GUIA PARA CONDUO DE REUNIO

Este guia fornece orientaes sobre como fazer reunies mais rpidas,
objetivas e produtivas. Abaixo esto listadas as orientaes referidas.

Registre-o, juntamente com os tpicos, em uma

pauta mesmo que simples e resumida. Divulgue-
a com antecedncia aos que devero estar
Tenha um tema bem presentes e aos demais interessados. A pauta pode
definido ser colocada no registro de reunio no
WebCalendar ou pode ser enviada por e-mail.
Dessa forma, as pessoas podem consultar a pauta
a qualquer momento.

Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o

tema e pauta da reunio, e sobre quem mais
estar presente, para que possam chegar
Marque com preparados com dados e ideias. Marque a reunio
antecedncia com pelo menos 1 dia de antecedncia e marque
no WebCalendar. Caso algum participante no
esteja no WebCalendar, enviar e-mail para o
mesmo.

Caso a reunio seja peridica (semanal, quinzenal

ou mensal) marque no WebCalendar em um
Marque um dia da mesmo dia e horrio do perodo (semana, quinzena
semana fixo ou ms) e no esquea de reservar o local das
reunies. Por exemplo: Reunio semanal toda
tera-feira das 9h as 10h.

Evite ao mximo exceder a durao definida, a

Defina horrio e
no ser que seja de comum acordo e o local de
durao
reunio esteja disponvel.

Se voc tem uma pauta bem definida, pode

dispensar os participantes que foram chamados
Lide com
apenas para um ponto especfico dela, assim que
participantes
este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o
temporrios
princpio definindo os pontos especficos no incio
da reunio.
 Pessoas que voc gostaria que participassem da
reunio apenas para que sejam informadas das
decises podem faz-lo apropriadamente a partir
da leitura da pauta e da ata.
No chame todo
mundo Uma reunio s com as pessoas envolvidas
diretamente tem mais chances de ser produtiva
mas envolva no apenas os tomadores de deciso:
chame tambm as pessoas que so capazes de
resolver os problemas.

Um dos participantes da reunio deve ficar

encarregado de conduzir a reunio acompanhando
Defina um mediador os pontos da pauta, para certificar-se de que sero
todos discutidos. Alm disso deve garantir que a
reunio no perca o foco.

Um dos participantes da reunio deve ficar

encarregado de tomar notas sobre as decises
relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as. Ao
Defina um secretrio finalizar a reunio envie por e-mail a ata e pea
que todos aprovem.

O secretrio e o mediador podem ser a mesma

pessoa.

Assim que for decidido o que fazer, a tendncia

que as pessoas ou reas diretamente envolvidas
queiram discutir imediatamente como fazer. Isto
Pule as discusses
tende a no afetar todas as pessoas presentes.
operacionais
Faa com que marquem imediatamente uma
reunio entre eles e prossiga com sua pauta
original.

A reunio no deve definir apenas o que fazer,

Gere decises
mas tambm qual o prximo passo, e quem entre
efetivas
os presentes ser o responsvel por ele.

Permita a discusso
de itens que no Mas apenas no final da reunio, aps encerrar
estavam na pauta todos os temas originalmente agendados.
original

Sempre que puder defina reunies que sejam o

Prefira reunies mais breve possvel e no excedam um perodo de
breves trabalho. Reunies muito longas tendem a ser
cansativas e no produtivas.
 Sempre que houver a presena de colaboradores
Reunies com externos ao CERCOMP, realize uma reunio prvia
colaboradores com os envolvidos internos para que os mesmos
externos ao tenham uma viso homognea sobre a pauta da
CERCOMP reunio.

Se possvel, leve ideias e propostas de soluo.