas muda
simplesmente de nome. A deciso de manter um fundo aberto, isto de considerar
como fundo nico os papis de um organismo extinto e os de um novo organismo, no
deve, no entanto, ser tomada seno quando no houver qualquer dvida possvel sobre
a continuidade de ambos os organismos. Enquanto perdurar a dvida quanto a validade
de to deciso deve-se optar pela negativa: fundo de organismo extinto deve ser
considerado como encerrado e um fundo novo dever ser aberto para o organismo
criado.
- Se um organismo extinto (C) transfere suas competncias para um organismo D, o
qual j existia antes da supresso de C o fundo do organismo C fica, ento encerrado;
o fundo do organismo D lhe d continuidade, permanecendo, entretanto, distinto
daquele.
- Se, enfim, um organismo (E) criado para exercer as competncias de vrios
organismos extintos (F, G e H) os fundos dos organismos F, G e H esto encerrados e
o fundo do organismo E os sucede, diferenciando-se deles.
No caso de fundos de organismos que foram integrados e misturados com os fundos
dos organismos que o sucederam, voltamos ao que foi dito anteriormente a propsito
da noo de provenincia de fundos. Trata-se, evidentemente, de fundos encerrados,
mas, na medida em que perderam sua individualidade, em razo de sua integrao a
fundos abertos, no podem mais ser tratados do ponto de vista arquivstico como fundos
autnomos: o problema no que lhe diz respeito , pois, mais terico que prtico.
Em compensao, devemos lembrar, insistentemente que um fundo permanece
aberto enquanto o organismo que o produz estiver em atividade e que tal situao pode
prolongar-se por sculos (neste caso ento, por exemplo, os fundos do parlamento
britnico ou o das grandes congregaes romanas). Fica ento evidente que os
arquivistas no podem esperar encerramento desses fundos para dar-lhes tratamento.
Foroso ser aplicar-lhes tratamento dinmico que preserve a noo de unidade de
fundo, fracionando-o de maneira a permitir sua utilizao. Veremos no item seguinte
como convm proceder em tais casos.

5 O respeito aos fundos implica na obedincia sua classificao interna de


origem?
Abordaremos agora, talvez, o ponto nevrlgico das dificuldades ligadas ao princpio
do respeito aos fundos.
Tal princpio, vamos record-lo, apoia-se, simplesmente, em no separar
documentos provenientes de um determinado organismo, bem como em no misturar
documentos provenientes de organismos diferentes; no se refere, porm pelo menos
em sua verso primitiva, classificao interna dos documentos do fundo.
Na verdade a lgica do princpio enunciado por Natalis de Wally implicava em que,
cedo ou tarde, voltar-se-ia a respeitar, pelo menos teoricamente, no somente a
integridade externa do fundo como tambm a integridade interna de suas diferentes
divises. Trata-se do que a arquivstica alem denominou de Strukturprinzip,
complemento natural do Provenienzprinzip, que veio a lume no clebre Manuel pour le
classement et la description des archives, J. A. Feith, e R. Fruin, 1898 e que, ainda hoje,
parte integrante do princpio de respeito aos fundos.
A enunciao de Muller, Feith e Fruin a seguinte: o sistema de classificao
(interna dos fundos) deve fundamentar-se sobre a organizao primitiva do fundo de
arquivos qual corresponde, dentro de suas grandes linhas, organizao da qual
provm. E como essa afirmao correria o risco de ser considerada exageradamente
otimista os autores holandeses acrescentaram: convm reestabelecer, na medida do
possvel a ordem primitiva; mais tarde poder-se- julgar at que ponto ser desejvel
desviar-se desta ordem.
Esta ltima assertiva, que leva o princpio do respeito estrutura dos fundos
reconstituio dessa estrutura mesmo quando ela no existir mais, faz lembrar as
prticas dos arquitetos do tempo de Viollet-le-Duc, que tambm reestabeleciam, na
medida do possvel (e s vezes do impossvel), o estado primitivo dos monumentos que
estavam encarregados de restaurar. Trata-se na realidade, ainda que com o melhor das
intenes, abrir uma porta a todos os abusos do arbtrio. Nem o historiador, nem o
arquelogo, nem o arquivista deve reconstituir que o tempo destruiu, salvo em raros
casos, em que uma reconstituio rigorosamente exata, segura e apoiada em provas
irrefutveis seja possvel.
Devemos, pois, rejeitar esse mtodo de restaurao que se constitui num exagero
injustificado do respeito aos fundos, - entretanto, o valor tanto terico quanto prtico, do
princpio do respeito estrutura dos fundos (chamemo-lo, para simplificar, princpio de
estrutura) ainda hoje subsiste.
Verifica-se, com facilidade, que a aplicao deste princpio apresenta inmeras
dificuldades. Algumas derivam, direta ou indiretamente, do que vimo anteriormente ao
abordar o tema das variaes de competncias dos organismos produtores de arquivos:
a estrutura interna dos fundos acaba por refletir, evidentemente, tais variaes. Todavia,
outras dificuldades, muito mais frequentes, decorrem do fato de os prprios organismos
produtores raramente demonstrarem qualquer respeito pelo princpio de estrutura ao
classificar seus arquivos correntes.
Pode-se admitir que, em geral, os arquivos das grandes divises internas de
determinados organismos permaneam individualizados e independentes, ainda que
por motivos de comodidade funcional (contudo, este argumento perde a validade
quando as grandes divises internas mudam de estrutura e/ou competncias). De
qualquer modo, no interior de uma mesma diviso os arquivos correntes so mantidos
de mil formas diferentes segundo esquema denominado quadro ou plano de
classificao, puramente organizacional, isto , calcado na organizao das reparties;
ou exclusivamente metdico, ou seja, pelo tipo de negcios tratados (em tais casos o
quadro de classificao , geralmente do tipo decimal); ou misto quer dizer, parte
organizacional e parte metdicos; ou o que mais frequente do que se possa imaginar,
no existe qualquer quadro de classificao para os arquivos correntes e o organismo
conserva seus papis em desordem uma vez que cada funcionrio ou chefe de seo
adota seu prprio mtodo de ordenao, em geral incompreensvel para qualquer outra
pessoa. Claro est que da coexistncia ou do suceder-se de todos esses sistemas
dentro de um mesmo organismo deriva toda sorte de desordem que se possa imaginar.
Junte-se enfim, ao sabor das supresses ou integraes de competncia, a remessa de
arquivos de provenincias diversas, que possuem suas prprias classificaes e so,
por ocasio de sua transferncia, misturados ou integrados aos arquivos dos
organismos aos quais esto vinculados: ter-se-, assim, uma ideia sumria da
desordem de toda natureza apresentadas pelos fundos no momento de seu
recolhimento aos depsitos de arquivos incumbidos de classifica-los e conserv-los,
desordens que a prpria operao de recolhimento pode levar a um ponto crtico, em
virtude das manipulaes, as vezes brutais, a que so submetidos os documentos.
Nessas condies como fica o respeito estrutura interna dos fundos?
Diante da situao to complexa, grande ser a tentao de encar-la como
insolvel, renunciandose a fazer do princpio de estrutura uma regra arquivstica to
importante quanto o princpio de provenincia. Entretanto, faramos mal em assim
proceder pois, na realidade, ambos derivam da concepo orgnica dos arquivos, que
, como j vimos, fundamental. Ento unidos um ao outro e no podem, pela lgica, ser
dissociados.
Abordaremos antes, de prosseguir, um ponto muito importante. Nos pases de
tradio administrativa germnica (e em menor escala nos pases de tradio saxnica,
existem, nos organismos da administrao, sees especiais denominadas Registratur
(em ingls Registry) cuja a funo registrar todos os documentos recebidos ou
produzidos por esse organismo, ou seja, prov-los de meios de referncia (letras,
nmeros, etc.) que correspondam a um quadro ou esquema preestabelecido. Essas
sees de Registratur exercem portanto, uma verdadeira funo de pr-classificao
dos arquivos administrativos correntes, e, torna-se admissvel nessas condies, que
os arquivistas dos pases de tradio germnica tendam a insistir no respeito
classificao dada pelo Registratur: forma mais simples e mais evidente do princpio de
estruturas.
Infelizmente, nos pases de tradio administrativa latina (espanhola, francesa e
italiana) no h, de modo geral, nada semelhante ao Registratur. A classificao dos
arquivos administrativos correntes, quando existe, feita pelos servios
administrativos21. Por isso, muitas das teorias sobre o princpio de estrutura formuladas
pelos arquivistas de tradio germnica so inaplicveis aos arquivos dos pases de
tradio latina por no corresponderem sua realidade. Esta , certamente, uma das
razes pela qual a arquivstica dos pases da Europa Central no pode ser adotada tal
qual pelos pases de cultura latina e vice-versa.
Dada essa explicao, procuramos focalizar o assunto do ponto de vista dos arquivos
latinos, isto , dos pases sem Resgistratur.
Para determinar as possibilidades de aplicar classificao dos fundos o princpio
de respeito estrutura interna necessrio distinguir os diferentes casos, que, por sua
vez, exigem diferentes solues.
a) Caso de organismo de estrutura simples. Entendemos por organismo de estrutura
simples aqueles que geralmente de pouca relevncia no que se refere ao nmero de
pessoas que empregam e cujas tarefas no se encontram funcionalmente repartidas
entre numerosas divises em sees com atribuies precisas e estveis.
Neste caso, se o organismo adota uma classificao para seus arquivos correntes
(seja ela alfabtica, metdica, etc.) o arquivista tem interesse em respeitar tal
classificao, aprimorando-a se preciso for. Entretanto, esse respeito no se constitui
numa obrigao caso o tipo de classificao praticada pelo organismo seja muito
deficiente ou prejudique a pesquisa.
Por motivos ainda mais fortes, se o organismo no possui classificao sistemtica
para seus arquivos correntes, o arquivista pode dar ao fundo a classificao interna que
julgar melhor; no existe, neste caso, o respeito estrutura do fundo.
b) Caso de organismos de estrutura complexa. Os organismos possuidores de
pessoal numeroso e atribuies mltiplas esto, em geral, dividido em setores
(denominado, divises, diretorias ou subdiretorias, sees, etc.) das quais cada uma
exerce uma parte definida das atribuies do organismo.
evidente que os documentos produzidos por essas divises (utilizemos este termo
genrico para maior comodidade e para evitar repeties inteis), se bem que no
constituem fundos de arquivos distintos so conjuntos orgnicos que o respeito
estrutura recomenda manter agrupados. H, pois, especial interesse em tomar tais
divises como base para a classificao interna do fundo, uma vez que cada uma
dessas divises como base para a classificao interna do fundo, uma vez que cada

21
Algumas grandes administraes possuem ou possuam anteriormente, sees de ordenao dou
sees de registro que registravam a correspondncia recebida e expedida; no elaboram, porm, nos
pases latinos, um rol de classificao propriamente dito. O equivalente mais prximo do Registratur
germnico seria, na Frana, os greffes dos tribunais. As chamadas sees de organizao e mtodos que
se multiplicam h alguns anos, elaboram quadros e regras de classificao para os arquivos correntes, no
despachando entretanto, a tarefa de aplic-los: sua real influncia quanto classificao dos arquivos
correntes , em geral, bastante falha.
uma dessas divises primrias do fundo corresponde a uma diviso estrutural do
organismo.
Infelizmente, essas divises estruturais, raramente, so estveis; sofrem
modificaes e sias respectivas atribuies mudam com uma frequncia que tende,
alis a aumentar no mundo moderno.
Face a essa dificuldade, duas solues so possveis:
- Se dermos preferncia a conservar as divises funcionais do organismo como base
da classificao do fundo necessrio dividi-lo em cortes cronolgicos ou perodos,
delimitados pelas mudanas de estrutura dessas divises e classificar os documentos
correspondentes a cada um desses perodo como um todo. Essa soluo aceitvel, e
at recomendvel, se as modificaes em pauta no so demasiado frequentes e se,
em consequncia, os perodos por elas delimitados so suficientemente longos (pelo
menos dez anos) e apresentem estabilidade de atribuies bastante grandes.
- Em compensao, se as mudanas de estrutura e atribuies das divises internas
do organismo forem muito frequentes, foroso ser renunciar a tom-las como base
para a classificao do fundo e considera-lo, do ponto de vista de seu tratamento
arquivstico, como um fundo de organismo de estrutura simples sem divises internas22.
c) Deve-se respeitar a classificao dada aos fundos pelos organismos que os
produziram? O arquivista pode se sentir tentado a conservar, tal como est, a
classificao dada aos documentos pelo organismo que produziu o fundo, no
subestimando, no entanto, as numerosas dificuldades da decorrentes.
Uma das dificuldades fundamental: a classificao dada aos documentos pelos
organismos produtores jamais uma classificao concebida para ser aplicada por
longo perodo de tempo. Sua utilidade essencialmente funcional, nunca histrica. No
corresponde, pois, a no ser raramente, aos mtodos de classificao arquivstica que
se referem, geralmente, a seriaes cronolgicas bastante longas.
Mesmo admitindo-se que essa dificuldade possa ser superada (caso se tenha
adotado uma classificao por seriaes cronolgicas demasiado curtas ou caso a
classificao dada pelo organismo produtor seja estvel por um perodo bastante longo),
outras dificuldades subsistem. Por um lado a classificao adotada pelo organismo
produtor pode referir-se somente a certas fraes ou setores da documentao
produzida, por outro, essa classificao pode ter sido baseada em princpios estranhos
metodologia arquivstica e mais prximos da classificao utilizada em bibliotecas ou
centro de documentao (classificao decimal, classificao por matrias, etc.) e s
vezes at mesmo contrrio ao princpio do respeito aos fundos (quando h misturas de
documentos de diferentes provenincias). Acrescentemos que tais classificaes so
aplicadas pelos organismos produtores com maior ou menor rigor e continuidade e que,
muito frequentemente, a adoo de um novo sistema de classificao por parte de um
organismo acarreta o desmantelamento retroativo da classificao precedente.
Nessas condies ser temerrio e ilusrio tentar adotar, sistematicamente a
classificao arquivstica. Antes de optar por esta soluo, o arquivista deve assegurar-
se de: a) que a classificao dada pelo organismo produtor tenha, efetivamente, sido

22
Geralmente desaconselhvel, ao se montar um esquema de classificao a subdiviso em classes ou
classificaes orgnicas, uma vez que a estrutura orgnica das modernas esferas governamentais por
demais fluda para proporcionar uma base segura da classificao dos registros. Schelenberg, Archivos
Modernos. 1958, p. 93.
posta em prtica, mantida e conservada e que no tenha passado de mera inteno ou
veleidade; b) que essa classificao tenha sido mantida em uso por um longo perodo;
c) que ela seja compatvel com o princpio de respeito aos fundos; d) que englobe todos
os documentos componentes da diviso do fundo que se vai tratar.
Caso tais condies no estejam integralmente atendidas renunciar classificao
dada pelo organismo produtor e proceder como se o fundo no tivesse recebido
qualquer classificao antes de chegar s mos do arquivista23.
Em resumo, a questo de respeito estrutura interna dos fundos pode ser assim
respondida:
- quando um fundo formado por divises correspondentes s divises funcionais
do organismo produtor, tais divises devem, sempre que possvel, ser tomadas como
base, da classificao arquivstica; contudo, pode ser necessrio renunciar a ela caso
as divises funcionais do organismo produtor mudem frequentemente de estrutura e
atribuies.
- Quando um fundo ou diviso de um fundo possui classificao dada pelo organismo
que o recolhe, esta classificao pode ser conservada como base para a classificao
arquivstica, desde que tenha sido estvel e usada por um longo perodo, e que seja
compatvel com o princpio de respeito aos fundos e corretamente realizada; caso
contrrio o arquivista pode, se assim desejar, inspirar-se nesta classificao para
desenvolver seus prprios trabalhos, sem no entanto segui-la cegamente.
- Em todos os outros casos o arquivista pode, legitimamente, dar ao fundo, ou
diviso do fundo, a classificao que julgar melhor, levando sempre em conta, na
medida do possvel, a estrutura interna do organismo produtor, no se atendo, porm,
aos detalhes e variaes dessa estrutura.
d) A classificao dos fundos por seriaes cronolgicas. Por vrias vezes, no
decurso deste artigo, fizemos aluso classificao de fundos por seriaes
cronolgicas ou perodos.
Este mtodo legtimo e compatvel com o respeito e unidade interna dos fundos?
Poderamos, sem dvida, discuti-lo no plano terico e, certamente prefervel no
recorrer a ele a no ser quando absolutamente necessrio, isto , quando se tem que
arranjar um fundo fechado, proveniente de um organismo cujas estruturas internas e
atribuies no tiverem sofrido mudanas muito profundas no decorrer. Para os fundos
abertos (nos quais o tratamento arquivstico fracionado por fora das circunstncias)
assim como para os fundos fechados cuja composio reflita as mudanas estruturais
e de atribuies operadas no organismo produtor, a classificao por seriaes
cronolgica uma necessidade prtica to evidente que se impe a todos os
arquivistas, malgrado, a reticncia dos tericos.
Trs regras devem, no entanto, ser observadas caso se queira evitar que esse
mtodo ocasione um total desmembramento dos fundos

23
Esta opinio, como podemos notar, bastante diferente da que sustenta a maioria dos arquivistas
germnicos, porm, no devemos nos esquecer que esses se fundamentam no sistema do Resgistratur,
no qual, propositalmente, no nos detivemos neste artigo. Baseia-se nas experincias das classificaes
ou pseudo-classificaes, realizadas (ou supostamente realizadas) pelos organismos administrativos
franceses cujos resultados, do ponto de vista arquivstico, so seis em cada dez casos, desprezveis e trs
em cada dez, catastrficos.
- Por um lado, as seriaes cronolgicas escolhidas como base da classificao
devem ser suficientemente longas para constiturem um conjunto coerente de arquivos
(durao de 10 anos no mnimo).
- Por outro lado, essas seriaes devem corresponder a perodos bem definidos da
vida do organismo produtor de fundo; seus limites no devem, portanto, ser fixado de
modo arbitrrio.
- Finalmente, para que o tratamento arquivstico de uma seriao cronolgica de um
fundo possa ser empreendido, preciso que todos os documentos correspondentes as
estas seriaes sejam reunidos, de maneira que a totalidade da seriao seja tratada
simultaneamente.
Reunidas estas trs condies, pode-se proceder ao tratamento de cada seriao se
se tratasse de u fundo fechado. No entanto, visto que ela, na realidade, se constitui
somente numa parcela de fundo, necessrio tratar cada seriao, tanto quanto
possvel, com o mximo de similitude e paralelismo em relao s seriaes
precedentes de maneira a facilitar o posterior trabalho de pesquisa.
De acordo com o que foi dito acima, vemos que o tratamento por seriaes
cronolgicas, em absoluto contradiz o princpio do respeito estrutura interna dos
fundos; esse respeito se aplica, com efeito, dentro de cada seriao cronolgica, tanto
mais facilmente na medida em que as seriaes tenham sido definidas de maneira a
que correspondam precisamente s grandes mudanas de estrutura interna e de
competncia do organismo produtor.
nosso dever insistir aqui no que dissemos sobre o tratamento arquivstico das
seriaes cronolgicas (ver a definio do termo tratamento arquivstico na nota de p
de pgina nmero 24). Isto implica, consequentemente, em que tal tratamento no seja
iniciado seno muito tempo aps o encerramento da seriao cronolgica em questo,
para se ter certeza de que nenhum documento correspondente a essa seriao tenha
permanecido no organismo de origem. (A ttulo de exemplo, na Frana o tratamento
arquivstico dos documentos tem sua data limite fixada em 10 de julho de 1940, data
que marca o fim, da Terceira Repblica. Todos os documentos posteriores a essa data
recebem apenas trata- mento provisrio). Em geral pode-se admitir que uma seriao
cronolgica receba trata- mento arquivstico no momento em que os documentos que a
compem tenham cumpri- do o prazo para a livre comunicao ao pblico e que no
mais esteja sujeita a acrscimos nem a ser objeto de seleo e eliminaes.
e) Nota sobre a terminologia da classificao e da notao dos fundos Parece-nos
til apresentar aqui, algumas consideraes sobre a terminologia arquivstica utilizada
para definir as diferentes noes associadas classificao e d notao de fundos, pois
esses termos tm, frequentemente, significado diferente em cada pas podendo, em
consequncia, conduzir a contrassensos bastante graves caso sejam mal
compreendidos pelos tradutores.
Em francs, a palavra classement (como em espanhol, o termo clasificacin) se
aplica a toda a operao de mise en ordre (ordenacin) de quaisquer elementos de
acordo com um esquema, plano ou quadro preestabelecido. No domnio dos arquivos
aplica-se, pois, a nveis diversos e. sucessivos:
- classificao de fundos dentro de um depsito de arquivos;
- classificao de unidades de arquivamento (maos, dossis, volumes etc.) no
interior de um fundo;
- classificao de documentos avulsos (folhas ou grupo de folhas) no interior de uma
unidade de arquivamento.
Em ingls as divises dentro de um fundo so, frequentemente, denominadas series
(ou ainda subgroups, o que muito mais correto). O termo sries, em ingls se presta
a confuses quando traduzido, posto que para a arquivstica francesa a palavra srie
tem sentido completamente diverso: designa as grandes divises alfabtica de acordo
com as quais so localizados os fundos no interior de um depsito de arquivos (por
exemplo, a srie U dos arquivos departamentais franceses recebe os fundos
provenientes dos tribunais e instituies judicirias; a srie T engloba todos os fundos
provenientes dos organismos de ensino e educao, etc.).
As divises primrias das sries so chamadas subsries, cada uma delas
correspondendo, geralmente a um fundo, assim como, em certos casos, quando uma
srie constituda por um nico fundo, as subsries correspondentes s divises desse
fundo, como srie& ou subgroups ingleses.
De maneira geral, todo trabalho de classificao de arquivos vai at a identificao
das unidades de arquivamento. Tal identificao (s vezes chamada numerotation, em
ingls numbering), recebe, em francs o nome de cotation; a cote compe-se,
geralmente, de um conjunto de letras e nmeros que obedecem a determinada ordem.
No momento em que as unidades de arquivamento recebem notao definitiva o
arquivista procede elaborao do instrument de recherche (em ingls, finding aid ou
research aid) correspondente ao fundo ou diviso do fundo tratado. Conforme o grau
de detalhamento os instrumentos de pesquisa de arquivo so chamados em francs,
guide, tat sommaire, rpertoire ou rpertoire numrique e inventaire unulytique. Cada
um desses termos de difcil traduo em outros idiomas: assim um inventory, em ingls
nada tem a ver com um inventaire em francs (o equivalente ingls de inventaire analyti-
que seria, aproximativamente, calendar); catalogue ou catalog so empregados como
equivalentes ao termo francs rpertoire, visto que, em francs, catalogue , em
princpio reservado para designar documentos que no fazem parte dos fundos; e sim
de colees heterogneas. O conjunto de operaes de elaborao de instrumentos de
pesquisa denominado, em ingls, description, termo fcil mas sem equivalente exato
em francs.
Pelos exemplos citados, pode-se notar at que ponto a necessidade de se dispor de
definies mais precisas dos termos arquivsticos nas diferentes lnguas primordial
caso se deseje evitar equvocos e erros de interpretao, s vezes de graves
consequncias. Boa parte das discusses e divergncias internacionais relativas ao
respeito aos fundos tm sua origem em tais equvocos.

4 Instrumento de pesquisa arquivstica como meio de remediar as dificuldades


do respeito aos fundos
Tudo o que foi dito at o presente momenta demonstra que a maior parte das
dificuldades suscitadas pela aplicao do princpio do respeito aos fundos decorre da
contradio existente entre a natureza do fundo, produto orgnico da atividade do
organismo que gerou, e as necessidades da pesquisa, que, por sua vez, metdica e
sistemtica.
Na realidade existe uma soluo para esses problemas, muito embora ela poucas
vezes tenha sido abordada pelos tericos do respeito aos fundos.
Consiste em reconstituir, graas aos instrumentos de pesquisa, a continuidade das
seriaes documentais rompida quando da classificao dos fundos devido s
variaes de estrutura e competncia dos organismos.
Esta reconstituio da continuidade pode se efetivar de vrias maneiras, de acordo
com cada caso:
- Quando se deseja, simplesmente, tornar clara aos pesquisadores a sucesso de
organismos que exerceram, no curso dos anos, uma determinada atribuio, elabora-
se um quadro precisando o nome do organismo que exerceu essa atribuio durante
cada pero- do e indicando a notao dos documentos que correspondem aos fundos
desse organismo. Trata-se, neste caso, de um guia que encaminha o pesquisador ao
fundo de seu interesse.
- Quando, ao contrrio, se tem em vista tornar acessvel para o pesquisador a
totalidade dos documentos correspondentes a uma determinada atribuio, redige-se
um repertrio ou um inventrio inter-fundos, o que equivale, mais ou menos, a
reconstituir, somente m instrumento de pesquisa as record series propostas por Peter
J. Scott respeitando-se inteiramente a integridade dos fundos
- Tambm possvel limitar-se a assinalar no instrumento de pesquisa de um fundo
ou de uma seriao cronolgica do fundo, por meio de notas de rodap, os fundos nos
quais se encontram documentos precedentes ou subsequentes queles ali descritos
- Por fim, os ndices alfabticos ou os quadros metdicos permitem, sem modificar a
classificao dos documentos, reagrupar para os pesquisadores, todos os documentos
dispersos em diversos fundos ou em muitas divises de um fundo, referentes a um
mesmo tema, personagem, ou lugar.
Da mesma forma, o instrumento de pesquisa pode, perfeitamente, reagrupar fundos
vinculados uns aos outros (por exemplo, um fundo principal e seus fundos subordinados
ou tambm fundos de pequenos organismos com competncias semelhantes). Dessa
maneira podemos mostrar claramente, sem tocar na integridade dos fundos, o
parallelismus membrorum (semelhana entre dossis paralelos) existente em diversos
organismos com competncias similares. De qualquer maneira, a anlise das
atribuies dos organismos produtores de fundos de arquivos e suas variaes constitui
parte essencial e fundamental do trabalho arquivstico. Nenhum tratamento de fundo
vlido sem esta anlise prvia. Como chama ateno, justificadamente, o Dr. J. Papritz,
sob o ttulo das sries [seriaes cronolgicas de documentos] h que se precisar o
histrico das competncias; esta uma tarefa do arquivista, frequentemente relegada
ao esquecimento.
Um instrumento de pesquisa no pode, com efeito, limitar-se a descrever os
documentos componentes de um fundo. Uma introduo sobre o organismo do qual
provm o fundo, sua histria, suas atribuies e variaes, sobre a histria do fundo
propriamente dito, sua formao e sua classificao, deve, obrigatoriamente preceder a
todo inventrio ou repertrio do fundo. Se este estudo for corretamente realizado, todas
as dificuldades relativas e aplicao do respeito aos fundos estaro praticamente
resolvidas. nesse sentido que, a nosso ver, devem ser estimuladas as pesquisas e os
trabalhos dos arquivistas