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Farmacia prctica
INFORMTICA Avanzada

Introduccin a las bases de datos

A partir de esta ficha vamos a dejar por un tiempo las hojas de
clculo para adentrarnos en el mundo de las bases de datos.
Existen muchos tipos de bases de datos de complejidad diversa,
Figura 1

pero nos vamos a centrar en Access por no ser muy complicadas

y estar disponible en Microsoft Office.

Proyecto
Antes de empezar a disear una base de datos necesitamos saber
para qu la queremos. A partir de ah disearemos la informa-
cin a introducir y cmo la relacionamos entre s para lograr
nuestros fines.
En esta ficha nos vamos a centrar en disear una sencilla base
de datos, que va a consistir en controlar la entrega gratuita de re-
Figura 2
vistas de salud a los clientes de la farmacia.
Con este objetivo es obvio que necesitaremos tener, como m-
nimo, la identificacin del cliente, a qu revista est suscrito y si
est pendiente o no de recibirla.

Crear una tabla personalizada

Al iniciar el programa, se nos ofrecer la posibilidad de abrir un
fichero existente o crear una nueva base de datos en blanco o uti-
lizando asistentes, pginas y proyectos. En nuestro caso optaremos
por crear una nueva base de datos en blanco, con lo que aparece
la pantalla de la figura 1 en la que escogeremos la opcin CRE-
AR UNA TABLA EN VISTA DISEO. Con ello llegamos a la
ventana de diseo de tablas que se muestra en la figura 2. Figura 3
En la columna NOMBRE DEL CAMPO escribiremos su
nombre correspondiente, teniendo en cuenta que es recomenda-
ble no incluir espacios dentro de los nombres de campo, ni que
contenga caracteres especiales, as como no llamar NOMBRE
a los campos que contienen el nombre de personas, organizacio-
nes u objetos para no crear confusiones cuando se utilice un
nombre diferente en cada tabla, como por ejemplo
Nombre_Cliente o Nombre_revista. Figura 4

Primera fila

La primera fila que vamos a crear se muestra en la figura 3; en

ella podemos distinguir cuatro columnas:

Columna inicial. Con el botn de la derecha del ratn escoge-

remos CLAVE PRINCIPAL.
Columna NOMBRE DEL CAMPO. Escribiremos Identifi-
cador, ya que lo vamos a utilizar como clave principal de
identificacin del registro.

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Figura 5 Columna TIPO DE DATOS: escogeremos TEXTO.

En propiedades de campo, consignaremos: Requeri-
do: NO.
Permitir longitud cero: S.
Indexado: NO.

Quinta fila
Columna TIPO DE DATOS. Escogemos AUTO-
NUMRICO, que nos proporciona nmeros se- Columna NOMBRE DEL CAMPO. Escribiremos
cuenciales exclusivos con incremento de una unidad, Telefonocliente.
aunque tambin puede generar nmeros aleatorios, Columna TIPO DE DATOS: escogeremos TEXTO.
posibilidad que aqu no contemplamos. En propiedades de campo, consignaremos: Requeri-
Columna DESCRIPCIN. Su llenado es optativo, do: NO.
pero nos ayuda a recordar su descripcin y adems Permitir longitud cero: S.
aparecer en la barra de estado cuando seleccionemos Indexado: NO.
este campo.
En propiedades de campo, consignaremos: Indexado: Sexta fila
S (sin duplicados).
Columna NOMBRE DEL CAMPO: escribiremos
Segunda fila Revista.
Columna TIPO DE DATOS: escogeremos Asis-
Columna NOMBRE DEL CAMPO: escribiremos tente para bsquedas... y nos aparecer la pantalla de
Nombrecliente. la figura 4. Se trata de acotar las posibles respuestas a
Columna TIPO DE DATOS: escogeremos TEX- un desplegable que crearemos manualmente escogien-
TO. do la opcin que en ella se indica, escribiendo a con-
Columna DESCRIPCIN: anotaremos Nombre tinuacin en una columna todos los valores posibles.
de pila del cliente. En propiedades de campo, consignaremos: Requeri-
En propiedades de campo, consignaremos: Requeri- do: S.
do: S (obligacin de introducir un valor en este Permitir longitud cero: NO.
campo para cada registro, es decir, no permite valores Indexado: S (con duplicados).
nulos).
Permitir longitud cero: NO. Sptima fila
Indexado: S (con duplicados), ya que puede existir
alguno de repetido. La utilizacin de ndices permite Columna NOMBRE DEL CAMPO: escribiremos
acelerar las operaciones de bsqueda y ordenacin de Mtodoentrega.
registros en las tablas. Columna TIPO DE DATOS: escogeremos Asis-
tente para bsquedas... y, siguiendo el sistema ante-
Tercera fila rior, escribiremos como valores posibles: FARMA-
CIA y DOMICILIO.
Columna NOMBRE DEL CAMPO: escribiremos En propiedades de campo, consignaremos: Requeri-
Apellidoscliente. do: S.
Columna TIPO DE DATOS: escogeremos TEXTO. Permitir longitud cero: NO.
Columna DESCRIPCIN: anotaremos Apellidos Indexado: S (con duplicados).
del cliente
En propiedades de campo, consignaremos: Requeri- Octava fila
do: S.
Permitir longitud cero: NO. Columna NOMBRE DEL CAMPO: escribiremos
Indexado: S (con duplicados). Nmerorevista.
Columna TIPO DE DATOS: escogeremos TEXTO.
Cuarta fila En propiedades de campo, consignaremos: Valor pre-
determinado: OCTUBRE; Requerido: S.
Columna NOMBRE DEL CAMPO: escribiremos Permitir longitud cero: NO.
Domiciliocliente. Indexado: NO.

VOL 24 NM 1 ENERO 2005 O F F A R M 121

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Novena fila Figura 6

Columna NOMBRE DEL CAMPO: escribiremos

Entregado.
Columna TIPO DE DATOS: escogeremos S/NO.
En propiedades de campo, consignaremos: Valor pre-
determinado: NO; Requerido: S.
Permitir longitud cero: NO
Indexado: S (con duplicados).

Crear una consulta sencilla Figura 7

Siguiendo con esta breve introduccin a las bases de

datos, crearemos una consulta sencilla slo para tener
una visin de la manera de explotar una tabla.
Antes de nada debemos crear una tabla como la de la
figura 5 y, sin salir de sta, que guardaremos con el
nombre de REVISTAS en la pantalla que hemos vis-
to en la figura 1, seleccionaremos CONSULTAS y
en ella utilizaremos el asistente, que nos conducir a la
pantalla de la figura 6, en la que habremos de escoger
qu campos vamos a aadir a la consulta. En nuestro
caso, lo haremos con: Identificador, Nombreclien-
te, Apellidoscliente, REVISTA y Entrega (fig.
7); despus elegiremos SIGUIENTE. En la pantalla Figura 8

resultante colocaremos un ttulo a la consulta, seleccio-

naremos ABRIR LA CONSULTA PARA VER IN-
FORMACIN y pulsaremos FINALIZAR.
A continuacin desplegaremos el men VER y es-
cogeremos VISTA DISEO, con lo que llegaremos
a la pantalla de la figura 8.
El significado de cada lnea es el siguiente:

Campo: se especifican todos los campos que inter- Figura 9

vienen en la consulta.
Tabla: muestra el nombre de la tabla de donde proce-
den los campos (es muy til cuando se realizan con-
sultas con varias tablas).
Orden: establece el orden en el que aparecern los
registros resultantes de la consulta.
Mostrar: desmarcaremos los que no queremos que
aparezcan en la hoja de respuestas dinmica.
Criterios: permite establecer la condicin o condi- el campo REVISTA. Adems, vamos a invertir el or-
ciones que debe cumplir un campo para que aparezca den de la columna Nombrecliente con la de Apelli-
en la hoja de respuestas dinmicas. doscliente. Desplegamos el men VER y seleccio-
namos VISTA HOJA DE DATOS, obteniendo la in-
Para tener una idea de cmo funciona, vamos a in- formacin ordenada tal como se muestra en la figura 9.
troducir Orden ascendente en el campo Apellidos- En prximos nmeros vamos a aprender ms sobre las
cliente, y el criterio Consejos de tu farmacutico en bases de datos para llegar a diseos de cierta complejidad.

JORDI VINTR
CONTADOR DEL COF DE BARCELONA (jvintro001@cofb.net).

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