PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL Fecha:16/03/16

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1. OBJETIVOS

Unificar criterios y elementos que permitan la realizacin del proceso de recepcin, almacenamiento y
salida de materiales correctamente.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicado al personal que desempean labores dentro de la unidad de Bodega de
suministros.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

IB.- Ingreso de bodega.1

CS.- Consumo de suministros. 1

DG.- Comprobante de diario general. 1

4. RESPONABILIDAD Y AUTORIA

El responsable de que se cumplan estos procedimientos es el jefe de bodega de suministros,

departamento de compras y contabilidad.

5. FLUJOGRA DE TOMA DE DECISIONES

GERENTE GENERAL

JEFE DE BODEGA DE
SUMINISTROS

______________________________

Nomenclatura utiliza por el sistema Risk

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6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE ENTRADA A BODEGA DE SUMINISTROS

1. La solicitud de materiales de un departamento se realiza mediante un requerimiento de compra, el

personal encargado de la bodega verificara el stock y si este es bajo o hay existencia se proceder a
firmar el requerimiento.

Ejemplo

FO-CO-01

2. La entrada de materiales a bodega se efectuara previo aviso del departamento de compras , el cual
informara por telfono o va e-mail el material o productos adquiridos y solicitados por las diferentes
reas mediante un requerimiento de compras, esto nos ayuda a tener el espacio fsico para resguardar
este material hasta que sea requerido por el rea correspondiente.

3. La llegada de productos debe venir acompaada de la documentacin de soporte, factura o gua de

remisin (sin estos antecedentes no hay recepcin).

4. El personal encargado debe verificar que lo recibido corresponda a lo solicitado en los documentos
de respaldo , esto es en marca, genero, calidad y cantidad y solo entonces se dar el visto bueno o firma
a las copias, ya sean facturas o guas de remisin del proveedor, si el pedido fuese rechazado , se
informa a al departamento correspondiente el porqu., adems si lo solicitado fuese muy especfico, se
llama a la persona encargada del departamento solicitante para que revise y verifique los productos
antes de recibirlos.

5. Si los materiales llegaran en forma parcializada, se informa al departamento de compras para la

aceptacin y coordinacin del envi del faltante por parte del proveedor, entonces se cotejara su
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ingreso de igual forma que en el punto anterior, dejando pendiente la firma de aceptacin hasta que la
recepcin este completa.

6. Se registra de ingreso a Bodega: Una vez que los materiales estn en la bodega se procede a realizar
el ingreso al sistema con la razn social del proveedor, nmero de factura, fecha de emisin, bodega a la
cual corresponde el material:

01 Bodega de materias primas.

02 Bodega de suministros

Se digitan las cantidades del material recibido con su cdigo correspondiente y en observaciones se
redacta para que rea es el material ingresado, se procede a grabar datos y el sistema otorga un
documento impreso.

Ejemplo de documento

FO-BS-01

6.7. Con los cdigos adjudicados a cada producto en el sistema tambin se proceder a ser codificar en
forma fsica cada uno de los materiales hasta que estos sean retirados por el encargado del
departamento solicitante.

6. 8. Una vez ingresado y registrados todos los productos en la bodega de suministros, se debe
despachar la documentacin: Factura con junto el ingreso a Bodega al departamento de compras. Este
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procedimiento obliga a un registro por escrito con datos como: N factura, fecha, nombre y firma de
quien recibe estos documentos.

6.9. Una vez terminado el proceso del punto anterior se procede a dar aviso a la unidad solicitante, para
que retire los materiales.

FLUJOGRAMA DE INGRESO A BODEGA

INICIO

REVISION RE
REQUERIMIENTO
DE COMPRA

VERIFICACIN DE REQUERIMIENTO DE
COMPRA VS FACTURA

RECEPCION DE MATERIALES Y
REGISTRO DE CONFORMIDAD

CODIFICACION E INGRESO DE
MATERIALES AL SISTEMA

ENVIO DE DOCUMENTACION AL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
FACTURA Y COMPROBANTE DE
INGRESO

ARCHIVO DE DOCUMENTACION DE
RESPANDO

FIN
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DESCRIPCIN DE ALMACENAMIENTO

El encargado de Bodega es el responsable de la custodia, proteccin y seguridad de los materiales para

ello se deber:

1. Habilitar un espacio para almacenar los materiales solicitados por los diferentes departamentos.

2. Ordenar y almacenar al interior del recinto los materiales de tal manera de hacer fcil su acceso,
toma de existencia y control.

3. El mtodo de almacenamiento de los productos debe ser PEPS o FIFO (primero en entrar, primero en
salir).

4. Mediante el sistema se puede conocer el stock de las existencias disponibles.

5. Se codificara todo material recibido lo que servir para encontrar de una manera rpida y segura al
momento de realizar los consumos o CS de estos.

6. Al momento de almacenar productos frgiles tener mucho cuidado para evitar daos, adems de
mantener dividido en zonas para los productos similares por ejemplo zona de motores, repuestos,
equipos de oficina etc.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE BODEGA

Este procedimiento tiene como objetivo establecer los parmetros para una correcta entrega de los
materiales.

1. Posterior al aviso de bodega a la unidad solicitante de productos; sta indicar el momento y quien lo
retirara.

2. Al retirar el material por el departamento solicitante se genera un comprobante denominado CS

consumo de suministros (2 copias), con fecha y numeracin, el que contiene lo siguiente datos:

a. Unidad o persona destino b. Firma encargado bodega c. Observaciones. d. Nombre y Firma Persona
que retira Productos.

3. Este documento debe estar debidamente firmado por el encargado del departamento que solicito y
recibi el producto aceptando la recepcin del material.
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Ejemplo

FO-BS-02

4. En el caso de materias primas el rea de digitacin enviara va e-mail un nmero de IP. distinto para
cada mes as como al rea que corresponda ejemplo matricera, preparacin de pastas etc. y su registro
es distinto al CS ya que estos se realizan mediante un movimiento de materiales.

Ejemplo

FO-BS-03
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5. El comprobante de consumo de suministros se distribuye de la siguiente forma: El original se enviara

al Departamento de contabilidad y la copia para archivo de la bodega de suministro.

6. Cabe sealar que tanto los comprobantes de ingresos, como los de salidas de bodega no pueden
sufrir enmendaduras, caso contrario se anula de inmediato.

7. Termino proceso se archiva comprobante de salida.

INICIO

NOTIFICA LLEGADA DE MATERIALES A

DEPARTAMENTOS

DEPARTAMENTO SOLICITANTE RETIRA

DOCUMENTO DE
SALIDA DE MATERIALES

ARCHIVO LOS DOCUMENTOS

FIN

7. FORMATOS

CODIGO DESCRIPCION
FO-BS-01 INGRESO DE BODEGA
FO-BS-02 CNSUMO DE SUMINISTROS
COMPROBANTE DE DIARIO
FO-BS-03
GENERAL
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8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA CAMBIOS

0 16/02/2016 EMISIN INICIAL

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Freddy Fajardo Ing. Christian Snchez Fecha ltima revisin: