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Introduccin
Objetivo del Mdulo
El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para
registrar y controlar todas las transacciones directas y conexas a la gestin
representadas en documentos previamente elaborados como por ejemplo facturas,
notas, comprobantes de egresos, recibos de caja. Etc. Este mdulo est orientado
tanto a las reas operativas, es decir al registro de documentos y transacciones
contables, como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa brindando
informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que
facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios
estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
Men Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes
programas que conforman el mdulo de Gestin de Transacciones.
El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del
cursor (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.
A medida que se van actualizando en lnea todos los archivos maestros, cuando se
estn haciendo los procesos de captura, toda la informacin que maneja el CG-UNO,
queda almacenada en LOTES DE GRABACION.
A cada LOTE DE GRABACION, desde su inicio se le declara una cartula, que tambin
se va actualizando en el momento de la captura . All se tienen datos de control sobre
la informacin contenida, como es el caso de: nmero de registros, total de dbitos,
total de crditos, observaciones, la identificacin de quien grab la informacin y el
indicador de si est descuadrado no.
Cartula DOCUMENTO 1
- Totales de DOCUMENTO 2
control LOTE
- Quin Grab DOCUMENTO 3
- Fecha
- Observacin DOCUMENTO 4
- A una EMPRESA, con el fin de llevar el control por cada una de las empresa
definidas en el catlogo que para este propsito tiene el sistema.
Por lo tanto el esquema mental, que en todo momento el USUARIO DEL CG-UNO,
debe tener en cuenta es el siguiente:
Documento 1
Documento 2
LOTE 1
Documento 3
Comprobante
1
Documento 4
Documento 5
LOTE 2
Documento 6
Documento 7
LAPSO
Documento 8
LOTE 3 Comprobante
Documento 9 2
b. El contenido de cada lote, es definido de acuerdo a los criterios del responsable del
sistema contable, y puede corresponder a envos diarios, semanales, decadales o
mensuales
c. As como un LOTE se "abre", tambin se puede "cerrar", operacin sta que requiere
que el total de dbitos y crditos sean iguales. Esta labor de control permite integrar a
la auditora en el proceso de informacin, evitando de esta manera futuras
transacciones sobre LOTES ya cerrados.
d. Esta operacin de cierre se puede realizar tambin sobre lapsos, en cuyo caso
implica el cierre previo de todos los comprobantes y lotes a el asociados. De la misma
manera se puede establecer el cierre a nivel de comprobante, operacin que implicara
el cierre de todos los LOTES asociados.
e. El sistema permite manejar por cada ao, 15 lapsos, de los cuales 12 corresponden
a los meses del ao y los tres restantes, se podran emplear para tener como lapso
independiente los procesos de cierre de fin de ao, dndose as mayor orden y
flexibilidad en la operacin del sistema en el sentido de que al querer retirar un cierre
simplemente lo que se retira es todo lo almacenado en el lapso que para ese propsito
se defini.
f. Los saldos iniciales simplemente son un lapso con un comprobante llamado saldos
iniciales. Este lapso es anterior al inicio del movimiento y es por ello que no se
encontrar una opcin especial de captura. Este manejo permite que en caso de
dificultad en la definicin de los saldos iniciales se puede empezar a grabar adelante
la informacin de los lapsos normales de operacin de la contabilidad.
Posteriormente, cuando se graben los saldos iniciales, el sistema automticamente
efectuar el proceso de actualizacin correspondiente.
i. No hay obstculo alguno para que el sistema mantenga en lnea el nmero de aos
que se deseen; el parmetro que incide directamente en esta decisin es el espacio
disponible en disco.
Para entender mejor la rutina que debe seguir las personas encargadas de operar el
sistema, se ha definido el siguiente esquema de operacin que resume los 3 pasos a
seguir:
PASO 1
Creacin de la cartula, osea
declaracin de los lotes de
grabacin, asocindolos a un
comprobante, lapso y empresa.
PASO 2
Captura del movimiento sobre
los lotes declarados.
PASO 3
Generacin de diferentes
consultas, informes y estados
financieros sin necesidad de
hacer ningn proceso intermedio
de acumulacin porque se
trabajan en lnea.
La forma como a travs de este men se ejecutan los pasos planteados en el numeral
3.3, es la siguiente:
PASO 1:
Opciones 1 a 3, que definen los aos contables, los lapsos y la cartula del lote a
grabar.
PASO 2:
Opcin 4, que permite capturar el movimiento actualizando en lnea los archivos
maestros del sistema.
PASO 3:
Opciones 5 a 9, que permite hacer diferentes tipos de consultas sobre la informacin
grabada, y que se pueden clasificar en dos categoras:
CATEGORIA 1: (opcin 5)
Verificacin del estado de grabacin de los diferentes documentos; en aspectos
como: Cuales lotes estn descuadrados?, Cules faltan por contabilizar? Cules faltan
de acuerdo al consecutivo?, generalmente consultas de registros o documentos
especficos.
operaciones que tienen que ver con las opciones 10 a 12, de gestin de transacciones,
que hace referencia a: interfaces con otros sistemas, ajustes por inflacin y ajustes por
diferencia en cambio, cuando se realizan por el sistema, transacciones en moneda
extranjera.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 15 posiciones, que aparecer en las diferentes consultas del
sistema, adems de los diferentes informes contables y financieros, en los que sea
Fecha inicial:
Campo numrico de 6 posiciones, en formato ao, mes, da (AAMMDD), que indica
la fecha a partir de la cual, se inicia el ao contable que se est creando.
Fecha final:
Campo numrico de 6 posiciones, en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
la cual, llega el ao contable que se est creando.
CUENTA 14 CUENTA 61
==================== ======================
| xxx xxx |
CUENTA 14 CUENTA 6
===================== ======================
xxx| | xxx
Contabilizar la Utilidad o prdida del ejercicio - resultado del dato que arroja el
estado de Ganancias y Prdidas en su aviso: DIFERENCIA DE CUENTAS DE
RESULTADO- de la siguiente manera:
Crear un lapso 13, con descripcin cierre, fecha inicial AAMM31 y fecha final
AAMM31. (programa CG02021). Por ejemplo: Fecha inicial 991231, fecha final
991231
Al ingresar por la opcin 5 el sistema presenta los siguientes formatos de pantalla con
la explicacin del proceso:
Perodo (mes):
Nmero entre 1 y 12, que indica el mes al cual pertenece el lapso a declarar.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 15 posiciones que aparecer en las diferentes consultas del
sistema, adems de los diferentes informes contables y financieros, en donde sea
necesario especificar el lapso.
Fecha Inicial:
Campo numrico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha a
partir del cual se inicia el lapso (AO-MES) que se est creando.
Fecha Final:
Campo numrico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
que llega el lapso (AO-MES) que se est creando.
Empresa:
Campo alfanumrico de dos posiciones, previamente creado en el catlogo de
empresas y al cual pertenecen todas las transacciones del lote.
Centro de Utilidad:
Campo alfanumrico de dos posiciones, previamente creado, y que indica el C.U. al
que pertenece el lote de grabacin que se est creando.
Tipo de comprobante:
Cdigo alfanumrico de dos posiciones, previamente definido en el catlogo de
comprobantes, y al cual pertenecen el lote que se est creando.
Nmero:
Nmero consecutivo del lote de grabacin, dentro de la numeracin que se lleva para
cada tipo de comprobante.
Fecha:
Campo numrico de 6 posiciones, en formato (AAMMDD), que indica el ao, el mes
y el da en el que se realiz la grabacin.
Grabado por:
Tres iniciales del nombre de la persona, que es la responsable de la grabacin de lote.
Por Ej.: F.R.T, para definir que Francisco Ruiz Trujillo; fue el que grab dicho lote.
Observaciones:
Campo alfanumrico de 30 posiciones en el que se hace una rpida descripcin sobre
los documentos que se van a grabar.
En la pantalla del ejemplo, se puede ver que el lote No. 02, del comprobante 02, es
sealado en la columna EST, con un (*), indicando de esta manera que se encuentra
descuadrado. As mismo, el lote No. 01, del comprobante 02, tiene el indicador de
estado X, que indica al usuario, que previamente se le hizo la operacin de CIERRE,
por lo que no es posible volver a reingresar transacciones, a menos que se vuelva a
reabrir.
Captura de Transacciones
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer el registro o grabacin de las
diferentes transacciones contables resultantes de los documentos de compras, ventas,
etc. Es recomendable que el usuario clasifique los documentos a registrar por
empresa, centro de utilidad y comprobante para tener concordancia y agilidad en la
operacin.
Habiendo escogido la opcin 1, captura, el usuario es interrogado sobre los datos, que
definen la cartula del lote, sobre el que se va a grabar, y que se supone ya se ha
definido de acuerdo a lo explicado en el en la creacin de Comprobantes y lotes.
Si el lapso, se ha cerrado, implicando esta operacin el cierre de todos sus lotes, sale
el siguiente mensaje: "Lapso contable cerrado"
Se debe tener especial cuidado de que al empezar, deben estar en ceros, los
indicadores de nmero de registros, total dbitos, total crditos
Despus de que se ha confirmado con S (si), de que ese si es el lote con el que se
desea trabajar, se pregunta al usuario, por el tipo de documento, nmero de
documento y fecha, tal como se ve a continuacin.
Si la fecha no est comprendida en el rango cobijado por el lapso que est trabajando,
sale el mensaje : "Fecha no est en el rango del lapso", como prevencin, pero deja
continuar con la grabacin del movimiento.
El sistema solamente permite afectar cuentas que estn definidas en el plan contable
como de detalle.
Se pregunta por el Centro de utilidad, esto implica que el lote puede estar asociado a
un centro de utilidad, pero que los documentos contenidos en l, se pueden
contabilizar por otro centro de utilidad.
El siguiente es el efecto del valor del campo de beneficiario, cuando es mayor a cero.
Beneficiario 1: Indica que cuando se hagan los procesos de cierre de fin de ao, el
saldo no es afectado y sigue en el prximo perodo contable con el mismo
beneficiario. Caso tpico de las cuentas por cobrar y por pagar.
Beneficiario 2: Indica que cuando se hagan los procesos de cierre de fin de ao, los
saldos son cambiados de beneficiario y quedan reasignados a un beneficiario nico,
que consolida los diferentes saldos que venan hasta el momento de realizar el
proceso de cierre. Caso tpico de este caso son las cuentas de gastos.
Como se puede ver el sistema con base en el porcentaje declarado en el plan contable,
efecta el correspondiente clculo del valor base. Este es modificable por el usuario
en el momento de la captura con el fin de entregar cifras redondeadas sin centavos en
los informes. Es importante tener en cuenta, que en caso de aparicin de una nueva
tasa de IVA RETEFUENTE, es necesario crear una cuenta en el plan contable con la
nueva tasa. El campo marcado DOCTO es para registrar documento (factura) y el
nmero, para generar informes por cada beneficiario donde se relacionan las facturas
y la fecha, el valor y la retencin o Iva.
Es correcto (S/N)?
Para poder llegar a un lote especfico, es necesario informar los parmetros que
formalmente lo definen en el sistema. Es por esto que el usuario es interrogado por el
lapso, empresa, tipo de comprobante y nmero de lote.
Una vez, se confirma que si es el lote, el usuario es interrogado por cual opcin va a
trabajar; modificacin o retiro.
En este punto vale la pena aclarar, cual es el criterio que se debe tener en cuenta, para
saber cual de las dos opciones se sigue:
Los campos que se pueden modificar directamente son: tipo y nmero de documento,
fecha, detalle y valor. En caso de necesitar modificar un campo diferente a los
anteriormente citados, es necesario retirar el registro y volver a ingresar con la
informacin correcta. La razn tcnica por la que se debe hacer esto es porque los
campos: empresa, centro de utilidad, cuenta y beneficiario, pertenecen a las llaves de
indexacin que el CG-UNO, tiene definidas internamente.
Despus de que el usuario ha terminado de recorrer todos los campos disponibles para
modificacin se le pregunta.
Es correcto <S/N>?
En caso de respuesta afirmativa, el sistema actualiza todos los archivos del sistema
que estn comprometidos con el registro, incluyendo la cartula del lote de grabacin
al que pertenece el registro.
Despus de que se sabe con exactitud que lote se va a consultar, al saber: el lapso, la
empresa, el centro de utilidad y el nmero de lote. Es posible visualizar en dos formas
diferentes los documentos all contenidos:
Forma 2: Para un registro especfico, poder consultar la forma como est grabado.
Del men Captura y Revisin, se escoge la opcin 3, consulta por nmero de registro,
que inmediatamente pregunta al usuario, sobre los datos necesarios, para definir el
lote de grabacin a consultar. Una vez se ha definido el lapso, la empresa, el centro de
utilidad, el tipo de comprobante y el lote, es mostrada en pantalla el estado actual de la
cartula.
En este momento, si el usuario no desea consultar ningn registro, con la tecla <ESC>
se puede devolver al men inicial. Ahora, si se desea ver algn registro especfico,
basta con informar su nmero.
Al ingresar por la opcin 7 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin:
Auditoria de documentos
Complementariamente a lo estudiado en la gestin de comprobantes donde se analiz
el estado de los lotes de grabacin, en esta oportunidad se aprovechan an ms los
recursos del sistema para llegar a realizar las labores de auditora sobre los
documentos.
Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin de la auditoria:
Una vez determinada la diferencia, se debe hacer uso de los programas de captura
para ajustar las diferencias y corregir los registros de los documentos.
En esta pantalla se presentan las numeraciones inicial y final por cada tipo de
documento faltantes.
desea trabajar.
El usuario tiene la opcin de poder ver en ese momento, los registros que conforman
el movimiento, dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento, que en el momento de la
captura, influyeron en el saldo final obtenido.
Al ingresar por la opcin 2 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:
Al ingresar por la opcin 3 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:
Al ingresar por la opcin 4 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:
Al ingresar por la opcin 5 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:
Al ingresar por la opcin 6 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:
Al ingresar por la opcin 7 se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin de la informacin:
Al ingresar por la opcin 1 se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin de la informacin:
Cuando se inicia la consulta, muestra en primer lugar, por cada cuenta detectada: el
saldo anterior, los dbitos, los crditos y el saldo final, tanto en moneda corriente
como en moneda extranjera, si es que para el caso particular de esa cuenta se ha
declarado.
El usuario tiene la opcin de poder ver en este momento, los registros que conforman
el movimiento dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento, que en el momento de la
captura, influyeron en el saldo final obtenido.
Al ingresar por la opcin 2 el usuario deber diligenciar los siguientes campos relacionados
con los parmetros de seleccin del reporte:
El usuario tiene la opcin de poder ver en este momento, los registros que conforman
el movimiento, dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento que influyeron en el saldo final
obtenido.
Al ingresar por la opcin 2 el usuario debe diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin de la informacin:
Al ingresar por la opcin 4 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin de la informacin:
El usuario tiene la opcin de poder ver en este momento, los registros que conforma
el movimiento dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento, que en el momento de la
captura, influyeron en el saldo final obtenido.
Interfase Automtica
El objetivo de esta opcin es permitir al usuario del CG-UNO, la realizacin de las
siguientes labores de comunicacin de archivos:
Incluir en los archivos transaccionales del sistema contable transacciones que se han
generado por otros mdulos del sistema UNO, tales como inventarios, compras,
ventas, nminas, cte. Vale la pena aclarar que los subsistemas CM-UNO y NM-UNO
envan directamente las transacciones sin pasar por archivos intermedios de interfase.
Igualmente este modulo se utiliza para incluir en los archivos transaccionales del
sistema contable, transacciones contables que se han generado desde software
producido por personas o entidades diferentes a Sistemas de Informacin Empresarial
S. A. y que se han escogido a las especificaciones de diseo de archivos dados en el
CG-UNO.
Cada registro del archivo CGBATCH1 contiene la informacin con los totales del lote o
conjunto de transacciones que a su vez deben estar discriminadas una a una en los
registros del archivo CGBATCH2. Por cada lote que se enve debe venir un registro en
el CGBATCH1 y tantos registros en el CGBATCH2 como transacciones (dbitos y
crditos de las diferentes cuentas) tenga dicho lote.
Consulta
Despus de haber copiado en el directorio de datos, los archivos CGBATCH1 y
CGBATCH2, y antes de que sean incluidos dentro del movimiento contable, la primer
inquietud es consultar o listar, el contenido de estos archivos.
Al ingresar por la opcin 1 se debe informar la extensin del CGBATCH debido a que el CG-
UNO adems de la extensin DAT, permite para los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2
tener archivos con extensin diferente como sera el caso de CGBATCH1.ROL y
CGBATCH2.ROL u otras terminaciones que defina el usuario.
Proceso de Actualizacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario, una vez se han
copiado los archivos de
interfase CGBATCH1 y CGBATCH2, incluir el de estos en los archivos transaccionales
del sistema contable CG-UNO, quedando esta informacin finalmente como un lote
de registros que pertenece a un comprobante y un lapso (ao-mes).
Otros aspectos importantes a tener en cuenta por parte del usuario, es que no existe
una opcin para corregir directamente sobre los archivos de interfase CGBATCH1 y
CGBATCH2 un registro especfico; simplemente se considera que esa inconsistencia, si
la hay, debe ser corregida directamente en el sistema que gener esos archivos. Si el
proceso se ejecuta con opcin de actualizacin, el sistema proceder a actualizar
todos los registros libres de inconsistencias; si se detecta alguno con inconsistencia no
se actualizar. Ahora, si el nmero del lote que se le asign a los registros del archivo
(s) de interfase ya existe creado en el sistema contable, ningn registro asociado o
perteneciente a ese lote, se actualizar, y todos se consideran como inconsistentes.
Lo normal es que se ejecute el proceso, en primer lugar con la opcin 0, todas las
veces que sea necesario hasta depurar totalmente las inconsistencias explicadas.
Con el fin de definir el archivo donde se ubicarn las inconsistencias que se puedan
encontrar al ejecutar el proceso, el usuario se le sugiere el nombre del listado
CG02031.P01, que puede ser modificado en su terminacin para conservar archivos
de inconsistencias anteriores.
** SE ENCONTRARON INCONSISTENCIAS **
El sistema no permite bajo esta opcin, actualizar registros que muevan cuentas que
tienen el indicador de "Amortizacin Automtica" encendido.
Despus de haber informado los parmetros mediante lo que se definen los lotes a
exportar el sistema pide confirmacin de la validez en la informacin que se acaba de
dar. En caso de respuesta negativa el proceso es suspendido.
Esto quiere decir que cuando la situacin normal en la que se trabaja con las
extensiones DAT, para tener CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT; se queda corta ante la
gran cantidad de exportaciones que es necesario realizar. El CG-UNO da la
oportunidad de trabajar con extensiones diferentes a DAT, para tener por ejemplo:
CGBATCH1.001 y CGBATCH2.001
CGBATCH1.ROL y CGBATCH2.ROL
Se entiende por PAAG Anual el porcentaje de ajuste del ao gravable el cual ser
equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para
ingresos medios elaborado por el DANE, registrado entre el 1o. de diciembre del ao
inmediatamente anterior y el 30 de noviembre del respectivo ao.
Se entiende por PAAG Mensual el porcentaje de ajuste del mes el cual ser
equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para
ingresos medios elaborado por el DANE registrado en el mes inmediatamente anterior
al mes objeto del ajuste.
El procedimiento para calcular los ajustes por inflacin sobre los estados financieros y
las opciones incorporadas en el sistema, permiten realizar estos ajustes en forma
mensual en forma anual.
No todas las cuentas son sujetas de ajuste. Se ajustan los denominados activos no
monetarios (inventarios, activos fijos, etc.), pasivos no monetarios, el patrimonio, las
cuentas de resultado y las cuentas de orden no monetarias. De hecho no tiene sentido
ajustar los denominados activos monetarios como la caja o los saldos bancos.
Para poder que el sistema realice esos clculos en forma automtica, exige identificar
claramente las cuentas a debitar y acreditar en cada caso detallando la cuenta
cuentas que se utilizarn como base para calcular el saldo o acumulado sobre el cual
se aplicar el factor PAAG, con el cual finalmente se calcular el valor del asiento
contable. Para la identificacin completa de cada uno de esos asientos se utiliza un
catlogo denominado "Cuentas a Ajustar" que debe estar actualizado antes de ejecutar
los procesos mensuales y/o anual.
Con el fin de dar al usuario una idea clara de las diferentes operaciones que se deben
realizar en el sistema para realizar los ajustes por inflacin, se ha dividido en cuatro
fases todo el procedimiento.
Definicin inicial en el plan contable, de las nuevas cuentas sobre las que se reflejarn
los ajustes por inflacin.
Definicin de los parmetros de clculo sobre los que se basar la obtencin de los
ajustes por inflacin.
Aplicacin de los procesos de ajuste, bien sea mensual o anualmente, para que como
fruto de este se obtenga un nuevo lote de transacciones que reflejan los ajustes por
inflacin. Grficamente la situacin sera:
Parmetros de Clculo Movimiento Generacin de un lote
en Ajustes por > Contable > de transacciones que
inflacin Normal muestran el efecto de
los ajustes por
inflacin
Inicialmente se deben crear en el plan contable, las cuentas donde se van a reflejar los
ajustes por inflacin; se recomienda crear dentro de cada grupo de cuentas sujetas a
ajuste una especfica para ese fin. De hecho se requiere de una cuenta de una cuenta
de resultado, denominada "Correccin Monetaria" cdigo del PUC 47 y que a su vez
puede estructurarse con otras cuentas padres o de acumulacin con sus respectivas
cuentas de detalle en donde se reflejaran las contrapartidas de esos ajustes.
A continuacin se muestran varios ejemplos de como pueden ser estas cuentas; pero
ser el contador de la empresa, el que de acuerdo a su criterio, defina concretamente
cuales sern las cuentas sobre las que finalmente se reflejaran los ajustes por
inflacin.
Cuenta de Inventarios:
Para el manejo de los ajustes por inflacin como mnimo se debe crear
obligatoriamente cuatro (4) cuentas as:
En el Activo:
Cargo por correccin monetaria diferida cdigo 1730 del PUC.
En el Pasivo:
Crdito por correccin monetaria diferida cdigo 2720 del PUC.
En el Patrimonio:
Es aconsejable que estas cuentas sean mayores (Ttulo), para poder tener la
posibilidad de abrir las auxiliares que se necesitan.
Ejemplo:
Si el manejo de los ajustes por inflacin los quiere realizar en forma independiente,
entonces, debemos abrir cuentas adicionales. Ejemplo:
Como el objetivo es definir los parmetros de clculo en los ajustes por inflacin, se
escoge la opcin 1, que en primer lugar pide al usuario el cdigo de la empresa y el
nmero del asiento, que no es otra cosa en una equivalencia en la cual el usuario
define los cdigos de cuentas a debitar y a acreditar, as como los cdigos de las
cuentas o grupo de cuentas que se desea tomar como base para generar el asiento de
ajuste:
Despus de haber definido el asiento que el CG-UNO aplicar a la hora de hacer los
ajustes por inflacin, lo que sobra es informar que registros cuentas del movimiento
contable normal influirn para poder calcular el ajuste.
La siguiente figura refleja una consulta en donde se presentan las cuentas que se
tienen en cuenta para calcular un asiento dentro del comprobante de ajustes por
inflacin.
La opcin 4 del men Ajustes por inflacin, ejecuta el proceso de ajustar los estados
financieros bajo el procedimiento mensual; el sistema da la posibilidad de obtener
simplemente un reporte en donde se refleja el contenido del comprobante a generar
automticamente el movimiento contable tal como si se hubiese capturado por el
programa CG02041. Las siguientes figuras muestran los formatos de pantalla que se
despliegan para el proceso mensual.
Crear una tabla de niveles mximo y mnimo de autorizacin con los siguientes
programas:
CODIGO DEL NIVEL DE AUTORIZACION
PROGRAMA N O M B R E
BCE. CON AJUSTESBCE. SIN AJUSTES
CG1011 Catlogo de Empresas 99 80
CG1031 Catlogo de Cuentas 99 80
CG1101 Catlogo de Usuarios 99 80
Las transacciones contables que correspondan a los ajustes por inflacin las registra
un usuario con nivel de autorizacin mximo, ejemplo usuario con nivel 99.
Los cierres de cuentas de resultado al final de ao los ejecuta el usuario con nivel
mximo de autorizacin (para Balance con ajustes) y el recalculo de saldos igual.
Cdigo de Cuentas:
59 Ganancias y Perdidas
5905 Ganancias y Prdidas
590505 Ganancias y Prdidas
59050501 Ganancias Comerciales $100.000
59050502 Ganancias por Paag $ 20.000
Para lograr lo anterior, simplemente lo que se hace es aplicar la opcin de cierre, que
aparece en el men 2 Catalogo de Lapsos, para el caso de los lapsos y la opcin 3
Catalogo de Comprobantes y/o lotes, el CG0203, para el caso de los comprobantes.
Complementario al proceso de cierre, existe el proceso de reapertura, que se hace por
el modulo de mantenimiento programa A Apertura de Lapsos y lotes.
Igualmente puede ser utilizado para ajustar las cuentas bancarias en moneda
extranjera, dentro del concepto conocido como respresin, utilizado en el sector
financiero.
Actualizacin de equivalencias
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar la cuenta en moneda
extranjera y la cuenta contrapartida en las cuales se desea hacer la contabilizacin del
ajuste por diferencia en cambio.
Cuenta contrapartida:
Corresponde al cdigo de cuenta en la cual se desea contabilizar la contrapartida del
ajuste por diferencia en cambio generado.
Destino contrapartida:
Corresponde al cdigo de destino asociado y destino, cuando la cuenta contrapartida
maneja este parmetro. Cuando este indicador esta activo, el sistema mueve un
destino default AJ en el cual se registra el valor del ajuste determinado en el proceso.
Al ingresar por las opciones anotadas el usuario podr conocer cuales son las cuentas
asociadas previamente definidas para el proceso.
Gestin de Transacciones
Tabla de contenido
INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 1
OBJETIVO DEL MDULO ................................................................................................................................. 1
MEN MONITOR ................................................................................................................................. 2
INTRODUCCIN A LAS DIVERSAS FORMAS DE MANEJO DE INFORMACIN EN EL CG-UNO ................................. 3
ACTUALIZACIN DE AOS CONTABLES .................................................................................... 9
EXPLICACIN DE CAMPOS DE AOS CONTABLES ............................................................................................. 9
CANCELACIN DE CUENTAS DE RESULTADO ........................................................................ 11
PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE CONTABLE ANUAL.................................................................................... 11
RECLCULO DE SALDOS INICIALES .......................................................................................... 14
CONSULTA .......................................................................................................................................... 71
ACTUALIZACIN DE EQUIVALENCIAS...................................................................................... 89
EXPLICACIN DE CAMPOS DE AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO............................................................... 90
CONSULTA / LISTADO DE CUENTAS A AJUSTAR .................................................................... 91