Jean-Marc Lagoda

LES FICHES OUTILS F CUS

TABLEAUX DE BORD
ET BUDGETS AVEC EXCEL
61 fiches oprationnelles
61 conseils personnaliss
61 cas pratiques
100 illustrations

Complments tlcharger
Matrices Excel compltes
LES FICHES OUTILS F CUS

TABLEAUX DE BORD
ET BUDGETS AVEC EXCEL

Pratique et bas sur lexprience, ce guide oprationnel complet propose 61 fiches, les outils et
les pratiques essentiels dExcel rpondant aux problmatiques mtier des contrleurs de gestion, des
managers ou des gestionnaires.

Rechercher et modliser des donnes cls de gestion

Calculer un budget de ventes et des frais commerciaux
Calculer et valuer la rentabilit dun budget dinvestissement
Raliser un arrt mensuel des comptes
Mettre en forme et publier un reporting
Crer un tableau de bord oprationnel

Les Fiches outils: des guides oprationnels complets

Les ouvrages de cette collection permettent de dcouvrir ou dapprofondir un sujet ou une fonction ; la srie FOCUS propose
dexplorer un sujet plus prcis. Regroupes en modules, leurs fiches pratiques et largement outilles (conseils, cas pratiques,
schmas, tableaux, illustrations) vous seront rapidement indispensables !

JEAN-MARC LAGODA est diplm de Reims Management School, en marketing, RH et finance. Il a exerc pendant prs de vingt ans dans le
contrle de gestion. Il est aujourdhui consultant et formateur sur le sujet la Cegos.

Configuration requise :
PC avec processeur Pentium, 32Mo de RAM, systme dexploitation
Windows 9x, ou suprieur.
Macintosh avec processeur PowerPC ou Gx, 32 Mo de RAM, systme
dexploitation MacOS 9.2, ou suprieur.
Avec le logiciel Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt)
et Microsoft Word (.txt)
Module 1 Dcouvrir et organiser son espace
de travail
Fiche 1 Nommer et classer ses dossiers et fichiers
Fiche 2 Auditer et nettoyer les fichiers
Fiche 3 Changer rapidement de priode et de liaisons
Fiche 4 Dfinir une barre doutils Accs rapide
Fiche 5 Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder
des fichiers
Module 2 Rechercher les donnes clefs
de gestion et modliser
Fiche 6 Importer et mettre en forme des fichiers texte
Fiche 7 Trier et filtrer les donnes
Fiche 8 Reprsenter graphiquement une tendance
et un Pareto
Fiche 9 Identifier des rgles de variabilit des cots
Fiche 10 Inter-relier des feuilles de calcul dun mme
classeur
Module 3 Calculer le budget des ventes
et des frais commerciaux
Fiche 11 R echercher graphiquement une saisonnalit des
ventes
Fiche 12 Calculer les coefficients de saisonnalit
Fiche 13 Consolider les ventes dans diffrentes devises :
utilisation de tables
Fiche 14 Calculer les contributions directes par famille de
produits
Fiche 15 Mesurer la sensibilit des variables et calculer
le levier oprationnel
Module 4 Calculer le budget de production,
dachat et les frais industriels
Fiche 16 Calculer les besoins de production avec la
fonction Produitmat
Fiche 17 Calculer le taux dutilisation des quipements et
identifier les consquences
Fiche 18 Cadencer les achats et valoriser le flux
Fiche 19 Calculer les heures productives
Fiche 20 Calculer la masse salariale des effectifs directs
de production
Module 5 Calculer le budget dinvestissement
et valuer la rentabilit
Fiche 21 Prsenter un tableau des cashs-flows
Fiche 22 Calculer la priode de rcupration
Fiche 23 Calculer la VAN et le TRI
Fiche 24 Effectuer des mesures de sensibilit
Fiche 25 Identifier les priorits
Module 6 Calculer le budget des autres frais
et centres de cot
Fiche 26 Calculer la masse salariale totale
Fiche 27 Calculer les amortissements : rgle du prorata
temporis
Fiche 28 Consolider les autres frais
Fiche 29 Analyser les causes de variations dun budget
un autre
Module 7 Calculer le budget de trsorerie
Fiche 30 Calculer les flux en TTC et appliquer le dca-
lage li aux conditions de paiement
 Fiche 31 Consolider les encaissements et dcaissements
de chaque mois
Fiche 32 Identifier les variables dajustement majeures
Fiche 33 Simuler les options possibles
Fiche 34 Calculer un escompte bancaire
Module 8 Calculer les cots
Fiche 35 Rpartir les charges indirectes par centres
danalyse
Fiche 36 Calculer les cots unitaires dunit doeuvre
Fiche 37 Calculer le cot des activits et des processus
Fiche 38 Affecter les cots directs et indirects aux
produits
Fiche 39 Simuler les actions damlioration sur les cots
en utilisant les boutons curseurs
Module 9 Raliser un arrt mensuel
des comptes
Fiche 40 Planifier et suivre lavancement des travaux
Fiche 41 Calculer les provisions de dprciation des
stocks et des crances clients
Fiche 42 Tester la dprciation ( impairment ) des
immobilisations
Fiche 43 Procder la revue analytique des comptes
Module 10 Mettre en forme et publier
un reporting
Fiche 44 Rechercher les principaux carts dans les
tableaux
Fiche 45 Dfinir les formats de cellules
Fiche 46 Dfinir les formats de prsentation
Fiche 47 Utiliser la mise en forme conditionnelle des
cellules
Fiche 48 Calculer les carts budgtaires par niveau
hirarchique et en global
Module 11 Crer et mettre en forme un tableau
de bord oprationnel
Fiche 49 Structurer et slectionner les indicateurs
Fiche 50 Concevoir la page de garde du tableau de
bord
Fiche 51 Concevoir les feuilles de dtail du tableau de
bord
Fiche 52 Insrer des graphiques sparkline, des liens et
des formes automatiques
Fiche 53 Raliser les graphiques de simulation
Module 12 Raliser des tudes conomiques
ad hoc
Fiche 54 Calculer un seuil de rentabilit et mesurer le
risque dexploitation
Fiche 55 Crer un scnario
Fiche 56 tudier lopportunit de diffrentes alternatives
Module 13 Diffuser les informations
Fiche 57 Partager des classeurs Excel
Fiche 58 Utiliser les espaces partags
Fiche 59 Crer et utiliser des connexions vers dautres
sources
Fiche 60 Protger des donnes
Fiche 61 Lier des fichiers Excel avec PowerPoint pour une
prsentation
LES FICHES OUTILS F CUS
TABLEAUX DE BORD
ET BUDGET AVEC EXCEL
 Groupe Eyrolles
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05

www.editions-eyrolles.com

Jexprime mes remerciements tous ceux qui mont aid la rdaction de ce livre :
Caroline, Alain, Philippe, Frdric, Florent et Michel.
mes parents,
ma sur, mes frres,
mon pouse et mes enfants, pour leur amour, source dnergie et dinspiration.

Accompagnement ditorial : Caroline Selmer

En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intgralement ou partiellement

le prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de lditeur ou du Centre
franais dexploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.

Groupe Eyrolles, 2015

ISBN : 978-2-212-56063-3
Jean-Marc Lagoda

LES FICHES OUTILS F CUS

TABLEAUX DE BORD
ET BUDGETS AVEC EXCEL
 Sommaire

Introduction 9

Module 1 Dcouvrir et organiser son espace de travail 13

Fiche 1 Nommer et classer ses dossiers et fichiers 15

Fiche 2 Auditer et nettoyer les fichiers 18

Fiche 1
3 Changer rapidement de priode et de liaisons 21

Fiche 4 Dfinir une barre doutils Accs rapide 24

Fiche 1
5 Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers 26

Module 2 Rechercher les donnes clefs de gestion et modliser 29

Fiche 1
6 Importer et mettre en forme des fichiers texte 31

Fiche 7 Trier et filtrer les donnes 33

Fiche 1
8 Reprsenter graphiquement une tendance et un Pareto 36

Fiche 9 Identifier des rgles de variabilit des cots 39

Fiche 1
10 Inter-relier des feuilles de calcul dun mme classeur 41

Module 3 Calculer le budget des ventes et des frais commerciaux 43

Fiche 1
11 Rechercher graphiquement une saisonnalit des ventes 45

Fiche 12 Calculer les coefficients de saisonnalit 48

Groupe Eyrolles

Fiche 1
13 Consolider les ventes dans diffrentes devises :
utilisation de tables 50

Fiche 14 Calculer les contributions directes par famille de produits 52

5
SOMMAIRE

Fiche 1
15 Mesurer la sensibilit des variables
et calculer le levier oprationnel 55

Module 4 Calculer le budget de production, dachat et les frais industriels 59

Fiche 1
16 Calculer les besoins de production
avec la fonction Produitmat 61

Fiche 17 Calculer le taux dutilisation des quipements

et identifier les consquences 63

Fiche 1
18 Cadencer les achats et valoriser le flux 65

Fiche 19 Calculer les heures productives 67

Fiche 1
20 Calculer la masse salariale des effectifs directs
de production 69

Module 5 Calculer le budget dinvestissement et valuer la rentabilit 73

Fiche 1
21 Prsenter un tableau des cashs-flows 75

Fiche 22 Calculer la priode de rcupration 78

Fiche 1
23 Calculer la VAN et le TRI 81

Fiche 24 Effectuer des mesures de sensibilit 84

Fiche 1
25 Identifier les priorits 86

Module 6 Calculer le budget des autres frais et centres de cot 89

Fiche 1
26 Calculer la masse salariale totale 91

Fiche 27 Calculer les amortissements : rgle du prorata temporis 93

Fiche 1
28 Consolider les autres frais 95

Fiche 29 Analyser les causes de variations dun budget un autre 97

Module 7 Calculer le budget de trsorerie 101

Groupe Eyrolles

Fiche 1
30 Calculer les flux en TTC et appliquer le dcalage li
aux conditions de paiement 103

6
 SOMMAIRE

Fiche 31 Consolider les encaissements

et dcaissements de chaque mois 105

Fiche 1
32 Identifier les variables dajustement majeures 108

Fiche 33 Simuler les options possibles 111

Fiche 1
34 Calculer un escompte bancaire 114

Module 8 Calculer les cots 118

Fiche 1
35 Rpartir les charges indirectes par centres danalyse 119

Fiche 36 Calculer les cots unitaires dunit duvre 122

Fiche 1
37 Calculer le cot des activits et des processus 124

Fiche 38 Affecter les cots directs et indirects aux produits 127

Fiche 1
39 Simuler les actions damlioration sur les cots
en utilisant les boutons curseurs 129

Module 9 Raliser un arrt mensuel des comptes 131

Fiche
1 40 Planifier et suivre lavancement des travaux 133

Fiche 41 Calculer les provisions de dprciation

des stocks et des crances clients 135

e1
Fiche 42 Tester la dprciation ( impairment ) des immobilisations 137

Fiche 43 Procder la revue analytique des comptes 139

Module 10 Mettre en forme et publier un reporting 141

Fiche 1
44 Rechercher les principaux carts dans les tableaux 143

Fiche 45 Dfinir les formats de cellules 146

Fiche 1
46 Dfinir les formats de prsentation 148

Fiche 47 Utiliser la mise en forme conditionnelle des cellules 150

Calculer les carts budgtaires par niveau hirarchique

Groupe Eyrolles

Fiche 1
48

et en global 152

7
SOMMAIRE

Module 11 Crer et mettre en forme un tableau de bord oprationnel 155

Fiche 1
49 Structurer et slectionner les indicateurs 157

Fiche 50 Concevoir la page de garde du tableau de bord 159

Fiche 1
51 Concevoir les feuilles de dtail du tableau de bord 161

Fiche 52 Insrer des graphiques sparkline,

des liens et des formes automatiques 163

Fiche 1
53 Raliser les graphiques de simulation 165

Module 12 Raliser des tudes conomiques ad hoc 167

Fiche 1
54 Calculer un seuil de rentabilit
et mesurer le risque dexploitation 169

Fiche 55 Crer un scnario 173

Fiche 1
56 tudier lopportunit de diffrentes alternatives 176

Module 13 Diffuser les informations 179

Fiche 1
57 Partager des classeurs Excel 181

Fiche 58 Utiliser les espaces partags 183

Fiche 1
59 Crer et utiliser des connexions vers dautres sources 186

Fiche 60 Protger des donnes 188

Fiche 1
61 Lier des fichiers Excel avec PowerPoint
pour une prsentation 190

Principales fonction Excel 193

Index 197
Groupe Eyrolles

8
 Introduction
Lutilisation dun tableur comme Excel fait
maintenant partie de la vie courante, pour des
besoins aussi bien personnels que profession-
nels. Cest un outil qui allie, en effet, souplesse
et rapidit dexcution pour les calculs. Mais ses
nombreuses fonctionnalits ne sont que peu ou
pas utilises. Cest la raison pour laquelle nous
avons pens crire cet ouvrage rpondant au
souci defficacit des professionnels.
La structure du livre rpond aux problmatiques
mtier du contrleur de gestion et plus large-
ment des gestionnaires, travers lutilisation du
logiciel tableur Excel de Microsoft. Lorganisation
des chapitres sarticule autour des trois temps
de la gestion : mesurer le pass, ragir au pr-
sent, prvoir le futur.
Nous les illustrons travers lhistoire dune
PME : FILM+.
LE CONTEXTE DE LA PME
Lentreprise FILM+ commercialise des produits
de grande consommation des camras en
quatre gammes produit, la fois pour des parti-
culiers et des professionnels, via des distribu-
teurs nationaux de tailles bien diffrentes ou des
Groupe Eyrolles
filiales de distribution spcialises ltranger.
Elle est implante sur trois territoires : les terri-
toires franais, allemand et brsilien. Elle dve-
loppe une stratgie de diffrenciation par le haut
(qualit et service) en offrant assistance, forma-
tion et garanties de dpannage.
Elle est organise en trois grandes directions
oprationnelles et une direction fonctionnelle
qui correspondent des centres de responsabi-
lit financiers. Les directions oprationnelles
sont la R&D, Supply Chain (industrie et logis-
tique) et la direction commerciale. La direction
fonctionnelle comprend la DRH, les finances et
ladministration.
La R&D assure la conception des nouveaux
modles et le cahier des charges donn aux
fournisseurs pour les camras quils fabriquent.
La direction industrie et logistique personnalise,
sur un site unique bas en France, les camras
achetes aux fournisseurs en dposant des logos
la marque de lentreprise et en ajoutant aux
emballages client la documentation produit. Elle
gre les approvisionnements et tous les stocks.
Elle cde sa production aux units commer-
ciales un prix de cession dfini.
La direction commerciale a en charge les rela-
tions avec les distributeurs, la tarification et
lorganisation de salons professionnels. Elle gre
les actions de formation, de dpannage et de
garantie vis--vis des clients sur chaque terri-
toire national.
9
INTRODUCTION
La direction support gre lensemble des aspects
administratifs et sociaux de lentreprise.
ORGANISATION DE LOUVRAGE
Louvrage est organis en modules thmatiques,
eux-mmes subdiviss en fiches pratiques. Les
soixante et une fiches sont numrotes de ma-
nire incrmentale. Dans chaque fiche, vous
trouverez des copies dcran de fichiers
Excel. Ces derniers figurent les fichiers en tlchar-
ment et sont rfrencs par modules.
Les fiches sont constitues de cinq parties :
Q les objectifs viss en gestion par la fonction
Excel ;
Q une illustration pratique (lie notre PME,
FILM+) qui figure dans le fichier Excel rf-
renc ;
Q le mode opratoire de la fonctionnalit ;
Q des conseils et astuces complmentaires ;
Q un rsum reprenant les points clefs de la
fiche de manire synthtique.
FONCTIONS EXCEL ABORDES
Nous avons volontairement ml dans ce livre
des fonctions de base et des fonctions avances
SCHMA DES LIENS ENTRE FICHIERS
10
dExcel quun gestionnaire est rgulirement
amen utiliser. La construction de
macros tant plutt rserve des spcialistes,
nous ne la traitons pas ici. Certaines
fonctions appa-raissent dans plusieurs
chapitres de manire vous montrer leur
utilisation dans des finalits varies.
Des raccourcis clavier permettant daccder di-
rectement certaines fonctions sont indiqus
pour Windows, mais les utilisateurs de
Mac pourront utiliser louvrage sans problme.
Vous trouverez la fin du livre le classement
crois des principales fonctions Excel utilises
dans chacune des fiches et un index reprenant
les concepts clefs de louvrage.
FICHIERS DU ZIP EN TELECHARGEMENT
Tous les chapitres font rfrence des fichiers
Excel dans lesquels les donnes de FILM+ sont
utilises. Vous trouverez lensemble de ces
fichiers le dossier zip en tlchargement qui
accompagne cet ouvrage. Nhsitez pas les
associer votre lecture. Les cas pratiques
dbutent ainsi souvent par la phrase :
partir du zip, ouvrez tel fichier, puis tel
onglet : ces documents illustrent
Groupe Eyrolles

en effet pour vous les principales fonctions
Excel utiles un manager et dtaillent comment
les mettre en uvre.
Ils sont relis entre eux selon le schma ci-
contre.
Il est conseill douvrir ensemble tous les fichiers
lis pour une mise jour fiable. Utilisez-les pour
mettre en pratique immdiatement les fonctions
abordes dans le texte.
POINT SUR LAIDE EN LIGNE
Il peut arriver que lon ne se souvienne plus du
chemin de commandes pour raliser une opra-
tion particulire. Excel vous facilite la vie avec
une assistance complte. Vous obtiendrez laide
en ligne depuis Excel avec la touche F1 (il vous
faudra tre connect Internet).
Dans la bote Recherche du site Microsoft Office
sur lequel vous serez dirig, indiquez la fonction
recherche ou dcrivez brivement votre pro-
blme. Microsoft vous posera ensuite dautres
Groupe Eyrolles
LASSISTANCE MICROSOFT
INTRODUCTION
questions pour affiner sa rponse. Vous pourrez
mme indiquer si vous tes satisfait des rponses
fournies ! Tous les utilisateurs en ligne bnfi-
cient ainsi de rponses compltes et cibles.
Par exemple, si vous ne savez plus comment
figer une cellule et que vous faites appel laide
en ligne, Microsoft Excel dresse une liste de
rponses possibles : Figer des lignes et des
colonnes , Figer des volets Vous navez
plus qu choisir ce qui vous convient.
Vous pouvez galement trouver lassistance
Microsoft sur le Web ladresse suivante : http://
support.microsoft.com/ph/918/fr-fr. Trois mo-
dalits sont proposes (f illustration ci-
dessous).
Pensez galement consulter les nombreux
forums sur le Web ou les dmos sur YouTube.
Bonne lecture !
Jean-Marc LAGODA
11
 Module 1

DCOUVRIR ET ORGANISER
SON ESPACE DE TRAVAIL

L
efficacit au travail repose sur la capacit organiser les informations. Nous
voquerons dans ce chapitre cinq techniques fondamentales.
Groupe Eyrolles

13
Fiche 1 Nommer et classer ses dossiers et fichiers 15

Fiche 2 Auditer et nettoyer les fichiers 18

Fiche 1
3 Changer rapidement de priode et de liaisons 21

Fiche 4 Dfinir une barre doutils Accs rapide 24

Fiche 1
5 Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers 26
Groupe Eyrolles
 NOMMER ET CLASSER SES DOSSIERS ET FICHIERS
1
Tout manager ou contrleur de gestion a besoin de donnes quantitatives pour prendre ou pour
prparer des dcisions. Ces informations sont souvent contenues dans des fichiers Excel. Pour tre
utiles, elles doivent cependant tre classes selon une logique qui facilitera vos recherches.

LES OBJECTIFS VISS slectionnez le rpertoire avant la saisie du nom

Retrouver rapidement linformation voulue
suppose davoir rflchi auparavant lorgani-
sation du classement. Chacun peut avoir son
propre modle mais les organisations tant de
plus en plus collaboratives, les donnes de-
viennent un bien commun partager. Nous
proposons ici un classement fond sur lexp-
rience et qui facilitera les recherches.
COMMENT UTILISER EXCEL ?
Vous utiliserez Excel pour nommer les fichiers.
Ces fichiers sont galement appels classeurs.
Lors de la sauvegarde, vous pourrez dfinir les
noms des classeurs en cohrence avec le thme
du rpertoire de classement : par exemple,
sauvegarde dun classeur Excel dans le rper-
toire COT/Gamme Produit A/Annee 2014/
fichier Camera 1A HD-2014.xlsx ou
FORECAST/Annee 2014/F1/F1-2014 version
du 1402.xlsx.
Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer
sous, puis dans la bote de dialogue qui souvre,
Groupe Eyrolles
du fichier et le choix du type de fichier : le
format Excel .xlsx est affich par dfaut. Pour
une diffusion large titre dinformation, vous
pourrez choisir un format PDF lisible avec
Acrobat Reader.
Il est possible galement dajouter un mot clef.
Utilisez le chemin suivant : Fichier, Enregistrer
sous, puis cliquez sur la commande inscrite en
bleu Ajouter un mot clef, situe en bas droite
de la bote de dialogue. Vous pouvez, dailleurs,
en ajouter plusieurs ! Pensez les sparer du
signe point-virgule. Cette option facilitera par la
suite la recherche du document si vous le clas-
sez mal par mgarde.
CONSEIL
Vous pourrez toujours renommer un fichier via
lexplorateur Windows si son nom ne convient
pas lusage. Il faudra cependant tre attentif
aux liens ventuels avec dautres fichiers. Dans
ce cas, passez par le menu dition, Liaisons,
choisissez Modifier la source et slectionnez le
nouveau fichier.

Dcouvrir et organiser son espace de travail 15

FICHE 1
NOMMER ET CLASSER
SES DOSSIERS ET FICHIERS

Cas pratique
On a structur le rpertoire des chiers utiliss par la PME FILM+ avec lexplorateur Windows.
Dabord par grands thmes :

Puis par priodes : par annes, voire par mois, car le tri chronologique coupl un thme donn facilite la
recherche et la comparaison de donnes.

Groupe Eyrolles

16 Dcouvrir et organiser son espace de travail

 FICHE 1
NOMMER ET CLASSER
SES DOSSIERS ET FICHIERS

POUR RSUMER
Avec lexplorateur Windows, structurez le rpertoire des chiers par thme.
Pensez nommer vos chiers de manire standardise.
Ajoutez un mot clef chaque chier au moment de lenregistrement.

f fiche 5
Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers
Groupe Eyrolles

Dcouvrir et organiser son espace de travail 17

2 AUDITER ET NETTOYER LES FICHIERS
La performance dune entreprise dpendant de la qualit de ses dcisions, les informations
fournies pour cette prise de dcision sont importantes. Pour btir des relations de confiance, le
contrleur de gestion sera donc attentif mettre en place un audit de ses donnes.
LES OBJECTIFS VISS
Pour cette opration daudit des donnes, trois
niveaux de contrle sont considrer.
1. Valider la qualit des donnes dentre. Pour
les donnes saisies, on pourra activer une
saisie automatique, et les donnes importes
devront souvent tre nettoyes. Excel possde
de nombreuses fonctionnalits : vrificateur
dorthographe ou suppression des lignes
dupliques.
2. Contrler la fiabilit des traitements. Laudit
des formules peut consister vrifier la ba-
lance carre (dans un tableau, la somme des
lignes doit tre gale la somme des colonnes).
Les formules peuvent galement faire lobjet
dune revue gnrale par visualisation des
calculs oprs.
3. Valider les rsultats obtenus.
Q Contrle de vraisemblance : quel sens donne-
rait-on des effectifs ou des stocks ngatifs ?
Q Contrle de cohrence : une forte variation
peut cacher une incohrence lie une erreur
de saisie ou de formule.
COMMENT UTILISER EXCEL ?
Valider les donnes dentre
1. Donnes saisies.
Q Vrification de lorthographe : appuyez sur la
touche F7. Excel va reprer chaque mot sus-
pect et vous proposer de le corriger.
Q La fentre Validation des donnes du menu
Donnes permet de restreindre une saisie de
valeurs numriques. Par exemple, nous pour-
18
rions restreindre la saisie des effectifs un
nombre infrieur 30. Slectionnez les cel-
lules concernes, puis activez le bouton Vali-
dation des donnes. La bote de dialogue qui
souvre vous proposera trois onglets que vous
utiliserez selon vos besoins.
2. Donnes importes retraiter.
Q En plus de la vrification orthographique, si
certaines donnes ne conviennent pas, vous
utiliserez la commande Rechercher et rempla-
cer du menu Accueil. Par exemple pour
remplacer centre SC par centre Industrie
et Logistique .
Q Pour supprimer des doublons, slectionnez la
zone danalyse, puis Donnes et cliquez sur
Supprimer les doublons (la duplication du
centre SC sera limine).
Contrler la fiabilit des traitements
Vous utiliserez, dans Excel, diffrentes fonction-
nalits daudit situes dans le menu Formules,
Vrification des formules.
Reprer les antcdents
Cette fonctionnalit prcise quelles sont les
cellules la source du rsultat. Slectionnez la
cellule avec une formule auditer, en cliquant
sur Reprer les antcdents. Une flche bleue
apparat et relie toutes les cellules utilises. Pour
la faire disparatre, cliquez sur Supprimer les
flches.
Groupe Eyrolles
Reprer les dpendants
Excel permet de dterminer la cause dun pro-
blme dans un modle. Il suffit de slectionner
Dcouvrir et organiser son espace de travail
 FICHE 2
AUDITER ET NETTOYER
LES FICHIERS

une plage de cellules auditer et de cliquer sur
Reprer les dpendants. Une flche bleue pr-
sentera tous les liens crs.
Afficher les formules
Pour vrifier la conformit des rgles de calcul,
cliquez sur Afficher les formules ; un autre clic
les fera disparatre.
Valider les rsultats et traquer
les erreurs
Vous pourrez prvoir des formules daudit. Avec
la formule =SI, vous vrifierez, par exemple, que
la somme des lignes gale la somme des co-
lonnes. Dans notre exemple, nous obtenons
=SI(G10<>G11;G10-G11; OK ), qui signifie :

Cas pratique
partir du zip, ouvrez le chier CH1-1, onglet F2 Donnes base
De nombreuses erreurs se sont glisses dans ce tableau comptabilisant les effectifs de FILM+. Excel va nous
aider les dcouvrir !

partir du zip, ouvrez le chier CH1-1, onglet F2 Donnes corriges

Lillustration ci-dessous prsente la situation corrige avec laide dExcel. Les zones qui ont t corriges sont
indiques en vert. Nous reparlerons de la fentre Espion visible sur lillustration en n de che.
Groupe Eyrolles

Dcouvrir et organiser son espace de travail 19

FICHE 2
AUDITER ET NETTOYER
LES FICHIERS
Si les cellules contenant ces deux sommes
sont diffrentes, alors afficher la diffrence, si-
non indiquer OK .
CONSEIL
Lorsque des cellules ne sont pas visibles dans
une feuille de calcul, vous pouvez les visualiser
avec leurs formules : Menu Formules puis
Fentre Espion. La fentre Espion permet dins-
pecter, de contrler ou de confirmer les calculs
de formules et leurs rsultats dans des feuilles
de calcul volumineuses.
f fiche 22
Calculer la priode de rcupration Tester la dprciation ( impairment ) des immobilisa-
f fiche 34
Calculer un escompte bancaire
20
POUR RSUMER
Les donnes texte dans un chier Excel
peuvent tre vries avec la touche F7. Les
donnes numriques sont contrles avec la
commande Validation des donnes du menu
Donnes.
Les fonctionnalits daudit dExcel vous per-
mettent galement de vrier vos formules dans
le menu Formules avec les commandes Reprer
les antcdents et Reprer les dpendants.
La formule =SI vous permet de tester la
concordance de vos rsultats.
f fiche 42
tions
Groupe Eyrolles
Dcouvrir et organiser son espace de travail
 CHANGER RAPIDEMENT DE PRIODE ET DE LIAISONS
3
Lanalyse des rsultats intervient chaque mois. Dans ce cas, il faut sur un mme modle renommer
par mois tous les fichiers de travail et adapter les liaisons qui ont pu tre cres. Cest assez fastidieux
et sans grande valeur ajoute. Heureusement Excel a une solution pour chacune de ces situations.

LES OBJECTIFS VISS (VBA). Pour crer une macro simple, Excel peut
vous filmer , cest--dire enregistrer en code
Comme nous lavons prcis dans lintroduction
VBA toutes vos manipulations et les stocker
de ce livre, nous ne dveloppons pas de chapitre
pour quelles puissent tre rptes.
spcifique sur les macros Excel qui nous
semblent rserves des utilisateurs avertis. COMMENT UTILISER EXCEL ?
Cependant, des macros simples vous seront
indiques dans cette fiche, car elles rpondent Enregistrer une macro
une problmatique classique en gestion. Vous utiliserez lenregistreur de macros dExcel
du Menu Affichage, Macro, Enregistrer une
Quest-ce quune macro Excel ? Une macro est
macro. Dans la bote de dialogue, saisissez le
un ensemble dinstructions qui senchanent
nom de la macro, sa touche de raccourci et un
pour raliser une tche dtermine. Elle utilise
commentaire descriptif, puis effectuez les mani-
un langage de programmation qui lui est
pulations prvues avant de cliquer sur le bouton
propre : le Visual Basic pour Applications

Cas pratique
partir du zip, ouvrez le chier CH1-1.xlsm, onglet F3 Modle
On veut prparer le reporting mensuel du chiffre daffaires gnr par les produits FILM+ dans les diffrents
pays o la PME possde des liales. On a cr une premire macro ralisant le format dun tableau de trois
lignes sur trois colonnes avec le raccourci clavier Ctrl+Maj+A, puis une seconde macro crant en dbut de
classeur, par mois, cette feuille modle.
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FICHE 3
CHANGER RAPIDEMENT
DE PRIODE ET DE LIAISONS
Arrter lenregistrement de la barre dtat :
toutes les oprations ralises entre le moment
o vous enregistrez la macro et celui o vous
arrtez lenregistrement viennent sajouter la
macro. Il ne reste plus qu excuter cette der-
nire avec la touche de raccourci slectionne.
Notez quil faudra enregistrer le classeur au
format .xlsm pour conserver les macros.
Insrer automatiquement une feuille
de calcul par mois avec une macro
simple
Pour un suivi de rsultats mensuel, il peut tre
utile de crer, partir dun modle, une feuille
pour chaque mois. Voici la macro qui automa-
tise cette tche. Des codes seront saisir aprs
avoir cliqu, dans Dveloppeur, sur Visual Basic
ou appuy sur les touches Alt+F11. Nous devons
maintenant insrer un module pour la feuille
qui va garder les codes de la macro : faites un
clic droit sur la zone module (f illustration ci-
dessous).
Dans le module cr (Module 2), les lignes de
code ont t insres pour gnrer la macro
appele Feuilles_Mois.
CRAN DE MICROSOFT VISUAL BASIC POUR DFINIR UNE MACRO
22
Pour excuter la macro, choisissez Affichage,
Macro, Excuter. Vous trouverez ainsi douze
feuilles numrotes par mois au dbut du clas-
seur, qui reprennent exactement le format de la
feuille appele Modle.
Modifier la source dune liaison
Dans notre cas, des liens existent entre le fichier
du budget dinvestissement (fichier CH5-1.xlsx)
et celui du budget de trsorerie (fichier CH7-1.
xlsx). CH7-1 est li CH5-1 pour le dcaisse-
ment des investissements. Ouvrez ces fichiers
sans mise jour des liens, puis enregistrez-les
sous leur nouveau nom. Automatiquement,
Excel changera la rfrence du fichier source
dans chaque liaison.
CONSEIL
Nous avons ajout une fonction pour addition-
ner une slection de cellules en fonction dune
couleur spcifique (indique en cellule A1).
Nous vous invitons la tester ; cest la fonction
SOMME_COULEUR (voir feuille CH1-1 Couleur).
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 FICHE 3
CHANGER RAPIDEMENT
DE PRIODE ET DE LIAISONS

POUR RSUMER
Vous utiliserez lenregistreur de macros dExcel pour automatiser des actions rptitives en allant dans
le Menu Afchage, Macro, Enregistrer une macro.
Le classeur devra tre enregistr au format .xlsm pour conserver les macros.
Vous pouvez crer des liaisons entre chiers en toute scurit : Excel gre tout changement ventuel.

f fiche 5
Grer les incidents : rcuprer et sauvegarder des fichiers
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