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Gestão de Projetos
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Gestão de Projetos

FORMAÇÃO TÉCNICA Curso Técnico em Agronegócio Gestão de Projetos SENAR - Brasília, 2016

FORMAÇÃO

TÉCNICA

Curso Técnico em Agronegócio

Gestão de Projetos

FORMAÇÃO TÉCNICA Curso Técnico em Agronegócio Gestão de Projetos SENAR - Brasília, 2016
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FORMAÇÃO TÉCNICA Curso Técnico em Agronegócio Gestão de Projetos SENAR - Brasília, 2016
FORMAÇÃO TÉCNICA Curso Técnico em Agronegócio Gestão de Projetos SENAR - Brasília, 2016

SENAR - Brasília, 2016

FORMAÇÃO TÉCNICA Curso Técnico em Agronegócio Gestão de Projetos SENAR - Brasília, 2016
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S491c

SENAR - Serviço Nacional de Aprendizagem Rural.

Curso técnico em agronegócio: gestão de projetos / SENAR, PRONATEC, Rede e-Tec Brasil. – Brasília (DF): SENAR, 2016. – (SENAR Formação Técnica) 123 p. : il.

Inclui bibliografia. ISBN 978-85-7664-137-7

1. Agronegócio. 2. Gerenciamento de projetos. 3. Planejamento empresarial. I. Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego. II. Rede e-Tec Brasil. III. Título. IV. Série.

CDU: 658

Sumário

Introdução à unidade curricular ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 7

Tema 1: Conceito básico de gestão de projetos –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1 0

Tópico 1: Introdução à gestão de projetos rurais –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1 1

1. O que é projeto? ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1 2

2. O que é gestão de projetos? ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1 4

3. Qual é o ciclo de vida de um projeto? –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1 5

Tópico 2: Papel e competências do gerente de projetos rurais –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1 9

1. Qual é a importância do conhecimento em gestão de projetos? –––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2 1

2. Desempenho: o que se espera de um gerente de projetos? ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2 2

3. Principais habilidades e competências técnicas de um gerente de projetos. –––––––––––– 2 4

Encerramento do tema –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2 6

Atividades de aprendizagem –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2 6

Tema 2: Organização de gerenciamento de projetos voltados para o agronegócio –––––––––– 3 0

Tópico 1: Estrutura organizacional para gerenciamento de projetos rurais ––––––––––––––––––– 3 2

1. Como organizar um projeto ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 3 5

2. Principais diferenças entre organização funcional, por projeto ou matricial ––––––––––––– 3 6

Tópico 2: Principais etapas da elaboração e do gerenciamento do escopo dos projetos

rurais ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4 0

1. Como elaborar e gerenciar o escopo de um projeto? –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4 1

2. Iniciação de um projeto ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4 3

3. Planejamento do projeto e sua importância –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4 5

4. Execução e controle do projeto –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 47

5. Encerramento do projeto ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4 8

Encerramento do tema –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4 9

Atividades de aprendizagem –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 5 0

Tema 3: Como gerenciar projetos rurais ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 5 3

Tópico 1: O que é gerenciar em um projeto rural? ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 5 5

1. Gerenciamento do escopo do projeto ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 5 6

2. Gerenciamento dos prazos e dos custos do projeto ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 62

3. Gerenciamento dos riscos e da qualidade do projeto –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 6 7

4. Gerenciamento do capital humano e das comunicações do projeto –––––––––––––––––––––––––––––– 74

5. Gerenciamento das aquisições do projeto –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 7 9

6. Gerenciamento da integração do projeto –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 82

Encerramento do tema –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 8 4

Atividades de aprendizagem –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 8 4

Tema 4: Responsabilidade social e sustentabilidade –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 8 8

Tópico 1: Origem e importância da responsabilidade social e da sustentabilidade –– 9 0

1. Conceito de responsabilidade social e sustentabilidade em projetos –––––––––––––––––––––––––– 9 0

2. Motivadores de responsabilidade social ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 9 1

Tópico 2: Responsabilidade social do projeto rural –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 9 3

1. Visões e dimensões da responsabilidade social de um projeto –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 9 5

2. Responsabilidade social externa e interna –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 9 6

Tópico 3: Comunicação social ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 9 9

1. Stakeholders e indicadores sociais –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 9 9

2. Instrumentos de avaliação e impacto social –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 100

Encerramento do tema ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 104

Atividades de aprendizagem ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 104

Tema 5: Uso da tecnologia para o gerenciamento de projetos ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 107

Tópico 1: Softwares de gerenciamento de projetos –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 108

1. Principais softwares para o gerenciamento de projetos –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 110

2. Como escolher um software de gerenciamento de projetos? –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 113

Encerramento do tema ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 114

Atividades de aprendizagem ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 115

Encerramento da unidade curricular –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 117

Referências –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 118

Gabarito das atividades de aprendizagem ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 120

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Gestão de projetos

Introdução à unidade curricular

Introdução à unidade curricular
Introdução à unidade curricular
Introdução à unidade curricular

Introdução à unidade curricular

Bem-vindo(a) à unidade curricular Gestão de Projetos do curso Técnico em Agronegócio. Vamos começar com um questionamento simples: o que é a gestão de projetos? Qual é a importância desse conceito para uma propriedade rural?

Gestão de projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. Gerenciar, administrar ou coordenar um projeto envolve todas as etapas apresentadas, do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.

Assim como o timão é um importante elemento para gerir efetivamente os caminhos que um navio vai percorrer, a gestão de projetos é uma competência estratégica para propriedades e produtores rurais que permite unir os resultados dos projetos com os objetivos do negócio, e assim garantir a competitividade dos negócios e um caminho de sucesso.

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e assim garantir a competitividade dos negócios e um caminho de sucesso. 7 Fonte: Shutterstock Gestão

Fonte: Shutterstock

Gestão de projetos

Durante esta unidade curricular, você conhecerá os conceitos básicos de gestão de projetos, bem como a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a sua execução de forma

8 efetiva e eficaz em uma propriedade rural, por meio das estratégias aplicadas na gestão de projetos.

a
a

Objetivos de aprendizagem

Ao final desta unidade curricular, você deverá ser capaz de:

Reconhecer a relevância do planejamento e da gestão de projetos.

Compreender a importância do planejamento e da organização dos projetos nas propriedades rurais.

Entender a importância do controle e da avaliação dos resultados de projetos.

Descrever estratégias de gestão de projetos englobando o controle e a avaliação dos resultados.

Compreender o planejamento e a gestão dos projetos rurais.

Elencar os principais pontos a serem gerenciados em projetos rurais.

Executar um projeto considerando o controle e a avaliação dos resultados do projeto rural.

Compreenderopapeldagestãodeprojetosnoagronegócioparaaresponsabilidade social e a sustentabilidade mundial.

Enunciar os métodos sustentáveis e responsáveis de gestão de projetos.

Reconhecer a importância da adoção de uma gestão socioambientalmente responsável.

Listar tecnologias de apoio ao planejamento, à execução, ao controle e à avaliação de projetos.

Compreender a aplicação de tecnologias de informação e comunicação para o gerenciamento de projetos em propriedades rurais.

Este conteúdo foi organizado em temas e tópicos relevantes para sua atuação profissional. Certifique-se de estudá-los com atenção e, se preciso, conte com o apoio da tutoria a distância desta unidade curricular.

Bons estudos!

Curso Técnico em Agronegócio

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Conceito básico de gestão de projetos

01 Conceito básico de gestão de projetos
01 Conceito básico de gestão de projetos
01 Conceito básico de gestão de projetos

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Tema 1: Conceito básico de gestão de projetos

Vamos refletir um pouco. Quando você deseja alguma coisa, costuma fazer planejamentos para alcançá-la?

Pensar em comprar uma casa, um carro, fazer um curso são planos que, geralmente, exigem alguma preparação, seja ela financeira ou de tempo, com definição de metas e objetivos.

Você sabia que a preparação para um acontecimento futuro pode ser um pequeno projeto?

A palavra “projeto” guarda uma forte relação com o futuro. Ela tem a ver com projeção, com pensar à frente, como mostra a sua própria origem – do latim “projectu”, que quer dizer “lançado para frente”. (NETO; GEHLEN; OLIVEIRA, 2010)

Como você verá, um projeto tem início e fim, acontece em um período determinado de tempo, no entanto, pensar em projetos nada mais é do que pensar e prever o futuro.

Assim, para uma propriedade que busca uma produção competitiva, com resultados positivos e produtos de qualidade, a gestão por projetos pode ser uma grande aliada. Além dos bons resultados, ela pode ser um instrumento essencial para promoção de melhorias, inovações e sustentabilidade.

para promoção de melhorias, inovações e sustentabilidade. Fonte: Shutterstock. Curso Técnico em Agronegócio

Fonte: Shutterstock.

Curso Técnico em Agronegócio

Para começar os estudos sobre esse assunto, neste primeiro tema você vai conhecer os conceitos básicos da gestão de projetos, verá os principais pontos e fases de um projeto e também compreenderá o papel e as principais competências de um gerente de projetos rurais. Desse modo, você poderá reconhecer a relevância do planejamento e da gestão de projetos e a importância do trabalho de um gerente de projetos.

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Comentário do autor

Com isso, ao final deste tema, você poderá desenvolver as seguintes competências:

Identificar os aspectos básicos para a gestão de projetos.

Compreender o valor do planejamento e da gestão como atividades essenciais para o desenvolvimento da propriedade rural.

Entender a aplicabilidade do raciocínio lógico-matemático em diferentes ativi- dades de gestão.

Compreender qual é o papel e quais são as habilidades esperadas do gerente de projetos.

Entender como relacionar-se adequadamente no ambiente de trabalho diante da necessidade de gerenciar projetos.

Aprofunde seus conhecimentos com as videoaulas e aproveite o conteúdo disponível no AVA. Lembre-se de participar dos fóruns e compartilhar seus conhecimentos e suas experiências. Conte com a tutoria a distância para tirar suas dúvidas ou buscar outros materiais sobre o assunto. Siga em frente!

Tópico 1: Introdução à gestão de projetos rurais

A gestão de projetos traz benefícios vitais para a propriedade rural. A utilização de técnicas de gerenciamento permite o alinhamento de estratégias e projetos e facilita:

a tomada de decisão;

a medição dos resultados alcançados;

melhorias no desempenho das atividades;

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a escolha de boas e melhores práticas para a evolução da propriedade rural;

a redução dos níveis de incerteza e riscos nos empreendimentos.

Além disso, contribui diretamente na melhoria da comunicação interna dos colaboradores da propriedade rural, seja para o desenvolvimento das atividades ou para o compartilhamento dos conhecimentos.

Gestão de projetos

Como você pode ver, são várias as áreas da empresa rural que podem ser beneficiadas com a gestão de projetos:

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Finanças Produção Contabilidade Gestão de projetos Recursos Marketing humanos Administração
Finanças
Produção
Contabilidade
Gestão de
projetos
Recursos
Marketing
humanos
Administração

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

Mas para que consigamos aplicar todos esses conceitos, primeiro é necessário entender o que é um projeto e o que o caracteriza, e compreender do que trata a gestão por projetos. Neste tópico, você verá tudo isso, além de entender o papel do gerente de projeto

1. O que é projeto?

Projeto é um plano, uma intenção, que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas
Projeto é um plano, uma intenção, que
consiste num conjunto de atividades
inter-relacionadas e coordenadas com
o fim de alcançar objetivos específicos
dentro de limites de orçamento e de
tempo claramente definidos.

Fonte: Adaptado do Shutterstock.

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Diferente de uma operação permanente, um projeto é temporário, possui início, meio e fim. Já uma operação normalmente é contínua. Assim, um projeto pode ser a construção de uma nova máquina, a implantação de uma cultura, a engorda de rebanho, a escrita de um livro, a realização de um curso, etc.

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Comentário do autor

Resumidamente, um projeto:

tem prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário;

deve ser planejado, executado e controlado;

entrega produtos, serviços ou resultados exclusivos;

é desenvolvido por etapas;

tem evolução progressiva.

envolve uma equipe de profissionais; e

tem recursos limitados.

Outra característica importante de um projeto é que seu foco deve estar ligado à estratégia de crescimento da propriedade rural, com a finalidade de expandir seus negócios e mercados.

Como um projeto tem prazo definido, deve existir planejamento, controle e execução, e ainda pode ser pontual, com uma data para começar e acabar, ou pode ainda ser a longo prazo, de acordo como o objetivo de negócio do empreendimento. Assim, é de fundamental importância que exista uma gestão de projetos. Mais afinal, o que é gestão de projetos?

13

Gestão de projetos

2. O que é gestão de projetos?

14 Segundo o Project Management Institute de Pernambuco (2016), o gerenciamento de projetos

é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para as atividades do

projeto, a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado por meio da aplicação e integração apropriada de processos, agrupados logicamente, abrangendo:

apropriada de processos, agrupados logicamente, abrangendo: Fonte: Adaptado do Shutterstock. Por isso, para gerenciar um

Fonte: Adaptado do Shutterstock.

Por isso, para gerenciar um projeto é necessário identificar os requisitos do empreendimento e adaptá-los às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado, balanceando as possíveis dúvidas e conflitos do projeto. Além, é claro, de organização para o pleno cumprimento do mesmo.

claro, de organização para o pleno cumprimento do mesmo. Gestão de projeto é a aplicação de

Gestão de projeto é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. (Reis, 2012).

Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto envolve todas as etapas apresentadas do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.

Conseguir um gerenciamento eficiente para os projetos é mais que um diferencial competitivo,

é também um grande passo para a evolução do conjunto organizacional como um todo. Isso

porque certamente você terá uma propriedade rural mais ágil e dinâmica, o que facilita muito

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a qualidade de trabalho local e, ainda, garante que os seus clientes recebam produtos com maior valor agregado, o que, por sua vez, acaba valorizando a clientela.

Existem diversas habilidades de gerenciamento necessárias para a execução de um projeto, mas estudos atuais indicam que os principais conjuntos de habilidades que levam ao sucesso de um projeto estão ligadas a:

Conhecimentos de técnicas Liderança Gerenciamento estratégico dos negócios
Conhecimentos
de técnicas
Liderança
Gerenciamento
estratégico
dos negócios

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

Sabe-se que os projetos são peças importantes para a viabilidade dos negócios de uma propriedade rural. Sabe-se também que em um ambiente de negócios a concorrência e a excelência em produtividade irão permitir o sucesso de uma atividade desenvolvida no meio rural. Por isso, é de fundamental importância que propriedades rurais com objetivos de expansão utilizem as técnicas de implantação e gestão de novos projetos que incrementem a sua eficiência produtiva.

3. Qual é o ciclo de vida de um projeto?

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Conforme mencionado anteriormente, o projeto é planejado, executado e controlado em cinco etapas, que representam o ciclo de vida do projeto. Porém, cada uma delas possui particularidades distintas, as quais devem sempre ser levadas em consideração. Conheça cada uma delas!

Gestão de projetos

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1ª etapa

A fase inicial do projeto, aqui chamada de iniciação, tem por característica, levantar todas as informações essenciais para o projeto, em que todos os envolvidos, equipe, gestor, investidor, devem conhecer as restrições de qualidade, tempo, custo, objetivos e atividades que deverão desenvolver no projeto.

Para isso, é de fundamental importância que seja elaborado um documento chamado de termo de

Para isso, é de fundamental importância que seja elaborado um documento chamado de termo de abertura do projeto. Ele deve ser preenchido com todas as ideias levantadas e cogitadas pela equipe, a fim de formar o entendimento macro dos objetivos e do escopo, onde o gestor poderá reconhecer os potenciais problemas e buscar o alcance do sucesso do projeto a ser implantado.

Fonte: Shutterstock.

2ª etapa

Após esse momento inicial, passamos à etapa de planejamento. É nesta fase que todas as principais ideias levantadas na fase de iniciação começam a ser trabalhadas de forma organizada no termo de abertura do projeto.

Isso gera um detalhamento das ações que devem ser realizadas, como:

Fonte: Shutterstock.

Fonte: Shutterstock.

quem serão os responsáveis;

qual o prazo de execução e entrega;

como isso deverá interagir com as demais ações que envolvem o alcance dos objetivos de um projeto.

Fazendo isso, de forma descritiva e sistemática, conseguimos gerar documentos de planejamento, como:

descrição e cronogramas das atividades que irão compor o projeto;

nomeação de responsáveis;

definição da estrutura de gerenciamento;

levantar custos;

possíveis riscos;

estipular formas de comunicação;

determinar a qualidade dos materiais;

dentre outras definições necessárias que contribuam para o sucesso do projeto.

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3ª etapa

Com o projeto previamente estruturado passamos para a fase de execução. Nessa fase, o maior cuidado a ser tomado é que o que foi planejado seja realizado e cumprido de acordo com o planejamento inicial. Porém, como nem sempre é possível que o planejado saia exatamente de acordo com o esperado, nessa fase de execução também deve existir um constante alinhamento de ideias, definições e especificações.

Todavia, notamos que um criterioso planejamento inicial pode diminuir em muito a necessidade de mudanças

Todavia, notamos que um criterioso planejamento inicial pode diminuir em muito a necessidade de mudanças e possíveis atrasos.

Fonte: Shutterstock.

Desta forma, podemos frisar o seguinte: a equipe do projeto deve entender que a chave do sucesso é um rigoroso planejamento, seguido de uma boa execução. Só assim teremos êxito em nossos projetos.

4ª etapa

Após iniciada a fase de execução, em paralelo ocorrem as fases de monitoramento e controle. Como já comentado, na fase de planejamento diversos documentos são gerados, os quais devem ser utilizados agora nesta fase.

O monitoramento e controle permitem não somente verificar o que está sendo realizado, mas como

O monitoramento e controle permitem não somente verificar o que está sendo realizado, mas como isso está acontecendo, se existem recursos financeiros suficientes, se a equipe está trabalhando harmonicamente e se os prazos estão sendo cumpridos.

Fonte: Shutterstock.

É nesse momento que ocorrem as validações e é mensurada a evolução do projeto, bem como é possível determinar o que está sendo desviado ou saindo do planejado. Nesse momento podem ser realizadas gestões com a equipe para ser retomado o caminho ideal para a execução do projeto.

Gestão de projetos

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4ª etapa

Passado esse momento, chegamos ao encerramento do projeto, porém esta fase não deve ser compreendida como uma etapa na qual os esforços de gerenciamento são menores.

O encerramento é a etapa que tem como objetivo oficializar a conclusão do projeto e

O encerramento é a etapa que tem como objetivo oficializar a conclusão do projeto e agregar informações relevantes para projetos futuros.

Toda essa fase deve ser documentada e um registro de lições aprendidas deve ser elaborado, buscando facilitar novas experiências que facilitem os projetos futuros.

Fonte: Shutterstock.

Observe como as etapas se encontram e seguem durante um projeto!

Execução Planejamento Iniciação Encerramento Controle CONCEITO DESENVOLVIMENTO IMPLEMENTAÇÃO TREINAMENTO
Execução
Planejamento
Iniciação
Encerramento
Controle
CONCEITO
DESENVOLVIMENTO
IMPLEMENTAÇÃO
TREINAMENTO

FASES DO CICLO DE VIDA DO PROJETO

Fonte: https://carledwinj.wordpress.com/2013/03/27/ciclo-de-vida-de-um-projeto/.

O ciclo de vida de um projeto é composto pelas fases de inicialização, planejamento, execução, controle e monitoramento e, por fim, encerramento.

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A seguir podemos visualizar a estrutura de um projeto rural:

Mobilizar a equipe do projeto;Gerenciar a equipe do projeto; Conduzir as aquisições; Gerenciar a comunicação; Gerenciar as partes envolvidas.

Gerenciar a equipe do projeto;Mobilizar a equipe do projeto; Conduzir as aquisições; Gerenciar a comunicação; Gerenciar as partes envolvidas.

Conduzir as aquisições;Mobilizar a equipe do projeto; Gerenciar a equipe do projeto; Gerenciar a comunicação; Gerenciar as partes

Gerenciar a comunicação;Mobilizar a equipe do projeto; Gerenciar a equipe do projeto; Conduzir as aquisições; Gerenciar as partes

Gerenciar as partes envolvidas.Mobilizar a equipe do projeto; Gerenciar a equipe do projeto; Conduzir as aquisições; Gerenciar a comunicação;

Desenvolver a equipe do projeto;a comunicação; Gerenciar as partes envolvidas. Realizar a garantia da qualidade; Realizar a integração

Realizar a garantia da qualidade;as partes envolvidas. Desenvolver a equipe do projeto; Realizar a integração do projeto; Encerrar o projeto

Realizar a integração do projeto; do projeto;

Encerrar o projeto ou suas fases; ou suas fases;

Encerrar as aquisi- ções e contratos. - ções e contratos.

Desenvolver o termo de abertura;Identificar as partes interessadas.

Identificar as partes interessadas. interessadas.

Iniciação
Iniciação
Planejamento Execução
Planejamento
Execução

Planejar o gerenciamento do escopo;Planejar o gerenciamento de custo; Planejar o gerenciamento de qualidade; Planejar o gerenciamento de pessoas;

Planejar o gerenciamento de custo;Planejar o gerenciamento do escopo; Planejar o gerenciamento de qualidade; Planejar o gerenciamento de pessoas; Planejar

Planejar o gerenciamento de qualidade;gerenciamento do escopo; Planejar o gerenciamento de custo; Planejar o gerenciamento de pessoas; Planejar o gereciamento

Planejar o gerenciamento de pessoas;de custo; Planejar o gerenciamento de qualidade; Planejar o gereciamento das comunica - ções; Planejar o

Planejar o gereciamento das comunica- ções; - ções;

Planejar o gerenciamento das aquisi- ções; - ções;

Planejar o gerenciamento do cronogra- ma; - ma;

Planejar o gerenciamento de riscos.das comunica - ções; Planejar o gerenciamento das aquisi - ções; Planejar o gerenciamento do cronogra

Monitoramento Encerramento e controle
Monitoramento
Encerramento
e controle

Validar o escopo;Controlar o escopo; Controlar e monitorar a qualidade; Controlar e monitorar as aquisições; Contolar e

Controlar o escopo;Validar o escopo; Controlar e monitorar a qualidade; Controlar e monitorar as aquisições; Contolar e monitorar

Controlar e monitorar a qualidade;Validar o escopo; Controlar o escopo; Controlar e monitorar as aquisições; Contolar e monitorar os custos;

Controlar e monitorar as aquisições;Controlar o escopo; Controlar e monitorar a qualidade; Contolar e monitorar os custos; Controlar e monitorar

Contolar e monitorar os custos;a qualidade; Controlar e monitorar as aquisições; Controlar e monitorar o engajamento das partes

Controlar e monitorar o engajamento das partes interessadas; partes interessadas;

Contolar e monitorar os riscos do projeto;e monitorar o engajamento das partes interessadas; Controlar e monitorar as comunicações; Realizar o controle

Controlar e monitorar as comunicações;das partes interessadas; Contolar e monitorar os riscos do projeto; Realizar o controle integrado de mudanças.

Realizar o controle integrado de mudanças.engajamento das partes interessadas; Contolar e monitorar os riscos do projeto; Controlar e monitorar as comunicações;

Monitorar e controlar o trabalho do projeto;Realizar o controle integrado de mudanças. Fonte: Elaborada pelo autor (2016). Tópico 2: Papel e

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

Tópico 2: Papel e competências do gerente de projetos rurais

2: Papel e competências do gerente de projetos rurais Fonte: Shutterstock. 19 Um gerente de projetos

Fonte: Shutterstock.

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Um gerente de projetos deve possuir muitas habilidades e características. Assim, todos podem ser bons gerentes de projeto, visto que estas características e habilidades podem ser desenvolvidas e alcançadas quando houver interesse do profissional em ser um bom gerente de projetos.

Gestão de projetos

Normalmente, visualizamos em um gerente de projetos virtudes como organização, entusiasmo e interesse pela evolução profissional, de modo que consiga demonstrar sua

20 importância frente às estratégias de uma empresa, organização ou propriedade rural, entendendo sempre sua função de contribuir para o sucesso do empreendimento, buscando o crescimento, desenvolvimento e evolução do seu ambiente de negócio.

desenvolvimento e evolução do seu ambiente de negócio. Fonte: Shutterstock. Uma importante virtude dos gerentes de

Fonte: Shutterstock.

Uma importante virtude dos gerentes de projetos é a capacidade de transformar, pois estes profissionais podem conceber ideias, estabelecer objetivos, gerar meios para sua execução e ainda avaliar e conduzir a sua evolução.

Por meio de suas competências e habilidades, além de exercerem diversas atividades e tarefas, normalmente devem influenciar positivamente sua equipe de trabalho, passando inspiração para que a equipe possa atingir os objetivos propostos em um projeto.

Normalmente, os gerentes de projetos trabalham bem sob pressão e se sentem confortáveis diante de mudanças e da complexidade de ambientes dinâmicos. Além de possuírem características e habilidades que os destacam. Observe!

Característica

A prática em desenvolver e despertar as habilidades das pessoas que estão ao seu redor, buscando desenvolver confiança e comunicação entre todas as partes interessadas no projeto, principalmente entre os seus patrocinadores - aqueles que farão uso dos resultados do projeto, que dispõem dos recursos necessários e os membros da equipe.

Habilidade

O conhecimento específico de gestão, o que propicia ter em mãos um bom conjunto de ferramentas e técnicas de trabalho, facilitando o desdobramento das atividades complexas e dependentes entre si em atividades, tarefas ou sub tarefas de fácil entendimento. Isso contribui diretamente no trabalho da equipe de execução, seja pela facilidade de colocá-las em prática, seja para o monitoramento e controle.

Nos dias atuais, os gerentes de projetos são encontrados na maioria das organizações e ocupam diversos cargos, podendo ser reconhecidos como gerentes de projetos, consultores contratados por um determinado tempo, ou ainda, serem gerentes de programas inteiros, com a responsabilidade de gerirem diversos projetos ao mesmo tempo, projetos estes que sempre têm o mesmo objetivo:

Trabalhar de acordo com as estratégias das organizações que eles representam e trabalhar sempre dentro do alinhamento e da estratégia de crescimento de suas organizações.

Curso Técnico em Agronegócio

A velocidade das mudanças tecnológicas e econômicas vem fazendo com que as organizações, empresas e propriedades rurais acelerem o seu crescimento e evolução, pois sem bons projetos podem não se manterem no mercado. Atualmente, executivos, proprietários e gerentes entendem que o gerenciamento de projetos é uma competência estratégica e indispensável para o sucesso dos negócios. Eles sabem que profissionais credenciados e habilidosos estão entre seus recursos mais valiosos.

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Dica

“ projetos irão falhar, mas não por falta de dinheiro ou tecnologia; muitos irão fa- lhar por falta de competências na solução técnica e habilidades em gerenciamento de projetos”. (StandishGroup, 2009)

1. Qual é a importância do conhecimento em gestão de projetos?

Um bom gestor de projetos deve ter consciência que o conhecimento é a chave do sucesso, seja para seu desenvolvimento profissional, seja para o alcance das metas e objetivos dos projetos a serem gerenciados.

Na gestão de projetos, existem nove áreas de conhecimentos que caracterizam os principais aspectos e momentos de um projeto e de seu gerenciamento. Cada área de conhecimento se refere a um aspecto a ser considerado dentro da gerência de projetos. Estas nove áreas de conhecimentos são as seguintes:

ESCOPO COMUNICAÇÕES AQUISIÇÕES QUALIDADE INTEGRAÇÃO TEMPO RECURSOS RISCOS HUMANOS CUSTOS
ESCOPO
COMUNICAÇÕES
AQUISIÇÕES
QUALIDADE
INTEGRAÇÃO
TEMPO
RECURSOS
RISCOS
HUMANOS
CUSTOS

Gestão de projetos

21

22

Das áreas de conhecimentos, podemos dizer que:

Escopo, Tempo, Custos e Qualidade - são as principais áreas para atingir os objetivos de um projeto. Ou seja, entregar um resultado de acordo com o escopo, prazo e custos definidos, com qualidade adequada.

d
d

Comentário do autor

Podemos dizer que estas áreas correspondem às perguntas-chaves para a elaboração e desenvolvimento de um projeto, ou seja, estas áreas respondem as seguintes questões: “O quê?”, “Quando?”, “Quanto?” e “Como?”.

Recursos Humanos e Aquisições - correspondem às necessidades de um projeto, quanto

à equipe para executá-lo, e aos insumos para produzir.

Comunicações e Riscos - devem ser continuamente abordadas para manter as expectativas

e as incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo.

Integração - abrange a forma de como todas as outras áreas irão ser aplicadas de forma integrada e harmônica, desenvolvidas e monitoradas, visando atingir os objetivos do projeto.

2. Desempenho: o que se espera de um gerente de projetos?

Até este momento, vimos o que é um projeto e mostramos a importância do seu gerenciamento. Agora, iremos abordar a figura do gestor de um projeto. Mas qual é o perfil dessa pessoa, quais são suas responsabilidades, o que devemos esperar de um gerente de projetos?

responsabilidades, o que devemos esperar de um gerente de projetos? Fonte: Shutterstock. Curso Técnico em Agronegócio

Fonte: Shutterstock.

Curso Técnico em Agronegócio

O gerente de projetos trabalha basicamente para que um projeto alcance seus objetivos e, para isso, muitas vezes o seu maior trabalho é criar condições para que a equipe envolvida no desenvolvimento do projeto consiga trabalhar de forma interativa, buscando sempre os mesmos objetivos, tendo ritmo e minimizando as possibilidades de fracasso.

É imprescindível que um gerente possua diferentes habilidades para ser capaz de ter autonomia em cada fase de desenvolvimento do projeto. Essas habilidades de gestão incluem:

comunicação;

gestão de riscos e conflitos;

liderança;

negociação;

habilidade no trato com os clientes e parceiros.

Só desenvolvendo tais habilidade um gerente de projetos poderá atingir seus objetivos.

um gerente de projetos poderá atingir seus objetivos. Gerenciar projetos é essencialmente uma arte, combinada com

Gerenciar projetos é essencialmente uma arte, combinada com o uso de metodologias de gestão adequadas.

Um gerente de projetos deve ter generosidade. Deve ser capaz de dividir com as pessoas os méritos de um projeto bem-sucedido, de comunicar e disseminar o prazer do dever cumprido

e saber reconhecer o mérito de seu time. Ou seja, saber remunerar as pessoas com a única parte da remuneração que lhe cabe entregar: o reconhecimento.

As principais atividades do Gerente de Projetos são:

Alocar recursos.

Agir com senso de organização.

Definir prioridades.

Coordenar as interações com clientes e usuários.

Procurar manter a equipe focada na meta do projeto.

23

Supervisionar, delegar, motivar e gerenciar o estresse.

Resolver conflitos dos participantes do projeto com diferentes expectativas e necessidades.

Gerenciar riscos, escopo, tempo e custo.

Estabelecer um conjunto de práticas para assegurar a qualidade dos materiais do projeto.

Gerenciar a equipe do projeto.

Identificar requisitos.

Gestão de projetos

24

É possível concluir que um bom gerente de projetos é responsável direto por garantir que exista qualidade técnica no desenvolvimento do projeto, bem como assegurar os recursos suficientes para o seu desenvolvimento e, ainda, garantir que eles sejam bem alocados dentro do projeto.

Ainda neste contexto, é fundamental que o gerente de projeto tenha claro como o projeto irá começar, como será executado e quando e como o mesmo irá terminar. Somente dessa forma ele poderá determinar qual o número de pessoas e qual o perfil deverá fazer parte de cada etapa do projeto.

Assim, será possível alcançar todos os objetivos, que o projeto aconteça dentro do prazo determinado, que seja utilizado somente os recursos estimados e que o projeto se desenvolva com a qualidade planejada.

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d

Comentário do autor

Um gerente de projeto pode trabalhar em qualquer segmento técnico, pois

a função do gerente é basicamente coletar ideias, e não gerar todas as ideias de um projeto.

É planejar a execução de um projeto, por meio da ajuda de uma equipe de colaboradores, e não executar todas as atividades de um projeto.

É controlar e monitorar a execução de um conjunto de atores e finalmente atingir um objetivo que não é só dele, mas sim, um objetivo coletivo o qual certamente irá beneficiar todo o empreendimento.

3. Principais habilidades e competências técnicas de um gerente de projetos.

Os gerentes de projeto devem ter competências e habilidades técnicas, além de liderar o projeto. Para isso, ele deve ter compreensão geral da tecnologia envolvida no projeto e, ainda, possuir habilidades interpessoais que promovam um ambiente adequado para a equipe e para os demais participantes. Isso irá refletir confiança, lealdade, comprometimento e respeito, sempre compreendendo os processos gerenciais e suas aplicações ao projeto.

Curso Técnico em Agronegócio

Fonte: Shutterstock. Com uma visão do contexto sistêmico do projeto, o gerente deve ter a

Fonte: Shutterstock.

Com uma visão do contexto sistêmico do projeto, o gerente deve ter a capacidade de tomar e implementar decisões e ser capaz de produzir os resultados desejados no projeto. De forma geral, o gerente de projeto é tido como o grande responsável pelos resultados e, em última análise, pelo seu sucesso ou fracasso.

Segundo o PMBOK® (2013), os gerentes de projetos devem ter as seguintes habilidades:

Construção de

 

equipes

capacidade de formar e gerenciar equipes de trabalho.

Liderança

capacidade de influenciar a equipe e todos os envolvidos no projeto

Resolução de

 

conflito

capacidade de identificar e resolver os conflitos no âmbito do projeto.

Competência

 

técnica

capacidade de coordenar as ações técnicas do projeto.

Planejamento

capacidade de elaborar planos e executá-los.

Organização

capacidade de estabelecer os critérios de trabalho no âmbito do projeto.

Empreendedoris-

 

mo

capacidade de gerar e gerenciar negócios para o projeto.

Gestão de projetos

25

26

Administração

capacidade de desenvolver técnicas de controle, orçamento, etc.

Suporte gerencial

capacidade de gerenciar as interfaces com todos os envolvidos no projeto.

Alocar recursos

capacidade de estabelecer os recursos necessários às várias fases do projeto.

Glossário PMBOK®

PMBOK® é a sigla que representa um conjunto de práticas de gestão de projetos, desenvolvidas e organizadas pelo instituto PMI, e são consideradas a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área.

É fundamental que o gerente esteja envolvido em todos os momentos, etapas e processos de um projeto e que suas habilidades sejam desempenhadas dentro de um período de tempo pré-determinado. Assim, conseguirá que os objetivos do projeto logrem êxito e sejam alcançados de acordo com o planejamento inicial.

Encerramento do tema

Neste primeiro tema, foram apresentados a você os principais conceitos sobre gestão de projetos, sendo possível compreender melhor o que é um projeto, qual o seu ciclo, o que é gestão de projetos, o que é necessário para gerir um projeto e, ainda, qual o perfil de um gestor de projetos.

Sabendo disso, podemos entrar mais a fundo na parte de elaboração e gestão de projetos, o

que você verá no tema a seguir.

Atividades de aprendizagem

1. Após entender melhor o que é um projeto, o que é gestão de projetos e qual o seu ciclo, leia as alternativas a seguir e escolha a resposta correta para a seguinte pergunta: Qual é a ordem lógica dos processos de gerenciamento de projetos?

a) Início, planejamento, monitoramento e controle, execução.

b) Planejamento, início, monitoramento e controle, execução, encerramento.

c) Início, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento.

d) Planejamento, início, execução, encerramento.

e) Início, planejamento, controle, execução e encerramento.

Curso Técnico em Agronegócio

2.

Os gerentes de projeto são responsáveis pela maioria das atividades de um projeto. Porém, uma das atividades do projeto é de responsabilidade exclusiva do dono do negócio. Qual atividade é essa?

a)

Identificar os requisitos do projeto.

b)

Selecionar os projetos a serem iniciados.

c)

Equilibrar as demandas de tempo, custo, escopo e qualidade.

d)

Estabelecer objetivos de projeto claros e alcançáveis.

e)

Concluir o projeto respeitando o custo orçado.

3.

O gerente de projeto é tido como o grande responsável pelos resultados do projeto e, para isso, pode-se dizer que necessita ter diversas habilidades técnicas. Das habilidades a seguir, qual das alternativas NÃO diz respeito ao perfil do gerente do projeto?

a)

Competência

b)

Liderança

c)

Planejamento

d)

Organização

e)

Autoritarismo

 

27

4.

O ciclo de vida de projeto define as fases que unem seu início ao seu fim. A fase de execução é a principal, afinal é o momento em que as coisas são revistas, elaboradas e arranjadas. Sabendo disso, o gerente do projeto deve cobrar o quê de sua equipe?

a)

Execução e qualidade.

b)

Prestígio e gentileza.

c)

Valentia e nobreza.

d)

Docilidade e calma.

e)

Bondade e honestidade.

Gestão de projetos

5.

Um gerente de projetos necessita ter muitas habilidades, porém é notável que a capacidade de influenciar a equipe e todos os envolvidos no projeto é a principal para o sucesso do

28 projeto. Qual habilidade é esta?

a) Administração.

b) Empreendedorismo.

c) Liderança.

d) Alocação de recursos.

e) Capacidade técnica.

Curso Técnico em Agronegócio

02

Organização de gerenciamento de projetos voltados para o agronegócio

02 Organização de gerenciamento de projetos voltados para o agronegócio
02 Organização de gerenciamento de projetos voltados para o agronegócio
02 Organização de gerenciamento de projetos voltados para o agronegócio

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Tema 2: Organização de gerenciamento de projetos voltados para o agronegócio

O agronegócio, assim como os demais setores da economia, teve de se adequar ao desen- volvimento global e às rápidas mudanças nos campos sociais, econômicos e de mercado. É fundamental que os projetos rurais acompanhem esse desenvolvimento.

que os projetos rurais acompanhem esse desenvolvimento. Fonte: Shutterstock. Para isso, a implantação de

Fonte: Shutterstock.

Para isso, a implantação de estruturas organizacionais tem um papel de grande importância para a consolidação e crescimento das empresas.

Estrutura organizacional

A estrutura organizacional é o formato no qual a empresa está organizada, isso é, indica como é formado seu organograma de trabalho e quais são os níveis hierárquicos.

Curso Técnico em Agronegócio

É notável que as estruturas organizacionais mais amplamente estudadas estão voltadas às gran- des empresas e aos grandes produtores, o que não é compatível com alguns cenários rurais, que englobam atores e condições um pouco diferentes, como é o caso da agricultura familiar.

um pouco diferentes, como é o caso da agricultura familiar. Fonte: Adaptado de Shutterstock. Os sistemas
um pouco diferentes, como é o caso da agricultura familiar. Fonte: Adaptado de Shutterstock. Os sistemas
um pouco diferentes, como é o caso da agricultura familiar. Fonte: Adaptado de Shutterstock. Os sistemas
um pouco diferentes, como é o caso da agricultura familiar. Fonte: Adaptado de Shutterstock. Os sistemas
um pouco diferentes, como é o caso da agricultura familiar. Fonte: Adaptado de Shutterstock. Os sistemas
um pouco diferentes, como é o caso da agricultura familiar. Fonte: Adaptado de Shutterstock. Os sistemas

Fonte: Adaptado de Shutterstock.

Os sistemas de organização devem levar em consideração:

a mão de obra existente nas propriedades ou empresas rurais;

os padrões de qualidade exigidos pelo mercado consumidor;

as condições sanitárias exigidas pela legislação;

a definição dos produtos agroalimentares que serão desenvolvidos e gerenciados.

Desse modo, as estruturas de organização gerencial do agronegócio poderão contribuir para

a análise e melhoramento dos fluxos operacionais, a eliminação de atividades não gerado-

ras de renda e valor, a redução de custos e a redução de prazos de entregas. Ainda poderão contribuir para a melhoria do fluxo de informação dentro da propriedade e nas cadeias de

produção, proporcionando assim uma oferta de produtos com maior qualidade e facilitando

a fidelização comercial.

31

Por isso, é importante que um gerente de projetos tenha entendimento que, mesmo existindo diversos modelos de estruturas organizacionais, para o agronegócio esses modelos devem ser identificados e criados de acordo com a disponibilidade de mão de obra local e outras es- pecificidades, pois somente assim eles irão contribuir para a evolução das propriedades rurais

e o alcance do sucesso de cada projeto a ser trabalhado.

Gestão de projetos

32

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d

Comentário do autor

Ao final deste tema, com o seu esforço, você terá desenvolvido as seguintes competências:

Compreender os processos de produção.

Identificar as atividades básicas para a gestão de projetos na propriedade rural.

Reconhecer as principais formas de organizar as atividades e tarefas dentro de um projeto.

Compreender como iniciar, executar e encerrar um projeto.

Entender como executar um projeto considerando os processos de controle e avaliação.

Identificar meios de promover ideias e ações inovadoras na propriedade rural, buscando o melhoramento contínuo do empreendimento.

Tópico 1: Estrutura organizacional para gerenciamento de projetos rurais

Como já visto, existem diversos modelos de estruturas organizacionais, mas nem sempre eles podem ser aplicados diretamente ao setor rural sem antes algumas adaptações.

diretamente ao setor rural sem antes algumas adaptações. Fonte: Shutterstock. Durante este tópico você conhecerá

Fonte: Shutterstock.

Durante este tópico você conhecerá alguns modelos de estruturação organizacional em que a mão de obra e o formato das cadeias de produção contribuirão para gerar estruturas organizacionais mais enxutas e reais para o cenário agrícola de nosso país.

Para criarmos uma boa estrutura organizacional temos de ter em mente que, no ambiente rural, as empresas se distinguem de acordo com sua atividade econômica. Os três setores

Curso Técnico em Agronegócio

convencionais de produção dividem as empresas rurais nos setores:

Primário

Secundário

Terciário

Representa a agricultura, pecuária, extrativismo.

Representa as indústrias, agroindústrias, beneficia- mento e transformação de alimentos e derivados.

Representa os serviços agrícolas em geral, como mecanização, assistência técnica, etc.

Sabendo disso, de acordo com cada tipo de empresa, o gerente de projetos poderá criar uma estrutura de trabalho adequada à sua realidade. Para isso, é fundamental que o gerente avalie a mão de obra disponível na propriedade rural e entenda o tipo de assessoria ou consultoria externa com que a propriedade ou empresa rural pode contar.

Com essas informações, pode-se criar um organograma de trabalho, o qual permitirá ao gerente de projetos conseguir determinar atividades e responsabilidades frente a qualquer tipo de projeto que a empresa rural venha a desenvolver.

Organograma

Em administração é a representação gráfica da estrutura de uma organização, empresa, projeto etc. que mostra a hierarquia e as relações entre as suas unidades. (AULETE DIGITAL, 2016). Em um projeto o organograma apresenta a equipe e suas relações hierárquicas.

Por exemplo, imagine uma propriedade rural fictícia que conta com o trabalho fixo de seu proprietário, de um de seus filhos e ainda possui um administrador da propriedade rural contratado.

Engenheiro Proprietário Filhos Administrador Contador agrônomo
Engenheiro
Proprietário
Filhos
Administrador
Contador
agrônomo

Fonte: Adaptado de Shutterstock.

33

Além desses trabalhadores fixos, esse produtor recebe consultoria técnica de um engenheiro agrônomo e também de um contador, os quais esporadicamente realizam visitas e contribuem para o desenvolvimento da propriedade.

Gestão de projetos

Após uma pesquisa de mercado, esse proprietário resolve desenvolver um projeto de horti- cultura e, para isso, contrata um gerente de projetos, o qual tem como função:

34

um gerente de projetos, o qual tem como função: 34 Fonte: Shutterstock. • Implantar o novo

Fonte: Shutterstock.

Implantar o novo projeto visando otimizar o trabalho da propriedade.

Implantar um sistema produtivo de hortaliças.

Reduzir custos e maximizar o rendimento da empresa rural.

Entendendo a importância de uma estrutura organizacional, o gerente criou um organograma no qual estão dispostos todos os atores já citados e que farão parte do projeto a ser executa- do. O organograma ficou assim:

EMPRESÁRIO RURAL (PROPRIETÁRIO) ASSISTÊNCIA TÉCNICA DE CAMPO (AGRÔNOMO) ASSISTÊNCIA TÉCNICA CONTABIL E
EMPRESÁRIO RURAL
(PROPRIETÁRIO)
ASSISTÊNCIA
TÉCNICA DE CAMPO
(AGRÔNOMO)
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
CONTABIL E FINANCEIRA
(CONTADOR)
ENCARREGADO DE
COMPRAS
E SUPRIMENTOS
(FILHO)
ENCARREGADO DE
PRODUÇAO A CAMPO
(administrador de
propriedade)
GERENCIAMENTO DO
PROJETO
(GERENTE DE PROJETOS)
PRODUÇÃO
(MÃO DE OBRA
CONTRATADA)

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Curso Técnico em Agronegócio

Após desenvolvido esse organograma, o gerente de projetos o apresentou para o empresário rural, que pode visualizar de forma mais efetiva as reais funções de cada colaborador.

A partir daí o proprietário pode sugerir a inclusão ou retirada de responsa- bilidades de cada ator e, ainda, realizar um cálculo de custos com a mão de
bilidades de cada ator e, ainda, realizar um cálculo de custos com a mão de obra, o que pode determinar se o projeto é viável ou não.A partir daí o proprietário pode sugerir a inclusão ou retirada de responsa-

Fonte: Shutterstock.

Dessa forma, concluímos que a escolha de uma estrutura ou um sistema organizacional é fundamental para que o gerente de projetos rurais possa exercer sua função, e também para que a empresa rural consiga, de forma organizada, minimizar seus custos e maximizar seu faturamento.

Estrutura organizacional é uma representação da hierarquia (relação de cargos e chefia) da empresa. (CORRÊA, 2009).

Nos temas seguintes da sua apostila você entenderá mais sobre os tipos de estruturas organizacionais mais trabalhadas no gerenciamento de projetos. São estruturas que todo gerente de projetos deve conhecer para que, dependendo de cada situação, possa gerenciar os projetos aos quais uma empresa rural venha a desenvolver.

1. Como organizar um projeto

A organização de um projeto passa pela integração dos processos de iniciação, planejamento,

execução, monitoramento e controle e encerramento. Além disso, é na organização do proje- to que as tarefas a serem desenvolvidas são listadas.

35

Para isso, deve-se criar um cronograma de trabalho abrangendo um período de tempo pré- -definido. A partir disso são calculados os orçamentos do projeto; são distribuídas as funções; é trabalhada a forma de comunicação entre a equipe de trabalho; e são definidos e esclareci- dos os principais objetivos a serem alcançados.

A organização do projeto deve ser realizada de acordo com a estrutura organizacional a qual

a empresa rural possui.

Assim, é muito importante realizar os seguintes questionamentos:

Gestão de projetos

36

36 Qual é o modelo de organização que a empresa adota? Qual é o nível hierárquico

Qual é o modelo de organização que a empresa adota?36 Qual é o nível hierárquico que o gerente de projetos deve respeitar? Qual a disponibilidade

Qual é o nível hierárquico que o gerente de projetos deve respeitar?36 Qual é o modelo de organização que a empresa adota? Qual a disponibilidade de pessoas

Qual a disponibilidade de pessoas para a execução do projeto?hierárquico que o gerente de projetos deve respeitar? Como é formada essa mão de obra? Essas

Como é formada essa mão de obra?a disponibilidade de pessoas para a execução do projeto? Essas são as principais perguntas que devemos

Essas são as principais perguntas que devemos nos fazer como gerentes de projetos, frente às diferentes formas de organizações gerenciais de projetos. Para entender melhor como responder a essas perguntas, vamos aprofundar nossos estudos sobre a organização empresarial.

2. Principais diferenças entre organização funcional, por projeto ou matricial

Cada estrutura organizacional tem suas vantagens e desvantagens, porém, um projeto deve ser iniciado, desenvolvido e finalizado de acordo com aquela que foi adotada pela empresa rural, de modo que a definição da estrutura organizacional é de fundamental importância para o bom desenvolvimento de um projeto rural.

Como você pode ver, nem todas as estruturas organizacionais foram desenvolvidas de acordo com o cenário do agronegócio, mas um bom gestor de projetos deve saber que os três principais modelos de estrutura organizacionais trabalhadas por pequenas, médias e grandes empresas do agronegócio se desenvolvem com base na:

Organização Organização Organização funcional por projetos matricial Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Organização
Organização
Organização
funcional
por projetos
matricial
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

É claro que essas estruturas não se encaixam necessariamente em determinadas situações,

sendo papel do gerente do projeto desenvolver uma estrutura organizacional condizente com

a realidade da empresa rural, como foi citado no exemplo do tópico anterior.

Quando falamos de estruturas organizacionais do tipo funcional, por projetos ou matricial, é im- portante considerar o enquadramento do produtor rural no agronegócio. Não devemos nos ater

à ideia de que o agronegócio é formado apenas por pequenas, médias e grandes propriedades.

O agronegócio é muito mais amplo e para funcionar envolve também as agroindústrias, os

Curso Técnico em Agronegócio

fornecedores de insumo, as empresas de logística, entidades do governo, entre outros.

Por isso, devemos ter ciência que a participação do produtor no agronegócio se dá por meio das diferentes cadeias produtivas, e em todas elas deve prevalecer a visão do todo, em que as providências em relação aos insumos, à produção, ao armazenamento, à industrialização, à distribuição e ao consumo da matéria-prima não podem ser consideradas de forma separada. (SENAR, 2009).

Atualmente, na linguagem usual, a cadeia produtiva agrícola divide-se em:

O que vem antes da porteira das fazendas

divide-se em: O que vem antes da porteira das fazendas Fonte: Elaborado pelo autor (2016). O

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

O que se passa dentro das fazendas

pelo autor (2016). O que se passa dentro das fazendas O que ocorre depois da porteira

O que ocorre depois da porteira

Diante desse contexto, e levando em consideração que as empresas rurais podem ter forma- tos distintos no antes, dentro e depois da porteira, podemos estudar agora as três principais estruturas organizacionais para os projetos rurais: funcional, por projetos e matricial. Vamos entendê-las?

Estrutura funcional

A

estrutura organizacional do tipo funcional leva em consideração

o

critério de departamentalização. Ou seja, existe uma divisão

por funções ou áreas do conhecimento.

37

Nesse tipo de estrutura, a empresa é dividida em setores, por exemplo:

Setor

financeiro

Setor

de compras

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Estrutura funcional

Estrutura funcional

Estrutura funcional
Estrutura funcional

Setor

de vendas

Setor

de recursos

humanos

Setor

de marketing

Entre outros

Vantagens - a divisão mais ampla de atividades e funções, a possibilidade de especializar os colaboradores por área de conhecimento de forma a permitir que se determine um padrão

Gestão de projetos

para a contratação de novos colaboradores.

38 Desvantagens - o formato hierárquico, que costuma ser mais complexo e rígido, podendo dificultar a aplicação de mudanças, apesar de ser muito produtiva.

Por isso, quando falamos de Agronegócio, a estrutura organizacional funcional normalmente é utilizada por empresas que estão antes da porteira das fazendas, como as grandes empresas fa- bricantes de insumos, e, fora da porteira, até mesmo pelas grandes cooperativas que fomentam

a produção e realizam a comercialização dos produtos oriundos das empresas rurais.

Estrutura por projetos

Esta estrutura é a que mais evoluiu nos últimos 50 anos e com isso se tornou o modelo mais utilizado atualmente, tanto no cenário do agronegócio, como em outros tipos de empresas.

A principal característica dessa estrutura organizacional é que, basicamente, um colaborador

com cargo de gerência pode manter a autoridade sobre um projeto. Ou seja, o gerente de projetos detém grande responsabilidade dentro da empresa.

Nessa estrutura, podemos dizer que um colaborador pode ter alto rendimento e maior comprometimento com os projetos em execução.

Alto rendimento
Alto rendimento

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Maior Estrutura comprometimento por projeto
Maior
Estrutura
comprometimento
por projeto

Vantagens - a responsabilidade do gerente de projeto sobre os colaboradores. Ele consegue ter um fluxo de comunicação mais rápido e viável se comparado à estrutura funcional, o que facilita a rápida tomada de decisão. Além disso, existe apenas uma unidade de comando den- tro do projeto, o que faz com que a estrutura do projeto seja mais simples e flexível, portanto, relativamente fácil de se compreender e implementar.

d
d

Comentário do autor

A grande vantagem desse tipo de estrutura é que ela pode ser adequada a qualquer tipo de empresa rural, ou seja, pode ser interessante para antes, dentro ou depois da porteira. Para isso, basta que os trabalhos da empresa rural sejam transformados em projetos.

Curso Técnico em Agronegócio

Desvantagem - ao se optar por essa estrutura quando se tem mais de um projeto, é neces- sário dividir a equipe em grupos de trabalhos, e dependendo do número de colaboradores pode ser que eles fiquem com muita responsabilidade, o que pode interferir no bom desen- volvimento dos projetos.

Outra desvantagem diz respeito à alocação de profissionais com conhecimento específico. Colaboradores com este nível de conhecimento podem ter de assumir inúmeras atividades diante de vários projetos e acabarem ficando sobrecarregados. Além disso, especialmente se houver muitos especialistas trabalhando com atividades funcionais, pode ocorrer a sobrecar- ga do gerente de projetos, tendo em vista que assume total responsabilidade sobre a execu- ção dos projetos.

Estrutura matricial

Esta estrutura combina as estruturas funcional e de projetos para formar uma estrutura híbrida.

Nela são criados grupos de projeto que ficam sob a responsabilidade de gerentes de projetos. Os grupos de projeto utilizam as mesmas pessoas que pertencem aos setores funcionais.

Assim, elas passam a ter dois tipos de trabalho, um relativo ao seu setor funcional e outro relativo ao projeto do qual estão participando, e dois “chefes” diferentes, o gerente funcional e o gerente do projeto.

Gerente funcional

Setor

de compra

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Setor

de venda

Setor

de marketing

39

Este tipo de estrutura é mais utilizado em médias e grandes propriedades e também em empresas rurais depois da porteira, principalmente no setor de prestação de serviços, que necessitam de agilidade e rapidez na execução de suas atividades, mas nem sempre possuem o número suficiente de colaboradores.

Gestão de projetos

Vantagem - ter um único responsável pelos projetos, normalmente o gerente de projetos, o qual presta conta ao empresário rural. É possível que o gerente de projetos conte com toda

40 a capacidade técnica e laboral da empresa. Como a estrutura matricial é mais flexível, as res- postas aos clientes e ao cumprimento dos objetivos são mais rápidas.

Desvantagem - a necessidade de contratação de mais colaboradores para cargos de respon- sabilidade, visto que é necessário que existam gerentes funcionais - além de gerentes de pro- jeto -, os quais acompanharão o desenvolvimento das suas atividades específicas. Isso pode gerar também a competição interna, se não for tratado de modo saudável, podendo gerar problemas de relacionamento e deixar o clima organizacional ruim.

Desse modo, embora exista diversos modelos de estruturas organizacionais, esses três são os mais usados no agronegócio e também em outros setores empresariais.

O gestor de projetos deve ter muito tato ao observar, definir e criar ou adaptar um modelo organizacional, levando sempre em consideração o número de colaboradores, o tamanho e tempo de execução do projeto, a quantidade de recursos financeiros disponíveis e principal- mente o objetivo e o consentimento do empresário rural.

Tópico 2: Principais etapas da elaboração e do gerenciamento do escopo dos projetos rurais

e do gerenciamento do escopo dos projetos rurais Fonte: Elaborado pelo autor (2016). Você já ouviu

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Você já ouviu falar em escopo?

Curso Técnico em Agronegócio

Sabe ou imagina o que é um escopo de projeto?

Já imaginou como se elabora um projeto?

E de que maneiras se gerencia um projeto?

Como iniciar um projeto?

Como se faz o planejamento e qual a importância dele para o bom desenvolvimento de um projeto?

Como executar, monitorar e controlar um projeto?

Quando um projeto chega na fase de encerramento?

São várias as perguntas que nos vem à mente ao pensar no assunto, não é?

Perguntas como essas podem deixar muita gente confusa, ou até mesmo fazer com que al- gumas pessoas desistam de elaborar e gerenciar um projeto. Aqui serão abordados assuntos que podem auxiliar você a compreender melhor, a responder a esses questionamentos e a ter segurança para gerenciar projetos em uma propriedade rural.

Por isso, durante este tópico, você vai conhecer os principais conceitos de um projeto e de gestão, as habilidades e os conhecimentos necessários para gerir um projeto, vai entender um pouco sobre as fases e o ciclo de vida de um projeto e a importância e diferença dos sistemas organiza- cionais com os quais um gerente de projetos pode se deparar. Vai se aprofundar nas principais normas que um gerente de projetos deve observar ao iniciar a elaboração de um projeto.

1. Como elaborar e gerenciar o escopo de um projeto?

ao iniciar a elaboração de um projeto. 1. Como elaborar e gerenciar o escopo de um

Gestão de projetos

41

42

Fonte: Shutterstock.

A

elaboração do projeto começa na fase de iniciação. Essa fase é a de coleta de informações

e

ideias e é o momento em que é desenvolvido o escopo inicial do projeto.

Você sabe por que essa fase é importante? Esse material dá corpo aos trabalhos e gera o documento que comportará as principais ideias e informações necessárias para ordenar, de forma racional, as primeiras e principais atividades que farão parte do projeto.

Portanto, o primeiro passo do projeto é a geração de um escopo inicial, o qual será fundamentado e se transformará em um projeto.

Escopo

O escopo do projeto é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as carac- terísticas e funções espe- cificadas. É a estrutura analítica do projeto.

Guia PMBOK®, 2008

Fonte: Adaptado de Shutterstock.

projeto. Guia PMBOK®, 2008 Fonte: Adaptado de Shutterstock. Normalmente, essa fase de planejamento é realizada pelo

Normalmente, essa fase de planejamento é realizada pelo empresário rural com ajuda de seus colaboradores e do gerente de projetos, mas também pode ser elaborada por um profis- sional terceirizado (consultor).

Se necessário, investidores e financiadores externos também auxiliam o desenvolvimento do escopo, uma vez que eles buscam parcerias e tem interesse no desenvolvimento de determi- nadas ideias.

Na fase de elaboração do projeto, além do escopo e das definições das atividades de trabalho que são desenvolvidas também são definidos:

os recursos financeiros necessários para que o projeto possa ser implementado;

o número de colaboradores que estará disponível para o desenvolvimento do projeto;

o perfil (conforme habilidades e competências) necessário para exercer cada função.

São identificadas e formalizadas as parcerias dos possíveis interessados, sejam eles compo-

Curso Técnico em Agronegócio

nentes internos da empresa ou componentes externos, como investidores, comerciantes, en- tre outros.

Ainda neste contexto, são discutidos o tempo de execução e a viabilidade do projeto. Se o projeto for concebido como uma ideia viável, ele é tido como aprovado, passando então para:

Determinação das formas de iniciação

então para: Determinação das formas de iniciação Fonte: Elaborado pelo autor (2016). Detalhamento do

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Detalhamento do planejamento, da execução, do monitoramento e do controle

planejamento, da execução, do monitoramento e do controle Encerramento Após essa definição, o empresário rural e

Encerramento

Após essa definição, o empresário rural e os investidores, antes de liberar a ideia aprovada para a iniciação do projeto, normalmente definem também a forma de gestão que será utili- zada para que o projeto alcance o sucesso.

Essa decisão se dá em virtude do modelo organizacional que a empresa rural utiliza ou ainda de acordo com o modelo organizacional de gestão definido pelo grupo de idealizadores. Des- se modo, a iniciação acontece de forma mais rápida e ágil, contribuindo principalmente para que o futuro gerente de projetos possa desenvolver suas atividades com maior autonomia e eficiência.

c
c

Leitura complementar

Acesse a biblioteca do AVA e baixe o modelo de escopo preparado para você. A partir dele, você poderá compreender melhor os detalhes de um escopo e como ele deve ser registrado.

2. Iniciação de um projeto

e como ele deve ser registrado. 2. Iniciação de um projeto A iniciação do projeto ocorre

A iniciação do projeto ocorre no momento em que a ideia central é explicitada. Assim, podemos dizer que no momento em que o projeto é constituído:

o escopo do projeto é caracterizado;

as atividades e tarefas são pormenorizadas;

a equipe de trabalho é criada, o sistema de gerenciamento é definido; e

o gerente de projetos é selecionado.

Fonte: Adaptado de Shutterstock.

Gestão de projetos

43

44

A iniciação do projeto é o momento no qual que existe muita coisa acontecendo simultaneamente, por isso, exige muita atenção e dedicação.

Uma vez definido quem será o gerente de projetos, este tem como tarefa inicial documentar todas as escolhas e gerar o principal documento do projeto, denominado de Termo de Abertura do Projeto.

Esse termo normalmente é elaborado com a participação de toda a equipe disponível para o projeto, de forma que todos possam ter a real noção dos trabalhos a serem desenvolvidos, dos prazos, de quais atividades e responsabilidades cada integrante da equipe terá.

Para isso, é possível pensar em uma estrutura analítica de projeto (EAP).

Estrutura analítica do projeto

Pode ser considerada a ferramenta primária para descrever o escopo do projeto. Trata-se de um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

O objetivo da EAP é identificar elementos finais do projeto (produtos, serviços e resultados). Assim, ela serve como base para a maior parte do planejamento de projeto. Observe o exemplo a seguir.

Elaboração do plano de negócio Elaboração do Pesquisa de cronograma preços de do projeto terrenos
Elaboração
do plano de
negócio
Elaboração do
Pesquisa de
cronograma
preços de
do projeto
terrenos
Estabalecer
Coleta de
Procurar
parâmetros
dados
imobiliária
Coleta de
Análise dos
Visitar
dados
dados
terrenos
Análise dos
Elaboração do
Comprar
dados
cronograma
terreno
Elaboração
do plano
Validação do
plano com
stakeholders

Pesquisa de

financia-

mento

Consultar

bancos

Analisar

propostas

Fechar acordo

Elaboração de

planta

Consultar

engenheiro

civil

Consultar

engenheiro

ambiental

Fornecer

informações

Validar a

planta

Apresentação

do projeto

Apresentar projeto para os stakeholders

Receber

feedback

Avaliação de

desempenho

Legenda: Exemplo de estrutura analítica no período de iniciação de um projeto de nova empresa rural.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Curso Técnico em Agronegócio

Após a elaboração do termo de abertura do projeto é comum que o documento seja assinado pelos donos da empresa e, se for o caso, por seus parceiros, como os financiadores. É nesse momento também que se define a data inicial do projeto.

d
d

Comentário do autor

Quanto maior for o envolvimento das pessoas – sejam elas proprietários rurais, empresários rurais, técnicos, financiadores e outras – na fase inicial do projeto, maiores serão as chances de aceitação, aprovação e satisfação dos resultados obtidos pela execução do projeto.

É de fundamental importância ter em mente que um gerente de projetos nem sempre tem a autonomia total sobre o projeto. Existem tarefas distintas próprias para o gerente, como:

Elaborar o termo de abertura do projeto.

Identificar as partes interessadas.

Recomendar a equipe de execução.

Ao mesmo tempo, existem tarefas que devem ser evitadas ou apenas acompanhadas pelo gerente de projetos.

Por exemplo, autorizar o início do projeto é uma tarefa que deve ser realizada pelo dono da empresa e por seus parceiros. Saber seus limites, principalmente na iniciação de um projeto, é importante para que o gerente tenha um futuro de sucesso e duradouro nessa função.

3. Planejamento do projeto e sua importância

função. 3. Planejamento do projeto e sua importância Fonte: Adaptado de Shutterstock. Após iniciado o projeto,

Fonte: Adaptado de Shutterstock.

Após iniciado o projeto, a segunda fase é detalhar o seu planejamento. Essa é certamente uma das fases mais importantes de todo o processo.

Algumas vezes, as pessoas entendem que essa fase não é importante ou que ela toma muito tempo dentro de um projeto e, por isso, pulam direto para a execução. Assim, com uma simples ideia buscam alcançar um resultado que, por vezes, não é compatível com a realidade e que dificilmente irá se transformar em bons resultados exatamente por não ter um planejamento adequado.

Gestão de projetos

45

46

É no processo de planejamento do projeto que teremos o plano de ação completo para que ele possa ser executado, ou seja, é nessa fase que o projeto realmente se torna um projeto.

Somente com essa fase bem desenvolvida é que um gerente de projetos terá condições de desenvolver bem o seu trabalho e direcionar o projeto para obter os resultados esperados. Nessa etapa é muito importante se obter algumas definições, como:

Escopo

Objetivos

 

Orçamento

 

Esta etapa consiste em definir e reavaliar os objeti- vos gerais e estratégicos do projeto, assim como rever e determinar o prazo final de sua execução.

É

neste momento que

É fundamental que o escopo do projeto seja minuciosamente enriquecido neste momento, incluindo todos os detalhes possíveis.

se tem conhecimento do orçamento real

do projeto e baseado nele é desenvolvido

o

cronograma de

Dessa forma se garante o êxito e o avanço na execução do projeto, sem perda de tempo ao ter que voltar ao planejamento com maior frequência.

Dessa forma é possível determinar os cargos e as funções, bem como descre- ver as atividades esperadas e o tempo no qual cada uma deve ser desenvolvida.

desembolso, que permite criar determinadas atividades e tarefas que podem ser fundamentais para a boa execução do projeto ou enxugar as que não são tão necessárias.

Outro ponto importante dessa etapa é a criação do plano de gerenciamento. Ele consiste em documentar todos os processos e ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares de um projeto.

A partir dele, toma-se ciência da evolução do projeto e somente com ele é sabido se os resultados esperados estão acontecendo de forma eficiente e dentro dos prazos esperados. Você vai conhecer melhor o plano de gerenciamento mais à frente na sua apostila.

Observe o organograma a seguir. Ele detalha o que deve ser incluído em um documento de planejamento de gerenciamento de projetos.

Curso Técnico em Agronegócio

Planejar o

Planejar o Coletar infor- Definir o Planejar o

Coletar infor-

Planejar o Coletar infor- Definir o Planejar o

Definir o

Planejar o Coletar infor- Definir o Planejar o

Planejar o

gerenciamen-

 

mações

escopo

gerenciamen-

to do escopo

to de tempo

 
   
 

Definir ativi-

Definir ativi - Sequenciar as Estimar recursos das Desenvolver

Sequenciar as

Definir ativi - Sequenciar as Estimar recursos das Desenvolver

Estimar

recursos das

Definir ativi - Sequenciar as Estimar recursos das Desenvolver

Desenvolver

dades

atividades

atividades

o cronograma

 
   
 

Estimar dura- ção das ativi- dades

Estimar dura- ção das ativi - dades Planejar o uso do recurso Estimar Recriar o

Planejar o uso do recurso

Estimar dura- ção das ativi - dades Planejar o uso do recurso Estimar Recriar o

Estimar

Estimar dura- ção das ativi - dades Planejar o uso do recurso Estimar Recriar o

Recriar o

custos

orçamento

 
   
 

Planejar o

gerenciamento

Planejar o gerenciamento Planejar o gerenciamen- Planejar o gerenciamen- Planejar o gerenciamento

Planejar o

gerenciamen-

Planejar o gerenciamento Planejar o gerenciamen- Planejar o gerenciamen- Planejar o gerenciamento

Planejar o

gerenciamen-

Planejar o gerenciamento Planejar o gerenciamen- Planejar o gerenciamen- Planejar o gerenciamento

Planejar o

gerenciamento

de qualidade

to de RH

to de comuni- cação

de aquisições

 
   
 

Planejar o

 

Planejar o

 

Identificar

 

Planejar geren- ciamento quan- titativo e quali- tativo de riscos

gerenciamento

de parceiros

gerenciamento de parceiros gerenciamen- to de riscos riscos

gerenciamen-

to de riscos

gerenciamento de parceiros gerenciamen- to de riscos riscos

riscos

gerenciamento de parceiros gerenciamen- to de riscos riscos

Legenda: Etapas e detalhes para criar um bom planejamento de projeto.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

47

Quanto mais detalhado for o planejamento de um projeto, maior será a chance de sucesso!

4. Execução e controle do projeto

a chance de sucesso! 4. Execução e controle do projeto Depois de definidas as tarefas, as

Depois de definidas as tarefas, as funções e a forma de gestão a próxima fase diz respeito à implantação do projeto.

Fonte: Adaptado de Shutterstock.

Para o gerente do projeto essa fase implica em coordenar os recursos financeiros, realizar a gestão de pessoas e, principalmente, monitorar se as atividades estão sendo realizadas dentro dos prazos e com a qualidade esperada.

Gestão de projetos

É comum que durante a execução do projeto os resultados obtidos façam com que o planejamento seja revisto e adequado. Os principais pontos a serem monitorados e revistos são

48 o tempo e o uso de recursos. É importante observar também os resultados que estão sendo obtidos. Assim é possível verificar a possibilidade de adiantamento de fases ou a necessidade de readequar o planejamento para que os resultados esperados sejam cumpridos.

Na fase de execução e monitoramento, podemos dizer que as principais atividades do gerente de projeto são as seguintes.

Verificar e Executar o Controlar o alterar o planejamento cronograma escopo Desenvolver Controlar Controlar a
Verificar e
Executar o
Controlar o
alterar o
planejamento
cronograma
escopo
Desenvolver
Controlar
Controlar
a equipe
mudanças
custos
Relatar o
Gerenciar a
Distribuir
Administrar
desempenho
integração do
informações
contratos
do projeto
projeto
Selecionar
Contolar e
Controlar
Obter propostas
serviços e
monitorar os
Aquisições
fornecedores
riscos

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

5. Encerramento do projeto

Elaborado pelo autor (2016). 5. Encerramento do projeto O encerramento do projeto é uma fase em
Elaborado pelo autor (2016). 5. Encerramento do projeto O encerramento do projeto é uma fase em

O encerramento do projeto é uma fase em que praticamente só o gerente de projetos tem responsabilidades.

Fonte: Adaptado de Shutterstock.

O principal objetivo do gerente nessa fase é demonstrar toda a relação de produtos e serviços realizados, não deixar nenhuma pendência burocrática ou administrativa que possa complicar o empresário rural, demonstrar os resultados obtidos e, com isso, receber o aceite formal de conclusão do projeto.

Curso Técnico em Agronegócio

O encerramento pode ser dividido em três partes. Conheça cada uma delas!

1ª Revisão e finalizações

Nessa parte do encerramento, o gerente de projetos revisa todas as atividades desenvolvidas, verifica se os prazos foram cumpridos, se os recursos foram racionalmente utilizados e, principalmente, se o projeto obteve os resultados esperados. Caso alguma dessas premissas não forem desenvolvidas de acordo com o planejado, o gerente se responsabiliza por suas adequações e revisões, podendo então passar para a fase seguinte.

2ª Encerramento de aquisições e contratos

Nesse momento são finalizados os contratos com consultores, fornecedores etc. Como o próprio projeto, os contratos com terceiros também possuem prazo determinado, sendo de suma importância a liquidação de seus termos. Além disso, é necessário verificar se os serviços contratados foram desenvolvidos de forma satisfatória.

3ª Encerramento administrativo e aceite formal do projeto

Nessa parte, o gerente de projetos deve receber e passar as últimas informações necessárias à equipe, visando realizar uma última verificação em relação ao alcance de metas e objetivos. Certifica- se mais uma vez que todas as etapas foram concluídas e que os resultados estimados foram alcançados.

A partir daí, é possível realizar a apresentação dos resultados e recolher a assinatura referente

ao aceite final do projeto por parte do empresário rural e seus parceiros.

c
c

Leitura complementar

Conheça os detalhes de um modelo de encerramento de projeto acessando a biblioteca do AVA. Lá você vai encontrar um documento chamado “Modelo de Termo de aceite da entrega”.

Encerramento do tema

49

Neste tema você conheceu as principais formas de sistemas organizacionais de gerenciamen- to de projetos e também as principais premissas para a elaboração e gestão de projetos no meio rural.

Entendeu que a estrutura organizacional de uma propriedade ou empresa rural é nada mais nada menos que o formato a qual ela está estruturada, e que esta estrutura irá demonstrar o nível hierárquico de como a empresa irá funcionar.

Ela deve ser construída com base na mão de obra, recursos financeiros e de acordo com o tipo de projeto que a empresa está desenvolvendo. Portanto, é importante ter em mente que, para cada tipo de projeto diferente, pode existir uma estrutura organizacional mais adequada.

Nos próximos temas você vai conhecer as principais técnicas de gerenciamento de projetos, tema central deste nosso aprendizado. Siga em frente!

Gestão de projetos

50

Atividades de aprendizagem

1.

Das estruturas organizacionais estudas, qual delas leva em consideração os critérios de departamentalização por área ou conhecimento?

a)

Estrutura Formal.

b)

Estrutura Geográfica.

c)

Estrutura por projetos.

d)

Estrutura Matricial.

e)

Estrutura Funcional.

2.

O escopo do projeto refere-se à descrição do trabalho que precisa ser realizado para se entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

a estrutura analítica e inicial do projeto. Leia as alternativas a seguir e responda: Em que fase o escopo de um projeto é desenvolvido?

É

a)

Iniciação.

b)

Planejamento.

c)

Execução.

d)

Monitoramento e controle.

e)

Encerramento.

3.

É

no processo de planejamento do projeto que teremos o plano de ação completo para a

sua execução, ou seja, é nessa fase que o projeto realmente se torna um projeto. Leia as alternativas a seguir e responda: O sucesso de um projeto está diretamente ligado a qual aspecto?

a)

Esforço do empresário.

b)

Recurso financeiro.

c)

Nível de detalhamento.

d)

Pessoas envolvidas.

e)

Plano de negócios.

Curso Técnico em Agronegócio

4.

Um bom gerente sabe que a gestão de um projeto envolve muito esforço e que ele deverá desempenhar inúmeras tarefas. Porém, nem todas as tarefas de um projeto devem ser realizadas por um gerente como, por exemplo, a autorização de início do projeto. Leia as alternativas a seguir e selecione aquela que indica de quem é a responsabilidade dessa atividade.

a)

Equipe do projeto.

b)

Gerente funcional.

c)

Consultores.

d)

Empresário rural.

e)

Contador.

5.

O encerramento do projeto é uma fase na qual praticamente só o gerente de projetos tem responsabilidades. Quais são suas principais funções nessa fase? Leia as alternativas a seguir e selecione a correta.

a)

Revisão, encerramento de aquisições e contratos e aceite formal do projeto.

b)

Revisão, controle de aquisições e contratos e aceite formal do projeto.

c)

Revisão, encerramento do plano de negócios e aceite formal do projeto.

d)

Revisão, encerramento do plano de negócios e encerramento de aquisições e contratos.

e)

Revisão, encerramento das atividades técnicas e encerramento do plano de negócios.

51

Gestão de projetos

03

Como gerenciar projetos rurais

03 Como gerenciar projetos rurais
03 Como gerenciar projetos rurais
03 Como gerenciar projetos rurais

Tema 3: Como gerenciar projetos rurais

Como gerenciar um projeto rural?

Essa pergunta, inevitavelmente, ocorre a cada projeto que iniciamos. Com a experiência prática em gestão de projetos é possível reconhecer que existem diversas maneiras de gerenciamento.

Pode-se dizer também que os grupos de processos necessários para o gerenciamento de projetos já são muito bem definidos. Mesmo existindo formas diferentes de elaboração e gestão de um projeto, os passos para o sucesso já estão estabelecidos.

53

e gestão de um projeto, os passos para o sucesso já estão estabelecidos. 53 Fonte: Shutterstock.

Fonte: Shutterstock.

Gestão de projetos

Por isso, neste ponto de nosso estudo, iremos abordar de forma mais aprofundada as principais etapas que são necessárias para um bom gerenciamento de projetos. Neste

54 tema, será abordado o gerenciamento do escopo, prazo, custo, riscos, qualidade, pessoas, comunicação, aquisição e integração de um projeto.

d
d

Comentário do autor

Ao final deste tema, você poderá desenvolver as seguintes competências:

Conhecer a estrutura de projetos rurais e os aspectos relacionados ao planejamento, à logística, ao levantamento de recursos e à avaliação de resultados.

Compreender como planejar projetos, considerando os processos de execução, controle e avaliação.

Identificar alternativas de melhorias no processo de produção capazes de gerar avanços ao negócio.

Compreender o valor do planejamento e da gestão como atividades essenciais para o desenvolvimento sustentável do negócio rural.

Com essas competências desenvolvidas, você será capaz de conduzir, ao mesmo tempo, tanto os grupos de processos de monitoramento e controle, quanto os demais para que possam interagir entre si.

Gerenciar projetos é acompanhar a execução do que foi planejado. Dessa forma, o gerente de projetos deve estar sempre atento e preparado para enfrentar os acontecimentos diários, bem como para se antever problemas que possam desviar o foco inicial do planejamento.

Para isso, um bom gerente de projetos, além de ter uma metodologia definida, deverá exercer uma boa comunicação com sua equipe, levando e trazendo informações de todos e para todos para que seu projeto obtenha o sucesso planejado.

Aproveite o conteúdo disponível no AVA e as videoaulas para aprofundar seus conhecimentos. Participe dos fóruns e compartilhe seus conhecimentos e suas experiências contando sempre com a tutoria a distância para tirar suas dúvidas ou buscar outros materiais sobre o assunto. Siga em frente!

Curso Técnico em Agronegócio

Tópico 1: O que é gerenciar em um projeto rural?

Como já foi apresentado nas unidades anteriores, um projeto é formado por cinco grandes grupos de processos, que são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e, por fim, encerramento.

Esses grupos são fundamentais para o desenvolvimento de qualquer projeto idealizado e, mesmo que cada um seja desenvolvido de forma individual, todos eles interagem entre si para gerar o resultado planejado.

Gerenciamento
Gerenciamento

Fonte: Shutterstock.

Sabemos então que para gerenciar um projeto rural é necessário pensar e trabalhar em todos esses processos. Todavia, para cada processo a ser desenvolvido, existem sub processos distintos, os quais serão alvos de gerenciamento e, principalmente, facilitarão a execução satisfatória do ciclo do projeto.

55

Os principais sub processos que compõe os cinco principais grupos de processos a serem gerenciados são:

escopo do projeto;

prazo e custos do projeto;

riscos e qualidade do projeto;

recursos humanos e comunicação do projeto;

aquisição do projeto;

integração do projeto.

Gestão de projetos

Conheça, a seguir, cada etapa com mais detalhes.

56 1. Gerenciamento do escopo do projeto

com mais detalhes. 56 1. Gerenciamento do escopo do projeto Fonte: Shutterstock. O escopo de um

Fonte: Shutterstock.

O escopo de um projeto é um documento que descreve os objetivos e os resultados que ele deve atingir, além de conter como será executado, quais as técnicas e ferramentas necessárias para que os resultados sejam alcançados no projeto.

O gerenciamento do escopo visa controlar as atividades, o tempo

e os custos que o projeto deverá conter para atingir o resultado almejado.

Por isso é muito importante que o escopo do projeto contenha o máximo possível de definições e métodos de controle, pois assim é possível visualizar o que está incluso no projeto, se o que nele consta é suficiente para se atingir os resultados esperado, ou se está faltando algo. Caso seja preciso complementá-lo, precisa-se verificar a possibilidade de incluir atividades, técnicas ou ferramentas que possam suprir a tempo a necessidade de trabalho e não comprometer o resultado esperado.

Existem diversas formas de realizar a criação e o gerenciamento do escopo de um projeto. Um exemplo disso é o Guia PMBOK® – Quinta edição.

Ele apresenta seis grandes passos, engloba mais de 60 ferramentas e técnicas de criação e execução de um escopo de projeto, modelo estes normalmente utilizados por grandes empresas, sejam elas do agronegócio ou não.

Todavia, existem modelos mais simplificados, os quais possuem o mesmo foco, os mesmos

Curso Técnico em Agronegócio

objetivos e exigem menos expertises para sua criação e monitoramento, tornando essa etapa gerencial mais fácil e mais atrativa, principalmente para o cenário agrícola, onde certamente as pessoas não podem se dedicar única e exclusivamente a uma atividade de gestão, visto a enorme demanda de trabalho que uma propriedade rural exige de seus colaboradores.

Dessa forma, podemos dizer que o gerenciamento de escopo de um projeto pode ser dividido em três grandes grupos:

 

Escopo funcional

Escopo técnico

 

Escopo de atividades

Este grupo é direcionado

Permite a criação do documen- to no qual a equipe disponível

É

a representação

a

um ou demais clientes,

para trabalhar no projeto irá se encaixar, definindo-se quais se-

gráfica do projeto, constituída pela estrutura analítica do projeto (EAP). É onde tanto as

características funcionais

sendo possível demonstrar

a

capacidade de produção

rão os cargos, as funções e as responsabilidades. E também define-se quais as regras e leis que o produto ou serviço deve se basear, e ainda se estabele- ce a forma como este produto deve ser entregue aos clientes, de modo que apresente a qua- lidade esperada por parte dos consumidores.

de um determinado serviço ou produto, tendo

e

técnicas são descritas e

em vista a expectativa de comportamento

no mercado de um produto que é o alvo do projeto, dentre outras características.

pormenorizadas, visando que o resultado esperado, seja ele um serviço ou produto, ocorra de acordo com o planejado.

Para se conseguir preencher uma EAP, e, dessa forma ter um escopo de projeto bem elaborado, normalmente é necessário seguir os seguintes processos:

Coletar os requisitos.

Definir o escopo.

Criar a estrutura analítica do projeto (EAP).

Verificar o escopo.

Controlar o escopo.

57

Utilizando essas metodologias pode-se afirmar que tanto a definição como os controles dos trabalhos desenvolvidos passam a ser mais eficazes ao ponto de não existir retrabalho e garante-se que os prazos e metas sejam cumpridos como determinados previamente.

Ao desenvolver o planejamento do escopo do projeto, deve-se buscar levantar o maior número possível de informações necessárias para formar um projeto.

Estas informações serão utilizadas para formar o termo de abertura do projeto e devem con- ter esclarecimentos a respeito dos fatores ambientais relevantes para a empresa e dos histó-

Gestão de projetos

ricos dos ativos de processos organizacionais para que assim o escopo possa ser gerenciado ao longo de todo o projeto.

58

Entenda melhor conhecendo, a seguir, a lista do que um termo de abertura de projetos deve conter minimamente, lembrando sempre que, cada projeto pode conter informações diferen- tes, por isso, estas informações podem mudar.

Principais elementos que compõem o termo de abertura do projeto:

Propósito ou justificativa do projeto Objetivo geral e específico Requisitos do projeto Descrição do projeto
Propósito ou justificativa do projeto
Objetivo geral e específico
Requisitos do projeto
Descrição do projeto
Riscos do projeto
Cronograma de execução
Orçamento
Partes interessadas
Requisitos para a aprovação do projeto (o que se espera como sucesso
do projeto, o que irá decidir se o projeto é bem-sucedido e quem será o
responsável por assinar o projeto).
Quem será o gerente de projetos e qual o seu nível de autoridade.

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

Para conseguir essas informações é importante que o empresário e o seu gerente de projetos realizem reuniões para que haja troca de informações e então defina-se tanto o plano de gerenciamento do escopo como qual será o escopo propriamente dito.

Após essa definição, a troca de ideias e a interação do grupo formador do projeto, o qual tem

Curso Técnico em Agronegócio

por princípio básico levantar a ideia do projeto, é realizada a coleta de requisitos.

É a definição da base de como o projeto será gerenciado, como os produtos ou serviços deverão ser entregues, qual a qualidade dos mesmos, e ainda o tempo em que estes devem ser finalizados, sempre atendendo os objetivos do projeto. Por isso, está coleta de requisitos irá formar documentos fundamentais para o gerenciamento do escopo.

documentos fundamentais para o gerenciamento do escopo. Fonte: Shutterstock. Após planejar o gerenciamento do

Fonte: Shutterstock.

Após planejar o gerenciamento do escopo e coletar os requisitos e informações básicas, tratamos da definição do escopo.

59

Momento em que o projeto será detalhado e definido o que deve ser feito, qual o tempo de execução de cada produto ou serviço e como se dará o gerenciamento de todas as atividades do projeto de maneira que os objetivos sejam alcançados com sucesso. Por isso, esta é a fase mais crítica do projeto.

Para caracterizar o escopo, descrever realmente o que é o projeto, do que ele será constituído e como ele será desenvolvido, utiliza-se uma ferramenta chamada EAP - estrutura analítica do projeto – que é um documento gerado através do termo de abertura do projeto, das informações e requisitos coletados.

Assim, obtém-se um documento que irá demonstrar, de forma pormenorizada e com alto nível de informações, como o projeto será desenvolvido. Por isso é fundamental que as informações mais relevantes sejam descritas nesse documento.

A EAP tem o objetivo de subdividir as entregas de trabalhos para facilitar a gestão das

Gestão de projetos

atividades e a visão dos processos necessários para a execução do projeto. Ela é elaborada para demonstrar de forma organizada e simplificada a hierarquia do escopo total de trabalho

60 que deverá ser executado pela equipe do projeto, apresentando quem desenvolve e quando cada produto ou serviço deverá ser entregue.

Veja, a seguir, um exemplo de EAP que poderia ser desenvolvido por uma empresa rural produtora de hortaliças gourmet.

Projeto Hortaliças Gourmet Gerencia- Requisitos Projeto Comerciaçiza- mento de Produção dos produtos
Projeto Hortaliças
Gourmet
Gerencia-
Requisitos
Projeto
Comerciaçiza-
mento de
Produção
dos produtos
detalhado
ção
projetos
Hortaliças de
Data de
Produção
Contrato de
Planejamento
qualidade
plantio
das mudas
entregas
Rastreabilidade
Recebimento
Reuniões
Transplantio
de processos
Datas de reali-
zação dos
tratos culturais
dos produtos
Controle de
Cronograma
Expedição para
Administração
Orçamento
aplicações
de colheita
os clientes

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

Esse exemplo de EAP foi desenvolvido de acordo com as fases de produção e atende as necessidades dessa empresa rural. Mas, é importante frisar que não existe um modelo melhor ou pior, e, sim, modelos que devem se enquadrar ao tipo organizacional da empresa, levando em consideração a disponibilidade de mão de obra e os objetivos que o projeto prevê.

Outro ponto é que cada produto ou serviço pode conter uma EAP específica que deve interagir com a EAP principal, podendo então ser monitorada e gerida de forma mais prática e eficaz.

Curso Técnico em Agronegócio

Fonte: Shutterstock. O próximo passo na gestão de projetos é a validação e controle do

Fonte: Shutterstock.

O próximo passo na gestão de projetos é a validação e controle do escopo, que trata

basicamente das entregas de produtos e serviços já concluídas pelo projeto.

Neste momento os produtos ou serviços são analisados e validados de acordo com os critérios de aceitação previamente estabelecidos. É neste processo que podem ocorrer as solicitações de mudanças que acontecem, principalmente, quando os produtos ou serviços não estão de acordo com o estipulado ou estão fora das conformidades necessárias para se atingir os objetivos do projeto.

O gerente de projetos deve sempre lembrar que todas as entregas realizadas devem ser

analisadas junto com o empresário rural, pois assim ele pode acompanhar o desenvolvimento do projeto e dar o aceite formal dos serviços e produtos.

61

Por fim, o passo que trata do último processo desta etapa, o controle do escopo.

Esse processo está relacionado às mudanças que podem ocorrer no escopo do projeto, visto que determinadas mudanças podem gerar impactos positivos ou negativos e, com isso, desencadearem variações consideráveis no projeto.

Nessa etapa, toda solicitação de mudança deve ser observada e minuciosamente avaliada. Se necessário as mudanças deverão ser corrigidas e processadas para alinhar o projeto com os objetivos definidos.

O gerente de projetos deve observar as mudanças no momento em que elas efetivamente ocor- rem, buscando torná-las complementares ao objetivo do projeto, e evitar impactos negativos.

Assim, depois de passar por essas etapas e concluir o planejamento e escopo do projeto,

Gestão de projetos

avança-se para a definição e reflexão sobre as peculiaridades de cada fase do projeto, a fim de trabalhar com o controle do tempo e dos custos.

62

2. Gerenciamento dos prazos e dos custos do projeto

62 2. Gerenciamento dos prazos e dos custos do projeto Fonte: Shutterstock. Prazo e custo são

Fonte: Shutterstock.

Prazo e custo são itens determinantes quando falamos em projetos. Isso porque todo projeto acontece em um período determinado de tempo com começo, meio e fim, além de envolver um planejamento dos gastos em cada período, o que determinará a viabilidade ou não do projeto.

Considere o caso de uma empresa rural que deseja implantar a automação agrícola na cultura de soja.

deseja implantar a automação agrícola na cultura de soja. Curso Técnico em Agronegócio Durante a operacionalização

Curso Técnico em Agronegócio

Durante a operacionalização de uma das

fases do projeto, um funcionário sinaliza que

o equipamento a ser utilizado para a colheita dos grãos demonstra falhas mecânicas.

O problema pode comprometer todo planejamento da produção, se não for

solucionado com rapidez, porém o custo para

o conserto deste tipo de equipamento é alto.

Diante dessa situação, pode-se perceber

que um acontecimento inesperado pode impactar nos prazos estipulados para colheita

e até no lucro com a venda dos grãos, pois o

proprietário corre o risco de não conseguir cumprir o cronograma planejado.

Esse é o tipo de condição que se avalia o gerenciamento de prazos e custos do projeto e que buscará solucionar questões como:

o tempo para o conserto do equipamento terá impactos sobre o cronograma elaborado nesse projeto?

os gastos com conserto da falha do equipamento comprometerão alguma outra fase de operacionalização do projeto?

Para compreender melhor as ações de gerenciamento de prazos e custos, a seguir, serão descritos os principais objetivos dessas duas etapas tão importantes em um projeto.

Em relação ao gerenciamento de tempo, o principal objetivo é planejar e organizar a condução das atividades, garantindo que todos os serviços e produtos sejam desenvolvido nos prazos definidos e em um cronograma de atividades para que o término do projeto ocorra no tempo estimado.

d
d

Comentário do autor

É importante salientar que todos os processos de um projeto ocorrem ao menos uma vez, podendo ainda, acontecer mais vezes em fases diferentes. Por isso, é relevante dividir o projeto em fases e processos e, desta forma, a visualização do que deve ser feito pelo projeto fica mais clara, facilitando a condução e monitoramento dos riscos e resultados.

Para o gerenciamento do tempo, o principal processo é a elaboração do cronograma. Com o desenvolvimento desse processo, consegue-se fornecer as informações necessárias de como o cronograma do projeto será executado e gerenciado ao longo do tempo, de modo que o projeto, suas etapas e atividades não ultrapassem o seu tempo limite de execução.

É importante entender que o gerenciamento do cronograma é um dos componentes complementares do gerenciamento do projeto, podendo ser desenvolvido de várias formas. Dependendo de cada projeto, o cronograma pode ser formal ou informal, rico em detalhes ou generalizado.

63

Durante a elaboração de um cronograma é importante considerar dois aspectos:

Exatidão

Deve-se considerar o nível de exatidão dos prazos em que as atividades devem ser desenvolvidas. Ou seja, estimar a duração de cada atividade e avaliar se elas podem ter um tempo extra para serem desenvolvidas.

Medida

É fundamental escolher as unidades de medidas, pois assim o gerente de projetos consegue mo- nitorar melhor o desempenho da execução. As unidades mais utilizadas são horas, metros, litros, diárias, semanas, meses, etc.

Por exemplo, em uma propriedade produtora de soja o gerenciamento de tempo vai levar em consideração o período de preparo do solo, plantio, tratos culturais e colheita. Dentro desse período, serão considerados:

quantos hectares serão plantados;

Gestão de projetos

quantas sacas de soja deverão ser colhidas por hectares;

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qual custo máximo poderá ser utilizado por hectare.

Um detalhe importante nessa etapa é lembrar que a EAP é o documento que fornece as informações necessárias para a formatação do cronograma. Por isso, quanto melhor desenvolvida a EAP, mais pontual será o cronograma a ser gerenciado.

O cronograma baseado na EAP, como já citado, apresenta as atividades macro de um projeto.

Após a definição da metodologia do cronograma, das unidades de medidas e dos documentos que serão utilizados para monitorar as atividades macro, o cronograma é então decomposto em atividades menores. Isso facilitará muito o desenvolvimento do trabalho que será realizado e garante o êxito do projeto.

Definido o cronograma com a descrição das atividades e alinhamento do tempo do projeto, ele então é sequenciado, ou seja, é definida uma sequência lógica do trabalho, que possibilitará o aumento da eficiência de execução e monitoramento.

Além disso, pode-se criar conexões entre atividades e produtos, pois é possível visualizar as atividades predecessoras e sucessoras, de modo que uma dependa da outra, se acaso uma não der certo, certamente as demais serão prejudicadas.

O sequenciamento pode ser executado por softwares especializados ou por ferramentas e

técnicas manuais, porém é esse sequenciamento que irá determinar o início e o fim de cada atividade menor, as quais fornecerão o resultado de uma atividade macro e que, por sua vez, irá fornecer o resultado final do projeto.

Utilizando o exemplo anterior de EAP de uma produção de hortaliças gourmet, iremos desdobrar as atividades macros em um cronograma de execução gerado pelo Office Excel. Observe a imagem!

Curso Técnico em Agronegócio

Fonte: Elaborado pelo autor (2016). Para desenvolver um projeto rural é fundamental que a equipe
Fonte: Elaborado pelo autor (2016). Para desenvolver um projeto rural é fundamental que a equipe

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Para desenvolver um projeto rural é fundamental que a equipe de execução e seu gerente estejam habituados com a legislação e comércio local, pois esse conhecimento facilitará o contato com os fornecedores. Porém, se o projeto exigir mão de obra especializada para determinada atividade e esta não existir na região de atuação do projeto, deve ser orçado um custo adicional para uma consultoria ou para a execução de determinadas atividades.

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Estimadas as atividades macro e micro do projeto, chega o momento de estimar os recursos financeiros para que as atividades sejam realizadas. É nessa hora que se determina

o tipo e a quantidade de materiais e insumos que serão utilizados;

o número de pessoas que serão necessárias para desenvolver uma atividade;

o tipo e o custo de equipamento necessário e se serão comprados ou alugados;

dentre outras opções do gênero.

Esta é a fase de orçamentação do projeto. Ela está diretamente ligada ao processo de custos, pois com o tempo de execução do projeto definido, passa-se para o gerenciamento de custos, em que são trabalhadas todas as estimativas de gastos, o orçamento ideal para o projeto e como deve ser feito o controle de custos.

Essas informações contribuem com a conclusão do projeto dentro do orçamento determinado,

Gestão de projetos

evitando insuficiências financeiras para a execução e finalização do projeto.

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Comentário do autor

Detalhes como esses, ligados aos recursos financeiros do projeto, quando não bem gerenciados, podem se tornar verdadeiras complicações, as quais consecutivamente farão com que o sucesso vire fracasso e que muito recurso financeiro e tempo de serviço sejam desperdiçados.

Normalmente, no processo de gerenciamento de custos, existe um profissional responsável por esta função e fica a cargo do mesmo estimar os custos e determinar o orçamento total do projeto.

os custos e determinar o orçamento total do projeto. Fonte: Shutterstock. No caso do meio rural,

Fonte: Shutterstock.

No caso do meio rural, principalmente quando tratamos de pe- quenas propriedades, nem sempre existe essa pessoa qualifica- da e habituada a realizar orçamentos e planejamento financeiro.

Por isso, é de fundamental importância que, em pequenos pro- jetos, esses agricultores sejam orientados a procurarem pessoas capacitadas, ou ainda, que se capacitem para realizar esse tipo de atividade, devido a sua importância dentro de um projeto.

É notável que na maioria dos projetos, os custos mais altos ocorrem na fase inicial, o que certamente faz com que os cuidados com o uso do recurso sejam tomados desde o início das atividades. Essa ação visa que o recurso financeiro seja suficiente para o desenvolvimento de todas as atividades previstas pelo projeto e que ocorram com o recurso previamente destinado para a totalização do projeto.

No processo de gerenciamento de custos algumas definições são importantes. Por isso, são determinados:

Política de gestão

Determina-se como será realizado o gerenciamento dos custos do projeto. Qual o período de trabalho, como isso acontecerá, quem será o responsável por isso, e como este deve repassar estas informações.

É por meio da determinação dessa gestão que se consegue obter melhores resultados quando se pensa em estimativas de custos por atividades macros e micro, repasse financeiro, autorização de uso de recursos, aquisições, locações, ou seja, como operacionalizar racionalmente o recurso financeiro.

Curso Técnico em Agronegócio

Orçamento e linha de base de custos

Depois de criada, a linha de base de custos é incorporada à linha de base de execução do projeto, sendo importante que as duas estejam perfeitamente alinhadas para que se obtenha êxito no final do projeto.

A determinação do orçamento é realizada sobre o custo aprovado para execução do projeto,

baseado no estudo de viabilidade, previamente desenvolvido, antes da elaboração orçamentária, podendo então visualizar se realmente o custo previsto está adequado ao orçamento determinado, buscando sempre racionalizar e otimizar o uso do recurso financeiro.

Controle de custos

Depois de definido, são apresentadas as metodologias de atualização do orçamento e como será

o controle de utilização de recursos e o desempenho do projeto como um todo.

Todo projeto é executado de acordo com um orçamento previamente aprovado, o qual possui limites de uso, e as atividades devem ser adequadas a este orçamento e nunca o contrário.

3. Gerenciamento dos riscos e da qualidade do projeto

Fonte: Shutterstock.

dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os
dos riscos e da qualidade do projeto Fonte: Shutterstock. 67 Ao conduzir um projeto, todos os

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Ao conduzir um projeto, todos os esforços são dedicados a concluí-lo conforme o escopo, orçamento e prazos definidos.

Um gerenciamento de qualidade do projeto faz parte do processo para garantir que o resultado final atenda ao projeto e, principalmente, atenda a qualidade da gerência dele. Além disso, é importante gerenciar os riscos que podem ser encontrados no decorrer do processo de gerenciamento.

Gestão de projetos

Para se obter a qualidade necessária de um projeto, são trabalhados três processos distintos que interagem entre si em todos os momentos de gerenciamento de qualidade, são eles:

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planejamento da qualidade;

garantia da qualidade;

controle de qualidade.

A ideia principal do gerenciamento de qualidade é que tanto a gerência do projeto como o

gerenciamento de produtos contribuam para que o projeto satisfaça as expectativas iniciais, trazendo os resultados planejados pela empresa rural. E para isso, pode-se destacar três componentes importantes:

 

O

processo que envolve esse componente tem como função básica

Planejamento da qualidade

produzir modelos de qualidade que vão ao encontro do projeto em execução, podendo assim atender o desenvolvimento do projeto como um todo.

Garantia da

Esse componente tem como premissa básica verificar se o projeto é executado de forma eficaz, se o desempenho total do projeto condiz com o que foi determinado previamente.

qualidade

 

O

terceiro componente nesta estrutura de gerenciamento, nada

Controle de

mais é do que o monitoramento de resultados de cada atividade desenvolvida, verificando se as mesmas atendem os padrões previamente.

qualidade

O início do planejamento de qualidade se dá juntamente com a criação do escopo, pois irá

descrever todas as atividades, produtos e subprodutos que nortearão os objetivos do projeto. Somente por meio do planejamento de qualidade é que o escopo poderá atingir suas metas. Isso também se aplica aos produtos discriminados no escopo, pois é nesse documento que são detalhadas as atuações técnicas de execução.

Para que o planejamento de qualidade seja desenvolvido de forma adequada, o gerente do projeto deve utilizar ferramentas próprias para essa etapa de planejamento. As principais ferramentas adotadas e que irão garantir um bom plano de gerenciamento devem conter a análise de custo/benefício visando uma maior produtividade e a satisfação de todos os envolvidos.

Curso Técnico em Agronegócio

Fonte: Shutterstock. Com a análise de custo/benefício de um projeto, principalmente no que diz respeito

Fonte: Shutterstock.

Com a análise de custo/benefício de um projeto, principalmente no que diz respeito a planejamen- to ou análise de qualidade, espera-se informações para saber se o recurso financeiro empregado no projeto está gerando produtos ou serviços com a qualidade previamente estimada, e se os resulta- dos desse projeto possuem relevância de valor.

Ou seja, demonstra se as tomadas de decisões foram adotadas no momento certo ou se neces- sitam de novas tomadas de decisões para corrigir eventuais falhas.

Benchmarking, que no caso, significa a adoção de melhores práticas de gestão de qualidade, práticas estas que são usadas em empresas que possuem desenvolvimento satisfatório, é um exemplo de ferramenta que auxilia diretamente no plano de qualidade.

Ele busca e compara projetos semelhantes para encontrar ideias que possam ser incluídas na gestão de qualidade e, consequentemente, aumentar o desempenho do projeto como um todo.

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Comentário do autor Ainda nesse contexto, é importante que no planejamento de qualidade estejam descritas as causas e efeitos do projeto em execução.

Com essa descrição é possível avaliar a qualidade dos métodos utilizados, da matéria- prima, da mão de obra, das máquinas e equipamentos, das decisões anteriormente tomadas, e principalmente do meio ambiente onde ocorrerão, por ventura, algum problema ou o porquê destes problemas terem acontecidos.

Dessa forma fica mais fácil localizar os problemas que estão acontecendo ou que possam vir a acontecer.

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Além de entender que causas e efeitos dizem respeito a identificação de problemas que po- dem acontecer, é muito importante selecionar as equipes que irão identificar esses aspectos, bem como quem serão os responsáveis por resolver estes problemas caso eles apareçam.

Causas e efeitos podem ser de ordem básica, pessoal, metodológica, de materiais, equipa- mento, dentre outros. É importante, dentro do projeto, que o responsável por esta identifi- cação não a realize de forma aleatória, mas por ordem de importância, ou ainda de maneira sequencial. Isso deve ser previsto no projeto para que quando surja seja possível identificar as ações corretivas e consecutivamente solucionar estes problemas.

O custo da qualidade também deve ser analisado, sendo necessário considerar o custo total do empreendimento, observando se a criação de um produto ou serviço teve ou não qualidade.

Gestão de projetos

Isso se aplica principalmente quando um produto não apresenta a qualidade esperada, pois nele são embutidos os chamados custo de prevenção, o qual tem a função de prevenir uma

70 qualidade baixa de um produto ou serviço, ou ainda é necessário incluir o custo de avaliação, serviço este que é normalmente terceirizado e que avalia ou audita a qualidade de um produto.

Também é de fundamental importância incluir os custos de falha, que normalmente são detectados por terceiros, sejam eles parceiros do projeto, clientes ou consumidores finais.

eles parceiros do projeto, clientes ou consumidores finais. Fonte: Shutterstock. No agronegócio, um segmento que

Fonte: Shutterstock.

No agronegócio, um segmento que apresenta frequentemente problemas de qualidade é a pro- dução de hortaliças, frutas ou outros alimentos perecíveis.

Um exemplo prático disso são os problemas ge- rados em decorrência de chuvas prolongadas e geadas, que fazem com que a qualidade dos pro- dutos não condiga com a esperada pelo mercado.

Porém, como o empresário rural dificilmente leva em consideração o custo de qualidade, a sua perda faz com ele tenha de vender o produto por preço mais baratos, gerando problemas de retorno financeiro, por falta de planejamento.

O plano de qualidade deve ser construído de acordo com as expectativas do resultado final do projeto e deve atender a expectativa do financiador ou cliente que deseja receber o produto final.

Portanto, um bom gerenciamento de qualidade deve utilizar técnicas e ferramentas (análise de custo/benefício, benchmarking , análise de causa e efeito) para o controle e, ao mesmo tempo, que este controle sempre seja focado no cumprimento das metas e objetivos determinados no escopo do projeto.

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Dica

O gerenciamento da qualidade de projetos pode ser aplicado em qualquer projeto, porém, cada projeto exige ferramentas e técnicas específicas para garantir a qualida