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MICROSOFT

EXCEL 2000

Enviada por:
Hlio Dos Santos Duarte
SUMRIO

INTRODUO AO EXCEL 2000____________________________________________________ 1

FUNDAMENTOS DO EXCEL ______________________________________________________ 1


A TELA DO EXCEL __________________________________________________________________ 1
MOVIMENTAO NA PLANILHA___________________________________________________ 2
ENTRADA DE TEXTOS E NMEROS ________________________________________________ 3
ENTRADA DE FRMULAS E AUTOSOMA ____________________________________________ 4
SALVANDO A PLANILHA __________________________________________________________ 5
FECHANDO UMA PLANILHA E SAINDO DO EXCEL ___________________________________ 6
ABRINDO UMA PLANILHA ________________________________________________________ 6
FORMATAO DE CLULAS_______________________________________________________ 7
ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA ____________________________________________ 10
INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS_____________________________________ 11
FERRAMENTA ASSISTENTE DE GRFICO __________________________________________ 12
IMPRIMINDO UMA PLANILHA ____________________________________________________ 15
COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CLULAS ____________________________________ 17
COPIANDO CLULAS ____________________________________________________________ 17
MOVENDO CLULAS ____________________________________________________________ 18
CPIA ESPECIAL DE CLULAS ____________________________________________________ 19
COPIANDO FRMULAS __________________________________________________________ 20
TRABALHANDO COM REFERNCIAS ______________________________________________ 20
ENTENDENDO AS FUNES _____________________________________________________ 21
ARGUMENTOS PARA FUNO ______________________________________________________ 21
AUTOCLCULO _________________________________________________________________ 26
ASSISTENTE DE FUNO ________________________________________________________ 27
CRIANDO UMA NOVA PLANILHA _________________________________________________ 28
FORMATAO DA PLANILHA ___________________________________________________ 30
FORMATANDO CLULAS_________________________________________________________ 30
FORMATANDO LINHA ___________________________________________________________ 32
FORMATANDO COLUNA _________________________________________________________ 32
FORMATANDO A PLANILHA______________________________________________________ 33
AUTOFORMATAO ____________________________________________________________ 33
VALIDAO DE DADOS _____________________________________________________________ 34
FORMATAO CONDICIONAL _________________________________________________________ 37
GRFICOS _____________________________________________________________________ 38
CRIANDO UM GRFICO __________________________________________________________ 38
FORMATANDO O GRFICO _______________________________________________________ 41
IMPRIMINDO O GRFICO_________________________________________________________ 43
CONFIGURAO E IMPRESSO DE PGINA _____________________________________ 45
VISUALIZAR IMPRESSO ________________________________________________________ 45
CONFIGURAR PGINA ___________________________________________________________ 46
CAIXA DE DILOGO IMPRIMIR ___________________________________________________ 49
BANCO DE DADOS ______________________________________________________________ 50
REGRAS PARA CRIAO _________________________________________________________ 50
CLASSIFICAO ________________________________________________________________ 50
AUTOFILTRO ___________________________________________________________________ 52
USANDO O FORMULRIO ________________________________________________________ 53
CRIANDO SUBTOTAIS ___________________________________________________________ 55
FERRAMENTAS AUXILIARES____________________________________________________ 58
DICAS DE CLULAS _____________________________________________________________ 58
PROTEGENDO A PLANILHA ______________________________________________________ 58
AUDITORIA_____________________________________________________________________ 60
RECURSOS AUTOMTICOS_______________________________________________________ 61
PERSONALIZAO DA BARRA DE FERRAMENTAS __________________________________________ 64
EXCEL NA WEB ___________________________________________________________________ 66
ASSISTENTE DO OFFICE____________________________________________________________ 69
TROCA DE INFORMAES ENTRE APLICATIVOS ________________________________ 72

LISTA DE EXERCCIOS__________________________________________________________ 73
INTRODUO AO EXCEL 2000

O Excel uma das melhores planilhas existente no mercado. As planilhas eletrnicas so


programas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou
valores em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de clculo e armazenamento do
computador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma
calculadora, lpis e papel. A tela do computador se transforma numa janela onde podemos
observar uma srie de linhas e colunas. A cada cruzamento de uma linha com uma coluna
temos uma clula onde podemos armazenar um texto, um valor ou uma frmula para o clculo.

ITEM 1 TRIM 2 TRIM 3 TRIM 4 TRIM TOTAL


ANO
CAF 1230 1345 1560 1780 5915
FEIJO 2300 1970 2150 1940 8360
MILHO 780 1300 970 1150 4200
SOJA 3400 4500 4870 5300 18070
ARROZ 2450 2260 2050 1970 8730

FUNDAMENTOS DO EXCEL

A TELA DO EXCEL

Pag. 1
MOVIMENTAO NA PLANILHA

Para selecionar uma clula ou ton-la ativa, basta movimentar o retngulo de seleo para a
posio desejada. A movimentao poder ser feita atravs do mouse ou teclado.

Usando o Mouse

O ponteiro do mouse quando est sobre a rea de trabalho, passa a ter o formato de uma cruz
vazada. Para tornar uma determinada clula ativa, basta dar um clique sobre a clula desejada, o
retngulo de seleo aparece indicando que esta uma clula ativa, isto , est pronta para
receber dados ou algum formato. Note que o indicador de linha e coluna acendem mostrando a
posio da clula ativa.

Outra forma de se movimentar pela planilha com o mouse, atravs da barra de rolagem. No
momento que voc arrasta a caixa de rolagem, apresentado a dica de rolagem, isto , ser
exibido a linha ou coluna para onde voc ir se mover.

Usando o Teclado

Provavelmente voc ir usar mais o teclado que o mouse para movimentar-se, por ser
simplesmente mais prtico. A clula ativa tambm identificada pelo nome: cursor, abaixo temos
as principais teclas usadas para o posicionamento do cursor.

Tecla Posio do Cursor

Seta Clula para direita


Seta Clula para esquerda
Seta Clula para baixo
Seta Clula para cima
Ctrl+ Primeira coluna da linha atual
Ctrl+ Primeira linha da coluna atual
PgUp Tela para cima
PgDn Tela para baixo
Ctrl+Home Clula A1
F5 Ativa a caixa de dilogo Ir Para

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Saltar para uma determinada clula

Ao pressionar a tecla F5, a caixa de dilogo Ir Para exibida solicitando a referncia, isto , a
posio determinada pelo encontro da coluna com a linha. Na caixa de texto Referncia, digite a
referncia e clique sobre o boto OK.

ENTRADA DE TEXTOS E NMEROS

Na rea de trabalho podero ser digitados caracteres, nmeros, ttulos, etc., observando os
seguintes detalhes:

Torne ativa a clula onde deseja digitar o texto, ao terminar tecle ENTER.

Para corrigir um texto, torne ativa a clula onde inicia o texto, tecle F2 ou d um clique-duplo,
neste momento o cursor apresentado, e voc poder utilizar as teclas de Retrocesso (
Backspace ), Setas ( ) ou Delete. Aps a correo tecle Enter ou clique em , e para
cancelar, tecle Esc ou clique em . Para apagar o contedo de uma clula ativa, pressione a
tecla Delete .

Agora vamos montar a nossa planilha exemplo:

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ENTRADA DE FRMULAS E AUTOSOMA

O processo para introduzir frmula em uma clula o mesmo utilizado para o texto, s que na
clula voc ver o resultado e, na Barra de Frmula, a frmula. Toda frmula deve comear com
o sinal = ou +, se for omitido, o Excel interpretar como texto. Exemplo de uma frmula =B6*C6.
Neste caso, a frmula foi digitada na clula D6 (figura a seguir). O valor contido na clula B6 ser
multiplicado pelo valor contido na clula C6, e o resultado apresentado em D6. Operadores
numricos: (- subtrao; + adio; / diviso; * multiplicao; ^ exponenciao). Na montagem da
frmula, poderemos usar letras minsculas ou maisculas para as referncias.

Outra grande vantagem em trabalharmos com frmulas, o fato de termos a atualizao


automtica quando alteramos algum valor de uma clula pertencente uma frmula, isto , se
alterarmos o valor da clula B6, automaticamente o valor em D6 ser alterado, pois este possui
uma frmula com referncia a B6.

Alm das referncias para a montagem de uma frmula, poderemos usar os rtulos das
colunas, isto , na clula D5 - por exemplo - no lugar de digitarmos a frmula =B5*C5, bastaria
colocar os rtulos das respectivas colunas =QTD*VALOR.

AutoSoma

Aps a entrada das frmulas em nossa planilha exemplo, vamos incluir um total referente a coluna
das frmulas, isto , um total geral que poderia ser obtido atravs da frmula: =D5+D6+D7+D8.
Esta frmula no est incorreta, mas existe uma forma mais prtica para calcular uma somatria
de valores contnuos. Este recurso aplicado atravs de uma funo disponvel na Barra de
Ferramentas. Ento, para somar a coluna TOTAL automaticamente, basta posicionar o cursor
abaixo da respectiva coluna e dar um clique sobre o boto AutoSoma.

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Ao dar o clique sobre o boto, o Excel identifica a faixa de valores e inseri automaticamente a
funo SOMA com a faixa de clulas a ser somada. Para concluir esta tarefa necessrio teclar
Enter. A faixa D5:D9, significa a soma dos valores contidos nas clulas D5 at D9. Voc poder
entrar com esta funo em qualquer clula, e entre os parnteses dever digitar o intervalo, isto ,
a clula inicial, dois pontos e a clula final.

SALVANDO A PLANILHA

A planilha que voc criou e ainda no salvou, reside, praticamente, na memria do computador,
para obter uma cpia permanente no disco do seu equipamento necessrio salv-lo. O
salvamento de uma planilha um procedimento que deve ser realizado o mais rpido possvel,
devido as possibilidades de perda do documento ocasionado, principalmente, por oscilaes na
rede eltrica.

Para salvar um documento escolha a opo Salvar do menu


Arquivo ou,

O boto Salvar da Barra de Ferramentas.

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Quando o Excel carregado, o documento apresentado recebe o nome provisrio de Pasta 1. Ao
selecionar a opo de salvamento pela primeira vez, ser solicitado o nome do documento que
poder conter 256 caracteres, incluindo espaos.

FECHANDO UMA PLANILHA E SAINDO DO EXCEL

Ao concluir o trabalho, voc poder fechar a planilha mas continuar no Excel para criar uma nova
planilha, neste caso, basta selecionar a opo Fechar do menu Arquivo. Aps este procedimento
a planilha ser fechada mas, caso tenha feito alguma alterao desde o ltimo salvamento, ser
exibido uma caixa de dilogo solicitando o salvamento antes do fechamento, isto ocorre porque o
Excel, por medida de segurana, deseja evitar a perda dos dados. O mesmo acontece quando
tentamos finalizar Excel ( boto Fechar [X] ou, opo Sair do menu Arquivo).

ABRINDO UMA PLANILHA

Toda informao contida em seu disco identificada por um nome, para o sistema so arquivos.
Existem vrios arquivos de diversos tipos e tamanhos. Quando for acionado a opo de abertura
de arquivo, iremos ver apenas os tipos de arquivos (xls) criados pelo Excel, esta a opo
padro do Excel.

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Para abrir um arquivo use a opo Abrir do menu Arquivo ou,

Clique sobre o boto Abrir da Barra de Ferramentas.

No quadro que exibido, no s poderemos abrir um arquivo como tambm, visualiz-lo, localizar
um determinado arquivo e at realizar operaes como: Renomear, Copiar, Excluir; esses
comandos ficam disponveis dando um clique, com o boto direito, sobre o arquivo.

FORMATAO DE CLULAS

A formatao de clulas muito parecido com o processo de formatao de texto do Word, para
aplicarmos algum formato a uma regio, esta ter que estar selecionada. Veremos que muitos
dos botes da Barra de Formatao so conhecidos e sua aplicao depende de uma regio
previamente selecionada.

Para selecionarmos uma clula, basta pressionar o boto esquerdo do mouse quando ponteiro
estiver sobre a clula desejada, isto , a clula ativa uma regio selecionada. Para selecionar
uma faixa de clulas, mantenha o boto pressionado e arraste o ponteiro at o ponto desejado;
procure posicionar o ponteiro no meio da clula inicial e arrast-lo at a clula final.

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Para selecionar Linhas ou Colunas, deveremos posicionar o ponteiro sobre a identificao da linha
ou coluna e dar um clique. Seleo de mltiplas linhas ou colunas, basta arrastar o ponteiro sobre
os identificadores.

Para selecionar clulas no adjacentes, conforme figura anterior, mantenha a tecla Ctrl
pressionada no momento da seleo de outras faixas de clulas. Para desmarcar uma regio
selecionada, basta dar um clique em qualquer clula da planilha.

Formatao de Textos e Nmeros

Verificamos como selecionar faixas de clulas, agora vamos aplicar alguns recursos de
formatao em nossa planilha exemplo. Os recursos que estudaremos esto disponveis na Barra
de Formatao, so botes usados para formatar uma faixa de texto e/ou uma faixa de nmeros.

Os botes a seguir so aplicados a uma regio selecionada contendo texto, alguns desses botes
podem ser aplicados nmeros, como exemplo, os recursos de tamanho de fonte e negrito.
Aplique alguns desses formatos em nossa planilha exemplo.

A aplicao de qualquer formato a clulas poder ser desfeita ou refeita atravs dos botes
Desfazer e Refazer. O Excel armazena em sua memria as ltimas 16 aes executadas pelo
usurio. Este recurso poder ser aplicado tambm, a outros processos.

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A entrada de texto nas clulas possuem alinhamento esquerda e os nmeros o alinhamento
direita, mas poderemos alterar usando os botes de alinhamento. Para ttulos, use o boto
Mesclar e centralizar, em nossa planilha exemplo, selecione a faixa A1:A4 e, em seguida, clique

sobre este boto .

Para formatao de nmeros, encontramos alguns botes para acrescentarmos separao milhar
com casas decimais variadas e at formatos monetrios.

Outros formatos disponveis na Barra de Formatao, so os de aumento e recuo de texto em


clulas, mudana de cor da fonte e clula, e tambm poderemos acrescentar bordas a uma faixa
de clulas selecionadas.

A seguir, temos nossa planilha exemplo com alguns formatos aplicados:

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ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA

Em alguns casos voc sentir a necessidade de alterar a largura da coluna para uma melhor
apresentao, aumentando os espaos entre as informaes. Quando uma clula contm valor
numrico, poder exibir o caractere # caso voc tenha diminudo o tamanho da coluna ao ponto
de ser insuficiente para exibir os dados.

Para alterar a largura de uma clula, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a linha de
diviso de colunas, prximo ao identificador, e arrastar para a direita ou esquerda. Na realidade
todas as clulas pertencentes a mesma coluna tero suas larguras alteradas.

Como exemplo, vamos aplicar o formato monetrio a faixa de clulas D5:D10, verificaremos que o
Excel aumentou automaticamente a largura da coluna para comportar os dados, mas vamos
diminuir a largura desta e, logo aps, o sinal # ser apresentado no lugar dos nmeros em
algumas clulas.

Volte a aumentar a largura da coluna D e, aplique o formato monetrio s clulas C5:C8. Outra
forma de alterar a largura de uma coluna, e dando um clique duplo sobre a linha de diviso de
colunas.

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INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS

Inserir - Para inserir uma linha inteira, posicione o ponteiro do mouse na identificao da linha e,
em seguida, clique o boto direito do mouse, no menu Atalho escolha Inserir. A linha inteira ser
deslocada para baixo. Para inserir uma coluna inteira, repita os mesmos procedimentos, antes
posicione o ponteiro na identificao da coluna que ser deslocada para a direita.

Em nossa planilha exemplo, no conseguiremos incluir ou excluir qualquer coluna pertencente a


uma regio formatada com o comando Mesclar e centralizar - o caso do ttulo de nossa planilha.
Para obter o resultado desejado, deveremos desativar o comando atravs da opo Clulas do
menu Formatar.

Clique no ponto indicado pela seta na figura anterior, para desativar a opo e, logo aps, insira
uma coluna em branco aps a coluna B.

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Excluir - Para excluir uma linha ou coluna inteira, basta posicionar o ponteiro do mouse na
identificao da linha ou coluna, pressionar o boto direito do mouse e, em seguida, escolher a
opo Excluir do menu Atalho.

FERRAMENTA ASSISTENTE DE GRFICO

Esta ferramenta ir auxili-lo na criao de grficos, na mesma pgina da planilha ou em


outra planilha (guia), fazendo-lhe indagaes e, em seguida, criando e modificando o
grfico com base nas suas respostas.

Criando um grfico

Estando com a planilha pronta, escolha duas ou mais colunas, lembre-se: a primeira coluna,
geralmente, o ttulo das fatias - Legenda e, a segunda representa os valores relacionados
com as fatias. No podero ser selecionadas linhas em branco, isto , s os ttulos e seus
respectivos valores. Em nossa planilha exemplo, escolheremos duas faixas, A5:A8 e D5:D8.

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Selecione a Ferramenta Assistente de Grfico , em seguida, veremos o primeiro de
quatro quadros de dilogo do Assistente. Nesta primeira etapa, deveremos escolher o tipo de
grfico, clique em Pizza, se desejar ter uma idia de como ficara o grfico, pressione e
mantm pressionado o boto indicado pela seta da figura a seguir, escolha o subtipo de grfico
3-D conforme figura. Para continuar, clique sobre o boto Avanar.

O segundo quadro de dilogo apresentado com um exemplo do grfico que ser criado,
geralmente nesta etapa no realizado nenhum tipo de alterao, em nossa planilha, a
seqncia de dados em Colunas. Clique sobre o boto Avanar.

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Na etapa 3, poderemos incluir um ttulo ao grfico e mudar a posio da legenda, ou remove-la
atravs da guia Legenda.

A ltima etapa pede o local onde ser posicionado o grfico, poderemos optar em coloc-lo em
outra planilha (Plan2,Plan3), ou sobre a planilha atual (Plan1) - estas opes iro incorporar o
grfico como objeto. J a opo Como nova planilha, criado uma nova guia contendo apenas
o grfico. Selecione a opo conforme figura a seguir e clique sobre o boto Concluir.

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Pronto, o grfico incorporado planilha e, caso esteja sobre os dados da planilha exemplo,
basta arrastar a rea do grfico para a posio que desejar. Para alterar as dimenses do grfico,
posicione o ponteiro do mouse sobre o quadradinho, localizado na borda do grfico, neste
momento o ponteiro do mouse se transforma em uma seta bidirecional, agora s arrastar.

IMPRIMINDO UMA PLANILHA

O documento que voc v na tela exatamente o que ser impresso no papel. Podemos
rapidamente imprimir o documento usando o boto Imprimir da Barra de Ferramentas. Mais
adiante iremos ver como alterar alguma caracterstica da impresso ou impressora.

Clique sobre o boto Imprimir para uma impresso de forma


simples.

Para imprimir somente o grfico, clique sobre rea do grfico para selecion-lo (quadradinhos
sobre a borda) e, selecione o boto Imprimir.

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COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CLULAS

Antes de montarmos uma planilha recomendado um planejamento de como ser esta


planilha, desta forma evitaremos de mexer em sua estrutura. Mas, muitas vezes ocorre a
necessidade de mudarmos a posio do contedo de uma clula ou, at mesmo, ganhar
tempo copiando uma determinada faixa de texto para um outro local. Bem, seja qual for o
objetivo, o Excel oferece algumas formas de cpia e movimentao do contedo das
clulas.

COPIANDO CLULAS

Uma das formas de copiar o contedo de uma ou mais clulas, usando os botes de
Copiar e Colar. Como no Word, estes recursos para serem aplicados precisam de uma
regio previamente selecionada. Como exemplo, selecione uma faixa de clulas contendo
texto ou nmeros, no selecione a faixa de frmulas, por enquanto. Com a faixa de clulas
selecionadas, clique sobre o boto Copiar.

Neste momento a regio selecionada copiada para a rea de transferncia e apresenta


traos piscantes sobre a borda da faixa selecionada. Se desejar cancelar este
procedimento, basta pressionar a tecla Esc.

Agora, posicione o cursor (clula ativa) ao lado da planilha - como exemplo, e clique sobre
o boto Colar ou tecle Enter, o contedo da faixa selecionada exibido a partir da posio
da clula ativa. A tarefa est concluda, mas a faixa que selecionamos anteriormente ainda
est exibindo os traos piscantes indicando a possibilidade de colarmos o contedo da rea
de transferncia em outro local; para desmarcar esta regio pressione a tecla Esc.

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Outra forma de realizarmos a cpia de uma faixa de clulas atravs do menu Atalho.
Selecione outra regio e d um clique (boto direito) com o ponteiro do mouse sobre a
faixa para ser exibido o menu Atalho, em seguida, escolha a opo Copiar. No destino,
clique com o boto direito sobre a clula inicial que receber os valores, no menu atalho
escolha a opo Colar.

MOVENDO CLULAS

Os procedimentos para mover uma ou mais clulas so praticamente os mesmos para


copiar, a nica diferena que devemos escolher o boto Recortar da Barra de
Ferramentas ou, a opo Recortar do menu Atalho. Como o prprio comando se prope,
a opo Recortar copia o contedo da faixa selecionada para a rea de transferncia e, em
seguida, apaga os valores selecionados da planilha.

Tanto o procedimento copiar como recortar, podem ser usados entre planilhas (Plan1,
Plan2,..) e entre pastas (outros arquivos), e at entre aplicativos (Excel>Word>Paint>...).

Use esse boto para Recortar o contedo da faixa selecionada ou,


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Clique com o boto direito sobre a faixa para ter acesso ao menu
Atalho, e escolha a opo Recortar.

CPIA ESPECIAL DE CLULAS

Existem casos em que as cpias entre planilhas ou entre arquivos de planilhas devem
manter vinculo, isto , se um determinado valor de uma planilha for usado em outra,
localizado em pasta ou planilha diferente, e ter seu valor na origem alterado,
automaticamente tambm ser alterado no destino. Desta forma em uma nica pasta
poderemos ter vrias planilhas que se relacionam.

Vamos ver a aplicao deste recurso usando nossa planilha exemplo. D um clique no
boto direito do mouse sobre a clula D10 e escolha a opo Copiar do menu Atalho.
Agora, escolha outra planilha Plan2, em seguida, d clique com o boto direito do mouse
sobre uma determinada clula e escolha a opo Colar Especial. No quadro de dilogo
exibido, clique o boto Colar Vincular. Com este procedimento qualquer alterao no valor
da clula D10 em Plan1, automaticamente ser alterado o valor da clula que contm o
vinculo com a clula D10 de Plan1.

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COPIANDO FRMULAS

Em nossa planilha exemplo entramos com as frmulas na coluna D, verifiquem que


praticamente a frmula representa o produto da coluna B pela coluna C, as frmulas so
parecidas variando apenas o valor da linha, mas a referncia das colunas permanecem
inalteradas. Neste caso, poderemos copiar a primeira frmula para as demais linhas
usando os recursos de cpia que acabamos de estudar.

Vamos apagar a faixa de clulas D6:D8 - selecione a faixa e pressione a tecla Delete. D
um clique com o boto direito sobre a clula D5 e, em seguida, escolha o boto Copiar da
Barra de Ferramentas. A frmula copiada para a rea de transferncia, e agora vamos
selecionar a faixa D6:D8 que conter as frmulas. Clique sobre a faixa com o boto direito
do mouse e escolha a opo Colar do menu Atalho.

O mesmo procedimento de cpia de frmulas contendo referncias, vale para cpia de


frmulas contendo rtulos.

TRABALHANDO COM REFERNCIAS

Percebemos que ao copiar uma frmula, automaticamente so alteradas as referncias


contidas nas frmulas. Isto ocorre quando as referncias so relativas.

O caractere $ utilizado para tornar absoluto ou misto a referncia de uma clula no


momento em que estiver sendo editada uma frmula. Como exemplo, vamos entrar com
mais uma coluna em nossa planilha (ver figura a seguir). A coluna PART(%), conter os
valores percentuais relativos a coluna TOTAL, isto , o valor em D5 corresponder a um
percentual do somatrio de todos os totais.

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Agora, vamos digitar a frmula que ficar na clula E5, =D5/$D$10, isto , o valor contido
na clula D5 ser dividido pelo total contido na clula D10, mas esta referncia absoluta
porque todos os outros totais, D6, D7 e D8 sero divididos pelo mesmo valor contido na
clula D10, ento, torna-se a referncia absoluta para permitir a operao de cpia de
frmula. Ao copiar esta frmula a referncia D5 ser alterara automaticamente, mas a
referncia D10 permanecer fixa.

Aps a incluso da nova frmula, copie para as outras linhas e formate esta faixa para
porcentagem com uma casa decimal.

A seguir temos os exemplos possveis de combinaes de referncias.

D5 Relativa - no fixa linha nem coluna


$D5 Mista - fixa apenas a coluna, permitindo a variao da linha
D$5 Mista - fixa apenas a linha, permitindo a variao da coluna
$D$5 Absoluta - fixa a linha e a coluna

ENTENDENDO AS FUNES

A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a montagem de frmulas
que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para os clculos
matemticos, financeiros e estatsticos. Por exemplo, na funo: =SOMA(A1:A10),
significa que a funo SOMA, somar os valores do intervalo A1 at A10, sem voc
precisar informar clula por clula. Lembre-se que a funo dever iniciar com o sinal de
igual (=).

ARGUMENTOS PARA FUNO

A quantidade de argumentos empregado em uma funo depender do tipo de funo


utilizado. Os argumentos podero ser nmeros, texto, valores lgicos, referncias. Como
exemplo utilizamos em nossa planilha a funo SOMA e seus argumentos foram a

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referncia da clula inicial, dois pontos e a referncia final. Os dois pontos indica que h
um intervalo de clulas ou uma faixa de clulas.

Quando uma funo possuir mais de um argumento, estes devero vir separados por
ponto-e-vrgula. Um exemplo de funo usando mais de um argumento poderia ser o
seguinte:

SOMA(B3:B5;C7:C9;F5) Esta funo somar os valores das duas faixas e o valor


contido em F5.

Algumas funes

A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas. O Excel
oferece centenas de funes e todas podero ser acessadas atravs do boto Colar
Funo.

ARRED

Arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos.

Sintaxe

ARRED(nm; nm_dgitos)

Nm o nmero que voc deseja arredondar, poder ser uma referncia - clula.
Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm.

Exemplos

ARRED(2,15; 1) igual a 2,2


ARRED(2,149; 1) igual a 2,1

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DIAS360

Retorna o nmero de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses
de 30 dias). Use esta funo para ajudar no clculo dos pagamentos, se o seu sistema de
contabilidade estiver baseado em doze meses de 30 dias.

Sintaxe

DIAS360(data_inicial; data_final)

Data_inicial e data_final so duas datas entre as quais voc deseja saber o nmero de
dias.

Exemplo

Em D5 foi digitado a data: 23/12/95, e em D6 a data 02/01/96


Em D7 entra com a funo: DIAS360(D5;D6), ser retornado o valor 9

HOJE

Retorna o nmero de srie da data atual. O nmero de srie o cdigo de data-hora


usado pelo Excel para clculos de data e hora.

Sintaxe

HOJE( )

INT

Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo.

Sintaxe

INT(nm)

Nm o nmero real que se deseja arredondar para baixo at um inteiro.

Exemplos

INT(8,9) igual a 8

MXIMO

Retorna o valor mximo de uma lista de argumentos.

Sintaxe

MXIMO(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so 1 a 30 nmeros cujo valor mximo voc deseja encontrar.


Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:


MXIMO(A1:A5) igual a 27
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MXIMO(A1:A5;29) igual a 29

MDIA

Retorna a mdia aritmtica dos argumentos.

Sintaxe

MDIA(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so de 1 a 30 argumentos numricos para os quais voc deseja obter a


mdia.

Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:


MDIA(A1:A5) igual a 11
MDIA(A1:A5; 5) igual a 10

MNIMO

Retorna o menor nmero na lista de argumentos.

Sintaxe

MNIMO(nm1; nm2; ...)

Nm1; nm2;... so nmeros de 1 a 30 para os quais voc deseja encontrar o valor


mnimo.

Exemplos

Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento:


MNIMO(A1:A5) igual a 2
MNIMO(A1:A5; 0) igual a 0

MOD

Retorna o resto depois da diviso de nm por divisor. O resultado possui o mesmo sinal
que divisor.

Sintaxe

MOD(nm; divisor)

Nm o nmero para o qual voc deseja encontrar o resto.


Divisor o nmero pelo qual voc deseja dividir o nmero. Se divisor for 0, MOD
retornar o valor de erro #DIV/0!.
Exemplos

MOD(3; 2) igual a 1
MOD(20;5) igual a 0

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MULT

Multiplica todos os nmeros fornecidos como argumentos e retorna o produto.

Sintaxe

MULT(nm1; nm2; ...)

Nm1, nm2,... so nmeros de 1 a 30 que voc deseja multiplicar.

Exemplos

Se a clula A2:C2 contiver 5, 15 e 30:


MULT(A2:C2) igual a 2.250
MULT(A2:C2; 2) igual a 4.500

SE

Retorna um valor se teste_lgico avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se for


avaliado como FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e frmulas
e para efetuar ramificaes de acordo com o resultado deste teste. O resultado do teste
determina o valor retornado pela funo SE.

Sintaxe

SE(teste_lgico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Teste_lgico qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como VERDADEIRO
ou FALSO.
Valor_se_verdadeiro o valor fornecido se teste_lgico for VERDADEIRO. Se
teste_lgico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido,
VERDADEIRO ser fornecido.
Valor_se_falso o valor fornecido se teste_lgico for FALSO. Se teste_lgico for FALSO
e valor_se_falso for omitido, FALSO ser fornecido.

Comentrios

At sete funes SE podem ser aninhadas como argumentos valor_se_verdadeiro e


valor_se_falso para construir testes mais elaborados.

Exemplos

A clula A1e B1 cotem valores numricos. Em C1 teremos o produto dos dois valores se o
valor de A1 for menor que B1, em caso negativo, obteremos a diferena dos valores, ento
em C1 entraremos com a funo:

SE(A1<B1;A1*B1;A1-B1)

A Mdia de uma faixa localizada em G5, poder variar de 0 a 100. Para obter conceitos de
A a E dependendo da tabela a seguir:

Pag. 25
Maior do que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 50 a 69 D
Menor do que 50 E
Voc poderia usar a seguinte funo aninhada SE:

SE(G5>89;"A";SE(G5>79;"B";SE(G5>69;"C";SE(G5>49;"D";"E"))))

No exemplo anterior, a segunda instruo SE tambm o argumento valor_se_falso para


a primeira instruo SE. Da mesma maneira, a terceira instruo SE o argumento
valor_se_falso para a segunda instruo SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lgico
(G5>89) for VERDADEIRO, "A" ser fornecido. Se o primeiro teste_lgico for FALSO, a
segunda instruo SE avaliada e assim por diante.

SOMA

Retorna a soma de todos os nmeros na lista de argumentos.

Sintaxe

SOMA(nm1; nm2, ...)

Nm1, nm2,... so argumentos de 1 a 30 que se deseja somar.

Comentrio

Os argumentos que so valores de erro ou texto que no podem ser traduzidos em


nmeros geram erros.

Exemplos

SOMA(3; 2) igual a 5
Se a clula A2:E2 contiver 5, 15, 30, 40 e 50:
SOMA(A2:C2) igual a 50
SOMA(B2:E2; 15) igual a 150

AUTOCLCULO

Este recurso muito til e fcil de utiliz-lo. Para verificar rapidamente um total, basta
selecionar a faixa de clulas que voc deseja somar que a resposta aparecer na Barra de
Status, na parte inferior da tela. Se desejar obter outra forma de clculo, como por
exemplo, valor mnimo, mdia,...; d um clique com o boto direito sobre a rea de
AutoClculo e escolha a opo.

Pag. 26
ASSISTENTE DE FUNO

O Excel oferece centenas de funes que esto agrupadas por categoria facilitando o
encontro da funo desejada. Existem funes Matemtica, Financeira, Estatstica e outras
no menos importantes. Uma forma muito til de aplicarmos as funes atravs do boto
Colar Funo disponvel na Barra de Ferramentas.

Como exemplo, entre com valores nas clulas A2, A3 e A4 (Plan2). Logo aps, posicione o
cursor na clula A5 e selecione o boto Colar Funo para entrarmos com a funo
MXIMO pertencente a categoria Estatstica, em seguida, clique o boto OK.

Pag. 27
Aps selecionar o boto OK, ser exibido a caixa de dilogo para entrada e/ou
confirmao dos argumentos identificados automaticamente.

CRIANDO UMA NOVA PLANILHA

Pag. 28
Para continuarmos com nosso estudo, vamos criar uma nova planilha que poder ser em
uma nova guia ( Plan1,Plan2,..) de nossa pasta (material.xls) ou, em outra pasta (um novo
arquivo).

Clique o boto Novo para criarmos uma nova pasta de trabalho,


isto , um novo arquivo.

Como o Excel oferece, inicialmente, em uma nica Pasta de Trabalho, 3 planilhas, clique
em uma delas se desejar continuar na pasta Material, para criarmos a nossa nova planilha
(um exemplo hipottico). O contedo desta planilha estar dividido em 5 colunas a saber:

A1 - NOME = Nome do funcionrio de uma determinada empresa

B1 - SETOR = Nome do setor em que o funcionrio trabalha

C1 - SAL. BRUTO = Salrio bruto do funcionrio (sem desconto)

D1 - VALOR IR = Valor do imposto de renda a ser descontado (ver tabela a seguir)

E1 - SAL. LQUIDO = Salrio lquido do funcionrio (valor a receber)

Tabela Imposto de Renda a incidir sobre o salrio bruto

At R$ 1.500,00 ISENTO
De R$ 1.501,00 at R$ 2.000,00 10%
De R$ 2.001,00 at R$ 3.500,00 15%
Acima de R$ 3.500,00 20%

Monte a planilha conforme os dados acima e acrescente, a sua escolha, informaes para
vinte funcionrios.

Na coluna D teremos a aplicao da Funo SE que ter a seguinte sintaxe para valores
contidos a partir da linha 3:
SE(C3<1501;ISENTO;SE(C3<2001;C3*0,1;SE(C3<3501;C3*0,15;C3*0,2)))

Na coluna E teremos tambm a aplicao da funo SE, isto porque no poderemos


apenas subtrair a coluna C pela coluna D, haja vista existir a possibilidade de a coluna D
apresenta o texto ISENTO, o que ocorreria erro. Ento a frmula seria o seguinte:
SE(D3=ISENTO;C3;C3-D3)

Pag. 29
FORMATAO DA PLANILHA

Vimos anteriormente os diversos recursos de formatao que o Excel oferece atravs de


botes localizados na Barra de Formatao. Agora, vamos estudar algumas formas de
formatao atravs do menu Formatar da Barra de Menu. O menu Formatar possibilita
diversas alteraes de nica vez, por exemplo, poderemos alinhar o contedo de uma faixa
de clulas, mudar a cor da fonte e/ou da clula, mudar o formato do nmero, recursos de
borda, e at a aplicao de formatos pr-definidos, tudo ao mesmo tempo.

FORMATANDO CLULAS

A opo Clulas do menu Formatar permite uma srie de formataes especiais que so
agrupadas em guias. A aplicao destes recursos requer uma regio previamente
selecionada.

A guia Nmero permite a aplicao de vrias formas e estas esto divididas em


categorias, existe logo ao lado, um exemplo de como ficar o nmero com o formato
escolhido. Clique o boto OK, aps a escolha, para aplicar o formato a regio selecionada.

Pag. 30
A guia Alinhamento permite o alinhamento de texto nas formas j estudadas e em outras
que daro um efeito interessante a planilha. Dependendo da estrutura da planilha estas
orientaes permitiro um visual mais profissional e atraente.

A seguir, temos um exemplo do uso de alinhamento e orientao.

Pag. 31
FORMATANDO LINHA

Atravs da opo Linha do menu Formatar, poderemos alterar a altura de uma faixa de
linhas selecionadas, ocult-las e/ou deixar o prprio Excel definir a altura da linha que mais
se ajusta ao contedo das clulas.

FORMATANDO COLUNA

A opo Coluna permite alteraes similares a opo Linha do menu Formatar. A opo
Largura permite alterar a largura das colunas selecionadas, se desejarmos poderemos
definir um novo tamanho padro para todas as colunas da planilha, atravs da opo
Largura padro.

Pag. 32
FORMATANDO A PLANILHA

Basicamente na opo Planilha do menu Formatar, poderemos utilizar os recursos de


mudana de nome das planilhas (Plan1,Plan2,Plan3) e/ou ocult-las. Como exemplo,
renomei a planilha Plan2 para Folha Pgto.

AUTOFORMATAO

Esta opo utilizada para aplicar, automaticamente, um formato pr-definido a uma


planilha selecionada. Para aplicar um formato, selecione a planilha (no caso de nossa
planilha exemplo - Plan1, seria a seguinte faixa de clulas: A1:E10), escolha a opo
AutoFormatao do menu Formatar, no quadro que se apresenta, escolha o formato e,
em seguida, clique o boto OK. No caso de nossa planilha ser aplicado o formato Lista 3.
Pag. 33
Aps a aplicao do formato automtico a planilha continuar selecionada, para ver
melhor o resultado, clique sobre qualquer clula da planilha. O formato automtico ir
mudar a aparncia da planilha, mas nada impede que voc realize novas alteraes.

VALIDAO DE DADOS

Quando voc deseja certificar-se de que foram inseridos os dados corretos em uma
planilha, voc pode especificar os dados vlidos para clulas individuais ou para intervalos
de clulas. Voc pode restringir os dados a um determinado tipo - como nmeros inteiros,
nmeros decimais ou texto - e definir limites para as entradas vlidas. Voc pode
especificar uma lista das entradas vlidas ou limitar o nmero de caracteres em entradas.

Como exemplo, vamos criar restries na faixa de clulas B5:B8 - da coluna QTD
referente a nossa planilha exemplo. Nesta faixa de clulas determinaremos que sero
aceitos apenas nmeros inteiro superiores ao valor zero. Para isto, selecione a faixa de
clulas mencionada e escolha a opo Validao do menu Dados.

Pag. 34
A guia Definies do quadro de dilogo Validao de dados exibido pedindo os
critrios de validao, para atender os critrios mencionados anteriormente, selecione as
opes conforme figura a seguir.

Ainda ser possvel criar mensagens exibidas no momento da entrada de dados e,


mensagens de alerta quando um dado incorreto for digitado na clula com validao.
Estas duas opes esto disponveis nas guias Mensagem de entrada e Alerta de erro
respectivamente.

Pag. 35
Aps confirmar a validao dos dados para a faixa de clulas selecionadas, verificaremos
um quadro contendo a mensagem de entrada, esta exibio s ocorrer quando uma
clula de validao estiver selecionada.

Pag. 36
Caso seja digitado algum valor na clula com restrio que no corresponda as restries,
ser exibida a mensagem de erro.

FORMATAO CONDICIONAL

Resultados de frmulas ou outros valores de clula que voc deseja monitorar, podem ser
realados atravs de formatos condicionais. Com este recurso poderemos saber
rapidamente se o faturamento foi acima do projetado, por exemplo, acrescentando
frmula que contm o resultado, o formato condicional de mudana de cor. Os formatos
Pag. 37
condicionais continuam aplicados clula at que voc os remova, mesmo que nenhuma
das condies seja atendida e os formatos das clulas especificadas no sejam exibidos.

Para acrescentar um formato condicional uma ou mais clulas, basta selecion-la e


clicar sobre a opo Formatao condicional do menu Formatar. No quadro exibido,
entre com as condies e o formato desejado. Na figura temos a clula referente ao total
geral, com o formato de mudana de cor que ser acionado quando o valor for superior a
80.000. Para realizar um teste, deveremos alterar os valores das colunas D ou C (Plan1
de nossa planilha exemplo) de forma a gerar um valor abaixo (sem cor), ou acima (com
cor) da condio determinada.

GRFICOS

Vimos atravs da ferramenta Auxiliar Grfico como criar um grfico de maneira simples e
tambm limitada. Agora iremos avanar um pouco mais no estudo dos grficos,
conhecendo recursos de formatao e personalizao.

CRIANDO UM GRFICO
Pag. 38
Para criarmos um grfico precisamos ter uma planilha pronta para servir como referncia.
Monte uma planilha conforme figura a seguir na guia de planilha Plan3.

Ao concluir a planilha, selecione o intervalo A2:D6, esta a forma mais prtica, em


seguida, ative o menu Inserir e escolha a opo Grfico.

Menu Inserir - opo Grfico.

O Assistente de grfico - conhecido de estudos anteriores, solicita um tipo de grfico que


poderemos escolher em uma das duas guias - padro e personalizada. Escolha um tipo e
clique em Avanar.

Pag. 39
A princpio, a seqncia de dados est em colunas, mas ao escolher a seqncia em
linhas, veremos que o grfico ter uma melhor apresentao - mas claro que isto relativo,
cabe a voc escolher a forma mais conveniente.

No prximo etapa, poderemos incluir ttulo ao grfico e aos eixos, exibir ou ocultar os
valores do eixo, acrescentar linhas de grade, posicionar a legenda, mostrar dados sobre o
grfico e acrescentar uma tabela de dados abaixo do grfico, todos estes recursos esto
disponveis nas guias exibidas no quadro de dilogo.

Na ltima etapa, deveremos escolher o local para onde ser gravado o grfico, vamos
posicionar o grfico em uma nova planilha.

Pag. 40
Como resultado teremos uma nova guia de planilha contendo apenas o grfico, desta
forma fica mais fcil para realizarmos qualquer tipo de alterao alteraes, e apesar de
estar posicionada em outra guia, qualquer alterao realizada na planilha de origem dos
dados, o grfico automaticamente ser atualizado.

FORMATANDO O GRFICO

Na exibio do grfico encontraremos uma nova Barra de Ferramentas, esses botes de


grfico serviro para mudanas rpidas na aparncia do grfico.

Pag. 41
Atravs do boto Formatar objeto , poderemos realizar diversas alteraes como:
escolher um estilo de linha e cor de borda, cor de preenchimento da rea, mudar a forma
do grfico, alterar a ordem de seqncia de dados, aumentar ou diminuir o espaamento e
profundidade do grfico, e mudar a fonte e alinhamento do texto. Todos estes recursos
sero oferecidos dependendo do objeto selecionado.

A seguir, temos o grfico com algumas mudanas realizadas com o boto Formatar objeto.

Outro recurso muito interessante, a possibilidade de podermos rotacionar o grfico nos


sentidos vertical e horizontal, resultando numa melhor visualizao dos dados. Para ter
acesso a este efeito, selecione a opo Exibio 3-D do menu Grfico.

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Se desejar realizar qualquer tipo de alterao com relao a ttulo, linhas de grade,
posicionamento da legenda, ocultar valores dos eixos, exibir dados sobre ou abaixo do
grfico, basta selecionar Opes de grfico do menu Grfico.

IMPRIMINDO O GRFICO

Antes de imprimirmos um grfico ou qualquer documento, recomendado a visualizao


do mesmo para termos uma idia de como ficar no papel. Este recurso, como no Word,
est disponvel na Barra de Ferramentas.

Clique sobre o boto Visualizar impresso para ter uma


idia de como o grfico ficar impresso na pgina.

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Em visualizar impresso, para mudar a orientao do papel, isto , se a impresso ser na
horizontal ou na vertical, alterar as margens, acrescentar cabealho/rodap, definir o
tamanho do grfico e a qualidade de impresso, clique sobre o boto Configurar. Na guia
Pgina mude a orientao. A guia Grfico, permite definir o tamanho do grfico e a
qualidade de impresso.

Pag. 44
Para imprimir, selecione o boto Imprimir. O quadro de dilogo Imprimir exibido e
oferece recursos para a mudana de impressora e quantidade de cpias. Aps a alterao,
selecione o boto OK para iniciar a impresso.

CONFIGURAO E IMPRESSO DE PGINA

Praticamente os procedimentos para impresso so comuns entre os diversos aplicativos.


Sendo est a etapa final de um trabalho, recomendado termos uma idia de como a
planilha ficar impressa na pgina, para isto temos o recurso de visualizar impresso.

VISUALIZAR IMPRESSO

Este recurso muito importante pois evitar a possvel reimpresso do documento por
motivo de ajuste nas margens ou, uma melhor orientao de impresso.

Pag. 45
Para ter uma idia de como a planilha ficar impressa na
pgina, selecione a opo Visualizar Impresso do menu
Arquivo ou,

Clique sobre o boto Visualizar impresso

No modo de visualizar impresso, poderemos alterar as margens da planilha e aumentar


ou diminuir a largura das colunas. Clique sobre o boto Margens para exibio dos
indicadores. O ponteiro do mouse quando est sobre estes indicadores passa a ter o
formato de uma seta bidirecional, para realizar as alteraes, basta arrast-los. Para
ampliar a viso num determinado ponto, posicione o ponteiro sobre a regio e d um
clique, outro clique reduz.

CONFIGURAR PGINA

Estando no modo de visualizar impresso, basta dar um clique sobre o boto Configurar
ou, estando na rea de trabalho, selecione a opo Configurar Pgina do menu Arquivo.

Pag. 46
Ao selecionar esta opo, o quadro de dilogo Configurar pgina exibido apresentando
algumas guias.

Guia Pgina - Permite a mudana de orientao da impresso da planilha e tamanho do


papel. Orientao Retrato (Vertical), orientao Paisagem (Horizontal).

Guia Planilha - Permite selecionar a opo de impresso da planilha com linhas de grade,
isto , riscos de diviso de linha e coluna, e definio da rea de impresso (faixa de
clulas que sero impressas).

Guia Margens - Permite a alterao das margens e altura do cabealho e rodap. Ainda
nesta guia poderemos centralizar a planilha na vertical e/ou na horizontal.

Guia Cabealho/Rodap - Permite a entrada de cabealho e rodap de forma


personalizada ou, escolher um dos tipo pr-definidos.

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Para alterar o contedo do cabealho ou rodap, clique sobre o boto de Personalizao
e entre com o texto e/ou campos disponveis atravs de botes.

Outro recurso importante e bem simples de ser utilizado, a configurao intuitiva da


planilha para impresso, isto , usando apenas o mouse, voc poder definir a regio que
ser impressa colocando praticamente as linhas e colunas que desejar em uma pgina, o
ajuste pgina de impresso ser automtico.

Selecione a opo Visualizar quebra de pgina do menu Exibir para podermos ter
acesso a estes recursos. Logo aps, reproduza algumas linhas da planilha at obter um
nmero superior a 60 linhas, este procedimento somente para facilitar o entendimento do
que ser apresentado. Desta forma, nossa planilha ser impressa em duas pginas.

Conforme figura anterior, posicione o ponteiro do mouse sobre as linhas indicativas para
definir uma nova rea de impresso, o ajuste do tamanho da fonte ser automaticamente
realizado pelo Excel. Como exemplo, a linha vertical foi movida duas colunas para a
esquerda e a quebra de pgina (linha horizontal) foi levada para a ltima linha, com isto,
ser impresso somente uma pgina.

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CAIXA DE DILOGO IMPRIMIR

O procedimento de impresso da planilha o mesmo usado para imprimir um grfico.


Clique sobre o boto Imprimir da Barra de Ferramentas para uma impresso rpida ou,
selecione a opo Imprimir do menu Arquivo para ser exibido a caixa de dilogo Imprimir
e entrar com as alteraes.

Pag. 49
BANCO DE DADOS

Banco de Dados ou simplesmente Lista, uma tabela composta de vrias linhas divididas
em colunas que so identificadas por campos, e cada linha representa um registro do
banco de dados. Com esta organizao o Excel poder oferecer recursos de organizao e
pesquisa extremamente fceis, independente da quantidade de linhas contida na base de
dados.

REGRAS PARA CRIAO

A nossa planilha exemplo (Folha Pgto) foi criada numa estrutura de banco de dados, mas
existe uma regra a ser aplicada em nossa Lista. Entre a linha que contm o nome dos
campos e os dados no poder haver linhas em branco, isto , precisamos excluir a linha 2
de nossa planilha.

CLASSIFICAO

Classificar uma lista de dados muito fcil, e este recurso poder ser obtido atravs dos
botes de Classificao localizados na Barra de Ferramentas, ou atravs do menu Dados.

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Para obter uma classificao simples para nossa planilha exemplo, posicione o cursor na
coluna que deseja ordenar, e escolha um dos botes para a classificao crescente ou
decrescente, isto , do menor para o maior ou, do maior para o menor valor
respectivamente. O Excel identifica as outras colunas de forma a manter a integridade dos
dados para cada registro.

Note que apesar da lista estar ordenada pelo Nome, seria melhor se a ordenao fosse por
nome mas dentro do setor, isto , ordenar o Setor e o Nome ao mesmo tempo. Isto
possvel atravs da opo Classificar do menu Dados.

No quadro de dilogo Classificar, vamos selecionar os dois campos, primeiro o campo


Setor e, em seguida, o campo Nome. Caso no aparea o nome dos campos, clique sobre
a opo Linha de cabealho. As formas de classificao crescente, como padro, j esto
selecionadas. Aps a escolha dos campos e do tipo de classificao, clique sobre o boto
OK para que a Lista seja ordenada.

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AUTOFILTRO

Este recurso muito utilizado em Lista com um grande nmero de linhas. Serve para
selecionar somente os registros que atendem a um ou mais critrio. Posicione o cursor
sobre qualquer parte da planilha com dados, em seguida, selecione a opo Filtrar...
AutoFiltro pertencente ao menu Dados. Aps este procedimento, ao lado dos campos so
apresentados setas indicadoras de listas de seleo.

Como exemplo, clique sobre a seta ao lado do campo Setor e escolha Pessoal. O Excel
ir exibir somente os registros que atendam a este critrio.

Para retornar a exibio de todos os registros, basta dar um clique sobre a seta que se
encontra em cor diferente das outras (indica que existe um critrio), em nosso exemplo o
campo Setor, e escolher a opo Tudo. Voc poder acrescentar mais de um critrio a
diferentes campos. Uma aplicao para campos numricos a opo 10 Primeiros, ela
permite a exibio da quantidade desejada dos Primeiros ou ltimos itens. A figura a
seguir exibe os cinco maiores salrios de nossa Lista.

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Alm destas opes, podemos Personalizar o critrio a ser utilizado pelo Excel para a
seleo dos registros. Esta opo est disponvel na lista de seleo. Como exemplo,
vamos exibir apenas os salrios bruto compreendidos entre os valores 1.000,00 e
2.000,00, isto , os salrios maiores que 1.000 e menores que 2.000.

USANDO O FORMULRIO

Usar o Formulrio para edio de dados pode ser muito mais interessante que editar nas
linhas da Lista de dados. Este recurso apresenta um quadro com opes de incluso,
excluso e localizao de registros de forma simples e prtico.

Para ativar um formulrio, basta selecionar a opo Formulrio do menu Dados. O


quadro do formulrio exibido com o primeiro registro da Lista.

Pag. 53
Como exemplo, vamos incluir um novo registro e realizar algumas operaes. Clique sobre
o boto Novo para a incluso do Novo Registro; nos primeiros trs campos entre com os
dados, para saltar de um campo para outro, use a tecla Tab ou Shift+Tab para voltar ao
campo anterior, o mouse tambm poder ser usado. Os campos que contm frmulas
sero preenchidos automaticamente. Ao concluir, clique sobre o boto Fechar. O novo
registro includo no final Lista, consequentemente, teremos que Classificar a Lista toda
vez que realizarmos incluses, isto se voc achar importante em manter a classificao.

Se desejar encontrar um determinado registro, clique sobre o boto Critrios e entre com
os dados nos campos, geralmente apenas o preenchimento de um campo suficiente, em
seguida, clique o boto Localizar prximo. Lembre-se de apagar os critrios para liberar o
avano e retorno de todos os registros atravs dos botes Localizar anterior e Localizar
prximo. Para a movimentao dos registros, tambm poder ser usado as setas da barra
de rolagem. Na figura a seguir, sero localizados todos os registros que iniciam com o
valor Marcelo - do campo Nome.

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Para excluir um determinado registro, basta localiz-lo e, em seguida, dar um clique sobre
o boto Excluir. O registro atual ser excludo aps confirmao do procedimento.

CRIANDO SUBTOTAIS

Em nossa Lista os registros ento agrupados por Setor, isto , para cada Setor temos uma
certa quantidade de registros, atravs desta organizao poderemos acrescentar subtotais
a cada Setor, e no final um total geral. Este recurso de extrema utilidade para este tipo
de Lista.

Para criarmos subtotais, escolha a opo Subtotais do menu Dados. Lembre-se: a Lista
precisa estar classificada pelo campo no qual se deseja fazer o agrupamento.

Pag. 55
Na caixa de texto A cada alterao em: devemos selecionar o campo que ser feito o
agrupamento, em nosso caso ser o campo Setor. A prxima caixa Usar funo:
deveremos escolher a funo a ser empregada a cada mudana de Setor, vamos aceitar a
funo padro definida pelo Excel - Soma. A ltima caixa pede que seja selecionada um ou
mais campos que iremos totalizar, escolha SAL. LQUIDO.

Clique o boto de nvel 2 para termos uma Lista resumida dos Subtotais.

Pag. 56
Para remover os subtotais, selecione a opo Subtotais do menu Dados e, em seguida,
clique sobre o boto Remover todos.

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FERRAMENTAS AUXILIARES

Em Ferramentas Auxiliares encontraremos diversos recursos no menos importante que os


j estudados. Neste tpico veremos como proteger a planilha atravs de senhas, como
permitir o compartilhamento de uma planilha por outros usurios de uma rede de
computadores, como gerar um documento em HTML para exibi-lo em uma Intranet ou
Internet, enfim, recursos interessantes e simples de aplic-los.

DICAS DE CLULAS

Para incluir informaes explicativas s clulas separadas da planilha (as informaes


ficam escondidas), basta posicionar o cursor na clula que conter a dica e escolher a
opo Comentrio do menu Inserir. Como exemplo, selecione a clula D1 (guia Folha
Pgto de nossa planilha exemplo), e entre com o texto conforme a figura a seguir. Ao
concluir, clique sobre qualquer outra clula.

A clula que contm a dica, apresentar um ponto vermelho no canto superior direito, para
ver o comentrio, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a clula. Se desejar realizar
alguma alterao no comentrio, dever selecionar a clula e, em seguida, escolher a
opo Editar comentrio do menu Inserir.

PROTEGENDO A PLANILHA

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Aps criarmos a planilha, poderemos proteger todo o arquivo, isto , toda vez que abrirmos
um arquivo protegido, ser pedido uma senha para acess-lo, e tambm ser possvel
protegermos algumas partes da planilha, por exemplo: em nossa planilha as colunas
NOME, SETOR e SAL. BRUTO podem tem seus valores alterados, mas j as outras
colunas, que contm frmulas, permanecero constantes, desta forma poderemos
protege-las para evitar alteraes indesejadas ocasionando problemas no clculo.

Protegendo o Arquivo

Para proteger um arquivo atravs de uma senha, basta selecionar a opo Salvar Como
do menu Arquivo, no quadro de dilogo que exibido, clique o boto Opes e entre com
a senha de proteo. Aps confirmar os procedimentos, voc s perceber o resultado
quando for abrir o documento.

Protegendo Clulas

Para proteger partes da planilha, teremos que selecionar a regio que ficar desprotegida,
isto , as clulas que no podero sofrer alteraes, em nossa planilha poder ser o
intervalo A2:C21 - ou os dados das clulas contidas nas colunas A, B e C, logo aps,
escolha a opo Clulas do menu Formatar, no quadro de dilogo que exibido, escolha
a guia Proteo e desative a caixa de verificao Travar, desta forma a regio
selecionada ficar desprotegida aps a proteo geral da planilha. O Excel, como padro,
mantm todas as clulas travadas, por isso o motivo de desativar a regio que poder
sofre alteraes.

Pag. 59
Agora, escolha a opo Proteger ... Proteger Planilha do menu Ferramentas, no quadro
de dilogo exibido, entre com uma senha, se desejar, em seguida, clique sobre o boto
OK. Qualquer tentativa de edio nas clulas protegidas, o Excel exibir um quadro de
advertncia.

Para desproteger, basta selecionar a opo Proteger ... Desproteger Planilha do menu
Ferramentas.

AUDITORIA

O recurso de auditoria de menu Ferramentas, nos auxiliar no encontro de erros


relacionados a qualquer clula, ou encontrar o relacionamento entre algumas clulas que
contm frmulas. Como exemplo, torne ativa a clula D5 (Plan1), nesta clula encontramos
uma frmula onde seus precedentes (endereo de outras clulas que participam da
frmula) so as clulas B5 e C5 e seus dependentes (endereo de clulas que utilizam em
suas frmulas a referncia da clula ativa) - D10 e E5, para ver como este relacionamento
se apresenta atravs de rastreadores, escolha a opo Auditoria ... Rastrear
Precedentes do menu Ferramentas, faa o mesmo para encontrar os dependentes -
Auditoria ... Rastrear Dependentes.

Pag. 60
Para remover os rastreadores indicados por setas, escolha a opo Auditoria ... Remover
Todas as Setas do menu Ferramentas. Caso alguma clula apresente mensagem de
ERRO, torne ativa esta clula e escolha a opo Auditoria ... Rastrear Erro do menu
Ferramentas, para encontrar o possvel problema de referncia.

RECURSOS AUTOMTICOS

Auto Preenchimento

O recurso de autopreenchimento expande vrios tipos de seqncias conforme mostrado


na tabela a seguir. Para obter a seqncia automaticamente, selecione a clula com o
valor a ser copiado e, em seguida, arraste para baixo ou para a direita atravs da ala de
preenchimento.

Pag. 61
Seleo inicial Seqncia expandida

JAN FEV,MAR,ABR
Tri3 (ou T3 ou Trimestre3) Tri4, Tri1, Tri2
1o Perodo 2o Perodo, 3 o Perodo
Produto 1 Produto 2, Produto 3
Produto 1: Pendente Produto 2: Pendente, Produto 3: Pendente

Tipos de seqncias que o Excel pode preencher

Voc pode preencher automaticamente diversos tipos de seqncias, arrastando


diretamente sobre a planilha ou utilizando a opo Seqncia do menu Editar,
Preencher, neste caso, selecione a regio a partir da clula que contm o texto para o
Autopreenchimento.

Data

Uma seqncia de data pode incluir incrementos de dias, semanas ou meses por voc
especificados ou pode incluir seqncias sucessivas como dias da semana, nomes de
meses ou trimestres. Por exemplo, as selees iniciais de tempo na tabela abaixo resultam
nas seqncias apresentadas.

Seleo inicial Seqncia expandida

9:00 10:00, 11:00, 12:00


2a 3a, 4a, 5a
Segunda-feira Tera-feira, Quarta-feira, Quinta-feira
Jan Fev, mar, abr
Jan-92, abr-92 Jul-92, out-92, jan-93
Jan, abr Jul, out, jan
15-Jan, 15-abr 15-Jul, 15-out
1991, 1992 1993, 1994, 1995

Linear

Quando voc cria uma seqncia linear, o Excel aumenta ou diminui os valores em um
valor constante conforme mostrado na tabela abaixo.

Pag. 62
Seleo inicial Seqncia expandida

1, 2 3, 4, 5
1, 3 5, 7, 9
100, 95 90, 85

Auto Concluso

Ao digitar as primeiras letras de uma entrada em uma clula, o Excel pode completar a
entrada para voc com base nas entradas que voc j digitou naquela coluna.

Auto Correo

Como o Word, o Excel pode corrigir automaticamente erros comuns medida que voc
digita ou, substituir uma palavra chave por um texto pr-definido.

Corrigir erros de digitao automaticamente

Voc poder corrigir erros de digitao de forma automtica se especificar


antecipadamente a palavra que costuma apresentar erro de digitao.

No menu Ferramentas, selecione a opo AutoCorreo

Certifique-se de que a caixa de verificao Substituir texto ao digitar esteja


selecionada

Na caixa Substituir, digite uma palavra que costuma ser digitada incorretamente, por
exemplo, paz

Na caixa Por, digite a grafia correta da palavra, por exemplo, digite pas

Clique sobre o boto Adicionar

Agora, para ver o resultado, basta entrar com a palavra incorreta e teclar Enter, o Excel
realizar automaticamente a correo. No quadro de dilogo AutoCorreo, existe uma
lista com vrias palavras e smbolos pr-definidos.

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PERSONALIZAO DA BARRA DE FERRAMENTAS

As barras de ferramentas e menus permitem que voc organize livremente os comandos


no Excel, desta forma poderemos acrescentar novas opes aos menus e novos botes s
barras de ferramentas.

Como exemplo, vamos acrescentar o comando de Inserir figura barra de ferramentas.


Selecione a opo Personalizar do menu Ferramentas, no quadro de dilogo, escolha a
guia Comandos e a categoria Inserir, na lista de comandos exibida ao lado, encontre o
comando Clip-art e arraste-o para a posio que desejar na barra de ferramentas. Ao
soltar o boto, o novo comando inserido na barra de ferramentas.

A guia Barra de ferramentas, permite exibir ou ocultar os diversos tipos de barras de


ferramentas.

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Para remover o novo boto, basta realizar o mesmo procedimento de inserir, s que
deveremos arrast-lo para dentro do quadro de dilogo Personalizar.

Alguns comandos da lista de categorias no possuem um cone especfico, isto , no lugar


de uma figura, existe apenas o nome do comando, mas mesmo assim ele poder ser
inserido na barra de ferramentas. o caso do comando Formulrio - categoria Dados.
Em exerccios anteriores, toda vez que desejvamos acessar o comando formulrio para
nosso banco de dados, tnhamos que selecionar o menu Dados e depois a opo
Formulrio. Agora, para facilitar o acesso ao comando Formulrio, arraste-o para a barra
de ferramentas e veja o resultado.

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EXCEL NA WEB

Um dos recursos que marcam esta verso do Excel a possibilidade de criarmos pginas
que podem ser publicadas na Internet (rede mundial de computadores). Estes recursos
no chegam a ser to sofisticados, mas sem dvida, o resultado mais que suficiente.

Com o avano dos sistemas, muitos usurios leigos acessam a Internet sem dificuldade, e
esta forma de acesso a informao tambm est revolucionando os sistemas utilizados nas
empresas. Estes esto evoluindo para o que chamam de Intranet - uma forma de
navegao semelhante a Internet - aos diversos computadores de uma empresa, e nada
impede que eles tambm acessem a Internet.

Computadores interligados somado a uma forma de acesso simples e eficiente do tipo


hipertexto (recurso muito utilizado nas pginas publicadas na Internet), exigir de voc -
usurio, noes de como criar estas pginas para divulgar suas informaes. O hipertexto
so textos que possuem palavras chaves que ao receberem um clique, saltam para outra
pgina - relacionado a palavra chave, dando novas informaes.

Para criarmos uma pgina para a Web, deveremos salvar o arquivo criado no Excel como
HTML (tipo de arquivo reconhecido pelo programa de navegao na Internet). Esta forma
de criao poder apresentar alguns problemas, pois muitos formatos do Excel no so
suportados pelo HTML. Evite o uso de: efeitos de texto (sombra, caixa alta, relevo,
animao), objetos de desenho, caixas de texto, realce, numerao de pgina, margens,
bordas, cabealhos e rodaps, estilos.

Convertendo um Arquivo em HTML

Para converter um arquivo simples em HTML, basta selecionar as clulas que pertencem a
planilha (A1:E10 de nossa planilha exemplo - Plan1), e escolher a opo Salvar como
HTML do menu Arquivo. Com este procedimento, ser exibido o Assistente para Internet
solicitando o intervalo e grficos a converter, em nosso exemplo, o grfico referente a
projeo de vendas, no far parte de nossa pgina, ento, selecione-o e clique sobre o
boto Remover, em seguida, clique em Avanar.

Pag. 66
Na segunda etapa, vamos aceitar a opo padro de converter os dados para um
documento independente e, dar um clique sobre o boto Avanar. Na etapa 3, preencha
as caixas de texto e clique sobre as opes conforme seu critrio, em seguida, clique em
Avanar.

Na ltima etapa, deveremos digitar o nome do arquivo - sem esquecer da extenso html,
ou aceitar o sugerido pelo Excel, em seguida, selecione o boto Concluir.

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Pronto, os dados so convertidos para HTML e salvo no arquivo determinado. Para ver o
resultado, precisaremos abrir o programa de navegao da Internet, neste caso, clique
sobre o boto Barra de ferramentas Web para exibi-la, em seguida, selecione o boto Ir
da barra de ferramentas Web e a opo Abrir.

Agora, deveremos informar o caminho e o nome do arquivo que desejamos abrir (C:\Meus
documentos\Material.htm) - caso no se lembre, clique sobre o boto Procurar.

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Aps a confirmao, o programa de navegao da Internet carregado - no caso o
Internet Explorer, juntamente com o arquivo que contm a pgina que acabamos de criar.

ASSISTENTE DO OFFICE

No decorrer do curso voc deve ter notado o assistente de ajuda sendo exibido e
oferecendo alguma dica sobre o trabalho que esta sendo executado. Esta uma das
opes que o Assistente do Office oferece - Ajuda sugerida, mas a qualquer momento
voc poder solicitar ajuda usando as suas prprias palavras, para isto, d um clique sobre

o boto Assistente do Office , localizado na barra de ferramentas.

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Acima do quadro do assistente, encontraremos um balo solicitando o texto que
representar o assunto que desejamos obter ajuda. Como exemplo, foi solicitado ajuda
sobre a insero de figuras na planilha. Aps dar um clique sobre o boto Pesquisar, o
Assistente exibe algumas opo relacionadas com a sua pergunta, clique sobre a uma das
questes para obter detalhes da ajuda solicitada.

Em seguida, exibido a janela Microsoft Excel contendo algumas informaes sobre a


sua pergunta e, como uma forma de filtro, solicitado a escolha de outra questo - clique
na que melhor se encaixa a sua pergunta.

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Informaes detalhadas sobre a ajuda solicitada apresentada em uma nova janela,
geralmente esta janela fica sempre visvel, isto , mesmo mudando para outros programas,
ela continuar visvel. Agora, s seguir os procedimentos pata obter o resultado
desejado. Ao concluir, feche a janela dando um clique sobre o boto [X] da janela.

Caso deseje mudar as caractersticas do assistente ou at mesmo a cara do prprio


Assistente, clique sobre o boto Opes - no balo exibido logo aps a apresentao do
Assistente. Na guia Opes poderemos ativar ou desativar os recursos disponveis e as
dicas, na guia Galeria, encontraremos a opo de mudar a cara do Assistente.

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TROCA DE INFORMAES ENTRE APLICATIVOS

Atravs da rea de transferncia poderemos transferir cpia de um grfico, texto ou


qualquer outro objeto para outro aplicativo. Em nossa planilha exemplo, criamos um
grfico, e este poder ser transferido para o Word (ou outro aplicativo) usando apenas o
mouse. Ento, vamos transferir o nosso grfico para o Word da seguinte maneira:

Selecione o grfico (o grfico quando est selecionado possui quadradinhos sobre a


borda), para isso, basta dar um clique sobre o grfico;

Aps a seleo, clique sobre a ferramenta copiar , neste momento uma cpia do
grfico foi transferida para a rea de transferncia;
Agora vamos carregar o Word, logo aps, abra o arquivo que receber o grfico;
Com o arquivo aberto, posicione o cursor na linha que receber o grfico;

Pronto, para transferir o grfico, d um clique sobre o boto colar ; para ter uma

viso melhor, clique o boto visualizar impresso .

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LISTA DE EXERCCIOS

1) Inicialize o aplicativo Microsoft Excel.

2) Crie uma Planilha no formato dado abaixo:

COBRANA DE TTULOS Data: =Hoje()

TTULO VENCIMENTO DIAS/ATRASO VALOR TIT.

DP152 25/09/96 DT Atual - DT Venc. 5.575,00


NF131 17/10/96 7.725,80
NFF22 28/11/96 13.425,20
DP684 30/12/96 17.728,80
NF758 10/01/97 25.321,20

TOTAL =SOMA(??:??)

3) Selecionar a planilha e aplicar um formato pr-definido, isto , Autoformatao.

4) Crie um grfico, tipo Torta - 3D, da relao Ttulo x Valor Tt. Adicione legenda e ttulo
ao grfico.

5) Com o grfico selecionado, remova a legenda e selecione, na barra de ferramentas do


grfico, o tipo barra.

6) Selecione a ferramenta apropriada para salvar a planilha, com o grfico incorporado.

7) Feche a janela do Microsoft Excel.

8) Inicialize o aplicativo Microsoft Excel.

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9) Utilize a ferramenta apropriada e abra o seu arquivo.

10) Selecione o grfico e remova-o (Delete) da planilha.

11) Insira, atravs do Menu de Atalho, entre a coluna TITULO e VENCIMENTO, a coluna
referente ao PORTADOR do ttulo. Os portadores ficam a sua escolha.

12) Crie um novo grfico, mas a relao ser Portador x Valor Tt.

13) Utilize a barra de ferramenta grfica para remover a legenda e selecionar um outro tipo
de grfico.

14) Selecione a planilha e modifique o formato pr-definido - Autoformatao.

15) Crie outra planilha na mesma pasta (Plan2), a seu critrio, de forma que o total contido
em Plan1 seja copiado de forma especial para Plan2, e faa parte da nova estrutura
que dever conter pelo menos trs tipos de funes.

16) Ao concluir o exerccio anterior, acrescente o recurso de validao de dados em


alguma coluna, e crie um grfico com efeito 3-D que dever ser salvo como nova
planilha.

17) Acrescente a nova planilha, cabealho e rodap.

18) Monte uma estrutura de banco de dados com pelo menos cinco colunas e dez
registros (linhas). Uma das colunas dever conter a funo SE.

19) Organize o banco de dados em ordem alfabtica e, acrescente mais cinco registros
atravs do comando formulrio.

20) Use o comando de Autofiltro para realizar diversos tipos de pesquisa a seu critrio.

21) Crie subtotais para o banco de dados e, logo aps, utilize o comando de visualizar
impresso para ter uma idia de como ficar o resultado no papel.

22) Acrescente dica uma das clulas que contm o ttulo da coluna.

23) Salve a planilha e proteja com uma senha.

24) Realize uma auditoria em sua planilha.

25) Acrescente um novo boto, a sua escolha, na barra de ferramentas, em seguida,


remova-o.

27) Crie uma pgina para a Web contendo todo o seu trabalho, em seguida, visualize-a no
navegador da Internet.

28) Atravs do Assistente do Office, aprenda a inserir em sua planilha, um efeito especial
de texto criado com o WordArt.

29) Com a planilha selecionada, copie para a rea de transferncia.

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30) Salve as alteraes, carregue o Word e cole, no texto que voc desejar, a planilha,
logo aps, visualize impresso. Salve as alteraes e feche a janela.

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