ANALISIS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG. PT. UNIVERSAL RESOURCES, LAPORAN KERJA PRAKTIK PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SWADHARMA Oleh NAMA — : MARFAN KHONAZAR NIM + 08110031 SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SWADHARMA. JAKARTA 2013LEMBAR PERSETUJUAN ANALISIS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PT. UNIVERSAL RESOURCES LAPORAN KERJA PRAKTIK PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI Oleh NAMA : MARFAN KHONAZAR NIM: 08110031 ‘Telah diperiksa dan disetujui Jakarta, ... Juni 2013 Nur Sueahyo $.SiMM Dosen PembimbingKATA PENGANTAR Dengan mengueap puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang memberi Jimpahan karunia dan hidayah-Nya, Sehingga laporan kerja praktik ini dapat selesai yang berjudul “Analisa Sistem Informasi Persediaan Barang PT. Universal Resources” Laporan ini berisi mengenai hasil dari kerja praktik yang saya lakukan dalam waktu 3 bulan. Laporan kerja praktik ini ditujukan untuk syarat agar dapat ‘melaksanakan skripsi. Meskipun laporan kerja prakti ini telah selesai, tetapi masih, jauh dari sempumna, Akhir kota saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyusun laporan kerja praktek ini, baik secara langsung maupun tidak langsung. Khususnya kepada 1, Bapak Nur Sucahyo, S.Si, MM selaku Ketua STMIK Swadharma dan dosen pembimbing yang telah memberikan bantuan dan petunjuk yang berguna untuk penyelesaian laporan kerja praktik. 2. Kedua Orang tua yang telah memberikan doa dan restu dan dorongan moril schingga dapat menyelesaikan laporan ini Pihak perusahaan yang telah memberikan izin untuk menjadi objek penelitian. 4, Serta teman-teman yang tidak bisa disebutkan satu per satu, Jakarta, Juni 2013 PenulisANALISIS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT. UNIVERSAL RESOURCES Nur Sucahyo, Marfan Khonazar (08110031) Laporan kerja praktik. Jurusan Sistem Informasi, 2013 (2013) Kata kunci : Sistem Informasi Persediaan barang PT. Universal Resources (vii +43 + 3 Lampiran) Kebutuhan akan suatu sistem informasi untuk memantau persediaan barang yang terdapat pada PT. Universal Resources diperlukan adanya perubahan, Karena terjadinya kehilangan beberapa persediaan barang, schingga perhitungan persediaan barang pada laporan tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya, Dari hasil wawancara dengan beberapa karyawan di bagian gudang serta pengamaian yang telah dilakukan pada PT. Universal Resources temyata ‘membutubkan suatu sistem penghitungan jumlah petsediaan barang yang lebih baik. Penghitungan persediaan barang yang dilakukan karyawan bagian gudang pada PT. Universal Resources dengan pengecekan manual, disertai daftar persediaan barang sebagai dasar pethitungan, Karena itu dibutuhkan suatu sistem yang menunjang penghitungan barang di gudang dengan menggunakan laporan barang masuk dan barang keluar. Lalu baru pembuatan laporan menjadi lebih akurat. Daftar Pustaka (2003 - 2013)DAFTAR ISI Lembar Persetujtatt....umnnn:nnnnnnnnninnnnninnnnnnnnnnnnnnessnn Kata Pengantar ii Abstraksi a Daftar Is. iv Daftar Tabel vi Daftar Gambar. vii BAB I PENDAHULUAN ..ssnnnnsnnnninmnnnnnmninnnnnnnninnsnnnnnnsl 1.1 Latar Belakang. 1 1.2 Perumusan Masalah 2 1.3 Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian. 3 1.4 Metodologi Penelitian.... 3 BAB II LANDASAN TEORI.... aA 2.1 Pengertian Sistem 4 2.2 Pengertian Informasi 5 2.3 Pengertian Sistem Informasi 6 2.4 Data Flow Diagram (DFD)... 7 2.5 Kamus Data 1 2.5.1 Notasi Tipe Data 13 2.5.2 Notasi Struktur Data. 13 2.6 Persediaan, 14 BAB Ill OBJEK PENELITIAN.. wl 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ...... AIT3.2 Struktur Organisas . 3.4 Tugas dan Tanggung Jawab on 219 BAB IV SISTEM BERJALAN...scssunnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnndS 4.1 Tinjauan Umum 23 4.2 Deskripsi Sistem... 24 4.2.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan. 24 4.2.2 Diagram Nol Sistem Berjalan..... so sone DS 4.2.3 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Berjalan 26 4.2.4 Diagram Level | Proses 3 Sistem Berjalan....snsnneon2T 4.2.5 Kamus Data. 28 4.3 Permasalahan Sistem, 33 43.1 Analisis SWOT 33 4.4 Usulan Sistem a 35 4.4.1 Deskripsi Usulan.. 35 4.4.2 DED Usulan 36 4.5 Analisis Kelayakan Sistem Usulan Al BAB V Kesimpulan dan Saran A 5.1 Kesimpulan... 5.2 Saran, AB DAFTAR PUSTAKA LAMPIRANDAFTAR TABEL. ‘Tabel 2.1 Komponen DFD Dengan Metode SSADM/IDEFO ‘Tabel 2.2 Notasi Tipe data. ‘Tabel 2.3 Notasi Struktur DataDAFTAR GAMBAR Gambar 2,1 Komponen DFD Menurut Demarco & Yourdan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan Gambar 4,2 Diagram Nol Sistem Berjalan .. Gambar 4,3 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Berjalan.... Gambar 4.4 Diagram Level | Proses 3 Sistem Berjalan, Gambar 4.6 Diagram Koneks Usulan...... Gambar 4.7 Diagram Level Nol Usulan Gambar 4.8 Diagram Level | Proses | Usulan.... Gambar 4.9 Diagram Level 1 Proses 2 Usulan Gambar 4.10 Diagram Level | Proses 2 Usulan.. 18 24 dS 26 27 34 36Ld BABI PENDAHULUAN Latar Belakang Teknologi informasi dan komunikasi dalam kurun waktu beberapa tahun belakangan menunjukan perkembangan yang pesat. Dan semakin ‘menunjukan eksistensinya di dalam negeri, Mulai dari perseorangan, organisasi, bahkan pemerintahan pun tak lepas dari penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. Di era globalisasi seperti sckarang ini teknologi informasi dan komunikasi sangat dibutubkan karena tingginya tingkat persaingan bisnis. Dan salah satu bagian terpenting dari teknologi informasi dan komunikasi adalah perangkat komputer baik itu desktop ataupun mobile, Dengan tersedianya Komputer semua alur komunikasi ‘mulai terbuka, Dengan adanya teknologi ini pula dapat lebih mempercepat siklus pekerjaan daripada harus mengerjakan semua secara manual. Schingga lebih memudahkan para user dalam mengolah segala sumber daya yang ada seperti data dan informasi, Berkat teknologi ini pula hampir semua data yang dimiliki suatu organisasi dapat dimanfaatkan sebesar- besarnya untuk kepentingan suatu organisasi (perusahaan), Dan dengan adanya komputer yang telah terintegrasi dengan jalur Jaringan akses, pertukaran data dan informasi pun menjadi lebih cepat dan lebih luas, Data dan informasi amat dibutuhkan oleh organisasi atau lebih spesifik yaitu perusahaan dalam menentukan strategi perusahaan dalam persaingan bisnis. Data dan informasi yang akurat menjadi penting karenahal tersebut berguna untuk membuat suatu laporan, Tapi sebelum terdapat laporan diperlukan sebuah sistem informasi, Sebuah sistem yang ‘menjalankan peran teknologi dalam suatu perusahaan. Ada berbagai jenis sistem informasi salah satunya adalah persediaan barang. Sistem persediaan barang berguna untuk menghasilkan informasi yang menunjang ketersediaan barang untuk menjalankan bisnis yang dilakukan. Adalah PT. Universal Resources perusahaan yang bergerak dalam pendistribusian persedigan bahan makanan dan peralatan makan di beberapa tempat makan, Yang akan di jadikan objek penelitian dalam laporan kerja praktik kali ini, Dalam Kegiatannya sebagai penyalur perlengkapan dan peralatan dari beberapa tempat makan, diperlukan adanya persediaan barang yang berkelanjutan di gudang. Tapi terkadang terjadi beberapa masalah seperti pembuaten laporan ketersediaan barang digudang membutuhkan waktu tertentu atau adanya selisih jumlah barang antara laporan dan jumlah barang digudang secara real. Dan masih ada beberapa lagi technical error yg lain, yang membuat kinerja perusahaan 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan permasalah yang telah diuraikan diatas maka dirumuskan masalahnya ; Mengapa tetjadi selisih jumlah persediaan pada laporan dengan jumlah persediaan di gudang?1.3 Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian Adapun tyjuan dari penelitian ini adalah menganalisis mengapa Jumlah barang pada laporan berbeda dengan jumlah pesediaan barang di gudang. Kegunaan dari penelitian ini adalah untuk — Mene: solusi untuk menyelesaikan masalah pengecckan dan pelaporan jumtah persediaan barang, = Scbagai dasar perancangan sistem, 14 Metode Peneliti Dalam penyusunan laporan kerja praktik ini digunakan beberapa metodologi penelitian sebagai berikut 1. Observasi Melakukan pengamatan dan penelitian secara langsung yakni dengan mengamati terhadap kegiatan kerja perusahaan terutama bagian persediaan barang. 2. Wawancara Melakukan dialog atau percakapan untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan cara meminta penjelasan langsung kepada karyawan di pergudangan dan bagian pembuatan _laporan.2A BABII LANDASAN TEORT Pengertian Sistem Secara sederhana, sistem merupakan gabungan antara manusia, ‘mesin, dan pemrosesan data untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu, Istilah sistem dipergunakan dalam berbagai disiplin ilmu, dan beberapa abli mendefinisikan sistem sebagai berikut Menurut MeLeod dalam buku Al-barha bin lad jamudin (2005:8) : Sistem adalah sekelompok sistem yang terintegrasi dengan ‘maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan, Al-Barha Bin Lad Jadmudin (2005 : 10) : Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang. saling_berhubungan, berkumpul —bersama-sama untuk melakukan —kegiatan atau menyelesaikan suatu. sasaran tertentu” Pengertian sistem menurut Jogiyanto (2005 : 1) : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungen, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, Menurut Fath; syah (2012: 1): Sistem adalah tatanan (Keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi dan tugas khusus) yang saling behubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu.2.2 Pengertian Informasi Secara singkat informasi dapat diartikan sebagai pengetahuan yang diperoleh dari hasil pemrosesan data, Menurut Al-Barha Bin Lad Jadmudin (2005 : 13) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang, Menurut Fathansyah (2012 : 2) : informasi dapat dipahami sebagai pemrosesan input yang terorganisir, memiliki arti, dan berguna bagi orang yang menerimanya, Menurut Tata Sutabri, S.Kom, MM (2004 : 18), Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau di interpretasikan ‘untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan definisi-definisi di atas, informasi adalah hasil pengolahan dari data yang digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Agar informasi berguna dalam pengambilan keputusan harus memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut: 1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan. 2. Akurat, ketepatan dan dapat diandalkannya suatu informasi 3. Tepat waktu, informasi terbaru dan mudah diperolch saat dibutuhkan,23 4, Ringkas, informasi telah dikelompokan sehingga tidak perlu diterangkan, 5. _Jelas, tingkat imformasi dapat dimengerti oleh penerima, 6. Dapat dikuantifikasikan, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka, 7. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan, Pengertian Sistem Informasi Menurut Al-Barha Bin Lad Jadmudin (2005 : 13) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut a, Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen Komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu ‘menyajikan informasi b, Sistem merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan / untuk mengendalikan organisasi, ©. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat mangjerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporanpaloran yang diperlukan. Dari ketiga pengertian diatas, sistem informasi dapat didefinisikan Pula sebagai suatu kesatuan dari berbagai informasi yang saling berkaitan dan berinteraksi satu sama lainnya untuk keperluan dan tujuan tertentu.Menurut Stair dalam buku Hanif Al Fatta (2007 : 9) sistem informasi berbasis komputer dalam suatu organisasi terdiri dari Komponen-komponen berikut : = Perangkat keras/hardware yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data. - Perangkat lunak/soffware yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. ~ Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh pengguna sistem infomasi - Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. = Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programer, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem, 2.4 DED (Data Flow Diagram) DED diperkenalkan dan populerkan oleh De Marco dan Yourdan guna membuat tampilan analisis yang terstruktur dengan menggunakan metode analisis sistem terstruktur. DFD menampilkan arus data yang bberasal dari cksternal entitas ke dalam sistem, menampakan bagaimana data bergerak dari satu proses ke proses lain, sampai ke proses penyimpanan,Dibawah ini adalah komponen Data Flow Diagram (DFD) yang dipopulerkan oleh Demarco & Yourdan dan Gane & Sarson dalam buku Manif Al Fatta (2007 : 107) adalah sebagai berikut Menurut Demarco & Yourdan Alur Gambar 2.1 Komponen DFDMenurut Demarco & Yourdan, Keterangan mengenai fungsi dari komponen Data Flow Diagram (DFD) diatas adalah sebagai berikut 1. Terminator / Entitas Luar (External Entity) / Batas Sistem (Boundary) Terminator adalah entitas diluar sistem yang berkomunikasi atau berhubungan langsumg dengen sistem. Entitas ini dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, perusahaan, departemen atau sistem lainnya yang berada diluar lingkungan Iuar sistem yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, 2. Proses Komponen proses menggambarken kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang atau komputer dari suatu arus data yang masuk kedatam proses (input) untuk menghasitkan arus data yang keluar dari proses (ouput). Untuk physical Data Flow Diagram (DFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer sedangkan untuk logikal Data Flow Diagram (DFD), suatu proses hanya menunjukan proses dari komputer.Data Store / Simpanan Data Komponen ini dugunakan untuk membuat model sekumpulan paket data, Simpanan data dapat berupa file, atau database yang tersimpan dalam disket, harddisk, atau bersifat manual seperti arsip/catatan manual, agenda/buku, kotak tempat datafile folder. Alur Data Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data/paket data yang terjadi diantara proses, simpanan data dan terminator. Alur data dapat berupa kata, pesan, formulir/dokumen, laporan, informasi, surat/memo. ‘Simbol Keterangan Simbel proses, _ menunjukkan ©] tansformasi dari mastikan menjadi J) keluaran Penyimpanan, digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau atau paket data, Kesatuan Tuar, menunjukkan entitas eksternal di mana sistem berkomunikasi. Aliran slaw ans data, gambarkan lt — gerakan paket data atau informasi dari suatu bagian kebagian lain, di mana penyimpanan mewakililokasi penyimpanan data, Tabel 2.1 Komponen DFD Dengan Metode SSADM/IDEFO10 Data Flow Diagram (DFD) dapat dikembangkan menjadi beberapa tingkatan atau level seperti 1. Diagram Konteks Diagrem konteks merupakan diagram yang paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup sistem atau menggambarkan sistem secara global 2. Diagram Zero Merupakan diagram tingkat menengah yang terletak antara diagram konteks dan diagram detail, yang menggambarkan proses utama dari DPD. 3. Diagram Detail Merupakan diagram yang paling bawah, yang menguraikan proses yang ada dalam diagram zero dimana uraian ini dapat diuraikan sampai pada beberapa level, antara lain a. Diagram Levelel Diagram ini merupakan gambaran rinei tiap-tiap proses pada diagram b, Diagram Level -2 Diagram ini merupakan gambaran rinci tiap-tiap proses pada diagram zero. ©. Diagram Level -n Diagram ini merupakan gambaran sampai semua proses yang menjadi proses primitif (P) yaitu suatu yang tidak dapat di pecahkan lagi28 a Kamus Data Pengertian kamus data menurut Iskandar Husni Pohan dan $ ful Kusnassariyanto Bahri (2008 : 21) adalah berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluatan, penyimpanan dan proses. Pada tahap perencanaan sistem, kamus data digunakan untuk ‘merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data ‘memuet hal-hal sebagai berikut 1. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju, Keterangan ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan meneari arus data di dalam DFD. 2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus deta, sehingga mereka yang membaca DFD yang memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu pada DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data, Tipe Data Bentuk data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetaken komputer, laporan tercetak, tampilan layar di2 monitor, variabel, parameter dan field-field, Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kemus data. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data, Alias Alias atau nama Iain dari data juga harus dituliskan, Alias pi lu ditulis karena da yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya, Volume Volume yang dicatat adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus data, Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu sementara volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Periode Periode ini memunjukkan kapan terjadinya arus data, Struktur Data Menunjukan arus data terdiri atas bermacam-macam item data Penjelasan Untuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut,25.1 Notasi Tipe Data 13 Digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan maupun keluaran suatu data NOTAST ARTI x Setiap Karakter 1 Angka numerik AZ| Angka alfabet Pemisah ribuan > Koma, sebagai tanda penghubung = Hypen, sebagai tanda penghubung 7 Slash, tanda spasi Tabel 2.2 Notasi Tipe data 2.5.2. Notasi Struktur Data Digunakan untuk —-menunjukan _informasi-informasi tambahan dikamus data, Notast Arti Terdiri atau sama dengan + Dan 0) han (boleh ya atau tidak) 0 asi atau pengulang proses ili salah satu Pemisahan didalam tandal] Keterangan atau catatan @ Petunjuk (Key Field) Tabel 2.3 Notasi Struktur Data14 2.6 Persediaan Persediaan menurut Suharli (2006 : 227) adalah ektiva yang tersedia untuk —dijual dalam Kegiatan normal. persediaan. Pada bisnis manufaktur, persediaan —meliputi_bahan_mentah, barang dalam proses produksi, barang, Menurut —Prawirosentono —dikutip, dari situs hitp://digilibittelkom.ac.id/index.php?option=com_content&view=article &id-97 -definisi-persediaan-S-catid-25:industri<emid=1, _persediaan adalah aktiva lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku / raw material, bahan setengah jadi / work in process dan barang jadi / finished goods), Persediaan dalam perusahaan pengettian atau prosesnya juga tergantung dari jenis perusahaan tersebut, Jika perusahaan termasuk dalam kelompok peruschaan_manufaktur berarti persediaan yang akan dikelola meliputipersediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong dan lainnya, Sedangkan jika perusahaan termasuk dalam kelompok perusahaan dageng, maka persediaan yang dikelola hanya satu macam saja yaity persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli dan kemudian —dijual Kembali, Dari pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan persediaan tergantung dari _jenis Perusahaan. Lembaga pendidikan, termasuk universitas, merupakan organisasi perusahaan yang tidak menggunakan persediaan untuk dijual Kembali ataupun diolah dan kemudian dijual kembali. Sehingga15 pengelolaan persediaan yang dimiliki dapat dikatakan hanya sebatas ‘membeli dan kemudian digunakan untuk kegiatan sehari-hari, Maka dapat diambil kesimpulan sementara bahwa pengelolaan persediaan / pencatatan persediaan dilakuken saat pembelian dan pengeluaran barang saj. Persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan persediaan adalah suatw aktiva yang harus tersedia dalam perusahaan pada saat diperlukan untuk ‘menjamin kelancaran dalam menjalankan perusahaan, Persediaan memiliki fungsi, antara lain a, Fangsi Decoupling Persediaan decoupling ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintan langganan tanpa tergantung pada supplier. Untuk dapat memenuhi fungsi ini dilakukan cara-cara sebagai berikut * Persediaan bahan mentah disiapkan dengan tujuan agar perusahaan tidak sepenuhnya tergantung penyediaannya pada suplier dalam hal kuantitas dan pengiriman. ‘+ Persediaan barang dalam proses ditujukan agar tiap bagian yang terlibat dapat lebih leluasa dalam berbuat. * Persediaan barang jadi disiapkan pula dengan tujuan untuk memenuhi permintaan yang bersifat tidak pasti dari langganan. b. Fungsi Economic Lot Sizing Tujuan dari fungsi ini adalah pengumpulan persediaan agar Perusahaan dapat berproduksi serta menggunakan seluruh_sumber16 daya yang ada dalam jumlah yang cukup dengan tujuan agar dapat menguranginya biaya perunit produk: Fungsi Antisipasi Perusahaan sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang barang selama periode pemesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra, Persediaan antisipasi ini penting agar proses procuksi tidak terganggu. Sehubungan dengan hal tersebut perusahaan sebaiknya mengadakan seasonal inventory (persediaan__musiman).3 BAB IIL OBJEK PENELITIAN Sejarah Singkat Perusahaan PT. Universal Resources merupakan perusahaan yang berdiri pada tahun 2009. Perusahaan yang bertempat di Jalan Alam Asti 4 No. BS Pondok Indah, Jakarta Selatan ini, merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak dibidang pendistribusian persediaan bahan-bahan ‘masakan, pelengkap makanan dan juga alat-alat makan untuk beberapa ‘tempat makan di sekitar Jakarta, PY. Universal Resources sekarang sudah memiliki 8 pelanggan tetap di sekitar Jakarta, Dan terus berusaha menambah pelanggannya, Membuat perusahaan ini berkembang sedikit demi sedikit sejak 4 tahun yang Tali. Perusahaan ini memiliki tujuan untuk ters meningkatkan kinerja perusahaan agar kesetiaan pelanggan tetap terjaga. Ketersediaan tempat makan di sekitar Jakarta masih banyak sekali sehingga tidak menutup kemungkinan untuk terus menginvasi pasar sebagai penyedia bahan dan alat untuk makananan bagi beberapa tempat makan yang masih tersedia, yang pasamya masih terbuka lebar karena ‘masih jarangnya perusahaan yang berkecimpung di bagian ini PT. Universal Resources sckarang memiliki sekitar 34 karyawan yang bekerja di berbagai posisi. Sebagian besar masih berupa lulusan SLTA sederajat 12 orang yang ditempatkan sebagai admin, driver maupun staff pergudangan, ada pula yang lulusan Diploma Tiga (D3) 12 yang di v732 18 tempatkan sebagai Staff dalam kantor dan sisanya seperti manajer dan staff abli yang merupakan lulusan Strata Satu ($1). Produk yang dijual oleh PT. Universal Resources merupakan barang produksi dari beberapa produsen yang telah memenuhi standar dari permintaan pelanggan yang menginginkan kualitas yang baik, Dan pemilihan pemasok merupakan bagian terpenting agar para pelanggan tidak kecewa dan agar mendapat kepercayaan untuk tetap bertransaksi dengan perusahaan ini. Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Mangjer Manajer Manajer | Manajer Keuangan Personalia Pemasaran Purchasing Staff Staff Staff | STatt Gudang Staft33 19 ‘Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi PT Universal Resources, berikut ini akan diuraikan tugas dan tanggung jawab setiap bagian yang ada dalam perusahaan beserta fungsinya 3 1 1 Direktur (Owner) Menetapkan tujuan dan kebijakan perusahaan, membuat dan ‘menetapkan atau melakukan perubahan pada anggaran dasar dan susunan model perusahaan. Sebagai perwakilan para pemegang saham yang berfungsi untuk ‘menjaga aset perusahaan dan menjaga agar laporan yang diterima oleh para pemegang saham layak dan benar secara keseluruhan. Mengawasi dan mengevaluasi hasil kerja yang telah di capai oleh para karyawan. Menyetujui rencana yang diajukan dalam rapat perusahaan dalam pengembangan usaha Memberikan saran apabila telah terjadi penyimpangan tujuan ddan kebijakan selama pelaksanaan kegiatan perusahaan. Mengambil keputusan yang dapat mempengaruhi_unsur permodalan dan masalah-masalah yang besar Iainnya.20 3.3.2 Manajer Keuangan 1. 2, 1 Mengelola sumber daya keuangan perusahaan dengan baik Memaksimalkan pengguniaan modal untuk melakukan pembelanjaan perusahaan dengan pembiayaan yang paling murah. Mengelola pendapatan dana dari hasil penjualan. Menentukan presentase dari keuntungan yang didapat untuk dibagikan kepada para pemegang saham dan perusahaan, 3 Manajer Personalia Bertanggung jawab pada masalah kepegawaian, seperti pangangkatan karyawan, absensi, dan pengeluaran surat peringatan kepada karyawan Menyimpan dokumen dan arsip perusahaan. ‘Membuat penilaian atas prestasi yang telah dilakukan karyawan selama periode tententu. Menghitung pembayaran gaji karyawan. Menerima surat masuk dan surat keluar yang berhubungan dengan urusan perusahaan, Bertanggung jawab atas kenyamanan lingkungan kerja bagi para karyawan.a 3.3.4 Manajer Purchasing 1. 1 6 Melakukan kontrol terhadap transaksi pembelian barang, seperti jumlah dan penawaran harga barang yang diminta, Mengontrol barang yang datang dari supplier. ‘Memastikan sitem FIFO di gudang berjalan dengan baik. Membuat surat untuk pengembalian barang yang rusak Membuat komunikasi yang baik antar perusahaan dan supplier. Tidak memiliki wewenang untuk mi irimkan barang keluar perusahaan, ‘Manajer Pemasaran Bertanggung jawab atas segala sesuatu yong berhubungan dengan pemasaran barang, Membuat rancangan penjualan seperti biaya distribusi dan pencarian pelanggan. Melakukan kerjasama antar bagian yang terkait dengan pelanggan dengan perusahaan Memastikan semua bawahan melakukan tugasnya dengan baik. Memastikan pelayanan pelanggan memuaskan, Memastikan pengaduan dan saran dari pelanggan dapat ditampung guna memperbaiki kinerja penjualan. Membuat laporan penjualan produk.2 3.3.6 Gudang 1. 2, Menyimpan barang yang sampai dari supplier. ‘Memastikan jumlah barang yang masuk dengan nota pembelian, Menjaga barang digudang. ‘Membuat laporan persediaan di gudang, Menerapkan sistem FIFO.4d BAB IV SISTEM BERJALAN Tinjauan Umum Berikut adalah gambaran sistem yang berjatan pada bagian di PT. Universal Resources 4.1.1 Proses pengadaan barang. Proses ini dilakukon untuk menyediakan barang yang dibutubkan untuk dijual kembali kepada pelanggan. 4.1.2 Proses penerimaan barang Proses ini terjadi setelah semua barang yang dipesan datang dan faktur telah sampai ke tangan penerima, 4.1.3 Proses pengeluaran barang Proses yang terjadi dikarenakan adanya pesanan dari pelanggan sehingga harus adanya barang yang keluar dari gudang. 4.1.4 Proses pembuatan laporan Proses pembuatan laporan untuk manajer dari gudang, tentang persediaan barang digudang, 234.2 Deskripsi Sistem 4.2.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan 24 Pelanggan Ld Pemintaon Beran rang ‘Cek Barang Fat Sistem Informasi Persediaan Daa Peresanan a Fakir Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan Data Penetimaan Gudang Data Barang Keluar Daftar Barang Masuk Data Penstimen ‘earang Leporan Percosiasn| t ¥ Manajer25 4.2.2 Diagram 0 Sistem Berjalan +P Patenogan | ol Pancataan |_— Pemasok aintaan | Bara a Barang "0 Pemecanan ‘orang ‘Surat Pongitiman, Faktur Data Penermaan Barang [paucaan 20 Cek Berang “erseciaan Bane Penerimaan Bareng Gudang fey Daftar Barang MasuK Data Barang Faktur 30 Koluar Pengeluaran Bareng Data Pangiriman Berang 4p Pembuatan Laporan Manajer Laporan Persedaan Barang Gambar 4.2 Diagram Nol Sistem Berjalan26 4.2.3 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Berjalan Surat Pengiman, Fakir Daftar Barang Masih 212 Eaten Barang Masuk Guat 22° Persedioan Penambahan Barang Parsediaan ata Panerman Bareng— — sarang Cox Bareng Gambar 4.3 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Berjalan27 4.2.4 Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Berjalan AUP. eta penginran barara Pesanan Bararg ¥ Pelanggan Gudang 32.P Pengiriman Barang ‘Data barang kehar Porsodiaan Bareng Gambar 4.4 Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Berjalan4.2.5 Kamus Data Input 1, Nama arus data Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode Struktur data Header: si Footer Nama arus data: Alias Bentuk di ‘Aus data Penjelasan Periode Struktur data Header Asi 28 Permintaan Barang Pemesanan : Dokumen, Dari Pelanggan Ke Proses Pengadaan Barang Surat untuk pembelian barang Setiap terjadi permintaan barang Judul + Kepada Yth + Alamat + No. Order + Tanggal + Nama + Alamat + Telepon + Fax : {kode barang + nama barang + tipe + jumlah} ‘Tanda tangan + Nama Pengirim Penerimaan Barang Dokumen : Dari Gudang ke Proses Penerimaan Barang barang datang dari pemasok ke gudang Setiap terjadi penerimaan barang No. Order + tanggal + nama pemasok {kode barang + nama barang + tipe + jumlah barang}Footer : 3. Nama arus data: Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode Struktur data Header: Footer 4, Nama anus data: Alias Bentuk di ‘Aus data Penjelasan Periode Struktur data Header: Isi 29 tanda tangan penerima + nama penerima Barang Keluar : Dokumen, Dari Gudang Ke Proses Pengeluaran Barang daftar barang yang dipesan pelanggan Setiap kali terjadi Barang Keluar Judul + No. Order + Nama Pelanggan + tanggal {kode barang + nama barang + tipe + jumlah + harga satuan} ‘Ted tangan kepala gudang + nama kepala gudang Pemesanan Barang Dokumen : Dari Pengadaan Barang Ke Pemasok Setiap kali terjadi pemesanan barang No, Order ~ tanggal pemesanan + kode pemasok + nama pemasok + alamat + telpon + fax {kode barang + nama barang + tipe + jumlah}Footer : 5. Nama arus data: Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode Struktur data Heade si 6. Nama arus data: Alias Bentuk data Anus data Penjelasan Periode Struktur data Header: Asi 30 tanda tangan + nama perusahaan Pengiriman Barang : Dokumen, Dari Proses Pengeluaran Barang Ke Gudang daftar barang yang telah keluar dari gudang Setiap kali terjadi Pengiriman Barang ‘No, Order +tanggal + nama_pelanggan + alamat +telpon + fax : {kode barang + nama barang + jumlah} Surat Pengiriman Dokumen Dari Pemasok ke Proses Penerimaan Barang Setiap kali terjadi pengiriman barang No. Order + tanggal + nama pelanggan + alamat + telpon + fax {kode barang + nama barang + jumlah + harga Satuan}Footer : Output 1 ‘Nama arus data: Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode Struktur data Header: Isi Footer ‘Nama arus data: Alias Bentuk data Anus data Penjelasan Periode Struktur data 31 Stempel + nama perusahaan + tanda tangan penerima + nama penerima Faktur Dokumen Dari Proses Pengeluaran Barang Ke Pelanggan : tagihan setelah pengiriman barang, Setiap terjadi permintaan barang Judul + Nama Perusahaan + No. Faktur + Tg] Faktur + Nama Pelanggan + AlamatPelanggan : {Kode Barang + Nama berang + jumlah + harga satuan } + Total harga Terbilang + Ttd, perusahaan Daftar Barang Dokumen : Dari Proses Penerimaan Barang Ke Gudang kumpulan data barang yang datang dari pemasok Setiap kali barang masuk32 Header: Judul + tanggal Ii: {kode barang + nama barang + tipe + jumlah + harga satuan} 3. Nama arus data: Laporan Persediaan Barang Alias - Bentuk data: Dokumen Arus data: Dari Proses Pembuatan Laporan Ke Manajer Penjelasan —_ : Laporan jumlah barang yang berada di gudang Periode Per Periode (Mingguan) Struktur data Header: Sudul + tanggal si: {kode barang + nama barang + jumlah masuk + jumlah keluar + sisa stok}33 4.3 Permasalahan Sistem 4.3.1 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Thread) Berdasarkan hasil observasi tethadap PT. Universal Resources, ditemukan adanya kelebihan maupun kekurangan baik dari sisi internal maupun eksternal yang selanjutnya dilaksanakan analisis yang kemudian diperoleh bel crapa_permasalahan yang dapat menghambat kegiatan atau proses yang ada, Metode yang dipakai dalam meneliti permasalahan sistem ini adalah SWOT (Sirength, Weakness, Opportunity, Threats) a. Kekuatan (Strength) © Adanya perangkat komputer ‘+ Lengkapnya catatan barang masuk dan barang keluar. b. Kelemahan (Weakness) + Sering terjadinya kesalahan dalam perhitungan jumlab barang. ‘+ Proses pembuatan laporan hanya terpaku pada catatan gudang, ©. Peluang (Opportunity) ‘+ Perkembangan komputer yang saat ini sudah sangat pesat ‘+ Adanya Software yang mendukung dalam proses pembuatan laporan data jumlah barang yang lebih rinci. 4, Ancaman (Threats) + Adanya kemungkinan hilangnya barang persediaan,34 Dari hasil analisis dengan menggunakan metode SWOT di atas, dapat dirumuskan beberapa strategi yang dapat dipakai untuk melakukan perbaikan pada sistem. Strategi tersebut disusun dalam tabel matriks SWOT di bawah ini Internal External Kekuatan (S) + Adanya perangkat komputer * Catatan barang masuk dan barang keluar lengkap, Kelemahan (W) * Sering terjadinya kesalahan dalam perhitungan jumlah barang, * Proses pembuatan laporan hanya terpaku pada catatan gudang Peluang (0) + Perkembangan komputer yang saat ini sudah sangat pesal. * Adanya Software yang mendukung dalam proses pembuatan laporan data jumlah barang, ang lebih rinci. 60) ‘¢ Merancang sistem. persediaan barang yang lebih baik (WO) * Menggunakan software perhitungan Darang sesuai hasil rancangan sistem ‘Ancaman (T) ep (WT) © Adanya * Membuat catatan * Menginput semua kemungkinan perhitungan barang data secara langsung hilangnya barang serta laporan yang, untuk membuat persediaan, lengkap dengan laporan, komputer Gambar 4.5 Analisis SWOT35 4.4 Usulan Sistem 44.1 Dekripsi usulan Dalam sistem informasi persediaan barang di PT. Universal Resources terbilang sedethana, Agar dapat memantau jumlah barang di agian pergudangan, diperlukan adanya perubahan atau perancangan sistem penghitungan jumlah persediaan barang di gudang dari pengecekan langsung menjadi pemantauan dengan hardware dan software tertentu yang dapat membantu menghitung secara rinei jumlah barang yang masih tersedia di gudang. Dengan pembuatan persediaan minimum yang tersedia di gudang. Schingga akan langsung mengetahui bahwa barang yang ada telah menipis. Sehingga akan langsung meminta pengiriman persediaan barang tambahan dari para pemasok untuk mengisi gudang agar barang yang nantinya dipesan oleh pelanggan tidak habis atau kosong.36 44.2 DFD Usulan 1. DED Konteks Pelanggan_}~————Fektur Gudeng ata Borang Data Pembaten ; \ parang comasenan [ S1SteM Informasi \Ps Penaeiaran Persediaan Barang Dale Femesor ake i Laporan Pombeian Barang Legon Pengeluren Berarg Uaperan Persea Barang Pemasok Owner Gambar 4.6 Diagram Koneks Usulan2. DED Level Nol Guang ta Barang. Date Pemacek ‘Fakir Pelanggen | Pemessnan Bareng ts Data Pembetion Bararg L___ava pergettaran dorang oe Manajor JLaporan Stok orang, aporan Pengeluaran Diagram Level Nol Usulan Pemasok }«———Pemesenan Barang 30 Leporan Gambar 4.7 37 Barang Pemasok Poreediaan Barang Pambalian Bareng — a Pongoluaran Barang3. caudeng 38 DED Level 1 Proses 1 eta rng oo ata Pemasok Gomme Gambar 4.8 Diagram Level I Proses 1 Usulan39 4. DED Level 1 Proses 2 Pomasok Pembelian Barang 21. pe Pombelian Barang ate panbelan bi —1 _ Gucang Pacediaan Berang aa pocetuaran tara —_ Pelanggan Pengeliaran Barang Gambar 4.9 Diagram Level | Proses 2 Usulan5. DED Level 1 Proses 3 3.4P Persediaan bbarang Laporan Persecinan harang Pembelen Barang Gambar 4.10 Diagram Level 1 Proses 2 Usulan,a1 4.5 Analisis Kelayakan Sistem Usulan 45.1 Kelayakan Teknologi Di zaman serba teknologi seperti sekarang komputer sebagai basis, untuk pencatatannya dan perhitungan sudah banyak sckali dipakai di banyak perusahaan. Sehingga sudah tidak aneh lagi pembuatan i telah laporan dengan teknologi komputer. Dan perusahaan memiliki komputer schingga harus dimaksimalkan fungsinya pula untuk kebutuhan perusahaan ini 4.5.2 Kelayakan Operasional PT. Universal Resources memiliki perangkat komputer dan juga beberapa perangkat bergerak yang bisa di gunakan dalam pencatatan jumlah barang secara real-time. 4.5.3 Kelayakan Hukum Perancangan sistem baru yang meliputi software dan hardware yang sesuai dengan ketentuan perusahaan, Dimana telah disetujui oleh pihak yang terkait, Untuk memperbaiki atau mengganti sistem yang berjalan.5.1 BABV KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Setelah menganalisis dan mempelajari permasalahan yang terjadi pada sistem informasi persediaan barang di PT. Univers! Resources maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut 1. Pada sistem persediaan yang sedang berjalan diketahui adanya perbs jaan jumlah persediaan barang antara yang ada di gudang dan yang terdapat pada catatan yang biasa dijadikan laporan. Dan juga lambatnya proses pembuatan laporan persediaan barang. Dan kurang terpantau dengan baik persediaan barang schingga sering terjadi kehilangan beberapa barang tertentu yang ada di gudang. 2. Sistem persediaan barang pada PT. Universal Resources memiliki Input 1. Permintaan barang 2. Data penerimaan barang Data barang keluar 4, Data pemesanan barang 5. Data pengiriman barang 6. Data surat pengiriman 4243 Proses 1. Pengadaan barang 2. Pengeluaran barang 3. Pembelian barang, 4, Pembuatan laporan Output 1. Faktur 2. Daftar barang masuk Laporan persediaan barang S20 Saran Dari permasalah yang ada, maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut 1. Merancang sistem informasipersediaan barang yang _mencakup penggunaan berbagai macam data dan terdapat sistem minimun stock. 2. Menyediakan segala macam pendukung dalam perancangan sistem informasi yang baru.DAFTAR PUSTAKA ALE Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta, ANDI. 2007, Fathansyah, Basis Data Edisi Revisi, Bandung, Informatika Bandung, 2012. Iskandar Pohan Husni dan Kusnassriyanto Saiful Bahri, Pengantar Perancangan ‘Sistem, Jakarta, PT Gelora Aksara Pratama, 2008. Jogiyanto HM, Anatisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Andi Offset, 2005. Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta, Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN, 2005, Lamadjudin Al Bahra, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Grahe imu, 2005, Suharli, Michell. Akuntansi Untuk Bisnis Dan Dagang, Yogyakarta: Graha Tmu, 2006. Sutabri, Tata, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi Offset. 2004. Atham Muhammad, MKom, Data Flow Diagram (DFD) dan Kamus Data, diakses melalui World Wide Web: hup://arhami.files.wordpress.com/201/08/bahan-kuliah_dfd pdt G. Robert, Landasan Teor, diakses._ pada World Wide Web: httpy//elib.unikom.ac.id/files/disk 1/443/jbptunikompp-gdl-slametroha- 22105-10-unikom_s-i pd, 2006. Prawirosentono, Definisi Persediaan, diakses pada World Wide Web: http://digilib ittelkom.ac.id/index. php?option=com_content&view=article &id-971 :definisi-persediaan- &catid-25:industri<emid=1, 2012. Kamus Data, diakses pada World Wide Web: http:{Awww.seribd.com/doc/59238668/Kamus-Data