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Apostila de Noções de Arquivologia PDF
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AULA 1
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel
hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico . No passado, tivemos o
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas
tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes
de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos
destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.
Conceituao Moderna
Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu:
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulao
ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,
visando a utilidade que podero oferecer no futuro.
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conjunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental dever ser conservado;
rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a
documentao;
ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa.
AULA 2
Importncia do arquivo
Finalidade do arquivo
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas
que permitam um arquivamento orde-nado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas
informaes ali depositadas;
Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:
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AULA 3
Tipos de documentos
Quanto ao gnero
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Podemos destacar:
AULA 4
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Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de
suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle,
conservao etc .
AULA 5
A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos
documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos
dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de
concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do
candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica.
Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades
dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas:
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AULA 6
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Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos
correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do
documento, de acordo com os seguintes fatores:
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua
destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda
permanente .
AULA 7
Tabela de Temporalidade
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AULA 8
A partir dos dados da aula anterior, podemos verificar as quatro situaes em que
o documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo
vital dos documentos, que seriam as seguintes:
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Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde cumprir seu prazo de
guarda na fase corrente (no exemplo este prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser
transferido para a fase intermediria, onde cumprir o prazo de guarda na fase
intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da fase
corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia.
Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer por algum
tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo transferido
para a fase intermediria onde cumprir novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na
fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que
demonstra que, para a instituio em questo, tal documento tem valor histrico e
jamais ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase
permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos
histricos so recolhidos.
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Neste caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer por
determinado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observa-se que
determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo
permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio).
AULA 9
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Seleo de Documentos
AULA 10
Mtodos de arquivamento
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AULA 11
Mtodo Alfabtico
Regras de Alfabetao
Arquivam-se:
Menezes, Frank
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Exemplo:
Carmem Miranda
Fbio Miranda
Luciano Miranda
Veneza Miranda
Arquivam-se:
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Miranda, Carmem
Miranda, Fbio
Miranda, Luciano
Miranda, Veneza
Exemplo:
Arquivam-se:
AULA 12
Regras de Alfabetao
Exemplo:
Arquivam-se:
Exemplo:
E. Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
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Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia de Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Ou ainda,
Jos Ferreira Silva
Jos dos Santos Silva
Arquivam-se:
AULA 13
Regras de Alfabetao
Exemplo:
Arquivam-se:
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Exemplo:
Arquivam-se:
Exemplos:
Arquivam-se:
Exemplo:
Arquivam-se:
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Exemplo:
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
AULA 14
Regras de Alfabetao
Exemplo:
Embratel
Antonio Silva & Cia.
Fundao Bradesco
A Tentao
The Washington Post
Companhia Petrolfera Nacional
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas
Arquivam-se:
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Tentao (A)
Washington Post (The)
Exemplo:
Arquivam-se:
AULA 15
Mtodo Numrico-cronolgico
Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data,
que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere.
o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos,
balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas
por credor/devedor.
Mtodo Geogrfico
Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram
produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua
diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos
separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico.
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Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu
prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos
principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos
gerais para os particulares.
AULA 16
Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de
supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria
talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento destes
documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-
se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo
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geogrfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam ser separadas por tipo de
produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo
alfabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico
cronolgico).
Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para
bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si,
procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando da
busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que,
porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrio onde o
profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do mesmo,
colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do
mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou
destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do
Arquivo.
AULA 1
Gesto de documentos
Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de
documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades
administrativas, estar inserida na gesto de documentos.
AULA 2
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1 Fase (Produo)
2 Fase (Utilizao)
AULA 3
Diagnsticos
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profissional);
9. acesso informao;
10. gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos,
iconogrficos, microgrficos e informticos);
11. arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);
12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).
AULA 4
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O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que
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CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
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Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS
PBLICAS
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CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
DISPOSIES FINAIS
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AULA 5
PROTOCOLO
Recebimento:
Registro e Autuao
AULA 6
Classificao
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Expedio / Distribuio
AULA 7
AVALIAO DE DOCUMENTOS
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Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-
se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a
transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo
nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e
gerencial.
- diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no haver
necessidade de se conservar tantos documentos inteis;
- facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de
documentos guardados ser menor, facilitando a busca.
AULA 1
Graus de sigilo
- ultra-secreto;
- secreto;
- confidencial; e
- reservado.
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AULA 2
Microfilmagem
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Microfilme
Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa
que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, e poder
substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.
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Arquivo de microfilmes
AULA 3
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Fsicos:
AULA 5
Documentos em papel:
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- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a
perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta
acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado ;
- No dobrar as pginas;
- Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o
aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou
gaze, para maior proteo do documento;
Fotografias:
Diapositivos:
AULA 6
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Microfilmes
- A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido
com Kodak Film Cleaner.
Disquetes e CD-ROM:
Caixas de arquivo:
- Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a
transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas
devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando,
quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ;
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente
para revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de
preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.
Limpeza do assoalho
- A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de
evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos.
Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-se
que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores como
na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um
local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a
vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no
pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do acervo.
- Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado.
Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar
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nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou
substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o deslocamento de
sujidade de uma rea para outra.
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Simulados e comentrios
Notcias de concursos