Apostila de Noções de Arquivologia PDF

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AULA 1
Conceitos fundamentais de arquivologia
O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali

existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer
trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento.
Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento.
Suporte: Meio no qual a informao registrada.
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel
hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico . No passado, tivemos o
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas
tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes
de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos
destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.
Documento: Qualquer informao registrada em um suporte.
No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um

documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se
tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que
permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata
localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.
Conceituao Moderna
Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu:
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulao
ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,
visando a utilidade que podero oferecer no futuro.
Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio de

documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente,
destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado,
organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que
para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do
arquivo que lhe ser entregue .
Desse conceito importante destacar:
1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem

tambm ser recebidos pela mesma;
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2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e

serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...) , ao contrrio da idia
bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em
suporte papel;
3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar

que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que
significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio,
de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao.
Assim, ao se estudar os docu-mentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das
atividades realizadas por aquele rgo.
O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:
conjunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental dever ser conservado;
rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a
documentao;
ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa.
AULA 2
Importncia do arquivo
A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do

volume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades a
necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos,
quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas
arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao
desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio.
Finalidade do arquivo
Podemos destacar como finalidades do arquivo:
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas
que permitam um arquivamento orde-nado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas
informaes ali depositadas;
Alem destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia,

como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e criao
das normas de gesto documental da instituio.
Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:
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a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;

b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalaes e materiais adequados;
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica
moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a

administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento
da histria . Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as
informaes contidas no acervo documental sob sua guarda .
AULA 3
Distino entre arquivo, museu e biblioteca
Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar

documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de
que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio:
Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio

ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de
seus objetivos.
Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido

pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e
consulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so
adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos
documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio .
Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de

conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de
valor cultural.
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade

das bibliotecas e dos museus essencial-mente cultural , embora o arquivo tambm
possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns
de seus documentos podem adquirir.
Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica

via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so
produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .
Tipos de documentos
Quanto ao gnero
Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a

informao foi registrada no mesmo.
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Podemos destacar:
- Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou

textual.
Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.
- Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem

esttica.
Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos
fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras .
- Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou

imagem em movimento.
Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os
documentos sonoros (cuja infor-mao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja
informao est representada por um filme).
- Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador

para que sejam lidos.
Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
- Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma

rea maior.
Ex.: mapas e plantas .
- Documentos microgrficos: documentos em microformas.

Ex.: microfilmes e microfichas.
importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos

tipos acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns
documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos
de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo
tempo em que um documento digital, tambm um documento fotogrfico e, ainda,
um documento iconogrfico.
AULA 4
Classificao dos arquivos
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser

classificados segundo:
as entidades mantenedoras (pblicos ou privados);

a natureza dos documentos (especial ou especializado);
aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) ;
extenso de sua atuao (setorial e central).
Classificao segundo as entidades mantenedoras
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Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam

inseridos da seguinte forma:
Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja

na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de
So Paulo e arquivo do Senado Federal.
Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular.

Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.
Classificao segundo a natureza dos Documentos
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de
suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle,
conservao etc .
Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto

especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os
arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia .
AULA 5
Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo
A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos
documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos
dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de
concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do
candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica.
Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades
dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas:
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou

consultados freqentemente, conserva dos nos escritrios ou nas reparties que os
receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso . Por
documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante
de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para
atingirem a finalidade para a qual foram criados .
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que

deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os
produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um
problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos
aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por
isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-
Bretanha para designar esta fase .
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3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que

perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu
valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so
arquivados de forma definitva.
Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase

para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as
unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente
sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase
intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase
permanente .
Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender

alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e
destinao final dos documentos.
AULA 6
Valorao dos Documentos
Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir

valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das
seguintes formas: administrativo ou histrico.
Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio,

refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o
valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao.
um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua
existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se
possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm
chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas.
Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se

possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder
seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado,

em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou
intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado,
desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase
permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo,
podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento
permanente ou documento de 3a idade, jamais ser eliminado ou destrudo.
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Prazo de Guarda dos Documentos
Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos
correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do
documento, de acordo com os seguintes fatores:
freqncia de uso das informaes contidas nos documentos;

existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos
prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos
recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos precaucionais).
O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser

chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o
perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase
intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser,
portanto, a soma das duas fases em questo.
Destinao final dos Documentos
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua
destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda
permanente .
-Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou

-Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.
natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte:
- Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente?

- Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria?
- Como saber se o documento tem ou no valor histrico?
AULA 7
Tabela de Temporalidade
o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que

determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria
(perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final
(eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade
ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade
do rgo para que possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de

documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de
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Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso

que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu
prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final
(eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de
guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria;
cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso
de Anlise quando da elaborao da tabela.
Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados

hipotticos:
Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver

documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria,
bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral,
documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta
funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados
na fase permanente.
AULA 8
Situaes pelas quais o Documento pode passar:
A partir dos dados da aula anterior, podemos verificar as quatro situaes em que
o documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo
vital dos documentos, que seriam as seguintes:
- 1a situao (exemplo do documento classificado no cdigo 031.1)
caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer durante

determinado perodo (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da
Requisio de material de 2 anos) e ser eliminado sem passar pelas fases
seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser
eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina.
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Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria

para todos os documentos. Na verdade, a nica fase em todo documento,
obrigatoriamente, deve passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado.
Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde cumprir seu prazo de
guarda na fase corrente (no exemplo este prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser
transferido para a fase intermediria, onde cumprir o prazo de guarda na fase
intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da fase
corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia.
No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser

eliminado sem chegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento
poder ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da
fase intermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido na
Tabela de Temporalidade.
Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer por algum
tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo transferido
para a fase intermediria onde cumprir novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na
fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que
demonstra que, para a instituio em questo, tal documento tem valor histrico e
jamais ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase
permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos
histricos so recolhidos.
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Neste caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer por
determinado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observa-se que
determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo
permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio).
A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos, e

seus detalhes tm sido constantemente inseridos em questes de concursos pblicos,
destacadamente as elaboradas pelo Cespe-UnB, razo pela qual recomenda-se especial
ateno neste assunto.
Destaque para as seguintes informaes:
1) Todo documento ser criado na fase corrente ;

2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios
setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de
arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores;
3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a
Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase
intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente) ;
4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo
com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a
fase permanente) ;
5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero
eliminados;
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou
intermediria) e nunca na terceira (permanente) ;
AULA 9
Tipos de arquivos correntes
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Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que

produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por
estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os

documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de
uma instituio, funcionando como extenso daqueles.
Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos

previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos
relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com
a sua destinao:
eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao

depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de
trituradoras.
transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados

de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao
final;
recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o

arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua
guarda permanente e seu acesso pblico.
AULA 10
Mtodos de arquivamento
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma
em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.
Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e

indireto.
Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no

local onde se acha guardado.
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se

antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.
Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se

organizar arquivos ou fichrios os seguintes mtodos :
a) mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes);

b) mtodo numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um nmero
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relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-termimal ;

c) mtodo geogrfico (pelo local de produo);
d) ordem ideogrfica (pelo assunto do documento).
AULA 11
Mtodo Alfabtico
o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de

forma alfabtica.
Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais,

alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de
documentos for grande.
No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simples

quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer
mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos termos
apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem
representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras
a serem consideradas, que, eventualmente, so objetos de questes aplicadas pelo
Cespe, como veremos adiante.
Regras de Alfabetao
O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, e

que so as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o

prenome.
Exemplo:
Frank Menezes
Edson Pereira dos Santos
Marcos Roberto Arajo da Silva
Arquivam-se:
Menezes, Frank
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Exemplo:
Carmem Miranda
Fbio Miranda
Luciano Miranda
Veneza Miranda
Arquivam-se:
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Miranda, Carmem
Miranda, Fbio
Miranda, Luciano
Miranda, Veneza
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen

no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Joaquim da Boa Morte

Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Boa Morte, Joaquim da

Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
AULA 12
Regras de Alfabetao
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra

dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando
transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo:
Ricardo Santa Rita

Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo

Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de

sobrenomes iguais.
Exemplo:
E. Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
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Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so

considerados.
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia de Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Ou ainda,
Jos Ferreira Silva
Jos dos Santos Silva
Arquivam-se:
Silva, Jos Ferreira

Silva, Jos dos Santos
Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes

foram organizados.
AULA 13
Regras de Alfabetao
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte

integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica.
Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os
antecedem.
Exemplo:
Edison Miranda Jnior

Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Arquivam-se:
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Cerqueira Sobrinho, Mrcio

Miranda Jnior, Edison
Miranda Neto, Osrio
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome

completo, entre parnteses.
Exemplo:
Ministro Jorge Cardoso

Professor Carlos Fernandes
Coronel Emrson Pontes
Doutor Raimundo Torres
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)

Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emrson (Coronel)
Torres, Raimundo (Doutor)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos

casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n.os 10 e 11).
Exemplos:
George Walker Bush

Charles C aplin
Adolf Hitler
Arquivam-se:
Bush, George Walker

Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados

pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de
famlia do pai.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar

Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
15
Gutierrez Salazar, Enrico

Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se

apresentam.
Exemplo:
Li Yutang -> (chins)

Osama Bin Laden -> (rabe)
Sasazaki Yonoyama -> (japons)
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
AULA 14
Regras de Alfabetao
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem

ser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins de
ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo:
Embratel
Antonio Silva & Cia.
Fundao Bradesco
A Tentao
The Washington Post
Companhia Petrolfera Nacional
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.

Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel
Fundao Bradesco
Pas (El)
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Tentao (A)
Washington Post (The)
12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e

assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer
no fim, entre parnteses.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas

Quinto Congresso de Biblioteconomia
3. Curso de Cincias Contbeis
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)

Curso de Cincias Contbeis (3.)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
AULA 15
Mtodo Numrico Simples
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu

NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples.
Mtodo Numrico-cronolgico
Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data,
que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere.
o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos,
balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas
por credor/devedor.
Mtodo Geogrfico
Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram
produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua
diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos
separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico.
Mtodo Ideogrfico (Por Assunto)
O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto.
No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto,

como ocorre em relao Biblioteconomia - Classificao Decimal de Dewey (CDD) e
Classificao Decimal Universal (CDU).
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Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu
prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos
principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos
gerais para os particulares.
A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao

(suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso da
documentao arquivada por esta.
Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntos

constantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido s
instituies pblicas do poder Executivo Federal:
012.3 Campanhas institucionais

022.11 Cursos promovidos pela instituio
024.111 Salrio-famlia
025 Apurao de Responsabilidade
034.1 Controle de estoque
042 Manuteno de Veculos
Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que

indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Desta forma, a
ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de
eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro
organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na
Tabela em questo.
Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo

ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que servir para
identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um.
AULA 16
Como determinar o mtodo a ser aplicado
Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel

identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a
documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender
exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos
de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero
localizados no futuro.
O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos

documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio
adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos.
Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de
supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria
talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento destes
documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-
se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo
18
geogrfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam ser separadas por tipo de
produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo
alfabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico
cronolgico).
Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para
bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si,
procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando da
busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que,
porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrio onde o
profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do mesmo,
colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do
mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou
destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do
Arquivo.
AULA 1
Gesto de documentos
A Lei 8.159/91, em seu pargrafo 3o define gesto de documentos como o

conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente .
Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de
documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades
administrativas, estar inserida na gesto de documentos.
A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao,

controle, coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos,
com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.
A gesto de documentos tem os seguintes objetivos:
assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao

de documentos;
garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja
necessria ao governo e aos cidados;
assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para a pesquisa cientfica;
assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e
outras tcnicas avanadas de gesto da informao;
contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda
permanente por seus valores histrico e cientfico.
AULA 2
Fases da Gesto de Documentos
19
As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e

destinao .
1 Fase (Produo)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de

um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se
a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,
controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos
de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reproduo
desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em
maior dificuldade do controle das informaes no arquivo .
2 Fase (Utilizao)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de

sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s

tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa.
Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a
implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.
3 Fase (Avaliao e Destinao)
Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos

documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
sero preservados permanentemente.
A partir dessa aula, comeam os exerccios para voc responder.
AULA 3
Diagnsticos
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da

instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo
de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo.
O diagnstico proporciona informaes como:
1. instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.);

2. condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
3. condies de armazenamento;
4. estado de conservao do documento;
5. espao fsico ocupado;
6. volume documental;
7. controle de emprstimos (freqncia de consultas);
8. recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao
20
profissional);
9. acesso informao;
10. gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos,
iconogrficos, microgrficos e informticos);
11. arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);
12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).
De posse dos dados acima citados, o Arquivista est habilitado a analisar

objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para
propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no
sistema a ser implantado.
AULA 4
Gesto de Documentos Correntes
O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase

corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada
de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas
visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos
documentos e/ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao.
O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de

rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua
classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento
tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de
operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas
administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so
intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de
comunicaes etc.
Gesto de Documentos Intermedirios
Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos

podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de
Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes dever
ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou
administrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os
produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde o metro
quadrado extremamente caro. Os depsitos de armazenagem temporria constituem
uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de
documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao
da informao.
Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os

arquivos intermedirios:
atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes;

coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos;
procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de
21
documentos para eliminao ou recolhimento;

coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira
idade.
Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for

conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio

conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por
emprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A
consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade
administrativa que transferiu os documentos.
Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora

dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido.
A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao

adequada do acervo documental, contra elementos que possam danific-los, como
incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar.
A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei 8.159/91,

descrita a seguir.
Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras

providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e

operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que
22
sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas

cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na

forma da Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral

decorrente da violao do sigilo, sem pre-juzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos,

no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o

recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes intermedirios e

permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso

corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,

probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter

pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou

recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
23
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no

podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na
aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de

interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero

ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos

anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico
e social.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS
PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s

instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do

Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo
os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder

Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do

Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder

Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua

estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos

produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder
criar unidades regionais.
24
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o

recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no
exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento

dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de
suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de

organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o
acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do

Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos.
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do

Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas

ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua
produo.
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio

reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao

Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de
um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
25
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo

Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas,
pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero

estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.

FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
AULA 5
PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos

documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao
e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de
protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam
bastante.
O protocolo realiza as seguintes atividades:

- Recebimento
- Registro e Autuao
- Classificao
- Expedio / Distribuio
- Controle / Movimentao
Recebimento:
Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao

protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos
documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio
por outras empresas.
Registro e Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de

controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de
acompanhamento (autuao ou protocolizao).
AULA 6
Classificao
26
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de

identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos
existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura,
forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que
seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares
(documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou
sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos
(particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos
destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito.
Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero

ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de
serem encaminhados aos seus destinatrios.
Expedio / Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se

distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.
Controle da tramitao / Movimentao
a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por

que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio,
bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.
AULA 7
AVALIAO DE DOCUMENTOS
o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e

intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao
ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade,
realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de

avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de
valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.
Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar

a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a
estrutura e o funcionamento da instituio :
arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos;

autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que
esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos;
profissionais da rea jurdica;
profissional da rea financeira;
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata os documentos, objeto
de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc).
27
Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-
se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a
transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo
nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e
gerencial.
Vantagens da avaliao para a instituio:
- possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio ,

trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico ;
- diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no haver
necessidade de se conservar tantos documentos inteis;
- facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de
documentos guardados ser menor, facilitando a busca.
AULA 1
Documentos sigilosos e ostensivos
Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao

no prejudica a administrao.
Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de

conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para
sua custdia e divulgao.
Graus de sigilo
Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode

circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem
do maior para o menor grau de sigilo:
- ultra-secreto;
- secreto;
- confidencial; e
- reservado.
A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional

grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica

governamental de alto nvel e segredos de Estado.
28
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo

teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente.
So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos,

programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta
que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou
detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou
materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos,
econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos
pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham
recebido classificao inferior.
A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram

alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser
prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos.
So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,

material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como
por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas
respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser
usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes
consideradas importantes para a segurana nacional.
Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em

geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes importantes.
AULA 2
Microfilmagem
Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em

formato microgrfico (microfilme ou microficha).
29
Microfilme
A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler

tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em
alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.
A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a

economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior;
portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento
qualquer.
Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa
que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, e poder
substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.
Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios como mostrado na

figura a seguir. dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice. Por
fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito
fcil a consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo, um aparelho para a
leitura dos microfilmes.
30
Arquivo de microfilmes
Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem:
- Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei

5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao
microfilme o mesmo valor legal do documento original;
- Reduo sensvel de espao;
- Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da

eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos
convencionais em papel;
- Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues

com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume,
permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido de
sinistros;
- Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel

visualizar qualquer informao;
- Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem,

acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados
indefinidamente.
AULA 3
Preservao, conservao e restaurao de documentos
31
Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a

preservao dos documentos da instituio.
A preservao evolver as atividades de conservao, armazenamento e

restaurao dos documentos.
O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos,

procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados.
A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a

legibilidade do documento.
Agentes exteriores que danificam os documentos
Fsicos:
- Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao

dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos documentos luz
natural (luz solar) e ainda reproduo , pois tais fatores causam o envelhecimento do
papel.
- Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do
papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal.
- Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribui
para a acelerao do processo de envelhecimento do documento.
Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a

nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua
presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e
condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente.
Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou

seja, toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de
umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz
com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao
perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na
estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.
A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de

22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de
termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o
termoigrmetro (juno dos dois equipamentos).
AULA 5
Cuidados gerais na conservao dos documentos:
Documentos em papel:
- As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);
32
- Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
- Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a
perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta
acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado ;
- No escrever nos documentos;
- No dobrar as pginas;
- No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
- No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
- Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o
aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou
gaze, para maior proteo do documento;
- Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de

algodo;
- Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis

e cartes cidos;
- Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no

agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se
necessrio.
Fotografias:
- Devem receber proteo individual de boa qualidade;
- Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao;
- No forar a separao de uma fotografia da outra;
- Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.
Diapositivos:
- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou

polipropileno);
- Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes.
AULA 6
33
Microfilmes
- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e

colocados em latas vedadas umidade;
- Devem ser feitas duplicatas;
- A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido
com Kodak Film Cleaner.
Disquetes e CD-ROM:
- Usar os disquetes de boa qualidade;
- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;

- Usar programas antivrus;
- Proteger o CD contra arranhes e poeira.
Caixas de arquivo:
- Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a
transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas
devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando,
quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ;
- Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas

eletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetas
hidrogrficas ou esferogrficas .
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente
para revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de
preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.
Limpeza do assoalho
- Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no

arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores,
evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua ;
- A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de
evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos.
Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-se
que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores como
na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um
local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a
vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no
pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do acervo.
- Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado.
Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar
34
nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou
substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o deslocamento de
sujidade de uma rea para outra.
35
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Conceitos fundamentais de arquivologia

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali

Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento.

Suporte: Meio no qual a informao registrada.

Documento: Qualquer informao registrada em um suporte.

No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um

Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio de

Desse conceito importante destacar:

1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem

2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e

3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar

O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:

A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

Alem destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia,

a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;

Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a

Distino entre arquivo, museu e biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar

Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio

Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido

Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade

Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica

Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a

- Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou

- Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem

- Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou

- Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador

- Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma

- Documentos microgrficos: documentos em microformas.

importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos

Classificao dos arquivos

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser

as entidades mantenedoras (pblicos ou privados);

Classificao segundo as entidades mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam

Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja

Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular.

Classificao segundo a natureza dos Documentos

Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto

Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou

2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que

Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender

Valorao dos Documentos

Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir

Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio,

Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado,

Prazo de Guarda dos Documentos

freqncia de uso das informaes contidas nos documentos;

O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser

Destinao final dos Documentos

-Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou

natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte:

- Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente?

o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que

Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de

Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso