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EN LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
PRESENTACION
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Dentro de esta perspectiva de cambio, las organizaciones demandan colaboradores
cada vez ms comprometidos y partcipes del quehacer organizacional y es
precisamente aqu, donde debe surgir el profesional en archivstica como soporte y
facilitador de la dinmica institucional.
El tercer apartado para mejor interpretacin del lector, expone en forma especfica
y detallada en que consisten los Manuales de Procedimientos, su contenido y pautas
esenciales a considerar para su elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo,
revisin y actualizacin permanente.
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El quinto apartado enfoca los aspectos ms relevantes sobre Diagramas de Flujo o
Fluxogramas, definicin, ventajas de la tcnica de diagramacin, algoritmos
utilizados y su elaboracin.
I. MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.1 Concepto de Manuales Administrativos
Los manuales administrativos, son documentos de uso diario. Son documentos que
contienen informacin vlida y clasificada sobre una determinada materia de la
organizacin.
Manual ...es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y
clasificadas, que proporcionan informacin rpida y organizada sobre
prcticas administrativas. Contiene datos e informacin respecto a
procedimientos, instrucciones, normas de servicio etc. 1
Con el tiempo las normas y reglamentos cambian, algunos son reemplazados por
otros y su contenido se hace cada vez ms disperso. No hay control y los
empleados no saben en realidad cuales estn en vigencia y cuales no, tienen dudas
de cmo proceder en su trabajo ocasionando con ello: prdida de tiempo, trabajos
incompletos o incorrectos, bajas en los parmetros de control de calidad y lo que es
peor errores que no son percibidos de inmediato y son trasladados y continuados
por otros empleados y que con el paso del tiempo ocasionan prdidas irreparables
que desvirtan a la empresa o institucin.
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Idalberto Chiavenato. Administracin de Recursos Humanos. Tercera Edicin. Mxico: Mc Graw Hill,
1988, p. 90.
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En respuesta a lo antes mencionado, surgen los manuales administrativos como
documentos que sirven de medio de comunicacin y coordinacin entre los
diferentes niveles de la organizacin, registrando en forma ordenada y sistemtica,
toda la informacin de la organizacin: legislacin, estructura, historia, objetivos,
polticas, procedimientos e instrucciones y lineamientos necesarios para el mejor
desempeo de labores cotidianas de todos y cada uno de los miembros de la
organizacin.
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1.3 Objetivos de los Manuales Administrativos
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II. CLASIFICACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ESQUEMA SIMPLIFICADO
ORGANIZACION DEL PODER JUDICIAL
CORTE PLENA
PRESIDENCIA
CONSEJO SUPERIOR
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Depto. Financiero Cont. Juzgados Escuela Judicial
Depto. Informtica Ministerio Pblico
Depto. Serv. Generales Centro inf. Jurisp.
Depto. Seguridad
Depto. Publicaciones
Biblioteca Judicial
Archivo y Registro
Depto. Personal
Depto. Auditoria
Depto. Informacin
Depto. Planificacin
Nota: Este esquema no incluye niveles de jerarqua ni de subordinacin.
Fuente: Escuela Judicial. Manual de Induccin al nuevo empleado.
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Manual de Historia de la Institucin:
Manuales de Puestos:
Manual de Polticas:
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Manuales Tcnicos:
Manuales de Personal:
Manuales de Finanzas:
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III. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS U OPERACIONES
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Carlos Hernndez Orozco. Anlisis Administrativo. Tcnicas y Mtodos. Tercera reimpresin. San Jos,
Costa Rica: EUNED, 2002, p. 103.
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1. Identificacin.
2. Indice.
3. Introduccin.
4. Objetivos de los
procedimientos.
5. Alcance de los procedimientos.
6. Responsables.
7. Polticas o normas de
operacin.
8. Conceptos.
9. Descripcin de las operaciones.
10. Formularios o impresos.
11. Diagramas de flujo.
12. Glosario de trminos.
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3.4.1 Identificacin
Contiene la siguiente informacin:
1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre de la unidad o seccin (si es especfico).
4. Lugar y fecha de elaboracin.
5. Unidades responsables de la elaboracin, revisin y autorizacin.
6. Clave de la forma. Primero las siglas de la organizacin, siglas de la
unidad donde se utiliza el manual y por ltimo el nmero de la forma.
Entre siglas y nmero se coloca un guin o diagonal.
3.4.2 Indice.
3.4.4. Objetivos.
Esfera de accin que cubre el manual. En el ejemplo anterior: Todos los archivos
de gestin de la Institucin.
3.4.6 Responsables.
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elaboracin de Tablas de Plazos de Conservacin y Eliminacin de Documentos,
es imprescindible anotar su fundamento legal, a saber: Ley N 7202, del Sistema
Nacional de Archivos y leyes o normas pertinentes en la Institucin.
3.4.8 Conceptos.
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